Приложение 1. Инструкция по работе с документами в контрольно-счетной палате Амурской области

Приложение 1
к Регламенту

Инструкция
по работе с документами в контрольно-счетной палате Амурской области

1. Общие положения

1.1. Инструкция по работе с документами в контрольно-счетной палате Амурской области (далее - Инструкция) подготовлена на основе Закона о КСП, действующих актов государственной системы документационного обеспечения управления и устанавливает правила и порядок работы с документами несекретного характера в контрольно-счетной палате.

1.2. Инструкция является нормативным документом, регламентирующим организацию работы с документами в контрольно-счетной палате.

1.3. Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, созданными с использованием персональных электронно-вычислительных машин (ПЭВМ).

1.4. Соблюдение правил и порядка работы с документами, предусмотренных Инструкцией, обязательно для всех сотрудников контрольно-счетной палаты.

1.5. Ответственность за организацию делопроизводства в основных направлениях деятельности возлагается на начальника отдела финансовой, кадровой работы, материально-технического и документационного обеспечения контрольно-счетной палаты.

1.6. Передача документов контрольно-счетной палаты (материалов контрольных мероприятий, протоколов заседаний и др. документов) или их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения председателя контрольно-счетной палаты или заместителя председателя контрольно-счетной палаты.

1.7. Сотрудники контрольно-счетной палаты несут ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность служебных документов. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, в случае болезни сотрудник передает через ответственного за ведение делопроизводства работника находящиеся у него на исполнении документы другому сотруднику, определенному председателем или его заместителем.

При увольнении сотрудник сдает числящиеся за ним документы начальнику отдела финансовой, кадровой работы, материально-технического и документационного обеспечения.

Об утрате документа сотрудники немедленно докладывают председателю.

1.8. Правила и порядок работы в контрольно-счетной палате с секретными документами определяются специальными инструкциями.

2. Прием, регистрация и направление поступающей корреспонденции

2.1. Корреспонденция, поступающая в контрольно-счетную палату, принимается, проходит первичную обработку и регистрируется ответственным за ведение делопроизводства работником.

Документы, не зарегистрированные в установленном порядке, к рассмотрению не принимаются.

2.2. Первичная обработка корреспонденции включает:

проверку правильности адресования, оформления и доставки, целостности упаковки;

вскрытие упаковки, проверку наличия указанных вложений;

составление актов об отсутствии документов или отдельных их листов, приложений, о повреждении документов, несоответствии номеров на конверте номерам вложенных документов (составляются только на документы, поступившие извне). Акты составляются в трех экземплярах, один из которых остается в документах ответственного за ведение делопроизводства работника, другой приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю;

возврат ошибочно доставленной корреспонденции.

2.3. Конверты от поступивших документов уничтожаются, за исключением следующих случаев:

-поступления договоров, претензий, исков, жалоб и заявлений;

-только по ним можно установить адрес отправителя, номер документа, дату отправки и получения документа;

-писем с иностранной корреспонденцией.

2.4. Регистрация проводится в день поступления документа. Процедура регистрации включает в себя присвоение документу регистрационного номера с записью в журнал или занесение в иную регистрационную форму с проставлением регистрационного штампа в правом нижнем углу первого листа документа.

Регистрационный (входящий) номер состоит из порядкового номера и даты поступления.

Приложения к документам отдельно не регистрируются.

Корреспонденция с пометкой "Лично" не вскрывается и регистрируется по данным, имеющимся на конверте, после чего передается адресатам.

2.5. Документы, прошедшие регистрацию, передаются ответственным за ведение делопроизводства работником по назначению в день их регистрации, срочная корреспонденция - незамедлительно.

2.6. Корреспонденция, адресованная контрольно-счетной палате, председателю контрольно-счетной палаты, докладывается председателю контрольно-счетной палаты, в его отсутствие - заместителю председателя контрольно-счетной палаты.

2.7. Не подлежат регистрации документы и корреспонденция, указанные в приложении 1 к Инструкции.

3. Оформление и рассылка документов с данными по ним поручениями руководства контрольно-счетной палаты

3.1. Документы с поручениями председателя контрольно-счетной палаты и заместителя председателя ставятся на контроль.

3.2. Если поручение дано нескольким исполнителям, то исполнитель, указанный в поручении первым, является ответственным за исполнение данного поручения.

4. Учет, прохождение, составление и оформление документов в контрольно-счетной палате

4.1. Документы после их регистрации передаются в соответствии с резолюцией председателя или заместителя председателя палаты указанному в ней сотруднику палаты на исполнение или для ознакомления под расписку с отметкой в учетной форме.

После завершения работы над документом исполнитель должен кратко на самом документе или на отдельном листе бумаги изложить результаты выполнения поручения.

4.2. При составлении и оформлении документов сотрудники контрольно-счетной палаты руководствуются следующими требованиями:

- документ печатается на бланке установленной формы при соблюдении правил машинописных работ. При печатании документов должны соблюдаться следующие размеры полей: левое - 25 мм, правое - не менее 8 мм, верхнее - не менее 15 мм, нижнее - не менее 15 мм при формате А4 и не менее 10 мм при формате А5;

- тексты документов на бланках формата А4 печатаются через 1,0 или 1,5 интервала, печать на бланках формата А5 - через один интервал;

- текст печатается шрифтом с размером строчных букв от 2 до 3 мм высоты. Для заголовков допускается увеличение размера букв;

- документы, представляемые на подпись председателю контрольно-счетной палаты или заместителю председателя контрольно-счетной палаты, а также документы, подготавливаемые к типографскому изданию, печатаются через 1,5 интервала;

- документы, подготавливаемые за подписью председателя контрольно-счетной палаты или заместителя председателя контрольно-счетной палаты, печатаются, как правило, по числу адресатов плюс один;

- документы оформляются на бланках установленной формы с угловым или продольным расположением реквизитов;

- документу, отправляемому из контрольно-счетной палаты, присваивается исходящий номер, который состоит из индекса (приложение 2 к Инструкции) председателя, заместителя председателя, аудитора, подписавшего документ, через дефис - индекса по номенклатуре дел (приложение 3 к Инструкции), через наклонную скобку - порядкового номера по журналу регистрации исходящих документов (например: 01 - 08/120). На лицевой стороне последнего листа исходящего документа (в левом нижнем углу) указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона. Исходящие документы отправляются с оригиналом подписи. Второй экземпляр исходящего документа после отправки остается в документах контрольно-счетной палаты;

- в документах-ответах указываются номер и дата документа, на который дается ответ;

- в документах - заключениях на законопроекты указывается дата поступления законопроектов на экспертизу. В том случае, если заседание комитета Законодательного Собрания, направившего законопроект на экспертизу, состоялось до поступления его в контрольно-счетную палату, в заключение контрольно-счетной палаты на законопроект вносятся данные о дате заседания комитета Законодательного Собрания по рассмотрению указанного законопроекта;

- документы, представляемые на подпись председателю контрольно-счетной палаты, заместителю председателя контрольно-счетной палаты, визируются исполнителем (исполнителями), ответственным за подготовку документов, аудитором, возглавляющим соответствующее направление деятельности контрольно-счетной палаты и главным инспектором, осуществляющим правовое обеспечение деятельности палаты, на экземпляре, остающемся в деле;

- на документе указывается дата его подписания, утверждения или согласования и проставляется цифровым способом (например: 01.07.2005). Цифровой способ датирования используется при визировании, написании резолюций, проставлении отметок об исполнении и в иных случаях. Словесно-цифровой способ (например: 1 июля 2005 года) применяется при датировании нормативных и распорядительных актов, записок, справок, поручений, финансовых и других служебных документов;

- адрес печатается в правом верхнем углу документа. Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления разовому адресату. На документе в его адресной части указываются все адресаты. При этом каждый экземпляр документа должен быть оформлен и подписан, а адрес, по которому направляется конкретный экземпляр, подчеркнут;

- при наличии приложений к документу, названных в тексте, о них делается отметка ниже текста документа;

- копия исходящего документа, завизированная исполнителем, помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел;

- на документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности, подписи, инициалов и фамилии лица, утвердившего документ, даты утверждения. Если документ утверждается распорядительным актом, то гриф утверждения включает: слово "УТВЕРЖДЕНО", название распорядительного документа в творительном падеже, его дату и номер;

- на документах, подлежащих согласованию, гриф согласования располагают ниже реквизита "подпись" или на отдельном листе согласования. Лист согласования составляется в случаях, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, о чем делается отметка на месте грифа согласования (например: лист согласования прилагается, подпись, дата). Образцы оформления адресования исходящих документов даны в приложении 4.

4.3. Зарегистрированные исполнителем подписанные исходящие документы отправляются или доставляются адресатам ответственным за ведение делопроизводства работником.

4.4. На законвертованную корреспонденцию заполняется реестр и вместе с корреспонденцией передается службе фельдсвязи или на почту.

4.5. Расписки адресатов, находящихся в городе Благовещенске, реестры на иногороднюю корреспонденцию, реестры на почтовые отправления и квитанции к ним хранятся в течение одного года, а реестры на местную корреспонденцию - в течение одного месяца.

5. Особенности работы с отдельными видами документов

Работа с документами с грифом "Для служебного пользования"

5.1. При работе с документами с грифом "Для служебного пользования" сотрудники контрольно-счетной палаты руководствуются Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 N 1233.

5.2. На создаваемых документах гриф и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания и на первой странице сопроводительного письма к этим документам.

5.3. Документы с грифом "Для служебного пользования" передаются сотрудникам контрольно-счетной палаты под расписку; пересылаются сторонним организациям через фельдъегерскую службу.

5.4. Указатель рассылки и реестры на документы с грифом "Для служебного пользования" хранятся в документах по основным направлениям деятельности, подразделениях аппарата по обеспечению основной деятельности контрольно-счетной палаты в течение установленного срока, после чего уничтожаются по акту с указанием количества листов и номера экземпляра.

5.5. Документы с грифом "Для служебного пользования" хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

Документы размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения председателя контрольно-счетной палаты.

Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно.

Подготовка, оформление и рассылка распоряжений в контрольно-счетной палате

5.6. Проекты распоряжений по основной деятельности готовятся по указанию председателя или заместителя председателя контрольно-счетной палаты.

Проекты распоряжений о проведении контрольного мероприятия готовятся ответственным за проведение контрольного мероприятия согласно приложению 5 к Инструкции, при проведении контрольного мероприятия за пределами города Благовещенска и командировании - согласно приложению 6 к Инструкции.

5.7. Текст распоряжения по основной деятельности состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию является законодательный, иной правовой акт или поручение вышестоящих органов, то в констатирующей части указываются его вид, дата, номер, заголовок и передается содержание той его части, которая непосредственно касается содержания документа.

В пунктах распорядительной части распоряжения указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий.

Если распоряжение дополняет или изменяет ранее изданные распоряжения или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте распоряжения.

В последнем пункте распорядительной части распоряжения указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением распоряжения в целом.

5.8. Проект распоряжения визируется исполнителем, аудитором, главным инспектором, осуществляющим правовое обеспечение деятельности палаты. Срок подготовки проекта распоряжения не должен превышать пяти дней от даты получения указания председателя или заместителя председателя контрольно-счетной палаты.

Распоряжение подписывает председатель контрольно-счетной палаты или в его отсутствие - заместитель председателя.

Распоряжения по основной деятельности нумеруются порядковым номером в пределах календарного года.

5.9. Ознакомление с распоряжениями по основной деятельности сотрудников, указанных в распоряжении, производится ответственным за ведение делопроизводства работником. Доказательством ознакомления является подпись сотрудника на распоряжении, проставленная рядом с грифом "Ознакомлены". При отказе сотрудника в ознакомлении с распоряжением либо при отказе проставить подпись об ознакомлении ответственный за ведение делопроизводства работник обязан незамедлительно поставить в известность председателя контрольно-счетной палаты. При этом ответственным за ведение делопроизводства работником в распоряжении делается специальная запись об отказе сотрудника ознакомиться с распоряжением либо поставить подпись с обязательным указанием даты, времени, обстоятельств и свидетелей обращения к сотруднику с предложением ознакомиться с распоряжением.

5.10. Распоряжения по основной деятельности хранятся в течение установленного срока, после чего передаются в архив контрольно-счетной палаты.

5.11. Проекты распоряжений по личному составу имеют отдельную порядковую нумерацию в пределах календарного года. К порядковому номеру (через дефис) добавляется буквенный индекс "к" (например: 1-к).

Оформление права на проведение ревизий и проверок

5.12. Проведение проверок или ревизий оформляется распоряжением председателя или заместителя председателя контрольно-счетной палаты о проведении контрольного мероприятия. В распоряжении указываются основание проведения контрольных мероприятий, исполнители, в том числе ответственный исполнитель, цель, объекты, сроки и продолжительность.

В соответствии с распоряжением контрольно-счетной палаты оформляется поручение на право проведения ревизии или проверки на бланках установленной формы (приложение 7 к Инструкции).

Сотрудником контрольно-счетной палаты, на которого возложены обязанности по ведению кадровой работы, на основании распоряжения о проведении контрольного мероприятия оформляются и регистрируются командировочные удостоверения.

6. Составление и оформление служебных телеграмм

6.1. Служебные телеграммы в контрольно-счетной палате составляются за подписями председателя контрольно-счетной палаты и заместителя председателя контрольно-счетной палаты.

6.2. Объем текста телеграммы не должен превышать 250 слов. Текст излагается без предлогов и союзов (если при этом не искажается смысл), с сокращенным написанием знаков препинания (ЗПТ - запятая, ТЧК - точка, КВЧ-кавычки, ДВТ - двоеточие). Текст печатается прописными буквами без переносов слов, абзацев и исправлений. Цифры пишутся словами.

6.3. В телеграмме указывается телеграфный адрес, при его отсутствии - почтовый адрес.

Телеграмма одного содержания, отправляемая в несколько адресов, передается на отправку с указателем рассылки, содержащим точные адреса и названия организаций, которым она рассылается.

7. Формирование дел, передача их в архив, использование архивных документов

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

7.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в контрольно-счетной палате, с указанием сроков их хранения.

7.2. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного сроков хранения.

7.3. В номенклатуру дел включаются наименования дел, отражающие все документированные участки деятельности контрольно-счетной палаты, справочные и контрольные картотеки, личные дела.

7.4. Каждая статья номенклатуры дел имеет индекс, заголовок дела, срок хранения.

7.5. Номенклатура дел подлежит пересоставлению и переутверждению один раз в шесть лет или при изменении структуры контрольно-счетной палаты. Если таких изменений не произошло, то номенклатура дел ежегодно уточняется и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Формирование дел

7.6. Законченные делопроизводством документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел контрольно-счетной палаты. Формирование дел осуществляется ответственным за ведение делопроизводства работником.

7.7. При формировании дел ответственным за ведение делопроизводства работником проверяется: правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и полнота документов, наличие на документах подписей, виз, дат, учетных (регистрационных) номеров, справок или отметок об исполнении, о списании "В дело" и других. Неправильно оформленные документы должны быть дооформлены, а затем подшиты в дело.

7.8. При формировании дел соблюдаются следующие требования:

- раздельно группируются в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

- в дело подшивается один экземпляр документа (за исключением тех, на которых имеются визы, резолюции и другие отметки, дополняющие первый экземпляр). Черновики документов не подшиваются;

- в дело подшиваются, как правило, документы одного календарного года (исключение составляют личные и переходящие дела);

- каждое дело не должно превышать 250 листов. При большем объеме документов в деле формируется несколько томов (частей).

7.9. В случае необходимости документы различных сроков хранения могут находиться в одном деле до конца текущего года или до завершения работы над вопросом, а затем должны переформировываться в дела постоянного и временного сроков хранения.

7.10. Законы, указы, постановления и другие акты органов государственной власти Российской Федерации группируются в дела по названиям их видов в хронологическом порядке вместе с относящимися к ним приложениями.

Законы, указы, постановления и другие акты органов государственной власти Амурской области группируются в дела по названиям их видов в хронологическом порядке вместе с относящимися к ним приложениями.

7.11. Подлинники приказов и распоряжений по личному составу контрольно-счетной палаты располагаются в деле в хронологическом порядке в соответствии с номерами.

7.12. Планы работы, отчеты, сметы помещаются в дела того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления и даты поступления.

7.13. Формирование дел по документам контрольных мероприятий контрольно-счетной палаты осуществляется ответственным за проведение контрольного мероприятия и проверяется аудитором по данному направлению, о чем им делается отметка на первом листе описи документов, входящих в дело: "Проверено" с указанием даты и заверяется подписью аудитора.

7.14. Документы внутри дела располагаются в логической последовательности решения вопроса с учетом степени важности в хронологическом порядке.

При хронологическом порядке расположения документов постоянного срока хранения более ранние документы помещаются в начале дела. В делах одновременного срока хранения последовательность расположения документов может быть обратной.

7.15. В дело переписки документы подшиваются по дате исполнения, при этом исходящий (ответный) документ помещается после входящего (инициативного).

Экспертиза ценности документов

7.16. Экспертиза ценности документов проводится для определения ценности документов с целью отбора для их дальнейшего хранения или уничтожения в соответствии с Номенклатурой дел контрольно-счетной палаты (приложение 3 к Инструкции).

7.17. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в контрольно-счетной палате создается постоянно действующая экспертная комиссия, в состав которой в обязательном порядке входят главный инспектор, осуществляющий правовое обеспечение деятельности палаты, и ответственный за ведение делопроизводства работник.

7.18. При проведении экспертизы осуществляется отбор документов постоянного и временного сроков хранения, выделяются подлежащие уничтожению дела и документы, сроки хранения которых истекли, а также проверяется качество и полнота номенклатуры дел, порядок формирования дел.

7.19. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного сроков хранения и акты о выделении дел и документов, подлежащих уничтожению.

Оформление дел

7.20. Оформление дела заключается в описании дела на обложке, подшивке или переплете, нумерации листов, составлении заверительной надписи и внутренней описи.

7.21. Обложка дела оформляется по установленной форме (приложение 8 к Инструкции).

7.22. В начале дела постоянного срока хранения для учета и поиска документов помещается внутренняя опись, в которую включаются сведения о документе или группе документов по одному вопросу.

7.23. В конце дела на обложке папки ответственным за ведение делопроизводства работником делается заверительная надпись, в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, а также оговариваются особенности нумерации листов и физического состояния дела.

7.24. Дела постоянного срока хранения, подлежащие передаче в архив контрольно-счетной палаты, подшиваются или переплетаются после проведения экспертизы ценности документов и проверки правильности формирования и оформления дел.

7.25. Дела временного срока хранения подлежат частичному оформлению.

Составление и оформление описей дел

7.26. На все завершенные и полностью оформленные дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, ответственным за ведение делопроизводства работником ежегодно составляются описи. На дела временного хранения (до 10 лет) описи не составляются.

7.27. Опись дел составляется ответственным за ведение делопроизводства работником по установленной форме (в трех экземплярах) - отдельно на дела постоянного хранения, дела временного хранения (свыше 10 лет) и дела по личному составу.

7.28. В опись дел основного направления деятельности включаются заголовки всех дел, заведенных в процессе их деятельности. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Порядок нумерации дел в описи валовый за несколько лет.

Систематизация дел в описи должна соответствовать их систематизации в номенклатуре дел.

В конце описи ответственным за ведение делопроизводства работником составляется итоговая запись о количестве включенных в опись дел.

Передача дел на хранение в архив контрольно-счетной палаты

7.29. В архив передаются дела постоянного, временного (свыше 2 лет) сроков хранения.

7.30. Дела временного (до 2 лет включительно) срока хранения передаче в архив, как правило, не подлежат; они хранятся в основных направлениях деятельности, подразделениях аппарата по обеспечению основной деятельности и по истечении срока хранения уничтожаются по решению экспертной комиссии контрольно-счетной палаты в соответствии с актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

7.31. В архив на хранение принимаются подлинники планов работы, отчетов, завершенные дела постоянного срока хранения и другие документальные материалы архивного фонда контрольно-счетной палаты.

7.32. Ответственный за ведение делопроизводства работник при приеме дел и других документальных материалов проверяет правильность их оформления. Материалы, оформленные с нарушением установленных правил, в архив не принимаются и направляются в соответствующие направления для доработки.

7.33. Документальные материалы, поступившие в архив, учитываются в установленном порядке и хранятся в изолированном помещении, исключающем доступ к ним посторонних лиц.

Организация использования архивных документов

7.34. С необходимыми для работы архивными документами сотрудники контрольно-счетной палаты могут быть ознакомлены в архиве.

Дела, сданные в архив, размноженные экземпляры нормативных документов выдаются из архива ответственным за ведение делопроизводства работником по требованию ответственного сотрудника контрольно-счетной палаты под расписку.

7.35. Полученные из архива во временное пользование документы подлежат возврату в архив.

При увольнении сотрудник контрольно-счетной палаты обязан сдать в архив находящиеся у него во временном пользовании документы и дела.

7.36. Во взятых из архива контрольно-счетной палаты делах запрещается делать какие-либо пометки и подчеркивания, проводить изъятие документов.

7.37. Ответственный за ведение делопроизводства работник контролирует возврат материалов, взятых из архива во временное пользование.

7.38. Копии, архивные справки и выписки из документов, хранящихся в архиве, выдаются по письменным запросам.

7.39. Дополнительный материал может приобщаться к делу, сданному в архив, по указанию председателя, заместителя председателя, аудитора контрольно-счетной палаты и с ведома сотрудника, ответственного за ведение архива контрольно-счетной палаты.