Постановление Избирательной комиссии Амурской области от 18 июня 2009 г. N 69/397-4 "О Методическом пособии для избирательных комиссий муниципальных образований по делопроизводству"

Постановление Избирательной комиссии Амурской области
от 18 июня 2009 г. N 69/397-4
"О Методическом пособии для избирательных комиссий
муниципальных образований по делопроизводству"

Рассмотрев Методическое пособие для избирательных комиссий муниципальных образований по делопроизводству, избирательная комиссия Амурской области на основании статьи 23 Федерального закона "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации", статьи 11 Закона Амурской области "Об избирательной комиссии Амурской области"

постановляет:

1. Одобрить Методическое пособие для избирательных комиссий муниципальных образований по делопроизводству (прилагается).

2. Направить настоящее Методическое пособие в избирательные комиссии городских округов, муниципальных районов для тиражирования и передачи избирательным комиссиям городских, сельских поселений.

3. Разместить настоящее постановление и Методическое пособие на официальном сайте избирательной комиссии Амурской области.

Председатель избирательной комиссии

А.И. Куцоножко

Секретарь избирательной комиссии

В.Д. Лебедев

Методическое пособие

1. Общие положения

1.1. Настоящее пособие по делопроизводству в избирательной комиссии муниципального образования (далее - пособие) устанавливает единую систему делопроизводства, порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в избирательной комиссии муниципального образования.

Пособие разработано в соответствии с Федеральным законом "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации", другими федеральными законами, инструкцией по делопроизводству в избирательной комиссии Амурской области, разработанной в соответствии с ГОСТом Р630-2003.

1.2. Делопроизводство в избирательной комиссии муниципального образования (далее - избирательная комиссия) осуществляется с использованием журнальной формы.

1.3. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящим пособием, обязательны для всех членов избирательной комиссии и работников, привлеченных на время выборов для работы в комиссии .

1.4. Учитывая, что избирательные комиссии городских округов и муниципальных районов не имеют аппарата, а председатели избирательных комиссий городских и сельских поселений работают не на штатной основе, председатель избирательной комиссии распоряжением на период избирательной кампании определяет ответственных за ведение делопроизводства в избирательной комиссии, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки (в том числе с использованием подсистемы ГАС "Выборы"), информируют председателя о состоянии их исполнения, организуют справочно-информационную работу в комиссии, готовят проект номенклатуры дел избирательной комиссии, формируют дела в соответствии с номенклатурой дел, обеспечивают их сохранность, готовят и передают дела в архив муниципального образования Амурской области, выдают работникам и член комиссии документы и дела, контролируют их возврат, знакомят членов комиссии с нормативными и методическими документами по делопроизводству, исполняют иные обязанности в соответствии с их должностными регламентами.

В межвыборный период в избирательных комиссиях муниципальных районов и городских округов с полномочиями территориальных избирательных комиссий делопроизводство осуществляется председателем избирательной комиссии. Изготовление проектов документов осуществляет системный администратор КСА ТИК.

1.5. В случае отсутствия исполнителя документов председатель (заместитель председателя, секретарь) избирательной комиссии дает указание ответственному за делопроизводство передать неисполненные документы другому исполнителю.

2. Прием, регистрация и прохождение поступающей корреспонденции

2.1. Доставка документов в избирательную комиссию осуществляется почтовой, по телеграфу, по электронной почте, факсимильной связью, нарочным.

Прием документов, поступивших по электронной почте ГАС "Выборы" в избирательные комиссии городского округа, муниципального района, при возложении полномочий избирательной комиссии муниципального образования на территориальную избирательную комиссию осуществляется через официальный почтовый ящик избирательной комиссии и регистрируются в журнале учета входящих документов, полученных по электронной почте ГАС "Выборы" (приложение N 1), откуда документы незамедлительно передаются ответственному за делопроизводство, для регистрации в журнале учета входящей корреспонденции (приложение N 2).

Документы, полученные по электронной почте, регистрируются в таком же порядке, как и иные входящие документы.

2.2. Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение поступающей в избирательную комиссию корреспонденции производятся ответственным за ведение делопроизводства.

2.3. Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления в избирательную комиссию документов путем проставления на них регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документах в журналах.

2.4. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. К повторным документам прикладывается информация о ранее поступивших документах и результатах их исполнения.

2.5. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или их отдельных листов, приложений, повреждение документов или несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, составляется в двух экземплярах акт, один их которых посылается отправителю, а второй приобщается к принятым документам.

На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа в правом нижнем углу делается отметка "Документ получен в поврежденном виде".

2.6. Упаковка и конверты от поступивших документов не уничтожаются, если в документах не указан обратный адрес отправителя, не проставлена дата отправки, если документ личный, но на упаковке или конверте это не указано, если получена доплатная корреспонденция.

2.7. Пакеты с пометкой "Лично" учитываются по пакетному журналу (приложение N 3) и передаются адресатам в закрытом виде под расписку. Документы, адресованные членам избирательной комиссии, регистрируются в установленном порядке, докладываются председателю (заместителю председателя, секретарю) избирательной комиссии, после чего передаются исполнителям согласно резолюции.

2.8. Поступившие документы подразделяются на регистрируемые и нерегистрируемые (приложение N 4).

2.9 Регистрации подлежат все документы, поступающие в избирательную комиссию спецсвязью, почтой, электронной почтой ГАС "Выборы" или нарочным, требующие учета, исполнения или использования в справочных целях.

2.10. При регистрации поступившего документа в журнал вводятся следующие обязательные данные: наименование организации (фамилия, имя, отчество гражданина), справочные данные об организации (гражданине), наименование вида документа, номер и дата документа, регистрационный номер (нумерация осуществляется в пределах календарного года), ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа, краткое содержание, резолюция, срок исполнения, отметка об исполнении и списании документа в дело.

Регистрационный штамп с указанием входящего номера, даты регистрации, а также количество листов основного документа и количество листов приложения проставляется, как правило, в правом нижнем углу первого листа зарегистрированного документа. На приложении проставляется входящий номер документа, к которому оно относится.

2.11. Зарегистрированные документы рассматриваются председателем избирательной комиссии, затем документы с резолюцией председателя (заместителя председателя или секретаря) избирательной комиссии передаются ответственному за делопроизводство для внесения резолюций в журнал регистрации и передачи копий документов исполнителям, которые расписываются в их получении в журнале регистрации входящей корреспонденции.

Подлинники входящих документов остаются у ответственного за делопроизводство на контроле до момента исполнения документа. Подлинник документа (оригинал) - первый или единственный экземпляр официального документа, обладающий юридической силой.

Исполненные документы с отметкой исполнителя списываются и помещаются в дело ответственным за делопроизводство в соответствии с номенклатурой дел избирательной комиссии на текущий год.

Ответственный за исполнение документа организует исполнение документа в установленный срок.

2.12. Исполненные документы с отметкой исполнителя списываются в дело председателем избирательной комиссии и помещаются в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел избирательной комиссии.

2.13. Передача документов от одного сотрудника аппарата или члена комиссии к другому осуществляется только после внесения соответствующей записи в журнал учета входящей корреспонденции.

3. Отправка исходящих документов

3.1. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Отправка из избирательной комиссии писем, телеграмм и других документов, в том числе связанных с рассмотрением обращений граждан, производится ответственным за делопроизводство ежедневно с 9 до 16 часов кроме выходных и праздничных дней.

3.2. При оформлении писем и телеграмм исполнитель указывает полный почтовый или телеграфный адрес адресата.

3.3. Подписанные председателем избирательной комиссии письма и телеграммы вместе с завизированными исполнителями копиями передаются для регистрации и отправки ответственному за делопроизводство. Если исходящее письмо является ответом на входящий документ, исполнитель обязан приобщить подлинник входящего документа к копии отправляемого письма. Документам присваивается исходящий номер, который состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа согласно журналу исходящих документов, разделенных косой чертой. Исходящий номер указывается также на копии документа, остающейся в деле.

3.4. Все исходящие документы регистрируются в соответствующем журнале (приложение 5)

3.5. В зависимости от характера и срочности доставки документы, как правило, отправляются адресату (спецсвязью, почтой, по телеграфу, по электронной почте, по каналам факсимильной связи или нарочным.)

3.6. Если телеграмма отправляется более чем в четыре адреса, исполнитель представляет ее оформленный подлинник, копию и два экземпляра списка рассылки, подписанные исполнителем, с указанием почтовых или телеграфных адресов. На телеграф передаются подлинник с одним экземпляром списка рассылки и копия телеграммы, которая с отметкой о передаче телеграммы возвращается в избирательную комиссию и вместе со вторым экземпляром списка рассылки подшивается в дело.

3.7. Если письмо направляется более чем в четыре адреса, то исполнитель после регистрации письма тиражирует его в необходимом количестве, составляет список рассылки, визирует и передает его на отправку ответственному за делопроизводство.

Если письмо или телеграмма направляется не более чем в четыре адреса, то подписывается каждый экземпляр.

3.8. Исходящие документы с отметками, характеризующими степень срочности их доставки ("Срочно", "Весьма срочно", "Вручить немедленно"), обрабатываются незамедлительно. Степень срочности доставки документа определяется подписавшим его лицом.

3.9. Документы без отметок, характеризующих степень срочности их доставки, оформляются и отправляются по мере их поступления.

3.10. Отправка исходящих документов по электронной почте ГАС "Выборы" (территориальными комиссиями, исполняющими полномочия комиссий муниципальных районов, городских округов) осуществляется через официальный почтовый ящик избирательной комиссии.

3.11. Документы, передаваемые по каналам факсимильной связи или электронной почте, регистрируются в порядке, установленном для исходящих документов.

3.12. Копия исходящего документа помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел избирательной комиссии.

3.13. Неправильно оформленные исходящие документы и личная корреспонденция к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям.

4. Работа с обращениями граждан

4.1. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от общего делопроизводства.

4.2. Все обращения граждан, в том числе и переадресованные в избирательную комиссию из других организаций, регистрируются в журнале отдельно от других видов документов в день их поступления (приложение N 6).

4.3. При вскрытии конвертов проверяется наличие всех вложений. Конверт обязательно сохраняется, так как штамп почтового отделения является доказательством даты получения обращения, а адрес автора обращения часто бывает написан лишь на конверте.

При регистрации повторных обращений им присваивается очередной регистрационный номер, делается отметка "Повторно".

4.4. Регистрационный штамп, состоящий из порядкового номера, даты и времени регистрации, ставится, как правило, в правом нижнем углу первого листа обращения или на свободном от текста месте.

Если обращение поступило от коллектива граждан, то к порядковому номеру добавляется буква "к", которая отделяется косой чертой.

4.5. Обращения граждан после регистрации передаются председателю (в отсутствие председателя заместителю председателя, секретарю) избирательной комиссии для проставления резолюции.

4.7. Обращения граждан с резолюцией председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии передаются ответственному за делопроизводство для внесения резолюций и передачи их копий исполнителям, которые расписываются в получении в регистрационном журнале.

Обращения граждан рассматриваются исполнителем в соответствии с резолюцией в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

4.8. Если письменное обращение гражданина содержит вопросы, не относящиеся к компетенции избирательной комиссии, то оно по поручению председателя избирательной комиссии в течение пяти дней со дня регистрации направляется с сопроводительным письмом за подписью председателя комиссии в организацию или соответствующему должностному лицу, к компетенции которой относится решение поставленных в письме вопросов, с уведомлением граждан, направивших обращение, о переадресации обращения. В сопроводительном письме обязательно оговаривается порядок пересылки ответа автору письма, а при необходимости - и в избирательную комиссию.

В случае, если решение поставленных в письменных обращениях вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов или должностных лиц, копия обращения в течение пяти дней со дня регистрации направляется в соответствующие органы или соответствующим должностным лицам.

4.9. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления (муниципальные органы) или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется, за исключением случаев, указанных в пункте 6 статьи 75 Федерального закона "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации".

4.10. В случае, если в соответствии с запретом, предусмотренным пунктом 4.9. настоящего пособия, невозможно направить жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие в установленном порядке в суд.

4.11. Письменные обращения, поступившие в избирательную комиссию рассматриваются не позднее 30 дней со дня регистрации.

В случаях, если для рассмотрения обращений граждан необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, по представлению исполнителем докладной записки, сроки рассмотрения обращений граждан могут быть продлены председателем избирательной комиссии, но не более чем на 30 дней. Заявителю направляется уведомление о продлении срока рассмотрения его обращения.

Если обращение гражданина поступило в избирательную комиссию в период избирательной кампании и касается вопросов, относящихся к этой кампании, письменный ответ на него дается в пятидневный срок, но не позднее дня, предшествующего дню голосования. Если указанное обращение гражданина поступило в день голосования, или в день, следующий за днем голосования, ответ на него дается незамедлительно. Если факты, содержащиеся в таких обращениях, требуют дополнительной проверки, ответы на них даются не позднее чем в десятидневный срок.

Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются до полного рассмотрения вопроса по существу.

Исполненные обращения граждан помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел избирательной комиссии вместе с копией ответа, завизированной исполнителем.

4.12. Ответ на обращения, в которых не указаны фамилия гражданина и его почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, не дается. Такое обращение списывается "В дело". В случае, если в письменном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

4.13. Письменные обращения, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, остаются без ответа по существу поставленных в нем вопросов, а заявителям сообщается о недопустимости злоупотребления правом. При достаточных основаниях обращение направляется в соответствующий государственный орган.

4.14. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

4.15. В случае, если в письменном обращении содержится вопрос, на который гражданину неоднократно давались письменные ответы по существу, в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы и обстоятельства, то переписка по данному вопросу с гражданином прекращается, о чем ему направляется уведомление.

4.16. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

Во время приема ведется регистрационный журнал, в который вносятся данные о гражданине, краткое содержание обращения, результаты рассмотрения, а также должность и фамилия лица, который ведет прием.

Если изложенные в устном обращении факты не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в регистрационном журнале. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

Переданные на приеме гражданами письменные обращения регистрируются и рассматриваются в установленном порядке.

В случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию избирательной комиссии, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

5. Основные требования к подготовке и оформлению документов

5.1. Документы должны излагаться кратко и ясно, быть аргументированными, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в них информации.

При оформлении ответных документов (писем) следует ссылаться на номер и дату документа (письма), на который дается ответ.

Документы должны быть завизированы лицами, ответственными за исполнение документов, и соисполнителями. Виза проставляется в нижней части лицевой стороны последнего листа копии отправляемого документа.

5.2. Документы печатаются на бланках установленной формы в соответствии с требованиями к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, и к файлам текстовых документов.

5.3. При подготовке и оформлении документов используется 30 реквизитов, установленных ГОСТом Р 6.30-2003.

5.4. При оформлении документов используются следующие основные реквизиты:

5.4.1. Реквизит "Дата документа". Датой документа является дата его подписания, утверждения или согласования. Форма написания дат может быть словесно-цифровой или цифровой. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например: 20 сентября 2005 года или 20.09.2005.

допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 5 сентября 2005 года.

5.4.2. Реквизит "Адресат". Этот реквизит располагают в правом верхнем углу.

Документы адресуют в организации, их структурные подразделения, должностным лицам или гражданам при ответе на их обращения. Наименования организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже.

Например:

Аппарат Законодательного Собрания Правовое управление

Если документ адресуется должностному лицу, наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.

Например:

Институт законодательства и сравнительного правоведения при Правительстве Российской Федерации Заведующему отделом П.П. Петрову

При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией при адресовании физическому лицу - после нее.

Например:

Петрову П.П. ул.Ленина, дом 4, кв.5, г.Зея, 614000

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат".

Если документ адресуется руководителю организации или его заместителю, наименование организации должно входить в наименование должности адресата.

Например:

Заместителю директора Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела И.И. Иванову

Если документ адресуется организации, сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.

Например:

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Б.Черкасский пер., д.5, г.Москва, 100000

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, который подписывается исполнителем, а на каждом экземпляре документа указывается только один адрес.

Если документ отправляется в несколько однородных государственных органов или организаций, их следует указывать обобщенно.

Например:

Председателям территориальных избирательных комиссий Амурской области

Текст документа не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не пишется.

5.4.3. Реквизит "Заголовок к тексту". Этот реквизит составляется, как правило, ко всем документам, за исключением поручений, телеграмм и документов, оформленных на листе бумаги формата А5.

Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа.

Он может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже ("Об организации...", "О состоянии...", "О приеме...").

Заголовок располагается на первом листе над текстом документа слева или по центру.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

5.4.4. Реквизит "Резолюция". Этот реквизит пишется на отдельном листе, приложенном к документу, или на документе. Резолюция включает фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

Например:

Иванову И.И. Петрову П.П. Прошу подготовить проект письма к 21.02.2005 Личная подпись 06.02.2005

При оформлении резолюции к документу на отдельном листе, обязательно указывается регистрационный номер и дата документа, к которому резолюция относится.

Как правило, на документе ставится только одна резолюция.

5.4.5. Реквизит "Текст документа". Текст документа, как правило, должен состоять из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Документ может содержать только заключительную часть (например, распоряжение - распорядительную часть без констатирующей).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, обязательно указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату и регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Тексты документов большого объема делят на разделы, подразделы и пункты, которые пишутся арабскими цифрами.

Например:

1. Раздел 1.2. Подраздел 1.2.3.Пункт

Абзацы внутри пунктов не нумеруются.

5.4.6. Реквизит "Подпись". В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписывающего документ, его личная подпись и ее расшифровка.

Не допускается ставить предлог "за", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.

Если документ оформляется на бланке избирательной комиссии, то реквизит "Подпись" включает сокращенное наименование должности лица, подписывающего документ, его личную подпись, инициалы и фамилию. Например:

Заместитель председател

_____________ подпись

__________________ инициалы, фамилия

Если документ оформляется не на бланке, то указывается полное наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, инициалы и фамилия.

Например:

Заместитель председателя избирательной комиссии Амурской области

_____________ подпись

__________________ инициалы, фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Например:

Председатель избирательной комиссии	_______________ подпись	_____________________ инициалы, фамилия
Бухгалтер	_______________ подпись	_____________________ инициалы, фамилия

При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, их подписи располагают на одном уровне.

Например:

Председатель ПОИК		Председатель ИК КПАО
__________ подпись	__________________ инициалы, фамилия	____________ подпись	__________________ инициалы, фамилия

В документе, подготовленном комиссией, созданной для решения того или иного вопроса, подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей распределению обязанностей. Например:

Председатель комиссии	____________ подпись	_________________ инициалы, фамилия
Члены комиссии	____________ подпись	__________________ инициалы, фамилия
	____________ подпись	__________________ инициалы, фамилия
	____________ подпись	__________________ инициалы, фамилия

Фамилии членов комиссии располагаются по алфавиту.

Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал.

Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалами и фамилией ставится пробел.

Исходящие письма направляются за подписью председателя избирательной комиссии, а в его отсутствие - заместителя председателя избирательной комиссии.

5.4.7. Реквизит "Отметка о наличии приложений". Этот реквизит располагается от границы левого поля после текста перед подписью.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о наличии приложений оформляется по следующей форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров.

Например:

Приложения:	1. Положение об экспертной комиссии на 13 л. в 1 экз.
	2. Примерная номенклатура дел на 4 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение:

на 6 л. в 2 экз. в первый адрес.

Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение:

письмо избирательной комиссии от 15.05.2005 N 01-20/435 и приложение к нему, всего на 8 л. в 1 экз.

В решениях и распоряжениях сведения о наличии приложений указываются в тексте.

Например:

"Разработать и представить проект плана по форме, указанной в приложении 1"

Если в документе, к которому относится приложение, оно не утверждается, а просто содержится ссылка на него, то в правом верхнем углу указывается, к какому решению (распоряжению) приложение относится:

	Приложение к решению избирательной комиссии муниципального образования от 29 января 2005 года N 138/995-2
	Приложение к распоряжению председателя избирательной комиссии муниципального образования от 26 октября 2005 года N 275

При наличии нескольких приложений на них проставляются порядковые номера. Например, "Приложение N1", "Приложение N2" и т.д. Допускается слово "ПРИЛОЖЕНИЕ" печатать прописными буквами.

5.4.8. Реквизит "Отметка об исполнителе". Фамилия (или ФИО) исполнителя и номер его служебного телефона располагаются на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Например:

И.И. Иванов или Иванов Иван Иванович

202 13 13 202 13 13

5.4.9. Реквизит "Гриф утверждения документа". Документ может утверждаться должностным лицом или специально издаваемым документом.

Если документ утверждается конкретным должностным лицом, то реквизит "Гриф утверждения документа" состоит из следующих элементов: слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и прописными буквами), наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, и дата утверждения.

Например:

	УТВЕРЖДАЮ
	Председатель избирательной комиссии муниципального образования подпись инициалы, фамилия 25.01.2005

Если документ утверждается решением, распоряжением, протоколом, то реквизит "Гриф утверждения документа" состоит из слова "УТВЕРЖДЕН" ("УТВЕРЖДЕНА", "УТВЕРЖДЕНЫ" или "УТВЕРЖДЕНО" без кавычек и прописными буквами), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

	УТВЕРЖДЕНО
	Решением избирательной комиссии муниципального образования от 22 сентября 2005 года N 01/02

Реквизит "Гриф утверждения документа" располагается в правом верхнем углу документа, печатается от границы верхнего поля. Слова "УТВЕРЖДЕНО", "УТВЕРЖДАЮ" (без кавычек и прописными буквами) следует отделять от последующих строк 1,5 межстрочным интервалом. Остальные строки реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал.

5.4.10. Реквизит "Гриф согласования документа" состоит из слова "СОГЛАСОВАНО" (без кавычек и прописными буквами), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты.

Например:

СОГЛАСОВАНО
Глава муниципального образования _______ __________________ подпись инициалы, фамилия 28 января 2005 года

Если согласование осуществляется протоколом, письмом или другим документом, то "Гриф согласования документа" оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания собрания от 26 октября 2005 года N 168
или:
СОГЛАСОВАНО Письмо ГАПО от 20 октября 2008 года N 5-10/49

"Гриф согласования документа" располагается ниже реквизита "Подпись".

Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой. Виза включает подпись и должность визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания.

Например:

бухгалтер
________ __________________ подпись инициалы, фамилия
25.04.2008

При наличии замечаний по документу виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются

бухгалтер
________ __________________ подпись инициалы, фамилия
25.04.2008

Замечания прилагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа или в нижней части лицевой стороны последнего листа копии отправляемого документа (письма).

5.4.11. Реквизит "Отметка о заверении копии". При заверении копии документа ниже реквизита "Подпись" проставляется заверительная надпись "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, ее расшифровка и дата заверения.

Например:

Верно секретарь избирательной комиссии муниципального образования __________ ___________________ подпись инициалы, фамилия 28.02.2005

На копиях исходящих документов, остающихся в деле, допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.

При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительная подпись удостоверяется печатью.

5.4.12. Реквизит "Печать". Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих предусмотренные правовыми актами полномочия должностных лиц или касающихся расходования денежных средств и материальных ценностей.

Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

5.4.13. Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" должен включать краткие сведения об исполнении документа (при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении), дату и номер имеющегося документа об исполнении, слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дата, подпись.

Данный реквизит располагается на последнем листе лицевой стороны документа в нижней его части. При отсутствии места свободного от текста отметка об исполнении может быть сделана на оборотной стороне последнего листа документа в нижней его части.

6. Прием и передача служебной информации по электронной
почте и по каналам факсимильной связи

6.1. Работа с электронной почтой определяется Порядком использования электронной почты в составе ГАС "Выборы", утвержденном постановлением Центризбиркома от 21.07.2004 года N 51.

6.2. Прием документов, адресованных избирательной комиссии (официальная почта) по электронной почте, осуществляется через официальный почтовый ящик избирательной комиссии, находящийся у системного администратора территориальной избирательной комиссии, исполняющей полномочия муниципальной избирательной комиссии.

6.3. Документы, полученные по электронной почте, передаются ответственному за делопроизводство, который регистрирует их в установленном порядке.

6.4. Для передачи по электронной почте исходящего документа, подписанного председателем избирательной комиссии, исполнитель представляет ответственному за делопроизводство отправляемое письмо на бумажном носителе вместе с машиночитаемой копией и список рассылки, завизированный исполнителем.

Ответственный за делопроизводство регистрирует исходящий документ.

6.5. Зарегистрированное исходящее письмо вместе с машиночитаемой копией передается системному администратору для отправки.

6.6. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов.

6.7. Факсимильные аппараты, как правило, устанавливаются у председателя (заместителя председателя избирательной комиссии) и у ответственного за делопроизводство.

6.8. В случае передачи документов, подписанных председателем избирательной комиссии по каналам факсимильной связи, они должны быть зарегистрированы у ответственного за делопроизводство.

6.9. Ответственный за делопроизводство передает документы по каналам факсимильной связи только по поручению председателя избирательной комиссии.

Запрещается передавать по каналам факсимильной связи документы с грифами "Для служебного пользования" и "Не для печати".

Подлинник документа, переданного по каналам факсимильной связи, направляется адресату.

6.10. Факсы, поступившие в избирательную комиссию, регистрируются в установленном порядке.

7. Прием и передача служебной информации, материалов
при формировании и ведении Регистра избирателей,
участников референдума. Хранение документов,
в том числе на машиночитаемых носителях

Прием, обработка и регистрация поступающей информации (сведений) об избирателях при формировании и ведении Регистра избирателей, участников референдума, а также их передача производится ответственными работниками аппарата избирательной комиссии Амурской области, выполняющими функции системных администраторов соответствующих КСА ТИК ГАС "Выборы" Амурской области в соответствии с п.7 Инструкции по делопроизводству в избирательной комиссии Амурской области.

Зарегистрированный документ, информация, материал после обработки, исполнения, использования помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел избирательной комиссии.

Избирательными комиссиями муниципальных избирательных образований городских и сельских поселений указанные выше действия не выполняются.

8. Подготовка, оформление и выпуск документов,
рассматриваемых на заседаниях избирательной комиссии.
Протокол заседания избирательной комиссии

8.1. Проект повестки дня заседания избирательной комиссии готовит секретарь избирательной комиссии.

Проект повестки дня заседания избирательной комиссии формируется на основании планов работы, поручений, содержащихся в решениях избирательной комиссии муниципального образования, в сроки, предусмотренные регламентом избирательной комиссии, и после согласования с председателем избирательной комиссии подписывается секретарем избирательной комиссии.

8.2. Материалы по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания, готовятся членами избирательной комиссии с привлечением, в случае необходимости, специалистов.

8.3. Представляемые к рассмотрению на заседании избирательной комиссии материалы должны включать проект решения, указанные в тексте проекта приложения (обращение, заявление, разъяснение, инструкция, методическое письмо, список, перечень, план, отчет, цифровая таблица, справка, информация, таблицы поправок и пр.), а при необходимости - пояснительную записку по рассматриваемому вопросу. Все документы должны иметь реквизит "Заголовок к тексту".

8.4. Проекты документов, представляемые на рассмотрение избирательной комиссии, визируются непосредственными исполнителями и членами избирательной комиссии, отвечающими за подготовку данного вопроса. Проекты документов, содержащие вопросы финансового характера, визируются бухгалтером избирательной комиссии. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта.

8.5. Исполнитель проекта документа визирует каждое приложение к проекту. Исполнитель обеспечивает комплектность всех документов, обозначенных как в проекте решения так и в приложениях к нему. Если в приложении содержатся вопросы финансового характера, оно должно быть завизировано бухгалтером.

8.6. К проекту документа приобщаются подлинники материалов, послуживших основанием для рассмотрения вопроса на заседании избирательной комиссии.

8.7. После просмотра и внесения в материалы необходимых поправок секретарь избирательной комиссии пишет на проектах представленных документов резолюцию "На заседание", расписывается и передает весь комплект материалов для тиражирования.

8.8. Ответственный за подготовку заседания избирательной комиссии комплектует папки с материалами, подлежащими рассмотрению, в соответствии с проектом повестки дня заседания избирательной комиссии, направляет их членам избирательной комиссии, в том числе членам комиссии с правом совещательного голоса, в установленный регламентом избирательной комиссии срок.

8.9. Накануне дня заседания исполнитель документа представляет секретарю избирательной комиссии список приглашенных на заседание избирательной комиссии. В списке приглашенных указываются фамилии, имена, отчества приглашенных, их должности, официальное название представляемого органа.

8.10. Перед началом заседания работник, ответственный за подготовку заседания, регистрирует по списку лиц, приглашенных на заседание. Данный список представляется председателю и секретарю избирательной комиссии.

8.11. Материалы, рассмотренные на заседании избирательной комиссии, должны быть при необходимости доработаны.

Срок доработки документов определяется регламентом избирательной комиссии, но не должен превышать пяти рабочих дней после заседания, если иной срок не оговорен на заседании комиссии.

8.12. При доработке документа исполнитель вносит в текст согласованные в ходе заседания изменения и дополнения. В случае принятия избирательной комиссией решения о необходимости контроля за выполнением решения его текст дополняется пунктом, в котором назначаются ответственные за исполнение и определяется срок исполнения.

8.13. Текст решения в обязательном порядке печатается на бланке установленного образца. Документ, подлежащий подписанию, представляется на окончательное визирование лицам, с которыми ранее согласовывался проект. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа.

8.14. Исполнитель следит за комплектностью прилагаемых к решению материалов и располагает их в той последовательности, в которой они упоминаются в тексте. Каждое приложение визируется исполнителем, а также бухгалтером избирательной комиссии, если в приложении содержатся вопросы финансового характера.

8.15. Если вопросы, содержащиеся в решении, касаются деятельности одной или нескольких организаций, к документу прилагается лист согласования, в котором указывается наименование органа (организации), должность, фамилия, инициалы должностного лица, с которым этот документ согласован, и ставится его личная подпись. Лист согласования подписывается исполнителем, согласовавшим документ.

8.16. К оформленному для подписания решению исполнитель прилагает список должностных лиц и организаций, которые будут задействованы в реализации принятого документа или должны быть проинформированы о его содержании и которым этот документ должен быть разослан.

8.17. Копии решения избирательной комиссии могут быть направлены отдельным гражданам, если основанием для рассмотрения на заседании вопроса послужило их обращение в избирательную комиссию.

8.18. Список рассылки документа подписывается исполнителем и утверждается секретарем избирательной комиссии.

8.19. Решения избирательной комиссии подписываются председателем и секретарем избирательной комиссии.

8.20. Если на заседании избирательной комиссии функции председателя избирательной комиссии осуществлял заместитель председателя комиссии, а в его отсутствие - секретарь или один из членов избирательной комиссии с правом решающего голоса, а также если функции секретаря избирательной комиссии осуществлял один из членов избирательной комиссии с правом решающего голоса, то в протоколе и решении ставится подпись председательствующего на заседании и секретаря заседания.

8.21. После подписания решения избирательной комиссии регистрируются и им присваиваются регистрационные номера, которые проставляются на документах и списках рассылки. Номер решения состоит из номера протокола заседания, порядкового номера решения, разделенных косой чертой и номера созыва комиссии через дефис.

8.22. Нумерация решений осуществляется в хронологической последовательности в пределах срока полномочий избирательной комиссии.

8.23. Разрешение на тиражирование документов в необходимом количестве дает секретарь избирательной комиссии.

Документы тиражируются в соответствии со списком рассылки, на каждом экземпляре проставляется печать избирательной комиссии.

Тиражирование решений комиссий осуществляется с экземпляра, не содержащего подписей председателя (председательствующего на заседании) комиссии и секретаря комиссии (секретаря заседания).

8.24. Заседание избирательной комиссии оформляется протоколом установленной формы.

8.26. Текст протокола заседания избирательной комиссии состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части протокола указываются должность, фамилия и инициалы председателя (председательствующего), а также присутствующих заместителя председателя, секретаря и членов избирательной комиссии, в том числе с правом совещательного голоса, кандидатов в депутаты, кандидатов на должности глав муниципальных образований, представителей избирательных объединений, средств массовой информации, приглашенных на заседание.

Если на заседание приглашено много представителей сторонних организаций и средств массовой информации, их фамилии и инициалы вносятся в прилагаемый к протоколу список.

8.27. В основной части протокола перечисляются вопросы повестки дня, инициалы и фамилии лиц, выступивших при их обсуждении, констатируется решение избирательной комиссии по каждому обсуждаемому вопросу, фиксируются результаты голосования.

К протоколу заседания прилагаются подлинные экземпляры решений, принятых на заседании.

8.28. Протокол заседания подписывается председателем (председательствующим на заседании) и секретарем избирательной комиссии (секретарем заседания).

8.29. Протоколы заседаний избирательной комиссии оформляются в срок, установленный регламентом избирательной комиссии.

8.30. Протоколам заседаний присваиваются порядковые номера, начиная с первого со дня формирования избирательной комиссии в течение срока ее полномочий.

8.31. Протоколы заседаний избирательной комиссии и документы к ним подшиваются в дела в соответствии с номенклатурой дел избирательной комиссии и хранятся отдельно от других документов.

9. Оформление распоряжений председателя избирательной комиссии

9.1. Проекты распоряжений председателя избирательной комиссии готовятся по поручению председателя избирательной комиссии.

9.2. Текст распоряжения состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей.

9.3. В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию распоряжения является нормативный правовой акт или распорядительный документ, то в констатирующей части указываются его название, наименование организации (автора документа), дата, номер, заголовок.

9.4. В распорядительной части указываются конкретные действия, сроки и исполнители. Пункты распоряжения нумеруются арабскими цифрами с точкой и не имеют заголовков.

9.5. Если распоряжение дополняет, отменяет или изменяет ранее изданное распоряжение или его отдельные пункты, то это оговаривается в тексте распоряжения.

9.6. В последнем пункте распорядительной части указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением распоряжения в целом.

9.7. Проекты распоряжений председателя избирательной комиссии печатаются на бланке установленной формы шрифтом N 14 или N 12.

9.8. При наличии приложений к распоряжению в тексте на них обязательно делается ссылка.

9.9. Каждое приложение к проекту распоряжения печатается отдельно. Размеры полей, шрифт и межстрочные интервалы при печатании текста приложения идентичны размерам, применяемым при оформлении текста распоряжения.

9.10. Проект распоряжения председателя избирательной комиссии должен быть завизирован исполнителями, подготовившими проект, и членом избирательной комиссии, курирующим соответствующее направление работы. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта распоряжения.

Если в распоряжении содержатся вопросы финансового характера, то необходима виза бухгалтера.

9.11. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника распоряжения в нижней его части.

9.12. Распоряжения председателя избирательной комиссии регистрируются в соответствующих журналах учета распоряжений и формируются в дела вместе с документами, послужившими основанием для издания распоряжения в соответствии с номенклатурой дел ответственным за делопроизводство.

9.13. Распоряжениям председателя избирательной комиссии по деятельности присваиваются регистрационные номера в пределах календарного года, при этом к порядковому номеру через дефис добавляется индекс "р".

9.14. В распоряжениях констатирующая часть может отсутствовать, а распорядительная часть начинается глаголами: "Заключить договор об оказании услуг", "Расторгнуть договор" и так далее. Каждый пункт распоряжения должен быть точно сформулирован в соответствии нормативными актами, на основании которых распоряжение принято.

9.15. Распоряжение подписывает председатель избирательной комиссии, а в его отсутствие - заместитель председателя или исполняющий обязанности председателя избирательной комиссии.

10. Контроль за исполнением документов

10.1. Контролю за исполнением подлежат: постановления и другие документы Центральной избирательной комиссии Российской Федерации; постановления избирательной комиссии Амурской области, решения избирательной комиссии муниципального образования, распоряжения председателя избирательной комиссии, планы мероприятий, входящие документы с учетом резолюций председателя избирательной комиссии, исходящие письма, требующие ответа; письма и телеграммы граждан.

10.2. Ответственность за состояние работы по исполнению документов возлагается на лицо, ответственное за делопроизводство в избирательной комиссии.

10.3. Распоряжения председателя избирательной комиссии и планы мероприятий исполняются в сроки, указанные в документах.

10.4. Сроки исполнения документа устанавливаются в соответствии с действующим законодательством и исчисляются в календарных днях с даты его регистрации, если в самом документе не указан конкретный срок.

10.5. В случае указания во входящем документе срока, к которому предполагается получить ответ, этот срок, если в резолюции не указан другой, как правило, должен соблюдаться.

10.6. Поручения с пометками "Весьма срочно", "Срочно" исполняются в трехдневный срок.

10.7. Срок исполнения документа может быть продлен только председателем (заместителем председателя, секретарем) избирательной комиссии. Продление срока исполнения должно быть оформлено не позднее чем за 2-3 дня до истечения срока исполнения документа, если в процессе исполнения выясняется невозможность соблюдения указанного срока. В противном случае документ считается не исполненным в срок.

10.8. На каждый контрольный документ оформляется контрольная карточка в двух экземплярах (приложение N 7). Один экземпляр карточки находится у работника, ответственного за делопроизводство избирательной комиссии, а другой вместе с документом направляется исполнителю.

10.9. После исполнения документ снимается с контроля. Документ считается исполненным тогда, когда решены все поставленные в нем вопросы и автору дан ответ по существу.

Снять документ с контроля может только то должностное лицо, которое поставило его на контроль, при этом на документе и в карточке делается отметка о снятии с контроля.

Основаниями для снятия документа с контроля являются:

письменное предложение на имя лица, давшего поручение об исполнении документа или отдельных его пунктов, о снятии поручения с контроля, подписанное исполнителями и согласованное с лицом, давшим поручение;

решение избирательной комиссии, распоряжение председателя комиссии по результатам исполнения документа;

ответ на поступивший документ, подписанный председателем (заместителем председателя, секретарем) избирательной комиссии.

Если об исполнении доложено устно, то отметка о результатах рассмотрения делается на самом документе и контрольной карточке.

10.10. Документ не является исполненным, если он пересылается для рассмотрения поставленных в нем вопросов в иные органы, организации и учреждения. В этом случае исполнитель ставит в регистрационной карточке отметку о продлении срока рассмотрения документа до получения ответа.

Документ является исполненным, если он направлен в иные органы, организации и учреждения для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и для информирования автора о результатах.

10.11. Решение избирательной комиссии снимается с контроля по решению избирательной комиссии на основании информации исполнителей, подготовивших данный документ, в срок, указанный в документе.

10.12. Контроль за сроками исполнения документов, своевременное внесение в контрольную карточку текущей информации о ходе исполнения контролируемых документов и поручений осуществляется ответственным за делопроизводство в избирательной комиссии.

10.13. Ответственный за делопроизводство в избирательной комиссии ежемесячно представляет председателю (заместителю председателя, секретарю) избирательной комиссии письменную информацию о ходе исполнения находящихся на контроле документов.

11. Изготовление и использование печатей и штампов

11.1. Печати и штампы, необходимые для обеспечения деятельности избирательной комиссии, изготавливаются по согласованию с председателем (заместителем председателя) избирательной комиссии.

11.2. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в избирательной комиссии используются гербовые и другие печати.

11.3. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов применяются мастичные штампы.

11.4. Государственный герб Российской Федерации помещается на печатях в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1993 года N 2050.

Герб Амурской области помещается на печатях в соответствии с нормативными правовыми актами Амурской области.

Гербовые печати ставятся на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, в соответствии с действующим законодательством или иными нормативными правовыми актами.

11.5. Оттиск печати проставляется на документах в установленных местах, при этом оттиск должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

11.6. Печати и штампы подлежат регистрации в журнале учета печатей и штампов (приложение N 8). Печати и штампы выдаются председателям участковых избирательных комиссий, в чем они расписываются в журнале учета печатей и штампов. На журнале проставляется гриф "Для служебного пользования", его листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.

Печати и штампы должны храниться в надежно закрываемых и опечатываемых в нерабочее время сейфах или металлических шкафах.

Ответственный за делопроизводство осуществляет контроль за правильностью хранения и использования печатей и штампов.

11.7. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность председатель (заместитель председателя, секретарь) избирательной комиссии.

11.8. Пришедшие в негодность печати и штампы сдаются ответственному за делопроизводство, который их уничтожает, о чем составляется акт, а в журнале учета печатей и штампов делается соответствующая отметка.

11.9. Ответственность за хранение и использование печатей и штампов возлагается на председателя избирательной комиссии, в пользовании которых находятся печати и штампы. По окончанию выборов печати и штампы передаются ответственному за делопроизводство (председателю избирательной комиссии), о чем делается отметка в журнале учета печатей и штампов.

12. Порядок разработки бланков документов

12.1. Бланк документа - это состав реквизитов, идентифицирующих автора письменного документа. В соответствии с ГОСТом Р6 30-2003 для изготовления бланков могут быть использованы следующие реквизиты:

наименование избирательной комиссии;

справочные данные об избирательной комиссии;

наименование вида документа;

текст документа - используется при применении унифицированных текстов документов (текстовых шаблонов).

Используются также отметки для расположения реквизитов:

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату документа;

место составления или издания документа;

адресат;

заголовок к тексту;

отметка о контроле.

12.2. При разработке бланков документов используются реквизиты, установленные ГОСТом Р 630-2003 (приложение N 9).

12.3. Для бланков должна применяться бумага формата А4 (210х297) и А5 (148х210).

12.4. Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в кремовые или желтые тона. Бланки для документов постоянного срока хранения следует изготовлять на бумаге высших сортов.

12.5. На бланках документов должны быть поля: левое не менее 30 мм, правое - 15 мм, верхнее - 20 мм, нижнее - 20 мм.

12.6. Бланки документов должны изготавливаться типографским способом. Исключительно типографским способом должны изготавливаться бланки, являющиеся объектом строгой отчетности. Использование ксерокопий данных бланков не допускается.

12.7. В избирательной комиссии могут быть установлены следующие виды бланков (Приложение N 10):

общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма);

бланк письма;

бланк решения избирательной комиссии;

бланк повестки дня заседания комиссии;

бланк протокола заседания избирательной комиссии;

бланк распоряжения председателя избирательной комиссии.

12.8. Общий бланк может включать следующие реквизиты:

наименование избирательной комиссии,

место составления или издания документа;

кроме этих реквизитов, на общем бланке допускается размещение ограничительных отметок для следующих реквизитов:

дата документа;

регистрационный номер документа;

заголовок к тексту;

отметка о контроле.

12.9. Бланк письма может включать следующие реквизиты:

наименование избирательной комиссии;

справочные данные о комиссии (сведения о почтовом и телеграфном адресе, номера справочных телефонов, факсов, адрес электронной почты);

При необходимости бланк письма включает в себя ограничительные отметки для верхних и нижних границ зон расположения реквизитов:

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату документа;

адресат;

резолюция;

заголовок к тексту.

12.10. Бланки могут изготавливаться на основе как углового, так и продольного расположения реквизитов. При продольном расположении реквизитов их границы продлеваются до границы правого поля бланка.

12.11. Бланки с продольным вариантом расположения реквизитов целесообразно применять в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков.

13. Составление и утверждение номенклатуры дел

13.1. Делопроизводство в избирательной комиссии ведется в соответствии с номенклатурой дел.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве избирательной комиссии, с указанием сроков их хранения по установленной форме (приложение N 11).

Номенклатура дел предназначена для формирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (10 лет и более) сроков хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности избирательной комиссии, в том числе личные дела, справочные и учетные картотеки, а также другие учетные формы.

Заголовок дела должен четко отражать основное содержание и состав документов. Не допускается употребление неконкретных формулировок, вводных слов и сложных оборотов.

13.2. Срок хранения и номер дела указываются в номенклатуре дел со ссылкой на Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности комиссии, с указанием сроков хранения. Срок хранения документов, не указанных в Перечне, устанавливается избирательной комиссией по согласованию с избирательной комиссией Амурской области и архивом муниципального образования.

При определении сроков хранения следует также руководствоваться постановлениями Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, определяющими сроки хранения избирательной документации, и Примерной номенклатурой дел избирательной комиссии, утвержденной Центральной избирательной комиссией Российской Федерации.

13.3. Резервные номера дел в номенклатуре дел избирательной комиссии не предусматриваются.

14. Формирование дел в избирательной комиссии

14.1. Законченные делопроизводством документы оформляются в соответствии с требованиями Инструкции и направляются исполнителем в дело. Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" должен включать краткие сведения об исполнении документа (при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении), дату и номер имеющегося документа об исполнении, слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дата, подпись.

Данный реквизит располагается на последнем листе лицевой стороны документа в нижней его части, при отсутствии места свободного от текста отметка об исполнении может быть сделана на оборотной стороне последнего листа документа в нижней его части.

14.2. При формировании дела проверяются правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и комплектность документов, наличие подписей, виз, учетных (регистрационных) номеров, справок или отметок об исполнении, о направлении в дело и других. Неправильно оформленные документы должны быть дооформлены, а затем помещены в дело.

Не допускается помещение в дело документов, содержание которых не соответствует заголовку дела.

14.4. При формировании дел соблюдаются следующие требования:

документы постоянного и временного сроков хранения формируются в дела раздельно;

подлинные (первые) экземпляры документов подшиваются отдельно от их копий;

в дело включаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре дел;

все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело;

в дело помещается только один экземпляр документа. Черновики, копии документов полученных по электронной почте и варианты проектов документов в дело не подшиваются (за исключением тех, на которых имеются визы, резолюции и другие отметки, дополняющие первый экземпляр);

в дело включаются, как правило, документы одного календарного года (исключение составляют переходящие дела);

каждое дело не должно превышать 250 листов; при большем объеме документов в деле формируется несколько томов (частей).

14.5. В дело включаются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа. При отсутствии приложений, указанных в тексте документа, исполнитель обязан сделать запись на документе об их местонахождении.

14.6. Документы внутри дела располагаются по хронологии или по вопросно-логическому принципу, допускается сочетание этих принципов.

Нормативные и организационно-распорядительные документы, а также приложения к ним группируются в дела по видам документов и по их хронологии.

Протоколы заседаний избирательной комиссии располагаются в деле по хронологии в порядке возрастания номеров. Документы к заседанию избирательной комиссии, в том числе подлинные решения избирательной комиссии вместе с относящимися к ним приложениями, помещаются после соответствующего протокола.

Плановая и отчетная документация, независимо от даты ее составления, включается в дело того года, к которому она относится.

В дело "Переписка" документы помещаются по дате их исполнения, при этом исходящий (ответный) документ находится после входящего (инициативного). При возобновлении переписки по вопросу, начавшемуся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года и указывается индекс того дела по номенклатуре дел предыдущего года, в котором находятся предшествующие документы по этому вопросу.

Обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в отдельные дела. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу и располагаются в алфавитном порядке по первым буквам фамилий авторов обращений.

14.7. В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются по хронологии снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в архив дела с документами постоянного и временного (10 лет и более) сроков хранения переформировываются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть внизу дела, а первый документ календарного года - вверху, первым.

14.8. Если к письмам или к каким-либо иным видам документов приложены секретные документы или документы с грифом "Для служебного пользования", то все документы по данному вопросу формируются в дело с грифом "Секретно" или в дело с грифом "Для служебного пользования".

15. Экспертиза ценности документов

15.1. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов, образовавшихся в процессе деятельности избирательной комиссии, с целью отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.

15.2. Для рассмотрения описей дел постоянного и временного (10 лет и более) сроков хранения и актов на уничтожение дел и документов, не имеющих научной ценности и практического значения, распоряжением председателя избирательной комиссии создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК), в функции которой входит также рассмотрение и одобрение номенклатуры дел избирательной комиссии.

15.3. ЭК в своей работе руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125 ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Федеральным и областным законодательством о выборах и референдумах, постановлениями Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, избирательной комиссии Амурской области о порядке хранения и передачи в архив документов о выборах и референдуме, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативно- методическими документами Росархива и управления по делам архивов Администрации Амурской области, Положением об ЭК, настоящей Инструкцией.

15.4. Экспертиза ценности документов осуществляется путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения или к уничтожению только на основании заголовков дел.

15.5. Документы, утратившие практическое значение и не имеющие исторической или научной ценности, по истечении установленных сроков хранения подлежат уничтожению.

Акты о выделении к уничтожению дел и документов (приложение N 12) рассматриваются на заседаниях ЭК одновременно с описями дел. Уничтожение дел и документов до утверждения актов запрещается.

15.6. По результатам экспертизы ценности документов сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства (председатель) избирательной комиссии, ежегодно составляет описи на дела постоянного (приложение N 13) и временного (более 10 лет) сроков хранения (приложение N 14)

Сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства избирательной комиссии, (председатель комиссии) составляет также акты о выделении к уничтожению дел и документов по истечении сроков их хранения.

На ЭПМК архивов муниципальных образований представляются описи дел постоянного хранения для утверждения. Описи дел постоянного и временного (более 10 лет) сроков хранения, а также акты о выделении к уничтожению дел и документов утверждаются председателем избирательной комиссии.

15.7. При уничтожении документов со сроком хранения "До минования надобности" составляется акт, который подписывается не менее чем двумя членами избирательной комиссии и утверждается председателем избирательной комиссии.

15.8. Черновики и рукописи подготавливаемых документов, копии информационных и других материалов, не подлежащих включению в номенклатуру дел, по миновании надобности могут уничтожаться без составления акта.

15.9. Документы, подлежащие уничтожению, должны измельчаться или сжигаться.

15.10. Брошюровка (подшивка) дел производится только после проведения экспертизы ценности документов.

16. Оформление дел

16.1. Дела, подлежащие передаче на архивное хранение, должны быть оформлены соответствующим образом.

Оформление дела включает в себя описание дела на обложке, нумерацию листов, составление заверительной надписи и внутренней описи, брошюрование (подшивка).

16.2. При формировании дела проверяются правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и комплектность документов, наличие подписей, виз, учетных (регистрационных) номеров, справок или отметок об исполнении, о направлении в дело и других. Неправильно оформленные документы должны быть дооформлены, а затем помещены в дело.

Не допускается помещение в дело документов, содержание которых не соответствует заголовку дела.

Документы брошюруются по четыре прокола в твердую обложку из картона. При подготовке дел к брошюрованию металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов изымаются.

Документы брошюруются таким образом, чтобы можно было свободно прочитать текст каждого документа, визы и резолюции.

16.3. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Дела постоянного срока хранения, временного (свыше 10 лет) подлежат полному оформлению. Полное оформление дела предусматривает оформление реквизитов обложки, нумерацию листов, составление заверительной надписи по образцу заверительного листа дела, составление внутренней описи документов дела, брошюрование.

Дела временного (до 10 лет) срока хранения подлежат частичному оформлению. При этом при подшивке документов используется прямой или обратный порядок их расположения, листы не нумеруются, заверительные надписи не делаются, документы хранятся в папках (скоросшивателях) различного типа.

В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются по хронологии снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в архив дела с документами постоянного и временного (10 лет и более) сроков хранения переформировываются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть внизу дела, а первый документ календарного года - вверху, первым.

16.4. Обложка дела оформляется по установленной форме (приложение N 15). Сведения на обложку переносятся из номенклатуры дел с уточнениями, отражающими фактический состав помещенных в дело документов.

Все надписи на обложке делаются разборчиво, без сокращений.

16.5. Даты на обложке дела называются крайними датами и соответствуют году заведения и окончания дела. Начальная дата - это дата самого раннего, а конечная дата - дата самого позднего документа в деле. При этом учитываются даты входящих и исходящих документов (в случае их отсутствия - даты регистрации документов) и не учитываются даты списания документов в дело и сдачи дела в архив, резолюций, отметок исполнителя (за исключением случаев, когда на документах не имеется других дат, кроме перечисленных).

При написании крайних дат на обложках дел постоянного срока хранения число и год проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется прописью без сокращения. На обложках дел временного срока хранения указывается только год.

На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты каждого тома (части).

Обложка дела надписывается черными светостойкими чернилами или тушью.

16.6. Листы нумеруются карандашом с черным графитом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами, чернилами и нумераторами не допускается.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется в правом верхнем углу как один лист; лист, сложенный и подшитый посередине, нумеруется как два листа. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Если в деле есть конверт с вложениями, то сначала нумеруется конверт, а затем - вложения. Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Лист с наклеенными документами (вырезками, фотографиями и др.) нумеруется как один лист.

Приложение к делу, составляющее отдельный том, нумеруется отдельно.

16.7. В делах постоянного срока хранения для учета и поиска документов в начале дела помещается внутренняя опись, в которую включаются сведения о документе или группе документов по одному вопросу (приложение N 16).

Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

16.8. Каждое дело заканчивается заверительным листом установленной формы (приложение N 17).

Заверительный лист составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства избирательной комиссии. В заверительном листе дела постоянного срока хранения цифрами и прописью указывается фактическое количество листов в данном деле, а также наличие литерных и пропущенных номеров листов, количество листов внутренней описи и наличие среди документов чертежей, фотографий, рисунков, ставится дата и подпись работника, сформировавшего дело, и указывается его должность, инициалы и фамилия. Если количество листов в деле изменяется, заверительная надпись составляется вновь.

В заверительных листах дел временного (более 10 лет) срока хранения указываются количество листов в деле, должность, инициалы и фамилия работника, сформировавшего дело.

17. Составление и оформление описей дел постоянного хранения

17.1. Ответственным за делопроизводство избирательной комиссии муниципального образования (председатель избирательной комиссии) составляются описи на дела постоянного хранения для представления на рассмотрение ЭПМК .по делам архивов муниципального образования

17.2. Дела включаются в опись дел в соответствии с порядком их расположения в номенклатуре дел избирательной комиссии. Каждое дело вносится в опись дел под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть имеет самостоятельный номер). Графы описи дел заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.

При внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками или нескольких томов полностью пишется заголовок первого дела, вместо заголовков остальных дел (томов) пишется "То же", при этом другие реквизиты указываются полностью, а на каждом новом листе описи заголовок этих дел воспроизводится полностью.

17.4. В описи дел графа "Примечание" используется для проставления отметок о приеме дел, об особенностях их физического состояния, о наличии копий и так далее.

18. Передача документов и дел в архив муниципального образования

18.1. Дела постоянного срока хранения по утвержденным ЭПМК по делам архивов муниципального образования и председателем избирательной комиссии описям передаются на хранение в архив муниципального образования.

Прием - передача осуществляется между председателем избирательной комиссии и работником архива муниципального образования.

Представители обеих сторон, участвующих в передаче дел, подписывают описи. По одному экземпляру описей дел постоянного срока хранения находится у председателя избирательной комиссии и один -в архиве муниципального образования.

В конце каждого экземпляра описи дел указываются цифрами и прописью количество фактически принятых (переданных) в архив дел, номера отсутствующих дел, инициалы и фамилии работников, осуществляющих прием-передачу дел, ставятся их подписи и дата.

Прием-передача дел осуществляется по акту, который составляется в 2-х экземплярах, один экземпляр находится у председателя избирательной комиссии, а второй - в архиве.

18.2. За сохранность документов, переданных в архив, несет ответственность председатель избирательной комиссии.

18.3. Дела, находящиеся в специально отведенном для этой цели помещении, до сдачи на хранение в архив, хранятся на стеллажах, в картонных коробках, предохраняющих их от пыли и воздействия солнечного света.

18.4. Изъятие документов из дел постоянного хранения и временного (свыше 10 лет) срока хранения допускается в исключительных случаях и производится только с разрешения председателя избирательной комиссии, при этом в деле обязательно оставляется заверенная копия документа и акт об изъятии подлинника.