Приложение 1. Инструкция по работе с документами в контрольно-счетной палате Амурской области

Приложение 1
к Регламенту

Инструкция
по работе с документами в контрольно-счетной палате Амурской области

1. Общие положения

1.1. Инструкция по работе с документами в контрольно-счетной палате Амурской области (далее - Инструкция) подготовлена на основе Закона о КСП, действующих актов государственной системы документационного обеспечения управления и устанавливает правила и порядок работы с документами несекретного характера в контрольно-счетной палате.

1.2. Инструкция является нормативным документом, регламентирующим организацию работы с документами в контрольно-счетной палате.

1.3. Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, созданными с использованием персональных электронно-вычислительных машин (ПЭВМ).

1.4. Соблюдение правил и порядка работы с документами, предусмотренных Инструкцией, обязательно для всех сотрудников контрольно-счетной палаты.

1.5. Ответственность за организацию делопроизводства в основных направлениях деятельности возлагается на начальника отдела финансовой, кадровой работы, материально-технического и документационного обеспечения контрольно-счетной палаты.

1.6. Передача документов контрольно-счетной палаты (материалов контрольных мероприятий, протоколов заседаний и др. документов) или их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения председателя контрольно-счетной палаты или заместителя председателя контрольно-счетной палаты.

1.7. Сотрудники контрольно-счетной палаты несут ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность служебных документов. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, в случае болезни сотрудник передает через ответственного за ведение делопроизводства работника находящиеся у него на исполнении документы другому сотруднику, определенному председателем или его заместителем.

При увольнении сотрудник сдает числящиеся за ним документы начальнику отдела финансовой, кадровой работы, материально-технического и документационного обеспечения.

Об утрате документа сотрудники немедленно докладывают председателю.

1.8. Правила и порядок работы в контрольно-счетной палате с секретными документами определяются специальными инструкциями.

2. Прием, регистрация и направление поступающей корреспонденции

2.1. Корреспонденция, поступающая в контрольно-счетную палату, принимается, проходит первичную обработку и регистрируется ответственным за ведение делопроизводства работником.

Документы, не зарегистрированные в установленном порядке, к рассмотрению не принимаются.

2.2. Первичная обработка корреспонденции включает:

проверку правильности адресования, оформления и доставки, целостности упаковки;

вскрытие упаковки, проверку наличия указанных вложений;

составление актов об отсутствии документов или отдельных их листов, приложений, о повреждении документов, несоответствии номеров на конверте номерам вложенных документов (составляются только на документы, поступившие извне). Акты составляются в трех экземплярах, один из которых остается в документах ответственного за ведение делопроизводства работника, другой приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю;

возврат ошибочно доставленной корреспонденции.

2.3. Конверты от поступивших документов уничтожаются, за исключением следующих случаев:

-поступления договоров, претензий, исков, жалоб и заявлений;

-только по ним можно установить адрес отправителя, номер документа, дату отправки и получения документа;

-писем с иностранной корреспонденцией.

2.4. Регистрация проводится в день поступления документа. Процедура регистрации включает в себя присвоение документу регистрационного номера с записью в журнал или занесение в иную регистрационную форму с проставлением регистрационного штампа в правом нижнем углу первого листа документа.

Регистрационный (входящий) номер состоит из порядкового номера и даты поступления.

Приложения к документам отдельно не регистрируются.

Корреспонденция с пометкой "Лично" не вскрывается и регистрируется по данным, имеющимся на конверте, после чего передается адресатам.

2.5. Документы, прошедшие регистрацию, передаются ответственным за ведение делопроизводства работником по назначению в день их регистрации, срочная корреспонденция - незамедлительно.

2.6. Корреспонденция, адресованная контрольно-счетной палате, председателю контрольно-счетной палаты, докладывается председателю контрольно-счетной палаты, в его отсутствие - заместителю председателя контрольно-счетной палаты.

2.7. Не подлежат регистрации документы и корреспонденция, указанные в приложении 1 к Инструкции.

3. Оформление и рассылка документов с данными по ним поручениями руководства контрольно-счетной палаты

3.1. Документы с поручениями председателя контрольно-счетной палаты и заместителя председателя ставятся на контроль.

3.2. Если поручение дано нескольким исполнителям, то исполнитель, указанный в поручении первым, является ответственным за исполнение данного поручения.

4. Учет, прохождение, составление и оформление документов в контрольно-счетной палате

4.1. Документы после их регистрации передаются в соответствии с резолюцией председателя или заместителя председателя палаты указанному в ней сотруднику палаты на исполнение или для ознакомления под расписку с отметкой в учетной форме.

После завершения работы над документом исполнитель должен кратко на самом документе или на отдельном листе бумаги изложить результаты выполнения поручения.

4.2. При составлении и оформлении документов сотрудники контрольно-счетной палаты руководствуются следующими требованиями:

- документ печатается на бланке установленной формы при соблюдении правил машинописных работ. При печатании документов должны соблюдаться следующие размеры полей: левое - 25 мм, правое - не менее 8 мм, верхнее - не менее 15 мм, нижнее - не менее 15 мм при формате А4 и не менее 10 мм при формате А5;

- тексты документов на бланках формата А4 печатаются через 1,0 или 1,5 интервала, печать на бланках формата А5 - через один интервал;

- текст печатается шрифтом с размером строчных букв от 2 до 3 мм высоты. Для заголовков допускается увеличение размера букв;

- документы, представляемые на подпись председателю контрольно-счетной палаты или заместителю председателя контрольно-счетной палаты, а также документы, подготавливаемые к типографскому изданию, печатаются через 1,5 интервала;

- документы, подготавливаемые за подписью председателя контрольно-счетной палаты или заместителя председателя контрольно-счетной палаты, печатаются, как правило, по числу адресатов плюс один;

- документы оформляются на бланках установленной формы с угловым или продольным расположением реквизитов;

- документу, отправляемому из контрольно-счетной палаты, присваивается исходящий номер, который состоит из индекса (приложение 2 к Инструкции) председателя, заместителя председателя, аудитора, подписавшего документ, через дефис - индекса по номенклатуре дел (приложение 3 к Инструкции), через наклонную скобку - порядкового номера по журналу регистрации исходящих документов (например: 01 - 08/120). На лицевой стороне последнего листа исходящего документа (в левом нижнем углу) указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона. Исходящие документы отправляются с оригиналом подписи. Второй экземпляр исходящего документа после отправки остается в документах контрольно-счетной палаты;

- в документах-ответах указываются номер и дата документа, на который дается ответ;

- в документах - заключениях на законопроекты указывается дата поступления законопроектов на экспертизу. В том случае, если заседание комитета Законодательного Собрания, направившего законопроект на экспертизу, состоялось до поступления его в контрольно-счетную палату, в заключение контрольно-счетной палаты на законопроект вносятся данные о дате заседания комитета Законодательного Собрания по рассмотрению указанного законопроекта;

- документы, представляемые на подпись председателю контрольно-счетной палаты, заместителю председателя контрольно-счетной палаты, визируются исполнителем (исполнителями), ответственным за подготовку документов, аудитором, возглавляющим соответствующее направление деятельности контрольно-счетной палаты и главным инспектором, осуществляющим правовое обеспечение деятельности палаты, на экземпляре, остающемся в деле;

- на документе указывается дата его подписания, утверждения или согласования и проставляется цифровым способом (например: 01.07.2005). Цифровой способ датирования используется при визировании, написании резолюций, проставлении отметок об исполнении и в иных случаях. Словесно-цифровой способ (например: 1 июля 2005 года) применяется при датировании нормативных и распорядительных актов, записок, справок, поручений, финансовых и других служебных документов;

- адрес печатается в правом верхнем углу документа. Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления разовому адресату. На документе в его адресной части указываются все адресаты. При этом каждый экземпляр документа должен быть оформлен и подписан, а адрес, по которому направляется конкретный экземпляр, подчеркнут;

- при наличии приложений к документу, названных в тексте, о них делается отметка ниже текста документа;

- копия исходящего документа, завизированная исполнителем, помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел;

- на документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности, подписи, инициалов и фамилии лица, утвердившего документ, даты утверждения. Если документ утверждается распорядительным актом, то гриф утверждения включает: слово "УТВЕРЖДЕНО", название распорядительного документа в творительном падеже, его дату и номер;

- на документах, подлежащих согласованию, гриф согласования располагают ниже реквизита "подпись" или на отдельном листе согласования. Лист согласования составляется в случаях, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, о чем делается отметка на месте грифа согласования (например: лист согласования прилагается, подпись, дата). Образцы оформления адресования исходящих документов даны в приложении 4.

4.3. Зарегистрированные исполнителем подписанные исходящие документы отправляются или доставляются адресатам ответственным за ведение делопроизводства работником.

4.4. На законвертованную корреспонденцию заполняется реестр и вместе с корреспонденцией передается службе фельдсвязи или на почту.

4.5. Расписки адресатов, находящихся в городе Благовещенске, реестры на иногороднюю корреспонденцию, реестры на почтовые отправления и квитанции к ним хранятся в течение одного года, а реестры на местную корреспонденцию - в течение одного месяца.

5. Особенности работы с отдельными видами документов

Работа с документами с грифом "Для служебного пользования"

5.1. При работе с документами с грифом "Для служебного пользования" сотрудники контрольно-счетной палаты руководствуются Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 N 1233.

5.2. На создаваемых документах гриф и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания и на первой странице сопроводительного письма к этим документам.

5.3. Документы с грифом "Для служебного пользования" передаются сотрудникам контрольно-счетной палаты под расписку; пересылаются сторонним организациям через фельдъегерскую службу.

5.4. Указатель рассылки и реестры на документы с грифом "Для служебного пользования" хранятся в документах по основным направлениям деятельности, подразделениях аппарата по обеспечению основной деятельности контрольно-счетной палаты в течение установленного срока, после чего уничтожаются по акту с указанием количества листов и номера экземпляра.

5.5. Документы с грифом "Для служебного пользования" хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

Документы размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения председателя контрольно-счетной палаты.

Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно.

Подготовка, оформление и рассылка распоряжений в контрольно-счетной палате

5.6. Проекты распоряжений по основной деятельности готовятся по указанию председателя или заместителя председателя контрольно-счетной палаты.

Проекты распоряжений о проведении контрольного мероприятия готовятся ответственным за проведение контрольного мероприятия согласно приложению 5 к Инструкции, при проведении контрольного мероприятия за пределами города Благовещенска и командировании - согласно приложению 6 к Инструкции.

5.7. Текст распоряжения по основной деятельности состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию является законодательный, иной правовой акт или поручение вышестоящих органов, то в констатирующей части указываются его вид, дата, номер, заголовок и передается содержание той его части, которая непосредственно касается содержания документа.

В пунктах распорядительной части распоряжения указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий.

Если распоряжение дополняет или изменяет ранее изданные распоряжения или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте распоряжения.

В последнем пункте распорядительной части распоряжения указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением распоряжения в целом.

5.8. Проект распоряжения визируется исполнителем, аудитором, главным инспектором, осуществляющим правовое обеспечение деятельности палаты. Срок подготовки проекта распоряжения не должен превышать пяти дней от даты получения указания председателя или заместителя председателя контрольно-счетной палаты.

Распоряжение подписывает председатель контрольно-счетной палаты или в его отсутствие - заместитель председателя.

Распоряжения по основной деятельности нумеруются порядковым номером в пределах календарного года.

5.9. Ознакомление с распоряжениями по основной деятельности сотрудников, указанных в распоряжении, производится ответственным за ведение делопроизводства работником. Доказательством ознакомления является подпись сотрудника на распоряжении, проставленная рядом с грифом "Ознакомлены". При отказе сотрудника в ознакомлении с распоряжением либо при отказе проставить подпись об ознакомлении ответственный за ведение делопроизводства работник обязан незамедлительно поставить в известность председателя контрольно-счетной палаты. При этом ответственным за ведение делопроизводства работником в распоряжении делается специальная запись об отказе сотрудника ознакомиться с распоряжением либо поставить подпись с обязательным указанием даты, времени, обстоятельств и свидетелей обращения к сотруднику с предложением ознакомиться с распоряжением.

5.10. Распоряжения по основной деятельности хранятся в течение установленного срока, после чего передаются в архив контрольно-счетной палаты.

5.11. Проекты распоряжений по личному составу имеют отдельную порядковую нумерацию в пределах календарного года. К порядковому номеру (через дефис) добавляется буквенный индекс "к" (например: 1-к).

Оформление права на проведение ревизий и проверок

5.12. Проведение проверок или ревизий оформляется распоряжением председателя или заместителя председателя контрольно-счетной палаты о проведении контрольного мероприятия. В распоряжении указываются основание проведения контрольных мероприятий, исполнители, в том числе ответственный исполнитель, цель, объекты, сроки и продолжительность.

В соответствии с распоряжением контрольно-счетной палаты оформляется поручение на право проведения ревизии или проверки на бланках установленной формы (приложение 7 к Инструкции).

Сотрудником контрольно-счетной палаты, на которого возложены обязанности по ведению кадровой работы, на основании распоряжения о проведении контрольного мероприятия оформляются и регистрируются командировочные удостоверения.

6. Составление и оформление служебных телеграмм

6.1. Служебные телеграммы в контрольно-счетной палате составляются за подписями председателя контрольно-счетной палаты и заместителя председателя контрольно-счетной палаты.

6.2. Объем текста телеграммы не должен превышать 250 слов. Текст излагается без предлогов и союзов (если при этом не искажается смысл), с сокращенным написанием знаков препинания (ЗПТ - запятая, ТЧК - точка, КВЧ-кавычки, ДВТ - двоеточие). Текст печатается прописными буквами без переносов слов, абзацев и исправлений. Цифры пишутся словами.

6.3. В телеграмме указывается телеграфный адрес, при его отсутствии - почтовый адрес.

Телеграмма одного содержания, отправляемая в несколько адресов, передается на отправку с указателем рассылки, содержащим точные адреса и названия организаций, которым она рассылается.

7. Формирование дел, передача их в архив, использование архивных документов

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

7.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в контрольно-счетной палате, с указанием сроков их хранения.

7.2. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного сроков хранения.

7.3. В номенклатуру дел включаются наименования дел, отражающие все документированные участки деятельности контрольно-счетной палаты, справочные и контрольные картотеки, личные дела.

7.4. Каждая статья номенклатуры дел имеет индекс, заголовок дела, срок хранения.

7.5. Номенклатура дел подлежит пересоставлению и переутверждению один раз в шесть лет или при изменении структуры контрольно-счетной палаты. Если таких изменений не произошло, то номенклатура дел ежегодно уточняется и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Формирование дел

7.6. Законченные делопроизводством документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел контрольно-счетной палаты. Формирование дел осуществляется ответственным за ведение делопроизводства работником.

7.7. При формировании дел ответственным за ведение делопроизводства работником проверяется: правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и полнота документов, наличие на документах подписей, виз, дат, учетных (регистрационных) номеров, справок или отметок об исполнении, о списании "В дело" и других. Неправильно оформленные док