Вход
Купить систему ГАРАНТ
Получить демо-доступ
Узнать стоимость
Информационный банк
Подобрать комплект
Семинары
Постановление Губернатора Амурской области от 12 августа 2003 г. N 534 "Об Инструкции по делопроизводству в Администрации Амурской области" (утратило силу)
Постановление Губернатора Амурской области
от 12 августа 2003 г. N 534
"Об Инструкции по делопроизводству в Администрации Амурской области"
Постановлением Губернатора Амурской области от 27 декабря 2007 г. N 700 настоящее Постановление признано утратившим силу
В целях установления единых правил и порядка работы с документами в Администрации Амурской области,
постановляю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Администрации Амурской области.
2. Признать утратившим силу Распоряжение Главы Администрации области от 27.05.93 N 130-р.
3. Контроль за исполнением настоящего Постановления оставляю за собой.
|
Губернатор Амурской области |
Л.В. Коротков |
Инструкция
по делопроизводству в Администрации Амурской области
(утв. Постановлением Губернатора Амурской области от 12 августа 2003 г. N 534)
I. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция) устанавливает единые правила и порядок работы с документами в Администрации области.
1.2. Работа с секретными документами и документами ограниченного распространения (для служебного пользования) регламентируется специальной инструкцией.
1.3. Соблюдение установленных Инструкцией правил ведения делопроизводства и оформления документов обязательно для всех работников.
1.4. При работе с документами следует помнить:
1.4.1. Работать с документами вне служебных помещений запрещается.
1.4.2. Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях, знакомиться с документами могут только лица, имеющие отношение к их исполнению.
1.4.3. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку на продолжительное время сотрудники подразделений обязаны передать находящиеся у них на исполнении (контроле) документы другому сотруднику по указанию руководителя подразделения.
1.4.4. При увольнении или переходе на работу в другое подразделение сотрудник должен сдать все числящиеся за ним документы в службу делопроизводства.
1.5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил возлагается на руководителей структурных подразделений.
В целях ведения делопроизводства и обеспечения постоянного контроля за соблюдением порядка работы с документами в подразделениях руководителями назначаются ответственные работники за ведение делопроизводства.
1.6. Организация единой системы документационного обеспечения деятельности Администрации области, методическое руководство организацией делопроизводства и контроль соблюдения требований Инструкции осуществляются управлением делопроизводства и документооборота аппарата Губернатора области.
1.7. Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами компьютерной техники.
1.8. Настоящая Инструкция, а также внесение изменений и дополнении в нее утверждается Губернатором области.
II. Требования к бланкам и техническому оформлению документов
2.1. Унификация документов и требования к бланкам.
2.1.1. Унификация документов заключается в разработке единых форм документов и единых правил составления и оформления трафаретных текстов.
2.1.2. Формы документов должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003. На основе этих требований разрабатываются бланки документов Администрации области.
2.1.3. На бланках печатаются документы, представляемые как проекты постановлений, распоряжений, приказов, писем.
Внутреннюю переписку допускается вести на стандартных листах бумаги без использования бланков. Бланки не применяются также для оформления копий служебных писем, остающихся в делах на хранение (кроме ксерокопий).
2.1.4. Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.
2.1.5. Бланки документов изготавливают на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
2.1.6. Бланки документов оформляют в соответствии с Приложениями N 1 и N 2 к Инструкции. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.
2.1.7. В аппарате Губернатора и других структурных подразделениях Администрации области используются следующие виды бланков документов:
- общий бланк;
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа (постановление, распоряжение, приказ).
2.2. Требования к техническому оформлению документов
2.2.1. Документы, создаваемые в Администрации области, печатаются с использованием текстового редактора Word for Windows шрифтом 13, 14 через 1-2 межстрочных интервала. В отдельных случаях, при необходимости, размер шрифта и межстрочные интервалы могут быть изменены. Для выделения части текста документа, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.
2.2.2. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, должен иметь следующие размеры полей:
левое - не менее 3,0 см.;
правое - не менее 1,0 см.;
верхнее - не менее 2,0 см.;
нижнее - не менее 2,0 см.
Допускается печатание документов временных сроков хранения с использованием оборотной стороны листа. В таком случае реквизиты полей будут следующие:
левое - не менее 1,0 см.;
правое - не менее 3,0 см.;
верхнее - не менее 2,0 см.;
нижнее - не менее 2,0 см.
2.2.3. Заголовок к тексту печатается ниже названия вида документа в соответствии с расположением этого реквизита на бланке непосредственно от левой границы текстового поля. Длина строки не должна превышать 7 см. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через одни межстрочный интервал.
Название вида документа печатается прописными буквами (протокол, акт и т.д.) и центр центрируется отношению к правому и левому полям. Многострочные реквизиты "гриф утверждения ", "гриф согласования", слово Приложение (со ссылкой на дату и номер нормативного акта) располагаются в правом верхнем углу первого листа документа и печатаются от границы верхнего поля без кавычек, строчными буквами, без разрядки. Слова утверждено, согласовано отделяют от последующих строк реквизита 1,5 межстрочными интервалами, остальные строки реквизитов печатаются через 1 интервал.
Все составные части реквизитов либо центрируют относительно самой длинной строки (длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа), либо оформляют флаговым способом, т.е. выравнивают по одной вертикальной линии.
Другие реквизиты документа отделяются друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.
Индекс (номер) документа, оформленного на бланке, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита. Если документ оформлен на стандартном листе бумаги несколькими авторами, то номер и дата проставляются на одной строке ниже подписи.
2.2.4. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля документа без каких-либо дополнительных знаков. Первая страница документа не нумеруется.
III. Требования к оформлению реквизитов документов
3.1. При составлении и оформлении документов используются 30 реквизитов (информационных элементов документа) и стабильный порядок их расположения в соответствии с ГОСТ Р6.30-2003) (Приложения NN 1, 2, 3 к Инструкции).
3.2. При подготовке и оформлении документов Администрации области используют следующие реквизиты:
- герб Амурской области;
- код организации;
- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
- идентификационный номер налогоплательщика код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
- код формы документа (ОКУД);
- наименование организации;
- справочные данные об организации;
- наименование вида документа;
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- ссылка на регистрационный номер и дату документа;
- место составления или издания документа;
- адресат;
- гриф утверждения документа;
- резолюция;
- заголовок к тексту;
- отметка о контроле;
- текст документа;
- отметка о наличии Приложения;
- подпись;
- гриф согласования документа;
- визы согласования документа;
- оттиск печати;
- отметка о заверении копии;
- отметка об исполнителе;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
- отметка о поступлении документа в организацию;
- идентификатор электронной копии документа.
3.2.1. Дата документа.
Дата является одним из основных реквизитов документов, который обеспечивает его юридическую силу.
Датой документа является дата его подписания, регистрации, утверждения, принятия, согласования, опубликования или события, зафиксированного в документе. Например, датой протокола является дата проведения заседания: постановления, распоряжения - дата их подписания и регистрации. Если автором документа являются несколько организаций (акт, соглашение, совместное письмо и др.), то датой документа считается наиболее поздняя дата подписания и регистрации. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться.
3.2.2. Регистрационный номер (индекс) документа.
Регистрационный номер (индекс) - это условное обозначение документа, под которым он введен в информационно-поисковую систему. Структура регистрационного номера зависит от вида документа.
3.2.3. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.
Этот реквизит проставляется только на ответных письмах. Дата и номер для ссылки переносятся с поступившего документа и оформляются следующим способом в бланке для письма "На N ______ от ______".
Наличие такого реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации.
3.2.4. Адресат.
Правила оформления этого реквизита приведены в пункте 4.3.2.2.
3.2.5. Гриф утверждения документа.
Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым распорядительным документом. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа. Порядок оформления оговорен в разделе IV Инструкции.
Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, дан в Приложении N 4.
3.2.6. Резолюция.
Указание по исполнению документа дается в форме резолюции Губернатора области или его заместителей. В состав резолюции включаются следующие элементы: фамилия исполнителя (фамилия исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, личная подпись руководителя, дата резолюции, например:
Н.П. Терентьеву
Прошу подготовить
Распоряжение к 25.09.2003
Личная подпись
17.09.2003
Как правило, на документе должна быть одна резолюция. Последующие резолюции руководителей необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документа. Исполнителей в резолюции может быть несколько. В этом случае ответственным за сбор информации и исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым. Остальные исполнители передают ему свою часть подготовленных материалов.
Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
3.2.7. Заголовок к тексту документа.
Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста, отвечать на вопрос "о чем?" - "о выделении ...", "об изменении ..." и т.д.
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется.
Объем заголовка не должен превышать 6 строк печатного текста с длиной строки в 28 печатных знаков, в конце заголовка точка не ставится.
Заголовок документа вносится при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журнал, регистрационную карточку, базу данных.
3.2.8. Отметка о контроле.
Отметка о контроле за исполнением документа обозначается буквой "К" или штампом "Контроль" и помещается на левом поле первого листа документа на уровне заголовка к тексту.
3.2.9. Текст документа.
Правела оформления этого реквизита приведены в Приложении N 5.
3.2.10. Отметка о наличии Приложения.
Порядок оформления этою реквизита зависит от вида документа и оговорен в соответствующих пунктах раздела IV Инструкции.
3.2.11. Подпись
Подпись - это один из основных способов удостоверения документов, она является обязательным реквизитом. Документы подписываются должностными лицами в зависимости от их компетенции.
В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.
При подписании документов, составленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель комиссии, члены комиссии).
Подписание документа, на котором обозначены должности и фамилия определенного должностного лица другим должностным лицом (путем проставления предлога "за", надписи "зам." или косой черты перед наименованием должности) не допускается. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии.
Внесение в подписанные документы исправлений и добавлений не решается. В исключительных случаях внесенные поправки должны быть заверены лицом, подписавшим документ.
3.2.12. Гриф согласования.
Согласование - это предварительное рассмотрение заинтересованными сторонами вопросов, содержащихся в проекте документа. Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, письмом или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа.
Гриф согласования документа состоит из слова согласовано, которое печатается прописными буквами, от границы левого поля, без кавычек, без разрядки и знаков препинания в конце этого слова. Ниже указывают наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), далее идет расшифровка подписи (инициалы и фамилия) и дата согласования. Проставляют гриф согласования ниже реквизита "Подпись" на лицевой стороне документа, например:
Согласовано
Начальник Финансового департамента
Администрации области личная
подпись И.Н. Петров
27.08.2003
Если согласование производится коллегиальным органом или посредством письма, гриф согласования оформляется по следующей форме:
Согласовано
Протокол заседания
коллегии Минздрава РФ
от 10.01.2003 N 1
или:
Согласовано
Письмо Правительства РФ
от 14.07.99 N 01-4/184
Если грифов согласования несколько, их оформляют параллельно один за другим столбиком, от границы левого поля ниже подписи или на оборотной стороне этого листа.
3.2.13. Визы согласования документа.
Формой внутреннего согласования проекта документа является его визирование указывающее на согласие или несогласие должностного лица организации - автора документа с его содержанием. Порядок оформления этого реквизита следующий: документ визируется исполнителем, заинтересованными в документе должностными лицами, ответственными лицами финансовых и экономических служб, заместителем Губернатора области, курирующим данный вопрос, юристом и лингвистом аппарата Губернатора.
Виза (независимо от вида документа) включает в себя должность визирующего, его подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. Например:
Начальник отдела кадров
личная подпись П.А. Сидоров
29.08.2003
При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:
Смотри заключение или заключение прилагается.
Начальник отдела кадров
личная подпись П.А. Сидоров
29.08.2003
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
3.2.14. Печать.
Для удостоверения подлинности документа или соответствия копий документов подлинникам используются гербовые ч другие печати. Примерный перечень документов, на которых ставится печать, приведен в Приложении N 6. Порядок изготовления и использования печатей и штампов оговорен в разделе VII.
3.2.15. Отметка о заверении копии документа.
Документы, изготовленные на бланках Администрации области и предназначенные для рассылки, тиражируются средствами оперативной полиграфии.
Копии распорядительных документов Губернатора области заверяются круглой печатью протокольного отдела.
Копии прочих документов без ксерокопированной подписи заверяются ответственным за ведение делопроизводства работником путем проставления ниже реквизита "Подпись" надписи "Верно", личной подписи с расшифровкой и датой заверения.
При необходимости заверительная подпись удостоверяется круглой (не гербовой) печатью.
3.2.16. Отметка об исполнителе.
Данный реквизит необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ, для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов.
Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
3.2.17. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Данный реквизит проставляется на исполненных документах (результативный окончательный ответ), подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных и иных целях. Отметку о направлении "В дело" ставит, как правило, должностное лицо, которое первоначально давало поручение по исполнению данного документа. Этот реквизит помещается на нижнем поле первого листа документа слева и включает краткие сведения об исполнении документа, слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, подпись лица, снимающего с контроля документ, дату.
Если в результате рассмотрения вопроса принят какой-либо нормативный акт либо дан ответ за подписью руководителя - отметку "В дело" с соответствующей расшифровкой ставит уполномоченный работник службы делопроизводства.
3.2.18. Отметка о поступлении документа.
Порядок оформления этого реквизита приведен в пункте 5.2.3.
3.2.19. Идентификатор электронной копии документа.
Проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла на машинном носителе и другие поисковые данные, устанавливаемые в аппарате.
IV. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
Управленческие действия в Администрации области фиксируются с помощью управленческих документов, которые подразделяются на распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы), организационные документы (положения, регламент, инструкции, правила и др.) и информационно-справочные документы (протоколы, служебные письма, справки, доклады, отчеты и пр.).
4.1. Распорядительные документы.
4.1.1. Распорядительные документы издаются на основе и во исполнение нормативных правовых актов вышестоящих органов, а также в инициативном порядке в целях реализации возложенных на Администрацию области функций и задач.
Постановления Губернатора области принимаются по вопросам общеобязательного характера, рассчитанным на постоянное или многократное применение, адресованное неопределенному кругу лиц, а также о назначении и освобождении от должности государственных служащих государственной службы области категории "Б".
Распоряжения Губернатора принимаются по оперативным, организационным и кадровым вопросам.
Руководителем аппарата Губернатора области и руководителями органов исполнительной власти издаются приказы по личному составу в отношении государственных служащих государственной власти области категории "В".
4.1.2. Правом вносить проекты распорядительных документов обладают заместители Губернатора области, руководители областных органов исполнительной власти, руководители структурных подразделений аппарата, руководители муниципальных образований области. Руководители областных ведомств, общественных организаций, предприятий могут в инициативном порядке направлять проекты правовых актов заместителям Губернатора области или непосредственно в подразделения Администрации области по принадлежности вопросов для выработки заключения и внесения проектов в установленном порядке. При этом ответственность за подготовку, согласование (визирование) и доработку данных документов возлагается на государственных служащих, назначаемых заместителями Губернатора области ответственными за подготовку.
4.1.3. Проекты распорядительных документов должны отвечать следующим требованиям:
- соответствовать федеральному и областному законодательству;
- быть тщательно отредактированными, иметь краткое, ясное и четкое изложение существа вопроса, исключающее возможность двоякого его толкования, с четко сформулированными и обоснованными целями и задачами;
- содержать конкретные предложения, обеспеченные необходимой материально-технической базой, финансированием;
- содержать указания конкретным исполнителям, выполнение которых обеспечит решение поставленных задач, реальные сроки исполнения, а также пункт возложения контроля за их исполнением на заместителей Губернатора области, руководителей структурных подразделений аппарата, департаментов, управлений, отделов, других должностных лиц.
Если подготовленный правовой акт влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие правовые акты, эти изменения или дополнения включаются в проект подготовленного акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.
Если принимаемые постановления или распоряжения исключают действие ранее принятых правовых актов, они должны содержать пункты о признании утратившими силу их, а также последующих редакций.
Если проект постановления, распоряжения предусматривает обращение с ходатайством по тому или другому вопросу, к нему должен быть приложен проект соответствующего письма.
Постановления и распоряжения, принимаемые во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных законов, указов Президента РФ, постановлений и распоряжений Правительства РФ, а также областных законов и постановлении областного Совета народных депутатов, должны содержать ссылку на дату, номер и полное наименование этих документов.
Акты, связанные с выделением бюджетных ассигнований, а также влекущие за собой расходы бюджета, не предусмотренные в нем на текущий финансовый год, вносятся с пояснительной запиской, содержащей необходимый расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических и иных последствий их реализации.
4.1.4. Подготовка распорядительных документов осуществляется на основания письменных или устных поручений Губернатора области, поручений в соответствии с протоколами совещаний, а также определенных ранее принятыми нормативными актами.
В соответствии с поручением (разрешением) на подготовку постановления, распоряжения заместитель Губернатора области или руководитель областного органа исполнительной власти определяет исполнителей, список должностных лиц согласовывающих и визирующих проект.
В отдельных случаях для подготовки особо сложных проектор образовываются рабочие группы из специалистов различных структур подразделений Администрации области и областных органов исполнительной власти. В состав рабочих групп могут включаться специалисты территориальных органов исполнительной власти федерального уровня и других организаций по согласованию с ними.
4.1.5. Проект распорядительного документа печатается на бланке установленной формы шрифтом размером N 14.
Порядок оформления некоторых реквизитов распорядительных документов имеет свои особенности.
4.1.5.1. Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается через 1 интервал.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см. от левой границы поля.
Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).
Преамбула в проектах постановлений, приказов завершается словами постановляю, приказываю, которые печатаются на следующей строке от границы левого поля, строчными буквами, в разрядку, полужирным шрифтом.
Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
Постановляющая (распорядительная) часть проектов распорядительных документов, как правило, подразделяется на пункты.
Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют, печатаются с абзаца.
При наличии приложений к распорядительному документу в тексте на них обязательно делается ссылка.
4.1.5.2. Приложения к проектам распорядительных документов печатаются на отдельных листах бумаги.
Размеры нолей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов распорядительных документов.
Листы приложения нумеруются отдельно от основного распорядительного документа, начиная со второго листа, валовым порядком.
На первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово приложение, ниже через 1 межстрочный интервал дается ссылка на постановление, распоряжение или приказ. Все составные части реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Например:
Приложение N 2
к Постановлению
Губернатора
Амурской области
от 27.09.2003 N 367
Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано в разрядку (перечень, списки т.д.).
Заголовок приложения отделяется от текста приложения дополнительным интервалом.
При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Текст таблицы может быть напечатан через 1 межстрочный интервал.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой: * или 1). Текст сноски печатается шрифтом N 10 через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы.
После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста ставится точка.
На одной странице не должно проставляться более трех сносок.
В положениях, программах, уставах и др. подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте распорядительного документа, - арабскими цифрами с точкой.
Например: раздел 1, подраздел 1.2., пункт 1.2.1., 1.2.2. ..., которые, в свою очередь, могут иметь подпункты 1.2.1.1., 1.2.1.2. и т.д.
4.1.5.3. При наличии в тексте распорядительного документа формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий, план и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово утверждено со ссылкой на распорядительный документ, его дату, номер.
Например:
Утверждаю
Губернатор
Амурской области
личная подпись Л.В. Коротков
16.10.2003
или
Утверждено
Постановлением Губернатора
Амурской области
от 25.11.2003 N 473
Слова утверждено, утвержден согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - утверждено, программа - утверждена, мероприятия - утверждены.
4.1.5.4. Согласование и визирование проекта распорядительного документа организует исполнитель.
Если в поручении определено несколько соисполнителей, то исполнитель, указанный первым, обеспечивает отработку проекта в целом, а соисполнители в срок до пяти дней вносят свои предложения.
Если в процессе согласования в проект распорядительного документа вносятся изменения принципиального характера, то он может быть направлен на повторное визирование.
Проекты распорядительных документов на последней странице визируют:
- исполнитель, готовящий проект документа;
- руководитель структурного подразделения Администрации области, Мэр, глава города, района, заместитель Губернатора области - куратор подразделения;
- руководители структурных подразделений Администрации области, которым в проекте документа предусматриваются задания или поручения;
- начальник государственно-правового управления или юридического отдела этого управления;
- лингвист управления делопроизводства и документооборота;
- заместитель руководителя аппарата Губернатора области - статс-секретарь.
Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного документа.
Приложения с цифровыми данными визируются исполнителем постранично.
При отсутствии заместителя Губернатора области, курирующего данное направление, документы визирует заместитель, исполняющий его обязанности в соответствии с распределением обязанностей.
В случае несогласия с текстом проекта распорядительного документа, лицо, визирующее документ, предлагает свою формулировку в письменном виде.
При наличии разногласий по проекту документа последние рассматриваются у заместителя Губернатора области, курирующего подразделение, готовившее документ.
4.1.5.5. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалом имени и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
Распорядительные документы вступают в силу с даты их подписания, если иное не определено в подписанном документе.
4.1.5.6. На распорядительных документах дата и регистрационный номер представляются в соответствии с расположением на бланке этих реквизитов.
Оформление даты допускается двумя способами: словесно-цифровым (12 февраля 2003 года) и сочетанием арабских цифр (12.02.2003).
Регистрация производится по каждому виду распорядительных документов отдельно с соблюдением нумерации, которая ведется с начала и до конца календарного года.
4.1.5.7. При тиражировании распорядительных документов подпись заверяется круглой печатью протокольного отдела аппарата.
Рассылка документов осуществляется согласно листу рассылки, представляемому исполнителем документа. В необходимых случаях работники, готовившие проект документа, представляют полные почтовые адреса получателей.
4.2. Организационные документы.
К этому виду относится комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, - задачи и функции подразделений Администрации области, организацию их работы, права, обязанности и ответственность работников.
Решение о порядке принятия организационных документов (положений. правил, инструкций) находится в компетенции Губернатора области.
Структурные подразделения Администрации области действуют на основе положений, разрабатываемых их руководителями, в месячный срок со дня образования.
Также в месячный срок со дня образования разрабатываются должностные инструкции всех сотрудников по единой типовой форме.
Инструкции могут издаваться и по другим вопросам (организационно-правовым, кадровым и т.д.).
Организационные документы применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем, или как акты, утверждаемые путем издания распорядительного документа об их утверждении.
4.2.1. Положение (об аппарате, департаменте, управлении, отделе).
Положение - это правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права и ответственность структурного подразделения.
4.2.1.1. Положение состоит из следующих разделов: общие положения, основные задачи, основные функции, права и обязанности, ответственность, организация работы.
Общие положения. В этом разделе определяются правовой статус структурного подразделения, его подчиненность, порядок назначения и освобождения от должности руководителя структурного подразделения. В разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должно руководствоваться в своей деятельности структурное подразделение.
Основные задачи. Излагаются направления деятельности структурного подразделения.
Функции. Перечисляются конкретные виды деятельности подразделения.
Права и обязанности. Указываются права, предоставление которых необходимо для выполнения возложенных функций, и обязанности, выполняемые по отношению к другим структурным подразделениям и сторонним организациям.
Ответственность. Устанавливается в соответствии с действующим законодательством ответственность руководителя подразделения за несвоевременное или некачественное выполнение подразделением возложенных на него функций.
Организация работы. Определяются служебные взаимоотношения и связи, порядок деятельности, организации контроля и проверки деятельности. Оговариваются условия замещения обязанностей в случае отсутствия руководителя.
4.2.2. Инструкции.
Все инструкции делятся на две основные группы:
- должностные инструкции, определяющие функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц;
- инструкции, регламентирующие порядок выполнения какого-либо процесса, в осуществлении которого принимают участие исполнители (должностные лица, подразделения).
К последним могут быть отнесены инструкции по делопроизводству, по порядку применения тех или иных законодательных актов и распорядительных документов и т.д.
Все инструкции состоят из нескольких разделов, каждый из которых является логически законченной частью документа.
4.2.2.1. Должностная инструкция работников структурных подразделений состоит из следующих разделов: общие положения, должностные обязанности, права и ответственность, квалификационные требования.
Общие положения. Устанавливается сфера деятельности данного специалиста, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности, замещение по должности во время отсутствия, подчиненность специалиста и должностные лица, которыми он руководит. В разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в своей деятельности.
Должностные обязанности. Перечисляются конкретные задачи, возложенные на специалиста; указывается форма его участия в управленческом процессе - руководит, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, исполняет, контролирует, представляет, курирует и т.д.
Права и ответственность. В первой части раздела определяются права, предоставляемые специалисту для выполнения возложенных на него функций и обязанностей. Во второй части - устанавливается мера ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение специалистом возложенных на него должностных обязанностей.
Квалификационные требования. Устанавливаются требования к данному специалисту с точки зрения его образовательного уровня и квалификации.
4.2.2.2. Должностная инструкция изменяется и утверждается заново в случаях:
- реорганизации структурного подразделения и перераспределения функций;
- изменения наименования подразделения;
- изменения названия должности.
4.2.3. Правила, порядок.
Правила, порядок разрабатываются в развитие и дополнение к существующим нормативным документам и устанавливают нормы и требования, обязательные для выполнения работниками Администрации области. Например: "Правила работы рынков розничной торговли на территории Амурской области", "Порядок прохождения заемных средств на проведение полевых работ".
4.2.4. Порядок подготовки проектов организационных документов соответствует общим требованиям подготовки распорядительных документов.
Текст проектов организационных документов печатается на общем бланке Администрации области.
Содержание излагается 01 третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
Заголовок к тексту положения отвечает на вопрос "О чем?" (положение об аппарате), к тексту правил, порядка "Чего?" (правила внутреннего распорядка, порядок финансирования), к тексту инструкции "По чему?" (инструкция по делопроизводству), заголовок к должностной инструкции отвечает на вопрос "Кого?" (должностная инструкция главного специалиста).
Основной текст организационных документов может делиться на главы, пункты и подпункты.
4.3. Информационно-справочные документы.
Информационно-справочные документы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Информационно-справочные документы не содержат поручений, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия в конкретной ситуации.
К информационно-справочным документам относятся: протоколы, служебные письма, договоры (соглашения, контракты), докладные, объяснительные и служебные записки, телеграммы и др.
4.3.1. Протокол.
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов, справок.. пояснительных записок, информации, проектов решений, постановлений и др. Материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями Администрации области и другими организациями, на которые возложена их подготовка, заранее. Прилагаемые документы в обязательном порядке подписываются руководителями подразделений-исполнителей. Протокол должен быть оформлен и подписан председателем и секретарем совещания.
Протоколы могут быть краткими и полными. В кратких протоколах указывают в текстовой его части повестку дня, фамилии выступавших, темы выступлений и принятые решения. Полные тексты выступлений не приводятся.
Полные протоколы оформляются следующим образом. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части оформляются следующие реквизиты: председатель, секретарь, присутствовали (список присутствующих или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших), повестка дня.
В повестке дня перечисляются все вопросы, внесенные на рассмотрение. После каждого вопроса повестки дня указываются должность, фамилия и инициалы докладчика.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
Слушали - выступили - постановили (решили).
Содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему. В последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается" или "Текст доклада прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов.
Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки, составленным исполнителями - подразделениями, готовившими рассмотрение вопроса. Копии протоколов и выписки из них заверяются печатью.
4.3.2. Служебные письма.
Письма служат основным средством управленческой коммуникации.
По содержанию и назначению письма подразделяются на: инициативные (письма-запросы, письма-просьбы, претензионные письма, письма-напоминания и извещения, циркулярные письма, гарантийные, сопроводительные письма) и ответные (информационно-разъяснительные письма, письма-разрешения и запрещения).
Сроки подготовки тех или иных писем устанавливаются резолюцией руководителя либо по дате, указанной в поручении вышестоящего органа, но не более месяца.
Тексты писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя (требования к текстам документов приведены в Приложении N 5).
Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5. При оформлении вторая и последующая страницы нумеруются арабскими цифрами по центру верхнего поля документа.
Оформление реквизитов служебных писем имеет свои особенности в отличие от других видов документов.
4.3.2.1. Регистрационный номер (индекс) служебного письма. Регистрационный номер (индекс) входящих и исходящих служебных писем в аппарате складывается из нескольких частей. Например: 01-4-549, где "01 ..." - это индекс канцелярии в сводной номенклатуре дел аппарата Губернатора; "- 4 -" - это номер дела по номенклатуре, где будет храниться данный документ; "... 549" - порядковый номер валовой нумерации в пределах календарного года.
4.3.2.2. Документы адресуются организациям, структурным подразделениям, должностным лицам, гражданам. При адресовании документов необходимо соблюдать следующие правила:
- наименование организации ее структурного подразделения указывается в именительном падеже, например:
Минюст России
Управление систематизации
законодательства
- при направлении документа должностному лицу указывается название учреждения в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном, инициалы указывать перед фамилией, например:
ОАО "Авиационная компания
"Восток"
Начальнику авиабазы
А.А. Петрову
- при адресовании документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности адресата, например:
Губернатору-председателю
правительства Хабарове кого края
В.И. Ишаеву
- при направлении документа в несколько однородных организаций их названия указываются обобщенно, например:
Начальникам департаментов,
управлений и инспекций
Администрации области
или
Руководителям органов
местного самоуправления
области
- в состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной почтовыми правилами, например:
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и
архивного дела
Милютинский пер., д.7а
Центр, Москва, 101000
- почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в вышестоящие органы, постоянным корреспондентам или подведомственным учреждениям.
В этих случаях адрес пишется только на конвертах;
- документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают. Между ними оформляется один межстрочный интервал.
При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа;
- при адресовании письма физическому лицу указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например;
Николаеву И.П.
ул. Ленина, д. 15, кв. 10
г. Благовещенск,
Амурская область, 675000
- допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке;
- при обращении к должностному лицу пишутся только его инициалы и фамилия, например: Н.М. Волкову, - без указания "товарищ" (т.) или "господин" (г.).
4.3.2.3. Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют от границы левого поля следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 1 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Положение о региональной энергетической комиссии
на 3 л. а 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов
региональной энергетической комиссии на 5 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. В случае, когда приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 1 экз. в первый адрес.
При направлении приложения точъно адресату реквизит "Приложение" оформляется следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 1 экз. только адресату.
Наличие в приложении особо ценных документов, в т.ч. удостоверяющих личность, оговаривается особо.
4.3.2.4. Визирование. Требования по порядку согласования и визирования служебных писем соответствуют требованиям к прочим видам документов.
Визы оформляются на лицевой стороне копий служебных писем, остающихся в деле, ниже подписи руководителя.
4.3.3. Договор (соглашение, контракт).
Договор - документ, фиксирующий соглашение двух или более сторон об установлении, изменении или прекращении каких-либо правоотношений и регистрирующий эти отношения.
Основанием для подготовки и заключения договоров (соглашений, контрактов) являются указания Губернатора области.
Порядок подготовки, визирования и подписания проектов договоров соответствует требованиям подготовки и прохождения распорядительных документов.
Количество первых экземпляров должно соответствовать числу участников (сторон) договора. Визы проставляются на остающемся в аппарате Губернатора экземпляре договора, на оборотной стороне последнего листа.
Договор печатается на стандартных листах бумаги и имеет следующие реквизиты: название вида документа (договор), дату, регистрационный номер (индекс), место составления или издания, заголовок к тексту, текст, юридические адреса и банковские реквизиты сторон, подписи и печати сторон.
Текст договора допускается делить на разделы, подразделы, пункты, подпункты, абзацы.
Текст включает в себя:
- вводную часть (наименование сторон, заключающих договор (соглашение, контракт), должности, фамилии, инициалы лиц, подписывающих договор, указание их полномочий;
- предмет договора;
- изложение порядка рассмотрение споров;
- общую сумму договора (если необходимо);
- ответственность сторон;
- общий срок действия договора.
Нумерация разделов производится римскими цифрами, пункты, подпункты - арабскими.
Подписанные и скрепленные гербовыми печатями сторон договоры передаются в канцелярию аппарата Губернатора, где им присваиваются регистрационные номера (индексы). Датой договора является дата его подписания сторонами. Канцелярия обеспечивает рассылку договоров соответствующим сторонам.
Первый экземпляр договора (соглашения, контракта) подписанный Губернатором области, передается на хранение в контрольный отдел аппарата Губернатора.
Контроль исполнения договорных обязательств обеспечивают соответствующие структурные подразделения Администрации области.
4.3.4. Докладная записка.
Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения. Она составляется при необходимости уведомления руководства о каких-либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу. Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий его содержание, подпись составителя, дату и (при необходимости) регистрационный номер.
Текст докладной записки может состоять из двух частей. В первой части излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, во второй - выводы и предложения о конкретных действиях.
4.3.5. Объяснительная записка.
Объяснительная записка - это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета и т.д.), или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения.
В первом случае оформление осуществляют на общем бланке за подписью руководителя подразделения.
Во втором случае объяснительную записку составляет отдельный работник на стандартном листе бумаги, рукописным способом. Подписывают такие записки составители, дату ставят собственноручно.
4.3.6. Служебная записка.
Этот документ - форма внутренней переписки. Направляют ее из структурных подразделений или от должностных лиц любому адресату внутри аппарата, кроме прямых руководителей.
Служебные записки могут иметь информационный, инициативный или отчетный характер.
В тексте излагают деловые вопросы, касающиеся структурного подразделения или должностного лица. Служебная записка может содержать просьбу, предложение.
Служебную записку подписывает руководитель подразделения или составитель.
Служебная записка оформляется на общем бланке для письма.
Текст служебной записки состоит, как правило, из двух частей. В первой части излагают факты, послужившие поводом к ее написанию. Во второй - делают выводы и дают предложения по излагаемому вопросу.
Датой служебной записки является дата ее подписания.
4.3.7. Телеграмма (телетайпрограмма), телефонограмма, факс.
Это различные по содержанию документы, выделяемые в связи с особым способом передачи текста.
4.3.7.1. Телеграмма передается по телеграфу.
Телетайпрограмма передается по телетайпу. Неотъемлемой частью реквизита "адресат" тслетайппрограммы является номер телетайпа, принадлежащего адресату.
В остальном подготовка и оформление этих документов схожи.
В ответных телеграммах (телетайппрограммах) перед текстом обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ.
Тексты излагаются кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается содержание). Печатаются на чистом листе, прописными буквами, без переноса слов, абзацев, исправлений. Текст не должен превышать по объему одной машинописной страницы. Отрицание "1-ГЕ" в тексте опускать нельзя. Цифры пишутся словами. В конце текста (перед подписью) проставляется исходящий номер телеграммы (см. образец в Приложении N 7).
Визирование и подписание телеграммы и телетайппрограммы аналогично оформлению писем.
Телеграмма (телетайппрограмма) печатается как минимум в двух экземплярах, один из которых (после подписания) передается на телеграф (телетайп), второй экземпляр (с визами) остается в деле.
Телеграмма (телетайппрограмма) одного содержания, отправляемая в несколько адресов, передается на отправку с указанием списка рассылки с точными адресами и названиями организаций, номерами телетайпов для телетайппрограмм. Указатель рассылки представляется исполнителем.
4.3.7.2. Телефонофамма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону и записывается получателем).
Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения служебных вопросов в тех случаях, когда сообщения, передаваем ые по телефону, требуют документального оформления. Принимаемая телефонограмма оформляется в виде печатного текста, регистрируется и передается (как правило, в срочном порядке) руководству. Ниже текста и даты должны быть указаны фамилии и номера служебных телефонов должностного лица, передавшего телефонограмму, и должностного лица, принявшего ее.
4.3.7.3. Факс - способ отправки любого текста в фотографическом изображении. Особых требований к передаваемому материалу нет, кроме одного он должен быть понятен и иметь все необходимые для конкретного вида документов реквизиты, а также не превышать по объему 5 листов.
V. Организация документооборота
5.1. Движение документов с момента их; получения или создания до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
5.2. Вся корреспонденция, поступающая в аппарат Губернатора области, первично обрабатывается в канцелярии управления делопроизводства и документооборота. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности. Процесс обработки почты включает следующие операции: прием, проверка правильности вложения и доставки, вскрытие конвертов, сортировка, штемпелевание документов, регистрация, передача документов по назначению.
5.2.1. Все конверты, за исключением личной корреспонденции и писем в адрес общественных организаций, вскрываются. Конверты уничтожаются, кроме случаев, когда только по штемпелю можно установить отправителя или время отправления и получения документа, либо конвертов, содержащих судебные повестки.
5.2.2. Поступившая почта сортируется на регистрируемые и нерегистрируемые документы в соответствии с Приложением N 8. Письма граждан регистрируются отдельно.
5.2.3. На входящих документах в нижней части первого листа справа проставляется регистрационный штамп, фиксирующий дату поступления документа и его регистрационный номер согласно номенклатуре дел (см. пп. 3.2.18, 4.3.2.1.). Регистрация производится средствами электронно-вычислительной техники.
5.2.4. Если в поступившем документе имеется ссылка на предыдущую переписку, последняя изымается из дела (с соответствующей пометкой в регистрационных формах) и передается руководству вместе с поступившим документом. Рассмотренные руководством документы поступают через канцелярию исполнителям. Все моменты работы с документом фиксируются в регистрационно-контрольной карточке вплоть до передачи исполненных документов "в дело".
5.3. Исходящие документы подписываются руководством не менее чем в двух экземплярах (это зависит от количества адресатов). Подписанные документы вместе с имеющимися приложениями передаются в канцелярию для регистрации и отправки.
Письмо-ответ, содержащее на бланке ссылку на его дату и номер, передается в канцелярию вместе с инициативным документом.
Исполненные документы с грифом "подлежит возврату" в обязательном порядке возвращаются в организацию по назначению.
Копия исходящего письма, остающаяся в деле канцелярии, обязательно должна иметь визу исполнителя (расшифровку личной подписи и дату визирования).
Обработка исходящей корреспонденции включает ее сортировку, проставление, в случае необходимости, регистрационного индекса, адресование, упаковку в конверты, проставление стоимости отправки согласно тарифу почтовой связи, отправку.
Сортировка исходящей документации заключается в том, чтобы отследить и выделить в потоке документов те, которые не имеют никакого регистрационного номера и, соответственно, присвоить им исходящие индексы. Документы, зарегистрированные ранее, фиксируются в исходящей регистрационной форме по дате отправки с указанием имеющегося номера.
5.4. Внутренние документы (служебные записки, информации, справки и т.д.) готовятся, оформляются и исполняются в пределах структурного подразделения. Регистрируются эти документы в общем порядке с входящей почтой.
При переписке между руководителями структурных подразделений, заместителями Губернатора области гербовые бланки не используются.
5.5. Работа исполнителей с документами.
5.5.1. Руководители структурных подразделений обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документа по существу вопроса.
5.5.2. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения, и передает их исполнителям немедленно.
Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководству, подготовку к пересылке адресату. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров подготовленного документа, передает его на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, представляет в канцелярию список рассылки.
5.5.3. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах. Обязательна пометка "в дело" либо исполнителем, либо руководителем, поручившим исполнение.
5.5.4. При наличии ответственного исполнителя (как правило, в резолюции значится первым) остальные соисполнители в кратчайший срок предоставляют ему всю необходимую информацию (справки, сведения, проекты и т.д.).
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
По завершении исполнения документа и снятии его с контроля все материалы передаются в канцелярию для хранения.
5.5.6. Учет объема документооборота производится канцелярией ежемесячно. При этом учитывается количество входящих, исходящих документов (с учетом копий), а также обращений граждан. Последние регистрируются и учитываются самостоятельно в отделе писем и приема граждан.
5.5.7. Принципы организации документооборота в органах исполнительной власти области не должны противоречить положениям настоящей Инструкции.
VI. Порядок формирования документационного фонда, его хранения и
использования
6.1. Документы, образующие документационный фонд Администрации области, - это часть архивного фонда Российской Федерации, т.е. государственная собственность.
Порядок формирования документационного фонда включает в себя совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве, и их передачу в государственный архив.
6.2.1. Основой в обеспечении правильной организации документов в делопроизводстве является составление номенклатуры дел.
Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в подразделении, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (Приложение N 9). При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться основными положениями государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), Положением об аппарате, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, Типовым перечнем документов с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел служит основой построения справочно-информационного аппарата документационного фонда.
6.2.2. Номенклатура дел составляется каждым структурным подразделением, передается и службу делопроизводства для подготовки сводной номенклатуры дел.
Сводная номенклатура дел направляется на согласование экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) управления по делам архивов Администрации области. Согласованная номенклатура дел утверждается руководителем структурного подразделения.
Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры органа исполнительной власти.
6.2.3. Классификационными разделами номенклатуры дел являются названия структурных подразделений.
В номенклатуру дел включаются наименования заголовков дел, отражающие все документируемые участки работы органа исполнительной власти. Не включаются в номенклатуру дел периодические печатные издания, статистические справочники, брошюры и т.п.
6.2.4. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь свой индекс, состоящий из обозначения структурного подразделения и порядкового номера в пределах структурной части аппарата.
При расположении заголовков дел внутри структурного подразделения применяется принцип значимости, например:
- нормативные и инструктивные документы вышестоящих органов;
- постановления и распоряжения Губернатора области;
- протоколы заседаний, документы к ним;
- планы;
- отчеты;
- справочные документы, переписка;
- регистрационные журналы, картотеки.
6.2.5. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.). Заголовки могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Для внесения в номенклатуру в течение года вновь образованных дел в каждом ее разделе оставляются резервные номера.
6.2.6. Заголовок дела определяется характером документов и состоит из элементов, располагаемых а следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, постановления, распоряжения и т.д.); название органа исполнительной власти или структурного подразделения (автор документов), название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документов); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которому относятся документы дела. Например: Переписка с Администрацией Президента Российской Федерации по основной деятельности Администрации области за 2002 год", "Постановления Главы Администрации области по кадровым вопросам за 2002 год", "Документы по результатам тематических социологических исследований (справки, анкеты и т.д.) за 2002 год", "Журнал регистрации договоров, соглашений, контрактов Администрации области за 2002 год" и т.д.
6.2.7. Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание документов в деле.
Графа номенклатуры дел о количестве томов заполняется в конце года.
Графа, указывающая на сроки хранения документов, исполняется на основании Типового перечня с указанием сроков хранения и номеров статей.
По окончании года в конце номенклатуры дел оформляется итоговая запись о количестве заведенных дел.
6.3. Подготовка дел к последующему хранению и использованию.
6.3.1. Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дела и систематизация документов внутри дела. При формировании дел необходимо выполнять следующие общие правила: помещать в дело только исполненные подлинные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел (личные дела и т.п.); документы постоянного и временного сроков хранения группировать в разные дела;
дело не должно содержать свыше 250 листов. О делах постоянного срока хранения не должно быть черновых материалов, дублетных экземпляров, документов, подлежащих возврату в какие-либо организации.
6.3.2. Расположение документов внутри дел производится в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
6.4. С целью подготовки дел к хранению производится их научно-техническая обработка.
6.4.1. Научно-техническая обработка дел постоянного и долговременного сроков хранения включает в себя комплекс работ, который предусматривает:
экспертизу; систематизацию документов; подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела; оформление обложки дела.
Обложка дела оформляется по установленной форме (Приложение N 10) с обязательным указанием срока хранения.
Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При этом с документов удаляются все скрепки, булавки.
6.4.2. Документы временного хранения формируются упрощенно: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Но на обложках должны быть четкие заголовки, указание сроков хранения и индекса дела по номенклатуре.
6.5. С момента заведения и до передачи в государственный архив Амурской области дела хранятся по месту их формирования. Сначала непосредственно в структурных подразделениях (2 года), затем передаются на хранение в ведомственные архивы.
6.5.1. Руководители структурных подразделении и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов.
Дела должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих их от пыли и солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура (или выписка из нее) помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы в соответствии с номенклатурой дел.
6.5.2. Передача дел в ведомственный архив осуществляется строго по описям и номенклатуре дел.
6.5.3. При выдаче дел для работы сотрудникам структурных подразделений заполняется карточка-заместитель. В ней указываются индекс дела, дата его выдачи, кому выдано и когда возвращено, расписки в получении и приеме дел.
6.5.4. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел постоянного хранения запрещены. Снятие копий и производство выписок из документов, запрашиваемых другими организациями и лицами, осуществляется только с письменного указания Губернатора области, его заместителей или руководителей структурных подразделений.
6.5.5. Документы постоянного срока хранения в ведомственных архивах хранятся в течение 10 лет, затем передаются в государственный архив Амурской области.
Порядок передачи документов на хранение в Архивный фонд Российской Федерации определен специальными нормативными документами Федеральной архивной службы России.
VII. Изготовление и использование печатей и штампов
7.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам используются гербовые и другие печати.
Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы.
7.2. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности аппарата Губернатора, органов исполнительной власти проводится по разрешению руководителя аппарата при наличии визы государственно-правового управления.
7.3. Заявки на изготовление штампов и печатей с эскизами передаются руководителями подразделений в хозяйственный отдел аппарата Губернатора области.
7.4. Все изготовленные печати и штампы учитываются и хозяйственном отделе и выдаются под расписку руководителям подразделений.
7.5. Печати и штампы должны храниться в несгораемых металлических шкафах или сейфах.
7.6. При утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность руководство Администрация области.
7.7. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в хозяйственный отдел, где они уничтожаются по акту.
7.8. Ответственность за хранение и использование печатей и штампов возлагается на руководителей соответствующих подразделений.
Приложение N 1
(к п. 2.1.6.)
| 10 |
|--|
-----/---------------------------------------------------------------------|----
| |
3 | | | |
| | |
-----| ----/ -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- --\ | |
| | 01 02 03 16 19 | | |
| | 17| | | | |
| | | | | | |
| | | | | |
| | ----|- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -| | |
| | | 08 09 10 | | |
| | | | | | |
| | 20| | | | |
| | | | 04 05 06 07 | | |
| | | | | |
| | ----|- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -| | |
73| | | 11 12 15 | | |
| | 10| | | | |
| | | | | |
| | ----|- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -| | |
| | | 13 14 | | |
| | | | | |
| | | | |
-----| |- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -| | |
| | 18 18 | | |297
18| | | | | |
| | | | |
-----| |- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -| | |
| | 20 | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
-----| |- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -| | |
| | 21 22 25 | | |
20| | | | | |
| | | | |
-----| |- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -| | |
| | 23 24 26 | | |
| | | | | |
| | | 27 | | |
40| | ----|- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -| | |
| | | 28 30 29 | | |
| | 16| | | | |
| | | | |
-----| ----\- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -/ | |
| | |
20| | | |
| |
-----|---------------------------------------------------------------------|----
| 210 |
|-------------------------------------------------------------------|
Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка.
Приложение N 2
(к п. 2.1.6.)
| 20 | 73 | | 88 | 10 |
|----|----------------------| |-------------------------|--|
-----|---------------------------------------------------------------------|----
| |
3 | | | |
| | |
-----| ----/ -- -- -- -- -- -- -- --\ / -- -- -- -- -- -- -- -- --\ | |
| | 01 02 | | 16 19 | | |
| | 17| | 03 | | | | |
| | | | | | | | |
| | | | | | | |
| | ----|- -- -- -- -- -- -- -- -| |- -- -- -- -- -- -- -- -- -| | |
51| | | 08 09 10 | | 15 | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | 04 05 06 07 | | | | |
| | | | | | |
-----| |- -- -- -- -- -- -- -- -| | | | |
| | 11 12 | | 17 | | |
| | | 13 | | | | |
| | | 14 | | | | |
22| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | |
-----| |- -- -- -- -- -- -- -- -| | | | |
| | 18 | | | | |297
18| | | | | | | |
| | | | | | |
-----| |- -- -- -- -- -- -- -- -/ -- \- -- -- -- -- -- -- -- -- -| | |
| | 20 | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
-----| |- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -| | |
| | 21 22 25 | | |
20| | | | | |
| | | | |
-----| |- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -| | |
| | 23 24 26 | | |
| | | | | |
| | | 27 | | |
40| | ----|- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -| | |
| | | 28 30 29 | | |
| | 16| | | | |
| | | | |
-----| ----\- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -/ | |
| | |
20| | | |
| |
-----|---------------------------------------------------------------------|----
| 210 |
|-------------------------------------------------------------------|
Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка.
Приложение N 3
(к п. 3.1.)
Состав реквизитов документов
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номе налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
Приложение N 4
(к п. 3.2.5.)
Перечень документов, подлежащих утверждению
Акты (проверок и ревизии, экспертизы, приема законченых строительством объектов, передачи дел, ликвидации организаций, учреждений, предприятий);
Задания (на проектирование, капитальное строительство, на проведение научно исследовательских работ, технические и др.);
Инструкции, правила (должностные, по делопроизводительству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и др.);
Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии, численности работников и т.д.);
Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.);
Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем, предприятия на которые распространяются определенные льготы, и т.д.);
Планы (производственные, научно-иследовательских работ, поставок продукции, распределения продукции, работы коллегии, ученого совета);
Положения (об организации, структурном подразделении премирование и т.д.);
Программы (проведения работ, мероприятий, командировок и пр.);
Расценки (расходы на производство работ и т.д.);
Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, на проведение мероприятий, на капитальное строительство и т.д.);
Структура и штатная численность;
Тарифные ставки;
Уставы организаций;
Штатные расписания и изменение к ним;
Приложение N 5
(к п. 3.2.9.
к п. 4.3.2.)
Требования к текстам документов
1. Текст документа призван обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.
Текст должен точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.
2. Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкеты, таблицы или сочетания этих форм.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст может содержать только заключительную часть, например: письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы.
3. При подготовке документов по однотипным, повторяющимся ситуациям (договоры, контракты, гарантийные письма, акты и т.д.) рекомендуется использовать унифицированные формы, содержащие постоянную информацию, и пробелы для заполнения переменной.
4. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты.
5. Формы изложения текста.
В распорядительных документах, а также документах, адресованных руководству, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "постановляю", "предлагаю", "прошу").
В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("постановляем", "решили").
В тексте протокола используются глаголы с форме множественного числа прошедшего времени ("слушали", "выступили", "постановили").
В документах, устанавливающих права и обязанности аппарата, структурных подразделений (положения, инструкции), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав управления входят", "комиссия установила").
В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить"), (оформляется только на должностном бланке);
- от третьего лица единственного числа ("Администрация области не возражает", "государственно-правовое управление считает возможным").
6. Стиль изложения текста.
Документы должны быть написаны деловым стилем. К основным стилевым чертам деловой речи относятся: нейтральный тон, точность, и ясность изложения, лаконичность и краткость текста. Специфика делового стиля определяется назначением документа.
Однозначность понимания текста обеспечивает употребление терминов. В официальных документах используется отраслевая или корпоративная терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ, а также специальные слова и выражения, сложившиеся и сфере административного управления.
В случае если в тексте документа многократно упоминается то; или иной объект (круг объектов) или неоднократно упоминается то или иное понятие, то при первом упоминании о таком объекте (круге объектов, понятий) приводится его полное, а рядом в скобках вводится его сокращенное наименование по форме. Например: Инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция). В последующем тексте употребляется только сокращенное наименование. При этом следует иметь в виду, что вводимое сокращение не носят нормативного характера и употребляется для удобства лишь в рамках конкретного текста. Поэтому не могут быть введены в текст нормативного акта такие, например, сокращения, как УВД области, ФСБ и др.
Наименование упоминаемых в документе органов, организаций и других объектов приводится в полном соответствии с их официальными названиями, предусмотренными в уставах, положениях, решениях об их создании или о переименовании и т.п. Употребление сокращенных наименований допускается лишь в нетекстовых приложениях к нормативным правовым актам. а также в стенограммах заседаний.
Ниже содержится информация о правописании наиболее часто употребляемых названий органов власти, должностных лиц и наименовании принимаемых ими актов, а также краткий справочник по написанию дат и чисел, названий.
Краткий справочник
Высшие органы власти
Президент Российской Федерации
Правительство Российской Федерации
Председатель Правительства Российской Федерации
Заместитель Председателя Правительства Российской Федерации
Федеральное Собрание Российской Федерации
Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации
Председатель Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации
заместитель Председателя Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации
Государственная Дума Федерального Собрания Российской Федерации
Председатель Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации
Первый заместитель Председателя Государственной Думы Федерального Собрания
заместитель Председателя Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации
Министерство обороны Российской Федерации
Министр транспорта Российской Федерации
первый заместитель Министра здравоохранения Российской Федерации
статс-секретарь - заместитель Министра Российской Федерации по атомной энергии
заместитель Министра внутренних дел Российской Федерации
Верховный Суд Российской Федерации.
Наименование актов высших органов власти
Наименования актов Президента Российской Федерации пишутся:
Указ Президента Российской Федерации от 9 июня 2001 года N 679 "О включении нового наименования субъекта Российской Федерации в Конституцию Российской Федерации"
Указы Президента Российской Федерации от 8 мая 2001 года N 528 "О некоторых мерах по укреплению юридических служб государственных органов" и от 26 июня 2001 года N 767 "О мерах по улучшению материального положения отдельных категорий граждан"
Распоряжение Президента Российской Федерации от 12 апреля 2001 года N 200-рп "О статс-секретаре - первом заместителе Министра юстиции Российской Федерации"
Распоряжение Президента Российской Федерации от 28 июня 2001 года N 346-рп
* * *
проект указа Президента Российской Федерации (наименование в кавычках)
* * *
распоряжение Администрации Президента Российский Федерации
* * *
Послание Президента Российской Федерации Федеральному Собранию "Государство Россия. Путь к эффективному государству (О положении в стране и основных направлениях внутренней и внешней политики государства)"
* * *
Послание Президента Российской Федерации Федеральному Собранию Российской Федерации на 2001 год
* * *
Наименования законов РСФСР, законов Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, постановлений, обращений, заявлений, распоряжений, других нормативных правовых актов пишутся:
Конституция Российской Федерации
Закон РСФСР "Об охране окружающей природной среды"
Закон Российской Федерации "О залоге"
Федеральный конституционный закон "О Конституционном Суде Российской Федерации"
Федеральный закон "О внесении изменений в Закон Российской Федерации "О налоге на добавленную стоимость"
Федеральный закон "О статусе члена Совета Федерации и депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации" (в редакции Федерального закона от 5 июля 1999 года N 133-ФЗ)
Основы законодательства Российской Федерации об охране здоровья граждан.
Патентный закон Российской Федерации
Бюджетный кодекс Российской Федерации
Гражданский кодекс Российской Федерации
часть первая Гражданского кодекса Российской Федерации
Налоговый кодекс Российской Федерации
часть первая Налогового кодекса Российской Федерации
но:
законы Российской Федерации
федеральные конституционные законы
федеральные законы
проект федерального конституционного закона (наименование в кавычках)
Проект федерального закона (наименование в кавычках)
Постановление Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации от 4 апреля 2001 года N 94-СФ "Об изменениях составов комитетов и комиссии Совета Федерации"
Постановление Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации от 5 апреля 2001 года N 1333-111 ГД "О назначении на должности аудиторов Счетной палаты Российской Федерации"
федеральные органы государственной безопасности
федеральные органы государственной охраны
федеральные органы налоговой полиции
федеральные органы правительственной связи и информации
органы Пограничной службы Российской Федерации
органы федерального казначейства
налоговые органы Российской Федерации
таможенные органы Российской Федерации
учреждения и органы уголовно-исполнительной системы Министерства юстиции Российской Федерации.
Наименования актов Правительства Российской Федерации пишутся со строчной буквы:
Постановление Правительства Российской Федерации от 31 марта 2001 года N 253 "Об утверждении Положения о лицензировании деятельности инвестиционных фондов"
Распоряжение Правительства Российской Федерации от 4 апреля 2001 года N 476
Амурская область
Администрация Амурской области
Губернатор области
заместитель Губернатора области
Департамент Администрации области по управлению государственным: имуществом Амурской области
Департамент здравоохранения Администрации области
Департамент агропромышленного комплекса Администрации области
управление делопроизводства и документооборота аппарата Губернатора области
* * *
Амурский областной Совет народных депутатов
Председатель Амурского областного Совета народных депутатов
* * *
полномочный представитель Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе
* * *
Главный федеральный инспектор по Амурской области аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе
* * *
Управление Министерства по налогам и сборам Российской Федерации по Амурской области (Управление МНС России по Амурской области)
Главное управление природных ресурсов и охраны окружающей среды МПР России по Амурской области
Региональная энергетическая комиссия
* * *
прокуратура Амурской области
прокурор области
Амурский областной суд
председатель областного суда
Наименование актов
Устав (основной Закон) Амурской области
Закон Амурской области от 30.12.2002 N 169-ОЗ "Об областном бюджете на 2003 год"
Проект закона Амурской области
Постановление Главы Администрации области от 21.03.2003 N 205 "Об образовании государственной жилищной инспекции Администрации Амурской области"
Постановление Губернатора Амурской области
Положение об областной комиссии по вопросам финансовой и инвестиционной политики, утвержденное Постановлением Главы Администрации области от 26.05.99 N 306 (в редакции Постановлений Главы Администрации области от 05.09.2000 N 551 от 22.06.2001, от 07.12.2001 N 738, от 16.05.2002 N 292, от 27.08.2002 N 524, от 31.10.2002 N 634, от 28.11.2002 N 681)
Распоряжение Главы Администрации области от 17.03.2003 N 191-р "О внесении изменений и дополнений в Распоряжение Главы Администрации области от 04.03.2003 N 160-р"
Распоряжение Губернатора Амурской области
Постановление Амурского областного Совета народных депутатов от 23.01.2003 N 23/7 "О Законе Амурской области "О бюджете областного валютного фонда на 2003 год"
Приказ руководителя аппарата Главы Администрации области от, 31.10.2002 N 5-к "О переводе работников аппарата Главы Администрации области"
приказ руководителя аппарата Губернатора
Органы местного самоуправления
муниципальное образование Архаринский район
Глава Администрации Белогорского района
Глава местного самоуправления Благовещенского района
Глава городского самоуправления - Мэра города Благовещенска
Написание некоторых названий, дат и чисел
Условные имена собственные:
В особом стилистическом употреблении (в заявлениях, обращениях, приветственных адресах) с прописной буквы могут писаться слова Родина, Отчизна, Человек и другие.
Слово государственный пишется с прописной буквы в следующих словосочетаниях:
Государственный герб Российской Федерации
Государственный гимн Российской Федерации
Государственный флаг Российской Федерации
но:
государственная граница Российской Федерации
Рекомендуемые обозначения периодов, чисел и дат:
1980-е годы
в 2000-2001 годах; в 2000-2001 гг.
с 1996 по 2000 год
в 1999-м (если нет слова "год")
за 80-90-е годы
в 1920-е годы
в период 1950 год - 1960-е годы
1860-80-е годы
в зимний период 2000/01 года
2001/02 учебный год
второе полугодие
первый квартал
20 апреля 2001 года
с 2 по 20 мая (но: со второго по двадцатое мая)
в 20-х числах марта
ХХI век
от одного до трех лет
в пять-шесть раз (но: в пять-десять раз)
в 5, 10, 15 раз (если в ряду цифры до десяти и выше)
за 20 лет
две минуты
на 30 минут
март-апрель
день-два
две трети голосов
одна четвертая часть населения
3 процента, 100 процентов, 66,5 процента
50-процентное
7 килограммов, 70 килограммов
6 рублей, 16246385 тыс. рублей (но не 16 млрд. 246 млн. 385 тыс. рублей)
241 млн. рублей, но: 241 миллион нам выделили
4 куб. метра, 500 куб. метров
21 млрд. киловат-часов
12 тыс. кв. метров
на 600 гектарах
40 центнеров с гектара
инвалид I группы, рабочие III разряда
30-й ряд
Склонение некоторых имен и фамилий:
При склонении иностранных имен и фамилий используются формы русских склонений: Карел Чапек - Карела Чапека, Эдек - Эдека, Владек - Владека.
Русские и иноязычные фамилии, оканчивающиеся на согласный звук, склоняются, если относятся к женщинам: студенту Рекемчук - студентке Рекемчук, с Августом Шлегелем - с Каролиной Шлегель.
Не склоняются фамилии на -аго, -яго, -ых, -их, -ово:
Дубяго, Седых, Доровских, Дурново.
Японские фамилии чаще не склоняются.
Нерусские фамилии на -а, -я с предшествующим -и не склоняются: стихи Гарсия, рассказы Гулия.
Не склоняются финскии фамилии, оканчивающиеся на -а: встреча с Куусело.
В мужских именах, оканчивающихся на согласный и пишущихся с дефисом, склоняется лишь последняя часть: Хорун - оол - Хорун - оолу, Шой - Сюрун - Шой - Сюрюну.
Несклоняются мужские и женские имена, оканчивающиеся на -е, -и, -о, -у, -ы: Карине, Отари, Мари, Вано, Мачу.
Приложение N 6
(к п. 3.2.14.)
Перечень
документов, на которых ставится печать
Акты (приема объектов, оборудование выполненных работ, списания, экспертизы и т.д.);
Архивные справки;
Архивные копии;
Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитражных судах и т.д.),
Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, об аренде помещений, о производстве работ и т.д.);
Задания (на проектирование объектов, капитальное строительство, технические и т.д.),
Заключения и отзывы;
Заявления (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.);
Исполнительные листы;
Командировочные удостоверения, нормы расхода;
Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право свершения финансово-хозяйственных операций:
Представления и ходатайства (о награждении);
Письма гарантийные;
Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные);
Положения об организациях;
Реестры (чеков, бюджетных поручений, представляемые в банк);
Сметы расходов (на содержание аппарата управления, на калькуляцию к договору и т.д.);
Соглашения;
Справки (лимитные, о выплате страховых сумм, об использовании бюджетных ассигнований на зарплату, о начисленной и причитающейся заработной плате и т.д.);
Спецификации (изделий, продукции и т.д.);
Титульные списки;
Удостоверения;
Уставы и учредительные договоры предприятий, учреждений и организаций;
Штатные расписания.
Приложение N 7
(к п. 4.3.7.1.)
Образец
Москва Краснопресненская 2
заместителю председателя правительства
Российской Федерации Гордееву АВ=
В Амурской области завершена уборка зерновых культур тчк благодаря слаженным действиям и огромному труду всех тружеников полей зпт руководителей хозяйств удалось вырастить и убрать наивысший за всю историю земледелия в приамурье урожай зерновых культур - около 20 центнеров с гектара посевных площадей тчк - нр 64
Замгубернатора Амурской области Н.Г. Кулешов
-------------------------------------------------------------------------
Заместитель Губернатора Амурской области подпись Н.Г. Кулешов
М.П.
Исх. N 64
Получена: "___" час. "___" мин.
Отправлена: "___" час. "___" мин. ____________________ 2002 г.
Оператор:___________________
(подпись)
Исполнитель:________________
(Ф.И.О)
Телефон:____________________
Приложение N 8
(к п. 5.2.2.)
Перечень
документов, не подлежащих регистрации в канцелярии аппарата
Губернатора области
1. Письма, присланные для сведения.
2. Сводки и информация, присланные для сведения.
3. Учебные планы, программы.
4. Рекламные извещения, плакаты, программы конференций, совещаний.
5. Поздравительные письма и пригласительные билеты.
6. Бухгалтерские документы (передаются в финансовый отдел).
7. Печатные издания.
8. Формы статистической отчетности.
9. Сообщения о совещаниях.
10.Месячные, квартальные, полугодовые, годовые и др. отчеты.
Приложение N 9
(к п. 6.2.1.)
Образец
Утверждаю
Руководитель аппарата
______________________________
(подпись. фамилия, инициалы)
________________2003
Номенклатура дел
31.12.2003 г. N 01-05 на 2004 год
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, частей) |
Кол-во дел (тома, части) |
Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню |
Примечание |
Наименование должности руководителя Расшифровка
структурного подразделения подпись подписи
Дата
Итоговые запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году в
структурном подразделении
| По срокам хранения | Всего | В том числе | |
| переходящих | с отметкой "ЭДК" | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Постоянного | |||
| Временного (свыше 10 лет) | |||
| Временного (до 10 лет включительно) |
|||
Наименование должности ответственного Расшифровка
за делопроизводительство подпись подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в службу ДОУ
Наименование должности, передавшего Расшифровка
сведения подпись подписи
Дата
Согласовано
Протокол ЭПМК управления по делам архивов
Администрации области
от___________ N ____
Приложение N 10
(к п. 6.4.1.)
Образец
Форма обложки дела
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
/-----------------\
|Ф. N ___________ |
----------------------------------------------------- |Оп. N __________ |
| |
----------------------------------------------------- | |
|Д. N ___________ |
----------------------------------------------------- \-----------------/
-------------------------------------------------------------------------
(наименование архива)
-------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------
(наименование учреждения и структурного подразделения)
Дело N ____ Том N ___
-------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------
(заголовок дела)
-------------------------------------------------------------------------
(дата)
На ______ лист
Хранить__________
| Ф. N ________ Оп. N _______ Д. N _________ |
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Постановление Губернатора Амурской области от 12 августа 2003 г. N 534 "Об Инструкции по делопроизводству в Администрации Амурской области"
Текст Постановления официально опубликован не был
Постановлением Губернатора Амурской области от 27 декабря 2007 г. N 700 настоящее Постановление признано утратившим силу