Раздел III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

Раздел III.
Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- консультирование заявителя;

- приём, первичная проверка и регистрация заявления о выдаче разрешения на работу с архивными документами в читальном зале;

- получение разрешения на работу с архивными документами в читальном зале;

- анализ тематики исследования;

- выдача архивных документов, элементов научно-справочного аппарата, научно-справочных изданий.

Блок-схема представления муниципальной услуги представлена в приложении N 4.

3.1. Консультирование заявителя

3.1.1. Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры по консультированию заявителя является обращение заявителя личное, по телефону и (или) электронной почте в Учреждение для получения консультаций о порядке получения муниципальной услуги.

3.1.2. Должностным лицом, ответственным за выполнение административной процедуры по консультированию заявителя является специалист Учреждения в соответствии с возложенными на него должностными обязанностями.

3.1.3. Специалист Учреждения консультирует заявителя о порядке предоставления муниципальной услуги, в том числе о наличии на хранении в Учреждении документации, необходимой заявителю для проведения исследования.

3.1.4. Срок выполнения административного действия - в день обращения заявителя.

3.1.5. Критерием принятия решения является наличие на хранении в Учреждении необходимой для исследования заявителя документации.

3.1.6. Результатом административной процедуры является предоставление заявителю исчерпывающей информации о порядке предоставления муниципальной услуги, в том числе о наличии документации необходимой заявителю для исследования.

3.2. Приём, первичная проверка и регистрация заявления о выдаче разрешения на работу с архивными документами в читальном зале

3.2.1. Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры по приему, первичной проверке и регистрации заявления о выдаче разрешения на работу с архивными документами в читальном зале, является поступление заявления в Учреждение.

Поступают заявления о выдаче разрешения на работу с архивными документами в читальном зале в Учреждение следующими путями:

- через почтовые отделения связи;

- нарочным;

- лично гражданами или уполномоченными юридических лиц;

- по электронной почте (arhiv@ATR.tynda.ru).

Возможно поступление заявления в электронной форме с использованием информационной системы "Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Амурской области" или через многофункциональные центры предоставления государственных и муниципальных услуг.

3.2.2. Должностным лицом, ответственным за выполнение административной процедуры по приему, первичной проверке и регистрации заявления о выдаче разрешения на работу с архивными документами в читальном зале, является специалист Учреждения в соответствии с возложенными на него должностными обязанностями.

3.2.3. Заявление физического лица оформляется в произвольной форме и должно содержать:

- наименование организации, в которую обращается исследователь, либо фамилия, имя, отчество должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица;

- фамилия, имя, отчество исследователя;

- тема и хронологические рамки исследования;

- личная подпись и дата.

В письме направляющей организации указываются:

- наименование организации, в которую обращается исследователь, либо фамилия, имя, отчество должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица;

- фамилия, имя, отчество исследователя;

- должность, если выполняется служебное задание;

- ученое звание, ученая степень, если ведется научная работа;

- тема и хронологические рамки исследования;

- подпись руководителя.

Запрос юридического лица оформляется на фирменном бланке организации, должен иметь дату и регистрационный номер.

При приёме запросов на личном приёме или от нарочного на копии заявления (запроса) при её наличии по просьбе заявителя (нарочного) ставятся регистрационный номер, дата и подпись специалиста Учреждения, принявшего документ.

3.2.4. При поступлении запроса в электронном виде (Интернет-обращение, в ходе межведомственного взаимодействия, с использованием информационной системы "Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Амурской области") с указанием адреса электронной почты и почтового адреса заявителю направляется уведомление о приёме обращения к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое обращение (запрос) распечатывается на бумажный носитель и в дальнейшем работа с ним ведётся в установленном порядке.

3.2.5. Специалист Учреждения проверяет надлежащее оформление заявления (запроса) в соответствии с пунктом 3.2.3 настоящего регламента и регистрирует его.

При проверке определяется:

- относится ли запрос к составу хранящихся в Учреждении архивных документов;

- правомочность получения заявителем запрашиваемой информации;

- степень полноты сведений, содержащихся в заявлении, необходимых для его исполнения;

- необходимость обращения к заявителю о дополнительной информации по существу запрашиваемых сведений.

3.2.6. Срок выполнения административного действия - в день обращения заявителя.

3.2.7. Критерием принятия решения является соответствие поступившего заявления пунктам 2.8 и 3.2.3 настоящего регламента.

3.2.8. Результатом административной процедуры является регистрация заявления о выдаче разрешения на работу с архивными документами в читальном зале Учреждения и передача его на рассмотрение начальника Учреждения (или замещающего его лица).

3.2.9. Регистрация заявлений ведётся в "Журнале учёта личных дел исследователей и посещений ими читального зала". В журнал специалистом заносится следующая информация:

- номер по порядку поступившего заявления;

- дата;

- фамилия имя отчество исследователя (пользователя), организация, направившая пользователя;

- тема и хронологические рамки исследования;

- архивный фонд, по документам которого, проводится исследование;

- номер описи и номера использованных дел.

3.3. Получение разрешения на работу с архивными документами в читальном зале Учреждения

3.3.1. Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры по получению разрешения на работу с архивными документами в читальном зале Учреждения, является регистрация заявления и поступление его на рассмотрение руководства Учреждения.

3.3.2. Разрешение на работу с архивными документами в читальном зале дается начальником Учреждения, который является ответственным за выполнение административной процедуры по получению разрешения на работу с архивными документами в читальном зале Учреждения.

3.3.3. Срок выполнения административного действия - в день поступления заявления.

3.3.4. Критерием принятия решения является соответствие поступившего заявления пунктам 2.7 и 2.10 настоящего регламента.

3.3.5. Результатом административной процедуры является:

- разрешение на работу с архивными документами в читальном зале Учреждения и передача заявления на исполнение специалисту Учреждения в соответствии с возложенными на него должностными обязанностями по предоставлению муниципальной услуги;

- отказ в предоставлении документов для исследователей (заявителей) в читальный зал в соответствии с пунктом 2.10 настоящего регламента.

На заявлении ставится соответствующая резолюция начальника Учреждения (или лица, замещающего его).

3.3.6. При получении разрешения на работу с архивными документами в читальном зале Учреждения заявитель ознакомляется с Порядком использования архивных документов в муниципальном казенном учреждении "Архив Тындинского района" (приложение N 1), заполняет бланк анкеты пользователя, работающего в читальном зале (приложение N 2) и заказ (требование) на выдачу документов (приложение N 3). Выдача дел и других материалов исследователю производится под расписку в бланке заказа (требования) на выдачу документов за каждую единицу предоставленного материала.

Разрешение на работу с архивными документами в читальном зале (допуск в читальный зал) дается на срок не более одного года.

Срок работы в читальном зале может быть продлен руководством Учреждения по заявлению исследователя (пользователя). Об изменении темы и хронологических рамок исследования пользователь информирует в письменном виде специалиста Учреждения, ответственного за предоставление муниципальной услуги.

3.4. Анализ тематики исследования

3.4.1. Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры по анализу тематики исследования, является разрешение на работу с архивными документами в читальном зале. Зарегистрированное заявление, с резолюцией начальника Учреждения о выдаче разрешения на работу в читальном зале, поступает на исполнение специалисту Учреждения в соответствии с возложенными на него должностными обязанностями по предоставлению муниципальной услуги.

3.4.2. Должностным лицом, ответственным за выполнение административной процедуры по анализу тематики исследования, является специалист Учреждения в соответствии с возложенными на него должностными обязанностями.

3.4.3. Специалист Учреждения осуществляет анализ тематики исследования с использованием имеющихся в Учреждении архивных справочников в традиционной и электронной форме, содержащих сведения о хранящихся в Учреждении документах.

3.4.4. Срок выполнения административного действия не превышает 2 рабочих дней со дня оформления заказа (требования) на выдачу документов в читальный зал.

3.4.5. Критерием принятия решения является полнота указанной в заявлении информации и наличие архивных документов, необходимых для исследования заявителя.

3.4.6. Результатом административной процедуры является:

- подготовка к выдаче архивных документов по теме исследования в читальный зал;

- приостановление предоставления муниципальной услуги по предоставлению документов для исследователей (заявителей) в читальный зал в случаях предусмотренных пунктом 2.9 настоящего регламента;

3.5. Выдача архивных документов, элементов научно-справочного аппарата, научно-справочных изданий (далее - выдача документов)

3.5.1. Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры по выдаче документов является, завершение административной процедуры по анализу тематики исследования.

3.5.2. Должностным лицом, ответственным за выполнение административной процедуры по выдаче документов, является специалист Учреждения в соответствии с возложенными на него должностными обязанностями.

3.5.3. Исследователю предоставляются архивные документы только по теме его исследования.

3.5.3.1. Архивные документы выдаются исследователю под расписку в бланке заказа (требования) на выдачу документов за каждую предоставленную единицу хранения.

Единовременно в течение рабочего дня может быть выдано до 20 дел общим объемом не более 1500 листов из архивных фондов органов местного самоуправления и организаций или не более 500 листов из архивных фондов личного происхождения, до 10 единиц хранения аудиовизуальных и электронных документов.

Количество дел, документов, копий фонда пользования, находящихся одновременно у пользователя, не может превышать 20 единиц хранения.

Дела, документы, копии фонда пользования выдаются на срок до одного месяца, подлинники особо ценных дел, документов - на срок не более двух недель.

3.5.3.2. Перед выдачей архивных документов из архивохранилища в читальный зал и при возврате проводится их проверка наличия и физического состояния.

Обязательной полистной проверке наличия и состояния перед выдачей архивных документов из архивохранилища и при возврате подлежат:

- особо ценные документы;

- несброшюрованные архивные документы;

- дела, ранее не выдававшиеся из архивохранилища и не имеющие листов-заверителей;

- дела, содержащие автографы, графические документы, гербовые знаки, печати, открытки, конверты с адресами, марками и другие архивные документы, потенциально представляющие интерес для коллекционеров.

3.5.3.3. После завершения работы исследователи передают архивные документы специалисту Учреждения для их возвращения в архивохранилища по принадлежности.

3.5.3.4. По просьбе исследователя может осуществляться ксерокопирование архивных документов.

3.5.4. Срок выполнения административного действия по выдаче архивных документов не превышает 2 рабочих дней со дня оформления заказа (требования) на выдачу документов в читальный зал.

Научно-справочный аппарат к документам Учреждения и научно-справочные издания предоставляются в день оформления заказа.

3.5.5. Критерием принятия решения является наличие материалов по теме исследования (архивных документов, элементов научно-справочного аппарата, научно-справочных изданий), полнота и доступность документальной информации.

3.5.6. Результатом административной процедуры по выдаче документов является выдача документов исследователю для работы в читальный зал Учреждения, в соответствии с заказом (требованием) на выдачу документов.

3.5.7. Результат административной процедуры по выдаче документов фиксируется в "Журнале учета личных дел исследователей и посещений ими читального зала" (в графе "Номер описи и номера использованных дел") и в "Заказе (требовании) на выдачу документов".

3.5.8. Муниципальная услуга считается предоставленной после получения заявителем (исследователем) архивных документов, необходимых для проведения исследования и получения информации.