Приложение. Положение о порядке изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов структурных подразделений администрации Краснодарского края

Приложение

Утверждено
постановлением главы
администрации Краснодарского края
от 4 мая 2008 г. N 370

Положение
о порядке изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов структурных подразделений администрации Краснодарского края

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и Краснодарского края (далее - край) устанавливает порядок изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов структурных подразделений администрации края.

1.2. Изготовление печатей и штампов обеспечивает социально-производственный департамент администрации края по заявке структурного подразделения администрации края.

1.3. Учет действующих гербовых и простых печатей, штампов структурных подразделений администрации края осуществляет управление делопроизводства администрации края в журнале по форме согласно приложению N 3.

1.4. Пришедшие в негодность, не используемые и устаревшие печати и штампы передаются в управление делопроизводства администрации края для централизованного уничтожения.

1.5. Ответственность и контроль за соблюдением порядка хранения и использования печатей и штампов в структурных подразделениях администрации края возлагается на их руководителей.

1.6. Требования настоящего Положения не распространяются на вопросы организации ведения секретного делопроизводства.

2. Гербовая печать администрации Краснодарского края

2.1. Высший исполнительный орган государственной власти Краснодарского края - администрация Краснодарского края имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовая печать). Изготовление дополнительных экземпляров гербовых печатей в администрации Краснодарского края осуществляется по решению главы администрации (губернатора) Краснодарского края, заместителя главы администрации (губернатора) Краснодарского края, управляющего делами. На дополнительных экземплярах гербовых печатей арабскими цифрами указывается номер печати, начиная с цифры 2 для второй печати.

2.2. Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать, определен приложением N 1 к настоящему Положению.

2.3. Гербовая печать хранится в приемной заместителя главы администрации (губернатора) Краснодарского края, управляющего делами и применяется в соответствии с настоящим Положением специалистом, выполняющим функции заведующего приемной или лицом, его замещающим. Ответственность специалистов за хранение и использование по назначению гербовой печати указывается в их должностных регламентах.

2.4. Документы, на которых ставится гербовая печать, подписываются главой администрации (губернатором) Краснодарского края или должностными лицами администрации Краснодарского края, которым глава администрации (губернатор) Краснодарского края предоставил право подписи документов по направлениям их деятельности. Примерный список должностных лиц, подпись которых заверяется гербовой печатью, приведен в приложении N 2 к настоящему Положению.

3. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи главы администрации
(губернатора) Краснодарского края

3.1. Необходимость изготовления штампа с факсимильным воспроизведением подписи главы администрации (губернатора) Краснодарского края определяется главой администрации (губернатором) Краснодарского края.

3.2. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи главы администрации (губернатора) Краснодарского края может использоваться на поздравительных открытках, дипломах, благодарностях, почетных грамотах и других документах аналогичного характера.

3.3. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи главы администрации (губернатора) Краснодарского края хранится в приемной главы администрации (губернатора) Краснодарского края.

Ответственным за хранение и использование указанного штампа является референт - заведующий приемной главы администрации (губернатора) Краснодарского края, о чем указывается в его должностном регламенте.

4. Простые печати и штампы

4.1. Структурные подразделения администрации края могут иметь простые печати и штампы.

4.2. Право иметь простые печати и штампы определяется в положении о структурном подразделении администрации края.

4.3. Простые круглые мастичные печати (без изображения государственной символики) ставятся на документах (или их копиях), требующих особого удостоверения. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

4.4. В должностных регламентах специалистов, назначенных руководителем структурного подразделения администрации края, указывается их ответственность за надлежащий учет, хранение и использование по назначению простых печатей и штампов.

5. Порядок оформления заказа на изготовление гербовых и простых
печатей, штампов и их учета

5.1. Письмо-заявка об изготовлении печати или штампа, подписанное руководителем структурного подразделения администрации Краснодарского края, вместе с прилагаемым эскизом направляется в адрес заместителя управляющего делами, директора социально-производственного департамента администрации Краснодарского края.

5.2. Эскизы печатей, штампов предварительно согласовываются с управлением делопроизводства администрации края.

5.3. Заказ на изготовление гербовой и простых печатей, штампов оформляется социально-производственным департаментом администрации края.

5.4. После изготовления печати и штампы передаются по накладной социально-производственным департаментом в управление делопроизводства администрации края для регистрации.

Журнал учета ведется по правилам ведения документов строгой отчетности. Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается, скрепляется мастичной печатью.

5.5. Управление делопроизводства выдает изготовленные печати, штампы специалисту структурного подразделения администрации края, назначенному ответственным за их хранение и использование, на основании письма руководителя структурного подразделения администрации края.

6. Хранение печатей и штампов

6.1. Хранение гербовой печати осуществляется в несгораемых металлических шкафах или сейфах, доступ к которым имеет лицо, получившее печать в установленном настоящим Положением порядке.

6.2. При хранении обычных печатей и штампов принимаются меры, обеспечивающие их сохранность и исключающие возможность их хищения или использования посторонними лицами.

6.3. Запрещается хранить печати и штампы в не# запирающихся столах, шкафах, передавать их на хранение лицам, не имеющим на это право, носить в карманах одежды.

6.4. Об утере печати или штампа незамедлительно письменно ставится в известность заместитель управляющего делами, директор социально-производственного департамента администрации края.

7. Передача, замена и уничтожение печатей и штампов

7.1. Лицо, назначенное руководителем структурного подразделения администрации края ответственным за получение печати и штампов, получает их в управлении делопроизводства администрации края под личную подпись в журнале учета.

7.2. Печати и штампы числятся за получившим их лицом до их передачи вновь назначенному лицу, либо замены (уничтожения) в порядке, предусмотренном настоящим Положением.

7.3. Замена обычных печатей, штампов осуществляется на основании разрешения заместителя управляющего делами, директора социально-производственного департамента администрации края.

Замена гербовой печати осуществляется на основании разрешения заместителя главы администрации (губернатора) Краснодарского края, управляющего делами.

7.4. Для замены или изготовления новой обычной печати, штампа руководитель структурного подразделения администрации края должен представить заместителю управляющего делами, директору социально-производственного департамента администрации края письмо с просьбой о замене печати, штампа или изготовлении новых с указанием (обоснованием) причины.

7.5. Заказ на замену или изготовление новой печати или штампа оформляется в соответствии с разделом 5 настоящего Положения.

7.6. В случае преобразования структурного подразделения администрации края или прекращения его деятельности в результате упразднения,# имеющиеся у него в наличии печати и штампы подлежат передаче в управление делопроизводства администрации края для централизованного уничтожения по акту с соответствующей отметкой в журнале учета.

7.7. Уничтожение печатей и штампов осуществляет комиссия, образованная приказом администрации края.

7.8. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности их восстановления и дальнейшего использования.

7.9. В составленном акте об уничтожении печатей и штампов должно быть указано: время и место уничтожения, состав комиссии, основание уничтожения печатей и штампов, наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов, способ уничтожения, подписи членов комиссии.

7.10. Акт подшивается в номенклатурное дело "Акты об уничтожении печатей и штампов", которое хранится вместе с журналом учета в управлении делопроизводства администрации края. Акт является основанием для внесения отметки об уничтожении печати, штампа в журнал учета.

Акт об уничтожении печати или штампа утверждается заместителем управляющего делами, директором социально-производственного департамента администрации края.

8. Контроль состояния учета, использования и хранения
печатей и штампов

8.1. Для проведения проверок состояния учета, хранения и использования печатей и штампов приказом администрации Краснодарского края могут создаваться специальные комиссии.

По результатам проверки составляется справка (акт), представляемая заместителю главы администрации (губернатора) Краснодарского края, управляющему делами. Один экземпляр справки (акта) направляется руководителю структурного подразделения администрации края для принятия мер по обеспечению надлежащего учета, условий хранения и использования печатей и штампов.

8.2. При переводе, увольнении специалиста, ответственного за хранение и использование печатей и штампов, руководитель структурного подразделения администрации края, назначив нового ответственного специалиста, должен поставить об этом в известность управление делопроизводства администрации края для обеспечения закрепления печатей и штампов за вновь назначенным специалистом в соответствии с п. 7.1 раздела 7 настоящего Положения.

8.3. Необеспечение надлежащего учета и условий хранения печатей и штампов, повлекшее их порчу или утрату, является основанием для проведения служебной проверки и привлечения к ответственности лиц, по вине которых наступили указанные последствия.

Начальник управления делопроизводства администрации Краснодарского края

И.А. Воробченко