Приложение

Приложение
к постановлению
Губернатора Ярославской области
от 24 декабря 1999 г. N 831

Положение
об управлении по делам архивов Администрации
Ярославской области

1. Общие положения

1.1. Управление по делам архивов является структурным подразделением Администрации области (в дальнейшем Управление), действует на основании настоящего Положения во исполнение постановления Губернатора области от 20.10.98 N 668.

1.2. Непосредственно в своей деятельности Управление подчиняется заместителю Губернатора Ярославской области - руководителю аппарата Администрации области, осуществляющему от имени Губернатора координацию деятельности по вопросам, отнесенным к компетенции Управления, и работает во взаимодействии с Федеральной архивной службой России (Росархивом).

1.3. Управление в своей деятельности руководствуется законодательством Российской Федерации и Ярославской области, приказами, решениями коллегий Федеральной архивной службы России (Росархива), настоящим положением.

1.4. Управление организует выполнение возложенных на него задач непосредственно через Государственный архив Ярославской области (ГАЯО) с филиалами в гг. Ростове, Рыбинске, Угличе и центром документации новейшей истории во взаимодействии с архивными отделами администраций муниципальных образований и несет ответственность за состояние, дальнейшее развитие и совершенствование архивного дела в области.

1.5. Управление не является юридическим лицом. Оплата труда работников Управления производится за счет средств государственного бюджета Ярославской области.

1.6. Управление выступает истцом и ответчиком в суде в пределах своих полномочий.

1.7. Местонахождение Управления: 150003, г. Ярославль, ул. Советская, д. 68.

2. Основные задачи

Основными задачами Управления являются:

2.1. Формирование, организация обеспечения сохранности и использования документов Архивного фонда, хранящихся в государственных архивах Ярославской области и содействие в организации аналогичной работы в архивных отделах администраций муниципальных образований Ярославской области.

2.2. Анализ состояния и государственное регулирование в установленном порядке развития архивного дела в Ярославской области.

2.3. Координация деятельности отраслевых органов Администрации области, учреждений, организаций и предприятий области в сфере архивного дела и организации документов в делопроизводстве, оказание организационно-методической помощи учреждениям и предприятиям в развитии и совершенствовании государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации, взаимодействие по этим вопросам с органами местного самоуправления муниципальных образований Ярославской области.

2.4. Ведение централизованного государственного учета документов Архивного фонда, хранящихся в государственном архиве и его филиалах, архивах муниципальных образований области, осуществление государственного контроля за сохранностью и использованием указанных документов.

2.5. Контроль за соблюдением учреждениями, другими собственниками документов законодательства Российской Федерации, законодательных и иных правовых актов Ярославской области об Архивном фонде и архивах.

3. Функции

Управление в соответствии с возложенными на него задачами:

3.1. Организует комплектование и определяет состав документов, подлежащих приему в государственные архивы и архивы администраций муниципальных образований области, обеспечивает соблюдение установленного порядка передачи документов в государственные архивы, решает в установленном порядке вопрос о сроках передачи документов из архивов администраций муниципальных образований с переменным составом документов в государственные архивы с постоянным составом документов.

3.2. Организует хранение, централизованный государственный учет документов Архивного фонда (в т.ч. секретных), хранящихся в государственных, муниципальных и ведомственных архивах области, и представляет в установленном порядке сведения о них в Федеральную архивную службу России.

3.3. Осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных и межведомственных архивов, в том числе по личному составу, и организацией документов в делопроизводстве государственных организаций, а также негосударственных организаций на основе договорных отношений; совместно со структурными подразделениями Администрации области и органами местного самоуправления области и организациями проводит мероприятия по совершенствованию и развитию сети ведомственных и межведомственных архивов и организации их работы.

3.4. Разрабатывает и обеспечивает реализацию программ основных направлений, перспективных и текущих планов развития архивного дела и ведет статистический учет состояния деятельности архивных органов и учреждений области.

3.5. Обеспечивает подготовку и вносит на рассмотрение Губернатора и Правительства области проекты нормативных документов по архивному делу и организации документов в делопроизводстве, предложения по развитию архивной службы.

3.6. Вносит предложения в установленном порядке по совершенствованию сети и структуры архивных органов и учреждений области.

3.7. В установленном порядке решает вопросы о передаче в пределах области документов Архивного фонда муниципальных архивов в государственные архивы и вносит предложения о передаче документов из государственных архивов области в государственные архивы других областей.

3.8. Организует создание баз данных, а также традиционных видов архивных справочников для обеспечения поиска информации о составе и содержании документов Архивного фонда.

3.9. Координирует и направляет в установленном порядке научно-исследовательскую и методическую работу государственных архивов, участвует в работе зонального научно-методического совета архивных учреждений Центральной России, разрабатывает меры по внедрению научных исследований по вопросам архивоведения, документоведения и археографии в практику архивного дела.

3.10. Разрабатывает инструкции и методические пособия по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве.

3.11. Организует экспертизу научной и практической ценности документов в государственных и муниципальных архивах.

3.12. Проверяет в установленном порядке выполнение государственными и муниципальными организациями, независимо от их ведомственной подчиненности, а также негосударственными организациями требований законодательства Российской Федерации, нормативно-правовых актов Ярославской области в области архивного дела, обеспечения сохранности и использования архивных фондов, организации документов в делопроизводстве.

3.13. Содействует совершенствованию организации документов в делопроизводстве организаций на основе внедрения государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

3.14. Оказывает содействие собственникам негосударственных архивов в сохранении, комплектовании и использовании их архивов.

3.15. Ведет регистрацию специальных разрешений юридическим и физическим лицам на собрание старинных документальных памятников на территории области, выдаваемых Федеральной архивной службой России, по заключению Управления и осуществляет контроль за их собиранием.

3.16. Организует в установленном порядке публикационную и научно-информационную деятельность государственных архивов: координирует работу по изучению общественных потребностей в ретроспективной документной информации и эффективности использования документов.

3.17. Контролирует в установленном порядке соблюдение порядка пользования архивными документами, в том числе порядка заключения лицензионных договоров на их коммерческое использование.

3.18. Представляет экспертные заключения юридическим и физическим лицам для получения лицензии на деятельность по обследованию состояния архивных фондов, экспертизе, описанию, консервации и реставрации архивных документов на территории области.

3.19. Организует в установленном порядке внедрение в практику работы архивных органов и учреждений наиболее рациональных систем и методов хранения, реставрации, консервации, копирования, использования и охраны документов.

3.20. Изучает, обобщает и распространяет передовой опыт работы государственных и ведомственных архивов, архивов отделов и архивов муниципальных округов, созывает научно-практические конференции, совещания, семинары по архивному делу и организации документов в делопроизводстве: разрабатывает вопросы научной организации труда и экономики архивного дела.

3.21. Организует в установленном порядке финансирование работ, связанных с содержанием, использованием и управлением архивными фондами и архивными документами, являющимися государственной собственностью Ярославской области или передаваемыми в государственную собственность Ярославской области, а также государственных архивных учреждений за счет средств государственного бюджета Ярославской области.

3.22. Решает в установленном порядке вопросы обеспечения государственных архивов зданиями и помещениями, отвечающими установленным требованиям сохранности документов.

3.23. Организует повышение квалификации работников архивных органов и учреждений, работников ведомственных архивов и делопроизводственных подразделений учреждений.

3.24. Содействует решению вопросов улучшения условий труда работников архивных органов и учреждений области, их социальной защиты.

3.25. Организует в пределах своей компетенции своевременное рассмотрение предложений, заявлений и жалоб юридических и физических лиц и принимает по ним необходимые меры, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к его компетенции, осуществляет контроль в установленном порядке за рассмотрением предложений, заявлений, жалоб и организацией приема граждан в архивных органах и учреждениях области.

3.26. Осуществляет по поручению Губернатора или Правительства области и другие функции в пределах представленных ему полномочий.

4. Права

Управлению предоставляется право:

4.1. Получать в установленном порядке от государственных и муниципальных учреждений, независимо от их ведомственной подчиненности, а также (на договорной основе) - от негосударственных организаций, необходимые материалы о работе и состоянии ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

4.2. Организовывать экспертную комиссию для представления экспертного заключения для получения лицензии на деятельность по обследованию состояния архивных фондов, экспертизе, описанию, консервации и реставрации архивных документов на территории области.

4.3. Проверять в установленном порядке работу ведомственных и межведомственных архивов, в том числе по личному составу, и организацию документов в делопроизводстве государственных и муниципальных учреждений, независимо от их ведомственной подчиненности, а также негосударственных организаций, с которыми имеются соответствующие договорные отношения; заслушивать представителей государственных архивов по указанным вопросам.

4.4. Посещать в установленном порядке архивы и делопроизводственные подразделения учреждений.

4.5. Ставить вопрос о привлечении руководителей учреждений, независимо от их ведомственной подчиненности, к уголовной, административной и иной ответственности, установленной законодательством Российской Федерации.

4.6. Вносить предложения по созданию межведомственных комиссий и советов для рассмотрения вопросов архивного дела и организации документов в делопроизводстве, в том числе для определения степени секретности и рассекречивания документов.

4.7. Согласовывать инструкции, учебные программы и другие документы по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве, разрабатываемые организациями.

4.8. Вносить в установленном порядке предложения об объявлении конкурсов на лучшее выполнение работ в области архивоведения, документоведения, археографии, утверждении в соответствии с действующим законодательством условий конкурсов.

5. Организация работы

5.1. Управление осуществляет возложенные на него функции на основе единоначалия.

5.2. Управление возглавляет начальник, который назначается и освобождается от должности Губернатором области в соответствии с нормативным# актами Российской Федерации и области.

Начальник несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Управление задач, распределяет обязанности между работниками.

5.3. Начальник Управления:

5.3.1. Издает в пределах своих полномочий приказы, инструкции, дает указания, обязательные для исполнения сотрудниками управления и подведомственных ему государственных архивных учреждений Ярославской области.

5.3.2. Утверждает Устав Государственного архива Ярославской области.

5.3.3. Вносит в установленном порядке предложения по распоряжению кредитами и средствами в пределах утвержденных смет и ассигнований.

5.3.4. Назначает и освобождает от должности директора Государственного архива Ярославской области в установленном порядке.

Согласовывает назначение и освобождение заместителей директора, начальников отделов и директоров филиалов Государственного архива Ярославской области.

5.4. Управлением организуется коллегия в составе руководителя (председателя коллегии) и членов коллегии.

Состав коллегии утверждается Губернатором области. Коллегия, являющаяся совещательным органом, рассматривает важнейшие вопросы государственного регулирования развития архивного дела, организации и деятельности архивных учреждений, состояния ведомственных архивов, проверки исполнения, подбора и расстановки кадров, проекты важнейших приказов и инструкции; заслушивает доклады руководителей подведомственных архивных учреждений, отчеты представителей учреждений.

5.5. При управлении действует экспертно-проверочная методическая комиссия для рассмотрения вопросов, связанных с определением состава документов Архивного фонда, отбором их на хранение в государственные и муниципальные архивы области и экспертизой ценности документов.

Положение об указанной комиссии и ее состав утверждаются начальником управления по делам архивов.

6. Ликвидация и реорганизация Управления по делам архивов

Ликвидация и реорганизация Управления по делам архивов Администрации области осуществляется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и Ярославской области.