Приложение 1

Приложение 1

к распоряжению администрации

Брянской области

от 11 марта 2011 г. N 152-р

5.1. Порядок организации работы с поручениями по итогам совещаний при Губернаторе Брянской области

1. Под поручениями по итогам совещаний при Губернаторе Брянской области понимаются поручения, данные Губернатором по итогам проведения совещаний с заместителями Губернатора Брянской области.

2. Протокол субботнего совещания с заместителями Губернатора составляется сотрудниками отдела по обеспечению деятельности Губернатора. В протоколе указываются сроки исполнения поручений и ответственные исполнители по каждому пункту.

3. Оригинал протокола, подписанный Губернатором, передается начальнику отдела делопроизводства управления государственной службы и организационной работы для регистрации. Каждое поручение протокола регистрируется отдельным документом в САДД "Дело" в группе входящих документов "Поручения по итогам совещаний при Губернаторе". К порядковому номеру поручения через дефис добавляются буквы "СГ".

4. После регистрации оригинал протокола передается на хранение сотруднику управления государственной службы и организационной работы, отвечающему за организацию проведения мероприятий с участием Губернатора, а копии протокола, в которых проставлены регистрационные номера поручений, направляются исполнителям.

5. При организации работы по исполнению поручений по итогам совещаний при Губернаторе ответственные исполнители:

осуществляют сбор информации с соисполнителей;

в случае необходимости напоминают курируемым службам и соисполнителям о приближении сроков исполнения поручений;

вносят отчеты о ходе исполнения поручения в САДД "Дело" (включая отчеты о ходе исполнения поручений, данных руководителям подведомственных органов, не имеющих подключения к системе "Дело");

контролируют ход исполнения поручения.

6. Соисполнители представляют информацию ответственному исполнителю за 1-2 дня до истечения срока исполнения поручения (при исполнении поручений с пометкой "Весьма срочно" - в установленные ответственным исполнителем сроки).

7. Ответственный исполнитель обобщает информацию, полученную от соисполнителей, и готовит служебную записку на имя Губернатора о ходе исполнения (об исполнении) поручения. В верхнем левом углу первого листа служебной записки обязательно делается ссылка на реквизиты поручения (например, 2-СГ от 05.02.2011).

8. Служебную записку на имя Губернатора ответственный исполнитель передает в сектор по работе с документацией и служебной корреспонденцией отдела по обеспечению деятельности Губернатора.

9. Сотрудник сектора по работе с документацией и служебной корреспонденцией отдела по обеспечению деятельности Губернатора готовит резолюцию к служебной записке ответственного исполнителя и передает на подпись Губернатору.

10. Документ с подписанной резолюцией возвращается начальнику отдела делопроизводства управления государственной службы и организационной работы для внесения резолюции Губернатора в САДД "Дело".

11. После внесения резолюции в систему автоматизированного документооборота начальник отдела делопроизводства под роспись в книге передачи документов по поручениям по итогам совещаний при Губернаторе передает ответственному исполнителю оригиналы служебной записки и резолюции Губернатора со всеми прилагаемыми документами.

12. Если поручение исполнено не полностью или по рассмотрении служебной записки ответственного исполнителя дано еще одно поручение и документ расписан по резолюции Губернатора нескольким исполнителям, ответственный исполнитель, подготовивший служебную записку, делает и направляет соисполнителям копии необходимых материалов по исполнению поручения.

13. При полном исполнении документа и наличии соответствующей резолюции Губернатора ("Ознакомлен. В дело" или "Документ с контроля снять") документ снимается с контроля, а ответственный исполнитель организует хранение документов по исполнению поручения в течение 3 лет с даты снятия документа с контроля. Исполнители организуют хранение материалов только по тем поручениям, в которых являлись ответственными исполнителями.

Соисполнители обязаны передать ответственному исполнителю на хранение имеющуюся у них служебную переписку по данному поручению.

Поручения, об исполнении которых не требуется представления письменного доклада Губернатору либо об исполнении которых Губернатору ответственный исполнитель сообщил устно, снимаются с контроля по согласованию с начальником отдела по обеспечению деятельности Губернатора или помощником Губернатора, координирующим работу с корреспонденцией.

14. Схема организации работы с поручениями по итогам совещаний при Губернаторе Брянской области приведена в приложении 23 к настоящей Инструкции.