Приложение. Положение о муниципальном архиве ЗАТО Углегорск Амурской области

Приложение
к постановлению Администрации
закрытого административно-территориального
образования Углегорск Амурской области
от 16 декабря 2014 г. N 822

Положение
о муниципальном архиве ЗАТО Углегорск Амурской области

1.Общие положения

1.1 Архив муниципального образования ЗАТО Углегорск образуется в целях наиболее рационального, экономичного хранения, комплектования, учета и использования архивных документов организаций и учреждений ЗАТО Углегорск, подготовки их к передаче на государственное хранение.

1.2. В своей работе муниципальный архив ЗАТО Углегорск руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", законом Амурской области "Об управлении архивным делом в Амурской области" от 27.06.2005 N 21-ОЗ, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативно-методическими документами Росархива и министерства культуры и архивного дела Амурской области, Решением Совета народных депутатов ЗАТО Углегорск от 21.02.2006 "О муниципальном архиве", настоящим положением.

1.3. Муниципальный Архив ЗАТО Углегорск входит в структуру муниципального казенного учреждения "Служба обеспечения" ЗАТО Углегорск, работает по согласованному с руководителем "Службы обеспечения" плану, который утверждается главой администрации ЗАТО Углегорск.

1.4. Финансирование и материально-техническое обеспечение муниципального архива осуществляется из местного бюджета, в рамках финансирования МКУ "Службы обеспечения".

1.5. Муниципальный архив имеет помещения, отвечающие нормативным требованиям обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, оборудованные противопожарной и охранной сигнализацией, необходимыми техническими средствами. В помещении созданы необходимые условия для работников муниципального архива и пользователей для работы с архивными документами.

1.6. Контроль за деятельностью муниципального архива осуществляет глава администрации ЗАТО Углегорск.

1.7. Персональную ответственность за сохранность, упорядочение, учет и использование документов, хранящихся в архиве ЗАТО Углегорск Амурской области, за соблюдением установленного порядка уничтожения документов и сдачи их на государственное хранение несет работник, ответственный за ведение архива (Архивариус).

1.8. Организационно-методическое руководство деятельностью муниципального архива ЗАТО Углегорск Амурской области осуществляет министерство культуры и архивного дела Амурской области.

2. Состав документов, принимаемых в архив

Муниципальный архив ЗАТО Углегорск принимает на хранение:

2.1 Законченные делопроизводством документы постоянного срока хранения, образовавшиеся в результате деятельности муниципального образования ЗАТО Углегорск, учреждений, организаций, предприятий любых форм собственности и имеющие историческое, культурное, экономическое и политическое значение (на любых носителях).

2.2. Документы постоянного хранения по личному составу учреждений предшественников.

2.3. Документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных организаций, находящихся на территории ЗАТО Углегорск.

3. Основные задачи

Основными задачами муниципального архива ЗАТО Углегорск являются:

3.1. Комплектование муниципального архива ЗАТО Углегорск документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.

3.2. Обеспечение сохранности и ведение учета архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению.

3.3. Осуществление систематического контроля и оказание консультативно-методической помощи в области делопроизводства и архивного дела в организациях-источниках комплектования муниципального архива ЗАТО Углегорск.

3.4. Внедрение в практику работы новых архивных технологий с применением средств электронно-вычислительной техники.

4. Функции

В соответствии с возложенными на него задачами муниципальный архив ЗАТО Углегорск осуществляет следующие функции:

4.1. В соответствии с графиком, утвержденным главой администрации ЗАТО Углегорск, принимает документы организаций, учреждений муниципального образования ЗАТО Углегорск, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Росархивом, не позднее, чем через 3 года после завершения их делопроизводством.

4.2. Осуществляет прием документов постоянного срока хранения и по личному составу ликвидированных организаций, в том числе в связи с банкротством, находящихся на территории ЗАТО Углегорск.

4.3. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность документов, принятых в муниципальный архив; предоставляет в установленном порядке учетные данные, сводные годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение ЭПМК Министерства культуры и архивного дела Амурской области.

4.4. Создает, совершенствует и пополняет научно-справочный аппарат к хранящимся в муниципальном архиве ЗАТО Углегорск делам и документам: описи, историческую справку и дополнение к ней, указатели, обзоры и т.д.

4.5. Организует использование документов:

- осуществляет информирование органов местного самоуправления, находящихся на территории ЗАТО Углегорск о составе и содержании документов и фондов муниципального архива;

- организует работу пользователей архивными документами непосредственно в архиве, готовит копии документов по запросам;

- обеспечивает исполнение социально-правовых запросов граждан, запросов тематического характера на основе принятых в архив документов, выдает архивные справки, заверенные архивные копии и архивные выписки из документов;

4.6. Оказывает методическую помощь в организации и проведении экспертизы ценности документов отделов администрации ЗАТО Углегорск, учреждений и организаций, в составлении номенклатуры дел, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в муниципальный архив ЗАТО Углегорск.

4.7. Осуществляет проверки состояния делопроизводства и сохранности архивных документов, в том числе по личному составу, в организациях-источниках комплектования муниципального архива ЗАТО Углегорск.

4.8. Ведет учет использования документов, хранящихся в архивном отделе.

4.9. Ежегодно предоставляет в Министерство культуры и архивного дела Амурской области сведения о составе и объеме документов по установленной форме.

4.10. Проводит работу по ведению БД "Архивный фонд".

5. Права

Муниципальному архиву ЗАТО Углегорск предоставляется право:

5.1. Выносить на рассмотрение администрации ЗАТО Углегорск предложений по развитию архивного дела, улучшения обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в муниципальном архиве; вопросы по усовершенствованию работы архивов организаций и документационного обеспечения деятельности.

5.2. Давать в пределах своей компетенции организациям - источникам комплектования архива обязательные для исполнения указания по вопросам организации и хранения архивных документов, организации документов в делопроизводстве, устранению выявленных недостатков, проверять исполнение требований Федерального и регионального архивного законодательства.

5.3. Запрашивать и получать от организаций-источников комплектования необходимые сведения об организации хранения и состояния архивных документов, организации документов в делопроизводстве, участвовать в работе экспертных комиссий организаций.

6. Организация деятельности

6.1. Архивариус муниципального архива ЗАТО Углегорск назначается на должность и освобождается от должности приказом директора МКУ "Служба обеспечения" с согласия главы администрации ЗАТО Углегорск.

6.2. Архивариус муниципального архива:

6.2.1. Организует деятельность архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на него задач;

6.2.2. Отчитывается о работе муниципального архива и состоянии архивного дела перед Главой администрации ЗАТО Углегорск, министерством культуры и архивного дела Амурской области;

6.2.3. Обеспечивает соблюдение охранного и противопожарного режимов, внедряет в практику рациональные способы хранения документов, определяет потребность архивного отдела в оборудовании и материалах;

6.2.4. Решает вопросы выдачи документов учреждениям во временное пользование, для работы исследователей в помещении архива.

6.2.5. Является ответственным за предоставление муниципальной услуги.

6.3. Обеспечение помещением, отвечающим требованиям длительного хранения документов, их оплату, техническое оснащение, оборудование, охрану, создание других условий, необходимых для работы муниципального архива, осуществляет МКУ "Служба обеспечения".

6.4. При смене архивариуса муниципального архива ЗАТО Углегорск прием-передача дел и материалов производится с участием специально созданной комиссии администрации ЗАТО Углегорск, акт приема-передачи утверждается главой администрации ЗАТО Углегорск.

7. Ответственность

7.1. Архивариус муниципального архива ЗАТО Углегорск совместно с руководителем организации несет ответственность за выполнение возложенных на муниципальный архив задач и функций.

7.2. Обязанности и ответственность архивариуса муниципального архива ЗАТО Углегорск определяются должностной инструкцией, утвержденной в установленном порядке.

7.3. Юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.