Приложение. Порядок подготовки, согласования и утверждения штатных расписаний отдельных муниципальных учреждений города Белогорск

Приложение
к постановлению
Администрации города
Белогорска Амурской области
от 16 января 2015 г. N 18

Порядок
подготовки, согласования и утверждения штатных расписаний отдельных муниципальных учреждений города Белогорск

1. Общие положения

1. Настоящий Порядок подготовки, согласования и утверждения штатных расписаний отдельных муниципальных учреждений города Белогорск (далее - Порядок) разработан в целях обеспечения единого подхода к формированию штатных расписаний отдельных муниципальных учреждений города Белогорск, упорядочения действий и регламентации процедур согласования, изменения и внесения изменений в штатное расписание, а также осуществления эффективного расходования бюджетных средств.

2. Настоящий Порядок распространяется на следующие учреждения:

2.1. МКУ "Администрация г. Белогорск";

2.2. МКУ "Финансовое управление Администрации г. Белогорск";

2.3. МКУ "Комитет имущественных отношений Администрации г. Белогорск";

2.4. МКУ "Управление культуры Администрации г. Белогорск";

2.5. МКУ "Управление по физической культуре и спорту Администрации г. Белогорск";

2.6. МКУ "Комитет по образованию и делам молодежи Администрации г. Белогорск";

2.7. МКУ "Управление жилищно-коммунального хозяйства Администрации г. Белогорск";

2.8. МКУ "Управление капитального строительства Администрации г. Белогорск";

2.9. МКУ "Управление по делам ГО и ЧС города Белогорск";

2.10. МКУ "Служба по обеспечению деятельности органов местного самоуправления" города Белогорск;

2.11. МБУ "Единая диспетчерская служба города Белогорск";

2.12. МБУ "Ритуальные услуги муниципального образования города Белогорск";

2.13. МБУ "Единая служба по содержанию дорог и благоустройству города Белогорск";

2.14. MAУ "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг города Белогорск".

3. Штатное расписание является локальным нормативным актом, составленным в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации, иными актами, содержащими нормы трудового права и штатными нормативами по соответствующим отраслям, в котором:

содержится перечень структурных подразделений, указывается наименование должностей (специальностей, профессий) в каждом из подразделений;

закрепляется количество штатных единиц по каждой должности (профессии);

отражаются размеры должностных окладов, повышающих коэффициентов, доплат и надбавок, процентной надбавки за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях и районного коэффициента;

определяется месячный фонд заработной платы и размеры заработной платы по каждой должности (профессии) и в целом по учреждению;

определяется годовой фонд оплаты труда в целом по учреждения.

4. Наличие штатного расписания: определяет штатную численность учреждения; позволяет установить и закрепить размеры надбавок к должностным окладам;

позволяет отслеживать вакансии, вести подбор персонала;

позволяет руководителю учреждения правомерно проводить работу, направленную на оптимизацию численности работников (без штатного расписания подтверждение правомерности действий не объективно);

позволяет учредителю проводить работу по согласованию штатной численности работников подведомственной организации с учетом ее оптимизации, исходя из необходимости выполнения установленных ей функций, задач и объемов работ

5. Штатное расписание учреждений, указанных в п. 2. настоящего Порядка, утверждается приказом руководителя учреждения по согласованию с Главой муниципального образования, заместителем Главы муниципального образования, курирующим учреждение, заместителем Главы по экономике, МКУ "Финансовые управление Администрации г. Белогорск", отделом трудовых отношений Администрации г. Белогорск, и должностным лицом отраслевого структурного подразделения Администрации города, осуществляющего проверку штатного расписания.

6. Штатное расписание на 01 января очередного финансового года до его утверждения и последующие изменения в штатное расписание в течение финансового года после его утверждения согласовывается в соответствии с разделом 3 настоящего Порядка.

2. Порядок составления штатного расписания

7. Штатное расписание учреждения подготавливается:

- для учреждений, указанных в п. п. 2.1 - 2.7 согласно приложений N 1, 2 к настоящему Порядку;

- для учреждений, указанных в п. п. 2.8 - 2.14 согласно приложения N 3 к настоящему Порядку.

Форма штатного расписания утверждается учетной политикой учреждения.

8. Форма штатного расписания может быть заполнена как рукописным, так и машинописным способом. При рукописном способе заполнения не допускается использование карандаша. Не допускается исправление ошибок с помощью корректирующего или иного аналогичного средства.

Допускается внесение дополнительных граф в форму штатного расписания, не допускается удаление утвержденных реквизитов. Если по какой-либо из граф нет сведений, в ней следует сделать прочерк.

Допускается расширение и сужение граф и строк (с учетом значимости показателей, включения дополнительных строк и использование вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации).

9. В соответствии с утвержденной унифицированной формой, штатное расписание имеет код по ОКУД 0301017 и составляется в трех экземплярах. Срок его хранения в учреждении - постоянно.

10. Штатное расписание утверждается на финансовый год. Внесение изменений в штатное расписание в течение года производится в случае создания новых структурных подразделений или упразднения действующих, введения или сокращения штатных единиц, переименования отдельных должностей, изменения размерю окладов, изменения (установления, отмены) базовых и повышающих коэффициентов, доплат и надбавок.

11. Если в течение одного календарного месяца произошли изменения, то штатное расписание составляется на первое число следующего месяца и утверждается в порядке, определенном разделом 3 настоящего Порядка.

12. При заполнении формы штатного расписания выполняются следующие требования:

12.1. Наименование учреждения указывается в соответствии с учредительными документами.

12.2. В соответствующем блоке указываются номер и дата составления документа. Штатное расписание утверждается приказом, которые указываются в грифе "УТВЕРЖДЕНО".

12.3. Под грифом "УТВЕРЖДЕНО" в единицах указывается штатная численность и в рублях годовой фонд оплаты труда цифрами и прописью.

12.4. В строке "на период год с 20 " отражается период, на который утверждается штатное расписание и с какой даты оно начинает действовать: при этом учитывается, что заработная плата начисляется помесячно. Введение в действие штатного расписания, как правило, предусматривается с первого числа месяца.

12.5. В форме штатного расписания предусматривается указание наименований структурных подразделений и их кодов.

Порядок расположения структурных подразделений и должностей в них определяется руководителем учреждения, с учетом установленных функций учреждения, как правило, сначала подразделения, осуществляющие общее руководство (руководство, плановое подразделение, бухгалтерия, отдел кадров), затем производственные подразделения или подразделения, осуществляющие основные функции организации, в завершении - вспомогательные и обслуживающие подразделения (хозяйственная служба, транспортное подразделение, отдел снабжения, склад и т.д.).

12.6. Заполнение графы "Наименование должности (профессии)" - наименование должностей работников производится в соответствии с положениями о системе оплаты труда соответствующей отрасли либо конкретного муниципального учреждения.

Наименования должностей (профессий) указываются в составе структурных подразделений. Они приводятся в последовательности, начиная с высшего звена и заканчивая младшим звеном: руководитель, заместитель руководителя, специалист, технический исполнитель и т.д., или сначала инженерно-технические работники, затем - рабочие.

В том случае, если в организации есть работники, не входящие в состав какого-либо структурного подразделения, они оформляются как "прочий персонал".

Наименования должностей (профессий) работников указываются полностью, в единственном числе именительного падежа, сокращения не допускаются. В трудовом договоре, в трудовой книжке, иной кадровой документации должность (профессия, специальность), на которую принимается работник, указывается согласно штатному расписанию.

12.7. При заполнении графы "Количество штатных единиц" определяется количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям) и указывается в единицах по каждой должности или профессии. Должности, по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы, указываются в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр. В этом случае в графе "Должностной оклад" штатного расписания указывается полный оклад, из которого будет начисляться оплата пропорционально отработанному времени работником.

12.8. В графе "Должностной оклад" и в графах, содержащих сведения о доплатах и надбавках указываются оклады, доплаты и надбавки в рублях, устанавливаемые за выполнение работ в соответствии с должностями (профессиями), перечисленными в соответствующей графе. Размеры окладов, доплат и надбавок определяются нормативными правовыми актами Белогорского городского Совета народных депутатов, нормативными правовыми актами Администрации города, коллективным договором, системой оплаты труда учреждения, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

12.9. При заполнении графы "ФОТ в месяц" показывается сумма заработной платы работников, занимающих определенную должности, по каждой строке за месяц.

12.10. Графа "Примечание" предусматривается для отражения особенностей по конкретному наименованию должности (основания установленных доплат, надбавок и др.).

12.11. После заполнения всех граф основной части штатного расписания в строке "Итого" указываются суммы по графам от количества штатных единиц до ФОТ в месяц.

Итоговые показатели отражаются в приказе, которым утверждается штатное расписание, с конкретным количеством штатных единиц и размером годового фонда оплаты труда.

13. Штатное расписание подписывается лицами, ответственными за составление штатного расписания с обязательной расшифровкой подписей.

Учитывая, что штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) руководителя, то оно оформляется как приложение к приказу (распоряжению).

14. Справки, заключения, отзывы, служебные записки и другие документы, созданные при подготовке, утверждении и согласовании штатного расписания, хранятся в учреждении вместе с его проектами до утверждения нового штатного расписания на следующий финансовый год.

15. Для учета штатных расписаний бухгалтерия или отдел кадров учреждения обязаны вести журнал учета регистрации штатных расписаний.

3. Порядок согласования и утверждения штатного расписания

16. Согласование штатного расписания осуществляется в следующем порядке:

16.1. Проект штатного расписания, подготовленный учреждением на предстоящий финансовый год, предоставляется не позднее 01 октября текущего года в одном экземпляре в отраслевое структурное подразделение Администрации города. В случае отсутствия такового, документы предоставляются в отдел трудовых отношений Администрации города.

К проекту штатного расписания прилагается лист согласования (приложение N 4 к Порядку).

В случае наличия в штатном расписании каких-либо изменений по сравнению с предыдущим утвержденным штатным расписанием в обязательном порядке прилагается пояснительная записка, в которой излагается обоснованность изменений.

При необходимости органы, согласовывающие штатное расписание, вправе запросить у учреждения дополнительные документы, необходимые для проведения проверки штатного расписания.

16.2. Отраслевое структурное подразделение в течение двух рабочих дней со дня поступления проекта штатного расписания учреждения проверяет его на соответствие действующим нормативным правовым актам, регулирующим оплату труда в учреждении, в том числе целесообразность и обоснованность введения и исключения штатных должностей (профессий) и их количества, правильность применения рекомендованных минимальных окладов, окладообразующих коэффициентов, доплат и надбавок, регламентированных нормативными правовыми актами, регулирующими условия оплаты труда работников учреждений и фондообразования.

В случае наличия замечаний к проекту штатного расписания он возвращается в учреждение с листом согласования с указанием в письменном виде замечаний для доработки. При отсутствии замечаний к проекту штатного расписания он визируется руководителем отраслевого структурного подразделения Администрации и направляется на проверку в отдел трудовых отношений Администрации г. Белогорск.

16.3. Отдел трудовых отношений в течение пяти рабочих дней со дня поступления из отраслевого структурного подразделения проекта штатного расписания учреждения осуществляет его проверку на соответствие структуре учреждения и штатной численности, правильности отнесения должностей к профессиональным квалификационным группам, наименования профессий (должностей) в соответствии с действующим законодательством о муниципальной службе и иными действующими нормативными правовыми актами, регулирующими оплату труда в учреждении.

В случае наличия замечаний к проекту штатного расписания он возвращается в учреждение с листом согласования с указанием в письменном виде замечаний для доработки. В случае отсутствия замечаний к проекту штатного расписания он визируется начальником отдела трудовых отношений и направляется на проверку в МКУ "Финансовое управление Администрации г. Белогорск".

16.4. МКУ "Финансовое управление Администрации г. Белогорск" в течение двух рабочих дней со дня поступления проекта штатного расписания из отдела трудовых отношений осуществляет оценку правильности составления штатного расписания в части формирования фонда оплаты труда.

В случае наличия замечаний к проекту штатного расписания он возвращается в учреждение с листом согласования с указанием в письменном виде замечаний для доработки. В случае отсутствия замечаний к проекту штатного расписания он визируется начальником управления и направляется в общий отдел Администрации города.

16.5. Проект штатного расписания, согласованный в соответствии с пунктами 16.1.-16.4 настоящего Порядка, передается общим отделом:

в течение одного рабочего дня после согласования МКУ "Финансовое управление Администрации г. Белогорск" на согласование заместителю Главы по экономике;

в течение одного рабочего дня после согласования заместителем Главы по экономике на согласование заместителю Главы муниципального образования, курирующего деятельность учреждения;

в течение одного рабочего дня после согласования заместителем Главы, курирующим деятельность учреждения, на согласование Главе муниципального образования.

17.Согласованное Главой муниципального образования штатное расписание направляется общим отделом в учреждение и утверждается руководителем учреждения в течение трех рабочих дней со дня его получения.

18. В течение трех рабочих дней после утверждения штатного расписания, руководитель учреждения направляет один экземпляр в отдел трудовых отношений Администрации города, второй - в МКУ "Финансовое управление Администрации г. Белогорск", третий остается в учреждении.

4. Внесение изменений и дополнений в штатное расписание

19. В случае изменения структуры учреждения, численности или условий оплаты труда работников учреждения в течение финансового года новое штатное расписание или изменения в штатное расписание подлежат согласованию в соответствии с р. 3 настоящего Порядка в течение десяти рабочих дней со дня утверждения структуры, численности или условий оплаты труда работников учреждения, но не позднее пяти рабочих дней, предшествующих дню уведомления работников учреждения об изменениях условий оплаты труда.

20. Для корректировки штатного расписания применяют 2 способа:

- внесение изменений в штатное расписание;

- утверждение нового штатного расписания.

Первый способ применяют в случае незначительных изменений штатного расписания.

Второй способ применяют, если в организации произошли существенные изменения. При этом необходимо учитывать, что в случае сокращения штата или численности работающих, новое штатное расписание может быть введено в действие не ранее чем через 2 месяца после его утверждения.

21. В случае введения в учреждениях Администрации города и ее структурных подразделениях дополнительных штатных единиц муниципальных служащих и/или работников, чьи должности не отнесены к должностям муниципальной службы, руководителем учреждения подготавливается соответствующее обоснование, которое согласовывается с отделом трудовых отношений Администрации города, МКУ "Финансовое управление Администрации г. Белогорск". Введение данных штатных единиц утверждается распоряжением Главы муниципального образования.