Приложение 1. Положение о правилах ведения документального архива договоров (соглашений)

Приложение 1
к постановлению
Губернатора Ярославской области
от 17 декабря 2004 г. N 837

Положение о правилах ведения документального архива
договоров (соглашений)

1. Положение о правилах ведения документального архива договоров (соглашений) (далее Положение) определяет порядок ведения документального архива договоров (соглашений), заключаемых Ярославской областью, Губернатором Ярославской области, Администрацией Ярославской области с регионами иностранных государств и их органами государственной власти, другими субъектами Российской Федерации, федеральными органами государственной власти Российской Федерации, юридическими лицами, а также международные договоры (соглашения) Российской Федерации, заключенные с участием Ярославской области (далее документальный архив).

2. Не подлежат включению в документальный архив договоры (соглашения), заключаемые органами исполнительной власти Ярославской области, структурными подразделениями Администрации области и (или) подписываемые руководителями указанных органов и структурных подразделений Администрации области в пределах установленной компетенции.

Указанные договоры учитываются и хранятся органами исполнительной власти Ярославской области, структурными подразделениями Администрации области самостоятельно.

3. Документальный архив включает в себя:

а) договоры (соглашения), подлежащие хранению в государственно-правовом управлении Администрации области в соответствии с пунктом 1 Положения;

б) дела договоров (соглашений);

в) реестр указанных договоров (соглашений).

4. Подлежат хранению в государственно-правовом управлении Администрации области:

а) договоры (соглашения) Ярославской области об осуществлении внешнеэкономических связей;

б) договоры о разграничении полномочий между федеральными органами исполнительной власти и исполнительными органами государственной власти Ярославской области;

в) соглашения о передаче осуществления части полномочий между федеральными органами исполнительной власти и исполнительными органами государственной власти Ярославской области;

г) договоры (соглашения) об использовании средств федерального бюджета, передаваемых Ярославской области на реализацию программ (в том числе Адресной инвестиционной программы);

д) договоры (соглашения) о совместном финансировании;

е) договоры (соглашения) о взаимодействии и (или) информационном обеспечении;

ж) гражданско-правовые договоры (соглашения), заключенные Губернатором области, Администрацией области;

з) договоры (соглашения) Ярославской области с другими субъектами Российской Федерации;

и) иные договоры (соглашения), заключенные Ярославской областью, Губернатором Ярославской области, Администрацией Ярославской области.

5. Оригиналы указанных в пункте 4 Положения договоров (соглашений), а также необходимые для работы копии прошиваются и направляются ответственными исполнителями в государственно-правовое управление Администрации области в порядке и в сроки, установленные Регламентом работы Администрации области.

Вместе с оригиналами договоров (соглашений) в государственно-правовое управление сдаются копии доверенностей, не учтенные при подписании замечания, протоколы разногласий, акты приема - передачи, а также иные материалы, являющиеся неотъемлемой частью договора (соглашения).

6. В случае обнаружения несоответствия оформления и комплектации договора (соглашения) установленным в пункте 5 Положения требованиям, ответственный исполнитель самостоятельно устраняет обнаруженные недостатки в течение трех рабочих дней.

7. Реестр договоров (соглашений) является учетным документом, содержащим сведения о заключенных в установленном порядке Ярославской областью, Губернатором Ярославской области, Администрацией Ярославской области договорах (соглашениях), изменениях к ним.

8. Реестр договоров (соглашений) состоит из разделов, соответствующих виду договора (соглашения), и заполняется государственно-правовым управлением Администрации области в соответствии с утвержденной формой.

9. Подлежащему включению в реестр договору (соглашению) присваивается регистрационный номер, который представляет собой последовательный ряд цифр, состоящий из 3 позиций:

номер раздела - год заключения - порядковый номер (например 5-2005-5).

В новом году порядковый номер начинается с N 1.

Регистрационный номер проставляется на обороте последнего листа договора (соглашения) и вписывается в штамп установленного образца.

10. Дела договоров (соглашений) заводятся в соответствии с номерами разделов реестра договоров (соглашений) и содержат зарегистрированные договоры (соглашения) и прилагаемые к ним материалы в соответствии с порядковым номером.

11. Договор (соглашение) о внесении изменений в зарегистрированный акт регистрируется как самостоятельный и хранится в соответствие с регистрационным номером.

В графе "Примечания" регистрационной записи первоначального договора (соглашения) делается соответствующая отметка о внесении изменений в указанный договор, о расторжении договора (соглашения) и регистрационный номер указанных изменений.

12. Оригиналы заключенных договоров (соглашений) выдаются по письменному запросу, направленному в адрес вице-губернатора области, курирующего вопросы правового и информационного обеспечения, с указанием предполагаемого срока возврата.

Дополнительные копии зарегистрированных договоров (соглашений) выдаются по письменному запросу заинтересованного получателя, направленному в адрес государственно-правового управления Администрации области.