Постановление Администрации Брянской области от 6 июля 2005 г. N 374-р "Об Инструкции по делопроизводству в администрации Брянской области"

С изменениями и дополнениями от:

8 сентября 2005 г., 14 февраля, 6, 25 октября, 29 ноября 2006 г., 30 июля 2007 г., 13 февраля, 13 апреля, 19 июня, 9, 21 сентября, 27 ноября 2009 г., 18 марта 2010 г., 10 февраля, 11 марта 2011 г., 10 февраля, 20 августа 2012 г., 28 февраля 2013 г.

1. Инструкцию по делопроизводству в администрации Брянской области утвердить (прилагается).

2. Рекомендовать главам райгорадминистраций, муниципальных образований, руководителям структурных подразделений администрации области, управлений, комитетов, департаментов Брянской области внести изменения в действующие инструкции по делопроизводству в соответствии с настоящей Инструкцией.

3. Возложить на работников администрации области персональную ответственность за соблюдением требований Инструкции по делопроизводству в администрации Брянской области.

4. Признать утратившей силу Инструкцию по делопроизводству, утвержденную распоряжением администрации области от 30.06.98 N 698-р (в редакции распоряжений администрации области от 29.12.98 N 1541-р, от 27.12.99 N 512-р, от 01.08.2000 N 333-р, от 17.04.2002 N 192-р, от 15.11.2002 N 691-р, от 02.02.2004 N 60/1-р, от 18.03.2004 N 204-р).

5. Контроль за исполнением Инструкции по делопроизводству в администрации Брянской области возложить на руководителя аппарата Фролова В.И. и начальника отдела делопроизводства и протокола Сопранцову А.И.

Губернатор

Н.В. Денин

Инструкция
по делопроизводству в администрации Брянской области
(утв. распоряжением администрации Брянской области от 6 июля 2005 г. N 374-р)

С изменениями и дополнениями от:

8 сентября 2005 г., 14 февраля, 6, 25 октября, 29 ноября 2006 г., 30 июля 2007 г., 13 февраля, 13 апреля, 19 июня, 9, 21 сентября, 27 ноября 2009 г., 18 марта 2010 г., 10 февраля, 11 марта 2011 г., 10 февраля, 20 августа 2012 г., 28 февраля 2013 г.

ГАРАНТ:

Со дня вступления в силу Указа Губернатора Брянской области от 16 мая 2016 г. N 171 настоящая Инструкция применяется в части, не противоречащей названному Указу

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единую систему организации делопроизводства, порядок работы с документами несекретного характера, основные правила их подготовки и оформления в структурных подразделениях администрации Брянской области*.

Инструкция разработана в соответствии с законами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, распоряжениями Администрации Президента Российской Федерации, нормативными документами областной Думы и администрации области, нормативными требованиями Государственных стандартов Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ)**, типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации и с учетом опыта организации документационного обеспечения (делопроизводства) в администрации области.

1.2. Настоящая Инструкция ориентирована на использование наряду с традиционными правилами и приемами работы с документами автоматизированных систем учета, регистрации и контроля за прохождением и исполнением документов.

Осуществление программного и технического обеспечения автоматизированных систем возлагается на отдел информационных систем хозяйственного управления. Внедрение новых автоматизированных технологий подготовки и обработки документированной информации должно отвечать требованиям настоящей Инструкции.

1.3. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами, письмами граждан в комитетах, управлениях, отделах, службах и других структурных подразделениях администрации области (далее именуются - подразделения администрации) возлагается на их руководителей.

Заместители Губернатора, руководители подразделений администрации области определяют ответственных за ведение делопроизводства, функции которых устанавливаются должностной инструкцией. Инструкция должна предусматривать выполнение работниками службы делопроизводства следующих основных обязанностей:

прием, учет (регистрация) и распределение входящих (поступающих) документов;

учет (регистрация) внутренних документов;

передача документов на рассмотрение руководителю подразделения и после получения соответствующих указаний (резолюций) непосредственно работнику-исполнителю;

учет (регистрация) исходящих (отправляемых) документов, передача их на отправку адресатам (отправка адресатам);

контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов, писем граждан;

организация справочно-информационной работы;

подготовка проекта номенклатуры дел подразделения;

ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, обеспечение их сохранности, передача дел на хранение;

выдача работникам документов и дел, контроль за их возвратом;

сверка наличия документов, находящихся на исполнении у работников;

анализ и информирование руководителя подразделения об исполнении документов и поручений; подготовка предложений по совершенствованию работы с документами;

передача информации (ежедневная) о ходе прохождения и исполнения документов в технологическую базу данных автоматизированной системы САДД "Дело";

обеспечение сохранности базы данных о документах подразделения в системе САДД "Дело";

ознакомление работников с нормативными правовыми актами, распорядительными, информационными и методическими документами по вопросам, относящимся к организации делопроизводства;

консультирование работников, проведение практических занятий по вопросам работы с документами;

подготовка заявок на изготовление печатей и штампов, печатно-бланочной продукции, получение средств организационной техники, канцелярских товаров;

учет печатей, штампов и бланков документов, используемых в подразделении.

1.4. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников подразделений, входящих в состав администрации области, а также вновь образуемых подразделений администрации области.

Проекты постановлений, распоряжений администрации области, поручений Губернатора области, служебных писем, протоколов, других служебных документов на стадии их подготовки в подразделениях администрации являются конфиденциальными.

Работники подразделений администрации несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность служебных документов и содержащейся в них информации. Об утрате документов работники немедленно докладывают руководителю подразделения и сообщают начальнику отдела делопроизводства и протокола. Сведения, содержащиеся в служебных документах, не подлежат разглашению.

Передача документов, их копий из администрации области работникам других организаций допускается только с разрешения руководителя аппарата администрации области.

При обращении с документами, поступившими в администрацию области, не разрешается вносить в них правки, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений.

Взаимодействие со средствами массовой информации, передача им какой-либо служебной информации осуществляется подразделениями администрации, специально на то уполномоченными, или по разрешению (поручению, указанию) Губернатора области, его заместителей.

При уходе в отпуск, выезде в командировку, других случаях временного отсутствия (более 5 дней) работник по указанию руководителя подразделения передает находящиеся у него на исполнении документы другому работнику, при увольнении - сдает числящиеся за ним зарегистрированные в соответствии с настоящей Инструкцией документы в отдел делопроизводства и протокола.

1.5. Методическое руководство работой с документами и контроль за соблюдением настоящей Инструкции в подразделениях администрации возлагаются на руководителя аппарата, начальника отдела делопроизводства и протокола администрации и начальника управления делами Губернатора области.

Отдел государственной службы и государственных наград, отдел кадров и отдел делопроизводства и протокола систематически проверяют состояние делопроизводства в подразделениях администрации, о результатах проверок информируют их руководителей и докладывают руководству администрации области.

1.6. Подразделения администрации области могут использовать в работе не противоречащие настоящей Инструкции методические документы, конкретизирующие отдельные вопросы организации делопроизводства в подразделении.

1.7. Структурные подразделения администрации в соответствии с утвержденными положениями о них могут иметь свои бланки документов, учетно-контрольной документации, печати и штампы. Образцы новых видов бланков документов, печатей и штампов, необходимых для работы подразделения, разрабатываются в подразделении на основе действующих стандартов (ГОСТ Р 6.30-2003) и другой нормативной документации в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утверждаются руководителем подразделения и согласовываются с заместителем Губернатора - куратором службы, руководителем аппарата и начальником отдела делопроизводства и протокола. Заявки на изготовление бланков с указанием количества передаются в хозяйственное управление администрации области, а печатей и штампов - в хозяйственное управление и сектор секретного делопроизводства отдела специальной документальной связи.

2. Прием, регистрация и направление поступающей корреспонденции

2.1. Поступающая в администрацию области корреспонденция принимается, обрабатывается и регистрируется сектором по работе с корреспонденцией отдела делопроизводства и протокола (далее - канцелярия) в локальной сети администрации области с помощью системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело" (далее - САДД "Дело").

Документы, поступившие в нерабочее время (письма, телеграммы, документы, переданные по телефаксу), принимаются дежурным специалистом секретариата Губернатора области. Их поступление фиксируется в специальном журнале. Срочные документы немедленно докладываются Губернатору области или лицу, которому они адресованы. Все поступившие в нерабочее время документы в следующий рабочий день передаются на регистрацию в канцелярию отдела делопроизводства и протокола.

Подразделения администрации области, приведенные в перечне (приложение 1), ведут прием, регистрацию и направляют поступающую корреспонденцию в соответствии с нормативными документами, регламентирующими их работу. В случае поступления в канцелярию документов, адресованных приведенным в перечне подразделениям, они передаются для регистрации и работы с ними под роспись в соответствующие подразделения.

Внесение изменений в указанный перечень производится по распоряжению Губернатора области на основании обоснованных предложений руководителей подразделений администрации, согласованных с руководителем аппарата и начальником отдела делопроизводства и протокола.

Телефонограммы в адрес Губернатора области принимаются дежурным специалистом секретариата Губернатора области, а в адрес заместителей Губернатора, руководителей подразделений администрации - работниками их приемных.

При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования и оформления документов, целостность вложений.

Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по назначению. На документе на нижнем поле первого листа проставляются порядковый номер и дата поступления (образец регистрационного штампа - приложение 2).

Не подлежат регистрации поступающие статистические сборники, книги, газеты, журналы и другие периодические издания, рекламные извещения, программы совещаний, конференций, поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты.

Не подлежат регистрации копии нормативно-распорядительных документов органов местного самоуправления области. Поступившие в канцелярию копии учитываются в отдельном журнале и передаются под роспись в управление по работе с территориями и муниципальными образованиями для учета и обобщения.

2.2. При недостаче или повреждении документа составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в канцелярии, другой приобщается к поступившему документу, третий посылается отправителю. Конверты от поступающих документов, как правило, уничтожаются, кроме тех случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов. Неправильно адресованные или ошибочно вложенные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.

На пакетах с пометкой "Лично" или адресованных общественным организациям проставляются дата поступления и учетный номер; они учитываются по реквизитам, указанным на конверте, и передаются адресатам без вскрытия.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации Брянской области от 18 марта 2010 г. N 171-р пункт 2.3 изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.3. Корреспонденция, поступившая от юридических лиц и адресованная Губернатору, заместителям Губернатора, регистрируется в день поступления канцелярией отдела делопроизводства в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело". Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания либо на следующий день. Приложения к документам отдельно не регистрируются.

Информация о зарегистрированных и переадресованных канцелярией документах доступна для просмотра и использования всем пользователям системы САДД "Дело".

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации Брянской области от 18 марта 2010 г. N 171-р пункт 2.4 изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.4. Распределение поступающей корреспонденции осуществляется канцелярией в соответствии с распределением обязанностей между Губернатором Брянской области, вице-губернатором Брянской области и заместителями Губернатора Брянской области, а также с учетом сфер деятельности курируемых ими подразделений администрации области и органов исполнительной власти Брянской области.

Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы или поступившее обращение является повторным, то копии материалов предыдущего обращения и упоминаемых документов приобщаются к повторному обращению.

Корреспонденция, адресованная Губернатору, поступившая в канцелярию до 15.00 (в том числе от служб вице-губернатора, заместителей Губернатора, исполнительных органов власти области), передается в отдел по обеспечению деятельности Губернатора в 16.00, поступившая после 15.00 получается помощником Губернатора на следующий день. Весьма срочные и срочные документы передаются немедленно.

Документы, адресованные вице-губернатору, заместителям Губернатора, структурным подразделениям администрации области, регистрируются и распределяются по папкам соответствующих служб в день их поступления. При этом помощникам вице-губернатора, заместителей Губернатора необходимо не реже трех раз в день изымать из своей папки поступившую корреспонденцию. О поступлении срочных и весьма срочных документов сотрудники канцелярии уведомляют немедленно.

Корреспонденция от служб вице-губернатора, заместителей Губернатора, предназначенная для передачи органам исполнительной власти, принимается в канцелярии до 13.00 и передается под роспись специалистам исполнительных органов, ответственным за делопроизводство, в 15.00. При получении документов специалистом в журнале передачи корреспонденции обязательно указывается фамилия получившего документы, ставится его роспись и дата.

Сотрудники, получившие корреспонденцию в канцелярии, несут полную ответственность за ее сохранность.

2.5. Законы Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения, протоколы заседаний Правительства Российской Федерации, постановления палат Федерального Собрания, решения Совета Государственной Думы канцелярией передаются в сектор документального контроля для регистрации и контроля исполнения и прохождения. Порядок работы с этими документами определяется Инструкцией по организации контроля исполнения нормативных и распорядительных документов в администрации области.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации Брянской области от 18 марта 2010 г. N 171-р пункт 2.6 изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.6. Результаты рассмотрения документов руководителем отражаются в резолюциях, которые печатаются на бланках формата А6 и должны содержать:

наименование должности, фамилию и инициалы имени и отчества руководителя;

ссылку на номер документа, к которому готовится данная резолюция;

фамилии и инициалы имени и отчества лиц, определенных исполнителями данного документа;

четкие и исчерпывающие указания о порядке, характере и сроках исполнения документа;

подпись руководителя;

дату подписания резолюции руководителем.

На документах, имеющих типовые сроки исполнения, срок исполнения не указывается.

Подготовка резолюции осуществляется, как правило, в течение 2 рабочих дней с даты регистрации поступившей корреспонденции. Но срок ее подготовки может быть продлен по согласованию с начальником отдела по обеспечению деятельности Губернатора Брянской области в случае необходимости получения дополнительной информации по рассматриваемому вопросу. Резолюции к срочным и весьма срочным документам готовятся незамедлительно.

2.7. После рассмотрения руководителями администрации и внесения содержания резолюций помощниками в банк данных САДД "Дело" документы возвращаются в канцелярию для направления их исполнителям.

Документы, которые исполняются несколькими исполнителями, передаются им в копиях одновременно.

Документы для исполнения за пределы администрации направляются в копиях.

Если в резолюции не указан ответственный исполнитель, то за исполнение документа отвечает лицо, указанное в резолюции первым. Все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные сроки необходимых и достоверных материалов. Ответственный исполнитель после сбора материалов, поступивших по рассматриваемому вопросу от всех заинтересованных служб, проводит полный анализ и представляет его в установленном порядке для доклада Губернатору в виде проекта постановления, распоряжения, письма или краткой справки, дающей основание для принятия решения о закрытии документа в дело.

2.8. Исполненные документы передаются в канцелярию, где производится формирование и подшивка дел в соответствии с номенклатурой дел.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело помещается на нижнем поле первого листа документа и содержит следующие данные: краткую справку об исполнении или слово "В дело", подпись руководителя, ответственного за исполнение, и дату.

3. Подготовка, оформление и рассылка постановлений и распоряжений администрации области

3.1. Постановлениями администрации области оформляются решения Губернатора области нормативного характера, то есть правовые акты, содержащие правила и нормы, рассчитанные на неоднократное применение неопределенно широким кругом лиц.

В форме распоряжений администрации принимаются решения Губернатора области организационно-распорядительного характера.

3.2. Ответственность за качество подготовки проектов постановлений и распоряжений администрации области в целом, их соответствие действующему законодательству, согласование с заинтересованными сторонами, полноту и обоснованность содержащейся в них информации, предложений, рекомендаций и предписаний несут руководители подразделений администрации, исполнительных органов государственной власти области, территориальных федеральных органов государственной власти, органов местного самоуправления, которые вносят эти документы.

Руководители соответствующих подразделений несут персональную ответственность за проект, завизированный ими в части, касающейся деятельности подведомственных им подразделений и служб.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации Брянской области от 19 июня 2009 г. N 311-р пункт 3.3 изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.3. Проекты постановлений и распоряжений администрации области вносятся с сопроводительным письмом на имя Губернатора Брянской области и экспертным заключением. В письме излагается краткое содержание проекта, обоснование необходимости его принятия, сведения о том, на основании чего подготовлен проект, с кем он согласован, прилагаются необходимые справочные и аналитические материалы, прогнозы ожидаемых социально-экономических и иных последствий его реализации. Экспертное заключение - документ, содержащий мнение разработчика проекта постановления или распоряжения об отсутствии элементов коррупционного характера, составляемый в случае, если проект постановления или распоряжения затрагивает права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливает правовой статус организаций или имеет межведомственный характер.

При представлении проектов постановлений, распоряжений администрации области, законов Брянской области, а также проектов писем за подписью Губернатора в сектор протокольной работы отдела делопроизводства и протокола к ним обязательно прилагается их текст на электронном носителе.

3.4. Проекты постановлений и распоряжений администрации области должны содержать ссылки на нормы права, во исполнение которых они подготовлены и которыми предусмотрено право администрации области на их издание, а также пункты о возложении контроля за их исполнением, сроках исполнения и, при необходимости, о доведении до всеобщего сведения через средства массовой информации.

Если ранее по этим же вопросам уже были приняты решения, их следует приобщить к представляемому проекту, а в текст проекта включить предложения об их изменении, признании утратившими силу.

3.5. Степень секретности постановления или распоряжения определяют исполнитель и руководитель подразделения (органа), вносящего проект, в соответствии с действующим законодательством и специальными инструкциями.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации Брянской области от 9 сентября 2009 г. N 485-р пункт 3.6 изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.6. Консультации по оформлению проектов постановлений и распоряжений администрации области, а также прием указанных проектов осуществляются:

в канцелярии отдела делопроизводства с 8.30 до 13.00;

в секторе подготовки документов отдела делопроизводства с 15.00 до окончания рабочего дня.

На время отсутствия заведующей сектором подготовки документов прием проектов осуществляется в канцелярии, во время отсутствия ведущего специалиста канцелярии - сектором подготовки документов в соответствии с Регламентом работы администрации Брянской области.

Проекты постановлений и распоряжений администрации области, поступившие после 17.00, за исключением срочных, передаются на дальнейшее визирование на следующий день.

Регистрация и учет прохождения проектов постановлений и распоряжений администрации области в системе САДД "Дело" осуществляется в канцелярии отдела делопроизводства.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации Брянской области от 28 февраля 2013 г. N 188-р в пункт 3.7 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.7. Разработка проектов постановлений и распоряжений администрации области по поручению Губернатора Брянской области осуществляется в срок до 30 календарных дней, если в поручении не оговорено иное.

Подразделение или должностное лицо, которому поручена разработка проекта постановления (распоряжения) администрации области, обеспечивает соответствие разрабатываемого проекта нормам действующего законодательства, правилам русского языка, требованиям к оформлению нормативных правовых актов администрации области и согласовывает его с заинтересованными структурными подразделениями администрации области и органами власти.

Разработчик проекта нормативного правового акта, которым регулируются отношения в области организации и осуществления государственного контроля (надзора), установления, применения и исполнения обязательных требований к продукции или связанным с ними процессам проектирования (включая изыскания), производства, строительства, монтажа, наладки, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, к выполнению работ и оказанию услуг, оценки соответствия и безопасности процессов производства, обеспечивает его согласование в региональном объединении работодателей "Брянская областная ассоциация промышленных и коммерческих предприятий".

Проекты постановлений и распоряжений администрации области должны проходить юридическую экспертизу в управлении региональной безопасности администрации области, а в случае если проект постановления (распоряжения) затрагивает права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливает правовой статус организаций или имеет межведомственный характер, - и экспертизу на коррупциогенность. При выявлении несоответствия проектов постановлений (распоряжений) администрации области положениям Конституции Российской Федерации, законодательству Российской Федерации и Брянской области, а также правилам юридической техники управление региональной безопасности администрации области готовит соответствующее заключение за подписью начальника управления региональной безопасности администрации области и возвращает проект разработчику на доработку. В случае если при проведении юридической экспертизы и экспертизы на коррупциогенность не выявлено нарушений действующего законодательства, проекты визируются специалистами управления региональной безопасности администрации области, проводившими экспертизу, и начальником управления региональной безопасности администрации области.

Разработчик проекта нормативного правового акта после согласования с управлением региональной безопасности администрации области (до направления его на подпись Губернатору Брянской области) размещает проект нормативного правового акта на своем сайте в сети Интернет для направления независимыми экспертами заключений.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации Брянской области от 28 февраля 2013 г. N 188-р в пункт 3.8 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.8. "Согласование проекта оформляется визой, включающей в себя наименование должности визирующего, его личную роспись, расшифровку фамилии с инициалами, дату визирования. Визы проставляются на обложке к проекту (приложение 11). На последнем листе проекта постановления, распоряжения обязательны визы исполнителя, его руководителя, заместителя Губернатора, курирующего деятельность отдела делопроизводства и протокола, начальника отдела делопроизводства и протокола. Должностные лица, визирующие проекты документов, указаны в приложении 10. Максимальный срок визирования проекта каждым должностным лицом - три дня.

Проекты постановлений и распоряжений по оперативным вопросам с пометкой "Срочно" визируются у должностных лиц без регистрации в секторе документального контроля лично исполнителем в максимально короткие сроки - не более одного дня. Данные проекты визируются без листа согласования руководителем подразделения, внесшего проект, заместителем Губернатора по курируемому вопросу, управлением региональной безопасности администрации области, при необходимости - финансовым управлением Брянской области. Завизированный проект исполнитель представляет начальнику отдела делопроизводства и протокола, который во внеочередном порядке подготавливает документ для визирования заместителем Губернатора, курирующим деятельность отдела делопроизводства и протокола, и подписания Губернатором.

Проекты нормативных правовых актов по вопросам регулирования социально-трудовых отношений и связанных с ними экономических отношений визируются председателем федерации профсоюзов Брянской области. Социальная значимость разрабатываемого документа и необходимость визирования федерацией профсоюзов Брянской области определяется руководителем органа власти, инициирующего# его принятие, и заместителем Губернатора, курирующим вопросы социальной политики.

Проекты соглашений, постановлений и распоряжений администрации области по вопросам в сфере имущественных и земельных отношений в обязательном порядке согласуются с заместителем Губернатора Брянской области - начальником управления региональной безопасности администрации области и помощниками Губернатора Брянской области, прикомандированными к администрации области по линии правоохранительных органов.

Приложение к проекту документа визируется исполнителем. Если приложение состоит более чем из одного листа, визируется каждый лист приложения.

Если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию должностными лицами.

Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.

Имеющиеся у должностного лица возражения по проекту излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту.

При наличии разногласий по проекту руководитель, готовящий проект для внесения Губернатору, должен провести их обсуждение с заинтересованными сторонами с целью поиска взаимоприемлемого решения. Если таковое не найдено, то окончательное решение о внесении проекта Губернатору принимают вице-губернатор и заместитель Губернатора, курирующий данное подразделение.

К проекту прилагаются перечень разногласий и подлинники замечаний, подписанные соответствующими руководителями.

3.9. Проекты постановлений и распоряжений вместе с прилагаемыми документами и указателем рассылки, подписанным исполнителем, вкладываются в мягкую обложку, которая оформляется согласно приложению 11.

Проекты, подготовленные с нарушением установленных правил и не прошедшие необходимого согласования, могут быть возвращены начальником отдела делопроизводства и протокола должностным лицам, внесшим проекты.

3.10. Подготовленный проект из сектора документального контроля передается начальнику отдела делопроизводства и протокола, который направляет проект заведующему сектором протокольной работы.

Заведующий сектором протокольной работы обеспечивает перепечатку проекта на бланках установленной формы, проверку соответствия его оформления действующим ГОСТам, настоящей Инструкции и правилам орфографии и пунктуации.

3.11. Подготовленный для подписания проект вместе с обосновывающими документами после визирования руководителем аппарата направляется начальником отдела делопроизводства и протокола через помощника Губернатора на подпись.

3.12. Подписанные Губернатором документы передаются помощником Губернатора начальнику отдела делопроизводства и протокола для обеспечения их оформления и выпуска.

Срочные документы оформляются во внеочередном порядке с пометкой "Срочно".

3.13. Выпускаемым документам (в том числе секретным, с другими ограничительными грифами) заведующим сектором протокольной работы присваиваются порядковые номера по единой нумерации, которая ведется с начала и до конца года раздельно: для постановлений администрации области; распоряжений по организационным и оперативным вопросам; распоряжений по кадровым вопросам и распоряжений временного срока хранения (форма журналов - приложение 14).

К порядковому номеру распоряжения администрации области добавляется (через дефис) буква "р", к номеру распоряжения по кадровым вопросам - буквы "рк", а к распоряжению временного срока хранения - буквы "ркв".

3.14. Тиражирование и рассылка копий постановлений и распоряжений администрации области осуществляются отделом делопроизводства и протокола в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации Брянской области от 9 сентября 2009 г. N 485-р пункт 3.15 изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.15. Верность копий постановлений и распоряжений администрации области заверяется подписью начальника отдела делопроизводства и печатью сектора подготовки документов отдела делопроизводства.

Верность копий с хранящейся в канцелярии корреспонденции заверяется подписью начальника отдела делопроизводства и печатью отдела делопроизводства, копий с соглашений и договоров администрации области - подписью начальника отдела делопроизводства и гербовой печатью.

Перечень документов, на которых ставится гербовая печать, приведен в приложении 5 к Государственной системе документационного обеспечения управления, а также в распоряжении администрации области от 5 февраля 2008 года N 107-р "О гербовой печати администрации области".

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляется заверительная надпись "Копия верна", должность лица, заверяющего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения.

Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписывающего документ, и начало подписи.

Не подлежат заверению копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.

Если документы содержат более одного листа, все листы копий должны быть пронумерованы, прошиты и скреплены подписью и печатью.

3.16. Копии постановлений и распоряжений администрации области канцелярией отдела делопроизводства и протокола направляются адресатам согласно указателю рассылки, составленному и подписанному исполнителем документа.

Постановления и распоряжения, изменяющие или дополняющие ранее принятые документы, направляются учреждениям и организациям, которым они рассылались.

Замена ранее разосланных документов производится по указанию руководителя аппарата или начальника отдела делопроизводства и протокола.

Копии отдельных постановлений и распоряжений администрации области направляются сектором протокольной работы отдела делопроизводства и протокола в Контрольное управление Президента Российской Федерации. В перечень обязательной рассылки нормативных правовых актов администрации включается необходимое количество экземпляров в соответствии с договором с Брянской областной Думой и рекомендациями федеральных органов государственной власти Российской Федерации и их территориальных органов.

3.17. Подлинники постановлений и распоряжений администрации области ежегодно переплетаются и хранятся в секторе протокольной работы в течение трех лет, после чего сдаются в архив администрации области.

3.18. Подлинники проектов постановлений и распоряжений администрации области, не принятые к подписанию Губернатором области, вместе с приложениями и справочными материалами к проектам возвращаются начальником отдела делопроизводства и протокола исполнителям или хранятся в течение двух лет у начальника отдела делопроизводства и протокола, после чего сдаются в архив администрации области.

4. Подготовка и оформление документов заседаний и совещаний***

4.1. Подготовка, организационно-техническое и документационное обеспечение заседаний и совещаний, проводимых Губернатором, осуществляются управлением делами Губернатора, отделом делопроизводства и протокола, хозяйственным управлением и другими структурными подразделениями администрации области, ответственными за проведение конкретного мероприятия.

В необходимых случаях совещания, проводимые Губернатором по его указанию, протоколируются сектором протокольной работы.

Выписки из протоколов заседаний и совещаний, на которых выработаны поручения по отдельным вопросам, рассылаются исполнителям сектором протокольной работы.

4.2. Подлинники протоколов заседаний, совещаний подписываются председательствующим.

Подписанные протоколы хранятся в секторе протокольной работы в течение трех лет, после чего сдаются в архив.

4.3. Протоколы оперативных совещаний у Губернатора ведет помощник Губернатора.

Выписки из протоколов вопросов, по которым оформлены отдельные поручения, направляются исполнителям через сектор по работе с корреспонденцией.

В остальных случаях протокол совещания оформляется работниками подразделения, по чьей инициативе проводится совещание.

Срок оформления протоколов - 3 дня, если не установлены конкретные сроки.

5. Оформление поручений Губернатора области

5.1. Устные и письменные поручения Губернатора области по оперативным вопросам оформляются дежурным специалистом секретариата Губернатора области или непосредственным исполнителем (по указанию Губернатора).

Поручения оформляются на бланках установленной формы (приложение 34), излагаются кратко, с указанием адресатов и сроков исполнения.

К порядковому номеру поручения Губернатора области добавляется (через дефис) буква "Г".

Письменные поручения регистрируются в секторе документального контроля, ксерокопируются в необходимом количестве и передаются канцелярией под роспись исполнителям.

5.2. В том случае, если поручение дано по документу, доложенному на личном приеме, исполнитель которого заранее не установлен, он определяется начальником управления делами Губернатора области.

5.3. Контроль за исполнением письменных и устных поручений Губернатора области осуществляют его помощники и сектор документального контроля отдела делопроизводства и протокола.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации Брянской области от 11 марта 2011 г. N 152-р Инструкция дополнена разделом 5.1

5.1. Порядок организации работы с поручениями по итогам совещаний при Губернаторе Брянской области

1. Под поручениями по итогам совещаний при Губернаторе Брянской области понимаются поручения, данные Губернатором по итогам проведения совещаний с заместителями Губернатора Брянской области.

2. Протокол субботнего совещания с заместителями Губернатора составляется сотрудниками отдела по обеспечению деятельности Губернатора. В протоколе указываются сроки исполнения поручений и ответственные исполнители по каждому пункту.

3. Оригинал протокола, подписанный Губернатором, передается начальнику отдела делопроизводства управления государственной службы и организационной работы для регистрации. Каждое поручение протокола регистрируется отдельным документом в САДД "Дело" в группе входящих документов "Поручения по итогам совещаний при Губернаторе". К порядковому номеру поручения через дефис добавляются буквы "СГ".

4. После регистрации оригинал протокола передается на хранение сотруднику управления государственной службы и организационной работы, отвечающему за организацию проведения мероприятий с участием Губернатора, а копии протокола, в которых проставлены регистрационные номера поручений, направляются исполнителям.

5. При организации работы по исполнению поручений по итогам совещаний при Губернаторе ответственные исполнители:

осуществляют сбор информации с соисполнителей;

в случае необходимости напоминают курируемым службам и соисполнителям о приближении сроков исполнения поручений;

вносят отчеты о ходе исполнения поручения в САДД "Дело" (включая отчеты о ходе исполнения поручений, данных руководителям подведомственных органов, не имеющих подключения к системе "Дело");

контролируют ход исполнения поручения.

6. Соисполнители представляют информацию ответственному исполнителю за 1-2 дня до истечения срока исполнения поручения (при исполнении поручений с пометкой "Весьма срочно" - в установленные ответственным исполнителем сроки).

7. Ответственный исполнитель обобщает информацию, полученную от соисполнителей, и готовит служебную записку на имя Губернатора о ходе исполнения (об исполнении) поручения. В верхнем левом углу первого листа служебной записки обязательно делается ссылка на реквизиты поручения (например, 2-СГ от 05.02.2011).

8. Служебную записку на имя Губернатора ответственный исполнитель передает в сектор по работе с документацией и служебной корреспонденцией отдела по обеспечению деятельности Губернатора.

9. Сотрудник сектора по работе с документацией и служебной корреспонденцией отдела по обеспечению деятельности Губернатора готовит резолюцию к служебной записке ответственного исполнителя и передает на подпись Губернатору.

10. Документ с подписанной резолюцией возвращается начальнику отдела делопроизводства управления государственной службы и организационной работы для внесения резолюции Губернатора в САДД "Дело".

11. После внесения резолюции в систему автоматизированного документооборота начальник отдела делопроизводства под роспись в книге передачи документов по поручениям по итогам совещаний при Губернаторе передает ответственному исполнителю оригиналы служебной записки и резолюции Губернатора со всеми прилагаемыми документами.

12. Если поручение исполнено не полностью или по рассмотрении служебной записки ответственного исполнителя дано еще одно поручение и документ расписан по резолюции Губернатора нескольким исполнителям, ответственный исполнитель, подготовивший служебную записку, делает и направляет соисполнителям копии необходимых материалов по исполнению поручения.

13. При полном исполнении документа и наличии соответствующей резолюции Губернатора ("Ознакомлен. В дело" или "Документ с контроля снять") документ снимается с контроля, а ответственный исполнитель организует хранение документов по исполнению поручения в течение 3 лет с даты снятия документа с контроля. Исполнители организуют хранение материалов только по тем поручениям, в которых являлись ответственными исполнителями.

Соисполнители обязаны передать ответственному исполнителю на хранение имеющуюся у них служебную переписку по данному поручению.

Поручения, об исполнении которых не требуется представления письменного доклада Губернатору либо об исполнении которых Губернатору ответственный исполнитель сообщил устно, снимаются с контроля по согласованию с начальником отдела по обеспечению деятельности Губернатора или помощником Губернатора, координирующим работу с корреспонденцией.

14. Схема организации работы с поручениями по итогам совещаний при Губернаторе Брянской области приведена в приложении 23 к настоящей Инструкции.

6. Оформление писем и телеграмм

6.1. Правила оформления писем и телеграмм должны соответствовать ГОСТу Р 6.30-2003 "Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (приложения 15, 16).

6.2. Передача текста служебного документа по телеграфу (телеграммой) допускается в тех случаях, когда требуется его срочное доведение до исполнителя.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации Брянской области от 28 февраля 2013 г. N 188-р в пункт 6.3 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

6.3. Письма и телеграммы за подписью Губернатора области, заместителей Губернатора области, руководителя аппарата администрации области печатаются на бланках по установленной форме.

За подписью Губернатора области готовятся:

обращения, письма в адрес прокуратуры Брянской области, управления ФСБ России по Брянской области, УВД по Брянской области, других правоохранительных органов, а также ответы на их представления и другие документы, на обращения руководителей муниципальных образований области, депутатские запросы, корреспонденцию, адресованную Губернатору области лично, если в резолюции не определено иначе;

письма в адрес Президента Российской Федерации, Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, членов Правительства, руководителей структурных подразделений Администрации Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, председателя Брянской областной Думы, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе и его аппарата, руководителей иностранных государств, руководителей субъектов Российской Федерации и государств - участников СНГ, если поручением не определено иначе.

Запросы в адрес управления МВД России по Брянской области о выдаче справок о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования направляются в адрес начальника информационного центра управления МВД России по Брянской области за подписью начальника управления государственной службы и организационной работы администрации области.

На исходящих письмах фамилия, инициалы и телефон исполнителя проставляются на обороте последнего листа письма.

Проекты ответов на обращения прокуратуры по вопросам деятельности администрации должны проходить обязательное согласование с управлением региональной безопасности администрации.

Письма, адресованные Президенту Российской Федерации, Правительству Российской Федерации, и другие в соответствии с абзацами 3, 4 пункта 6.3 должны представляться на подпись Губернатору после проверки и корректорской доработки в секторе протокольной работы отдела делопроизводства и протокола с визами руководителя аппарата и начальника отдела делопроизводства и протокола.

Второй (или последующий остающийся в деле) экземпляр письма визируется исполнителем, заместителем Губернатора, к чьей компетенции относится данный вопрос, другими должностными лицами в соответствии с поручением Губернатора области. Виза включает подпись, ее расшифровку и дату.

6.4. При оформлении телеграмм исполнителем указывается полный почтовый или телеграфный адрес. При оформлении писем указывается наименование организации в именительном падеже, в несколько однородных организаций - обобщенно, должностному лицу - должность и фамилия указываются в дательном падеже, инициалы пишутся перед фамилией; если телеграмма или письмо являются ответом на поступивший документ, то указываются также его исходящий номер и дата. Фамилия исполнителя (составителя), номер его служебного телефона располагаются в левом нижнем углу телеграммы или письма.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если это не искажает ее содержание), с сокращенными обозначениями знаков препинания, печатается без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц.

При оформлении письма краткое содержание указывают в заголовке к тексту. Допускается не указывать заголовок к тексту на письмах формата А5 (210 х 148 мм).

6.5. Если письмо имеет приложения, названные в тексте, отметка об их наличии оформляется по следующей форме:

Приложение: на 10 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, например:

Приложения:	1. Проект плана экономического развития на 20 л. в 1 экз.
	2. Пояснительная записка к проекту плана экономического развития на 3 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

6.6. В письмах объемом более одной страницы вторая и последующие страницы нумеруются.

Телеграммы визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения администрации области на лицевой стороне второго экземпляра, остающегося в канцелярии.

Письма и телеграммы, направляемые зарубежным адресатам, визируются вице-губернатором, руководителем структурного подразделения, осуществляющего внешние и межрегиональные экономические связи администрации области.

6.7. Письмо не должно содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не пишут.

При направлении письма более чем в четыре адреса составляют список рассылки и на каждом документе указывают только одного адресата.

6.8. В реквизите "Подпись" должны указываться должность лица, фактически подписавшего письмо, телеграмму (полное наименование, если письмо оформлено не на бланке, и сокращенное - на письме, оформленном на бланке), личная подпись, его инициалы и фамилия.

Не допускается ставить предлог "за" или косую черту перед наименованием должности.

6.9. Подписанные письма и телеграммы передаются исполнителем для регистрации и отправки в канцелярию. При этом к письму прилагаются завизированная его копия, указатель рассылки и необходимое количество направляемых адресатам копий, подписанных согласно указателю рассылки, к телеграмме - завизированная ее копия.

6.10. Ответственность за правильное и грамотное оформление писем и телеграмм возлагается на руководителя структурного подразделения, завизировавшего письмо, телеграмму. Неправильно подготовленные письма, телеграммы, имеющие грамматические ошибки, возвращаются из канцелярии исполнителю для устранения ошибок и доработки.

6.11. При необходимости отправки документов в нерабочее время они оформляются исполнителем по правилам, приведенным в пунктах 6.1 - 6.10, и передаются дежурному специалисту секретариата Губернатора области. Дежурный специалист секретариата организует их отправку.

6.12. При необходимости направления письма или телеграммы через отдел специальной документальной связи, кроме выполнения требований пунктов 6.1 - 6.11, исполнитель по указанию начальника отдела делопроизводства и протокола дополнительно вместе с документом представляет черновики (рукописные материалы, лишние копии документа и т.д.) и электронный вариант документа на магнитном носителе (при его наличии). На обороте последнего листа завизированной копии письма заведующий канцелярией вместе с исполнителем под роспись делает отметку об уничтожении черновых материалов и файла на жестком диске ПЭВМ (при его наличии).

Например: "Черновик на 5 (пяти) листах и файл на магнитном носителе (при его наличии) уничтожены. Петрова, Иванов. 20.12.2003".

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации Брянской области от 11 марта 2011 г. N 152-р раздел 7 изложен в новой редакции

См. текст раздела в предыдущей редакции

7. Контроль за исполнением документов

7.1. Контроль за исполнением документов осуществляется в целях обеспечения качественного и своевременного рассмотрения и решения вопросов, затронутых в служебных документах.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

Контроль за исполнением документов включает в себя:

постановку на контроль;

предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

контроль за сроками исполнения;

информирование руководства об исполнении документа;

снятие документа с контроля;

направление исполненного документа в дело.

7.2. Контроль за исполнением документов, поступивших на имя вице- губернатора, заместителей Губернатора Брянской области, руководителей структурных подразделений администрации области, их поручений осуществляют помощники вице-губернатора, заместителей Губернатора, сотрудники соответствующих структурных подразделений. Документы (за исключением поручений Губернатора по оперативным вопросам), отписанные вице-губернатору, заместителям Губернатора Брянской области, руководителям структурных подразделений администрации области по резолюции Губернатора "Для дальнейшего контроля" ("Для контроля"), снимаются с контроля канцелярии отдела делопроизводства и передаются для осуществления контроля помощникам указанных руководителей.

Контроль за исполнением поручений Губернатора по оперативным вопросам и всех повторных резолюций к ним осуществляется сотрудниками канцелярии отдела делопроизводства.

По требованию Губернатора ответственные исполнители представляют информацию о ходе исполнения контролируемого ими документа.

Помощники вице-губернатора, заместителей Губернатора, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях:

регистрируют поручения своих руководителей и ведут учет всех контрольных документов;

обеспечивают сбор, систематизацию и направление исполнителям документов и информации по контрольным поручениям;

вносят в систему автоматизированного документооборота "Дело" отметки о ходе исполнения контрольных поручений;

осуществляют контроль за соблюдением сроков исполнения поручений и своевременно напоминают исполнителям об истечении срока исполнения документов;

обеспечивают своевременное информирование руководителя и отдела делопроизводства о ходе исполнения поручений;

снимают с контроля исполненные поручения вице-губернатора, заместителей Губернатора, руководителей структурных подразделений;

обеспечивают после снятия поручения с контроля направление всех материалов по данному вопросу в канцелярию отдела делопроизводства для хранения.

7.3. При уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни, перемещения или увольнения с должности работник, ответственный за исполнение документа, контролирующий ход его исполнения, обязан уведомить своего руководителя обо всех имеющихся у него документах и передать их на исполнение работнику, определенному руководителем, или ответственному за ведение делопроизводства в структурном подразделении. При увольнении или переводе работника передача документов и дел осуществляется по акту (приложение 24 к настоящей Инструкции).

7.4. Контроль за исполнением поручений, данных по результатам рассмотрения обращений граждан, осуществляет отдел писем и приема граждан администрации области.

7.5. Канцелярия отдела делопроизводства осуществляет контроль за прохождением, сроками и результатами исполнения следующих документов:

федеральных законов, содержащих поручения органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации;

указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации;

постановлений, распоряжений и протоколов заседаний Правительства Российской Федерации;

постановлений, решений Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

парламентских и депутатских запросов членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

поручений органам исполнительной власти, содержащихся в письмах вышестоящих органов;

решений Брянской областной Думы, запросов депутатов Брянской областной Думы;

постановлений и распоряжений администрации области, решений коллегии и президиума коллегии при Губернаторе Брянской области;

поручений Губернатора Брянской области по оперативным вопросам;

поручений Губернатора Брянской области, данных по результатам рассмотрения входящей корреспонденции (от адресатов - юридических лиц).

7.6. Все поручения Губернатора Брянской области по оперативным вопросам ставятся на контроль.

7.7. Постановка на контроль поручений на входящую корреспонденцию осуществляется канцелярией на основании контрольной резолюции Губернатора, подготавливаемой сотрудниками отдела по обеспечению деятельности Губернатора.

7.7.1. Резолюции к:

федеральным конституционным законам;

федеральным законам;

указам и распоряжениям Президента Российской Федерации;

постановлениям и распоряжениям, протоколам заседаний Правительства Российской Федерации;

протоколам заседаний и совещаний правительственных комиссий;

постановлениям и распоряжениям палат Федерального Собрания;

решениям, выпискам из протоколов заседаний Совета Государственной Думы готовятся сотрудником канцелярии отдела делопроизводства.

7.7.2. Контрольными являются резолюции, в которых содержится требование о представлении проектов документов, предложений, докладов о результатах выполнения поручений и заданий, направлении ответа (информации) заявителю. Такие резолюции, как правило, содержат слова "представить", "проинформировать", "подготовить проект письма (правового акта)", "доложить", "внести предложения". Необходимость направления ответа заявителю обязательно прописывается в резолюции Губернатора.

7.7.3. Резолюция "Для исполнения" может быть проставлена на документе, в котором четко указаны сроки исполнения и обозначено, какие именно действия должен предпринять исполнитель для исполнения данного документа. В случае проставления такой резолюции на документе, требующем направления ответа заявителю, ответ дается за подписью ответственного исполнителя. При необходимости направления ответа за подписью Губернатора проставляется резолюция "Для подготовки проекта ответа".

В случае отсутствия однозначного решения по заявленной проблеме, возможности двоякой трактовки документа, необходимости коллегиальной выработки решения проставление резолюции "Для исполнения" не допускается, а готовится резолюция с четкими указаниями ответственному исполнителю по исполнению данного документа или с просьбой о внесении предложений по решению поставленной задачи.

7.7.4. Документы с резолюциями "Для сведения", "Для учета в работе" не являются контрольными и на контроль не ставятся.

7.7.5. Документы с резолюциями "Для дальнейшей работы", "Для контроля в рабочем порядке" не ставятся на контроль канцелярии отдела делопроизводства, а контролируются помощниками вице-губернатора, заместителей Губернатора.

7.8. Канцелярия отдела делопроизводства еженедельно направляет всем исполнителям справку-напоминание о контрольных документах.

7.9. Сроки исполнения документов указываются непосредственно в документе или в резолюции к документу и исчисляются в календарных днях.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

7.9.1. Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

с пометкой "Весьма срочно" - в срок от 1 до 3 дней; с пометкой "Срочно" - в срок от 3 до 10 дней; остальные - в срок не более 30 дней.

Типовые сроки исполнения контролируемых документов представлены в приложении 17 к настоящей Инструкции.

7.9.2. Началом срока исполнения поручений Губернатора, данных по результатам рассмотрения запросов и обращений федеральных органов власти, территориальных органов федеральных органов власти, правоохранительных органов, Брянской областной Думы, считается дата регистрации обращения в администрации области.

Началом срока исполнения поручений Губернатора, данных по результатам рассмотрения обращений организаций, учреждений, обществ, объединений, органов исполнительной власти области, органов местного самоуправления и проч., считается дата подписания Губернатором соответствующей резолюции.

Началом срока исполнения поручений Губернатора по оперативным вопросам, постановлений и распоряжений администрации области считается дата их подписания Губернатором.

Документы с пометкой "Весьма срочно" незамедлительно передаются исполнителям сотрудниками отдела по обеспечению деятельности Губернатора.

7.9.3. При направлении документа исполнителю для дальнейшего контроля и информирования в тексте резолюции обязательно указывается периодичность информирования Губернатора о ходе исполнения поручения, например: "Для дальнейшего контроля и ежеквартального информирования".

7.9.4. Документы, в тексте которых или в резолюции к которым срок исполнения указан как "в возможно короткие сроки", "в кратчайшие сроки", как правило, подлежат исполнению в течение 14 дней. Срок исполнения таких документов может корректироваться по согласованию с лицом, подготовившим данное поручение.

7.9.5. Указание срока исполнения документа с предлогом "до" означает, что документ должен быть исполнен и информация о его исполнении должна быть представлена не позднее дня, предшествующего сроку, указанному в резолюции.

7.9.6. Срок исполнения резолюции "Для внесения предложений" к разным документам может быть различным:

а) документ, в тексте которого указано на необходимость направления ответа заявителю (без указания срока), с резолюцией "Для внесения предложений" (без пометок "Весьма срочно" и "Срочно") подлежит исполнению в 20-дневный срок с даты регистрации обращения (чаще всего это обращения федеральных органов власти). После внесения ответственным исполнителем предложений повторной резолюцией Губернатора определяется окончательное решение затронутой в обращении проблемы и заявителю не позднее 30 дней с даты поступления его обращения в администрацию области направляется ответ;

б) если в обращении указан конкретный срок представления ответа, но документ требует предварительной проработки, то срок внесения предложений по нему обязательно прописывается в резолюции к нему (например, "Для внесения предложений до 15 марта"), при этом обязательно учитываются затраты времени на визирование, подготовку и отправку ответа заявителю;

в) если в тексте документа не указано на необходимость направления ответа заявителю или срок исполнения документа, указанный в тексте обращения, достаточно велик (свыше 35 календарных дней), резолюция Губернатора "Для внесения предложений" подлежит исполнению в течение 30 дней с даты подписания Губернатором.

г) если резолюция "Для внесения предложений" проставляется на обращениях депутатов Брянской областной Думы, письмах Брянской областной Думы о даче заключения на проекты законов Брянской области, то она подлежит исполнению в течение 10 календарных дней.

7.9.7. Срок исполнения повторных резолюций Губернатора для исполнителей, указанных в первоначальной резолюции Губернатора, составляет 14 дней, для новых исполнителей - 30 дней.

7.9.8. Если информация об исполнении поручения представлена позже указанного срока, такое поручение считается просроченным, что является основанием для применения к исполнителю мер дисциплинарного воздействия. В этом случае вместе с информацией об исполнении документа обязательно представляется служебная записка на имя Губернатора за подписью ответственного исполнителя с объяснением причин, по которым поручение не было исполнено в установленный срок.

7.9.9. При необходимости продления срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее чем за 3 дня до истечения срока исполнения представляет на имя Губернатора письменное ходатайство о продлении срока исполнения документа с указанием объективных причин, по которым поручение не может быть исполнено в установленный срок, и предложениями по новому сроку исполнения документа. Если данное ходатайство не будет согласовано Губернатором, поручение считается неисполненным.

Перенос сроков исполнения поручений Губернатора, данных по результатам рассмотрения обращений вышестоящих организаций, допускается по согласованию с заявителем (при этом в отчете исполнителя указывается Ф.И.О. и номер телефона лица, с которым было согласовано) и начальником отдела по обеспечению деятельности Губернатора.

7.9.10. При необходимости изменения состава исполнителей поручений, данных по результатам рассмотрения корреспонденции, ответственный исполнитель в течение 3 дней с момента получения поручения (для поручений с пометками "Весьма срочно", "Срочно" - в тот же день) согласует такое изменение с начальником отдела по обеспечению деятельности Губернатора либо представляет на имя Губернатора служебную записку с обоснованием такой необходимости.

7.9.11. Изменение ответственного исполнителя, состава соисполнителей и сроков исполнения постановлений и распоряжений администрации области осуществляется путем внесения соответствующих изменений в вышеуказанные акты. В данном случае подготовку проекта нормативного акта о внесении изменений осуществляет разработчик основного документа, в который необходимо внести изменения.

7.9.12. Об изменении сроков исполнения и состава исполнителей ответственный исполнитель своевременно информирует сотрудников канцелярии отдела делопроизводства, осуществляющих контроль за исполнением документов.

7.10. Если поручение Губернатора дано нескольким должностным лицам, ответственным исполнителем является должностное лицо, указанное в поручении первым или напротив фамилии которого стоит отметка "Отв."

7.10.1. Ответственный исполнитель несет ответственность за точное и своевременное исполнение данного документа, организует и координирует работу по его исполнению, а также определяет порядок подготовки и согласования материалов, представляемых Губернатору в связи с исполнением этого поручения.

7.10.2. Все соисполнители ответственны за достоверность и качественный анализ информации и обязаны представить материалы по исполнению поручения ответственному исполнителю не позднее чем за 5 дней до даты истечения 30-дневного срока исполнения документа, при наличии пометки "Срочно" - не позднее чем за 1 рабочий день до даты истечения срока исполнения, при наличии отметки "Весьма срочно" - в установленный ответственным исполнителем срок. Соисполнители направляют свою информацию только на имя ответственного исполнителя, направление соисполнителем информации на имя Губернатора недопустимо.

7.10.3. Ответственный исполнитель после сбора материалов, поступивших от всех соисполнителей и заинтересованных служб, проводит полный анализ информации, обобщает её и через канцелярию отдела делопроизводства представляет Губернатору в виде служебной записки. При подготовке служебной записки в верхнем левом углу обязательно делается ссылка на реквизиты документа, об исполнении которого представляется информация. Если исполнение поручения предусматривало подготовку проекта нормативного акта или проекта письма за подписью Губернатора, то указанные проект распоряжения или проект письма после необходимого согласования передаются напрямую начальнику отдела делопроизводства.

7.10.4. Если документ требует направления ответа заявителю и расписан на исполнение нескольким должностным лицам, на него должен быть дан только один ответ, подготовленный ответственным исполнителем с учетом информации соисполнителей.

Допускается направление нескольких ответов только на те запросы, в которых указано несколько поручений с разными сроками исполнения.

7.10.5. В целях исполнения поручения ответственный исполнитель вправе сформировать рабочую группу из соисполнителей или их представителей, представителей заинтересованных органов исполнительной власти и других ведомств (по согласованию) и назначить рабочее совещание. Организацию и проведение рабочих совещаний обеспечивают ответственные за исполнение поручения.

При наличии разногласий между соисполнителями по поводу исполнения поручения ответственный исполнитель в обязательном порядке проводит рабочее совещание с участием соисполнителей поручения или руководителей органов исполнительной власти области, курируемых ими.

В случае, если соисполнители на рабочем совещании не придут к единому мнению, ответственный исполнитель готовит служебную записку на имя Губернатора, в которой кратко излагает свою позицию и позиции всех заинтересованных сторон. Губернатор, рассмотрев все точки зрения, принимает решение.

7.11. Снятие документов с контроля

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам и если на представленные по нему материалы не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

7.11.1. Основанием для снятия с контроля постановлений, распоряжений администрации области, решений коллегии и президиума коллегии при Губернаторе, поручений Губернатора по оперативным вопросам, поручений Губернатора на входящую корреспонденцию является:

правовой акт администрации области, принятый во исполнение поручения;

резолюция Губернатора на письменную информацию об исполнении поручения ("Ознакомлен. В дело", "Документ с контроля снять");

подготовка проекта ответа за подписью Губернатора или письменный ответ за подписью ответственного исполнителя (если ему было дано соответствующее указание).

7.11.2. Основанием для снятия с контроля нормативных документов Российской Федерации является:

ознакомление всех должностных лиц, указанных в резолюции Губернатора, если документ носил ознакомительный характер;

принятие во исполнение нормативного документа Российской Федерации постановления или распоряжения администрации области, в котором определены задачи и разработаны мероприятия по исполнению документа;

выполнение исполнителем всех установленных в документе и в резолюции Губернатора к нему заданий, о чем письменно проинформирован Губернатор и на информацию об исполнении имеется его соответствующая резолюция.

7.11.3. Документы снимаются с контроля Губернатором Брянской области, вице-губернатором Брянской области, заместителями Губернатора Брянской области и сотрудниками канцелярии отдела делопроизводства:

1) документы, которые снимаются с контроля сотрудниками канцелярии отдела делопроизводства:

правительственные документы, носящие ознакомительный характер после ознакомления всех указанных в резолюции Губернатора должностных лиц;

правительственные документы и поручения Губернатора, исполнением которых является разработка и принятие постановления или распоряжения администрации области, после представления исполнителем принятого нормативного акта;

наличие письма - окончательного ответа заявителю;

2) вице-губернатор, заместители Губернатора Брянской области снимают с контроля следующие документы:

все обращения, адресованные лично им (не Губернатору);

нормативные акты о выделении денежных средств из резервного фонда администрации области;

документы, отписанные для осуществления дальнейшего контроля (для контроля) по резолюции Губернатора, после окончательного решения поставленных в обращении вопросов.

В случае неисполнения поручения вице-губернатор, заместители Губернатора письменно информируют об этом Губернатора с объяснением причин, по которым поручение не было исполнено;

3) все остальные документы с контрольными резолюциями Губернатора снимаются с контроля по соответствующей резолюции Губернатора.

8. Отправка исходящих документов

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации Брянской области от 18 марта 2010 г. N 171-р в пункт 8.1 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

8.1. Служебные документы, предназначенные для отправки посредством почтовой связи или фельдъегерской службой, принимаются канцелярией отдела делопроизводства до 13.00. На отправку передается полностью оформленный и подписанный подлинник отправляемого документа и его второй экземпляр, а также необходимое для отправки количество копий документа. Если адресатов более четырех, то к подлиннику приобщается подписанный исполнителем указатель рассылки, а на каждой копии документа указывают только одного адресата. В этом случае копии письма могут быть заверены печатью отдела делопроизводства и протокола. В канцелярии письмам присваиваются исходящие номера, они регистрируются в САДД "Дело".

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

Документы неслужебного характера к отправке не принимаются.

8.2. Законвертованная в канцелярии корреспонденция вписывается в реестр и в зависимости от срочности доставки адресатам отправляется почтой или фельдъегерской службой. Отправка фельдъегерской службой согласовывается с начальником отдела делопроизводства и протокола.

8.3. Доставка документов внутри администрации осуществляется работником канцелярии.

Передача всех документов производится под роспись в регистрационных журналах.

9. Порядок работы с обращениями граждан

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации Брянской области от 10 февраля 2011 г. N 95-р в пункт 9.1 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

9.1. Организация учета и своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан осуществляется отделом писем и приема граждан администрации области.

Работа с обращениями граждан ведется в соответствии с действующим законодательством, Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", административным регламентом исполнения государственной функции "Рассмотрение обращений граждан в Брянской области" и Положением об отделе писем и приема граждан.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации Брянской области от 10 февраля 2011 г. N 95-р в пункт 9.2 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

9.2. Поступившие в администрацию письменные обращения (далее - письма) граждан регистрируются отделом писем и приема граждан в мини-локальной электронной сети с распечаткой регистрационной учетной карточки. Повторное письмо регистрируется и помещается в картотеке вместе с первичной учетной карточкой.

Обращения граждан, поступившие с сопроводительными письмами из Администрации Президента Российской Федерации, Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской федерации, из областной Думы, канцелярией отдела делопроизводства и протокола под роспись передаются в отдел писем и приема граждан.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации Брянской области от 10 февраля 2011 г. N 95-р в пункт 9.3 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

9.3. Зарегистрированные письма граждан в зависимости от их содержания передаются на рассмотрение Губернатору или его заместителям или направляются для рассмотрения и принятия необходимых мер в структурные подразделения администрации области, областным комитетам, департаментам, управлениям и органам местного самоуправления Брянской области. Лицом, уполномоченным на принятие решения о направлении обращения, адресованного Губернатору, на рассмотрение заместителям Губернатора, в структурные подразделения администрации области, областным комитетам, департаментам, управлениям и органам местного самоуправления Брянской области, является начальник отдела писем и приема граждан. Поручения руководства администрации области по обращениям граждан направляются исполнителям вместе с письмами граждан. Копии поручений и в последующем материалы по результатам рассмотрения писем граждан передаются в отдел писем и приема граждан.

Если поручение Губернатора или его заместителя по письму дается нескольким исполнителям, то работу по его рассмотрению координирует исполнитель, указанный в резолюции первым.

Не разрешается передавать письма граждан из одного подразделения в другое, минуя отдел писем и приема граждан.

Повторные письма и письма, подлежащие контролю исполнения, передаются на рассмотрение Губернатору области или его заместителям, контролируют их исполнение помощники.

9.4. Письма граждан, не требующие доклада Губернатору области или его заместителям, направляются в подразделения администрации, областные отделы, комитеты и департаменты, управления, другие организации и учреждения, в органы местного самоуправления, к компетенции которых относится решение поставленных в них вопросов. Сопроводительные письма к ним подписываются начальником отдела писем и приема граждан, а в его отсутствие - лицом, его замещающим. В письме обязательно оговариваются срок и порядок ответа автору обращения. Копия сопроводительного письма направляется заявителю.

Запрещается направлять жалобы граждан для рассмотрения органам власти, предприятиям, учреждениям, организациям области и их руководителям, действия (бездействия) которых обжалуются.

9.5. Письма граждан рассматриваются в срок до одного месяца со дня их регистрации, если в резолюции руководства не установлен иной срок. На письма, не требующие дополнительного изучения и проработки, ответы направляются в срок не более 15 дней. В отдельных случаях срок рассмотрения письма может быть продлен руководителем, давшим поручение, по обоснованной просьбе исполнителей, но не более чем один месяц. Исполнитель уведомляет о продлении срока рассмотрения автора обращения в письменной или устной форме.

Предложения, заявления, жалобы, ходатайства военнослужащих и членов их семей, поступившие в органы государственной власти области, иные государственные органы области, рассматриваются в срок до 15 дней со дня их поступления.

В тех случаях, когда для рассмотрения предложения, заявления, жалобы, ходатайства необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки их рассмотрения могут быть в порядке исключения продлены руководителем или заместителем руководителя соответствующего органа власти области, но не более чем на 15 дней, с сообщением об этом лицу, подавшему соответствующее обращение.

Предложения, заявления, жалобы, ходатайства граждан, поступающие из редакций газет, журналов, телевидения, радио и других средств массовой информации, а также выступления и опубликованные в печати материалы, связанные с предложениями, заявлениями, жалобами, ходатайствами, рассматриваются в органах власти их должностными лицами в порядке и сроки, предусмотренные федеральным законодательством и Законом Брянской области.

Письма граждан считаются разрешенными, если все поставленные в них вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры, заявителям даны ответы в устной или письменной форме.

Ответы гражданам на их письменные или устные (на приеме) обращения должны быть подписаны руководителем, рассматривающим обращение. Второй экземпляр визируется исполнителем и руководителем организации, подготовившей проект ответа. В случае устного ответа заявителю об этом делается запись на свободном от текста участке письма работником, давшим ответ заявителю. Запись подтверждается подписью должностного лица с расшифровкой фамилии, указанием должности и датой записи.

Результаты рассмотрения писем граждан фиксируются в мини-локальной электронной сети.

9.6. Прием посетителей проводится специалистами отдела писем и приема граждан ежедневно, кроме выходных и праздничных дней. Руководители администрации ведут прием граждан согласно графику, утвержденному Губернатором области.

Учет посетителей и высказанных ими предложений, просьб и жалоб ведется аналогично учету писем граждан в мини-локальной сети. Переданное на приеме посетителем письменное заявление учитывается и рассматривается в установленном порядке.

9.7. Отдел писем и приема граждан систематически представляет руководству администрации аналитические и обобщенные сведения о количестве и характере поступивших и рассмотренных письменных и устных обращений граждан.

9.8. Обращения граждан и материалы по их рассмотрению формируются в дела и хранятся в отделе писем и приема граждан в соответствии с номенклатурой дел.

9.9. Контроль за своевременным и объективным рассмотрением обращений граждан осуществляют руководители областных учреждений, организаций, подразделений администрации, органов местного самоуправления, получивших их на рассмотрение, помощники Губернатора и его заместители, отдел писем и приема граждан администрации области.

10. Техническое обеспечение работы с документами

Печатание документов

10.1. Печатание документов в администрации области осуществляется в приемных заместителей Губернатора области, в машинописном бюро и непосредственно в подразделениях администрации с использованием компьютерной и машинописной техники при соблюдении требований настоящей Инструкции и установленных правил оформления и печатания документов.

В администрации области печатаются документы только служебного характера. Печатание под диктовку не производится.

10.2. В машинописном бюро в первоочередном порядке печатаются проекты постановлений и распоряжений Губернатора области, законопроекты, документы к мероприятиям с участием Губернатора области, а также другие документы, связанные с обеспечением деятельности Губернатора области.

Срочные документы печатаются в порядке очередности, определяемой начальником отдела делопроизводства и протокола по согласованию с исполнителями, передавшими материал для печатания.

10.3. Передаваемые для печатания рукописи, равно как вставки, сноски, поправки, должны быть написаны разборчиво, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, на одной стороне листа, с использованием контрастных красителей синего, фиолетового и черного цвета. Не принимаются для печатания небрежно и неразборчиво написанные черновики с использованием других красителей, кроме указанных, или правленые карандашом. При подготовке материалов к печатанию особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, наименований ведомств и организаций, иностранных слов и географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов.

Заказ на печатание документов в машбюро оформляется на бланке (приложение 18) и подписывается исполнителем.

10.4. Печатание документов на бланках установленной формы (бланки писем, постановлений и распоряжений Губернатора области) производится в машинописном бюро и приемных заместителей Губернатора области.

Выдача бланков для печатания в подразделениях администрации допускается только с разрешения начальника отдела делопроизводства и протокола и оформляется в машбюро под роспись в специальном журнале.

Корректорские работы машинистками, печатающими документы, не производятся.

Проекты писем за подписью Губернатора печатаются после корректорской доработки в секторе протокольной работы.

Документы печатаются в соответствии с требованиями, установленными ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Вторая и последующие страницы документа должны быть пронумерованы. Номер проставляется посредине верхнего поля листа арабскими цифрами без слов "Страница", "Стр." и знаков препинания.

Фамилия, инициалы исполнителя и номер его служебного телефона на письмах проставляются на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

На последнем листе внизу слева проставляются символы, содержащие наименование файла, дату печатания, инициалы имени и фамилии машинистки или специалиста, печатавшего документ.

10.5. Использованные при печатании документов бланки, имеющие номера, учитываются в машинописном бюро в специальном журнале.

Порядок использования, хранения, уничтожения бланков устанавливается нормативными документами администрации области в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

Копирование (тиражирование) документов

10.6. Копировально-множительные работы в администрации области осуществляются копировально-множительным бюро отдела делопроизводства и протокола. Копирование небольших объемов документов может производиться непосредственно в подразделениях администрации, имеющих множительную технику.

10.7. На копирование (тиражирование) в копировально-множительное бюро сдаются только служебные документы вместе с заявкой на бланке установленной формы (приложение 19).

Принимает документы на размножение и ведет их учет заведующий копировально-множительным бюро.

Заказ на копирование (тиражирование) подписывает ответственный работник аппарата администрации (заместители Губернатора и их помощники, председатели комитетов, начальники управлений, отделов).

Учет копируемых документов ведется в журнале, который хранится в копировально-множительном бюро в течение года, после чего уничтожается в установленном порядке.

Документы сдаются на копирование в несброшюрованном виде, четко напечатанными, как правило, первые экземпляры (подлинники).

Заказы выполняются в порядке очередности поступления.

Срочное копирование выполняется по согласованию с начальником отдела делопроизводства и протокола.

Тираж изготовленных копий должен соответствовать заказу и выдаваться исполнителю вместе с подлинником документа. О выполнении работы на бланке заказа и в журнале учета делается соответствующая отметка.

10.8. Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов.

10.9. Снятие копий с правительственных документов производится по заявке в соответствии с резолюцией заместителя Губернатора, получившего документ на исполнение, в других случаях - с разрешения начальника отдела делопроизводства и протокола.

10.10. Снятие копий с постановлений и распоряжений Губернатора области, протоколов, решений коллегии и президиума коллегии осуществляется с разрешения начальника отдела делопроизводства и протокола.

10.11. Не подлежат размножению официальные бланки, используемые администрацией области.

Официальные бланки администрации области, установленной формы журналы учета, значительные по объему материалы, предназначенные к изданию большими тиражами, а также бланки, таблицы, описи, реестры и т.д., в структурных подразделениях администрации годовая потребность которых превышает 1,5 тыс. экземпляров, изготавливаются в типографии.

Заказы на выполнение типографских работ оформляются в структурных подразделениях, визируются у заместителя Губернатора - куратора подразделения и передаются в хозяйственное управление. Хозяйственное управление ежегодно формирует единый заказ на производство и обеспечение подразделений администрации необходимым количеством расходных материалов.

10.12. Копирование секретных документов производится только через начальника отдела специальной документальной связи администрации области.

10.13. Порядок размножения документов с грифами "Для служебного пользования", "Не для печати", "Не подлежит оглашению" и другими ограничительными грифами определяется специальным разделом настоящей Инструкции.

10.14. Порядок копирования в подразделениях аппарата администрации устанавливается руководителями подразделений в соответствии с настоящим разделом Инструкции.

Ответственность за соблюдение порядка копирования в подразделении возлагается на его руководителя.

Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи

10.15. Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

10.16. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях и отправляются в отделе специальной документальной связи или отделе информационных систем хозяйственного управлении# после регистрации в канцелярии отдела делопроизводства и протокола (представляется бумажный и электронный варианты документа).

10.17. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку.

10.18. При получении документа по электронной почте информацию, изображенную на экране компьютера, распечатывают на бумажный носитель. Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик, которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

10.19. При отправке документа электронной почтой отправителю необходимо поставить отметку "Соответствует оригиналу".

10.20. Официальные номера факсимильных аппаратов (телефаксов) администрации области установлены в приемной Губернатора области и канцелярии отдела делопроизводства и протокола.

Документ, принятый по факсимильной связи, не имеет юридической силы.

10.21. При приеме и передаче служебной информации по факсимильной связи работники подразделений администрации руководствуются следующим порядком:

запрещается передавать секретные сведения, тексты документов с пометкой "Для служебного пользования" и другими ограничительными грифами, а также рукописные материалы;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается начальнику отдела делопроизводства и протокола с заявкой установленного образца (приложение 20), подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года;

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы (приложение 21) без проставления штампа регистрации;

подлинники документов после передачи информации возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы (приложение 22) без проставления регистрационного штампа, доставляются по назначению под расписку в день их приема, срочные - немедленно;

факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

10.22. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях администрации, осуществляется руководителями этих подразделений.

11. Подготовка и оформление законопроектов и проектов постановлений областной Думы для внесения в Брянскую областную Думу. Оформление законов области, поступивших Губернатору области для подписания и обнародования

11.1. Проекты законов Брянской области в порядке реализации Губернатором области права законодательной инициативы, а также проекты постановлений областной Думы разрабатываются в соответствии с Законом Брянской области "О законах и иных нормативных правовых актах Брянской области".

Разработка законопроектов, проектов постановлений областной Думы осуществляется структурными подразделениями администрации, областными органами исполнительной власти по поручению Губернатора области в соответствии с программами и планами законопроектной деятельности, предписаниями федерального законодательства.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации Брянской области от 19 июня 2009 г. N 311-р в пункт 11.2 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

11.2. Для внесения законопроекта, проекта постановления областной Думы в областную Думу разработчиками представляются Губернатору области следующие документы:

сопроводительное письмо за подписью руководителя структурного подразделения либо служебная записка за подписью заместителя Губернатора, курирующего соответствующее структурное подразделение администрации, являющееся разработчиком проекта;

пояснительная записка к проекту закона, проекту постановления областной Думы;

проект закона, проект постановления областной Думы;

проект сопроводительного письма Губернатора области в областную Думу;

проект постановления Брянской областной Думы (для законопроектов);

экспертное заключение.

11.3. В соответствии со статьей 17 вышеназванного областного Закона в пояснительной записке к законопроекту, проекту постановления областной Думы указываются:

а) субъект права законодательной инициативы и разработчики проекта;

б) правовые основания принятия законопроекта, проекта постановления областной Думы;

в) обоснование необходимости принятия закона, постановления областной Думы, их целей и основных положений, место в системе действующего законодательства;

г) перечень актов, в которые должны быть внесены изменения и (или) дополнения в случае принятия закона, постановления областной Думы, либо подлежащих отмене в случае принятия закона, постановления областной Думы;

д) предложения о разработке актов, принятие которых необходимо для реализации данного закона, постановления областной Думы;

е) финансово-экономическое обоснование (в случае если реализация закона, постановления областной Думы потребует дополнительных финансовых затрат);

ж) краткое изложение содержания возникших при согласовании разногласий и мотивированное мнение о них.

11.4. В соответствии со статьями 19, 20 указанного областного Закона проекты закона, постановления областной Думы должны содержать следующие реквизиты:

а) наименование формы акта;

б) заголовок, дата и место принятия закона, постановления областной Думы;

в) текст закона, состоящий из преамбулы и нормативных предписаний в виде статей, имеющих порядковый номер, текст постановления областной Думы;

г) должность, фамилия и инициалы должностного лица (Губернатор области, председатель Брянской областной Думы), удостоверяющего текст проекта закона, проекта постановления областной Думы;

д) место и дата подписания, регистрационный номер закона, постановления областной Думы.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации Брянской области от 28 февраля 2013 г. N 188-р в пункт 11.5 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

11.5. Пояснительная записка, текст законопроекта, проекта постановления областной Думы, проект письма в областную Думу должны быть завизированы исполнителем и руководителем организации - разработчика законопроекта, проекта постановления областной Думы.

К тексту законопроекта, проекта постановления областной Думы должен быть приобщен лист согласования, содержащий наименование нормативного акта, подписи должностных лиц, визирующих проект нормативного акта, с расшифровкой должности, фамилией и инициалами, датой визирования. Каждый законопроект должен быть согласован с заместителями Губернатора области, курирующими соответствующие вопросы, заместителем Губернатора области - представителем администрации области в Брянской областной Думе, начальником управления региональной безопасности администрации области.

Ответственность за качество подготовки законопроектов, проектов постановлений областной Думы несут руководители органов исполнительной власти области, руководители структурных подразделений администрации области, подготовивших (вносящих) проект на рассмотрение.

11.6. Законопроект, проект постановления областной Думы должен быть завизирован руководителями органов исполнительной власти, подготовивших (вносящих) законопроект, проект постановления областной Думы, или лицами, их замещающими, а также руководителями заинтересованных органов и организаций.

Рекомендуемый срок визирования каждым руководителем заинтересованных органов и организаций, структурных подразделений администрации области, заместителями Губернатора - не более 5 дней. Текущий контроль за визированием проектов законов, постановлений областной Думы при их прохождении в аппарате администрации осуществляется разработчиком.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации Брянской области от 28 февраля 2013 г. N 188-р в пункт 11.7 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

11.7. Проекты законов Брянской области, постановлений Брянской областной Думы, поступившие Губернатору для внесения в областную Думу, должны проходить юридическую экспертизу в управлении региональной безопасности администрации области, а в случае, если проект закона, проект постановления Брянской областной Думы затрагивает права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливает правовой статус организаций или имеет межведомственный характер, и экспертизу на коррупциогенность. При выявлении несоответствия проектов законов, постановлений областной Думы положениям Конституции Российской Федерации, законодательству Российской Федерации и Брянской области, а также правилам юридической техники управление региональной безопасности готовит соответствующее заключение за подписью начальника управления региональной безопасности и возвращает проект разработчику на доработку. В случае, если при проведении юридической экспертизы и экспертизы на коррупциогенность не выявлено нарушений действующего законодательства, проекты визируются специалистами управления региональной безопасности, проводившими экспертизу, и начальником управления региональной безопасности.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации Брянской области от 25 октября 2006 г. N 1019-р в пункт 11.8 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

11.8. Заключения на проекты законов области, поступившие на рассмотрение Губернатору области из областной Думы, комитетов (комиссий) областной Думы, по поручению Губернатора направляются заинтересованным органам исполнительной власти, организациям для рассмотрения и представления согласованных замечаний и предложений. Заключения или предложения по законопроекту представляются в администрацию области в течение 7 дней, если иное не предусмотрено в поручении.

По законопроектам о введении или об отмене налогов, освобождении от их уплаты, изменении финансовых обязательств Брянской области, другим законопроектам, предусматривающим расходы, покрываемые за счет средств областного бюджета, рассматриваемым областной Думой только при наличии заключения администрации области, заключения представляются в областную Думу не позднее чем через двадцать календарных дней со дня поступления в администрацию области.

При возникновении обстоятельств, требующих продления срока представления заключения на законопроект, исполнители обращаются к Губернатору с мотивированной просьбой об этом и указанием реального срока выполнения. Продление срока допускается не более чем на 15 дней.

Если работа над заключением требует длительного срока исполнения, то этот вопрос решается по согласованию с областной Думой.

Заключения на законопроекты направляются в областную Думу с сопроводительным письмом, подписанным Губернатором области.

11.9. Подготовленные в соответствии с пунктами 11.2-11.7 законопроект, проект постановления областной Думы направляются начальнику отдела делопроизводства и протокола для оформления в соответствии с правилами делопроизводства и доклада Губернатору области. При отсутствии замечаний законопроект с подписанным Губернатором и зарегистрированным в секторе по работе с корреспонденцией отдела делопроизводства и протокола сопроводительным письмом и всеми материалами направляется в областную Думу.

11.10. Закон, принятый областной Думой и направленный Губернатору области для обнародования, должен быть подписан или возвращен на повторное рассмотрение в Думу в течение десяти календарных дней со дня его регистрации в секторе по работе с корреспонденцией отдела делопроизводства и протокола администрации области.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации Брянской области от 28 февраля 2013 г. N 188-р в пункт 11.11 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

11.11. Постановление областной Думы о принятии соответствующего закона с приложенными двумя экземплярами закона поступает в сектор по работе с корреспонденцией на регистрацию и в тот же день направляется заместителю Губернатора - представителю администрации области в областной Думе на заключение. При необходимости закон направляется на заключение в областной орган исполнительной власти или структурное подразделение администрации, являющиеся его разработчиками. Заключение к закону визируется начальником управления региональной безопасности, заместителем Губернатора - представителем администрации в областной Думе, руководителем аппарата, начальником отдела делопроизводства и протокола. Данное заключение прилагается к двум подлинным экземплярам закона, которые направляются через начальника отдела делопроизводства и протокола на подпись Губернатору.

При наличии замечаний соответствующее заключение и проект письма в областную Думу об отклонении закона через начальника отдела делопроизводства и протокола направляются Губернатору для принятия решения.

11.12. Подписанный Губернатором области закон в тот же день направляется начальником управления делами Губернатора области начальнику отдела делопроизводства и протокола для организации оформления и выпуска.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации Брянской области от 28 февраля 2013 г. N 188-р в пункт 11.13 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

11.13. Принятым и подписанным законам в секторе протокольной работы отдела делопроизводства и протокола присваиваются порядковые номера. После порядкового номера закона через дефис добавляется буква "З".

Подпись Губернатора заверяется гербовой печатью.

Копии законов направляются:

в пресс-службу администрации области в день подписания для организации официального опубликования их в средствах массовой информации (областных газетах) в пятнадцатидневный срок с момента подписания;

адресатам согласно спискам рассылки и в соответствии с пунктом 3.16 данной Инструкции.

Пресс-служба администрации области ежедневно в письменной форме информирует управление региональной безопасности администрации области о ходе и результатах официального опубликования законов Брянской области и нормативно-правовых актов администрации Брянской области (с указанием средства массовой информации, в котором произведено опубликование, и его тиража).

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации Брянской области от 29 ноября 2006 г. N 1185-р в пункт 11.14 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

11.14. Контроль за прохождением законопроектов, проектов постановлений областной Думы и подписанием законов области возлагается на заместителя Губернатора - представителя администрации области в областной Думе.

12. Порядок разработки и оформления областных целевых программ и региональных программ развития местного самоуправления

Исключен. - Распоряжение Администрации Брянской области от 11 марта 2011 г. N 152-р.

Информация об изменениях:

См. текст раздела в предыдущей редакции

13. Подготовка и оформление договоров (соглашений)

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации Брянской области от 28 февраля 2013 г. N 188-р в пункт 13.1 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

13.1. Договоры (соглашения) о взаимодействии между администрацией Брянской области и другими органами власти, организациями, предприятиями в различных сферах деятельности, заключаемые от имени администрации области, оформляются в соответствии с правовыми требованиями. Количество экземпляров договора (соглашения) должно соответствовать количеству сторон, заключающих договор (соглашение), и дополнительно экземпляр для администрации области, имеющий лист согласования.

Договоры (соглашения) визируются исполнителями, руководителями структурных подразделений, заместителями Губернатора, курирующими данное направление, руководителем аппарата администрации области, проходят экспертизу в управлении региональной безопасности администрации области.

Проекты соглашений и договоров с пометкой "Срочно" визируются у должностных лиц лично исполнителем. Срок рассмотрения проекта должностным лицом - не более 2 дней.

13.2. Договоры, предусматривающие какие-либо финансовые затраты со стороны администрации области, визируются начальником отдела финансов и бухгалтерского учета администрации области.

13.3. Тексты договоров (соглашений) после прохождения визирования передаются в отдел делопроизводства и протокола в бумажном и электронном вариантах для подготовки их на подпись Губернатору или руководителю аппарата администрации области.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

13.3. После подписания подлинники договора (соглашения) регистрируются и заверяются гербовой печатью в канцелярии отдела делопроизводства и протокола администрации области.

Оригиналы договоров (соглашений) с подлинными визами хранятся в канцелярии. Чистовые экземпляры договоров (соглашений), подписанные и заверенные гербовой печатью администрации области, направляются сторонам - участникам договора (соглашения).

Договоры, предусматривающие какие-либо финансовые затраты, хранятся в отделе финансов и бухгалтерского учета администрации области, а копия - в канцелярии отдела делопроизводства и протокола.

14. Особенности работы со служебной информацией ограниченного распространения

14.1. Положения настоящей Инструкции определяют общий порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (с грифами "Для служебного пользования", "Не для печати"), в органах исполнительной власти, а также в подведомственных учреждениях и организациях.

Изложенные в настоящем разделе положения не распространяются на порядок работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Правила работы с секретными документами устанавливаются специальной инструкцией.

14.2. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью. К ней относятся сведения, не подлежащие опубликованию в открытой печати, использованию в передачах радио и телевидения, а также требующие ограничения знакомящихся с ними лиц.

14.3. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:

сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;

описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;

порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;

решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

сведения об исполнении бюджета и использовании других ресурсов, о состоянии экономики и потребностях населения.

14.4. На документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования" (ДСП).

14.5. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений, предусмотренных пунктом 14.3 данного раздела.

14.6. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также утрату или нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, государственный служащий (работник организации) может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

14.7. Документы ограниченного распространения учитываются совместно с другой несекретной корреспонденцией. В этом случае к регистрационному номеру документа добавляется пометка "ДСП". Они передаются работникам подразделений администрации области под расписку, пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями, размножаются (тиражируются) на основании отдельно оформленных заказов с письменного разрешения руководства отдела делопроизводства и протокола и только через копировально-множительное бюро. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно с отметкой на оригинале документа о количестве снятых с него копий.

Документы с пометкой "Для служебного пользования" печатаются в машинописном бюро. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа машинистка должна указать количество отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в учетных формах.

Документы ограниченного распространения хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

14.8. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

14.9. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".

14.10. Уничтожение дел, документов с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту в отделе делопроизводства и протокола администрации.

14.11. При смене работника, ответственного за учет документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается соответствующим руководителем.

14.12. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми распоряжением руководителя. В состав таких комиссий обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение этих материалов.

14.13. О фактах утраты документов ограниченного распространения или разглашения содержащейся в них информации ставится в известность руководитель аппарата администрации области и проводится служебное расследование обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования оформляются в виде акта и докладываются Губернатору области.

Акты на утраченные документы после рассмотрения Губернатором помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел.

14.14. При снятии ограничительного грифа на документах и в их учетных формах делаются соответствующие пометки.

15. Рассмотрение обращений депутатов Государственной Думы, членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации

15.1. В работе с запросами и обращениями членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы следует руководствоваться законодательством Российской Федерации. В качестве обращения депутата рассматривается письмо, написанное на бланке члена Совета Федерации или депутата Государственной Думы, имеющее соответствующую подпись и дату.

15.2. Прием, обработка и направление поступающих обращений депутатов производятся в канцелярии отдела делопроизводства и протокола и подразделениях администрации, самостоятельно регистрирующих поступающие документы, в соответствии с установленным порядком работы с входящей корреспонденцией.

Обращения депутатов, к которым приложены письма граждан, направляются на рассмотрение в отдел писем и приема граждан администрации области.

Подразделения администрации, самостоятельно зарегистрировавшие адресованные им обращения депутатов, копии этих обращений направляют в отдел писем и приема граждан.

15.3. В подразделениях администрации в соответствии с указаниями руководства администрации по обращениям депутатов готовятся проекты поручений или других предложений.

При подготовке предложений по исполнению обращения следует включать в тексты проектов поручений запись о необходимости информировать администрацию о результатах рассмотрения обращения.

15.4. Обращения депутатов по вопросам, связанным с их депутатской деятельностью, должны рассматриваться исполнителями безотлагательно.

Если обращение требует дополнительной проверки или дополнительного изучения связанных с ним вопросов, то исполнитель должен сообщить об этом депутату в 3-дневный срок со дня получения его обращения.

Окончательный ответ депутату представляется не позднее 30 дней со дня поступления его обращения в администрацию области.

15.5. Копии документов о результатах рассмотрения обращений депутатов, к которым приобщены письма граждан, подразделения администрации направляют в отдел писем и приема граждан, который анализирует характер и содержание обращений депутатов и информирует Губернатора области о результатах их рассмотрения.

15.6. Обращения депутатов и документы по их рассмотрению формируются в подразделениях администрации области в соответствии с номенклатурой дел.

16. Использование печатей и штампов

16.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в подразделениях администрации области используются печать с изображением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовая печать) и другие печати.

Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие круглые мастичные печати и штампы без государственной символики. В этих случаях в печати вместо изображения Государственного герба Российской Федерации размещается название конкретного подразделения.

16.2. Гербовая печать ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности (на удостоверениях должностных лиц, назначаемых Губернатором области, на платежных поручениях и других финансовых документах на получение денежных средств, Почетных грамотах Губернатора области).

16.3. При отправке корреспонденции фельдъегерской службой на пакетах проставляется печать "Для пакетов" или "Отдел делопроизводства и протокола", почтой - пакеты маркируются.

16.4. Оттиск печати проставляется на документах в установленных местах. При этом оттиск должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

16.5. Изготовление гербовых печатей производится по указанию руководителя аппарата.

Образцы печатей и штампов согласовываются подразделениями администрации с руководителем аппарата и начальником отдела делопроизводства и протокола.

16.6. Все печати и штампы регистрируются в секторе секретного делопроизводства отдела специальной документальной связи и выдаются работникам подразделений администрации под расписку.

В подразделениях администрации печати и штампы должны храниться в надежно закрываемых и опечатываемых сейфах или металлических шкафах.

Контроль за правильностью хранения и использования печатей и штампов осуществляют руководитель аппарата и начальник отдела делопроизводства и протокола.

16.7. В случае утери печатей и штампов незамедлительно ставится в известность руководитель аппарата.

16.8. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы сдаются руководителю подразделения администрации. Уничтожение пришедших в негодность печатей и штампов производится с участием начальника отдела делопроизводства и протокола и заведующего сектором секретного делопроизводства отдела специальной документальной связи, о чем составляется акт.

16.9. Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов возлагаются на руководителей подразделений администрации.

При смене руководителя подразделения печати и штампы передаются по акту с отметкой в журнале учета.

Руководители подразделений администрации возлагают ответственность за хранение и пользование печатями и штампами на одного из подчиненных им работников.

17. Формирование дел текущего делопроизводства, комплектование архива

17.1. В целях установления единой системы формирования и учета дел в администрации создается номенклатура дел (приложение 3), которая представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве администрации по установленной форме, с указанием сроков хранения дел.

Номенклатуру дел администрации составляют работники отдела делопроизводства и протокола на основании номенклатур дел структурных подразделений администрации (приложение 4) в соответствии с нормативными документами администрации.

17.2. После утверждения номенклатуры дел администрации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

17.3. Номенклатура дел администрации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.

17.4. Согласованная с ЭПК управления по делам архивов области номенклатура дел администрации в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем аппарата администрации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел администрации согласовывается с ЭПК управления по делам архивов области не реже одного раза в 5 лет.

В случае коренного изменения функций и структуры администрации разрабатывается новая номенклатура дел.

17.5. Номенклатура дел является основой для составления описей дел (архивных справочников, содержащих систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда администрации и предназначенных для их учета и раскрытия содержания). Она также является основным учетным документом в делопроизводстве и используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения, на которые опись дел не составляется.

17.6. При формировании дел в соответствии с номенклатурой дел должны быть соблюдены следующие основные требования:

документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела; помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, дублетные экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.

17.7. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Лицевые счета работников администрации на заработную плату группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.

17.8. Если в переписке или в документах, послуживших основанием к принятию решений Губернатора, имеются секретные документы, то все документы по данному вопросу передаются в отдел специальной документальной связи администрации области.

17.9. С момента заведения и до передачи в архив администрации дела хранятся в структурных подразделениях администрации.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут персональную ответственность за своевременную архивно-техническую обработку документов (с участием архива администрации) и хранение документов в течение установленного срока хранения, обеспечение их сдачи в архив по окончании срока хранения.

17.10. Дела хранятся в шкафах в вертикальном положении.

17.11. Должностные лица администрации в пределах своих должностных обязанностей могут знакомиться с документами, находящимися в делах, о чем на документе должна делаться соответствующая отметка о дате, должностном положении и фамилии ознакомившегося.

17.12. Для обеспечения комплектования архива администрации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности и оформленные в соответствии с нормативными требованиями, составляются архивные описи: отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет хранения) и дела по личному составу администрации.

17.13. В структурных подразделениях администрации описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям дела передаются в архив администрации.

Описи дел структурных подразделений администрации составляются по установленной форме (приложение 5) в трех экземплярах и представляются в архив администрации через год после завершения дел в делопроизводстве.

17.14. На основании дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения администрации, подготовка которого возлагается на архив администрации под непосредственным методическим руководством управления по делам архивов области.

17.15. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения администрации составляется по установленной форме (приложение 6) в четырех экземплярах.

После утверждения годового раздела сводной описи дел ЭПК управления по делам архивов области и руководителем аппарата администрации первый экземпляр годового раздела в качестве контрольного передается в государственный архив области, остальные экземпляры остаются в администрации до передачи документов на государственное хранение в государственный архив.

17.16. Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения составляется по установленной форме (приложение 7) в двух экземплярах.

17.17. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу также составляется по установленной форме (приложение 8) в трех экземплярах.

17.18. Отбор документов на уничтожение и составление на них акта (приложение 9) производится после утверждения описей постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу за этот период.

17.19. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) хранятся в структурных подразделениях и также подлежат списанию по акту после утверждения описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

17.20. Акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЦЭК администрации одновременно с описями дел.

17.21. Дела администрации, подлежащие постоянному или долговременному хранению, сдаются в архив администрации из структурных подразделений не позднее чем через 3 года после их завершения в делопроизводстве по утвержденному графику.

18. Использование архивных документов

18.1. Документы, находящиеся на хранении в архиве администрации области, предоставляются сотрудникам подразделений администрации для работы в помещении или во временное (не более одного месяца) пользование под расписку в учетной карточке выдачи документов или журнале. Сотрудники несут ответственность за сохранность полученных архивных материалов.

18.2. Подлинники постановлений и распоряжений Губернатора области, решений и протоколов заседаний и совещаний, а также указателей рассылки из архива не выдаются.

18.3. В соответствии с запросами физических и юридических лиц по поручению начальника отдела делопроизводства и протокола специалистом, ответственным за архив администрации, готовятся выписки из документов или архивные справки, кроме справок по заработной плате, которые выдаются отделом финансов и бухгалтерского учета.

Выписки из документов заверяются печатью отдела делопроизводства и протокола. Архивные справки визируются исполнителем и подписываются начальником отдела делопроизводства и протокола.

Справки по заработной плате подписываются руководителем аппарата, начальником отдела финансов и бухгалтерского учета и заверяются гербовой печатью.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

18.14. Порядок работы с находящимися в архиве секретными документами устанавливается специальной инструкцией.

Все работники администрации области получают настоящую Инструкцию под расписку.

____________________

* Правила и порядок работы с секретными документами в администрации области регламентируются специальной инструкцией.

** ГСДОУ - Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Москва, 1991.

*** Порядок проведения коллегии, президиума коллегии при Губернаторе устанавливается положением, утвержденным постановлением администрации области.

Приложение 1

Перечень
подразделений аппарата администрации области, самостоятельно регистрирующих поступающие документы

Отдел кадров.

Отдел государственной службы и государственных наград.

Отдел финансов и бухгалтерского учета.

Хозяйственное управление.

Информационно-аналитическое управление.

Отдел писем и приема граждан.

Библиотека.

Мобилизационный отдел.

Отдел специальной документальной связи.

Постоянные комиссии, советы, рабочие группы при заместителях Губернатора области.

Примечание. В других подразделениях возможна самостоятельная регистрация поступающей корреспонденции, если это предусмотрено положением о подразделении.

Приложение 2

ФОРМА
регистрационного мастичного штампа для входящих документов

(реквизиты в соответствии с ГОСТ 6.38-90, п. 1.16).

Приложение 3

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ АДМИНИСТРАЦИИ

Администрация Брянской области                    УТВЕРЖДАЮ

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                            Руководитель аппарата

________ N ________

___________________                         Подпись           Расшифровка

(место составления)                                           подписи

На ____ год                                 Дата

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во ед.хр.	Срок хранения и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Начальник отдела

делопроизводства и протокола          Подпись         Расшифровка подписи

Дата

Виза руководителя архива

(лица, ответственного за архив)

СОГЛАСОВАНО                                       СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (администрация области)    Протокол ЭПК архивного учреждения

от _________________ N __________       от _________________ N __________

     Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ____ году  в

администрации Брянской области

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого

Начальник отдела

делопроизводства и протокола          Подпись         Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в архив.

Наименование должности передавшего

сведения                              Подпись         Расшифровка подписи

Дата

Приложение 4

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ

Администрация Брянской области

Наименование структурного

подразделения

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

________ N ________

___________________

(место составления)

На ____ год

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во ед.хр.	Срок хранения и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Наименование должности

руководителя структурного

подразделения                         Подпись         Расшифровка подписи

Дата

Наименование должности

руководителя архива

(лица, ответственного за архив)       Подпись         Расшифровка подписи

Дата

     Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ____ году  в

структурном подразделении администрации Брянской области

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого

Начальник отдела

делопроизводства и протокола          Подпись         Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в архив.

Наименование должности передавшего

сведения                              Подпись         Расшифровка подписи

Дата

Приложение 5

ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО, ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ

_________________________________________________________________________

                       (наименование организации)

_________________________________________________________________________

                 (наименование структурного подразделения)

                                                   УТВЕРЖДАЮ

                                      Наименование должности руководителя

                                      структурного подразделения

                                      Подпись         Расшифровка подписи

                                      Дата

ОПИСЬ N

Название раздела (структурного подразделения организации)
N пп	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Срок хранения	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
Название раздела
					графа
					опускается
					в описях дел
					постоянного
					хранения

В данную опись внесено ____________________ ед.хр. с N __________________

                       (цифрами и прописью)

по N __________________, в том числе:

Литерные номера: __________________________________

Пропущенные номера: _______________________________

Наименование должности

составителя описи                     Подпись         Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Начальник отдела делопроизводства     Подпись         Расшифровка подписи

и протокола

Приложение 6

ГОДОВОЙ РАЗДЕЛ СВОДНОЙ ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ

Администрация

Брянской области

Фонд N _____                                        УТВЕРЖДАЮ

                                                    Руководитель аппарата

ОПИСЬ N _____                                       администрации области

дел постоянного хранения

                                                    Подпись Расшифровка

за ____ год                                                 подписи

                                                    Дата

Название раздела (структурного подразделения организации)
N пп	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

     В данный раздел описи внесено _____________________________ ед. хр.,

                                       (цифрами и прописью)

с N __________________ по N __________________, в том числе:

Литерные номера: __________________________________

Пропущенные номера: _______________________________

Наименование должности

составителя описи                     Подпись         Расшифровка подписи

Наименование должности

руководителя архива

(лица, ответственного за архив)       Подпись         Расшифровка подписи

Дата

УТВЕРЖДЕНО                                            СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК управления по делам               Протокол ЦЭК администрации

архивов области                                области

от _________________ N ____                    от _________________ N ___

Приложение 7

ГОДОВОЙ РАЗДЕЛ СВОДНОЙ ОПИСИ ДЕЛ ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ

Администрация

Брянской области                               УТВЕРЖДАЮ

                                          Руководитель аппарат

Фонд N _____                              администрации области

ОПИСЬ N _____

дел временного (свыше 10 лет) хранения    Подпись     Расшифровка подписи

за ____ год                               Дата

Название раздела (структурного подразделения организации)
N пп	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Срок хранения	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

     В данный раздел описи внесено ______________________________ ед.хр.,

                                       (цифрами и прописью)

с N __________________ по N __________________, в том числе:

Литерные номера: __________________________________

Пропущенные номера: _______________________________

Наименование должности

составителя описи                     Подпись         Расшифровка подписи

Дата

Наименование должности

руководителя архива

(лица, ответственного за архив)       Подпись         Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК администрации

области от _________________ N ____

Приложение 8

ГОДОВОЙ РАЗДЕЛ СВОДНОЙ ОПИСИ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Администрация

Брянской области

Фонд N _____                                        УТВЕРЖДАЮ

                                                    Руководитель аппарата

ОПИСЬ N _____                                       администрации области

дел по личному составу

за ____ год                                         Подпись Расшифровка

                                                            подписи

                                                    Дата

Название раздела
N пп	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

     В данный раздел описи внесено ______________________________ ед.хр.,

                                       (цифрами и прописью)

с N __________________ по N __________________ в том числе:

Литерные номера: __________________________________

Пропущенные номера: _______________________________

Наименование должности

составителя описи                     Подпись         Расшифровка подписи

Дата

Начальник службы кадров

(инспектор по кадрам)                 Подпись         Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО                                   СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК администрации                    Протокол ЭПК управления

                                              по делам архивов области

от _________________ N ____                   от _________________ N ____

Приложение 9

АКТ О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ

Администрация

Брянской области

                                                    УТВЕРЖДАЮ

      АКТ                                           Руководитель аппарата

________ N ________                                 администрации области

___________________

(место составления)                                 Подпись Расшифровка

о выделении к уничтожению                                   подписи

документов, не подлежащих

хранению                                            Дата

На основании ____________________________________________________________

              (название и выходные данные перечня документов с указанием

                                 сроков их хранения)

_________________________________________________________________________

отобраны к уничтожению как  не  имеющие  научно-исторической  ценности  и

утратившие практическое значение документы фонда N ______________________

                                                      (название фонда)

N пп	Заголовок дела или групповой заголовок документов	Крайние даты	Номера описей	Индекс дела по номенклатуре или N дела по описи	Кол-во ед. хр.	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого ____________________ ед. хр. за ______________________________ годы

      (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения  за ____ годы  утверждены,  а  по  личному

составу согласованы с ЭПК _______________________________________________

                                (наименование архивного учреждения)

(протокол от _________________ N _________________)

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов                   Подпись         Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК администрации области

от _________________ N _____

Документы в количестве __________________________________________ ед.хр.,

                                 (цифрами и прописью)

весом _____ кг сданы в __________________________________________________

                                   (наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от _____________ N _________

Наименование должности работника,

сдавшего документы                    Подпись         Расшифровка подписи

Дата

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности работника

архива, внесшего изменения в учетные

документы                             Подпись         Расшифровка подписи

Приложение 10

Перечень
должностных лиц, согласовывающих проекты постановлений и распоряжений Губернатора области

С изменениями и дополнениями от:

8 сентября 2005 г., 27 ноября 2009 г., 28 февраля 2013 г.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации Брянской области от 28 февраля 2013 г. N 188-р в пункт 1 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1. Проекты всех постановлений и распоряжений Губернатора области визируют:

ответственный работник - исполнитель и руководитель соответствующего структурного подразделения администрации области;

заместители Губернатора области, курирующие подразделения, учреждения, организации, предприятия, представившие проект;

заместители Губернатора области, руководители органов администрации, учреждений, предприятий, организаций, которым в проекте предусматриваются задания или поручения;

руководители заинтересованных территориальных органов федеральной исполнительной власти, общественных организаций, главы райгорадминистраций;

начальник управления региональной безопасности;

заместители Губернатора области в соответствии с распределением обязанностей;

руководитель аппарата;

начальник отдела делопроизводства и протокола.

2. Проекты, содержащие вопросы распределения служебных зданий и помещений для размещения органов администрации области, ведомств, организаций, учреждений, визируют также:

начальник управления имущественных отношений Брянской области;

начальник хозяйственного управления администрации области;

начальник ГУП "Управление домами администрации Брянской области" (в части служебных зданий и помещений, находящихся на балансе управления домами).

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации Брянской области от 28 февраля 2013 г. N 188-р в пункт 3 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3. Проекты постановлений об утверждении штатных расписаний подразделений аппарата администрации области и исполнительных органов власти области визируют:

вице-губернатор Брянской области;

заместитель Губернатора Брянской области, курирующий деятельность органа власти, подразделения администрации области, штатное расписание которого утверждается;

заместитель Губернатора Брянской области, курирующий деятельность управления государственной службы и организационной работы администрации области;

начальник управления государственной службы и организационной работы администрации области;

начальник отдела кадров управления государственной службы и организационной работы администрации области;

руководитель органа власти, подразделения администрации области, штатное расписание которого утверждается;

начальник управления региональной безопасности администрации области;

начальник отдела делопроизводства управления государственной службы и организационной работы администрации области.

Проекты постановлений об утверждении штатных расписаний органов исполнительной власти визирует заместитель Губернатора Брянской области - начальник финансового управления Брянской области, об утверждении штатных расписаний структурных подразделений аппарата администрации области - начальник отдела финансов и бухгалтерского учета администрации области.

Проекты распоряжений о назначении руководителей подразделений аппарата администрации области и исполнительных органов власти области, подведомственных организаций, учреждений, предприятий визируют:

вице-губернатор Брянской области;

заместитель Губернатора Брянской области, курирующий деятельность данного органа власти, подразделения администрации области, организации, учреждения, предприятия;

заместитель Губернатора Брянской области, курирующий деятельность управления государственной службы и организационной работы администрации области;

начальник управления государственной службы и организационной работы администрации области;

начальник отдела кадров управления государственной службы и организационной работы администрации области;

начальник управления региональной безопасности администрации области;

начальник отдела делопроизводства управления государственной службы и организационной работы администрации области.

4. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора по вопросам землепользования, относящиеся к компетенции исполнительной власти, кроме указанных в пункте 1 должностных лиц, визируются руководителями управлений Федерального агентства кадастра объектов недвижимости и Федеральной службы по надзору в сфере природопользования по Брянской области.

5. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора, в которых затрагиваются вопросы использования бюджетных средств, средств фондов - внебюджетного, пенсионного, социального страхования и других, финансирования, кроме указанных в пункте 1 должностных лиц, визирует начальник финансового управления области, начальник отдела финансов и бухгалтерского учета администрации области, руководители соответствующих фондов и другие должностные лица в соответствии с положениями о фондах.

6. По проектам постановлений и распоряжений Губернатора по вопросам труда и занятости, социальной защищенности, касающимся жизнеобеспечения населения области, проводится согласование с профсоюзными органами в целях выработки наиболее обоснованных и приемлемых решений.

7. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора о создании, реорганизации, ликвидации предприятий, планах приватизации государственных и муниципальных предприятий, занимающих доминирующее положение на товарных рынках, визирует, кроме указанных в пункте 1 должностных лиц, руководитель управления Федеральной антимонопольной службы по Брянской области.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации Брянской области от 8 сентября 2005 г. N 568-р пункт 8 изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

8. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора по вопросам, связанным с обеспечением пожарной безопасности, гражданской обороны, защиты населения и территорий Брянской области от чрезвычайных ситуаций, безопасности жизни людей на водных объектах, созданию комиссий по рассмотрению указанных вопросов обязательно визирует начальник главного управления МЧС России по Брянской области (дополнительно к перечню, указанному в пункте 1).

9. К проектам постановлений и распоряжений Губернатора, предусматривающим наказание должностных лиц или работников, прилагаются объяснительные записки лиц, допустивших нарушения.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации Брянской области от 28 февраля 2013 г. N 188-р в пункт 10 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

10. Проекты нормативных правовых актов Губернатора области проходят юридическую экспертизу в управлении Федеральной регистрационной службы по Брянской области. Решение о направлении проекта на экспертизу принимает начальник управления региональной безопасности администрации области.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации Брянской области от 28 февраля 2013 г. N 188-р в приложение внесены изменения

Текст приложения приводится без учета внесенных изменений

Распоряжениями Администрации Брянской области от 20 августа 2012 г. N 912-р приложение изложено в новой редакции

Текст приложения приводится без учета внесенных изменений

Приложение 11

С изменениями и дополнениями от:

20 августа 2012 г., 28 февраля 2013 г.

N _____                                              Проект постановления

                                                             распоряжения

                                                _________________________

                                                _________________________

                                                _________________________

                                                _________________________

                                                   (краткое содержание)

Внесен: _________________________________________________________________

        _________________________________________________________________

                   (наименование службы или приемной)

Основание: ______________________________________________________________

           ______________________________________________________________

           ______________________________________________________________

                     (поручение вышестоящих органов, Губернатора)

Визы и согласования:

Ф.И.О., должность	Роспись	Дата	Замечания

Правовое управление _____________________________________________________

                                     (роспись, дата)

     Исполнитель ________________________________________________________

                                (Ф.И.О., рабочий телефон)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                        (заключение, роспись, дата)

     Примечание. На обороте последнего листа проекта  располагаются  визы

руководителя службы, внесшей проект, исполнителя с расшифровкой  фамилии,

инициалами и N телефона, руководителя аппарата администрации,  начальника

отдела делопроизводства и протокола администрации области.

Приложение 12

                                Герб

                           Брянской области

АДМИНИСТРАЦИЯ БРЯНСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от                  N

      г. Брянск

Краткое содержание,

заглавие постановления

     Констатирующая часть.

ПОСТАНОВЛЯЮ:

     Постановляющая часть.

Губернатор (подпись)                           Инициалы, фамилия

Исполнитель (фамилия, инициалы,

телефон)                                       Роспись

(Согласование, визы)

Приложение 13

                                Герб

                           Брянской области

АДМИНИСТРАЦИЯ БРЯНСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от                  N

      г. Брянск

Краткое содержание,

заглавие распоряжения

     Констатирующая и распорядительная часть.

Губернатор (подпись)                           Инициалы, фамилия

Исполнитель (фамилия, инициалы,

телефон)                                       Роспись

(Согласование, визы)

Приложение 14

ЖУРНАЛ
регистрации постановлений (распоряжений) администрации

Порядковый номер

Дата

Наименование

Кто подписал

Исполнитель

                                          Формат А4 (размер 210 х 297 мм)

     Примечание. Журнал  должен  быть пронумерован,  прошнурован, заверен

подписью и печатью.

Приложение 15

Образец письма

(Наименование ведомства,                       Роскомархив

учреждения, организации,

предприятия)                                   Отдел реализации

                                               архивоведческой литературы

(справочные данные бланка)

                                               ул. Б. Пироговская, д. 17,

                                               Москва, 119435

01.07.200_ N _____

Ha N _____

     Просим  выслать  в  наш  адрес  20  экземпляров  основных  положений

Государственной системы документационного  обеспечения  управления  и  15

экземпляров   Унифицированной   системы   организационно-распорядительной

документации.

     Оплату гарантируем.

Руководитель предприятия

(учреждения, организации)             Подпись         Расшифровка подписи

Главный бухгалтер                     Подпись         Расшифровка подписи

Исп. Васильев М.П.

Тел. 290-00-01

Приложение 16

Образец оформления телеграммы

                                      НОВОЗЫБКОВ НОВОЗЫБКОВСКОГО БРЯНСКОЙ

                                      АДМИНИСТРАЦИЯ РАЙОНА

                                      ВАСИЛЬЕВУ

СВЯЗИ СЛОЖНЫМИ  ПОГОДНЫМИ  УСЛОВИЯМИ  ПРИМИТЕ  СРОЧНЫЕ  МЕРЫ  ОРГАНИЗАЦИИ

УБОРКИ  УРОЖАЯ  КРАТЧАЙШИЕ  СРОКИ  зпт  ДОГОВОРНОЙ   ОСНОВЕ   ПРИВЛЕКАЙТЕ

ТРАНСПОРТ ПРЕДПРИЯТИЙ тчк HP 4/53

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ ОБЛКОМСЕЛЬХОЗА                           МИХАЙЛОВ

_________________________________________________________________________

10.01.200_ г. Брянск, ул. Горького, 58

           Комитет по сельскому хозяйству

           и продовольствию

Председатель комитета

по сельскому хозяйству

и продовольствию                           (подпись)        И.И. Михайлов

Исп. Савельев*

тел. 74-14-29

_____________________

     *  Исполнитель  указывается   на   втором   экземпляре   телеграммы,

остающемся в канцелярии.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации Брянской области от 28 февраля 2013 г. N 188-р в приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

(приложение 17

к Инструкции по делопроизводству

в администрации Брянской области)

Сроки исполнения документов

С изменениями и дополнениями от:

19 июня 2009 г., 11 марта 2011 г., 28 февраля 2013 г.

N пп	Вид документа	Срок исполнения
1.	Федеральные конституционные законы, федеральные законы, законы Брянской области	с момента введения в действие
2.	Указы и распоряжения Президента Российской Федерации	30 дней с даты подписания Президентом
3.	Поручения Президента Российской Федерации в том числе:	30 дней с даты подписания Президентом
	с пометкой "Срочно"	3 дня с даты поступления
	с пометкой "Оперативно"	10 дней с даты поступления
4.	Постановления Совета Федерации и Государственной Думы	30 дней с даты поступления
5.	Решения Совета Государственной Думы	30 дней с даты поступления
6.	Парламентский запрос (запрос Совета Федерации, Государственной Думы)	15 дней с даты поступления Ответ должен быть подписан тем должностным лицом, которому направлен парламентский запрос, либо лицом, временно исполняющим его обязанности
7.	Депутатский запрос (запрос члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы)	30 дней с даты поступления
	по вопросам, связанным с деятельностью члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы	безотлагательно (а при необходимости получения дополнительных материалов - не позднее 30 дней со дня получения обращения) Ответ должен быть подписан тем должностным лицом, которому направлен депутатский запрос, либо лицом, временно исполняющим его обязанности
8.	Постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, протоколы заседаний Правительства, его президиума, советов и комиссий при Президенте и Правительстве Российской Федерации, комитетов и комиссий палат Федерального Собрания	30 дней с даты поступления
9.	Направление Президенту Российской Федерации представления о целесообразности применения акта помилования в отношении:
	лица, впервые осужденного за преступление небольшой или средней тяжести	10 дней со дня получения ходатайства о помиловании и заключения территориальной комиссии по вопросам помилования
	лица, осужденного за тяжкое или особо тяжкое преступление	15 дней со дня получения ходатайства о помиловании и заключения территориальной комиссии по вопросам помилования
10.	Представление Счетной палаты Российской Федерации	20 дней с даты поступления, если иное не оговорено в представлении
11.	Обращения, запросы Общественной палаты Российской Федерации	30 дней с даты поступления; в исключительных случаях, определяемых Общественной палатой, - не позднее чем через 14 дней Ответ должен быть подписан тем должностным лицом, которому направлен запрос, либо лицом, исполняющим его обязанности
12.	Запрос Федеральной службы по финансовому мониторингу	10 дней с даты поступления
13.	Обращения, письма полномочного представителя Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе и его аппарата	30 дней с даты поступления, если в документе не оговорено иное
14.	Запрос Уполномоченного по правам человека в Брянской области	15 дней с даты поступления
15.	Заключение Уполномоченного по правам человека в Брянской области	30 дней с даты поступления
16.	Протесты прокуратуры Брянской области	10 дней с даты поступления
17.	Представления прокуратуры Брянской области	30 дней с даты поступления
18.	Постановления Брянской областной Думы	30 дней с даты поступления
19.	Депутатские запросы и обращения депутатов Брянской областной Думы	14 дней с даты поступления
20.	Направление информации по решениям Совета Брянской областной Думы, комитетов Брянской областной Думы, ответов на обращения Брянской областной Думы по вопросам компетенции администрации области и органов исполнительной власти области	30 дней со дня поступления
21.	Заключения на проекты законов Брянской области, поступившие из Брянской областной Думы	14 дней с даты поступления
22.	Заключения на проекты законов Брянской области, поступившие из Брянской областной Думы, о введении или об отмене налогов, освобождении от их уплаты, изменении финансовых обязательств области, другие законопроекты, предусматривающие расходы, покрываемые за счет средств областного бюджета	20 дней с даты поступления
23.	Подписание или отклонение Губернатором принятого Брянской областной Думой закона Брянской области	10 дней с даты поступления
24.	Публикация подписанного Губернатором закона Брянской области	15 дней со дня подписания
25.	Постановления, распоряжения администрации области, решения коллегии и президиума коллегии при Губернаторе Брянской области	срок исполнения устанавливается самим актом; если в акте срок исполнения не определен, то он может быть установлен специалистом канцелярии по согласованию с исполнителем
26.	Поручения Губернатора, данные по результатам рассмотрения входящей корреспонденции от федеральных органов власти, территориальных органов федеральных органов власти, правоохранительных органов	30 дней с даты поступления
27.	Поручения Губернатора, данные по результатам рассмотрения входящей корреспонденции от организаций, учреждений, обществ, объединений, органов исполнительной власти области, органов местного самоуправления и проч.	30 дней с даты подписания Губернатором соответствующей резолюции
28.	Поручения на всю входящую корреспонденцию с пометками:
	"Весьма срочно"	не более 3 дней
	"Срочно"	3-10 дней
29.	Поручения Губернатора, данные по итогам рассмотрения обращений граждан	14-30 дней с даты регистрации обращения
30.	Подготовка проектов постановлений и распоряжений администрации области	30 дней с даты подписания соответствующего поручения
31.	Юридическая экспертиза проектов законов Брянской области, проектов постановлений Брянской областной Думы, проектов постановлений и распоряжений администрации области, в том числе экспертиза на коррупциогенность (проводится управлением региональной безопасности администрации области)	до 30 дней с даты регистрации в управлении региональной безопасности
32.	Подготовка распоряжений администрации области о выделении денежных средств из резервного фонда администрации области	15 рабочих дней с даты подписания Губернатором соответствующего поручения
	в случае запроса дополнительных документов	в течение 3 рабочих дней с момента их поступления в финансовое управление Брянской области
33.	Подготовка решений коллегии и президиума коллегии при Губернаторе Брянской области	14 дней с даты подписания соответствующего поручения
34.	Визирование проектов постановлений и распоряжений администрации области	не более 3 дней с даты получения
35.	Визирование проектов писем, решений коллегии и президиума коллегии при Губернаторе Брянской области	1 день с даты получения

Приложение 18

ЗАЯВКА
на печатание документов в машинописном бюро администрации области

     Подразделение ______________________________________________________

                                     (наименование)

N пп	Наименование документа	К-во страниц	К-во экземпляров

Начальник подразделения __________________________

                             (фамилия, и.о.)

Исполнитель _________________________   Телефон: ________________________

                   (фамилия)                            (подпись)

Приложение 19

ЗАЯВКА
на размножение (копирование) документов в копировально-множительном бюро администрации области

     Подразделение ______________________________________________________

                                     (наименование)

N пп	Наименование документа	К-во страниц в экз.	К-во экземпляров (прописью)

Начальник подразделения __________________________

                         (фамилия, и.о., подпись)

            Дата _________________ Время _______________

Приложение 20

_______________

(отдел, служба)

ЗАЯВКА
для передачи служебной информации по официальным каналам факсимильной связи администрации области

N пп	Дата и время подачи заявки	Адрес получателя, код, телефон, город	Наименование, номер и дата передаваемого документа	Кол-во листов (прописью)	Примечание

Начальник службы, отдела ________________________________________________

                                   (фамилия, и.о., подпись)

     Передача разрешена: ________________________________________________

                         (начальник отдела         (подпись, дата, время)

                         делопроизводства и

                             протокола)

Приложение 21

ЖУРНАЛ
учета отправляемой служебной информации (по факсу)

N пп	Наименование структурного подразделения, Ф.И.О. и телефон исполнителя	Адрес получателя, код, телефон, город	Краткое содержание документа	К-во листов	Дата и время поступления материала	Отправил		Отметка о возврате материала
						дата и время	Ф.И.О., роспись

Приложение 22

ЖУРНАЛ
учета принятых факсограмм

N пп	Адрес корреспондента, его фамилия, N телефона	Принято				Направлено
		дата и время	кол-во листов	краткое содержание документа	Ф.И.О.	наименование структурного подразделения, Ф.И.О. получателя, роспись	дата и время отправки

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации Брянской области от 11 марта 2011 г. N 152-р Инструкция дополнена приложением 23

(приложение 23

к Инструкции по делопроизводству

в администрации Брянской области)

Схема
организации работы с поручениями по итогам совещаний при Губернаторе Брянской области

/-------------\    /----------------------------------\    /---------------------------------\    /--------------------------------------\

|Совещание с  |    |Сотрудники отдела по обеспечению  |    |Начальник отдела делопроизводства|    |Сотрудник управления госслужбы и      |

|заместителями|    |деятельности Губернатора          |    |регистрирует поручения           |    |оргработы делает необходимое          |

|Губернатора  |    |готовят протокол совещания        |    |протокола в системе САДД         |    |количество копий протокола и разносит |

|Брянской     |----и передают его                    |----и передает оригинал протокола    |----их исполнителям. Оригиналы            |

|области      |    |начальнику отдела делопроизводства|    |сотруднику управления госслужбы  |    |протоколов хранятся у него            |

|             |    |                                  |    |и оргработы, отвечающему         |    |                                      |

|             |    |                                  |    |за проведение мероприятий        |    |                                      |

|             |    |                                  |    |с участием Губернатора           |    |                                      |

\-------------/    \----------------------------------/    \---------------------------------/    \--------------------------------------/

                                                                                                                    |

/------------------------------------\      /-------------------------------------\       /-------------------------------------------------\

|Сотрудник сектора по работе с       |      |Ответственные исполнители обобщают   |       |Помощники заместителей Губернатора, определенных  |

|документацией готовит резолюцию     |      |информацию соисполнителей,           |       |ответственными за исполнение документа:           |

|к служебной записке ответственного  |      |готовят служебную записку на имя     |       |1) осуществляют сбор информации с соисполнителей; |

|исполнителя. Документ с подписанной |      |Губернатора об исполнении поручения  |       |2) напоминают курируемым службам и соисполнителям |

|резолюцией возвращается начальнику  ------|и передают ее в сектор по работе     -------|о приближении сроков исполнения;                  |

|отдела делопроизводства             |      |с документацией отдела по обеспечению|       |3) вносят отчеты о ходе исполнения поручения в    |

|для внесения резолюции Губернатора  |      |деятельности Губернатора.            |       |САДД "Дело" (включая отчеты о ходе исполнения     |

|в систему САДД                      |      |Обязательно делается ссылка на       |       |поручений, данных руководителям подведомственных  |

|                                    |      |реквизиты поручения                  |       |органов, не имеющих подключения к САДД);          |

|                                    |      |                                     |       |4) контролируют ход исполнения поручения          |

\------------------------------------/      \-------------------------------------/       \--------------------------------------------------/

                  |

/-------------------------------------\      /------------------------------\      /--------------------------------------------------\

|Начальник отдела делопроизводства     |      |Ответственный исполнитель     |      |Ответственный исполнитель заводит отдельную       |

|вносит резолюцию Губернатора в        |      |(при указании в резолюции     |      |папку для поручений СГ и в течение 3 лет хранит   |

|систему САДД и под роспись возвращает |      |Губернатора соисполнителей)   |      |в ней оригиналы всех служебных документов по тем  |

|ответственному исполнителю            |------делает копии служебной записки|------поручениям, в которых он указан ответственным.    |

|оригинал служебной записки и подлинную|      |и резолюции к ней и           |      |Соисполнители обязаны передать ответственному     |

|резолюцию Губернатора                 |      |направляет соисполнителям     |      |исполнителю на хранение имеющуюся у них по данному|

|                                      |      |                              |      |поручению служебную переписку                     |

\--------------------------------------/      \------------------------------/      \--------------------------------------------------/

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации Брянской области от 11 марта 2011 г. N 152-р Инструкция дополнена приложением 24

(приложение 24

к Инструкции по делопроизводству

в администрации Брянской области)

Форма акта
о приеме-передаче документов при увольнении или переводе сотрудника

                                               УТВЕРЖДАЮ

                                   Наименование должности руководителя

                                   _____________________ И.О. Фамилия

                                         (роспись)

                                   ___ _________________ 20__ года

                                  АКТ

                      приёма-передачи документов

     В соответствии с распоряжением администрации области от ____________

N _________ "О ..." (указываются реквизиты и наименование распоряжения об

увольнении или переводе сотрудника) ____________ (фамилия, имя и отчество

сотрудника, передающего документы) передал, а ___________ (фамилия, имя и

отчество  сотрудника,  принимающего   документы)   принял  в  присутствии

_______ (фамилия, имя и отчество сотрудника, присутствующего при передаче

документов) следующие документы:

N пп	Реквизиты документа (дата, номер)	Наименование документа (о чём?)	Оригинал/копия	Кол-во листов	Примечания (состояние документа)

Должность сотрудника,

передавшего документы ______________________ И.О. Фамилия

                            (роспись)

Должность сотрудника,

принявшего документы  ______________________ И.О. Фамилия

                            (роспись)

Должность сотрудника,

присутствовавшего при

передаче документов   ______________________ И.О. Фамилия

                            (роспись)

Приложение 25

С изменениями и дополнениями от:

6 октября 2006 г.

Образец листа согласования

Лист согласования
к проекту постановления
(название проекта постановления)

Исключено. - Распоряжение Администрации Брянской области от 11 марта 2011 г. N 152-р.

Информация об изменениях:

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение 26

Образец письма в Брянскую областную Думу

Исключено. - Распоряжение Администрации Брянской области от 11 марта 2011 г. N 152-р.

Информация об изменениях:

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение 27

Образец проекта постановления Брянской областной Думы

Исключено. - Распоряжение Администрации Брянской области от 11 марта 2011 г. N 152-р.

Информация об изменениях:

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение 28

Образец постановления Администрации области

Исключено. - Распоряжение Администрации Брянской области от 11 марта 2011 г. N 152-р.

Информация об изменениях:

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение 29

Образец письма в Брянскую областную Думу

Исключено. - Распоряжение Администрации Брянской области от 11 марта 2011 г. N 152-р.

Информация об изменениях:

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение 30

Образец постановления Администрации области

Исключено. - Распоряжение Администрации Брянской области от 11 марта 2011 г. N 152-р.

Информация об изменениях:

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение 31

Образец письма в Брянскую областную Думу

Исключено. - Распоряжение Администрации Брянской области от 11 марта 2011 г. N 152-р.

Информация об изменениях:

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение 32

Образец проекта постановления Брянской областной Думы

Исключено. - Распоряжение Администрации Брянской области от 11 марта 2011 г. N 152-р.

Информация об изменениях:

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение 33

Образец постановления Администрации области

АДМИНИСТРАЦИЯ БРЯНСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от                  N

     г. Брянск

О внесении изменений на 2004 год

в областную целевую программу

"Школьный учебник (2002-2005 годы)"

В соответствии с Законом Брянской области от 11 апреля 2003 г. N 20-З "О разработке и реализации областных целевых программ и региональных программ развития местного самоуправления", постановлением Брянской областной Думы от 30.03.2004 N 3-1307 и в целях укрепления материально-технической базы, создания наиболее благоприятных условий для деятельности образовательных учреждений области постановляю:

1. Внести изменения в мероприятия на 2004 год областной целевой программы "Школьный учебник (2002-2005 годы)", утвержденной постановлением администрации области от 24 октября 2003 г. N 489, согласно приложению.

2. Контроль за исполнением постановления возложить на заместителя Губернатора области _____________.

Губернатор

Н.В. Денин

Обязательные визы

и виза исполнителя на

обратной стороне проекта

        Обязательные визы на обратной стороне постановления

Заместитель Губернатора области

(по курируемым направлениям)

Руководитель аппарата

администрации области

Руководитель органа

исполнительной власти

(инициатор проблемы)

Начальник правового управления

администрации области

Начальник отдела делопроизводства

и протокола администрации области

Исп. _______________

Тел. _______________

Приложение 34

Образец оформления поручения Губернатора

ПОРУЧЕНИЕ ГУБЕРНАТОРА БРЯНСКОЙ ОБЛАСТИ

_________________________________________________________________________

Исх. N ___-Г                                     от _____________ 2005 г.

Кому:

СОДЕРЖАНИЕ:

Срок исполнения:

     Приложение: на ___ л.

     (если есть)

Губернатор

Н.В. Денин

Примечание. Если поручение подготовлено по указанию Губернатора в подразделении администрации, то на обратной стороне располагаются Ф.И.О., N телефона, роспись непосредственного исполнителя, дата и виза руководителя подразделения, в котором поручение подготовлено.