Приложение 2

Приложение 2

к распоряжению администрации

Брянской области

от 11 марта 2011 г. N 152-р

7. Контроль за исполнением документов

7.1. Контроль за исполнением документов осуществляется в целях обеспечения качественного и своевременного рассмотрения и решения вопросов, затронутых в служебных документах.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

Контроль за исполнением документов включает в себя:

постановку на контроль;

предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

контроль за сроками исполнения;

информирование руководства об исполнении документа;

снятие документа с контроля;

направление исполненного документа в дело.

7.2. Контроль за исполнением документов, поступивших на имя вице- губернатора, заместителей Губернатора Брянской области, руководителей структурных подразделений администрации области, их поручений осуществляют помощники вице-губернатора, заместителей Губернатора, сотрудники соответствующих структурных подразделений. Документы (за исключением поручений Губернатора по оперативным вопросам), отписанные вице-губернатору, заместителям Губернатора Брянской области, руководителям структурных подразделений администрации области по резолюции Губернатора "Для дальнейшего контроля" ("Для контроля"), снимаются с контроля канцелярии отдела делопроизводства и передаются для осуществления контроля помощникам указанных руководителей.

Контроль за исполнением поручений Губернатора по оперативным вопросам и всех повторных резолюций к ним осуществляется сотрудниками канцелярии отдела делопроизводства.

По требованию Губернатора ответственные исполнители представляют информацию о ходе исполнения контролируемого ими документа.

Помощники вице-губернатора, заместителей Губернатора, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях:

регистрируют поручения своих руководителей и ведут учет всех контрольных документов;

обеспечивают сбор, систематизацию и направление исполнителям документов и информации по контрольным поручениям;

вносят в систему автоматизированного документооборота "Дело" отметки о ходе исполнения контрольных поручений;

осуществляют контроль за соблюдением сроков исполнения поручений и своевременно напоминают исполнителям об истечении срока исполнения документов;

обеспечивают своевременное информирование руководителя и отдела делопроизводства о ходе исполнения поручений;

снимают с контроля исполненные поручения вице-губернатора, заместителей Губернатора, руководителей структурных подразделений;

обеспечивают после снятия поручения с контроля направление всех материалов по данному вопросу в канцелярию отдела делопроизводства для хранения.

7.3. При уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни, перемещения или увольнения с должности работник, ответственный за исполнение документа, контролирующий ход его исполнения, обязан уведомить своего руководителя обо всех имеющихся у него документах и передать их на исполнение работнику, определенному руководителем, или ответственному за ведение делопроизводства в структурном подразделении. При увольнении или переводе работника передача документов и дел осуществляется по акту (приложение 24 к настоящей Инструкции).

7.4. Контроль за исполнением поручений, данных по результатам рассмотрения обращений граждан, осуществляет отдел писем и приема граждан администрации области.

7.5. Канцелярия отдела делопроизводства осуществляет контроль за прохождением, сроками и результатами исполнения следующих документов:

федеральных законов, содержащих поручения органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации;

указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации;

постановлений, распоряжений и протоколов заседаний Правительства Российской Федерации;

постановлений, решений Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

парламентских и депутатских запросов членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

поручений органам исполнительной власти, содержащихся в письмах вышестоящих органов;

решений Брянской областной Думы, запросов депутатов Брянской областной Думы;

постановлений и распоряжений администрации области, решений коллегии и президиума коллегии при Губернаторе Брянской области;

поручений Губернатора Брянской области по оперативным вопросам;

поручений Губернатора Брянской области, данных по результатам рассмотрения входящей корреспонденции (от адресатов - юридических лиц).

7.6. Все поручения Губернатора Брянской области по оперативным вопросам ставятся на контроль.

7.7. Постановка на контроль поручений на входящую корреспонденцию осуществляется канцелярией на основании контрольной резолюции Губернатора, подготавливаемой сотрудниками отдела по обеспечению деятельности Губернатора.

7.7.1. Резолюции к:

федеральным конституционным законам;

федеральным законам;

указам и распоряжениям Президента Российской Федерации;

постановлениям и распоряжениям, протоколам заседаний Правительства Российской Федерации;

протоколам заседаний и совещаний правительственных комиссий;

постановлениям и распоряжениям палат Федерального Собрания;

решениям, выпискам из протоколов заседаний Совета Государственной Думы готовятся сотрудником канцелярии отдела делопроизводства.

7.7.2. Контрольными являются резолюции, в которых содержится требование о представлении проектов документов, предложений, докладов о результатах выполнения поручений и заданий, направлении ответа (информации) заявителю. Такие резолюции, как правило, содержат слова "представить", "проинформировать", "подготовить проект письма (правового акта)", "доложить", "внести предложения". Необходимость направления ответа заявителю обязательно прописывается в резолюции Губернатора.

7.7.3. Резолюция "Для исполнения" может быть проставлена на документе, в котором четко указаны сроки исполнения и обозначено, какие именно действия должен предпринять исполнитель для исполнения данного документа. В случае проставления такой резолюции на документе, требующем направления ответа заявителю, ответ дается за подписью ответственного исполнителя. При необходимости направления ответа за подписью Губернатора проставляется резолюция "Для подготовки проекта ответа".

В случае отсутствия однозначного решения по заявленной проблеме, возможности двоякой трактовки документа, необходимости коллегиальной выработки решения проставление резолюции "Для исполнения" не допускается, а готовится резолюция с четкими указаниями ответственному исполнителю по исполнению данного документа или с просьбой о внесении предложений по решению поставленной задачи.

7.7.4. Документы с резолюциями "Для сведения", "Для учета в работе" не являются контрольными и на контроль не ставятся.

7.7.5. Документы с резолюциями "Для дальнейшей работы", "Для контроля в рабочем порядке" не ставятся на контроль канцелярии отдела делопроизводства, а контролируются помощниками вице-губернатора, заместителей Губернатора.

7.8. Канцелярия отдела делопроизводства еженедельно направляет всем исполнителям справку-напоминание о контрольных документах.

7.9. Сроки исполнения документов указываются непосредственно в документе или в резолюции к документу и исчисляются в календарных днях.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

7.9.1. Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

с пометкой "Весьма срочно" - в срок от 1 до 3 дней; с пометкой "Срочно" - в срок от 3 до 10 дней; остальные - в срок не более 30 дней.

Типовые сроки исполнения контролируемых документов представлены в приложении 17 к настоящей Инструкции.

7.9.2. Началом срока исполнения поручений Губернатора, данных по результатам рассмотрения запросов и обращений федеральных органов власти, территориальных органов федеральных органов власти, правоохранительных органов, Брянской областной Думы, считается дата регистрации обращения в администрации области.

Началом срока исполнения поручений Губернатора, данных по результатам рассмотрения обращений организаций, учреждений, обществ, объединений, органов исполнительной власти области, органов местного самоуправления и проч., считается дата подписания Губернатором соответствующей резолюции.

Началом срока исполнения поручений Губернатора по оперативным вопросам, постановлений и распоряжений администрации области считается дата их подписания Губернатором.

Документы с пометкой "Весьма срочно" незамедлительно передаются исполнителям сотрудниками отдела по обеспечению деятельности Губернатора.

7.9.3. При направлении документа исполнителю для дальнейшего контроля и информирования в тексте резолюции обязательно указывается периодичность информирования Губернатора о ходе исполнения поручения, например: "Для дальнейшего контроля и ежеквартального информирования".

7.9.4. Документы, в тексте которых или в резолюции к которым срок исполнения указан как "в возможно короткие сроки", "в кратчайшие сроки", как правило, подлежат исполнению в течение 14 дней. Срок исполнения таких документов может корректироваться по согласованию с лицом, подготовившим данное поручение.

7.9.5. Указание срока исполнения документа с предлогом "до" означает, что документ должен быть исполнен и информация о его исполнении должна быть представлена не позднее дня, предшествующего сроку, указанному в резолюции.

7.9.6. Срок исполнения резолюции "Для внесения предложений" к разным документам может быть различным:

а) документ, в тексте которого указано на необходимость направления ответа заявителю (без указания срока), с резолюцией "Для внесения предложений" (без пометок "Весьма срочно" и "Срочно") подлежит исполнению в 20-дневный срок с даты регистрации обращения (чаще всего это обращения федеральных органов власти). После внесения ответственным исполнителем предложений повторной резолюцией Губернатора определяется окончательное решение затронутой в обращении проблемы и заявителю не позднее 30 дней с даты поступления его обращения в администрацию области направляется ответ;

б) если в обращении указан конкретный срок представления ответа, но документ требует предварительной проработки, то срок внесения предложений по нему обязательно прописывается в резолюции к нему (например, "Для внесения предложений до 15 марта"), при этом обязательно учитываются затраты времени на визирование, подготовку и отправку ответа заявителю;

в) если в тексте документа не указано на необходимость направления ответа заявителю или срок исполнения документа, указанный в тексте обращения, достаточно велик (свыше 35 календарных дней), резолюция Губернатора "Для внесения предложений" подлежит исполнению в течение 30 дней с даты подписания Губернатором.

г) если резолюция "Для внесения предложений" проставляется на обращениях депутатов Брянской областной Думы, письмах Брянской областной Думы о даче заключения на проекты законов Брянской области, то она подлежит исполнению в течение 10 календарных дней.

7.9.7. Срок исполнения повторных резолюций Губернатора для исполнителей, указанных в первоначальной резолюции Губернатора, составляет 14 дней, для новых исполнителей - 30 дней.

7.9.8. Если информация об исполнении поручения представлена позже указанного срока, такое поручение считается просроченным, что является основанием для применения к исполнителю мер дисциплинарного воздействия. В этом случае вместе с информацией об исполнении документа обязательно представляется служебная записка на имя Губернатора за подписью ответственного исполнителя с объяснением причин, по которым поручение не было исполнено в установленный срок.

7.9.9. При необходимости продления срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее чем за 3 дня до истечения срока исполнения представляет на имя Губернатора письменное ходатайство о продлении срока исполнения документа с указанием объективных причин, по которым поручение не может быть исполнено в установленный срок, и предложениями по новому сроку исполнения документа. Если данное ходатайство не будет согласовано Губернатором, поручение считается неисполненным.

Перенос сроков исполнения поручений Губернатора, данных по результатам рассмотрения обращений вышестоящих организаций, допускается по согласованию с заявителем (при этом в отчете исполнителя указывается Ф.И.О. и номер телефона лица, с которым было согласовано) и начальником отдела по обеспечению деятельности Губернатора.

7.9.10. При необходимости изменения состава исполнителей поручений, данных по результатам рассмотрения корреспонденции, ответственный исполнитель в течение 3 дней с момента получения поручения (для поручений с пометками "Весьма срочно", "Срочно" - в тот же день) согласует такое изменение с начальником отдела по обеспечению деятельности Губернатора либо представляет на имя Губернатора служебную записку с обоснованием такой необходимости.

7.9.11. Изменение ответственного исполнителя, состава соисполнителей и сроков исполнения постановлений и распоряжений администрации области осуществляется путем внесения соответствующих изменений в вышеуказанные акты. В данном случае подготовку проекта нормативного акта о внесении изменений осуществляет разработчик основного документа, в который необходимо внести изменения.

7.9.12. Об изменении сроков исполнения и состава исполнителей ответственный исполнитель своевременно информирует сотрудников канцелярии отдела делопроизводства, осуществляющих контроль за исполнением документов.

7.10. Если поручение Губернатора дано нескольким должностным лицам, ответственным исполнителем является должностное лицо, указанное в поручении первым или напротив фамилии которого стоит отметка "Отв."

7.10.1. Ответственный исполнитель несет ответственность за точное и своевременное исполнение данного документа, организует и координирует работу по его исполнению, а также определяет порядок подготовки и согласования материалов, представляемых Губернатору в связи с исполнением этого поручения.

7.10.2. Все соисполнители ответственны за достоверность и качественный анализ информации и обязаны представить материалы по исполнению поручения ответственному исполнителю не позднее чем за 5 дней до даты истечения 30-дневного срока исполнения документа, при наличии пометки "Срочно" - не позднее чем за 1 рабочий день до даты истечения срока исполнения, при наличии отметки "Весьма срочно" - в установленный ответственным исполнителем срок. Соисполнители направляют свою информацию только на имя ответственного исполнителя, направление соисполнителем информации на имя Губернатора недопустимо.

7.10.3. Ответственный исполнитель после сбора материалов, поступивших от всех соисполнителей и заинтересованных служб, проводит полный анализ информации, обобщает её и через канцелярию отдела делопроизводства представляет Губернатору в виде служебной записки. При подготовке служебной записки в верхнем левом углу обязательно делается ссылка на реквизиты документа, об исполнении которого представляется информация. Если исполнение поручения предусматривало подготовку проекта нормативного акта или проекта письма за подписью Губернатора, то указанные проект распоряжения или проект письма после необходимого согласования передаются напрямую начальнику отдела делопроизводства.

7.10.4. Если документ требует направления ответа заявителю и расписан на исполнение нескольким должностным лицам, на него должен быть дан только один ответ, подготовленный ответственным исполнителем с учетом информации соисполнителей.

Допускается направление нескольких ответов только на те запросы, в которых указано несколько поручений с разными сроками исполнения.

7.10.5. В целях исполнения поручения ответственный исполнитель вправе сформировать рабочую группу из соисполнителей или их представителей, представителей заинтересованных органов исполнительной власти и других ведомств (по согласованию) и назначить рабочее совещание. Организацию и проведение рабочих совещаний обеспечивают ответственные за исполнение поручения.

При наличии разногласий между соисполнителями по поводу исполнения поручения ответственный исполнитель в обязательном порядке проводит рабочее совещание с участием соисполнителей поручения или руководителей органов исполнительной власти области, курируемых ими.

В случае, если соисполнители на рабочем совещании не придут к единому мнению, ответственный исполнитель готовит служебную записку на имя Губернатора, в которой кратко излагает свою позицию и позиции всех заинтересованных сторон. Губернатор, рассмотрев все точки зрения, принимает решение.

7.11. Снятие документов с контроля

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам и если на представленные по нему материалы не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

7.11.1. Основанием для снятия с контроля постановлений, распоряжений администрации области, решений коллегии и президиума коллегии при Губернаторе, поручений Губернатора по оперативным вопросам, поручений Губернатора на входящую корреспонденцию является:

правовой акт администрации области, принятый во исполнение поручения;

резолюция Губернатора на письменную информацию об исполнении поручения ("Ознакомлен. В дело", "Документ с контроля снять");

подготовка проекта ответа за подписью Губернатора или письменный ответ за подписью ответственного исполнителя (если ему было дано соответствующее указание).

7.11.2. Основанием для снятия с контроля нормативных документов Российской Федерации является:

ознакомление всех должностных лиц, указанных в резолюции Губернатора, если документ носил ознакомительный характер;

принятие во исполнение нормативного документа Российской Федерации постановления или распоряжения администрации области, в котором определены задачи и разработаны мероприятия по исполнению документа;

выполнение исполнителем всех установленных в документе и в резолюции Губернатора к нему заданий, о чем письменно проинформирован Губернатор и на информацию об исполнении имеется его соответствующая резолюция.

7.11.3. Документы снимаются с контроля Губернатором Брянской области, вице-губернатором Брянской области, заместителями Губернатора Брянской области и сотрудниками канцелярии отдела делопроизводства:

1) документы, которые снимаются с контроля сотрудниками канцелярии отдела делопроизводства:

правительственные документы, носящие ознакомительный характер после ознакомления всех указанных в резолюции Губернатора должностных лиц;

правительственные документы и поручения Губернатора, исполнением которых является разработка и принятие постановления или распоряжения администрации области, после представления исполнителем принятого нормативного акта;

наличие письма - окончательного ответа заявителю;

2) вице-губернатор, заместители Губернатора Брянской области снимают с контроля следующие документы:

все обращения, адресованные лично им (не Губернатору);

нормативные акты о выделении денежных средств из резервного фонда администрации области;

документы, отписанные для осуществления дальнейшего контроля (для контроля) по резолюции Губернатора, после окончательного решения поставленных в обращении вопросов.

В случае неисполнения поручения вице-губернатор, заместители Губернатора письменно информируют об этом Губернатора с объяснением причин, по которым поручение не было исполнено;

3) все остальные документы с контрольными резолюциями Губернатора снимаются с контроля по соответствующей резолюции Губернатора.