Откройте актуальную версию документа прямо сейчас
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Приложение 1
к постановлению
администрации
городского округа г. Рыбинск
Ярославской области
от 22 февраля 2007 г. N 342
Положение
об обмене информацией по электронной почте
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение об обмене информацией по электронной почте (далее - Положение) разработано в соответствии с Распоряжением администрации городского округа город Рыбинск от 01.07.2006 года N 05 "Об индексации служб администрации города Рыбинска", Распоряжением администрации городского округа город Рыбинск от 06.07.2006 года N 07 "Об утверждении Регламента работы администрации городского округа город Рыбинск", Инструкцией по делопроизводству в администрации города Рыбинска, утвержденной Распоряжением администрации городского округа город Рыбинск от 19.07.2006 г. N 17 с целью создания единой организационной основы для обмена корреспонденцией общего характера по системе телекоммуникаций (далее - СТК) в режиме электронной почты (далее - ЭП) между администрацией городского округа город Рыбинск, ее структурными подразделениями (в том числе с правами юридического лица), учреждениями и предприятиями, финансируемыми из бюджета городского округа город Рыбинск (далее - участники информационного обмена).
1.2. Целью обмена корреспонденцией по СТК в режиме ЭП (далее - обмен) является повышение оперативности внутриведомственного информационного взаимодействия между участниками информационного обмена за счет сокращения времени доставки корреспонденции и уменьшения непроизводительных затрат времени при ее регистрации и обработке.
1.3. Положение определяет основные принципы организации обмена информацией по электронной почте, порядок подготовки, учета и обращения документов, передаваемых по электронной почте, предназначенных для внутреннего использования участниками информационного обмена и не затрагивающих права и интересы иных субъектов (органов государственной власти, юридических и физических лиц), а также не носящих межведомственного характера.
1.4. Требования настоящего Положения не распространяются на организацию обмена секретными документами (документами с грифом "Особой важности", "Совершенно секретно", "Секретно"), документами с пометкой "Для служебного пользования", данными, обмен которыми производится в рабочем порядке, а также для которых установлен собственный регламент обмена.
1.5. Положение предназначено для руководителей и сотрудников участников информационного обмена.
1.6. Контроль за исполнением требований настоящего Положения возлагается на руководителей участников информационного обмена, а так же сотрудников, в функции которых в соответствии, с их должностными инструкциями, входит организация и обеспечение делопроизводства.
2. Аппаратно-программная основа обмена информацией
по электронной почте
Аппаратно-программной основой обмена информацией по электронной почте между участниками являются:
- локальные вычислительные сети;
- почтовые серверы в составе телекоммуникационных узлов;
- абонентские пункты электронной почты (ЭП);
- автономные рабочие места (АРМ).
3. Организация обмена информацией по электронной почте
3.1. Организация обмена информацией по электронной почте в администрации городского округа город Рыбинск возлагается на общий отдел администрации, на сотрудников структурных подразделений (в том числе с правами юридического лица), в обязанности которых, входит организация и обеспечение делопроизводства.
3.2. Правом подписи оригинала документа на бумажном носителе, электронная копия которого предается по СТК, обладают сотрудники структурных подразделений, имеющие на это право.
3.3. Обеспечение функционирования системы обмена информацией, осуществляют:
- администратор телекоммуникационного узла - назначается из числа сотрудников подразделений, отвечающих за телекоммуникационную составляющую, обслуживает почтовый сервер, ведет регистрацию (открытие и удаление) электронных - почтовых ящиков, производит установку и настройку электронного почтового ящика абонента;
- оператор - назначается из числа сотрудников подразделений, отвечающих за организацию документооборота. Обеспечивает учет, прием, передачу информации, ее хранение.
4. Организация обмена корреспонденцией по электронной почте
4.1. Порядок оформления документов для отправки по электронной почте.
4.1.1. Все документы за исключением документов сторонних организаций, отправляемых с сопроводительным письмом, документов, имеющих приложения только на бумажном носителе, а также документов, указанных в п. 1.4ч, подлежат отправке только по электронной почте:
- в адрес администрации городского округа город Рыбинск, включая отделы администрации - за подписью руководителей участников информационного обмена;
- между структурными подразделениями администрации - за подписью руководителей соответствующих подразделений.
4.1.2. Корреспонденция, предназначенная для отправки по ЭП, готовится исполнителем в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в администрации города Рыбинска (далее - Инструкция по делопроизводству) и должна содержать в правом верхнем углу пометку "по электронной почте" (образец - Приложение к Положению).
4.1.3. Подготовленный документ исполнитель представляет на подпись лицу, обладающему правом подписи данной категории документов. Документ представляется для подписания на бумажном носителе. Исполнитель несет персональную ответственность за идентичность электронной копии документа, подготовленного для отправления адресату, оригиналу на бумажном носителе. Это подтверждается надписью "Электронная копия документа соответствует оригиналу на бумажном носителе" на визовом экземпляре документа и личной подписью исполнителя. Электронная копия документа должна быть выполнена в текстовом редакторе Word (версия 7.0 или совместимая). Тип файла - "документ Word" (расширение doc). В некоторых случаях допускается подготовка приложений, таблиц, графиков, диаграмм и т.п. в виде таблиц в формате "Excel" (расширение xls) или, при особой необходимости, в виде текстового файла, (расширение.txt).
4.1.4. При регистрации документа, предназначенного для отправки по ЭП, присвоенный исходящий номер корреспонденции дополняется в конце символом "@", являющимся с этого момента неотъемлемой частью номера.
4.1.5. После подписания оригинала документа на бумажном носителе, внесение изменений в содержание его электронной копии запрещается.
4.2. Порядок отправки документов
4.2.1. Отправка электронных документов, осуществляется только с электронных почтовых ящиков, предназначенных для обмена официальной корреспонденцией, установленных:
- в общем отделе администрации городского округа город Рыбинск,
- в структурных подразделениях администрации городского округа город Рыбинск (в том числе с правами юридического лица),
- в других организациях - участниках информационного обмена.
Структурные подразделения администрации городского округа город Рыбинск направляют всю корреспонденцию на адрес электронного почтового ящика, установленного в общем отделе администрации для обмена официальной корреспонденцией. Если в запросе указан официальный ЭПЯ структурного подразделения администрации, то информация направляется на соответствующий ЭПЯ.
4.2.2. Вся исходящая по электронной почте корреспонденция регистрируется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в администрации города Рыбинска.
4.2.3. Перед отправкой электронного документа, оператор с помощью специальных программных средств проверяет информацию антивирусной программой, во избежание распространения компьютерных вирусов.
Оператор, обслуживающий почтовый ящик для обмена официальной корреспонденцией, также проверяет соответствие собственноручной подписи должностного лица, подписавшего документ на бумажном носителе и указанных в электронной версии документа его фамилии и инициалов.
В случае несоответствия собственноручной подписи должностного лица, подписавшего документ на бумажном носителе и указанных в электронной версии документа его фамилии и инициалов или наличия компьютерного вируса отправка электронного документа не производится.
4.2.4. При отправке документов, оператор официального почтового ящика создает архивный файл, созданный с помощью архиватора WinRaR, содержащий электронный вариант документа и файлы приложений, направляемых в адрес.
Имя такого архивного файла формируется в соответствии со следующим правилом:
xx-nnnn.rar, где:
хх - двухзначный номер индекса отдела или часть названия ЭПЯ подразделения до знака "@";
nnnn - регистрационный номер письма.
.rar - расширение файла, формируемое архиватором WiN RAR автоматически.
Пример: - образец формирования файла, отправляемого из отдела муниципального заказа администрации города Рыбинска и Управления строительства и инвестиций соответственно:
Регистрационный номер документа на бумажном носителе/название электронного почтового ящика |
Имя архивного файла, сформированного в соответствии с правилом |
N 25/07-41@ | 25-41.rar |
N 18-06/1509@/invest@ryb.adm.yar.ru |
invest-1509.rar |
Имя файла электронного варианта документа и файлов приложений, направляемых в адрес должно совпадать с именем формируемого архивного файла.
4.2.5. При отправке по электронной почте документов не разрешается передача документов на бумажном носителе за исключением специально оговоренных случаев и дополнительных запросов.
4.2.6. Не допускается отправка документов по электронной почте позднее чем половина рабочего дня до установленного срока представления.
4.2.7. При создании письма ЭП реквизит "Тема" ("Subject") должен содержать информацию о дате регистрации документа и его номер, например: "31.01.2003 N 18-06/1509@".
4.2.8. Срок хранения отправленной корреспонденции в электронном виде - 2 месяца.
4.3. Прием и регистрация документов
4.3.1. Оператор, обеспечивающий учет, прием, передачу информации, ее хранение обязан производить проверку официального ЭПЯ с периодичностью не реже 1 раза в час для обеспечения своевременного приема поступающей корреспонденции по ЭП.
4.3.2. При получении корреспонденции по электронной почте оператор, осуществляющий прием, обязан проверить информацию антивирусной программой, во избежание распространения компьютерных вирусов, сохранить полученный файл на носителе, позволяющем обеспечить сохранность информации и зарегистрировать в соответствии с установленным порядком.
4.3.3. Электронный документ, поступивший на электронный почтовый ящик, предназначенный для обмена официальной корреспонденцией, содержащий компьютерный вирус не подлежит открытию, регистрации и доведения до адресата, о чем оператором направляется соответствующее уведомление в адрес отправителя.
4.3.4. Регистрация документов, полученных по электронной почте на электронный почтовый ящик для обмена официальной корреспонденцией и доведение их до адресатов производится в установленном порядке.
4.3.5. Регистрация документов, поступивших на электронный почтовый ящик, предназначенный для обмена официальной корреспонденцией структурного подразделения, производится в соответствующем структурном подразделении согласно номенклатуры дел.
4.3.6. Срок хранения принятой корреспонденции в электронном виде - 2 месяца.
5. Заключительные положения
Порядок организации обмена информацией, корреспонденцией по электронной почте, а так же их прием и регистрация в структурных подразделениях администрации (в том числе с правами юридического лица), учреждениях и предприятиях, финансируемых из бюджета городского округа город Рыбинск осуществляется в соответствии с порядком, описанным выше.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.