Приложение 1. Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации Амурской области

Приложение 1
к Постановлению
Губернатора Амурской области
от 7 декабря 2001 г. N 736

Положение
о порядке обращения со служебной информацией ограниченного
распространения в Администрации Амурской области
(с изменениями от 28 ноября 2003 г.)

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение разработано на основании Постановления Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти", Закона Амурской области "О государственной службе", руководящих и методических документов по ведению делопроизводства и предназначено для государственных служащих - работников аппарата, структурных подразделений Администрации области (далее именуются - организации), выполнение должностных обязанностей которых, связано с использованием служебной информацией ограниченного распространения, являясь обязательным для выполнения и определяя общий порядок обращения со служебной информацией ограниченного распространения, представленной в виде фото-, кино-, видео и аудиопленок, машинных (магнитных, лазерных, оптических и других) носителей информации, а также документированной информации (далее именуются - документы).

1.2. К служебным документам, содержащим информацию ограниченного распространения, относятся документы, содержащие несекретную информацию, касающуюся деятельности Администрации области, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

1.3. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:

- законодательные акты, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

- сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;

- описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;

- порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;

- решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

- документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах организаций, необходимых для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

1.4. На документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

1.5. Необходимость проставления на документах и право снятия пометки "Для служебного пользования" определяется его исполнителем и подтверждается должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, а именно:

- Губернатором или его заместителями;

- руководителями организаций.

Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы служебного документа, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

1.6. Должностное лицо, принявшее решение о проставлении на документе пометки "Для служебного пользования", несет персональную ответственность за обоснованность принятого решения. Правомочность отнесения тех или иных сведений к категории сведений, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется Перечнем сведений, содержащих служебную информацию ограниченного распространения в Администрации Амурской области.

1.7. Сведения, указанные в документе с пометкой "Для служебного пользования", без санкции должностного лица (согласно п. 1.5 настоящего Положения) разглашению и размножению не подлежат.

1.8. В случае ликвидации организации, решение о дальнейшем использовании документов с пометкой "Для служебного пользования" принимает ликвидационная комиссия.

1.9. О нарушениях требований настоящего Положения государственные служащие обязаны сообщать своему непосредственному начальнику. Государственные служащие за неисполнение требований настоящего Положения могут быть привлечены к дисциплинарной и административной ответственности.

2. Порядок оформления и учета документов с пометкой
"Для служебного пользования"

2.1. Прием и учет (регистрация) документов с пометкой "Для служебного пользования", а также их доклад руководству, выдача исполнителям для работы, контроль за возвратом и наличием, хранение осуществляются в аппарате Губернатора области канцелярией, в организациях, имеющих мобилизационное делопроизводство - мобилизационными работниками.

В организациях, не имеющих мобилизационного делопроизводства, учет документов с пометкой "Для служебного пользования" и весь остальной объем работы с ними осуществляется работником, которому поручен прием и учет открытых (несекретных) документов. Документы с пометкой "Для служебного пользования" учитываются, как правило, отдельно от открытой документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими документами в одном журнале, в таких случаях к регистрационному номеру документа добавляется пометка "ДСП".

2.2. При смене работника, ответственного за учет документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема - передачи этих документов, который утверждается руководителем.

2.3. Передача документов с пометкой "Для служебного пользования" на доклад руководству и для работы исполнителям осуществляется ответственным работником под расписку в реестре установленной формы. Во время работы документы с пометкой "Для служебного пользования" располагаются так, чтобы исключить возможность ознакомления с ними других лиц.

2.4 Документы с пометкой "Для служебного пользования" должны храниться в надежно запираемых шкафах (ящиках, хранилищах), исключающих доступ к ним посторонних лиц.

2.5. Документы с пометкой "Для служебного пользования" печатаются с письменного разрешения должностного лица (согласно п. 1.5.) в машинописном бюро. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа машинистка должна указать количество отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками передаются для регистрации работнику, ответственному за их учет.

2.6. Документы с пометкой "Для служебного пользования" пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями.

2.7. При необходимости направления документов с пометкой "Для служебного пользования" в несколько адресов составляется расчет рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Расчет рассылки подписывается исполнителем, готовившим документ.

2.8. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".

2.9. Уничтожение документов, дел с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту, который утверждается руководителем организации. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

2.10. Проверка наличия документов, дел с пометкой "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми распоряжениями руководителей организаций. В состав таких комиссий обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение этих документов. Результаты проверки оформляются актом.

2.11. По факту утраты документов, дел, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации, назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения.

На утраченный документ с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в журналах учета.

2.12. При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы направлялись.