Распоряжение Губернатора Ярославской области от 31 октября 1997 г. N 176-р "Об организации делопроизводства в Администрации области" (утратило силу)

Распоряжение Губернатора Ярославской области
от 31 октября 1997 г. N 176-р
"Об организации делопроизводства в Администрации области"

ГАРАНТ:

Распоряжением Губернатора Ярославской области от 31 июля 2009 г. N 164-р настоящее распоряжение признано утратившим силу

1. В соответствии с Регламентом работы Администрации Ярославской области и постановлением Губернатора области "Об укреплении дисциплины и системы контроля в органах исполнительной власти Ярославской области" от 09.09.96 N 514 утвердить Инструкцию по делопроизводству в Администрации Ярославской области.

2. Руководителям структурных подразделений Администрации области в организации работы с документами в своих подразделениях руководствоваться основными положениями Инструкции по делопроизводству в Администрации Ярославской области.

3. Признать утратившими силу распоряжения Губернатора области "Об организации делопроизводства в Администрации Ярославской области" от 04.02.94 N 55-р и "О некоторых вопросах организации документооборота в аппарате Губернатора области" от 23.09.96 N 146-р.

4. Заместителю Губернатора области - руководителю аппарата Администрации области Н.П. Воронину обеспечить контроль за соблюдением исполнения Инструкции по делопроизводству.

Губернатор Ярославской области

А.И. Лисицын

Инструкция
по делопроизводству в Администрации Ярославской области
(утв. распоряжением Губернатора Ярославской области от 31 октября 1997 г. N 176-р)

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации Ярославской области (далее - Инструкция) определяет систему, основные правила и порядок работы с документами несекретного характера и обращениями граждан в структурных подразделениях Администрации Ярославской области (далее именуются подразделения Администрации).

Инструкция разработана в соответствии с постановлением Губернатора области "Об укреплении дисциплины и системы контроля в органах исполнительной власти Ярославской области" от 09.09.96 N 514, Регламентом работы Администрации Ярославской области, утвержденным постановлением Губернатора области N 198 от 03.04.97, на основе положений Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, утвержденной Председателем Комитета по делам архивов при Правительстве Российской Федерации 06.07.92 и с учетом опыта работы с документами в Администрации Ярославской области.

1.2. Организация работы с секретными документами устанавливается специальной инструкцией Правительства Российской Федерации.

Организация работы с документами с грифом "Для служебного пользования" регламентируется Инструкцией о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в органах государственной исполнительной власти Ярославской области.

1.3. За организацию делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами и обращениями граждан отвечают руководители подразделений Администрации.

Делопроизводство в подразделениях Администрации осуществляется специалистами, определяемыми руководителем подразделения. На указанных работников возлагается выполнение следующих основных обязанностей:

- прием и учет поступающей корреспонденции, регистрация и учет документов, подготовленных и оформленных в подразделении Администрации;

- передача корреспонденции на рассмотрение руководству подразделения, а после получения указаний - непосредственному исполнителю;

- ознакомление работников с нормативно-правовыми, распорядительными и информационными документами;

- систематическое информирование руководителя подразделения о состоянии исполнения документов и поручений;

- выдача работникам дел и документов для работы, контроль за их возвратом;

- оформление исходящих документов, передача их на отправку;

- ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел;

- подготовка проекта номенклатуры дел подразделения на очередной год;

- подготовка и передача дел на архивное хранение, оформление актов об уничтожении документов, не подлежащих хранению;

- ознакомление вновь принятых работников с инструкциями и другими нормативными актами по работе с документами и ведению делопроизводства;

- инструктаж работников подразделения по вопросам работы с документами в подразделениях Администрации.

Задачи, функции и должностные обязанности ответственных за делопроизводство в подразделениях Администрации определяются должностными инструкциями.

1.4. При работе с документами, поступившими в Администрацию области, не разрешается вносить правки, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений.

На время отпуска, выезда в командировку, болезни работник по указанию руководителя подразделения передает по акту находящиеся у него на исполнении документы другому работнику, при увольнении - сдает числящиеся за ним документы.

Требования работы с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников подразделений Администрации.

Работники подразделений Администрации несут ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность служебных документов и содержащейся в них информации.

Об утрате документов работники немедленно сообщают руководителю подразделения и в административно-контрольное управление Администрации области (далее - административно-контрольное управление). В этом случае руководителем подразделения назначается служебное расследование, о результатах которого информируется начальник административно-контрольного управления.

Передача работниками подразделений Администрации документов или их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководителей подразделений Администрации.

Передача документов (копий документов) для официального опубликования представителям средств массовой информации осуществляется управлением по связям с общественностью и государственной поддержке средств массовой информации Администрации области.

1.5. С целью перехода на безбумажную технологию работы с документами внедряются компьютерно-информационные системы, представляющие собой совокупность технических и программных средств, предназначенных для автоматизации работы с документами и обращениями граждан. Порядок работы с такими системами определяется Положением о них.

1.6. Организация единой системы делопроизводства, документационного и технического обслуживания деятельности подразделений Администрации, проведение учебы работников, подготовка рекомендаций и методических материалов по вопросам делопроизводства, координация внедрения автоматизированных технологий обработки документов, контроль за соблюдением требований инструкций и других нормативных актов по работе с документами в подразделениях Администрации осуществляется административно-контрольным управлением.

1.7. По указанным и другим вопросам документационного обеспечения деятельности Администрации области административно-контрольное управление взаимодействует с другими подразделениями Администрации.

2. Основные требования к подготовке и оформлению служебных документов

2.1. При подготовке и оформлении служебных документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники, качество документов как источников информации.

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа: наименование организации - автора, название вида документа, заголовок к тексту, дата, индекс, адрес, текст, визы, подпись и др.

2.2. Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

Расположение реквизитов на бланках организационно - распорядительных документов должно соответствовать требованиям настоящей Инструкции.

Оформление реквизитов документов

2.3. Изображение Государственного герба.

Изображение Государственного герба Российской Федерации помещается на верхнем поле нормативно-правовых актов, распорядительных документов и писем.

2.4. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия; для утверждаемого документа - дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Для документов, составленных совместно несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией.

Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год. Например: 03.02.97. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат: 3 февраля 1997 года.

2.5. Утверждение документа.

Особым способом введения документа в действие является его утверждение. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении N 1.

Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа.

Грифы утверждения располагаются в правом верхнем углу документа, оформляются следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ:

Заместитель Губернатора

Ярославской области

_______________ С.А.Буров

(личная подпись)

01.03.97 г.

или

УТВЕРЖДЕНО:

постановлением

Губернатора области

от________ N _______

2.6. Адресование документа.

Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу.

При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже. Например:

Министерство культуры

Российской Федерации

Управление делами

При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - дательном. Например:

Министерство культуры

Российской Федерации

Управление делами

Ведущему специалисту

Петрову А.И.

При адресовании документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности адресата. Например:

Заместителю Губернатора

Ярославской области

Быкову Г.С.

При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия допускается указывать обобщенно. Например:

Главам муниципальных

образований

Ярославской области

Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с Почтовыми правилами. Например:

Редакция газеты "Берега"

152300, г. Тутаев

Магистральная ул., 13

Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом документе проставляется только один адресат. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывается.

Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам; в этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.

2.7. Заголовок к тексту.

Краткое изложение содержания документа указывают в заголовке к тексту. Заголовок должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа, например:

приказ (о чем?) о создании предприятия;

протокол (чего?) совещания с руководителями структурных подразделений Администрации области;

акт (чего?) проверки (списания, уничтожения).

Допускается не указывать заголовок к тексту на документах формата А5.

2.8. Требования к тексту.

Служебные документы должны быть краткими и не превышать двух страниц. В том случае, когда требуется дать глубокий анализ и обосновать предложения, размер документа не должен превышать пяти страниц; в иных случаях к документу оформляются приложения.

В письмах используют формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

от третьего лица единственного числа ("администрация не возражает").

В нормативно-правовых документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет").

2.9. Оформление приложений к документу.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме:

Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их название, количество листов и экземпляров каждого.

Приложения: 1. Штатное расписание ... на 4 л. в 3 экз.

2. Смета расходов ... на 3 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.

При наличии нескольких приложений они нумеруются, знак "N" не ставится. Нумерация приложений к документу, на которые даются ссылки, осуществляется в порядке их упоминания в тексте документа.

Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документа реквизиты.

На приложении к нормативно-правовому акту в правом верхнем углу следует делать отметку с указанием названия документа, его даты и номера. Например:

Приложение N 2

к постановлению

Губернатора области

от 00.00.00 N _______

2.10. Подпись документа.

В состав подписи входят: наименование должности подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка.

В документах, оформленных не на бланках, наименование организации в реквизите "подпись" включается в состав наименования должности. Например:

Первый заместитель

Председателя Правительства

Ярославской области

подпись

А.А.БАРАКИН

Документы коллегиальных органов подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа.

В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе комиссии.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности занимаемых должностей.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности или его заместителем. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ, и его фамилию (исправления "и.о.", "зам." вносятся машинописным способом или от руки). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

2.11. Согласование документа.

При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа.

Согласование может проводиться как внутри организации (подразделениями и должностными лицами), так и вне ее (с подчиненными и неподчиненными организациями).

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования; при необходимости указывается должность визирующего.

Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: "Замечания прилагаются". О замечаниях обязательно докладывается лицу, подписывающему документ.

Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в подразделениях Администрации, ниже подписи на лицевой стороне последнего листа документа. Проекты приказов, постановлений Губернатора области, распоряжений Губернатора области, постановлений коллегиальных органов визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа.

Внешнее согласование оформляется соответствующим cphtnl. Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне документа и включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Мэр города Ярославля

________________ В.В.ВОЛОНЧУНАС

(личная подпись)

10.03.97 г.

Если согласование производится с коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО:

Протокол заседания

Региональной энергетической комиссии

20.04.97 N _______

СОГЛАСОВАНО:

Письмо Роскомархива

30.12.97 N 02-15/1247-Т

Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

2.12. На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена гербовой печатью.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

2.13. При заверении копии документа ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения, например:

Верно:

Инспектор отдела кадров

подпись

А.С.ПЕТРОВ

25.04.97 г.

При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.

2.14. Фамилию, имя, отчество исполнителя (составителя) документа и номер его служебного телефона располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа и в левом нижнем углу, например:

Петров Павел Иванович

21-72-77

3. Подготовка и оформление нормативно-правовых актов
и распорядительных документов, протоколов

3.1. Нормативно-правовыми актами Администрации области являются постановления Губернатора области, распоряжения Губернатора области, постановления Правительства области.

При подготовке проектов нормативно-правовых актов подразделения Администрации руководствуются Регламентом работы Администрации Ярославской области (далее - Регламент), утвержденным постановлением Губернатора области от 03.04.97 N 198.

3.2. Нормативно-правовые акты Администрации Ярославской области имеют следующие реквизиты:

- Государственный герб Российской Федерации;

- наименование органа государственной власти: Администрация Ярославской области;

- наименование вида акта: постановление Губернатора Ярославской области, постановление Правительства Ярославской области, распоряжение Губернатора Ярославской области;

- дата, номер акта, и место принятия акта;

- заголовок в краткой форме, обозначающий предмет, регулируемый актом;

- подписи лиц, официально уполномоченных подписывать соответствующие акты;

- печать (на копиях).

3.3. Требования к содержательной стороне проектов нормативно-правовых актов:

- текст должен быть предельно кратким, суть документа должна быть изложена четко и исключать возможность двоякого толкования;

- в преамбуле акта указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие причиной или поводом для его издания, а также могут содержаться ссылки на законы и иные акты, в соответствии с которыми принимается данный документ; в преамбулу не включаются положения нормативного характера. В распоряжениях преамбула, как правило, отсутствует;

- преамбула в постановлениях Губернатора области завершается словом "Постановляю";

- преамбула в постановлениях Правительства области завершается словами "Правительство области постановляет";

- в постановляющей части должны отражаться пункты, предусматривающие конкретные поручения, механизмы реализации устанавливаемых данным актом норм и поручений, сроки их исполнения, поручения о контроле за исполнением;

- в проекте в случае необходимости должны быть определены порядок и сроки вступления в силу нормативно-правового акта и указания о его официальном опубликовании в установленном порядке;

- в приложениях к нормативно-правовому акту помещаются планы мероприятий, списки, программы, графики, схемы и т.п., если они необходимы для надлежащего применения акта;

- если в тексте акта написано: "утвердить прилагаемое Положение (Устав или иной документ нормативного характера)", то в приложениях нормативного характера перед его заголовком помещается гриф утверждения (п. 2.5).

Наименования упоминаемых в акте органов, организаций и других объектов приводятся в полном соответствии с их официальным названием, предусмотренным в уставах, положениях, решениях об их создании, переименовании и т.п.

3.4. Проект акта печатается красками насыщенного цвета на соответствующем бланке через один межстрочный интервал на одной стороне листа с соблюдением требований настоящей Инструкции.

3.5. Проекты нормативно-правовых актов визируются исполнителем и руководителем подразделения Администрации, подготовившего документ, и согласовываются исполнителем при необходимости с заинтересованными органами государственной власти и местного самоуправления, государственными, общественными и другими организациями.

Согласование проекта документа оформляется путем визирования с указанием даты, фамилии и должности визирующего. Подписи согласований располагаются на листе согласования, который печатается на оборотной стороне последнего листа проекта документа. Образцы оформления листа согласований нормативно-правовых актов приведены в приложениях NN 2, 3, 4.

Срок рассмотрения проектов актов, представленных на согласование заместителям Губернатора области, Председателю Правительства области, заместителям Председателя Правительства области и в государственно-правовое управление Администрации области (далее - государственно-правовое управление), не должен превышать двух рабочих дней, в исключительных случаях - трех рабочих дней.

Срок рассмотрения проектов документов, представленных на согласование в другие органы, подразделения Администрации и заинтересованные организации, не должен превышать одного рабочего дня.

В случае, если проект нормативно-правового акта не согласован в каком-либо подразделении или имеются замечания, к нему прилагается письменное обоснование отказа от согласования или замечания по проекту, подписанные должностным лицом.

3.6. В процессе подготовки проекта нормативно-правового акта исполнителем готовится электронная копия документа.

Электронные копии подготовленных и согласованных проектов документов сдаются на дискете или отправляются по электронной почте исполнителем уполномоченному сотруднику управления информатизации и технических средств Администрации области, который на листе согласования проекта против отметки "Электронная копия сдана" ставит свою подпись.

3.7. Согласованные проекты нормативно-правовых актов должны пройти проверку на соблюдение правильности оформления в административно-контрольном управлении, о чем должна быть сделана соответствующая отметка уполномоченным должностным лицом.

Внесение изменений или дополнений, изменяющих смысл документа, в согласованные проекты нормативно-правовых актов не допускается.

Подготовленные проекты постановлений и распоряжений Губернатора области передаются исполнителями заместителю Губернатора области - руководителю аппарата Администрации области, который в срок не более двух дней с момента поступления документов принимает решение об их окончательной готовности к рассмотрению и представляет Губернатору области.

3.8. Принятые Правительством области постановления при необходимости и в соответствии с внесенными на заседании Правительства области поправками дорабатываются авторами проектов совместно с работником административно-контрольного управления в течение двух рабочих дней и представляются на подпись Председателю Правительства области либо уполномоченному Губернатором области должностному лицу.

3.9. Внесение изменений в подписанные нормативно-правовые акты не допускается.

3.10. Нормативно-правовые акты после их подписания направляются в административно-контрольное управление, которое осуществляет их регистрацию и хранение, снятие копий и рассылку копий.

Копии нормативно-правовых актов направляются в адрес организаций, указанных для рассылки исполнителем на листе согласования, в течение 2 дней с момента регистрации.

3.11. Распорядительными документами в Администрации области являются приказы Председателя Правительства области и заместителей Губернатора области.

Распорядительные документы подготавливаются, согласовываются, регистрируются, контролируются и хранятся с соблюдением правил, предусмотренных Регламентом и настоящей Инструкцией для нормативно-правовых актов Администрации области.

Подготовка и оформление документов заседаний и совещаний

3.12. Документационное обеспечение заседаний и совещаний, проводимых Губернатором области и Председателем Правительства области, осуществляется административно-контрольным управлением и секретариатом Председателя Правительства области в соответствии с требованиями Регламента.

Подготовку документов к другим заседаниям и совещаниям и оформление протоколов обеспечивают соответствующие подразделения Администрации.

3.13. Ход обсуждения вопросов коллегиальными органами на заседаниях, совещаниях фиксируется в протоколах.

Протоколы оформляются на основании стенограмм или звукозаписей хода заседаний, а также других материалов (справок, проектов, решений).

В тех случаях, когда заседание стенографируется или производится звукозапись, содержание выступлений в протокол не включается. Стенограмма прилагается к протоколу.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части заполняются следующие реквизиты: председатель; секретарь; присутствовали; повестка дня. На бланке протокола (приложение N 5) эти реквизиты могут иметь типографское исполнение.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: Слушали, Выступили, Постановили (Решили). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; постановление (решение) печатается полностью.

Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу.

Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Протоколы совместных совещаний (собраний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе совещания.

Порядок подготовки и выпуска протоколов и решений коллегиальных органов определяется в положениях об этих органах или регламентах их работы.

4. Прием, регистрация и направление поступающих документов

4.1. Корреспонденция, поступающая в Администрацию области, принимается в секторе служебной корреспонденции административно - контрольного управления и регистрируется в автоматизированной системе "Делопроизводство".

Обращения граждан регистрируются в отделе по работе с обращениями граждан административно-контрольного управления.

4.2. При приеме корреспонденции проверяется правильность ее доставки, целостность конвертов и другой упаковки. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности. О нарушениях упаковки делаются отметки, и упаковка прикладывается к документам.

Все полученные конверты вскрываются, за исключением:

- конвертов с надписью "лично";

- если на конверте указано "депутату...";

- конвертов, поступивших в адрес общественных организаций.

При вскрытии конверта проверяется наличие документов, а также указанных в них приложений.

При отсутствии или недостатке документов или приложений, а также при несоответствии номеров, указанных на конверте, номерам вложенных документов составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю, другой прилагается к документу. Документ хранится в секторе служебной корреспонденции до получения недостающих документов.

Конверты после вскрытия и проверки, как правило, уничтожаются. Сохраняются конверты и прилагаются к документам в следующих случаях:

- к обращениям граждан;

- к арбитражным и судебным документам;

- когда только по конверту можно установить адрес отправителя;

- когда дата почтового штемпеля на конверте служит доказательством времени отправки и получения конверта.

4.3. На полученных документах в правом нижнем углу первой страницы ставится регистрационный штамп установленного образца, дата поступления.

На документах, подлежащих регистрации, проставляется входящий индекс, который состоит из индекса структурного подразделения и номера дела по номенклатуре дел.

Регистрации подлежат только те документы, которые по своему характеру требуют решения или ответа. Документы, поступившие из федеральных органов государственной власти, регистрируются все без исключения.

Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации, приведен в приложении N 6.

4.4. Все документы, поступившие в адрес Губернатора области, его заместителей, Председателя Правительства области, его заместителей, руководителей подразделений Администрации, в том числе и деловая переписка между должностными лицами и подразделениями Администрации, регистрируются, классифицируются и заносятся в базу данных локальной компьютерной сети по форме, приведенной в приложении N 7, и в тот же день направляются должностному лицу в соответствии с Регламентом.

Письма одинакового содержания, поступившие одновременно на имя двух или более должностных лиц, направляются в один адрес более старшему по государственной должности лицу.

4.5. Проекты резолюций Губернатора области по правовым актам, поступившим из федеральных органов государственной власти и Государственной Думы области, готовит государственно-правовое управление; по иным служебным документам, направленным Губернатору области, а также поступившим на имя других должностных лиц - помощники соответствующих должностных лиц, либо специально уполномоченные лица.

4.6. Проекты резолюций должны содержать конкретные поручения, фамилии исполнителей и сроки исполнения, а при необходимости - указание "контроль" за исполнением документа. В тексте резолюции, по возможности кратком, должна быть использована устоявшаяся терминология. В случае необходимости подготовки ответа:

- резолюция "Для ответа" указывает на необходимость подготовки и отправки ответа корреспондентам и заявителям непосредственно исполнителем, копия ответа вместе с копией поступившего документа направляется должностному лицу, подписавшему резолюцию;

- резолюция "Для подготовки проекта ответа" определяет необходимость подготовки проекта ответа и направления его вместе с поступившими документами в адрес должностного лица, подписавшего резолюцию. При этом прохождение проектов ответов по цепи исполнителей должно точно соответствовать обратному порядку направления резолюций.

В случае указания в резолюции нескольких лиц координация всей работы осуществляется должностным лицом, указанным в резолюции первым.

4.7. Право подписи на резолюциях в случае отсутствия Губернатора области, иных должностных лиц имеют:

- от имени Губернатора области - должностное лицо, уполномоченное Губернатором области;

- от имени Председателя Правительства области - первый заместитель Председателя Правительства области либо и в его отсутствие - должностное лицо, уполномоченное Председателем Правительства области;

- от имени иных должностных лиц - лица, уполномоченные ими.

4.8. В том случае, когда в корреспонденции имеется ссылка на другие документы, помощник или секретарь обязаны подобрать эти документы и передать их руководству вместе с поступившими документами.

Секретарь заполняет регистрационную карточку (текст резолюции, срок исполнения). Срок рассмотрения служебных документов должен составлять, как правило, не более одного рабочего дня.

4.9. В соответствии с резолюцией служебные документы доводятся до ответственных исполнителей.

Подлинник документа передается первому по резолюции исполнителю, который обязан организовать его исполнение в установленный срок. На подлиннике документа проставляется пометка о том, кому разосланы копии.

Соисполнители документа должны по требованию ответственного исполнителя представлять все необходимые материалы. Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проекта документа. Проект должен быть завизирован всеми исполнителями, указанными в резолюции.

В тех случаях, когда вопросы решены в оперативном порядке, исполнитель делает отметку, когда и как решен вопрос, и заверяет ее подписью. Такой документ считается исполненным.

Исполненные документы вместе с относящимися к ним материалами передаются в сектор служебной корреспонденции административно-контрольного управления, где после нумерации листов подшиваются в дело с указанием в базе данных номера дела и номеров листов в деле.

4.10. Контроль за сроками прохождения служебных документов осуществляют секретари должностных лиц либо специально уполномоченные должностными лицами сотрудники.

Общий контроль за соблюдением сроков прохождения документов осуществляется административно-контрольным управлением с использованием регистрационных карточек и специальных программ в локальной компьютерной сети.

4.11. Для оперативной передачи информации по телефону применяются телефонограммы. Право приема и передачи телефонограмм имеют специалисты подразделений Администрации. После доклада руководству, согласно резолюции, телефонограммы передаются исполнителям в подразделения Администрации.

5. Отправка документов и телеграмм

5.1. Исходящие документы, подписанные Губернатором области, Председателем Правительства области, их заместителями, руководителями подразделений Администрации, рассылаются административно-контрольным управлением.

Один экземпляр исходящего документа, завизированный должностным лицом, ответственным за его подготовку, вместе с поступившим документом хранится в административно-контрольном управлении.

5.2. Ответы на запросы и письма депутатов Государственной Думы Российской Федерации, должностных лиц Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, иная корреспонденция в адрес должностных лиц федеральных органов государственной власти готовятся за подписью Губернатора области либо Председателя Правительства области и в обязательном порядке согласовываются с заместителем Губернатора области или заместителем Председателя Правительства области в соответствии с распределением обязанностей между ними.

5.3. Датой документа является дата его подписания.

Индекс отправляемого письма состоит из номера подразделения Администрации, номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера.

При передаче документа на отправку работник подразделения Администрации обязан проверить:

- правильность составления и оформления документа и приложений к нему в соответствии с настоящей Инструкцией;

- наличие необходимых виз на копии документа;

- наличие приложений и отметок на документе об этих приложениях;

- наличие подписей на документе и приложениях;

- наличие фамилии, имени, отчества и номера телефона исполнителя.

5.4. Документы для отправки должны поступать полностью оформленными. Неправильно оформленная корреспонденция возвращается исполнителю для исправления.

При отправлении документов, подлежащих возврату, на верхнем поле первой страницы ставится штамп "Подлежит возврату".

Если к исходящему документу прилагается подлинник письма организации, в карточке делается отметка, когда и кому он отправлен.

При направлении письма и телеграммы в четыре и более адреса прилагается указатель рассылки, составленный и подписанный исполнителем.

Исходящая корреспонденция учитывается попакетно в почтовом реестре с указанием наименования адресата и номеров вложенных в пакет документов.

Для переписки с постоянными корреспондентами рекомендуется применять конверты с заранее напечатанными адресами.

5.5. Передача служебного текста по телеграфу (телеграммы) допускается в исключительных случаях, когда требуется его срочное исполнение.

Телеграммы пишутся в двух экземплярах, адресуются так же, как письма. Отметка об особом виде телеграммы (срочная, правительственная и т.д.) делается перед адресом.

Телеграммы должны излагаться кратко, без союзов, предлогов, если при этом не искажается содержание телеграммы. Телеграммы пишутся без переноса слов, абзацев и исправлений и не должны превышать одной машинописной страницы.

5.6. Для оперативной передачи текстов документов, информационных материалов в Администрации области может использоваться факсимильная связь.

Официальные номера факсимильных аппаратов (телефаксов) установлены в управлении информатизации и технических средств Администрации области. При приеме и передаче служебной информации по этим номерам работники подразделений Администрации руководствуются следующим порядком:

- запрещается передавать секретные сведения, тексты документов с грифом "Для служебного пользования", а также рукописные материалы;

- факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму; факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода;

- объем передаваемого материала (текста, схемы, графического изображения), выполненного на писчей бумаге формата А4 (210 х 297) черным цветом, не должен превышать 5 листов;

- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

- материал для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца (приложение N 8), подписанной руководителем подразделения Администрации, в сектор служебной корреспонденции административно-контрольного управления;

- подлинники материалов после передачи информации возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

- поступившие факсограммы регистрируются в журнале установленной формы, доставляются по назначению под расписку в день их приема, срочные - немедленно.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях Администрации, осуществляется руководителями этих подразделений.

6. Контроль за исполнением документов

6.1. Настоящий раздел Инструкции определяет порядок работы с документами и поручениями, поставленными на контроль за исполнением в Администрации области.

6.2. Контролю за исполнением подлежат нормативно-правовые акты органов государственной власти Российской Федерации, Президента Российской Федерации, Губернатора области, Государственной Думы области, Правительства области, приказы Председателя Правительства области и заместителей Губернатора области, поручения, содержащиеся в резолюциях Губернатора области и Председателя Правительства области.

6.3. Основанием для постановки на контроль за исполнением документа являются указание об установлении контроля за его исполнением или конкретные задания, поручения в адрес исполнительных органов, либо должностных лиц исполнительных органов государственной власти области в тексте документа либо в тексте резолюции.

6.4. Контроль за исполнением поручений, содержащихся в нормативно-правовых актах Президента Российской Федерации, органов государственной власти Российской Федерации и Государственной Думы области, осуществляет государственно-правовое управление.

Общий контроль за исполнением поручений, содержащихся в нормативно-правовых актах Администрации области и в приказах Председателя Правительства области и заместителей Губернатора области, в резолюциях на служебную корреспонденцию, осуществляет административно-контрольное управление.

Исполнение поручений, содержащихся в резолюциях Председателя Правительства области, контролируется уполномоченными им лицами.

6.5. Заместители Губернатора области, заместители Председателя Правительства области, руководители подразделений Администрации назначают лиц, ответственных за учет и организацию контроля за исполнением поручений, содержащихся в документах и адресованных им для исполнения.

6.6. Нормативно-правовые акты Президента Российской Федерации, органов государственной власти Российской Федерации, Государственной Думы области регистрируются в секторе служебной корреспонденции административно-контрольного управления, доводятся до сведения ответственных исполнителей в соответствии с резолюциями Губернатора области и направляются для документального контроля в государственно-правовое управление. Копии указанных документов направляются в управление информатизации и технических средств Администрации области и аналитический центр Администрации области.

Нормативно-правовые акты Администрации области, приказы Председателя Правительства области и заместителей Губернатора области регистрируются и ставятся на документальный контроль в административно-контрольном управлении. Копии этих документов направляются всем ответственным исполнителям.

Служебные письма и иная деловая корреспонденция классифицируются, заносятся в электронную базу данных локальной компьютерной сети и направляются адресатам административно-контрольным управлением для исполнения.

6.7. При поступлении контрольного документа в подразделение Администрации работник, назначенный ответственным за учет и организацию контроля, обязан:

- внести документ в учетный журнал контрольных документов с указанием контрольных сроков исполнения документа в целом, ответственного исполнителя, контрольных сроков исполнения и конкретных исполнителей отдельных поручений и заданий, содержащихся в нем;

- довести документ до сведения руководителя подразделения и исполнителей (под расписку);

- систематически информировать руководителя подразделения о приближающихся сроках исполнения документов;

- напоминать исполнителям о сроках исполнения поручений и заданий, содержащихся в документе;

- представлять в административно-контрольное управление или в государственно-правовое управление, в соответствии с указанными в документе сроками, информацию о ходе исполнения и об исполнении контрольного документа; в информации должны быть отражены конкретные результаты работы по его исполнению.

6.8. Если исполнение поручено нескольким лицам, ответственность за своевременное исполнение документа и предоставление информации несет исполнитель, указанный первым. Ответственность за исполнение документа в установленные сроки несут все исполнители, перечисленные в резолюции, либо указанные в самом документе.

6.9. Если в резолюции или документе, подлежащем контролю, срок исполнения не определен, он устанавливается согласно перечню типовых сроков (приложение N 9) и исчисляется с даты регистрации документа в административно-контрольном управлении.

Если исполнение документа или отдельных его поручений установлено в течение года или более длительных сроков (областные программы и др.), информация о ходе исполнения документа представляется за полугодие и за год.

Документы с пометкой "срочно" исполняются в течение трех дней.

6.10. Если по объективным причинам возникает необходимость продления срока исполнения постановления (распоряжения) Губернатора области, постановления Правительства области, ответственный за исполнение не позднее, чем за неделю до истечения установленного срока представляет объяснительную записку о причинах неисполнения к указанному сроку поручений, содержащихся в документе, и предложения о новом сроке исполнения документа заместителю Губернатора области - руководителю аппарата Администрации области или Председателю Правительства области и информирует административно-контрольное управление.

В случае принятия Губернатором области или Председателем Правительства области решения о продлении срока исполнения документа соответствующим подразделением готовится проект постановления (распоряжения).

В случае невозможности исполнения в установленные сроки поручений, содержащихся в приказах или в резолюциях на служебные письма и иную деловую корреспонденцию, руководитель подразделения не позднее, чем за неделю до истечения установленного срока должен представить должностному лицу, подписавшему приказ или резолюцию, мотивированные предложения о продлении сроков исполнения, текст промежуточного ответа на имя корреспондента (по служебным письмам) с дальнейшим информированием административно-контрольного управления.

В иных случаях контрольный документ считается неисполненным.

6.11. Информация о ходе исполнения нормативно-правовых актов федеральных органов государственной власти и Государственной Думы Ярославской области представляется в государственно-правовое управление, по иным контрольным документам - в административно-контрольное управление с соблюдением условий п. 8.10. Регламента.

6.12. Административно-контрольное управление в целях упреждающего контроля и принятия оперативных мер по исполнению контрольных документов и поручений в соответствии с Регламентом составляет информационные сводки:

- перечень документов, находящихся на контроле;

- перечень документов, срок исполнения которых истекает в течение ближайшего месяца;

- перечень неисполненных контрольных документов;

- информацию о ходе исполнения контрольных документов.

6.13. По каждому контрольному документу в течение пяти дней после окончания контрольного срока (по документам, имеющим пометку "срочно" - в течение одного дня) в административно-контрольное управление (по федеральным документам - в государственно-правовое управление) исполнителем, ответственным за контроль исполнения документа, представляется справка (по форме, приведенной в приложении N 10) об исполнении документа за подписью заместителя Губернатора области или заместителя Председателя Правительства области, курирующего соответствующее направление работы в соответствии с распределением обязанностей.

В справке должны быть отражены конкретные результаты работы по исполнению контрольного документа, а также предложения о снятии документа с контроля. При необходимости к справке прикладываются другие информационные материалы, связанные с исполнением контрольного документа.

6.14. Снятию с контроля подлежат документы, по которым задания и поручения выполнены в полном объеме.

Снятие документа с контроля не означает прекращения действия правовых норм, установленных им.

6.15. Постановления (распоряжения) Губернатора области, постановления Правительства области снимаются с контроля на основании соответственно постановления (распоряжения) Губернатора области либо постановления Правительства области, проекты которых готовит административно-контрольное управление.

6.16. Информация об исполнении поручений, содержащихся в нормативно-правовых актах Президента Российской Федерации и Государственной Думы области, согласовывается с Председателем Правительства области либо с заместителем Губернатора области и предлагается ими для снятия с документального контроля.

Окончательное решение о снятии документа с контроля принимает заместитель Губернатора области, ведущий вопросы правового обеспечения деятельности Администрации области.

6.17. Приказы, служебные письма и иная деловая корреспонденция снимаются с контроля по решению должностного лица, подписавшего приказ, резолюцию, либо лица, уполномоченного им.

6.18. Материалы, характеризующие ход исполнения документов, хранятся в соответствии с Регламентом и номенклатурой дел.

7. Рассмотрение обращений и организация приема граждан

7.1. Рассмотрение обращений граждан в Администрации области ведется в соответствии с действующим законодательством и порядком работы с письменными и устными обращениями граждан.

7.2. Поступившие обращения граждан регистрируются в отделе по работе с обращениями граждан административно-контрольного управления (далее - Отдел) в учетных карточках установленной формы и заносятся в базу данных локальной компьютерной сети по форме, приведенной в приложении N 11.

7.3. Зарегистрированные в Отделе обращения граждан в зависимости от их содержания направляются в приемные Губернатора области и его заместителей, Председателя Правительства области и его заместителей для рассмотрения и подготовки резолюций. Копии резолюций вместе с обращениями граждан и материалами по результатам исполнения содержащихся в них поручений передаются в Отдел.

7.4. Письма граждан, не требующие доклада Губернатору области, Председателю Правительства или их заместителям, направляются Отделом на рассмотрение должностных лиц или органов государственной власти области, органов местного самоуправления, к компетенции которых относится решение поставленных в них вопросов. В отдельных случаях на исполнение направляются копии писем, если требуется возврат подлинников вместе с ответом о результатах рассмотрения. Сопроводительные письма подписываются начальником административно-контрольного управления или начальником Отдела.

Письма граждан не направляются на рассмотрение организациям и должностным лицам, действия которых обжалуются.

7.5. Обращения и письма граждан рассматриваются в подразделениях Администрации в соответствии с типовыми сроками исполнения документов (приложение N 9). В отдельных случаях срок рассмотрения письма может быть продлен должностным лицом, давшим поручение, но не более чем на один месяц, о чем сообщается заявителю.

Письма граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, заявителю дан ответ в письменной или устной форме.

Контроль за рассмотрением обращений граждан осуществляют специалисты Отдела.

7.6. Прием посетителей в Администрации области организуется начальником Отдела по установленному графику. Учет посетителей и высказанных ими предложений, просьб и жалоб ведется с помощью карточек установленной формы (приложение N 12) в компьютерно-информационной системе.

Переданное на приеме посетителем письменное заявление учитывается и рассматривается в указанном выше порядке.

7.7. Отдел ведет анализ и обобщение поступающей почты, ежеквартально информирует Губернатора области и Председателя Правительства области о количестве и характере поступивших и рассмотренных письменных и устных обращений граждан, о состоянии исполнительской дисциплины в подразделениях Администрации при работе с обращениями граждан.

8. Использование печатей, штампов и бланков документов

8.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в подразделениях Администрации используются гербовая и другие печати.

Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы.

8.2. Гербовые печати проставляются на удостоверениях должностных лиц, на платежных поручениях и других финансовых документах на получение денежных средств и в иных установленных случаях.

8.3. На рассылаемых копиях нормативно-правовых и распорядительных актов, подписанных Губернатором области или Председателем Правительства Ярославской области, проставляется круглая (не гербовая) печать с надписью соответствующего структурного подразделения Администрации.

На пакетах при отправке корреспонденции проставляется печать "Для пакетов".

8.4. Оттиск печати проставляется на документах в установленных местах. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

8.5. Порядок изготовления, хранения, уничтожения печатей и штампов осуществляется в соответствии с Инструкцией о порядке выдачи администрациями городов и районов разрешений на изготовление печатей и штампов, утвержденной постановлением Губернатора области от 11.05.94 N 261.

8.6. В подразделениях Администрации печати и штампы должны учитываться в специальном журнале учета, выдаваться работникам под расписку, храниться в надежно закрываемых и опечатываемых сейфах или металлических шкафах.

Контроль за правильностью хранения и использования печатей и штампов осуществляют руководители подразделений Администрации.

8.7. В случае утери печати или штампа об этом незамедлительно ставится в известность руководитель подразделения Администрации и начальник административно-контрольного управления.

8.8. Уничтожение пришедших в негодность печатей и штампов производится в соответствии с установленным порядком, о чем составляется акт.

8.9. Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов возлагаются на руководителей подразделений Администрации.

При смене руководителя подразделения печати и штампы передаются по акту с отметкой в журнале учета.

Руководители подразделений Администрации вправе возложить ответственность за пользование печатями и штампами и их хранение на одного из подчиненных им работников.

8.10. Документы в подразделениях Администрации должны, как правило, оформляться на бланках установленной формы (приложения NN 1, 2, 3, 13, 14, 15, 16, 17,).

Для расположения текстов на бланках служебных документов, нормативно-правовых актов и распорядительных документов устанавливаются поля (мм): левое - 35, правое - не менее 8, верхнее - 20, нижнее - не менее 20.

Бланки нормативно-правовых актов, распорядительных документов и служебных писем хранятся в отделе по работе с документами административно-контрольного управления, а также в локальной компьютерной сети на сервере Gubern каталог BASES/BLANK.

9. Техническое обеспечение работы с документами

Машинописные работы

9.1. Печатание документов в Администрации области производится с соблюдением установленных настоящей Инструкцией правил печатания.

9.2. Для печатания принимаются только служебные материалы. Печатание под диктовку не допускается.

Расшифровка и печатание служебных документов, материалов с магнитных носителей осуществляются в машинописном бюро административно-контрольного управления на основании письменных заявок подразделений Администрации области.

9.3. Печатание производится в порядке поступления материалов.

Срочные материалы печатаются вне очереди. Порядок выполнения срочных работ определяется начальником отдела по работе с документами административно-контрольного управления по согласованию с исполнителями, передавшими материал для печатания.

9.4. Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, с использованием контрастных красителей синего, фиолетового или черного цвета. Небрежно и неразборчиво написанные черновики, рукописи, правленные карандашом, для печатания не принимаются.

При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Сокращения слов применяются только общепринятые.

9.5. Рукопись вместе с бланком заказа установленной формы, подписанным исполнителем, сдается в машинописное бюро.

Сданные для печатания материалы и объемы выполненных работ учитываются на основании заказов.

Заказ на печатание документов (приложение N 18) заполняется и подписывается исполнителем.

9.6. Печатание документов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров на лицевой стороне красками насыщенного цвета. При печатании документов соблюдаются установленный порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации.

Тексты документов на бланках формата А4 печатаются, как правило, через один - полтора интервала, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал.

Документы, представляемые на подпись Губернатору области и Председателю Правительства области, а также тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, печатаются, как правило, через два интервала.

Документы на двух и более листах должны быть пронумерованы. Номер страницы проставляется арабскими цифрами в центре верхнего поля документа.

9.7. В подразделениях Администрации черновики и испорченные экземпляры напечатанного документа в разорванном виде помещаются в крафт - мешки для последующего уничтожения службами хозяйственного управления Администрации области.

Копировально-множительные работы

9.8. Копировально-множительные работы (размножение документов) в Администрации области осуществляются отделом по работе с документами административно-контрольного управления. На размножение в копировально-множительное бюро сдаются только служебные документы и материалы.

Размножение производится по заказу (приложение N 19), подписанному руководителем подразделения Администрации. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления. Учет копируемых документов в копировально-множительном бюро ведется на основании заказов, бланки которых хранятся в течение года, после чего уничтожаются. Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов.

Целесообразность и порядок копирования документов и материалов, необходимых для работы в подразделениях Администрации, определяются руководителями подразделений.

9.9. Документы и материалы (как правило, первые экземпляры - подлинники) передаются на размножение в несброшюрованном виде, качественно и четко напечатанными.

Тираж размноженных материалов должен соответствовать заказу. Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с подлинником документа.

Копирование (размножение) постановлений и распоряжений Губернатора области, постановлений Правительства области в Администрации области производится только по заявкам отдела по работе с документами административно-контрольного управления.

Звукозапись совещаний и других мероприятий

9.10. Организация звукозаписи совещаний, заседаний коллегиальных органов и других мероприятий, проводимых Губернатором области, Председателем Правительства области и их заместителями, осуществляется административно-контрольным управлением.

Расшифровка и распечатка звукозаписи ведутся административно-контрольным управлением как непосредственно в процессе мероприятий, так и после их завершения в согласованные с организаторами сроки.

При проведении закрытых мероприятий принимаются меры по защите информации.

Звукозаписи закрытых мероприятий сразу после окончания записи передаются на хранение в Первый отдел Администрации области.

9.11. Стенограмма при расшифровке звукозаписи печатается в соответствии с требованиями настоящей Инструкции к выполнению машинописных работ.

На лицевой стороне последнего листа каждого экземпляра стенограммы пишется слово "диктозапись", указывается фамилия работника, ответственного за расшифровку диктофонной записи, здесь же проставляется виза оператора, проводившего звукозапись и виза уполномоченного сотрудника административно-контрольного управления.

9.12. Диктофонные записи, используемые при расшифровке и подготовке стенограмм, размагничиваются сразу после подписания протокола соответствующего совещания, заседания или другого мероприятия.

10. Составление номенклатуры дел. формирование дел
и передача их в архив

10.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве Администрации области, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов и дел, систематизации и учета дел, определения срока их хранения. Номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Номенклатура дел Администрации области составляется отделом по работе с документами административно-контрольного управления на основе номенклатуры дел подразделений Администрации.

Номенклатура дел Администрации области, предварительно согласованная с экспертной комиссией Администрации области (ЭК), согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) отдела по делам архивов административно-контрольного управления и утверждается заместителем Губернатора области - руководителем аппарата Администрации области (приложение N 20).

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о подразделениях Администрации, штатным расписанием, перечнями документов с указанием сроков их хранения.

10.2. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы подразделений Администрации, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела, весь комплекс документов, образующихся в деятельности подразделений Администрации.

10.3. Названиями разделов номенклатуры дел Администрации области являются названия подразделений Администрации; разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой подразделений Администрации.

10.4. После утверждения номенклатуры дел подразделения Администрации получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе. Номенклатура дел уточняется в конце каждого года и вводится в действие с 1 января следующего года. Номенклатура дел согласовывается с отделом по делам архивов не реже чем один раз в 5 лет. В случае изменения функций или структуры подразделений Администрации она подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению.

10.5. Графы номенклатуры дел подразделений Администрации заполняются следующим образом.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в Администрации области цифрового обозначения подразделения Администрации и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах подразделения Администрации. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

В графу 2 включаются заголовки дел (томов).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих нормативно-правовую и распорядительную документацию.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

В заголовок могут быть включены дополнительно следующие элементы: наименование организации, которой адресованы или от которой получены документы (адресат или корреспондент документа); наименование территории, с которой связано содержание документов дела; даты (хронологические рамки), к которым относятся документы дела; указание на копийность документов дела (если в деле подшиты копии) и другие.

Графа 3 заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел - срок хранения.

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другое ведомство для продолжения и др.

В номенклатуру дел текущего года при необходимости вносятся дополнительные дела, которым присваиваются резервные дополнительные номера.

По окончании делопроизводственного года составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных за истекший год дел.

10.6. Утвержденная номенклатура дел Администрации области для упрощения ее ведения, корректировки и, в необходимых случаях, переработки вводится в базу данных локальной компьютерной сети.

Формирование дел

10.7. Законченные делопроизводством документы формируются в дела.

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Дела в подразделениях Администрации формируются децентрализовано. Формированием дел занимаются лица, назначенные распоряжением руководителя ответственными за делопроизводство.

Контроль за правильным формированием дел в подразделениях Администрации области осуществляется отделом по работе с документами административно-контрольного управления.

10.8. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

- помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел;

- помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

- дело не должно превышать 250 листов;

- при наличии большого количества листов дело делится на тома.

10.9. Документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности, а документы, относящиеся к одному вопросу, в логической последовательности его решения.

Нормативно-правовые акты и распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Положения, инструкции, утвержденные данными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Лицевые счета сотрудников группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке строгого алфавита по фамилиям, именам и отчествам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ - ответ помещается за документом - запросом. При возобновлении переписки, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Экспертиза ценности документа

10.10. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Администрации области создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

Функции и права экспертной комиссии Администрации области, а также организация ее работы определяются положением о ней.

10.11. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков хранения и номенклатуры дел Администрации области путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дубликаты документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

Оформление дел

10.12. Дела подразделений Администрации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих подразделений Администрации при методической помощи работника, ответственного за архив Администрации области.

10.13. В зависимости от сроков хранения проводится полное и частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов в деле;

составление заверительной надписи дела;

составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором.

10.14. Обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляются по установленной форме. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовки дел вносятся дополнительные сведения (проставляются номера распоряжений, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.) (приложение N 21).

Составление описи дел

10.15. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Описи составляются в 4-х экземплярах отдельно на дела постоянного хранения и дела по личному составу.

10.16. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером).

10.17. Описи дел составляются по установленной форме (приложение N 22) в четырех экземплярах.

Оперативное хранение документов и дел

10.18. С момента заведения и до передачи в архив Администрации области дела хранятся по месту их формирования.

Руководители подразделений Администрации и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел. Дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

10.19. Выдача дел другим подразделениям, отделам производится с разрешения руководителя подразделения.

Изъятие документов из дел постоянного хранения подразделений Администрации области допускается в исключительных случаях и производится с разрешения начальника административно-контрольного управления с обязательным оформлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Передача дел на архивное хранение

10.20. В архив Администрации области передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям.

10.21. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат; они хранятся в подразделениях Администрации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке (приложение N 23).

Прием дел производится работником, ответственным за архив, в присутствии работника подразделения Администрации, ответственного за делопроизводство. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема - передачи дел, а также подписи сотрудника архива Администрации области и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в архив Администрации области передаются регистрационные картотеки на документы. Заголовок каждой картотеки включается в опись.

Использование документов архива

10.22. Дела и копии документов, хранящиеся в архиве, предоставляются сотрудникам подразделений Администрации для работы в помещении архива или под расписку во временное пользование.

Работники подразделений Администрации несут ответственность за сохранность, правильное использование полученных архивных документов и содержащейся в них информации. Изъятие документов из архивных дел запрещается.

При увольнении работник подразделения Администрации обязан сдать в архив находящиеся у него во временном пользовании документы.

10.23. Подлинники нормативно-правовых актов, распорядительных документов и указателей рассылки не выдаются.

10.24. Досылка нормативно-правовых актов и распорядительных документов учреждениям и организациям производится отделом по работе с документами административно-контрольного управления по заявке ответственного работника-исполнителя или по указанию руководителя подразделения Администрации.

10.25. Порядок работы с хранящимися секретными документами определяется отдельной инструкцией.

Передача документов и дел при увольнении или переводе работника на другую работу

10.26. При увольнении или переводе на другую работу руководитель подразделения Администрации, специалист передает дела и документы работнику, вновь назначенному на данную должность, или работнику, на которого возложено исполнение его обязанностей.

10.27. Работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении Администрации, при увольнении или переводе на другую работу сдает по акту все имеющиеся у него дела, документы, книги регистрации дел, картотеки вновь назначенному работнику.

Приложение N 1

Примерный перечень
документов, подлежащих утверждению

Акты (проверок и ревизий; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.).

Инструкции (правила) - должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.

Отчеты (о деятельности учреждений и организаций, командировках и т.д.).

Перечни (типовых документов, образующихся в деятельности учреждений и организаций с указанием сроков хранения и т.д.).

Положения (об учреждении; структурном подразделении; премировании и т.д.).

Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использование средств фонда предприятий и т.д.).

Структура и штатная численность.

Уставы государственных предприятий (организаций); обществ; кооперативов и т.д.

Формы унифицированных документов.

Штатные расписания и изменения к ним.

Приложение N 2

                           Верхнее поле 20 мм

                                   Герб РФ

                      АДМИНИСТРАЦИЯ ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ

                                ПОСТАНОВЛЕНИЕ

                       ГУБЕРНАТОРА ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ

от _______ N _______

г. Ярославль

2 инт.

Заголовок

2 инт.

    Преамбула ___________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

    ПОСТАНОВЛЯЮ:

    1.___________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

    2.___________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

    3.___________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                                                               Губернатор

                                                      Ярославской области

                                                              А.И.ЛИСИЦЫН

Левое поле                                                    Правое поле

35 мм                                                       не менее 8 мм

                            Нижнее поле 20 мм

СОГЛАСОВАНО:

Председатель

Правительства области                         подпись         И.О.Фамилия

дата

Заместитель Губернатора области

- руководитель    аппарата

Администрации     области                     подпись         И.О.Фамилия

дата

Заместитель Губернатора области

или  заместитель   Председателя

Правительства области, курирующий

соответствующее направление работы            подпись         И.О.Фамилия

дата

Руководитель структурного

подразделения Администрации области,

осуществляющего исполнительные

функции по соответствующему

направлению работы                            подпись         И.О.Фамилия

дата

Руководители заинтересованных

органов государственной власти и

местного самоуправления,

государственных, общественных и

других организаций (при

необходимости)

дата                                          подпись         И.О.Фамилия

Начальник государственно -

правового управления

Администрации области                         подпись         И.О.Фамилия

дата

Электронная копия сдана:                      подпись         И.О.Фамилия

Исполнитель: И.О.Фамилия, должность, телефон, подпись.

Направить: список адресатов (в именительном падеже).

    Проверено:

Начальник административно-контрольного

управления Администрации области                подпись       И.О.Фамилия

дата

Приложение N 3

                                   Герб РФ

                      АДМИНИСТРАЦИЯ ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ

                                 РАСПОРЯЖЕНИЕ

                       ГУБЕРНАТОРА ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ

от_______ N _____

г. Ярославль

СОГЛАСОВАНО:

Председатель Правительства области

или заместитель Губернатора области,

курирующий соответствующее направление

работы                                              подпись   И.О.Фамилия

дата

Заместитель Губернатора области

- руководитель аппарата Администрации

области                                             подпись   И.О.Фамилия

дата

Руководитель структурного подразделения

Администрации области, осуществляющего

исполнительные функций по

соответствующему направлению работы                 подпись   И.О.Фамилия

дата

Начальник государственно-правового

управления Администрации области                    подпись   И.О.Фамилия

дата

Электронная копия сдана:                            подпись   И.О.Фамилия

Исполнитель:  И.О.Фамилия, должность, телефон, подпись.

Направить:  список адресатов (в именительном падеже).

    Проверено:

Начальник административно-контрольного

управления Администрации области                    подпись   И.О.Фамилия

дата

Приложение N 4

                                   Герб РФ

                      АДМИНИСТРАЦИЯ ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ

                                ПОСТАНОВЛЕНИЕ

                      ПРАВИТЕЛЬСТВА ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ

от________ N_____

г. Ярославль

СОГЛАСОВАНО:

Заместитель Председателя Правительства

области или заместитель Губернатора

области, курирующий соответствующее

направление работы                                 подпись    И.О.Фамилия

дата

Руководитель структурного подразделения

Администрации области, осуществляющего

исполнительные функции по

соответствующему направлению работы                подпись    И.О.Фамилия

дата

Начальник государственно-правового

управления Администрации области                   подпись    И.О.Фамилия

дата

Руководители заинтересованных

органов государственной власти и

местного самоуправления, государственных,

общественных и других организаций

(при необходимости)                                подпись    И.О.Фамилия

дата

Электронная копия сдана:                           подпись    И.О.Фамилия

Исполнитель: И.О.Фамилия, должность, телефон, подпись

Докладчик: И.О.Фамилия, должность, телефон подпись

Приглашены:  Имя Отчество Фамилия (полностью), должность,

телефон (или список приглашенных прилагается)

Направить: список адресатов (в именительном падеже)

    Проверено:

Начальник административно-контрольного

управления Администрации области                   подпись    И.О.Фамилия

дата

Приложение N 5

                                АДМИНИСТРАЦИЯ

                             ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ

                               ПРОТОКОЛ N _____

Заседания комиссии (совещания)

г. Ярославль                                                         Дата

Председатель                 И.О.Фамилия

Секретарь                    И.О.Фамилия

Присутствовали:              И.О.Фамилии   членов  комиссии   (участников

                             совещания) в алфавитном порядке без указания

                             должности

Приглашенные:                Перечисляются   приглашенные  в   алфавитном

                             порядке   с    указанием   должности;   если

                             приглашенных   более   15    человек,     то

                             указывается их общее количество   и   список

                             прилагается

Повестка дня:

    1.  Наименование вопроса в именительном падеже

    2.  __________________________________________

    3.  __________________________________________

    1. СЛУШАЛИ:  Ф.И.О. докладчика,  наименование вопроса

    ВЫСТУПИЛИ:   Ф.И.О. принявших участие в обсуждении

    ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

    2. СЛУШАЛИ:

    ВЫСТУПИЛИ:

    ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

Председатель                             подпись      И.О.Фамилия

Секретарь                                подпись      И.О.Фамилия

Приложение N 6

Перечень документов, не подлежащих регистрации
в Администрации области

1. Пригласительные билеты, поздравительные письма и телеграммы.

2. Извещения о проведении конференций, заседаний, совещаний, программы их проведения и материалы к ним.

3. Планы мероприятий, проводимых органами законодательной и исполнительной власти области.

4. Аналитические обзоры и иные материалы, представляемые для сведения.

5. Печатные издания (газеты, журналы, брошюры, рекламные материалы, бюллетени).

6. Бухгалтерские документы.

7. Месячные, квартальные, полугодовые отчеты.

8. Статистические отчеты, бюллетени, сборники и обзоры.

9. Копии постановлений и распоряжений глав администраций муниципальных образований.

10. Документы на иностранных языках без перевода.

11. Документы без подписей.

Приложение N 7

Администрация Ярославской области			Регистрационная карточка N
Вид документа:			Дата регистрации
Корреспондент:			Дата N документа ____________________________
Содержание документа
Резолюции: N приемной: Автор резолюции:
Исполнители:
Организация	Ф.И.О.	Промежуточный ответ		Дата	Расписка
Ответ дан: N ответа Дело: Том: Лист:

Приложение N 8

                                Заявка N

                    на передачу служебной информации

                      по каналам факсимильной связи

Подразделение ___________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Исполнитель (Ф.И.О., должность, телефон)_________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Название передаваемой информации (полностью) ____________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                    Прошу передать служебную информацию

Страна, код страны ______________________________________________________

Город, код города _______________________________________________________

Телефон _________________________________________________________________

Кому ____________________________________________________________________

Объем передаваемого  сообщения ___________________________________ листов

Наименование должности

руководителя подразделения        подпись      И.О.Фамилия

Дата

Приложение N 9

Типовые сроки исполнения документов

Договор: подписание и возврат не позднее 10 дней (для долгосрочных - 20 дней) после получения проекта договора; ответ на предложение о заключении договора - в 10-дневный срок после получения предложения.

Жалоба на неправильные действия или распоряжения финорганов: рассмотрение не позднее 5-дневного срока со дня поступления.

Заявления и жалобы граждан - в срок до 1 месяца со дня поступления; не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, не позднее 15 дней.

Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей: не позднее 7 дней со дня поступления.

Запрос депутата Государственной Думы и члена Совета Федерации Федерального Собрания РФ в срок до 20 дней.

Отчет бухгалтерский и баланс годовой: рассмотрение, утверждение и сообщение решений по ним - в 15-дневный срок со дня получения.

Поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации - в срок, указанный в поручении, либо в месячный срок со дня его подписания; с пометкой "срочно" - в 3-дневный срок; требующие дополнительного изучения - в 10-дневный срок.

Письма предприятий, учреждений, организаций - 10 дней.

Предложения граждан - в срок до 1 месяца, за исключением предложений, которые требуют дополнительного изучения.

Приказы и указания министров во исполнение документов Правительства Российской Федерации - согласно указанному сроку.

Протокол разногласий: составление и направление - в 10-дневный срок; рассмотрение - в 20-дневный срок.

Телеграммы, требующие срочного решения - до двух дней; остальные - в течение 10 дней.

Приложение N 10

                                                                 КОНТРОЛЬ

                                 Справка

                 о выполнении поручений, содержащихся в

_________________________________________________________________________

                (название контрольного документа)

от_____________________ 199___ г.                   N ___________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Ответственный за исполнение документа____________________________________

Срок исполнения _________________________________________________________

Контрольное поручение____________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Исполнитель ________________________ Срок исполнения ____________________

    Во   исполнение  указанного  документа  (поручения)  проделана

следующая работа:________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Предложения по снятию

с контроля (продолжению контроля):_______________________________________

_________________________________________________________________________

Подпись

Приложение N 11

Регистрационная карточка		Приемная N
Корреспондент Адрес
Предыдущие обращения		Вид обращения
Соц. Положение Автор, дата, индекс Дата поступления Контроль, дата ответа		Примечание
Содержание обращения Характер вопроса
Резолюция исполнители Автор резолюции Дата передачи на исполнение		Срок исполнения Дата, индекс ответа
Отметка о промежуточном ответе
Дата ответа в вышест. орг.	Принятые меры		Дней	С контроля снял

     Содержание ответа:

Приложение N 12

Регистрационная карточка N____

Личный прием: (приемная N _____)                             Дата приема

Ф.И.О. заявителя

Адрес, телефон:

Соц. положение:                     Льготный состав:

Характер вопроса:

Содержание обращения:

Принятое решение:

Контроль	Дата исполнения	Принятые меры	С контроля снял

Приложение N 13

Верхнее поле не менее 20 мм

           Герб РФ

                                               Заместителю Министра

        АДМИНИСТРАЦИЯ                                1 инт.

     ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ                       Российской Федерации

                                             по делам национальностей

150000, г. Ярославль, Советская пл.3                1,5 - 2 инт.

   Телефон (0852) 22-24-53                         Цагалову К.М.

     Факс (0852) 32-84-14

____________ N _________

На N_________ от _______

Об участии Ярославской области

           1 инт.

в мероприятиях, посвященных 850-летию Москвы

           2-3-4 инт.

Абз.5 зн. Администрация области сообщает_________________________________

_________________________________________________________________________

                        1 - 1,5 инт.

Левое поле                                               Правое поле

35 мм                                                    не менее 8 мм

 2 инт.

Приложение: на 1 л. в 1 экз.

2-3-4 инт.

Заместитель

Губернатора области                                           И.О.Фамилия

                48 знаков

    Примечание. Отметка  2-3-4    интервала означает, что интервал

может быть выбран машинисткой в зависимости от объема текста.

Фамилия Имя Отчество

телефон исполнителя

Нижнее поле не менее 20 мм

Приложение N 14

                                   Герб РФ

                                АДМИНИСТРАЦИЯ

                             ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ

                                  ГУБЕРНАТОР

                             ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ

150000, г. Ярославль, Советская пл., 3

    Телефон (0852) 22-23-28

      факс (0852) 32-84-14

_______________ N _________

На N___________ от ____________

    Право подписи имеет Губернатор области.

Приложение N 15

                                   Герб РФ

                          АДМИНИСТРАЦИЯ ЯРОСЛАВСКОЙ

                                   ОБЛАСТИ

                                ПРАВИТЕЛЬСТВО

                             ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ

150000, г. Ярославль, Советская пл., 3

Телефон (0852) 22-26-55, 22-24-53

     Факс (0852) 32-84-14

______________ N ___________

На N _________ от ____________

     Право   подписи  имеют  Председатель  Правительства  области  и  его

заместители.

Приложение N 16

                                   Герб РФ

                                АДМИНИСТРАЦИЯ

                             ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ

150000, г. Ярославль, Советская пл., 3

    Телефон (0852) 22-24-53

      Факс (0852)32-84-14

______________ N __________

На N__________ от _____________

    Право подписи имеют заместители Губернатора области и  лица,  которым

делегировано право ответа от имени  Губернатора  области  и  Председателя

Правительства области.

Приложение N 17

                                   Герб РФ

                      АДМИНИСТРАЦИЯ ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ

                                    ПРИКАЗ

от ____________ N ________

г. Ярославль

     Право подписи имеют Председатель Правительства области и заместители

Губернатора области.

Приложение N 18

печатать

править (имя файла полностью)

                                    Заказ

                           на печатание документов

Наименование подразделения ______________________________________________

Исполнитель _____________________________________________________________

Телефон _________________________________________________________________

Наименование документа __________________________________________________

_________________________________________________________________________

Стр. ________________________ Экз. ______________________________________

Дата ________________________ Время _____________________________________

Подпись _________________________________________________________________

Оператор _________________________ Дата _____________ Время _____________

Приложение N 19

уменьшить

увеличить

(необходимое подчеркнуть)

                                    Заказ

                          на копирование документов

Наименование подразделения ______________________________________________

Исполнитель _____________________________________________________________

Телефон _________________________________________________________________

Наименование документа __________________________________________________

_________________________________________________________________________

Стр.____________________ Экз. ___________________________________________

Дата _____________________ Время ________________________________________

Подпись _________________________________________________________________

Оператор ______________________ Дата _______________ Время ______________

Приложение N 20

   АДМИНИСТРАЦИЯ                                               УТВЕРЖДАЮ:

ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ                     Заместитель Губернатора области -

                                                    руководитель аппарата

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                                    Администрации области

г. Ярославль                                     подпись      И.О.Фамилия

                                                          дата

на ___________ год

Название раздела
Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения (тома, части) и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

Должность руководителя подразделения

документационного обеспечения                    подпись      И.О.Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО:                                                 СОГЛАСОВАНО:

Протокол ЭК Администрации                   Протокол ЭПМК отдела по делам

Ярославской области                           архивов Ярославской области

___________ N __________                    _________________ N _________

    Итоговая  запись  о  категориях и количестве дел, заведенных в ______

году в Администрации Ярославской области.

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
постоянного временного (свыше 10 лет) временного (до 10 лет включительно) Итого:

Должность сотрудника,

ответственного за работу

ведомственного архива                  подпись      И.О.Фамилия

Приложение N 21

                          __________________________

                          __________________________

                          __________________________

                                АДМИНИСТРАЦИЯ

                             ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ

                      ДЕЛО  N _____________ том _______

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                           (заголовок дела)

                                                 ________________________

                                                          (год)

Ф. N ___________________                      на __________________ лист.

Оп. N __________________                      Хранить ___________________

Д. N  __________________

Приложение N 22

                                                               УТВЕРЖДЕНО

                                    Протокол ЭПМК отдела по делам архивов

                                        Администрации Ярославской области

                                              _______________ N _________

Фонд N _____________

Опись N ____________

дел постоянного хранения

за _________ год

NN ПП	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Кол-во листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6

    В данный раздел описи внесено ______________________ дел

                                   (цифрами и прописью)

N _____________ по  N ___________ , в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности

составителя описи                  подпись           И.О.Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО:

Протокол ЭК Администрации

Ярославской области

____________ N ________

Приложение N 23

   АДМИНИСТРАЦИЯ                                               УТВЕРЖДАЮ:

ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ                     Заместитель Губернатора области -

                                                    руководитель аппарата

       АКТ                                          Администрации области

____________ N ________

                                                 подпись      И.О.Фамилия

г. Ярославль                                                         дата

О выделении к уничтожению

документов, не подлежащих

хранению

На основании ____________________________________________________________

                  (название и выходные данные перечня документов

_________________________________________________________________________

                   с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как  не  имеющие  научно-исторической  ценности  и

утратившие практическое значение документы фонда

N__________________

  (название фонда)

NN	Заголовок дела или групповой заголовокдел	Дата дела или крайние даты дел	Номера описей (номенк. части) за год(ы)	Индекс дела (тома, частей)	Кол-во дел (томов, частей)	Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого ____________________ дел за ___________________________ годы

     (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за _________ годы, утверждены, а по

личному  составу  согласованы  с  ЭПМК  отдела  по  делам  архивов

Администрации Ярославской области  (протокол  от _________________

N ____________)

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу ценности

документов                              подпись      И.О.Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО:

Протокол ЭК

___________ N _______

Документы в количестве ____________________ дел, весом ________ кг

                       (цифрами и прописью)

сданы в __________________________________________________________

                   (наименование организации)

на переработку по приемно-сдаточной накладной от _________ N _____

Наименование должности работника

сдавшего документы                   подпись      И.О.Фамилия

Дата