Раздел III. Порядок подготовки и проведения совещаний с участием главы муниципального образования город Краснодар

Раздел III
Порядок подготовки и проведения совещаний с участием
главы муниципального образования город Краснодар

17. Совещания с участием главы муниципального образования город Краснодар проводятся в соответствии с планом основных мероприятий администрации города, недельным планом мероприятий, планируемых на территории муниципального образования город Краснодар, и поручениями главы муниципального образования город Краснодар.

18. Совещания подразделяются на аппаратные (по оперативным вопросам), тематические или отраслевые (по отдельным проблемам соответствующей отрасли) и иные (заседания комиссий, оперативных штабов, общественных советов и других органов, руководителем которых является глава муниципального образования город Краснодар).

19. Порядок подготовки аппаратных совещаний.

19.1. Ответственность за организацию и подготовку аппаратного совещания возлагается на управляющего делами. Управляющий делами утверждает повестку дня аппаратного совещания. Аппаратные совещания проводятся главой муниципального образования город Краснодар или по его поручению одним из его заместителей, как правило, один раз в неделю.

19.2. Отдел контроля формирует повестку дня аппаратного совещания и перечень поручений главы муниципального образования город Краснодар и рассылает ее по электронной почте не позднее 18.00 рабочего дня, следующего за предыдущим совещанием (как правило, вторник).

19.3. Отраслевые, функциональные и территориальные органы и другие организации, ответственные за подготовку материалов к аппаратному совещанию, обязаны представить их электронной почтой.

Материалы повестки дня аппаратного совещания по исполнению местного бюджета (бюджета муниципального образования город Краснодар) представляются в отдел контроля на адрес control@krd.ru не позднее 15.00 рабочего дня, предшествующего совещанию (как правило, пятница). Материалы по прочим вопросам повестки дня представляются в отдел контроля на тот же адрес не позднее 09.00 рабочего дня, предшествующего совещанию.

Первый экземпляр информации хранится в отраслевых, функциональных и территориальных органах.

19.4. Материалы по поручениям главы муниципального образования город Краснодар представляются в отдел контроля.

Информация об исполнении поручений главы муниципального образования город Краснодар, данных на совещаниях, готовится на бумажном носителе и подписывается руководителем соответствующего органа администрации города. Электронная версия данного документа передается в отдел контроля для снятия с контроля на адрес control@krd.ru не позднее 09.00 рабочего дня, предшествующего совещанию. В случае необходимости все изменения в ранее представленную информацию вносятся по электронной почте после подписания их руководителем отраслевого, функционального и территориального органа.

Оригинал (первый экземпляр) информации хранится в отраслевых, функциональных и территориальных органах.

19.5. Рассылка материалов заместителям главы муниципального образования город Краснодар, руководителям отраслевых, функциональных и территориальных органов и других организаций, принимающих участие в аппаратном совещании, осуществляется отделом контроля по электронной почте.

19.6. Заместители главы муниципального образования город Краснодар, руководители отраслевых, функциональных и территориальных органов и других организаций, принимающих участие в аппаратном совещании, имеют право самостоятельно определять, какие документы из полученного комплекта материалов необходимо распечатать. Отдел контроля готовит полный комплект материалов в печатном виде только для главы муниципального образования город Краснодар, а также для председателя городской Думы Краснодара.

19.7. Ответственность за соответствие материалов, отправленных по электронной почте, материалам, подписанным руководителем, а также за своевременность отправки несет работник соответствующего отраслевого, функционального и территориального органа, подготовивший эти документы. Отдел контроля несет ответственность за правильность переноса полученных по электронной почте документов в комплект материалов, подлежащих рассылке.

20. Порядок подготовки тематических (отраслевых) совещаний.

20.1. Ответственность за организацию и подготовку тематического (отраслевого) совещания возлагается на заместителя главы муниципального образования город Краснодар, руководителя отраслевого, функционального и территориального органа, внесшего предложение о проведении совещания. Заместитель главы муниципального образования город Краснодар, руководитель отраслевого, функционального и территориального органа, ответственный за подготовку совещания, определяет, а при необходимости, согласовывает с главой муниципального образования город Краснодар повестку дня совещания и состав участников.

20.2. Заместители главы муниципального образования город Краснодар, руководители отраслевых, функциональных и территориальных органов, ответственные за подготовку совещания, обеспечивают:

подготовку предложений для включения планируемых совещаний в полугодовой, месячный планы основных мероприятий администрации города, недельный план мероприятий, планируемых на территории муниципального образования город Краснодар с участием главы муниципального образования город Краснодар и его заместителей;

своевременное информирование отдела обеспечения деятельности главы муниципального образования город Краснодар и его заместителей управления делами (далее - отдел по обеспечению деятельности), организационный отдел и отдел контроля о переносе либо отмене совещания, проведении незапланированных совещаний;

подготовку необходимых материалов на совещание (повестка дня совещания с указанием докладчиков, список участников совещания с указанием их фамилии, имени, отчества и занимаемой должности, план организационно-технических мероприятий, порядок проведения совещания, доклад, информацию, справки по существу вопросов совещания);

подготовку помещения для проведения совещания;

приглашение и регистрацию участников совещания;

подготовку и передачу в отдел по обеспечению деятельности, организационный отдел, и отдел контроля списка участников совещания.

20.3. Материалы тематических (отраслевых) совещаний (повестка дня совещания, списки участников совещания, проект доклада, информация по существу вопроса) подписываются или визируются лицами, ответственными за подготовку совещания.

Материалы совещания передаются по электронной почте в отдел по обеспечению деятельности, организационный отдел и отдел контроля не менее чем за один рабочий день до дня проведения совещания.

21. Подготовка проектов протоколов тематических (отраслевых) совещаний с участием главы муниципального образования город Краснодар осуществляется секретарем, назначенным из числа работников отдела контроля. К работе над проектом протокола привлекаются ответственные специалисты отраслевых, функциональных и территориальных органов.

Секретарь совещания оформляет протокол в течение двух часов после завершения совещания, в случае завершения совещания после 18.00, секретарь совещания оформляет протокол до 11.00 следующего рабочего дня.

Рассмотрение и визирование протокола заместителями главы муниципального образования город Краснодар осуществляется не позднее 12 часов с момента получения ими документа, а руководителями отраслевых, функциональных и территориальных органов - в течение 5 часов рабочего времени.

После согласования протокол подписывается главой муниципального образования город Краснодар и помещается в контрольное дело.

Копия протокола направляется исполнителям через общий отдел (канцелярию) управления делами администрации города.

Информация об исполнении поручений, данных на тематических (отраслевых) совещаниях, готовится на имя главы муниципального образования город Краснодар и представляется на бумажном носителе (оригинал) в отдел контроля для снятия поручения с контроля секретарю совещания.

22. Контроль за выполнением поручений главы муниципального образования город Краснодар, данных им на совещаниях, осуществляет отдел контроля в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в администрации муниципального образования город Краснодар.