Приложение. Инструкция о порядке обращения с документированной служебной информацией (ДСП) в структурных подразделениях, отраслевых (функциональных) органах администрации городского округа город Рыбинск, обладающих правами юридического лица

Приложение
к распоряжению
администрации городского
округа г. Рыбинск
Ярославской области
от 21 июля 2011 г. N 201

Инструкция
о порядке обращения с документированной служебной информацией (ДСП) в структурных подразделениях, отраслевых (функциональных) органах администрации городского округа город Рыбинск, обладающих правами юридического лица

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция определяет общий порядок обращения с документами и другими материальными носителями информации (далее - документами), содержащими служебную информацию в структурных подразделениях администрации, отраслевых (функциональных) органах администрации, обладающих правами юридического лица (в дальнейшем "подразделениях") .

Требования настоящей Инструкции распространяются на порядок обращения с иными материальными носителями служебной информации ограниченного распространения (фото-, кино-, видео- и аудио- пленки, машинные носители информации).

Инструкция не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.2. К документированной служебной информации относится несекретная информация, касающаяся деятельности структурных подразделений и отраслевых (функциональных) органов администрации, обладающих правами юридического лица, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

Необходимость присвоения документам грифа "Для служебного пользования" (в дальнейшем "ДСП") определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

1.3. Руководители структурных подразделений, отраслевых (функциональных) органов администрации, обладающих правами юридического лица, принявшие решение об отнесении документированной информации к разряду "ДСП", несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения, а также за обеспечение защиты носителей информации "ДСП" и использование средств оргтехники при подготовке этих документов.

1.4. Документированная служебная информация без санкции Главы городского округа или заместителей главы администрации, в подчинении которых находятся структурные подразделения или отраслевые (функциональные) органы администрации, обладающие правами юридического лица, владеющие этой информацией, не подлежит разглашению (распространению).

1.5. За разглашение документированной служебной информации , а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, виновное лицо может быть привлечено к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

1.6. Контроль за осуществлением учета, размножения, хранения и использования документов, дел и изданий с грифом "Для служебного пользования" возлагается на комитет по мобилизационной работе и защите информации.

1.7. Сотрудники структурных подразделений, отраслевых (функциональных) органов администрации, обладающих правами юридического лица, имеющие отношение к работе с документами, делами и изданиями "Для служебного пользования", должны быть в обязательном порядке ознакомлены с настоящей инструкцией.

Сотрудникам (исполнителям), работающим с документами и изданиями "Для служебного пользования", запрещается сообщать устно или письменно кому бы то ни было сведения, содержащиеся в этих документах и изданиях, если это не вызывается служебной необходимостью.

1.8. При работе с документами "Для служебного пользования", кроме настоящей Инструкции, следует также руководствоваться Инструкцией по делопроизводству в администрации города Рыбинска.

2. Порядок приема и учета документов и изданий

2.1. Прием и учет (регистрация) документов и изданий "Для служебного пользования" в администрации городского округа осуществляется общим отделом, а в структурных подразделениях, отраслевых (функциональных) органах администрации, обладающих правами юридического лица, - ответственными работниками, которым поручен учет несекретной документации.

2.2. Не допускается движение документов с грифом "Для служебного пользования" без предварительной регистрации. Вся поступающая в подразделения корреспонденция "Для служебного пользования" принимается и вскрывается сотрудниками, которым поручена работа с этими материалами. При этом проверяется количество листов и экземпляров документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.

В случае отсутствия в конвертах (пакетах) документов "Для служебного пользования" или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах, один из которых высылается отправителю.

Ошибочно поступившие документы и издания "Для служебного пользовавания" возвращаются отправителю.

2.3. Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы, а также издания "Для служебного пользования". Такие документы учитываются по количеству листов, а издания (книги, журналы, брошюры) - по экземплярам.

Документы с грифом "ДСП" учитываются отдельно от несекретной документации. Учет документов и изданий "Для служебного пользования" ведется в журналах (приложение 1).

Движение документов и изданий "Для служебного пользования" должно своевременно отражаться в журналах.

2.4. На каждом зарегистрированном документе, а также на сопроводительном письме к изданиям "Для служебного пользования" проставляется штамп, в котором указываются наименование организации, регистрационный номер документа и дата его поступления. На всех приложениях ставится штамп "Приложение к вх. N " или делается соответствующая запись.

ГАРАНТ:

Здесь и далее по тексту нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

2.6. Тираж документа "Для служебного пользования", полученный для рассылки, регистрируется под одним номером.

Дополнительно размноженные экземпляры документа (издания) учитываются за номером этого документа (издания), о чем делается отметка на размножаемом документе (издании) и в учетных формах. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.

3. Размножение и рассылка (отправка) документов и изданий

3.1. Документы с грифом "ДСП":

- печатаются с указанием на оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона, дата печатания, фамилия специалиста, печатавшего документ. Подписанные документы передаются для регистрации специалисту, осуществляющему их учет;

ОБРАЗЕЦ:

отп. 2 экз. экз.N 1 - в департамент финансов экз.N 2 - в дело исп. и печ. Иванов тел. 00-00-00 уч.N _____ "__" _______ 20___ г

- передаются специалистам структурных подразделений, отраслевых (функциональных) органов администрации, обладающих правами юридического лица, под расписку. Передача документов с грифом "ДСП" и дел, содержащих такие документы от одного специалиста другому, осуществляется только с разрешения руководителя структурного подразделения организации;

- пересылаются сторонним организациям спецсвязью или заказными или ценными почтовыми отправлениями;

- не могут передаваться по незащищенным каналам компьютерно-модемной, факсимильной и телеграфной связи, а также по электронной почте;

3.2. Отпечатанные и подписанные документы "Для служебного пользования" передаются для регистрации специалисту, осуществляющему их учет.

3.3. На исходящих документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих документированную служебную информацию, гриф "ДСП" и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

При необходимости направления документов с грифом "ДСП" нескольким адресатам, составляется указатель рассылки, в котором проставляются номера экземпляров отправляемых документов всем адресатам.

3.4. Размножение документов и изданий с грифом "Для служебного пользования" осуществляется только с письменного разрешения руководителя структурного подразделения, подготовившего документ. Учет размноженных документов осуществляется по экземплярам.

Документы и издания "Для служебного пользования", полученные от сторонних организаций, могут быть размножены только с их согласия.

3.5. Отправляемые документы, дела и издания "Для служебного пользования" должны быть помещены в конверты либо упакованы. Запрещается использовать конверты с прозрачными "окошками" для пересылки этих документов.

3.6. На упаковке (конверте) указываются адреса и наименования получателя и отправителя, номера вложенных документов с добавлением отметки "ДСП", например:

ПОЛУЧАТЕЛЬ: 121010, Москва, К-10, Организация п/я У-087, N 378-ДСП, N 456-ДСП.

4. Группировка исполненных документов в дела

4.1. Документы с грифом "Для служебного пользования" после исполнения группируются в дела. Порядок их группировки предусматривается номенклатурами дел несекретного делопроизводства.

4.2. Документы с грифом "Для служебного пользования" в зависимости от производственной необходимости группируются в отдельные дела. Для документов мобилизационного назначения в обязательном порядке заводится отдельное дело.

Допускается включать в дела с грифом "Для служебного пользования" несекретные документы, не имеющие аналогичного грифа, но соответствующие ему по содержанию.

В подразделениях, в деятельности которых образуется небольшое количество документов "Для служебного пользования", может быть предусмотрено заведение одного дела, которое именуется "Документы "Для служебного пользования". Срок хранения такого дела не устанавливается, а ставится надпись "до минования надобности" либо срок хранения такого дела устанавливается по максимальному сроку хранения содержащихся в нем документов.

5. Использование документов, дел и изданий. Снятие с дел грифа "Для служебного пользования"

5.1. К работе с делами "Для служебного пользования" допускаются имеющие к ним непосредственное отношение должностные лица, а к документам - согласно указаниям, содержащимся в резолюциях руководителей структурных подразделений, отраслевых (функциональных) органов администрации, обладающих правами юридического лица.

5.2. Запрещается пользоваться сведениями из документов и изданий "Для служебного пользования" для открытых выступлений или опубликования в открытой печати, передачах по радио и телевидению, экспонировать такие документы и издания на выставках, демонстрировать их на стендах и т.д.

5.3. Представители других организаций допускаются к ознакомлению и работе с документами и изданиями "Для служебного пользования" с разрешения руководителей структурных подразделений и отраслевых (функциональных) органов, в ведении которых находятся эти материалы, при наличии письменного запроса тех организаций, в которых они работают, с указанием темы выполняемого задания,

5.4. Дела и издания "Для служебного пользования" выдаются исполнителям и принимаются от них под расписку в "Карточке учета выдачи документа (дела)" (приложение 2).

5.5. Снятие копий для сторонних организаций с документов и изданий "Для служебного пользования" производится на основании письменных запросов с разрешения руководителя структурного подразделения, подго