Приложение. Методика описания деятельности структурного подразделения аппарата Правительства области и органа исполнительной власти Ярославской области с использованием модели "вход-выход"

Приложение
к распоряжению
Губернатора Ярославской области
от 19 июня 2008 г. N 98-р

Методика
описания деятельности структурного подразделения аппарата
Правительства области и органа исполнительной власти Ярославской
области с использованием модели "вход-выход"

I. Общие положения

Настоящая Методика предназначена для разъяснения подхода к описанию деятельности структурного подразделения аппарата Правительства области и органа исполнительной власти Ярославской области (далее - ОИВ) на основе модели "вход-выход", а также для обеспечения единообразия в применении данного подхода на практике.

II. Системный подход и модель "вход-выход"

В наиболее общем виде под системой понимается совокупность взаимосвязанных элементов, образующих некоторое единство, имеющее цель своей деятельности.

1. Системный подход - это подход к изучению объекта (проблемы, явления или процесса) как к системе, в которой выделены элементы, наиболее существенные внутренние и внешние связи, а цели каждого из элементов рассматриваются исходя из общего предназначения объекта.

2. Компоненты системы (элементы, подсистемы) Любая система определяется через ее состав. Эти компоненты и связи между ними создают свойства системы.

3. Границы системы - это различные материальные и нематериальные ограничители, отделяющие систему от внешней среды. С точки зрения общей теории систем, каждая система выступает частью большей системы (надсистемы). В свою очередь, каждая система состоит из двух или более подсистем.

Граница системы может быть определена через возможность принятия решений по изменению деятельности системы (если мы можем принять решение, изменяющее деятельность элемента системы, значит, он находится внутри ее границы).

4. "Вход" - "Процесс" ("Преобразование") - "Выход"

Деятельность системы представляется в виде трех последовательно осуществляемых процессов: "входа" - "процесса" ("преобразования") - "выхода".

"Вход" - ресурсы (материальные, финансовые, информационные), которые требуются для получения "выхода".

"Выход" - полезный (целевой) результат деятельности системы, ее "продукт" (материальный или информационный объект, государственная услуга).

"Процесс" - деятельность, направленная на преобразование "входов" в "выходы".

Таким образом, деятельность любого ОИВ может быть представлена как создание "выходов" путем преобразования "входов". Поэтому данная модель называется "вход-выход".

Несколько более подробным расширением данной модели описания организации является модель SIPOC (ПВПВК).

Название модели - аббревиатура по первым буквам названий ее пяти элементов:

S	Supplier	П	Поставщик	- лицо или организация, предоставляющие основную информацию, материалы или другие ресурсы для процесса, его "входы"
I	Input	В	Вход	- данные (исходные материалы) - все то, что запускается в процесс
P	Process	П	Процесс	- последовательность шагов, действий, работ, которые изменяют "входы" и, в идеальном варианте, добавляют ценность продукту, "выходу". Деятельность, функционирование
O	Output	В	Выход	- результат (конечный продукт) процесса
C	Customer	К	Клиент	- лицо, группа лиц, организация или процесс, которому поступает конечный продукт, кто является потребителем "выхода"

Помимо указания самих "входов", "выходов" и "процессов" для качественного описания функционирования организации требуется указание параметров, которые позволят измерить и оценить качество деятельности организации. Для этого надо знать, какие требования предъявляет потребитель к "выходам", что он считает качественным, а что нет. То же самое можно сказать о требованиях к "входам", только в качестве потребителя этих входов выступает ОИВ. Таким образом, все ОИВ оказываются одновременно и "поставщиками выходов" и "потребителями входов", зачастую один ОИВ выступает в качестве "поставщика" для другого и наоборот.

Кроме того, и у процесса преобразования так же имеются определенные показатели. Эти показатели должны характеризовать ключевые параметры процесса, обеспечивающие качество его "выходов".

Исходя из выше изложенных подходов описание деятельности ОИВ проводится в форме заполнения таблицы, имеющей следующий вид:

Поставщик (-и), внешний и внутренний	Входные данные (исходные материалы)	Требования к качеству "входов"	Процессы (функции)	Показатели процесса	Результат (конечный продукт)	Требования к качеству "выходов"	Потребитель (-и), внешний и внутренний
1	2	3	4	5	6	7	8

III. Описание полей таблицы

1. Поставщик (-и), внешний и внутренний, - лицо или организация, предоставляющая определенный "вход". При этом под внутренними поставщиками понимаются все ОИВ, органы государственной власти Ярославской области и их должностные лица. Под внешними поставщиками понимаются все остальные лица и организации: граждане, предприятия и организации, федеральные органы государственной власти, органы власти других субъектов Российской Федерации, Ярославская областная Дума, органы местного самоуправления муниципальных образований области и т.п.

Поставщик (-и), внешний и внутренний	Входные данные (исходные материалы)	Требования к качеству "входов"	Процессы (функции)	Показатели процесса	Результат (конечный продукт)	Требования к качеству "выходов"	Потребитель (-и), внешний и внутренний
- Губернатор области, заместители Губернатора области, - ОИВ

2. Входные данные (исходные материалы) - материальные или информационные объекты, подлежащие "обработке", "преобразованию" описываемым процессом. Формулируются при помощи имен существительных.

Поставщик (-и), внешний и внутренний	Входные данные (исходные материалы)	Требования к качеству "входов"	Процессы (функции)	Показатели процесса	Результат (конечный продукт)	Требования к качеству "выходов"	Потребитель (-и), внешний и внутренний
- Губернатор области, заместители Губернатора области, - ОИВ	предложения в План законодательных инициатив Губернатора области

3. Требования к качеству "входов" - чаще всего временные показатели (например, к такому-то числу, за столько-то дней до, каждый понедельник, ежегодно и т.п.), а также требования, определяющие то, что переработка данного "входа" не будет сопряжена с какими-то трудностями, дополнительными усилиями и затратами. По возможности описываются таким образом, который позволяет как-то измерить данное свойство, выразить его количественно. Например, "отсутствие орфографических, грамматических и стилистических ошибок в тексте проекта" или "не более трех страниц".

Поставщик (-и), внешний и внутренний	Входные данные (исходные материалы)	Требования к качеству "входов"	Процессы (функции)	Показатели процесса	Результат (конечный продукт)	Требования к качеству "выходов"	Потребитель (-и), внешний и внутренний
- Губернатор области, заместители Губернатора области, - ОИВ	предложения в План законодательных инициатив Губернатора области	полная информация по утвержденной форме: - наименование проекта закона, - обоснование разработки проекта закона, - предполагаемые сроки разработки и внесения проекта закона в Ярославскую областную Думу, - ответственный за разработку проекта закона

4. Процессы (функции) - деятельность ОИВ по созданию определенного "выхода". Формулируются при помощи глаголов и отглагольных существительных.

Поставщик (-и), внешний и внутренний	Входные данные (исходные материалы)	Требования к качеству "входов"	Процессы (функции)	Показатели процесса	Результат (конечный продукт)	Требования к качеству "выходов"	Потребитель (-и), внешний и внутренний
- Губернатор области, заместители Губернатора области, - ОИВ	предложения в План законодательных инициатив Губернатора области	полная информация по утвержденной форме: - наименование проекта закона, - обоснование разработки проекта закона, - предполагаемые сроки разработки и внесения проекта закона в Ярославскую областную Думу, - ответственный за разработку проекта закона	планирование и организация работы по подготовке проектов законов в ОИВ

5. Показатели процесса - чаще всего временные показатели (например, к такому-то числу, за столько-то дней до, каждый понедельник, 2 раза в день и т.п.).

Поставщик (-и), внешний и внутренний	Входные данные (исходные материалы)	Требования к качеству "входов"	Процессы (функции)	Показатели процесса	Результат (конечный продукт)	Требования к качеству "выходов"	Потребитель (-и), внешний и внутренний
- Губернатор области, заместители Губернатора области, - ОИВ	предложения в План законодательных инициатив Губернатора области	полная информация по утвержденной форме: - наименование проекта закона, - обоснование разработки проекта закона, - предполагаемые сроки разработки и внесения проекта закона в Ярославскую областную Думу, - ответственный за разработку проекта закона	планирование и организация работы по подготовке проектов законов в ОИВ	не позднее 20 декабря года, предшествующе- го планируемому

6. Результат (конечный продукт) - материальные или информационные объекты, "продукты" или "услуги", которые направлены на удовлетворение запросов потребителей. Результаты деятельности ОИВ. Формулируются при помощи имен существительных.

Поставщик (-и), внешний и внутренний	Входные данные (исходные материалы)	Требования к качеству "входов"	Процессы (функции)	Показатели процесса	Результат (конечный продукт)	Требования к качеству "выходов"	Потребитель (-и), внешний и внутренний
- Губернатор области, заместители Губернатора области, - ОИВ	предложения в План законодательных инициатив Губернатора области	полная информация по утвержденной форме: - наименование проекта закона, - обоснование разработки проекта закона, - предполагаемые сроки разработки и внесения проекта закона в Ярославскую областную Думу, - ответственный за разработку проекта закона	планирование и организация работы по подготовке проектов законов в ОИВ	не позднее 20 декабря года, предшествующе- го планируемому	План законодатель- ных инициатив Губернатора области на 1 год

7. Требования к качеству "выходов" - требования, предъявляемые потребителями к результатам деятельности ОИВ. Требования формулируются именно с точки зрения потребителя "выхода". Чаще всего временные показатели (например, к такому-то числу, за столько-то дней до, каждый понедельник, ежегодно и т.п.), а также требования, определяющие степень удовлетворенности потребителя, обеспечивающие ему беспроблемное использование данных "выходов" в качестве своих "входов".

Поставщик (-и), внешний и внутренний	Входные данные (исходные материалы)	Требования к качеству "входов"	Процессы (функции)	Показатели процесса	Результат (конечный продукт)	Требования к качеству "выходов"	Потребитель (-и), внешний и внутренний
- Губернатор области, заместители Губернатора области, - ОИВ	предложения в План законодательных инициатив Губернатора области	полная информация по утвержденной форме: - наименование проекта закона, - обоснование разработки проекта закона, - предполагаемые сроки разработки и внесения проекта закона в Ярославскую областную Думу, - ответственный за разработку проекта закона	планирование и организация работы по подготовке проектов законов в ОИВ	не позднее 20 декабря года, предшествующе- го планируемому	План законодатель- ных инициатив Губернатора области на 1 год	- наименование проекта закона, - лицо, ответственное за подготовку проекта закона (разработчик), - срок представления проекта закона в управление по взаимодействию с законодательными органами, - планируемый срок внесения проекта закона в Ярославскую областную Думу, - обоснование необходимости разработки и принятия проекта закона

8. Потребитель (-и), внешний и внутренний, - лицо или организация, потребляющая определенный "выход". При этом под внутренними потребителями понимаются все ОИВ, иные органы государственной власти Ярославской области и их должностные лица. Под внешними потребителями понимаются все остальные лица и организации: граждане, предприятия и организации, федеральные органы государственной власти, органы власти других субъектов Российской Федерации, Ярославская областная Дума, органы местного самоуправления муниципальных образований области и т.п.

Поставщик (-и), внешний и внутренний	Входные данные (исходные материалы)	Требования к качеству "входов"	Процессы (функции)	Показатели процесса	Результат (конечный продукт)	Требования к качеству "выходов"	Потребитель (-и), внешний и внутренний
- Губернатор области, заместители Губернатора области, - ОИВ	предложения в План законодательных инициатив	полная информация по утвержденной форме: - наименование проекта закона, - обоснование разработки проекта закона, - предполагаемые сроки разработки и внесения проекта закона в Ярославскую областную Думу, - ответственный за разработку проекта закона	планирование и организация работы по подготовке проектов законов в ОИВ	не позднее 20 декабря года, предшествующе- го планируемому	План законодатель- ных инициатив Губернатора области на 1 год	- наименование проекта закона, - лицо, ответственное за подготовку проекта закона (разработчик), - срок представления проекта закона в управление по взаимодействию с законодательными органами, - планируемый срок внесения проекта закона в Ярославскую областную Думу, - обоснование необходимости разработки и принятия проекта закона	Губернатор области

Описание деятельности ОИВ по модели "вход-выход" должно быть лаконичным.

Формулировки "входов" и "выходов" должны осуществляться при помощи имен существительных, формулировки процессов - при помощи глаголов. Требования к качеству "входов" и "выходов", а также показатели процесса должны быть конкретными и, по возможности, измеримыми количественно.

Заполнение таблицы следует начинать с перечня "выходов", так как именно создание "выходов" является причиной и целью существования ОИВ. Не следует "мельчить" при описании "выходов", нужно объединять схожие "выходы" в группы. Например, все планы можно объединить в одну группу, вместо того чтобы описывать отдельно понедельные и помесячные планы. Той же цели укрупненного описания подчинено и требование "уложить" все описание в 3-5 листов текста (шрифт Times New Roman, размер шрифта 9-10, межстрочный интервал - одинарный).

При необходимости пояснений к описанию допускается наличие приложения в виде пояснительной записки объемом не более 2-3 листов.