Приложение N 2. Правила электронного документооборота в информационной системе министерства финансов Амурской области

Приложение N 2
к Регламенту

ГАРАНТ:

По-видимому, в нумерационном заголовке допущена опечатка. Имеется в виду "приложение N 2 к настоящему приказу"

Правила
электронного документооборота в информационной системе министерства финансов Амурской области

1. Общие положения

1.1. Предмет регулирования настоящих Правил

1.1.1. Настоящие Правила устанавливают общие принципы осуществления электронного документооборота между Оператором и абонентами.

1.1.2. Настоящие Правила не регулируют вопросы обмена электронными сообщениями, не являющимися электронными документами в соответствии с настоящими Правилами.

1.2. Регулирование электронного документооборота

1.2.1. Электронный документооборот в СИСТЕМЕ СВОД-СМАРТ регулируется следующими документами:

- настоящими Правилами;

- Регламентом взаимодействия министерства финансов Амурской области и абонентов юридически значимого электронного документооборота в СИСТЕМЕ СВОД-СМАРТ;

- инструктивными материалами к АРМ участника (абонента, Оператора), разработанными и представленными разработчиками СИСТЕМЫ СВОД-СМАРТ;

- действующими нормативными правовыми актами.

1.3. Порядок и условия допуска участника к осуществлению документооборота в СИСТЕМЕ СВОД-СМАРТ

1.3.1. Участник допускается к осуществлению документооборота в СИСТЕМЕ СВОД-СМАРТ после выполнения им всей совокупности следующих действий:

- путем направления Оператору СИСТЕМЫ СВОД-СМАРТ заявления;

- установки АРМ Участника (абонента);

- получения необходимых данных у Оператора для обеспечения доступа к СИСТЕМЕ СВОД-СМАРТ;

1.4. Пользователи СИСТЕМЫ СВОД-СМАРТ

1.4.1. Пользователями СИСТЕМЫ СВОД-СМАРТ являются уполномоченные лица и сотрудники участника, осуществляющие формирование, отправку/получение, проверку, хранение и учет электронных документов и/или обеспечивающие эксплуатацию программно-технических средств АРМ абонента.

1.4.2. Состав пользователей СИСТЕМЫ СВОД-СМАРТ утверждается приказом участника. В соответствии с выполняемыми должностными обязанностями выделяются следующие категории сотрудников, которые имеют допуск к работе в СИСТЕМЕ СВОД-СМАРТ (один пользователь СИСТЕМЫ СВОД-СМАРТ может совмещать несколько категорий):

- уполномоченные лица - должностные лица и сотрудники участника, наделенные правом подписи ЭП в ЭД;

- администратор автоматизированного рабочего места обмена электронными документами (далее - администратор безопасности абонента) - отвечает за организацию и обеспечение бесперебойной эксплуатации программно-технических средств АРМ участника (абонента), за обеспечение и контроль мероприятий по защите информации, за хранение и учет ЭД;

- оператор АРМ обмена ЭД (оператор АРМ участника (абонента)) - отвечает за формирование, отправку/получение, проверку электронных документов.

1.4.3. Пользователи СИСТЕМЫ СВОД-СМАРТ несут персональную ответственность за безопасность ключевой информации и обязаны обеспечивать ее сохранность, неразглашение и нераспространение.

1.4.4. Пользователи участника должны быть ознакомлены под роспись с документами, регулирующими документооборот в СИСТЕМЕ СВОД-СМАРТ, определенными настоящими Правилами.

1.5. Порядок вступления в действие настоящих Правил, а также внесения в них изменений

1.5.1. Настоящие Правила устанавливаются Оператором. Изменения и дополнения в настоящие Правила вносятся Оператором в одностороннем порядке. Оператор вправе определять сроки и порядок вступления в силу изменений и дополнений в настоящие Правила.

1.5.2. Настоящие Правила вступают в силу в отношении абонента с момента получения Оператором СИСТЕМЫ СВОД-СМАРТ заявления абонента.

1.6. Порядок уведомления о внесении изменений в настоящие Правила

1.6.1. Если иное не предусмотрено решением Оператора, изменения и дополнения в настоящие Правила доводятся Оператором до сведения абонентов посредством электронных сообщений.

1.6.2. Абонент имеет право запрашивать копии текстов настоящих Правил и всех изменений и дополнений к ним на бумажном носителе.

1.7. Прекращение действия настоящих Правил

1.7.1. Прекращение действия настоящих Правил не влияет на юридическую силу и действительность электронных документов, которыми Оператор и абонент обменивались до прекращения действия настоящих Правил.

2. Электронный документ

2.1. Требования, предъявляемые к ЭД

2.1.1. ЭД, сформированный в СИСТЕМЕ СВОД-СМАРТ, в соответствии с условиями настоящих Правил имеет юридическую силу и влечет предусмотренные для данного документа правовые последствия.

2.1.2. ЭД, используемый в СИСТЕМЕ СВОД-СМАРТ, считается надлежащим образом оформленным при условии его соответствия законодательству Российской Федерации и документам, регулирующих документооборот в СИСТЕМЕ СВОД-СМАРТ, определенным настоящими Правилами.

2.1.3. ЭД должен быть сформирован в соответствии с документами, регулирующими документооборот в СИСТЕМЕ СВОД-СМАРТ, определенными в настоящих Правилах и подписан ЭП.

2.1.4. ЭД, не отвечающий установленным Правилам в качестве ЭД в соответствии с настоящими Правилами, не рассматривается.

2.2. Использование ЭП в ЭД

2.2.1. ЭД может быть подписан только тем закрытым ключом ЭП, для которого удостоверяющим центром изготовлен сертификат ключа электронной подписи для уполномоченного сотрудника участника.

2.2.2. ЭД считается подписанным уполномоченным сотрудником, если он подписан закрытым ключом ЭП, имеющим действующий на момент подписания сертификат ключа, выданный Удостоверяющим центром, и документ соответствует полномочиям, указанным в сертификате.

2.2.3. Замена закрытых ключей ЭП не влияет на юридическую силу ЭД, если он был подписан действующим на момент подписания закрытым ключом ЭП в соответствии с настоящими Правилами.

2.2.4. У каждого участника имеются индивидуальные закрытые ключи ЭП, при помощи которых он подписывает ЭД своей ЭП. Секретный (закрытый) ключ хранится в файле на носителе ключевой информации.

2.2.5. Предусмотренные для данного ЭД правовые последствия могут наступить, только если получен положительный результат проверки ЭП.

2.2.6. ЭД, подписанный надлежащим количеством корректных ЭП уполномоченных сотрудников, имеет равную юридическую силу с документом, представленным на бумажном носителе, подписанном собственноручными подписями уполномоченных сотрудников, и не может быть оспорен только на том основании, что он выполнен в электронном виде.

2.3. Использование ЭД

2.3.1. Все юридические действия, оформляемые посредством ЭД в соответствии с настоящими Правилами, а также внутренними документами Оператора или абонентов, признаются совершенными в письменной форме и не могут быть оспорены только на том основании, что они совершены в электронном виде.

2.4. Подлинник ЭД

2.4.1. ЭД может иметь неограниченное количество экземпляров, в том числе выполненных на машиночитаемых носителях различного типа. Для создания дополнительного экземпляра существующего ЭД осуществляется воспроизводство содержания документа вместе с ЭП.

2.4.2. Все экземпляры ЭД с ЭП являются подлинниками данного ЭД.

2.4.3. Подлинник электронного документа считается не существующим в случаях, если не существует ни одного учтенного Оператором или абонентом экземпляра данного ЭД и восстановление таковых невозможно и/или не существует способа установить подлинность ЭП, которой подписан данный ЭД.

2.5. Копии ЭД на бумажном носителе

2.5.1. Копии ЭД могут быть изготовлены (распечатаны) на бумажном носителе и должны быть заверены собственноручной подписью лиц (с указанием Ф.И.О., и даты печати), уполномоченных Оператором или абонентом, являющимся отправителем или получателем (далее - отправитель и получатель) электронного документа.

2.5.2. Копии ЭД на бумажном носителе должны соответствовать требованиям законодательства Российской Федерации и государственным стандартам, а также содержать обязательную отметку "Копия электронного документа".

2.5.3. ЭД и его копии на бумажном носителе должны быть аутентичными.

2.5.4. Программные средства, осуществляющие преобразование ЭД для изготовления (распечатки) в виде бумажного документа, являются составной частью программного обеспечения, используемого в СИСТЕМЕ СВОД-СМАРТ.

3. Организация электронного документооборота

3.1. Электронный документооборот

3.1.1. Электронный документооборот включает:

- формирование ЭД;

- отправку и доставку ЭД;

- проверку ЭД;

- подтверждение получения ЭД;

- отзыв ЭД;

- учет ЭД (регистрацию входящих и исходящих ЭД);

- согласование;

- хранение ЭД (ведение архивов ЭД);

- создание дополнительных экземпляров ЭД;

- создание бумажных копий ЭД.

3.2. Формирование ЭД

3.2.1. Формирование ЭД осуществляется согласно документам, регулирующим документооборот в СИСТЕМЕ СВОД-СМАРТ, определенными настоящими Правилами.

3.3. Отправка и доставка электронного документа

3.3.1. В отношениях между отправителем и получателем ЭД считается исходящим от отправителя, если ЭД отправлен лицом, уполномоченным действовать от имени отправителя в отношении данного ЭД.

3.3.2. Особенности отправки, доставки и получения ЭД могут устанавливаться документами, регулирующими документооборот в СИСТЕМЕ СВОД-СМАРТ, определенными настоящими Правилами или индивидуальными регламентами работы.

3.4. Проверка подлинности доставленного ЭД

3.4.1. Проверка подлинности ЭД включает:

- проверку ЭД на соответствие документам, регулирующим документооборот в СИСТЕМЕ СВОД-СМАРТ, определенным настоящими Правилами;

- проверку подлинности всех ЭП ЭД;

- проверку статуса соответствующих сертификатов ключей подписи.

3.4.2. В случае положительного результата проверки ЭД данный ЭД принимается к исполнению. В противном случае данный ЭД считается отказанным, о чем получатель должен послать уведомление отправителю в виде соответствующего комментария и (или) статуса электронного документа с указанием причины отказа исполнения документа.

3.5. Подтверждение получения ЭД и правила проверки (согласования)

3.5.1. Подтверждение получения ЭД производится в ручном и (или) автоматическом (при наличии технической возможности и включении формы отчетности в маршрут согласования) режиме посредством изменения статусов ЭД согласно документам, регулирующим документооборот в СИСТЕМЕ СВОД-СМАРТ.

3.5.2. Проверка и согласование ЭД в СИСТЕМЕ СВОД-СМАРТ проводятся в соответствии документами, регулирующими документооборот. Маршрут согласования может устанавливаться и изменяться по каждому ЭД.

3.6. Отзыв ЭД

3.6.1. Отправитель вправе отозвать отправленный ЭД согласно документам, регулирующим документооборот в СИСТЕМА СВОД-СМАРТ, определенным настоящими Правилами.

3.6.2. ЭД может быть отозван отправителем только до начала его исполнения и (или) установки соответствующего статуса электронного документа.

3.7. Учет ЭД

3.7.1. Учет ЭД осуществляется путем ведения электронных журналов учета в АРМ абонента.

3.7.2. Срок хранения учетных данных определяется сроком хранения учитываемых ЭД.

3.8. Хранение ЭД

3.8.1. ЭД хранятся в электронных архивах СИСТЕМЫ СВОД-СМАРТ с сохранением всех реквизитов, включая все заверяющие ЭП.

3.8.2. Срок хранения ЭД должен соответствовать сроку хранения их бумажных аналогов.

3.8.3. Хранение ЭД должно сопровождаться хранением соответствующих электронных журналов учета, сертификатов ключей подписи, подтверждений о доставке ЭД, а также программного обеспечения, обеспечивающего возможность работы с электронными журналами и проверки ЭП хранимых ЭД.

3.8.4. Ведение электронных архивов Оператора определяется в соответствии с действующим законодательством.

4. Обеспечение информационной безопасности

4.1. Общие требования работы со средствами криптографической защиты информации в СИСТЕМЕ СВОД-СМАРТ

4.1.1. Абонент должен выполнять требования "Инструкции об организации и обеспечения безопасности хранения, обработки и передачи по каналам связи с использованием средств криптографической защиты информации с ограниченным доступом, не содержащих сведений, составляющих государственную тайну", утвержденной приказом Федерального агентства правительственной связи и информации (ФАПСИ) при Президенте РФ от 13 июня 2001 г. N 152.

4.2. Управление ключевой информацией

4.2.1. Управление СКЗИ осуществляет администратор безопасности абонента.

4.2.2. В качестве носителей СКЗИ используются электронные носители (Rutoken, eToken).

4.2.3. Носители СКЗИ относятся к материальным носителям, содержащим информацию ограниченного доступа. При обращении с ними должны выполняться требования нормативных правовых документов, регламентирующих порядок обращения с информацией ограниченного доступа и настоящих Правил.

4.2.4. Учет СКЗИ осуществляет администратор безопасности абонента по соответствующим учетным формам.

4.2.5. Требования по организации хранения и использования СКЗИ информации:

4.2.5.1. Порядок хранения и использования носителей СКЗИ с секретными ключами должен исключать возможность несанкционированного доступа к ним.

4.2.5.2. Во время работы с носителями СКЗИ доступ к ним посторонних лиц должен быть исключен.

4.2.5.3. Для работы со СКЗИ в СИСТЕМЕ СВОД-СМАРТ допускаются только администраторы безопасности абонента, которые несут ответственность за сохранность СКЗИ (в том числе хранение в тайне ключей ЭП, неразглашение и нераспространение).

4.2.6. Требования к эксплуатации СКЗИ при работе в СИСТЕМЕ СВОД-СМАРТ.

4.2.6.1. Не разрешается копировать носители ключевой информации, передавать носители ключевой информации лицам, к ним не допущенным, выводить секретные ключи на дисплей или принтер, вставлять носитель ключевой информации в считывающее устройство других компьютеров, оставлять носитель ключевой информации без присмотра на рабочем месте, записывать на носитель ключевой информации посторонние файлы, вносить какие либо изменения в программное обеспечение СКЗИ.

4.2.7. Внесение корневых сертификатов ключей проверки электронной подписи УЦ участников СИСТЕМЫ СВОД-СМАРТ осуществляется администратором безопасности Оператора на основании заявления.

4.2.8. Срок действия ключей ЭП определяется УЦ. После окончания срока действия ЭП администратор безопасности участника теряет право использование ключа ЭП.

4.3. Порядок действий при компрометации закрытых ключей ЭП

4.3.1. К событиям, связанным с компрометацией закрытых ключей ЭП, относятся:

а) потеря носителей закрытых ключей ЭП;

б) потеря носителей закрытых ключей ЭП с их последующим обнаружением;

в) носители закрытых ключей ЭП стали на время доступными постороннему лицу без контроля со стороны владельца или ответственного за хранение ключевой информации;

г) увольнение работников, имевших доступ к закрытым ключам ЭП, или их перевод на другой участок работы;

д) возникновение подозрений на утечку информации или ее искажение в СИСТЕМЕ СВОД-СМАРТ;

е) выход из строя (потеря работоспособности) носителей закрытых ключей ЭП.

4.3.2. События, перечисленные в пункте 4.3.1 ("а", "б", "в", "г"), должны трактоваться как безусловная компрометация действующих ключей ЭП.

4.3.3. События, перечисленные в пункте 4.3.1 ("д", "е"), требуют рассмотрения в каждом конкретном случае.

4.3.4. При компрометации или подозрении на компрометацию закрытого ключа ЭП уполномоченное лицо участника немедленно прекращает его использование и незамедлительно сообщает об этом администратору удостоверяющего центра.

4.3.5. Дата и время, с которой сертификат ключа подписи считается недействительным в СИСТЕМЕ СВОД-СМАРТ, устанавливаются равной дате и времени отзыва сертификатов ключей подписей, указанным в списке отозванных сертификатов.

4.3.6. После получения уведомления о компрометации использовать скомпрометированные открытые ключи ЭП при выполнении проверки подлинности ЭД запрещается. При получении ЭД, подписанного скомпрометированным закрытым ключом ЭП, данный ЭД считается недействительным, о чем получатель обязан отправить уведомление отправителю с указанием причины отказа к приему на обработку документа.

4.3.7. В случае признания закрытого ключа скомпрометированным участник в установленным порядком изготавливает новый комплект ключей подписи.

5. Порядок разрешения конфликтных ситуаций и споров в связи с осуществлением электронного документооборота

5.1. Возникновение конфликтных ситуаций в связи с осуществлением электронного документооборота в СИСТЕМЕ СВОД-СМАРТ

5.1.1. В связи с осуществлением электронного документооборота возможно возникновение конфликтных ситуаций, связанных с формированием, доставкой, получением, подтверждением получения ЭД, а также использования в данных документах ЭП. Данные конфликтные ситуации могут возникать, в частности, в следующих случаях:

- оспаривание факта отправления и/или получения ЭД;

- оспаривание времени отправления и/или получения ЭД;

- оспаривание содержания отправленного/полученного ЭД;

- оспаривание аутентичности экземпляров ЭД и/или подлинника и копии ЭД на бумажном носителе;

- оспаривание целостности ЭД;

- оспаривание идентичности лица, заверившего ЭД ЭП;

- оспаривание полномочий лица, заверившего ЭД ЭП.

5.1.2. Конфликтные ситуации разрешаются (урегулируются) Оператором и абонентом (далее - Сторонами) в рабочем порядке и/или по итогам работы комиссии по разрешению конфликтной ситуации.

5.1.3. В случае невозможности разрешения конфликтной ситуации в рабочем порядке и/или по итогам работы комиссии Стороны разрешают конфликтную ситуацию в претензионном порядке либо направляют имеющиеся разногласия на рассмотрение суда в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

5.2. Уведомление о конфликтной ситуации

5.2.1. В случае возникновения обстоятельств, свидетельствующих, по мнению одной из Сторон, о возникновении и/или наличии конфликтной ситуации, данная Сторона (Сторона-инициатор) незамедлительно извещает другую заинтересованную Сторону о возможном возникновении и/или наличии конфликтной ситуации, обстоятельствах, свидетельствующих о ее возникновении или наличии, а также ее предполагаемых причинах.

5.2.2. Стороны, которым было направлено извещение о конфликтной ситуации и участвующие в ее разрешении (Стороны-ответчики), обязаны не позднее чем в течение следующего рабочего дня проверить наличие указанных в извещении обстоятельств, и по необходимости принять меры по разрешению конфликтной ситуации со своей стороны.

5.2.3. В тот же срок Стороны-ответчики извещают доступными способами Сторону-инициатора о результатах проверки и при необходимости о мерах, принятых для разрешения конфликтной ситуации.

5.3. Разрешение конфликтной ситуации в рабочем порядке

5.3.1. Конфликтная ситуация признается разрешенной в рабочем порядке в случае, если Сторона-инициатор удовлетворена информацией, полученной в извещениях Сторон-ответчиков, и не имеет к ним претензий в связи с конфликтной ситуацией.

5.3.2. В случае если Сторона-инициатор не удовлетворена информацией, полученной от Сторон-ответчиков, для рассмотрения конфликтной ситуации формируется комиссия.

5.4. Формирование комиссии по разрешению конфликтной ситуации

5.4.1. В случае если конфликтная ситуация не была разрешена в рабочем порядке, Сторона-инициатор должна не позднее чем в течение трех рабочих дней после возникновения конфликтной ситуации направить уведомление о конфликтной ситуации (далее - Уведомление) и предложение о создании комиссии по разрешению конфликтной ситуации (далее - Предложение) Стороне-ответчику.

5.4.2. Уведомление должно содержать информацию о предмете и существе конфликтной ситуации, обстоятельствах, по мнению Стороны-инициатора, свидетельствующих о наличии конфликтной ситуации, возможных причинах и последствиях ее возникновения.

5.4.3. Уведомление должно содержать информацию с указанием фамилий, имен, отчеств, должностей и контактной информации должностных лиц Стороны-инициатора, уполномоченных в разрешении конфликтной ситуации.

5.4.4. Предложение должно содержать информацию о предлагаемом месте, дате и времени сбора комиссии, но не позднее трех рабочих дней со дня отправления Предложения. Список предлагаемых для участия в работе комиссии представителей Стороны-инициатора с указанием фамилий, имен, отчеств, должностей, при необходимости исполняемых при обмене электронными документами функциональных ролей (администратор, администратор безопасности, Оператор и т.п.), их контактной информации (телефон, факс, электронная почта).

5.4.5. Уведомление и Предложение составляются на бумажном носителе, подписываются должностными лицами Стороны-инициатора, уполномоченными в разрешении конфликтной ситуации и передаются Стороне-ответчику в установленном порядке, обеспечивающим подтверждение вручения корреспонденции.

5.4.6. Уведомление и Предложение могут быть составлены и направлены в форме ЭД. При этом факт их доставки должен быть подтвержден.

5.5. Формирование комиссии по разрешению конфликтной ситуации, ее состав

5.5.1. Не позднее чем на третий рабочий день после получения Предложения Сторонами, участвующими в разрешении конфликтной ситуации, должна быть сформирована комиссия из представителей обеих Сторон.

5.5.2. Комиссия формируется на основании приказа Оператора. Приказ устанавливает состав комиссии, время и место ее работы.

5.5.3. Устанавливается тридцатидневный срок работы комиссии. В исключительных случаях срок работы Комиссии по согласованию Сторон может быть дополнительно продлен не более чем на тридцать дней.

5.5.4. Если Стороны не договорятся об ином, в состав комиссии входит равное количество уполномоченных лиц каждой из Сторон, участвующих в разрешении конфликтной ситуации.

5.5.5. В состав комиссии назначаются представители служб информационно-технического обеспечения и служб обеспечения информационной безопасности, а также представители подразделений-исполнителей ЭД.

5.5.6. В состав комиссии могут быть включены представители юридических служб Сторон, представители органов, осуществляющих государственное регулирование и контроль соответствующих видов деятельности.

5.5.7. Независимо от соглашения Сторон в состав комиссии должен входить хотя бы один уполномоченный представитель удостоверяющего центра (по согласованию с ним).

5.5.8. По инициативе любой из Сторон к работе комиссии для проведения технической экспертизы могут привлекаться независимые эксперты, в том числе представители поставщиков средств защиты информации. При этом Сторона, привлекающая независимых экспертов, самостоятельно решает вопрос об оплате экспертных услуг.

5.5.9. При участии в комиссии представителей сторонних органов и организаций их право представлять соответствующие органы и организации должно подтверждаться официальным документом (доверенностью, предписанием, копией приказа или распоряжения).

5.6. Задача, права и полномочия комиссии по разрешению конфликтной ситуации

5.6.1. Задача комиссии - установить на организационно-техническом уровне наличие или отсутствие фактических обстоятельств, свидетельствующих о наличии конфликтной ситуации, ее причинах и последствиях.

5.6.2. Комиссия имеет право получать доступ к необходимым для проведения ее работы документальным материалам Сторон, на бумажных и электронных носителях.

5.6.3. Комиссия имеет право ознакомления с условиями и порядком подготовки, формирования, обработки, доставки, исполнения, хранения и учета электронных документов.

5.6.4. Комиссия имеет право ознакомления с условиями и порядком эксплуатации Сторонами программно-технических средств обмена электронными документами.

5.6.5. Комиссия имеет право ознакомления с условиями и порядком изготовления, использования и хранения Сторонами ключевой информации, а также иной конфиденциальной информации и ее носителей, необходимых для работы средств обмена ЭД.

5.6.6. Комиссия имеет право получать объяснения от должностных лиц Сторон, обеспечивающих обмен ЭД.

5.6.7. Комиссия вправе получать от Сторон любую иную информацию, относящуюся, по ее мнению, к рассматриваемой конфликтной ситуации.

5.6.8. Для проведения необходимых проверок и документирования данных комиссией могут применяться специальные программно-технические средства.

5.6.9. Комиссия не вправе давать правовую или какую-либо иную оценку установленных ею фактов, кроме организационно-технической.

5.7. Протокол работы комиссии по разрешению конфликтной ситуации

5.7.1. Все действия, предпринимаемые комиссией для выяснения фактических обстоятельств, а также выводы, сделанные комиссией, заносятся в протокол работы комиссии.

5.7.2. Протокол работы комиссии должен содержать следующие данные:

- состав комиссии с указанием сведений о фамилиях, именах, отчествах, местах работы, занимаемых должностях, допусках к необходимым работам, при необходимости исполняемых при обмене ЭД функциональных ролях, контактной информации и квалификации каждого из членов комиссии;

- краткое изложение обстоятельств, свидетельствующих, по мнению Стороны-инициатора, о возникновении и/или наличии конфликтной ситуации;

- установленные комиссией фактические обстоятельства;

- мероприятия, проведенные комиссией для установления наличия, причин возникновения и последствий возникшей конфликтной ситуации, с указанием даты времени и места их проведения;

- выводы комиссии по результатам проведенных мероприятий;

- подписи всех членов комиссии.

5.7.3. В случае если мнение члена или членов комиссии относительно порядка, методики, целей проводимых мероприятий не совпадает с мнением большинства членов комиссии, в протокол заносится соответствующая запись, которая подписывается членом или членами комиссии, чье особое мнение отражает соответствующая запись.

5.7.4. Протокол составляется в форме документа на бумажном носителе по экземпляру каждой Стороне. По обращению любого из членов комиссии Стороной, к которой было направлено обращение, ему должна быть выдана заверенная копия протокола.

5.8. Акт по итогам работы комиссии по разрешению конфликтной ситуации

5.8.1. По итогам работы комиссии составляется акт, при этом акт должен содержать следующую информацию:

- состав комиссии;

- дату и место составления акта;

- даты и время начала и окончания работы комиссии;

- фактические обстоятельства, установленные комиссией;

- краткий перечень мероприятий, проведенных комиссией;

- выводы, к которым пришла комиссия в результате проведенных мероприятий;

- подписи членов комиссии;

- в случае наличия - особое мнение члена или членов комиссии.

5.8.2. К акту может прилагаться особое мнение члена или членов комиссии, не согласных с выводами комиссии, указанными в акте. Особое мнение составляется в произвольной форме, подписывается членом или членами комиссии, чье мнение оно отражает.

5.8.3. Акт составляется в форме документа на бумажном носителе, по одному экземпляру каждой Стороне. По обращению любого из членов комиссии Стороной, к которой было направлено обращение, ему должна быть выдана заверенная копия акта.

5.9. Разрешение конфликтной ситуации по итогам работы комиссии

5.9.1. Акт комиссии является основанием для принятия Сторонами решения по урегулированию конфликтной ситуации.

5.9.2. В срок не более трех рабочих дней со дня окончания работы комиссии Стороны на основании выводов комиссии принимают меры по разрешению конфликтной ситуации и извещают другие Стороны о принятых мерах.

5.9.3. Конфликтная ситуация признается разрешенной по итогам работы комиссии, если Стороны удовлетворены выводами, полученными комиссией, мерами, принятыми другими участвующими в разрешение конфликтной ситуации Сторонами, и не имеют взаимных претензий.

5.9.4. В случае если конфликтная ситуация признается Сторонами разрешенной, то в срок не позднее пяти рабочих дней со дня окончания работы комиссии Стороны оформляют решение об урегулировании конфликтной ситуации (далее - Решение).

5.9.5. Решение составляется Сторонами в форме документа на бумажном носителе по одному экземпляру каждой Стороне. Решение подписывается уполномоченными в разрешение конфликтной ситуации лицами Сторон и утверждается руководителями Сторон либо их заместителями.

5.10. Претензионный порядок разрешения конфликтной ситуации

5.10.1. В случае если конфликтная ситуация не разрешена по итогам работы комиссии, в случае прямого или косвенного отказа одной из Сторон от участия в работе или если одной из Сторон создавались препятствия работе комиссии, а также в иных случаях, если одна из Сторон считает, что ее права в связи с обменом ЭД были нарушены, она обязана направить Стороне, которая, по ее мнению нарушила ее права, претензию.

5.10.2. Претензия должна содержать:

- изложение существа требований Стороны-инициатора;

- при возможности денежной оценки претензии - ее сумму и расчет;

- изложение фактических обстоятельств, на которых основываются требования Стороны-инициатора и доказательства, подтверждающие их, со ссылкой на соответствующие нормы законодательства и нормативных правовых актов;

- сведения о работе комиссии, и в случае если комиссия работала в связи с рассматриваемой конфликтной ситуацией, копии материалов работы комиссии, независимо от выводов комиссии, согласия или несогласия с этими выводами Стороны-инициатора;

- иные документы, имеющие значение, по мнению Стороны-инициатора;

- перечень прилагаемых к претензии документов и других доказательств, а также иные сведения, необходимые для урегулирования разногласий по претензии.

5.10.3. Претензия составляется в форме документа на бумажном носителе, подписывается руководителем Стороны-инициатора либо его заместителем, заверяется печатью Стороны-инициатора. Претензия и прилагаемые к ней документы направляются в адрес Стороны-ответчика в установленном порядке, обеспечивающим подтверждение вручения корреспонденции.

5.10.4. Сторона, в адрес которой направлена претензия, обязана в срок не позднее трех рабочих дней удовлетворить требования претензии или представить мотивированный отказ в их удовлетворении. Непредставление ответа на претензию в течение указанного срока является нарушением установленного настоящим Порядком разрешения конфликтных ситуаций и может рассматриваться в качестве отказа в удовлетворении требований претензии.

5.11. Разрешение конфликтной ситуации судами, арбитражными судами

5.11.1. В случае невозможности разрешения споров и разногласий по конфликтной ситуации в рабочем порядке по итогам работы комиссии или в претензионном порядке Стороны передают их на рассмотрение суда или арбитражного суда в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

5.12. Представление электронных документов из СИСТЕМЫ СВОД-СМАРТ по запросу заинтересованных лиц

5.12.1. В случае поступления запроса в адрес Оператора или абонента о представлении электронных документов, хранящихся в СИСТЕМЕ СВОД-СМАРТ со стороны юридического лица, в ответ, на который требуется представление бумажной копии электронных документов или самих электронных документов, необходимо:

- подготовить ответ в сроки, установленные законодательством Российской Федерации. Подготовка ответа должна быть осуществлена ответственными сотрудниками Оператора или абонента в рамках своей компетенции;

- в случае представления на обращение заинтересованного лица ответа в электронной форме к ответу в качестве приложения прикрепляются выгруженные из СИСТЕМЫ СВОД-СМАРТ электронные документы в формате ".PDF", а также файлы ЭП сертификата уполномоченного сотрудника, подписавшего документ в формате ".sig". В зависимости от способа представления информации (электронная почта, запись на электронный носитель информации) выгруженные файлы и ответ на запрос в электронной форме или отправляются заинтересованному лицу по электронной почте, или записываются на электронный носитель информации (для дальнейшей передачи в адрес заинтересованного лица);

- в случае представления на обращение заинтересованного лица ответа в печатной форме к ответу прилагаются бумажные копии выгруженных из СИСТЕМЫ СВОД-СМАРТ электронных документов, изготовленные и заверенные надлежащим образом.