Приложение. Методика описания деятельности структурного подразделения аппарата Правительства области и органа исполнительной власти Ярославской области с использованием модели "вход-выход"

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Ярославской области от 5 ноября 2008 г. N 215-р настоящее приложение изложено в новой редакции, вступающей в силу с момента подписания названного распоряжения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение
к распоряжению
Губернатора Ярославской области
от 19 июня 2008 г. N 98-р

Методика
описания деятельности структурного подразделения аппарата Правительства области и органа исполнительной власти Ярославской области с использованием модели "вход-выход"

С изменениями и дополнениями от:

5 ноября 2008 г.

I. Общие положения

Настоящая Методика предназначена для разъяснения подхода к описанию деятельности структурного подразделения аппарата Правительства области и органа исполнительной власти Ярославской области (далее - ОИВ) на основе модели "вход-выход", а также для обеспечения единообразия в применении данного подхода на практике.

II. Системный подход и модель "вход-выход"

В наиболее общем виде под системой понимается совокупность взаимосвязанных элементов, образующих некоторое единство, имеющее цель своей деятельности.

1. Системный подход - это подход к изучению объекта (проблемы, явления или процесса) как к системе, в которой выделены элементы, наиболее существенные внутренние и внешние связи, а цели каждого из элементов рассматриваются исходя из общего предназначения объекта.

2. Компоненты системы (элементы, подсистемы) Любая система определяется через ее состав. Эти компоненты и связи между ними создают свойства системы.

3. Границы системы - это различные материальные и нематериальные ограничители, отделяющие систему от внешней среды. С точки зрения общей теории систем, каждая система выступает частью большей системы (надсистемы). В свою очередь, каждая система состоит из двух или более подсистем.

Граница системы может быть определена через возможность принятия решений по изменению деятельности системы (если мы можем принять решение, изменяющее деятельность элемента системы, значит, он находится внутри ее границы).

4. "Вход" - "процесс" ("преобразование") - "выход"

Деятельность системы представляется в виде трех последовательно осуществляемых процессов: "входа" - "процесса" ("преобразования") - "выхода".

"Вход" - ресурсы (материальные, финансовые, информационные), которые требуются для получения "выхода".

"Выход" - полезный (целевой) результат деятельности системы, ее "продукт" (материальный или информационный объект, государственная услуга).

"Процесс" - деятельность, направленная на преобразование "входов" в "выходы".

Таким образом, деятельность любого ОИВ может быть представлена как создание "выходов" путем преобразования "входов". Поэтому данная модель называется "вход-выход".

Несколько более подробным расширением данной модели описания организации является модель SIPOC (ПВПВК).

Название модели - аббревиатура по первым буквам названий ее пяти элементов:

S	Supplier	П	Поставщик	- лицо или организация, предоставляющие основную информацию, материалы или другие ресурсы для процесса
I	Input	В	Вход	- данные (исходные материалы) - все то, что запускается в процесс
P	Process	П	Процесс	- последовательность шагов, действий, работ, которые изменяют входные данные и, в идеальном варианте, добавляют ценность продукту, результату. Деятельность, функционирование
O	Output	В	Выход	- результат (конечный продукт) процесса
C	Customer	К	Клиент	- лицо, группа лиц, организация или процесс, которым поступает конечный продукт, кто является потребителем результата

Помимо указания самих "входов", "выходов" и "процессов" для описания функционирования организации требуется указание параметров, которые позволят измерить и оценить качество деятельности организации. Для этого надо знать, какие требования предъявляет потребитель к результатам, что он считает качественным. То же самое можно сказать о требованиях к входным данным, только в качестве потребителя этих "входов" выступает ОИВ. Таким образом, все органы исполнительной власти оказываются одновременно и "поставщиками выходов" и "потребителями входов".

Кроме того, и у процесса преобразования так же имеются определенные показатели. Эти показатели должны характеризовать ключевые параметры процесса обеспечивающие качество его "выходов".

Исходя из выше изложенных подходов описание деятельности ОИВ проводится в форме заполнения таблицы, имеющей следующий вид:

Номер процесса	Поставщик (-и)	Входные данные ("вход")	Требования к качеству входных данных	Процесс	Показатели процесса	Результат ("выход")	Требования к качеству результата	Потребитель (-и)
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Описание деятельности ОИВ по модели "вход - выход" должно быть лаконичным.

Формулировки входных данных и результатов должны осуществляться при помощи имен существительных, формулировки процессов - при помощи глаголов и отглагольных существительных. Требования к качеству входных данных и результатов, а также показатели процесса должны быть конкретными и, по возможности, измеримыми количественно.

Заполнение таблицы следует начинать с перечня результатов ("выходов"), так как именно создание "выходов" является причиной и целью деятельности ОИВ.

Требования по объему - 3-5 листов таблиц, описывающих процессы.

Рекомендации для текста - шрифт Times New Roman, размер 9-10, межстрочный интервал - одинарный. При этом допускаются сокращения, аббревиатуры, которые подлежат расшифровке в конце таблиц.

К таблицам описания деятельности ОИВ может быть представлена пояснительная записка для более четкого понимания сложных процессов, в которых агрегировано несколько функций. В таких случаях необходимо пояснение принципа (подхода) к агрегированию.

III. Описание граф таблицы

1. Поставщик (-и) - граждане, должностные лица или организации, предоставляющие определенные входные данные для запуска процесса. При этом поставщики могут быть как внешними, так и внутренними.

Под внутренними поставщиками понимаются все ОИВ и их должностные лица (Правительство Ярославской области и структурные подразделения его аппарата, департаменты, инспекции, Губернатор области, заместители Губернатора области).

Под внешними поставщиками понимаются все остальные органы государственной власти Ярославской области (законодательные, судебные, правоохранительные, контрольно-надзорные), федеральные органы государственной власти, органы государственной власти других субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления муниципальных образований области, государственные (муниципальные) учреждения, промышленные предприятия, коммерческие организации и граждане (население).

Необходимо конкретно указывать наименования ОИВ, органов государственной власти Российской Федерации, органов государственной власти других субъектов Российской Федерации. При этом допускаются сокращения, аббревиатуры, которые подлежат расшифровке в конце таблиц.

N п\п	Поставщик (-и)	Входные данные ("вход")	Требования к качеству входных данных	Процесс	Показатели процесса	Результат ("выход")	Требования к качеству результата	Потребитель (-и)
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1.	Внутренние: - Губернатор области, заместители Губернатора области; - департаменты; - структурные подразделения аппарата Правительства Ярославской области.

2. Входные данные - это исходные материалы или информационные объекты, которые необходимы для осуществления процесса. Это документы, установленные законодательством Российской Федерации, заявления, письма, предложения, запросы либо ответы на запросы, отчеты, справки, таблицы и т.п. В ходе деятельности они подлежат "обработке", "преобразованию" описываемым процессом. Формулируются при помощи имен существительных.

N п\п	Поставщик (-и)	Входные данные ("вход")	Требования к качеству входных данных	Процесс	Показатели процесса	Результат ("выход")	Требования к качеству результата	Потребитель (-и)
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1.	Внутренние: - Губернатор области, заместители Губернатора области, - департаменты, - структурные подразделения аппарата Правительства Ярославской области.	предложения в План законодательных инициатив Губернатора области

*1 Если описывается многоуровневый (многофункциональный) процесс, имеющий несколько требований к входным данным, достаточно указать эту формулировку без подробного перечисления всех требований формы (образца).

3. Требования к качеству входных данных - это те требования, соблюдение которых гарантирует, что переработка полученных "на входе" процесса материалов не будет сопряжена с какими-то трудностями, дополнительными усилиями и затратами. Требования могут быть качественными - достоверная и полная информация по установленному образцу (форме)*1 либо количественными - в срок 00 дней, не более 3-х страниц. Указываются наиболее важные требования. Если требования к входным документам процесса определены законодательством Российской Федерации, можно сослаться на нормативные правовые акты.

N п\п	Поставщик (-и)	Входные Данные ("вход")	Требования к качеству входных данных	Процесс	Показатели процесса	Результат ("выход")	Требования к качеству результата	Потребитель (-и)
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1.	Внутренние: - Губернатор области, заместители Губернатора области, - департаменты; - структурные подразделения аппарата Правительства Ярославской области.	предложения в План законодательных инициатив Губернатора области	полная информация по утвержденной форме: - наименование проекта закона, - обоснование его разработки, - предполагаемые сроки разработки и внесения проекта закона в Ярославскую областную Думу, - ответственный за разработку проекта закона

4. Процесс - непосредственная деятельность ОИВ по созданию определенного конечного продукта - результата. Формулируется кратко, лаконично, при помощи глаголов и отглагольных существительных. Формулировка процесса должна отражать главную суть деятельности. Дублировать формулировкой функции, указанной в положении об ОИВ, нецелесообразно, т.к. процесс может охватывать несколько функций. При заполнении данной графы не допускаются обобщенные формулировки типа "рассмотрение материалов", "исполнение государственной функции", а также не требуется перечисление всех стадий (операций) процесса.

N п\п	Поставщик (-и)	Входные данные ("вход")	Требования к качеству входных данных	Процесс	Показатели процесса	Результат ("выход")	Требования к качеству результата	Потребитель (-и)
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1.	Внутренние: - Губернатор области, заместители Губернатора области, - департаменты; - структурные подразделения аппарата Правительства Ярославской области.	предложения в План законодательных инициатив Губернатора области	полная информация по утвержденной форме: - наименование проекта закона, - обоснование его разработки, - предполагаемые сроки разработки и внесения проекта закона в Ярославскую областную Думу, - ответственный за разработку проекта	планирование и организация работы по подготовке проектов законов в ОИВ

5. Показатели процесса - то, что характеризует процесс. Это может быть срок, периодичность, частота либо некий промежуточный результат, необходимый для достижения конечного результата процесса. Указываются именно те показатели, которые имеют значение для осуществления процесса и влияют на конечный результат. Допускается формулировка "в срок установленный законодательством Российской Федерации". Примеры: к такому-то числу, за столько-то дней до, каждый понедельник, 2 раза в день, ежемесячный отчет, постоянное обновление и т.п.

N п\п	Поставщик (-и)	Входные данные ("вход")	Требования к качеству входных данных	Процесс	Показатели процесса	Результат ("выход")	Требования к качеству результата	Потребитель (-и)
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1.	Внутренние: - Губернатор области, заместители Губернатора области, - департаменты; - структурные подразделения аппарата Правительства Ярославской области.	предложения в План законодательных инициатив Губернатора области	полная информация по утвержденной форме: - наименование проекта закона, - обоснование его разработки, - предполагаемые сроки разработки и внесения проекта закона в Ярославскую областную Думу, - ответственный за разработку проекта закона	планирование и организация работы по подготовке проектов законов в ОИВ	не позднее 20 декабря года, предшествующего планируемому

6. Результат (конечный продукт) - материальные или информационные объекты, "продукты" (документы) или услуги, которые направлены на удовлетворение запросов потребителей. Указывается результат(-ы) деятельности конкретного ОИВ, который появляется при осуществлении данного процесса как конечный продукт. Таковым может быть тот результат, который появляется (создается) внутри ОИВ, а не за его пределами. Результатами деятельности того или иного департамента могут быть письменные документы. При описании результатов процесса необходимо производить их укрупнение, типичные объединять в группы. В данной графе необходимо указывать конечный результат, создаваемый ОИВ, а не промежуточный. Формулируются результаты процесса при помощи имен существительных.

N п\п	Поставщик (-и)	Входные данные ("вход")	Требования к качеству входных данных	Процесс	Показатели процесса	Результат ("выход")	Требования к качеству результатов	Потребитель (-и)
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1.	Внутренние: - Губернатор области, заместители Губернатора области, - департаменты; - структурные подразделения аппарата Правительства Ярославской области.	предложения в План законодательных инициатив Губернатора области	полная информация по утвержденной форме: - наименование проекта закона, - обоснование его разработки, - предполагаемые сроки разработки и внесения проекта закона в Ярославскую областную Думу, - ответственный за разработку проекта закона	планирование и организация работы по подготовке проектов законов в ОИВ	не позднее 20 декабря года, предшествующего планируемому	План законодательных инициатив Губернатора области на 1 год

7. Требования к качеству результатов - требования, предъявляемые потребителями к результатам деятельности ОИВ. Требования к качеству результатов формулируются именно с точки зрения потребителя, т.к. произведенный данным ОИВ результат имеет ценность для потребителя этого результата. Потребитель получает его для своих нужд, в том числе - для использования в своей работе. Очень важно, чтобы данные требования к результату позволяли потребителю получить определенную степень удовлетворенности, которая обеспечит ему оптимальное использование полученных результатов в качестве своих входных данных либо для решения жизненно важных проблем (если потребителями результатов процесса являются граждане).

N п\п	Поставщик (-и)	Входные данные ("вход")	Требования к качеству входных данных	Процесс	Показатели процесса	Результат ("выход")	Требования к качеству результата	Потребитель (-и)
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1.	Внутренние: - Губернатор области, заместители Губернатора области, - департаменты; - структурные подразделения аппарата Правительства Ярославской области	предложения в План законодательных инициатив Губернатора области	полная информация по утвержденной форме: - наименование проекта закона, - обоснование его разработки, - предполагаемые сроки разработки и внесения проекта закона в Ярославскую областную Думу, - ответственный за разработку проекта закона	планирование и организация работы по подготовке проектов законов в ОИВ	не позднее 20 декабря года, предшествующего планируемому	План законодательных инициатив Губернатора области на 1 год	- соответствие проводимой в области социально-экономической политике, - соблюдение установленных сроков, - назначение ответственных за отдельные этапы работы

8. Потребитель(-и) - граждане, должностные лица или организации, потребляющие конечный результат описанного процесса. При этом потребители, так же как и поставщики, могут быть как внешними, так и внутренними.

Под внутренними потребителями понимаются все ОИВ и их должностные лица (Правительство Ярославской области и структурные подразделения его аппарата, департаменты, инспекции, Губернатор области, заместители Губернатора области). Под внешними потребителями понимаются все остальные органы государственной власти Ярославской области (законодательные, судебные, правоохранительные, контрольно-надзорные), федеральные органы государственной власти, органы государственной власти других субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления муниципальных образований области, государственные (муниципальные) учреждения, промышленные предприятия, коммерческие организации и граждане (население).

Необходимо конкретно указывать наименования ОИВ, органов государственной власти Российской Федерации, органов государственной власти других субъектов Российской Федерации. При этом допускаются сокращения, аббревиатуры, которые подлежат расшифровке в конце таблиц.

N п\п	Поставщик (-и)	Входные данные ("вход")	Требования к качеству входных данных	Процесс	Показатели процесса	Результат ("выход")	Требования к качеству результата	Потребитель (-и)
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1.	Внутренние: - Губернатор области, заместители Губернатора области, - департаменты; - структурные подразделения аппарата Правительства Ярославской области	предложения в План законодательных инициатив Губернатора области	полная информация по утвержденной форме: - наименование проекта закона, - обоснование его разработки, - предполагаемые сроки разработки и внесения проекта закона в Ярославскую областную Думу, - ответственный за разработку проекта закона	планирование и организация работы по подготовке проектов законов в ОИВ	не позднее 20 декабря года, предшествующего планируемому	План законодательных инициатив Губернатора области на 1 год	- соответствие проводимой в области социально-экономической политике, - соблюдение установленных сроков, - назначение ответственных за отдельные этапы работы	внутренний: - Губернатор области