Постановление Губернатора Амурской области от 27 декабря 2007 г. N 708 "Об организации контроля за исполнением документов в аппарате губернатора области и Правительства области, исполнительных органах государственной власти области"

В целях совершенствования форм и методов контроля за своевременным и качественным исполнением нормативных правовых актов федеральных органов власти, постановлений и распоряжений губернатора области, Правительства области, поручений, данных губернатором области, первыми вице-губернаторами области и заместителями председателя Правительства области

постановляю:

1. Утвердить прилагаемое Положение об организации контроля за исполнением документов в аппарате губернатора области и Правительства области, исполнительных органах государственной власти области.

2. Руководителям исполнительных органов государственной власти области:

разработать до 01.12.2007 на основе утверждаемого Положения об организации контроля за исполнением документов в аппарате губернатора области и Правительства области, исполнительных органах государственной власти области положения об организации контроля в соответствующем исполнительном органе государственной власти области;

назначить ответственных за организацию контроля по исполнению документов в возглавляемых исполнительных органах государственной власти области и до 01.12.2007 представить копии соответствующих приказов в контрольное управление аппарата губернатора области и Правительства области.

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на первого вице-губернатора области В.В.Марценко.

Н.А.Колесов

Положение
об организации контроля за исполнением документов
в аппарате губернатора области и Правительства области,
исполнительных органах государственной власти области
(утв. постановлением губернатора Амурской области от 27 декабря 2007 г. N 708)

I. Общие положения

1.1. Положение об организации контроля за исполнением документов в аппарате губернатора области и Правительства области (далее - аппарат), исполнительных органах государственной власти области (далее - исполнительные органы) разработано в целях дальнейшего совершенствования форм и методов контроля за своевременным и качественным исполнением нормативных правовых актов федеральных органов власти, постановлений и распоряжений губернатора области, Правительства области, поручений, данных членами Правительства области в соответствии с их полномочиями.

1.2. Контроль исполнения включает в себя постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

1.3. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. При постановке документа на контроль на правом поле документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".

1.4. Контроль за исполнением документов в исполнительных органах организуется руководителями этих органов.

1.5. Документы, сроки исполнения которых устанавливаются законами, исполняются в установленные сроки. На остальных документах проставляется пометка "оперативно", то есть документ должен быть исполнен в 10 - дневный срок.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационно-контрольной форме.

1.6. Информация и сопроводительные письма об исполнении документов представляются на бумажных и электронных носителях.

1.7. При уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения работник, ответственный за организацию контроля по исполнению документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и службой, обеспечивающей контроль исполнения, все контролируемые документы.

1.8. При пересылке документа на исполнение в подведомственную организацию на него заводится регистрационная карточка или вводится соответствующая информация в базу данных.

1.9. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело. При этом указываются краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении, отметка "в дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дата, подпись исполнителя или руководителя исполнительного органа, в котором исполнен документ.

1.10. Документ считается исполненным и снимается с контроля при условии возвращения в общий отдел управления делопроизводства и документооборота аппарата (далее - общий отдел аппарата) оригинала документа и представления сведений о его исполнении.

На документе проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.

1.11. Общий контроль за сроками исполнения поручений по входящим письмам, полученным из органов государственной власти, местного самоуправления, учреждений и организаций, осуществляется общим отделом аппарата. Контроль за исполнением поручений осуществляется с помощью электронной контрольно-сроковой картотеки системы электронного документооборота.

1.12. Общий отдел аппарата и контрольное управление аппарата ежедневно представляют руководителю аппарата отчет о состоянии исполнения поручений.

Напоминание ответственным исполнителям об исполнении документов осуществляется ежедневно.

Ежемесячно руководитель аппарата вносит предложения по премированию и наказанию за несвоевременное исполнение документов.

II. Контроль за исполнением документов,
поступивших от Президента Российской Федерации,
Полномочного #Предствителя Президента Российской Федерации
в #Далевосточном Федеральном округе, из Федерального Собрания
Российской Федерации, Правительства Российской Федерации,
учреждений и организаций

2.1. Исполнение нормативных актов Российской Федерации (федеральных законов, указов Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации), решений Совета при полномочном представителе Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе, других документов федеральных органов власти, поставленным на контроль губернатором области, первыми вице-губернаторами области, заместителями председателя Правительства области, контролируют общий отдел аппарата и контрольное управление аппарата.

2.2. Поступившие нормативные правовые акты регистрируются общим отделом аппарата и передаются советникам (помощникам) губернатора области, первых вице-губернаторов области, первого заместителя председателя Правительства области для подготовки проекта резолюции и доклада.

2.3. Рассмотренные губернатором области, первыми вице-губернаторами области, заместителями председателя Правительства области нормативные акты с резолюцией и поручением на контрольной карточке передаются в контрольное управление аппарата для дальнейшего ознакомления либо принятия необходимых решений руководителем, имеющим прямое отношение к исполнению документа.

2.4. На поступившие в адрес губернатора области письма общим отделом аппарата заполняются контрольные карточки, которые вместе с документами передаются советникам (помощникам) губернатора области, первых вице-губернаторов области, первого заместителя председателя Правительства области для подготовки проекта резолюции и доклада.

Письма в адрес заместителей председателя Правительства области, руководителя аппарата, других должностных лиц аппарата регистрируются в общем отделе аппарата и передаются для рассмотрения адресату.

Письма в адрес руководителей исполнительных органов государственной власти области, поступившие в общий отдел аппарата, передаются адресату без регистрации.

2.5. Рассмотренные губернатором области или другими должностными лицами письма с резолюцией и поручением на контрольной карточке возвращаются в общий отдел аппарата для направления исполнителям.

2.6. Если в резолюции указано конкретное лицо, которое должно в соответствии с указанным нормативным правовым актом произвести определенные действия, делается копия документа вместе с контрольной карточкой, в которой изложены указания губернатора области или других должностных лиц, и передается непосредственно руководителю или уполномоченному им лицу для решения и принятия оперативных мер.

2.7. Ответственность за качество и соблюдение сроков исполнения возлагается на исполнителей документов.

2.8. Исполнитель документа в установленные сроки разрабатывает в необходимых случаях проекты постановлений или распоряжений губернатора области по выполнению документа или мероприятия и после их принятия в установленном порядке организует их исполнение.

2.9. Проект ответа на письмо, адресованное губернатору области и стоящее на контроле, готовится исполнителем за подписью губернатора области, если иное не определено резолюцией.

2.10. В тех случаях, когда исполнение документа поручено нескольким исполнителям, указывается ответственный за исполнение, который организует исполнение документа в установленный срок и вносит предложение о списании его в дело. Если ответственный исполнитель не определен, то эти действия выполняет лицо, указанное в списке исполнителей первым.

Ответственный исполнитель обобщает материалы нескольких исполнителей в единый документ, который визируется всеми исполнителями.

2.11. Документ считается исполненным с момента представления в общий отдел аппарата или в контрольное управление аппарата копии информации о проделанной работе или копии ответа в установленные в резолюции сроки.

2.12. Нормативные правовые акты после ознакомления с ними всех заинтересованных лиц возвращаются в контрольное управление аппарата и передаются в государственно-правовое управление аппарата для хранения в соответствии с номенклатурой дел. По окончании срока хранения в государственно-правовом управлении аппарата нормативные правовые акты сдаются на хранение в Государственный архив Амурской области.

2.13. При поступлении в общий отдел аппарата или контрольное управление аппарата от исполнителя мотивированной просьбы о продлении срока исполнения он может быть продлен должностным лицом, давшим поручение, но не более чем на один месяц.

III. Контроль за исполнением нормативных актов,
принятых Губернатором области и Правительством области,
решений Совета Безопасности при Губернаторе области

3.1. Контроль за исполнением постановлений и распоряжений губернатора области, Правительства области (далее - акты), решений Совета безопасности при губернаторе области (далее - решения) организуется руководителями исполнительных органов.

3.2. Подписанные акты, решения направляются общим отделом аппарата ответственному за исполнение документа, непосредственно исполнителям и в контрольное управление аппарата.

3.3. После получения актов, решений исполнитель, которому поручено осуществлять фактический контроль, заводит контрольное дело, в котором находится контролируемый документ, план организационных мероприятий и справочный материал, характеризующий ход его выполнения.

3.4. Контрольное управление аппарата по установленной форме ведет учет и анализ выполнения актов, решений, находящихся на контроле, проверяет работу по организации контроля в аппарате, исполнительных органах, органах местного самоуправления.

3.5. Если по объективным причинам возникает необходимость продления срока исполнения актов, поручений, решений, ответственный за исполнение не позднее чем за 5 дней до истечения установленного срока представляет в контрольное управление аппарата объяснительную записку на имя первых вице-губернаторов области, заместителей председателя Правительства области, курирующих соответствующее направление работы, о причинах неисполнения к указанному сроку поручений, содержащихся в документе, и предложения о новом сроке исполнения документа.

В иных случаях контрольный документ автоматически считается неисполненным, и контрольное управление аппарата вносит предложение руководителю аппарата о принятии мер в связи со срывом исполнения поручения.

При изменении срока исполнения акта, поручения исполнителем подготавливается соответствующий проект акта по изменению срока исполнения либо продлению срока действия с приложением пояснительной записки.

3.6. Информация о ходе исполнения актов, поручений, решений представляется с соблюдением следующего условия: промежуточная информация о ходе исполнения документа, информация об исполнении документа с предложениями о снятии документа с контроля, продлении срока подписывается руководителями исполнительных органов и направляется первым вице-губернаторам области, заместителям председателя Правительства области, курирующим соответствующее направление работы. С резолюцией указанных должностных лиц (о снятии с контроля либо продлении срока исполнения) информация передается в контрольное управление аппарата.

3.7. В информации по выполнению поручений, данных в актах губернатора области, Правительства области определяется степень фактического исполнения поручения, пункта плана мероприятий, т.е. указывается, что данный пункт выполнен полностью, и вносится предложение о снятии его с контроля. В случае если срок исполнения закончился, а поручение не выполнено, указывается, что данный пункт требует продолжения работы, вносится предложение о продлении срока исполнения и подготавливается соответствующий проект постановления губернатора области.

Если поручение выполнить не представляется возможным, готовится проект постановления губернатора области о его исключении, к которому прикладывается пояснительная записка с указанием причины.

3.8. Контрольное управление аппарата на основании предложений, поступивших от исполнительных органов, готовит проект акта губернатора области о снятии документов с контроля.

3.9. На акте, снятом с контроля, контрольным управлением аппарата делается об этом отметка, указывается дата и номер документа, на основании которого оно снято. Снятие документа с контроля не означает приостановления его действия. При этом дальнейший контроль осуществляет соответствующий исполнительный орган.

IV. Контроль за исполнением документов в исполнительных органах
государственной власти области

4.1. Выполнение решений органов власти Российской Федерации и Амурской области организуют руководители исполнительных органов в соответствии с действующими в данных исполнительных органах положениями о контроле.

4.2. Оперативно-техническая работа по учету указанных документов и контроль за их исполнением приказом руководителя возлагаются на одного из ответственных работников соответствующего органа.

4.3. Поступившие документы регистрируются и в течение рабочего дня докладываются руководителю или лицу, его замещающему.

4.4. Работник, ответственный за организацию контроля по исполнению документов, на каждый документ заводит две контрольные карточки, одна из которых направляется исполнителю, а вторая помещается в контрольную картотеку с разбивкой по месяцам. Материалы по выполнению документа накапливаются в деле (при наличии компьютерной программы контроля соответствующие данные о документе вносятся в базу данных).

V. Контроль за рассмотрением обращений граждан

5.1. Правоотношения, связанные с рассмотрением обращений граждан, регулируются Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", указами Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации, Уставом (основным Законом) Амурской области, законами Амурской области, иными нормативными правовыми актами области.

5.2. Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в отделе обращений и приема граждан в течение трех дней с момента поступления в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию данных государственного органа или должностного лица, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующие органы или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением случаев, определенных действующим законодательством.

5.3. Обращения граждан, в которых сообщается о конкретных нарушениях их законных прав и интересов, ставятся на контроль. Кроме того, при решении вопроса о постановке обращения на контроль, преследуется и такая цель, как устранение недостатков в работе органов государственного управления.

На контрольном письме специалистами отдела проставляется штамп "Контроль" и "Письмо подлежит возврату в аппарат губернатора области и Правительства области". С контрольных писем снимаются копии.

5.4. Письменное обращение, поступившее в исполнительный орган или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, рассматривается в установленный законом срок.

Государственный орган или должностное лицо по направленному в установленном порядке запросу государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающих обращение, обязаны в течение первой половины срока представлять документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну и для которых установлен особый порядок представления.

5.5. Поступившие из федеральных органов власти в Правительство области и взятые ими на контроль обращения граждан передаются губернатору области, первым вице-губернаторам области или первому заместителю председателя Правительства области, которые определяют порядок их дальнейшего рассмотрения. Ими же подписываются ответы на обращения в федеральные органы власти и заявителям. В ответах заявителям указывается, каким федеральным органом или должностным лицом поручено рассмотрение обращения. Контрольные письма рассматриваются с выездом на место.

Ответ на обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу по информационным системам общего пользования, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

5.6. Если в резолюции по исполнению обращения граждан значится несколько исполнителей, то всю организационную работу проводит должностное лицо, указанное первым.

Ответственный исполнитель определяет сроки представления соисполнителями информации об исполнении поручения, порядок согласования и подготовки итогового документа по обращению граждан. Информация по исполнению поручения представляется в адрес исполнителя, указанного в резолюции первым. Персональную ответственность за рассмотрение обращения несут все исполнители.

5.7. При поступлении в отдел обращений и приема граждан аппарата от исполнителя мотивированной просьбы о продлении срока рассмотрения обращения он может быть продлен должностным лицом, давшим поручение, или уполномоченным на то лицом, но не более чем на один месяц. Обращение ставится на дополнительный контроль, о чем извещается заявитель. В случае если обращение направлено с контролем из федеральных органов власти, в их адрес также направляется промежуточный ответ с просьбой о продлении срока рассмотрения.

5.8. Специалисты отдела обращений и приема граждан аппарата анализируют ответы на контрольные письма, обращая особое внимание на качество и полноту решения поставленных в обращении вопросов. В журнале, в регистрационно-контрольной карточке и базе данных отмечается дата получения ответа.

Оформленные по контрольным письмам документы проверяются начальником отдела, который по согласованию с должностным лицом, давшим поручение о рассмотрении обращения, принимает решение продолжить контроль разрешения вопросов, поставленных в письме гражданина, или списать в дело. Автор письма уведомляется о дополнительном рассмотрении его обращения.

Ответы, списанные в дело, формируются в папку того городского округа или муниципального района, откуда поступило обращение, а требующие доработки - возвращаются специалисту, рассматривающему обращение, для внесения необходимой корректировки.

5.9. При нарушении порядка и сроков рассмотрения обращений граждан информация о фактах нарушений передается начальником управления делопроизводства и документооборота аппарата руководителю аппарата для принятия мер и внесения предложений губернатору области по привлечению к ответственности виновных.

5.10. Порядок рассмотрения отдельных обращений регулируется федеральным законодательством.

5.11. Личный прием граждан в государственных органах, органах местного самоуправления проводится их руководителями и уполномоченными на то лицами по утвержденному графику по предварительной записи и по вопросам, отнесенным к компетенции должностных лиц. Информация о месте приема, а также об установленных для приема днях и часах доводится до сведения граждан.

VI. Контроль за исполнением поручений Губернатора области,
данных на совещаниях и по итогам рабочих поездок
в города и районы области

6.1. Исполнение поручений, содержащихся в протоколах заседаний рабочих групп, советов и других коллегиальных органов, а также планерных совещаний, проводимых под руководством губернатора области, или лица, его замещающего, организуется заместителями председателя Правительства области, руководителями исполнительных органов.

6.2. Оформление перечня поручений, данных губернатором области по итогам планерных совещаний, осуществляется контрольным управлением аппарата, по итогам рабочих поездок в города и районы области - советником (помощником) губернатора.

6.3. Оформление перечня поручений, данных губернатором области на иных совещаниях, осуществляется исполнительными органами, ответственными за подготовку данных совещаний.

6.4. Проект перечня поручений согласовывается с контрольным управлением аппарата.

6.5. Доведение поручений до исполнителей обеспечивается контрольным управлением аппарата, как правило, в 2 - дневный срок, а срочных и оперативных поручений - незамедлительно.

6.6. В поручении устанавливается срок (календарная дата) его исполнения. Если срок исполнения поручения превышает 1 месяц, исполнитель согласовывает с контрольным управлением аппарата промежуточные сроки представления докладов о ходе его исполнения.

6.7. Если в качестве срока исполнения установлен определенный период, началом его считается дата подписания поручения.

В случае если в тексте поручения вместо даты исполнения или периода имеется указание "незамедлительно", поручение подлежит исполнению в течение суток.

6.8. В других случаях, если срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в срок до 1 месяца, считая от даты подписания поручения (решения). Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

6.9. В случае если по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок невозможно, руководители исполнительных органов представляют служебную записку на имя губернатора области в контрольное управление аппарата о продлении срока с указанием причин продления и планируемой даты исполнения. Служебная записка представляется не позднее чем в 7 - дневный срок до истечения срока поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

6.10. Если поручение дано нескольким исполнителям, указанный в поручении первым является основным исполнителем поручения, несет ответственность за его исполнение и организует работу. Соисполнители представляют основному исполнителю предложения, подписанные руководителем соответствующего органа (его заместителем), в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения.

Основной исполнитель определяет порядок согласования и подготовки итоговой информации. При необходимости исполнения поручения в сжатые сроки основной исполнитель организует исполнение поручения в оперативном порядке, для чего создает рабочие группы и проводит согласительные совещания.

6.11. О результатах исполнения поручения губернатору области через контрольное управление аппарата на имя руководителя аппарата направляется соответствующий доклад, который согласовывается с заместителем председателя Правительства области, курирующим соответствующее направление работы.

6.12. В случае если поручение не исполнено в установленный срок, исполнитель (основной исполнитель) поручения на следующий день по истечении срока представляет в контрольное управление аппарата на имя руководителя аппарата служебную записку о состоянии исполнения поручения, причинах его неисполнения в установленный срок с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, и о мерах ответственности, принятых в отношении работников, виновных в неисполнении поручения.