Приложение 4. Правила рассмотрения запросов субъектов персональных данных или их представителей

Приложение 4
к распоряжению мэрии
города Ярославля
от 2 апреля 2015 г. N 42-р

Правила
рассмотрения запросов субъектов персональных данных или их представителей

1. Основные положения

Правила рассмотрения запросов субъектов персональных данных или их представителей (далее - Правила) устанавливают порядок рассмотрения запросов субъектов персональных данных или их представителей в мэрии города Ярославля.

2. Информирование о порядке направления запросов субъектами персональных данных или их представителями

2.1. Информация о порядке направления запросов субъектами персональных данных или их представителями, сведения о местонахождении мэрии города Ярославля, почтовый адрес, сведения об установленных для личного приема субъектов персональных данных и их представителей днях и часах, контактные телефоны, требования к запросу субъектов персональных данных и их представителей сообщаются по телефонам для справок, устно при обращении лица, а также размещаются на портале города Ярославля в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

2.2. При консультировании по телефону или при непосредственном обращении работник мэрии города Ярославля должен назвать свою фамилию, имя, отчество, должность, а также наименование структурного подразделения, в которое обратился заявитель, а затем в вежливой форме дать точный и понятный ответ на поставленные вопросы.

Если работник не может ответить на поставленный вопрос самостоятельно или подготовка ответа требует продолжительного времени, он может предложить заявителю направить письменное обращение в мэрию города Ярославля либо назначить другое время для получения информации.

Если запрашиваемая информация не входит в круг должностных обязанностей работника, он должен сообщить обратившемуся лицу телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

3. Прием и первичная обработка запросов субъектов персональных данных или их представителей

3.1. Прием и первичная обработка запросов субъектов персональных данных или их представителей осуществляется работниками сектора по работе с обращениями граждан управления делами мэрии города Ярославля.

3.2. При поступлении запроса лицо, осуществляющее прием запросов, проверяет выполнение требований к оформлению запроса:

- указание фамилии, имени и отчества субъекта персональных данных;

- указание реквизитов основного документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных (номер, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе);

- наличие сведений, подтверждающих участие субъекта персональных данных в отношениях с мэрией города Ярославля (допускается в виде словесного описания);

- указание адреса (почтового адреса или адреса электронной почты) для направления ответа на запрос;

- наличие подписи обращающегося лица (в случае поступления запроса в электронном виде - электронной подписи).

В случае несоблюдения требований к оформлению запроса, по адресу, указанному в тексте запроса (в случае указания адреса), направляется уведомление об отказе в приеме запроса с указанием его причин.

3.3. Запросы, оформленные в соответствии с установленными требованиями, подлежат обязательной регистрации в системе учета обращений граждан, функционирующей в мэрии города Ярославля, не позднее дня, следующего за днем поступления запроса. Допускается ведение отдельного журнала учета обращений по вопросам обработки персональных данных.

Маркировка запроса при его регистрации и оформление регистрационной карточки осуществляются в порядке, установленном муниципальными правовыми актами.

3.4. После регистрации запросы субъектов персональных данных или их представителей передаются лицу, осуществляющему рассмотрение запросов по вопросам обработки персональных данных в мэрии города Ярославля (работнику сектора по работе с обращениями граждан управления делами мэрии города Ярославля).

4. Рассмотрение запросов субъектов персональных данных или их представителей

4.1. При рассмотрении запросов, связанных с предоставлением информации, касающейся обработки персональных данных субъекта, лицо, осуществляющее прием и регистрацию запросов, определяет, является ли запрос первичным или повторным, и уведомляет об этом лицо, осуществляющее рассмотрение запросов по вопросам обработки персональных данных.

4.2. В случае повторного направления запроса, касающегося обработки персональных данных субъекта, лицом, осуществляющим рассмотрение запросов по вопросам обработки персональных данных, определяется допустимость повторного направления запроса.

Повторное направление запроса допускается в случае, если с момента предыдущего направления запроса с просьбой о предоставлении информации, касающейся обработки персональных данных субъекта, по которому таковая информация была предоставлена, прошло более 30 дней (если более короткий срок не установлен федеральным законом, принятым в соответствии с ним нормативным правовым актом или договором, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных).

Повторное направление запроса до истечения указанного срока допускается в случае, если запрашиваемые сведения не были предоставлены направившему запрос лицу в полном объеме по результатам рассмотрения первоначального запроса. В этом случае запрос должен содержать обоснование направления повторного запроса.

При несоблюдении условий повторного направления запроса, предусмотренных настоящим пунктом, лицо, осуществляющее рассмотрение запросов по вопросам обработки персональных данных, подготавливает мотивированный отказ в рассмотрении запроса, регистрирует его и отправляет направившему запрос лицу.

4.3. При рассмотрении запроса лицо, осуществляющее рассмотрение запросов по вопросам обработки персональных данных, используя сведения, указанные в запросе, совместно с работниками, осуществляющими обработку персональных данных, устанавливает факт обработки в мэрии города Ярославля персональных данных субъекта, информация об обработке персональных данных которого запрашивается.

Если факт обработки персональных данных субъекта в мэрии города Ярославля не установлен, лицо, осуществляющее рассмотрение запросов по вопросам обработки персональных данных, подготавливает соответствующий ответ на запрос, регистрирует его и отправляет направившему запрос лицу.

4.4. Лицо, осуществляющее рассмотрение запросов по вопросам обработки персональных данных, подготавливает ответ на запрос субъекта персональных данных или его представителя с учетом Перечня целей и сроков обработки персональных данных в мэрии города Ярославля.

В случае если запрашиваются персональные данные, обрабатываемые в мэрии города Ярославля и относящиеся к субъекту, такие данные предоставляет работник, непосредственно осуществляющий их обработку (имеющий к ним доступ).

Лицо, осуществляющее рассмотрение запросов по вопросам обработки персональных данных, регистрирует и отправляет подготовленный ответ на запрос субъекта персональных данных или его представителя направившему запрос лицу.

4.5. Общий срок рассмотрения запросов субъектов персональных данных или их представителей, связанных с предоставлением информации, касающейся обработки персональных данных субъекта, не должен превышать 30 дней со дня регистрации запроса.

4.6. При получении запроса, содержащего сведения, указывающие на тот факт, что персональные данные субъекта являются неполными, неточными, неактуальными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных, обеспечивает блокирование (временное прекращение обработки) персональных данных на период проведения проверки сведений, изложенных в запросе, в случае, если блокирование не нарушает права и законные интересы субъекта персональных данных или третьих лиц.

Лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных, проводит проверку сведений, изложенных в запросе, самостоятельно либо назначает исполнителя для проведения проверки.

4.7. В случае подтверждения в ходе проверки факта обработки неполных, неточных либо неактуальных персональных данных субъекта лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных, поручает работнику, непосредственно осуществляющему обработку персональных данных (имеющему к ним доступ), внести в персональные данные необходимые изменения.

Лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных, обеспечивает уведомление третьих лиц, которым были переданы персональные данные субъекта, о внесенных в них изменениях.

4.8. В случае подтверждения в ходе проверки факта неправомерной обработки персональных данных лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных, определяет возможность обеспечения правомерности обработки персональных данных.

В течение трех дней со дня выявления факта неправомерной обработки персональных данных лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных, обеспечивает прекращение неправомерной обработки персональных данных и, в случае, если обеспечить правомерность обработки персональных данных невозможно, организует уничтожение персональных данных. В случае отсутствия возможности уничтожения персональных данных в течение данного срока лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных, обеспечивает блокирование (прекращение обработки) персональных данных и их уничтожение в срок, не превышающий 6 месяцев, если иное не установлено федеральным законом.

4.9. В срок, не превышающий семи рабочих дней со дня поступления запроса субъекта персональных данных или его представителя, лицо, осуществляющее рассмотрение запросов по вопросам обработки персональных данных, подготавливает уведомление субъекта персональных данных о внесенных изменениях в его персональные данные и (или) предпринятых мерах по обеспечению правомерности обработки персональных данных субъекта или их уничтожению.

Лицо, осуществляющее рассмотрение запросов по вопросам обработки персональных данных, регистрирует и отправляет подготовленный ответ на запрос субъекта персональных данных или его представителя направившему запрос лицу.

4.10. При получении возражения против решения, порождающего юридические последствия в отношении субъекта персональных данных иным образом затрагивающего его права и законные интересы, принятого на основании исключительно автоматизированной обработки его персональных данных, лицо, осуществляющее рассмотрение запросов по вопросам обработки персональных данных, уведомляет лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных, о поступлении соответствующего возражения.

4.11. Решением лица, ответственного за организацию обработки персональных данных, создается комиссия из числа работников мэрии города Ярославля с привлечением при необходимости сторонних лиц для рассмотрения возражения.

Комиссия осуществляет рассмотрение возражения и определяет обоснованность принятого решения, касающегося субъекта персональных данных.

В случае если комиссия приходит к выводу о необоснованности принятого решения, касающегося субъекта персональных данных, ответственные лица организуют (или осуществляют) внесение изменений в решение, принятое на основании исключительно автоматизированной обработки персональных данных, в установленном порядке.

По результатам работы комиссии лицо, осуществляющее рассмотрение запросов по вопросам обработки персональных данных, подготавливает ответ на возражение, регистрирует его и отправляет направившему возражение лицу.

4.12. Общий срок рассмотрения возражения против решения, порождающего юридические последствия в отношении субъекта персональных данных или иным образом затрагивающего его права и законные интересы, принятого на основании исключительно автоматизированной обработки его персональных данных, не должен превышать 30 дней со дня получения возражения.

4.13. При рассмотрении заявления об отзыве согласия на обработку персональных данных лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных, определяет возможность обработки персональных данных без согласия субъекта персональных данных на основании нормативных правовых актов в области персональных данных и необходимость сохранения персональных данных субъекта для достижения цели обработки в случае, если основания для обработки персональных данных без согласия субъекта в мэрии города Ярославля отсутствуют.

При наличии оснований для обработки персональных данных без согласия субъекта персональных данных лицо, осуществляющее рассмотрение запросов по вопросам обработки персональных данных, подготавливает ответ на заявление с указанием оснований для продолжения обработки персональных данных без согласия субъекта, регистрирует ответ и отправляет заявителю.

Если основания для обработки персональных данных без согласия субъекта персональных данных в мэрии города Ярославля отсутствуют, однако сохранение персональных данных требуется для достижения цели обработки, лицо, осуществляющее рассмотрение запросов по вопросам обработки персональных данных, подготавливает ответ на заявление с указанием последствий отзыва согласия, связанных с невозможностью достижения цели обработки при прекращении обработки персональных данных субъекта, с запросом подтверждения отзыва согласия.

При отсутствии оснований для обработки персональных данных без согласия субъекта персональных данных, если сохранение персональных данных для достижения цели обработки не требуется, лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных, организует уничтожение персональных данных в срок, не превышающий 30 дней со дня отзыва согласия на обработку персональных данных (если иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, иным соглашением между оператором и субъектом персональных данных). В случае отсутствия возможности уничтожения персональных данных в течение данного срока лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных, обеспечивает блокирование (прекращение обработки) персональных данных и их уничтожение в срок, не превышающий 6 месяцев, если иное не установлено федеральным законом.