Приложение. Инструкция проведения ревизий, проверок и обследований

Приложение
к приказу
директора департамента
финансов мэрии
города Ярославля
от 28 апреля 2014 г. N 30-р

Инструкция
проведения ревизий, проверок и обследований

1. Общие положения

1. Инструкция проведения ревизий, проверок и обследований (далее - Инструкция) определяет сроки и последовательность проведения процедур при осуществлении департаментом финансов мэрии города Ярославля (далее - Департамент) ревизий, проверок и обследований в рамках внутреннего муниципального финансового контроля.

Проведение ревизий, проверок и обследований осуществляется управлением по контролю в финансово-бюджетной сфере Департамента, проведение проверок ведения бюджетного (бухгалтерского) учета, достоверности бюджетной (бухгалтерской) отчетности получателями бюджетных средств, бюджетными и автономными учреждениями осуществляется управлением городского казначейства Департамента.

2. Организация и проведение ревизии (проверки, обследования)

2. Ревизии (проверки, обследования) (далее также контрольные мероприятия) проводятся на основании плана контрольных мероприятий в рамках последующего внутреннего муниципального финансового контроля и плана проведения проверок ведения бюджетного (бухгалтерского) учета, достоверности бюджетной (бухгалтерской) отчетности получателями бюджетных средств, бюджетными и автономными учреждениями, утверждаемых приказом директора Департамента на очередной финансовый год.

Внеплановые ревизии (проверки, обследования) осуществляются на основании решения директора Департамента, принятого в связи с поступлением обращений (поручений) мэра города Ярославля, первого заместителя мэра, правоохранительных, контрольных и надзорных органов, а также по результатам реализации материалов контрольных мероприятий. Решение о назначении внеплановой ревизии (проверки, обследования) оформляется приказом директора Департамента.

3. На проведение ревизии (проверки, обследования) оформляется удостоверение по форме согласно приложению 1 к Инструкции, которое подписывается директором Департамента или лицом, его замещающим, и заверяется печатью Департамента.

4. Срок проведения ревизии (проверки, обследования) не должен превышать 30 рабочих дней. Срок проведения встречной проверки не должен превышать 20 рабочих дней.

Ревизия (проверка, обследование) может быть завершена раньше установленного в приказе срока.

5. Продление срока проведения ревизии (проверки, обследования), установленного при назначении контрольного мероприятия, осуществляется на основании приказа директора Департамента (лица, его замещающего) при наличии обоснованных причин, но не более, чем на 10 рабочих дней. При этом в удостоверении на проведение ревизии (проверки, обследования) делается соответствующая отметка с указанием нового срока ревизии (проверки, обследования), заверенная подписью директора Департамента (лица, его замещающего) и печатью Департамента.

Решение о продлении срока проведения ревизии (проверки, обследования) доводится до сведения руководителя организации, являющейся объектом контроля.

6. Ревизия (проверка, обследование) осуществляется в соответствии с программой (далее - программа).

Программа включает перечень основных вопросов, по которым проводится ревизия (проверка, обследование) и утверждается директором Департамента (лицом, его замещающим) непосредственно на каждое контрольное мероприятие. Проверка ведения бюджетного (бухгалтерского) учета, достоверности бюджетной (бухгалтерской) отчетности получателями бюджетных средств, бюджетными и автономными учреждениями, осуществляется на основании единой программы, утвержденной приказом директора Департамента.

Программа с учетом изучения необходимых документов, отчетных и статистических данных, других материалов, характеризующих объект контроля, в ходе проведения ревизии (проверки, обследования) может быть изменена и дополнена.

Изменения и дополнения программы утверждаются директором Департамента (лицом, его замещающим).

При проведении проверки по отдельным тематическим направлениям, срок которой не превышает 3 рабочих дней, или встречной проверки программа не составляется.

7. Руководитель ревизионной (проверочной) группы (далее - ревизионной группы) наряду со своим служебным удостоверением должен предъявить руководителю организации, являющейся объектом контроля, удостоверение на проведение ревизии (проверки, обследования), ознакомить его с программой (при ее наличии), решить организационно-технические вопросы проведения ревизии (проверки, обследования). Руководитель ревизионной группы должен представить участвующих в ревизии (проверке, обследовании) работников.

8. При проведении ревизии (проверки, обследования) участники ревизионной группы должны иметь служебные удостоверения.

9. Руководитель и участники ревизионной группы знакомятся на месте с объектом ревизии (проверки, обследования), особенностями организации и ведения финансово-хозяйственной деятельности.

Руководитель ревизионной группы распределяет вопросы программы ревизии (проверки, обследования) между участниками ревизионной группы и определяет объем и состав контрольных действий по каждому проверяемому вопросу, а также методы, формы и способы проведения таких контрольных действий.

10. В ходе ревизии (проверки, обследования) проводятся контрольные действия по документальному и фактическому изучению фактов хозяйственной жизни, совершенных объектом контроля в проверяемом периоде.

Контрольные действия по документальному изучению проводятся путем изучения финансовых, бухгалтерских, отчетных документов, документов о планировании и осуществлении закупок и иных документов объекта контроля, а также путем анализа и оценки полученной из них информации с учетом информации по устным и письменным объяснениям, справкам и сведениям должностных, материально ответственных и иных лиц объекта контроля и осуществления других действий по контролю. Контрольные действия по фактическому изучению проводятся в присутствии представителей объекта контроля путем осмотра, инвентаризации, наблюдения, пересчета, экспертизы, контрольных замеров и осуществления других действий по контролю.

По требованию руководителя ревизионной группы руководитель объекта контроля в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации обязан незамедлительно организовать проведение инвентаризации. Дата проведения, участки (объем) инвентаризации устанавливаются руководителем ревизионной группы.

Инвентаризация проводится инвентаризационной комиссией, созданной по распоряжению руководителя объекта контроля. Один из членов ревизионной группы присутствует при инвентаризации, о чем делается соответствующая запись в инвентаризационных описях (сличительных ведомостях).

11. Контрольные действия могут проводиться сплошным или выборочным способом.

Сплошной способ заключается в проведении контрольного действия в отношении всей совокупности фактов хозяйственной жизни объекта контроля, относящихся к одному вопросу программы (ревизии, проверки).

Выборочный способ заключается в проведении контрольного действия в отношении части совершенных объектом контроля фактов хозяйственной жизни, относящихся к одному вопросу программы. Объем выборки и ее состав определяются руководителем ревизионной группы таким образом, чтобы обеспечить возможность оценки всей совокупности финансовых и хозяйственных операций по изучаемому вопросу.

Вопрос о выборе сплошного или выборочного способа проверки по каждому конкретному вопросу решается руководителем ревизионной группы, исходя из объема документов по данному вопросу, состояния бюджетного (бухгалтерского) учета, сроков проведения ревизии (проверки, обследования) и иных обстоятельств.

12. В ходе ревизии (проверки, обследования) могут проводиться контрольные действия по изучению:

- учредительных и регистрационных документов;

- достоверности отражения объектом контроля совершенных фактов хозяйственной жизни в бюджетном (бухгалтерском) учете и отчетности, в том числе путем сопоставления записей в учетных регистрах с первичными учетными документами, показателей бюджетной (бухгалтерской) отчетности с данными аналитического учета;

- фактического наличия, сохранности, правильного и эффективного использования материальных ценностей, находящихся в муниципальной собственности, денежных средств и ценных бумаг;

- достоверности расчетов, объемов поставленных товаров, выполненных работ и оказанных услуг, операций по формированию затрат и финансовых результатов;

- постановки и состояния бюджетного (бухгалтерского) учета и бюджетной (бухгалтерской) отчетности в проверяемом объекте контроля;

- принятых проверяемым объектом контроля мер по устранению нарушений, возмещению материального ущерба, привлечению к ответственности виновных лиц по результатам предыдущей ревизии (проверки, обследования).

13. Руководитель и участники ревизионной группы имеют право:

- беспрепятственно по предъявлении служебных удостоверений и копии приказа директора Департамента о проведении ревизии (проверки, обследования) проходить в здания и помещения, занимаемые объектом контроля;

- требовать предъявления поставленных товаров, результатов выполненных работ, оказанных услуг, а также проводить и инициировать проведение необходимых экспертиз и других мероприятий по контролю;

- требовать денежные документы, документы бухгалтерского учета, отчеты, сметы, планы и другие документы, относящиеся к теме ревизии (проверки, обследования);

- требовать необходимые письменные объяснения от должностных, материально ответственных и иных лиц объекта контроля, справки и сведения по вопросам, возникающим в ходе ревизии (проверки, обследования), и заверенные копии документов, необходимых для проведения контрольных действий.

В случае отказа от предоставления документов, относящихся к теме ревизии (проверки, обследования), а также объяснений, справок, сведений и копий документов в акте (заключении) делается соответствующая запись, при этом руководитель объекта контроля обязан представить письменные объяснения с обоснованием причин отказа.

14. В ходе ревизии (проверки) может проводиться встречная проверка. При проведении встречных проверок проводятся контрольные мероприятия в целях установления и (или) подтверждения фактов, связанных с деятельностью объекта контроля, путем сличения записей, документов и данных в организациях, получивших от организации, являющейся объектом контроля, денежные средства, материальные ценности и документы с соответствующими записями, документами и данными проверяемой организации.

Встречная проверка назначается директором Департамента на основании мотивированного обращения начальника управления по контролю в финансово-бюджетной сфере Департамента.

На проведение встречной проверки оформляется отдельное удостоверение.

15. Руководитель объекта контроля обязан:

- обеспечивать необходимые условия для проведения ревизии (проверки, обследования), в том числе предоставить помещение для работы, предоставить оргтехнику, средства связи и иные, необходимые для проведения ревизии (проверки, обследования) средства и оборудование;

- предоставить денежные документы, документы бюджетного (бухгалтерского) учета, отчеты, сметы, планы и другие документы, относящиеся к теме ревизии (проверки, обследования);

- обеспечить сохранность представленных к ревизии (проверке, обследованию) документов;

- принимать меры к устранению выявленных в процессе контрольных мероприятий недостатков, предупреждению или прекращению нарушений и злоупотреблений.

16. В случае необходимости Департамент вправе обратиться в мэрию города Ярославля, структурные подразделения мэрии города Ярославля, иные органы или организации с предложением включить в состав ревизионной группы соответствующих работников мэрии города Ярославля, структурных подразделений, иных органов или организаций.

3. Порядок оформления материалов ревизии (проверки, обследования)

17. Результаты ревизии и проверки оформляются актом ревизии (проверки), результаты обследования оформляются заключением. Результаты встречной проверки оформляются актом встречной проверки.

18. В ходе ревизии (проверки, обследования) по решению руководителя ревизионной группы могут составляться справки по результатам проведения контрольных действий по отдельным вопросам программы.

Указанная справка составляется участником ревизионной группы, проводившим контрольное действие, подписывается им, согласовывается с руководителем ревизионной группы, подписывается должностным лицом объекта контроля, ответственным за соответствующий участок работы.

В случае отказа указанного должностного лица подписать справку в конце справки делается запись об отказе указанного лица от подписания справки. В этом случае к справке прилагаются возражения указанного должностного лица.

Справки прилагаются к акту (заключению), а информация, изложенная в них, учитывается при составлении акта (заключения).

19. Акт (заключение) составляется на русском языке, имеет сквозную нумерацию страниц. В акте (заключении) не допускаются помарки, подчистки и иные неоговоренные исправления.

Показатели, выраженные в иностранной валюте, приводятся в акте (заключении) в этой иностранной валюте и в сумме в рублях, определенной по официальному курсу этой иностранной валюты к рублю, установленному Центральным банком Российской Федерации, на дату совершения соответствующих фактов хозяйственной жизни.

20. Акт (заключение) состоит из вводной, описательной и заключительной частей.

Вводная часть акта (заключения) должна содержать следующую информацию:

- тема ревизии (проверки, обследования);

- дата и место составления акта (заключения);

- основание проведения ревизии (проверки, обследования): номер и дата удостоверения, а также указание на плановый (внеплановый) характер;

- фамилии, инициалы и должности руководителя и всех участников ревизионной группы;

- проверяемый период и срок проведения ревизии (проверки, обследования);

- сведения об объекте контроля (полное и краткое наименование; основной государственный регистрационный номер, идентификационный номер налогоплательщика, наименование вышестоящего органа или учредителя; фамилии, инициалы, должности лиц, имевших право подписи денежных и расчетных документов в проверяемый период);

- сведения о предыдущих ревизиях (проверках, обследованиях), об устранении выявленных нарушений и недостатков;

- иную необходимую информацию, относящуюся к предмету ревизии (проверки, обследования).

21. Описательная часть акта (заключения) должна содержать описание проведенной работы и выявленных нарушений по каждому вопросу программы.

При составлении акта (заключения) должна быть обеспечена объективность, обоснованность, системность, четкость, доступность и лаконичность (без ущерба для содержания) изложения.

Нарушения, выявленные в ходе ревизии (проверки, обследования), встречной проверки, излагаемые в акте (заключении), должны подтверждаться документами (копиями документов), результатами контрольных действий и встречных проверок, объяснениями должностных, материально ответственных и иных лиц объекта контроля, другими материалами.

Документы могут содержать сведения, зафиксированные как в письменной, так и в иной форме. Указанные документы (копии) и материалы прилагаются к акту (заключению).

Копии документов, подтверждающие выявленные в ходе ревизии (проверки, обследования) финансовые нарушения, заверяются подписью руководителя объекта контроля или должностного лица, уполномоченного руководителем объекта контроля, и печатью объекта контроля.

В акте (заключении) не допускаются:

- выводы, предположения, факты, не подтвержденные соответствующими документами;

- указания на материалы правоохранительных органов и показания, данные следственным органам должностными, материально ответственными и иными лицами объекта контроля;

- морально-этическая оценка действий должностных, материально ответственных и иных лиц объекта контроля.

22. Заключительная часть акта (заключения) должна содержать обобщенную информацию о результатах ревизии (проверки, обследовании), в том числе о выявленных нарушениях, сгруппированных по видам, с указанием по каждому виду финансовых нарушений общей суммы, на которую они выявлены.

23. Акт (заключение) составляется в двух экземплярах: один экземпляр для объекта контроля; один экземпляр - для Департамента. Каждый экземпляр акта (заключения) подписывается участниками ревизионной группы, руководителем и главным бухгалтером объекта контроля.

В случае если в ходе ревизии (проверки, обследования) участниками ревизионной группы составлялись справки, то они не подписывают акт (заключение).

24. Результаты встречной проверки оформляются в установленном Инструкцией порядке актом, который приобщается к материалам основной ревизии (проверки). Акт встречной проверки состоит из вводной и описательной частей и составляется в двух экземплярах: один экземпляр - для организации, являющейся объектом контроля, один экземпляр - для Департамента.

Каждый экземпляр акта встречной проверки подписывается работником, проводившим встречную проверку, и руководителем организации, являющейся объектом контроля.

25. Руководитель ревизионной группы устанавливает по согласованию с руководителем объекта контроля срок для ознакомления последнего с актом (заключением) и его подписания, но не более 5 рабочих дней со дня вручения ему акта (заключения).

26. При наличии у руководителя объекта контроля возражений по акту (заключению), акту встречной проверки, он делает об этом отметку перед своей подписью и вместе с подписанным актом (заключением) представляет руководителю ревизионной группы письменные возражения, которые приобщаются к материалам ревизии (проверки, обследования).

Руководитель ревизионной группы в срок до 10 рабочих дней со дня получения письменных возражений по акту (заключению), акту встречной проверки рассматривает обоснованность этих возражений и дает по ним письменное заключение, подписанное директором Департамента (лицом, его замещающим). Заключение составляется в двух экземплярах. Один экземпляр заключения вручается руководителю организации, являющейся объектом контроля, или лицу, им уполномоченному, под роспись, либо направляется объекту контроля заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении, один экземпляр заключения приобщается к материалам ревизии (проверки), встречной проверки.

В случае признания обоснованности возражений организации, являющейся объектом контроля, составителем заключения делается оговорка об изменении конкретных пунктов акта ревизии (проверки), акта встречной проверки. При этом внесение изменений в текст акта (заключения), акта встречной проверки не допускается.

27. О получении одного экземпляра акта (заключения) руководитель организации, являющейся объектом контроля, или лицо, им уполномоченное, делает запись в экземпляре акта (заключения), акта встречной проверки, который остается в Департаменте. Такая запись должна содержать, в том числе, дату получения акта (заключения), акта встречной проверки, подпись лица, которое получило акт (заключение), акт встречной проверки, и расшифровку этой подписи.

28. В случае отказа руководителя организации, являющейся объектом контроля, подписать или получить акт (заключение), акт встречной проверки руководителем ревизионной группы в конце акта (заключения), акта встречной проверки делается соответствующая запись. При этом акт (заключение), акт встречной проверки в тот же день направляется объекту контроля заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении либо иным способом, обеспечивающим фиксацию факта и даты его направления объекту контроля.

Документ, подтверждающий факт направления акта (заключения), акта встречной проверки объекту контроля, приобщается к материалам ревизии (проверки, обследования), встречной проверки.

29. Материалы ревизии (проверки) не позднее 5 рабочих дней после даты окончания ревизии (проверки) представляются начальнику управления по контролю в финансово-бюджетной сфере Департамента, начальнику управления городского казначейства Департамента при проведении проверок ведения бюджетного (бухгалтерского) учета, достоверности бюджетной (бухгалтерской) отчетности получателями бюджетных средств, бюджетными и автономными учреждениями.

Материалы ревизии (проверки) состоят из акта ревизии (проверки) с приложением надлежаще оформленных документов, на которые имеются ссылки в акте ревизии (проверки).

Материалы каждой ревизии (проверки) составляют отдельное дело с соответствующим номенклатурным номером. Оформленные дела хранятся в Департаменте в соответствии с установленными сроками хранения.

4. Реализация результатов проведения контрольных мероприятий

30. По каждой проведенной ревизии (проверке, обследованию), за исключением проверок ведения бюджетного (бухгалтерского) учета, достоверности бюджетной (бухгалтерской) отчетности получателями бюджетных средств, бюджетными и автономными учреждениями, в срок не позднее 5 рабочих дней после дня окончания ревизии (проверки, обследования) начальник управления по контролю в финансово-бюджетной сфере Департамента готовит и направляет директору Департамента доклад о результатах проведения контрольных мероприятий с приложением материалов ревизии (проверки, обследования).

31. В докладе в обобщенном виде приводятся сведения об объекте контроля, об основных видах и суммах выявленных нарушений законодательства Российской Федерации, а также приводятся предложения по принятию мер принуждения за выявленные нарушения, в том числе предложения об информировании соответствующих правоохранительных органов и органов прокуратуры Российской Федерации о выявленных в ходе проведения ревизии (проверки, обследования) правонарушениях.

32. По результатам рассмотрения заключения по результатам проведения обследования директором Департамента (лицом, его замещающим) принимается решение:

а) о проведении выездной проверки (ревизии);

б) об отсутствии оснований для проведения выездной проверки (ревизии).

33. По результатам рассмотрения акта и иных материалов выездной проверки (ревизии) директором Департамента (лицом, его замещающим) принимается решение:

а) о направлении представления и (или) предписания;

б) об отсутствии оснований для направления представления и (или) предписания;

в) о назначении внеплановой выездной проверки (ревизии) при наличии письменных возражений от объекта контроля, а также предоставления объектом контроля дополнительных документов, относящихся к проверяемому периоду, влияющих на выводы по результатам выездной проверки (ревизии).

34. Оформление решения директора Департамента о направлении представления и (или) предписания (приложение 2, 3 к Инструкции) осуществляется в течение 25 рабочих дней со дня принятия решения.

Представление должно содержать:

- наименование юридического лица, которому выносится предписание;

- факты выявленных ревизией (проверкой) нарушений бюджетного законодательства Российской Федерации, с указанием содержания нарушения, суммы нарушения, нормативного правового акта, положения которого нарушены;

- требования о принятии мер по устранению выявленных нарушений, а также устранению причин и условий таких нарушений, сроки их принятия;

- срок извещения должностного лица, вынесшего представление, о принятии мер по устранению перечисленных в представлении нарушений.

Предписание должно содержать:

- наименование юридического лица, которому выносится предписание;

- факты выявленных ревизией (проверкой) нарушений бюджетного законодательства Российской Федерации, с указанием содержания нарушения, суммы нарушения, нормативного правового акта, положения которого нарушены;

- требования об устранении нарушений бюджетного законодательства Российской Федерации и иных нормативных правовых актов, регулирующих бюджетные правоотношения, и (или) требования о возмещении причиненного такими нарушениями ущерба муниципальному образованию город Ярославль, срок их исполнения;

- срок извещения должностного лица, вынесшего предписание о принятии мер по устранению перечисленных в предписании нарушений.

35. Предписание или представление в течение пяти рабочих дней, исчисляемых со дня, следующего за днем их оформления, вручается руководителю организации, являющейся объектом контроля, или лицу, им уполномоченному, под роспись, либо направляется объекту контроля заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении.

36. Решение об отсутствии оснований для направления представления и (или) предписания оформляется справкой в произвольной форме, составляемой начальником управления по контролю в финансово-бюджетной сфере, начальником управления городского казначейства в случаях проведения проверки ведения бюджетного (бухгалтерского) учета, достоверности бюджетной (бухгалтерской) отчетности получателями бюджетных средств бюджетными и автономными учреждениями). Справка об отсутствии основания для применения мер принуждения приобщается к материалам дела.

37. Решение о назначении выездной проверки (ревизии) оформляется приказом директора Департамента.

38. При осуществлении внутреннего муниципального финансового контроля в отношении закупок для обеспечения муниципальных нужд Департамент выдает предписания об устранении выявленных нарушений законодательства Российской Федерации и иных нормативных правовых актов о контрактной системе в сфере закупок.

Предписание в течение пяти рабочих дней, исчисляемых со дня, следующего за днем их оформления, вручается руководителю организации, являющейся объектом контроля, или лицу, им уполномоченному, под роспись, либо направляется объекту контроля заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении.

Нарушения, указанные в предписании, подлежат устранению в срок, установленный в предписании.

39. В случае неисполнения предписания о возмещении ущерба, причиненного муниципальному образованию город Ярославль нарушением бюджетного законодательства Российской Федерации и иных нормативных правовых актов, регулирующих бюджетные правоотношения, Департамент направляет в суд исковое заявление о возмещении объектом контроля, должностными лицами которого допущено указанное нарушение, ущерба, причиненного муниципальному образованию город Ярославль, защищает в суде интересы муниципального образования город Ярославль по этому иску.

40. Управление по контролю в финансово-бюджетной сфере, управление городского казначейства Департамента осуществляют мониторинг исполнения объектами контроля представлений и предписаний, направленных по результатам проведенных ими контрольных мероприятий. В случае неисполнения представления и (или) предписания Департамент применяет к лицу, не исполнившему такое представление и (или) предписание, меры ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

41. При выявлении в ходе проведения контрольных мероприятий административных правонарушений уполномоченные должностные лица Департамента в установленном порядке составляют протокол об административном правонарушении.

42. В случае выявления обстоятельств и фактов, свидетельствующих о признаках нарушений, относящихся к компетенции другого государственного органа (должностного лица), органа местного самоуправления, такие материалы направляются для рассмотрения в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

5. Ответственность должностных лиц, уполномоченных на проведение контрольных мероприятий

43. Контроль за соблюдением и исполнением должностными лицами Департамента, уполномоченными на проведение контрольных мероприятий, положений настоящей Инструкции, а также за принятием ими решений осуществляется директором Департамента, заместителем директора Департамента, к компетенции которого относятся вопросы осуществления контроля в финансово-бюджетной сфере.

44. Начальник управления по контролю в финансово-бюджетной сфере, начальник управления городского казначейства Департамента осуществляют текущий контроль за соблюдением и исполнением работниками Департамента, уполномоченными на участие в проведении контрольных мероприятий, положений настоящей Инструкции, а также за принятием ими решений.

45. В ходе контрольных мероприятий руководитель ревизионной группы ежедневно осуществляет контроль за ее работой по мере проведения контрольного мероприятия до принятия решения по результатам контрольного мероприятия, несет ответственность за проведение контрольного мероприятия с надлежащим качеством и в установленные сроки.

46. В случае выявления нарушений положений настоящей Инструкции и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к порядку осуществления внутреннего муниципального финансового контроля, должностные лица Департамента несут ответственность за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в процессе осуществления полномочий по внутреннему муниципальному финансовому контролю, в соответствии с законодательством Российской Федерации.