Методика формирования и организации работы межфункциональных групп в органах исполнительной власти Ярославской области и структурных подразделениях аппарата Правительства области

Методика
формирования и организации работы межфункциональных групп в органах исполнительной власти Ярославской области и структурных подразделениях аппарата Правительства области
(утв. постановлением Правительства области от 7 июня 2013 г. N 641-п)

С изменениями и дополнениями от:

1 сентября 2015 г.

1. Общие положения

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Ярославской области от 1 сентября 2015 г. N 956-п в пункт 1.1 раздела 1 настоящей Методики внесены изменения, вступающие в силу с момента подписания названного постановления

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.1 Для целей Методики формирования и организации работы межфункциональных групп в органах исполнительной власти Ярославской области и структурных подразделениях аппарата Правительства области (далее - Методика) применяются следующие термины и определения:

поручение - комплекс мероприятий, направленных на достижение результата в условиях временных и ресурсных ограничений, в реализации которого участвуют сотрудники двух и более органов исполнительной власти Ярославской области и структурных подразделений аппарата Правительства области (далее - ОИВ ЯО/СППО). Поручения даются Губернатором области, Председателем Правительства области, заместителями Губернатора области, заместителями Председателя Правительства области, руководителями ОИВ ЯО/СППО. В поручении должны быть указаны фамилия (фамилии) и инициалы сотрудника (сотрудников), которому (которым) дано поручение (далее - исполнитель), а также срок, необходимый для его надлежащего исполнения. В случае если поручение дано нескольким исполнителям, ответственность за надлежащее исполнение поручения несет исполнитель, указанный в нем первым. Для исполнения поручения, выданного нескольким исполнителям, исполнитель, указанный в нем первым, может инициировать создание межфункциональной группы;

показатель цели - измеряемый количественный параметр (один или несколько), отражающий степень достижения цели;

межфункциональная группа (далее - МФГ) - группа сотрудников ОИВ ЯО/СППО, сотрудников органов местного самоуправления муниципальных образований области (далее - ОМСУ), а также сторонних экспертов, формируемая ответственным исполнителем программы развития (далее - ПР) или ответственным исполнителем поручения с целью управления реализацией и (или) реализации ПР (поручения). МФГ создается на определенный срок.

1.2 Методика разработана с целью повышения результативности деятельности ОИВ ЯО/СППО и эффективности бюджетных расходов за счет внедрения в деятельность ОИВ ЯО/СППО элементов командной работы.

1.3 Методика:

- устанавливает порядок формирования и организации работы МФГ;

- закрепляет права и обязанности участников МФГ.

1.4 Классификация МФГ представлена в приложении 1 к Методике. Стадии жизненного цикла МФГ приведены в приложении 2 к Методике.

1.5 Методика распространяется на деятельность всех ОИВ ЯО/СППО. Методика носит рекомендательный характер.

1.6 На деятельность стратегических целевых команд Методика не распространяется. Деятельность стратегических целевых команд регулируется Положением о Стратегическом совете области, утвержденным постановлением Правительства области от 19.12.2011 N 1084-п "О Стратегическом совете области".

2. Формирование МФГ

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Ярославской области от 1 сентября 2015 г. N 956-п в пункт 2.1 раздела 2 настоящей Методики внесены изменения, вступающие в силу с момента подписания названного постановления

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.1. Решения о создании МФГ, виде МФГ, необходимости включения в состав МФГ представителей ОИВ/СППО, ОМСУ, экспертов принимаются ответственным исполнителем ПР или ответственным исполнителем поручения. При определении состава МФГ необходимо принимать во внимание рекомендации Ярославской областной Думы о включении депутатов в состав межфункциональных групп, создаваемых для разработки ПР (постановление Ярославской областной Думы от 28.04.2009 N 109 "Об участии депутатов Ярославской областной Думы в разработке областных целевых программ").

2.2. Запрос об определении кандидатуры члена МФГ по форме согласно приложению 3 к Методике от ОИВ ЯО/СППО, ОМСУ и других организаций направляется ответственным исполнителем ПР (ответственным исполнителем поручения) руководителям соответствующих ОИВ ЯО/СППО, ОМСУ и других организаций не позднее 3 рабочих дней с момента утверждения ПР (внесения изменений в ПР) или постановки поручения. Запрос содержит следующие сведения:

- цель создания МФГ;

- задачи участника МФГ;

- необходимые компетенции участника МФГ;

- сроки работы МФГ;

- примерные трудозатраты участника МФГ.

2.3. Решение о выделении сотрудника для работы в МФГ принимается руководителем ОИВ ЯО/ СППО, ОМСУ и других организаций на основании требований к компетенциям участника МФГ с учётом текущей/будущей занятости сотрудника, а также на основании должностных регламентов сотрудников.

Ответ на запрос должен быть направлен в срок не позднее 3 рабочих дней с момента его получения, если иной срок не указан в запросе.

2.4. Для уточнения и согласования целей и задач МФГ, а также решения организационных вопросов деятельности МФГ ответственным исполнителем ПР или ответственным исполнителем поручения проводится установочное совещание.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Ярославской области от 1 сентября 2015 г. N 956-п пункт 2.5 раздела 2 настоящей Методики изложен в новой редакции, вступающей в силу с момента подписания названного постановления

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.5. Состав участников МФГ (в том числе кандидатура руководителя МФГ) утверждается приказом руководителя ОИВ ЯО, распоряжением Губернатора области - в зависимости от вида МФГ и категорий должностей государственной службы участников МФГ. Форма приложения к приказу/распоряжению об утверждении МФГ приведена в приложении 4 к Методике.

2.6. Руководителем МФГ может являться руководитель ОИВ ЯО/СППО, руководитель структурного подразделения ОИВ, сотрудник ОИВ (уровень должности не ниже уровня должности главного специалиста - в зависимости от статуса и задач МФГ). Руководитель МФГ несёт ответственность за достижение показателей цели деятельности МФГ.

2.7. Вопросы о замене участника от ОИВ ЯО, СППО, ОМСУ в процессе деятельности МФГ решаются в рабочем порядке руководителем МФГ с руководителем соответствующего ОИВ ЯО, СППО, ОМСУ.

3. Функционирование МФГ

3.1. Руководителем МФГ из числа ее участников назначаются секретарь МФГ, модератор МФГ.

3.1.1. Секретарь МФГ осуществляет материально-техническое обеспечение деятельности МФГ. Он несет ответственность за организацию совещаний МФГ, за подготовку и хранение информационных материалов для работы МФГ, за формирование и рассылку протоколов совещаний МФГ.

3.1.2. Модератором МФГ может выступать руководитель МФГ, участник МФГ или приглашенный эксперт. Модератор МФГ обеспечивает беспрепятственное выражение мнений участниками в ходе совещаний МФГ, а также не допускает отвлечения от обсуждаемого вопроса. Модератор МФГ пресекает неконструктивную критику, контролирует соблюдение заявленного в повестке совещания времени на обсуждение того или иного вопроса.

3.2. Формами работы МФГ являются совещания и (или) исполнение решений, принятых на совещаниях. Срочные задачи (при возникновении) могут ставиться руководителем МФГ ее участникам в период между совещаниями.

3.3. Для каждого совещания в единой системе электронного документооборота (далее - ЕСЭД) секретарем МФГ формируются повестка совещания и протокол совещания.

3.3.1. Повестка совещания МФГ определяет перечень вопросов для обсуждения, примерное время обсуждения каждого вопроса, фамилии, имена и отчества докладчиков. Повестку утверждает руководитель МФГ. После утверждения, но не менее чем за два дня до даты совещания секретарь МФГ направляет участникам по системе коммуникаций (например, Microsoft Outlook) приглашение на совещание с прикрепленной повесткой дня и документами к совещанию.

3.3.2. Протокол совещания МФГ формируется на основе шаблона в ЕСЭД. Протокол содержит список присутствующих, наиболее значимую информацию по темам совещания, информацию о принятых решениях и перечень поручений с конкретными датами исполнения участникам МФГ и (или) приглашенным экспертам. Протокол совещания утверждает руководитель МФГ.

3.4. При необходимости (например, при возникновении принципиальных разногласий участников МФГ по обсуждаемым вопросам либо высокой сложности и/или специфичности тем (ы) обсуждения) руководитель МФГ обеспечивает привлечение к участию в совещаниях дополнительных экспертов или руководителей более высокого уровня. Окончательное решение (с учетом мнений участников МФГ и экспертов) принимает руководитель МФГ.

4. Полномочия МФГ

МФГ имеет право:

4.1 Рассматривать на своих совещаниях вопросы в рамках целей и задач, для решения которых создавалась МФГ, и осуществлять подготовку предложений по данным вопросам. Решения, разрабатываемые МФГ, носят рекомендательный характер.

4.2 Взаимодействовать в пределах своих полномочий с ОИВ ЯО/ СППО, ОМСУ и организациями, а также должностными лицами, в том числе запрашивать документы и необходимую информацию.

5. Права и ответственность участника МФГ

5.1 Участник МФГ обязан посещать совещания группы, активно участвовать в обсуждении вопросов повестки, давать предложения и выполнять поручения руководителя МФГ в рамках своей компетенции.

5.2 В случае несогласия участника МФГ с принимаемым МФГ решением участник МФГ имеет право на запись в протоколе совещания своего особого мнения.

5.3 Каждый участник группы ведёт учёт трудозатрат своей работы в МФГ. В случае если фактические трудозатраты превышают плановые (согласованные руководителем ОИВ ЯО/ СППО, ОМСУ и других организаций), участник МФГ должен уведомить руководителя подразделения и руководителя МФГ. На основании представленных данных руководитель МФГ принимает решение о прекращении участия сотрудника в работе МФГ либо о направлении руководителю соответствующего ОИВ ЯО/СППО запроса о продлении срока участия сотрудника в работе МФГ.

6. Порядок ведения реестра МФГ

Исключен.

Информация об изменениях:

См. текст раздела 6