Приказ департамента государственного заказа Ярославской области от 1 октября 2008 г. N 1 "Об утверждении Административного регламента рассмотрения обращений граждан"

Приказ департамента государственного заказа
Ярославской области от 1 октября 2008 г. N 1
"Об утверждении Административного регламента рассмотрения обращений граждан"

С изменениями и дополнениями от:

26 января, 3 декабря 2009 г.

В соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Департамент государственного заказа Ярославской области приказывает:

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент рассмотрения обращений граждан в департаменте государственного заказа Ярославской области.

2. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

3. Приказ вступает в силу с момента опубликования.

Директор департамента

П.А.Батищев

Административный регламент рассмотрения обращений граждан в департаменте государственного заказа Ярославской области
(утв. приказом департамента государственного заказа Ярославской области
от 1 октября 2008 г. N 1)

С изменениями и дополнениями от:

26 января, 3 декабря 2009 г.

I. Общие положения

1. Административный регламент рассмотрения обращений граждан в департаменте государственного заказа Ярославской области (далее - Административный регламент) разработан в целях повышения результативности и качества, открытости и доступности исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан (далее - рассмотрение обращений граждан), определения сроков и последовательности действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по рассмотрению обращений граждан.

В соответствии со статьей 4 Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (далее - Федеральный закон от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ) в Административном регламенте используются следующие основные термины:

обращение гражданина (далее - обращение(я)) - письменное предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение, направленные в государственный орган, орган местного самоуправления муниципального образования области (далее - орган(ы) местного самоуправления) или должностному лицу;

предложение - рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества;

заявление - просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц;

жалоба - просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц;

должностное лицо - лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции в государственном органе или органе местного самоуправления.

2. Рассмотрение обращений осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации;

- Гражданским процессуальным кодексом Российской Федерации;

- Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ;

- Федеральным законом от 27 июля 2004 года N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации";

- Законом Ярославской области от 23 мая 1995 г. N 5-з "Устав Ярославской области";

- постановлением Губернатора области от 03.09.2008 N 660 "О Регламенте Правительства Ярославской области";

- Положением о департаменте государственного заказа Ярославской области, утвержденным постановлением Администрации области от 23.12.2005 г. N 344 "О создании департамента государственного заказа Ярославской области";

- Административным регламентом;

- иными нормативными правовыми актами.

3. Рассмотрение обращений в департаменте государственного заказа Ярославской области (далее - департамент) осуществляется директором департамента.

4. Рассмотрение обращений осуществляется бесплатно.

II. Требования к порядку рассмотрения обращений

Порядок информирования о рассмотрении обращений

5. Информация о рассмотрении обращений предоставляется следующими способами:

- непосредственно в здании департамента;

- посредством получения информации из Правительства области;

- с использованием средств массовой информации, телефонной связи, электронного информирования;

- посредством размещения в информационных системах общего пользования (в том числе в сети Интернет).

Информация об изменениях:

Приказом департамента государственного заказа Ярославской области от 3 декабря 2009 г. N 2-р в пункт 6 раздела II настоящего Административного регламента внесены изменения, вступающие в силу с момента официального опубликования названного приказа

См. текст пункта в предыдущей редакции

6. Граждане могут обратиться в департамент лично или по почте по адресу: ул. Советская, д.69, г. Ярославль, 150003.

Телефон для справок: 75-73-84.

Номер т/факса: 73-31-60.

Интернет-адрес: http://dgz.adm.yar.ru

Адрес электронной почты: dgz@region.adm.yar.ru.

7. В сети Интернет размещается следующая информация:

- текст Административного регламента;

- извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по рассмотрению обращений граждан;

- график приема граждан директором департамента;

- номера телефонов для получения справочной информации;

- порядок обжалования решений, действий или бездействия лица, исполняющего рассмотрение обращений.

8. При ответах на телефонные звонки и устные обращения сотрудники департамента подробно, в вежливой, корректной форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.

При невозможности сотрудника департамента, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы телефонный звонок может быть переадресован (переведен) другому сотруднику или же обратившемуся гражданину может быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

9. Сотрудники департамента в ходе беседы, консультирования граждан обязаны относиться к ним корректно и внимательно.

10. Гражданин, с учетом графика (режима) работы департамента, с момента приема обращения имеет право на получение сведений о прохождении процедур по рассмотрению его обращения при помощи телефонной, почтовой связи и лично.

11. Заявитель имеет право знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

12. Граждане информируются о результатах рассмотрения обращений.

Порядок получения консультаций (справок) о рассмотрении обращений

13. Консультации (справки) по вопросам рассмотрения обращений предоставляются сотрудниками департамента, отвечающими за рассмотрение обращений.

14. Консультации предоставляются по вопросам:

- требований к оформлению письменного обращения;

- определения организаций, в компетенции которых находится решение поставленных в обращении вопросов;

- места и графика личного приема директором департамента для рассмотрения устных обращений;

- порядка и сроков рассмотрения обращений;

- порядка обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе рассмотрения обращений.

15. Основными требованиями при консультировании являются:

- компетентность;

- четкость в изложении материала;

- полнота консультирования.

16. Консультации предоставляются при личном обращении, по почте и телефону.

Результат рассмотрения обращений

17. Конечными результатами рассмотрения обращений являются:

- ответы по существу поставленных в обращении вопросов;

- ответы с уведомлением о переадресовании обращения в соответствующие органы или должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;

- ответы с разъяснением (при рассмотрении отдельных обращений в соответствии со статьей 11 Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ).

Процедура рассмотрения обращения завершается путем получения гражданином результата - ответа в письменной или устной форме.

Общий срок рассмотрения обращений

18. Общий срок рассмотрения обращений не должен превышать 30 дней. Он начинается с даты регистрации обращения в департаменте и заканчивается датой подписания ответа директором департамента. Срок уведомления гражданина о переадресации его обращения - 7 дней с даты регистрации обращения до даты подписания уведомления.

19. В исключительных случаях, требующих для разрешения вопросов, поставленных в обращениях, проведения специальной проверки, направления запроса, принятия других мер, сроки рассмотрения обращений могут быть продлены директором департамента не более чем на 30 дней с сообщением об этом обратившемуся гражданину и обоснованием необходимости продления сроков.

Требования к местам приема граждан

20. Прием граждан осуществляется в специально выделенном для этих целей помещении (месте приема).

21. Место приема граждан директором департамента должно быть снабжено стулом и столом для письма и раскладки документов.

22. Место приема должно соответствовать установленным санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам.

III. Административные процедуры

Последовательность административных действий (процедур) при рассмотрении письменного обращения

23. Рассмотрение обращений включает в себя следующие административные процедуры (согласно общей блок-схеме, указанной в приложении к Административному регламенту):

- прием и регистрацию обращения;

- направление обращения директору департамента;

- рассмотрение обращения;

- направление ответа гражданину;

- работа с обращениями, поставленными на контроль;

- оформление и хранение дела по обращению.

Прием и регистрация обращения

24. Основанием для начала рассмотрения обращений является поступление обращения в департамент.

25. Обращение может поступить в департамент одним из следующих способов:

- почтовым отправлением;

- посредством факсимильной связи;

- посредством фельдъегерской связи;

- по электронной почте;

- доставлено лично гражданином или его представителем.

Информация об изменениях:

Приказом департамента государственного заказа Ярославской области от 26 января 2009 г. N 1-р пункт 26 раздела III настоящего Административного регламента изложен в новой редакции, вступающей в силу с момента опубликования названного приказа

См. текст пункта в предыдущей редакции

26. Все принятые обращения подлежат обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления с проставлением штампа департамента и даты поступления. Для приема обращений, поступающих по электронной почте, применяется специализированное программное обеспечение, предусматривающее заполнение гражданином реквизитов, необходимых для работы с обращением и письменного ответа, и информирующее гражданина о невозможности принять его обращение в случае незаполнения указанных реквизитов.

27. Дальнейшая обработка обращений (проверка правильности адресования корреспонденции, чтение, определение содержания вопросов, поставленных в обращении, формирование дела и электронной базы данных обращений с присвоением регистрационного номера, проверка истории обращений гражданина в базе данных) осуществляется сотрудником департамента, отвечающим за рассмотрение обращения, в течение 3 рабочих дней с даты регистрации обращения в департаменте.

Обработка обращений осуществляется с использованием автоматизированной системы учета и контроля обращений граждан (далее - АСУК).

При обработке обращений в электронную базу данных АСУК вносится следующая информация о поступившем обращении:

- дата регистрации обращения;

- вид обращения (заявление, предложение, жалоба);

- данные об обратившемся гражданине: фамилия, имя, отчество, категория заявителя, место его проживания (адрес);

- данные о корреспонденте, направившем обращение, если таковой имеется, а также отметка о контроле, если корреспондент запрашивает информацию о результатах рассмотрения обращения;

- тема (темы) обращения;

- данные о количестве листов обращения с приложениями.

Если обращение подписано двумя и более авторами, то обращение считается коллективным, о чем делается отметка в базе данных АСУК.

В случае, если в письменном обращении содержится вопрос, на который гражданину многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, директор департамента вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в департамент. Гражданин, направивший указанное обращение, уведомляется о данном решении.

Направление обращения директору департамента

28. На стадии обработки поступивших обращений сотрудник департамента, отвечающий за рассмотрение обращения, отбирает те из них, которые не подлежат рассмотрению по существу вопросов согласно статье 11 Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ, в том числе:

- обращения, содержащие нецензурные или оскорбительные выражения;

- обращения, текст которых не поддается прочтению;

- обращения заявителей, с которыми прекращена переписка по поставленным вопросам;

- обращения, в которых обжалуются судебные решения.

По названной группе обращений сотрудник департамента, отвечающий за рассмотрение обращения, готовит письменное уведомление (разъяснение) заявителю на бланке департамента с обоснованием оставления обращения без ответа по существу вопросов, разъяснениями по вопросам обжалования судебных решений. Затем письмо передается для подписания директору департамента, о чем делается отметка в базе данных АСУК.

Срок подготовки и отправки уведомления - до 7 рабочих дней со дня регистрации обращения.

29. Обращения, соответствующие предъявляемым к ним требованиям, передаются директору департамента.

Кроме этого, согласовывается рассмотрение обращений:

- без фамилии граждан, их направивших, и почтового адреса, по которому должен быть направлен ответ, в которых содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противозаконном деянии, а также лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем;

- исполнение которых не входит в компетенцию департамента, а входит в компетенцию других органов государственной власти, органов местного самоуправления и должностных лиц.

Решение о рассмотрении обращения принимается исходя исключительно из содержания обращения независимо от того, на чье имя оно адресовано.

По группе распределения обращений, рассмотрение которых не входит в компетенцию департамента, а входит в компетенцию других органов государственной власти, органов местного самоуправления и должностных лиц, сотрудник департамента, отвечающий за рассмотрение обращения, готовит сопроводительное письмо на бланке департамента в соответствующий орган, к компетенции которого относится рассмотрение обращения, а также письменное уведомление заявителю на бланке департамента с обоснованием направления обращения на рассмотрение по существу вопросов соответствующему адресату и передает их на согласование и подписание директору департамента, о чем делается отметка в базе данных АСУК.

Срок подготовки и отправки сопроводительного письма с обращением и уведомления гражданину - в течение 7 рабочих дней с даты регистрации обращения.

Рассмотрение обращения

30. Основанием для начала административной процедуры является поступление обращения вместе с приложениями в департамент.

31. В случае несогласия директора департамента с отнесением обращения к компетенции департамента, он решает данный вопрос с заместителем Губернатора области, курирующим деятельность департамента. Если принято решение о переадресации, сотрудник департамента, отвечающий за рассмотрение обращения, передает обращение в соответствующую приемную для внесения изменений в базу данных АСУК.

Максимальный срок данной процедуры - 2 рабочих дня.

32. Все поступившие обращения подразделяются на следующие группы:

- содержащие вопросы, которые не входят в компетенцию департамента;

- содержащие вопросы, которые относятся к компетенции департамента;

- содержащие вопросы, которые относятся к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц;

- и другие.

33. Сотрудник департамента, отвечающий за рассмотрение обращения, осуществляет предварительное рассмотрение обращения. По результатам предварительного рассмотрения обращения, проверки истории обращений заявителя сотрудник готовит предложения о необходимых поручениях директора департамента по рассмотрению обращения.

По каждому обращению сотрудник департамента, отвечающий за рассмотрение обращения, готовит проект резолюции директора департамента по рассмотрению обращения, в том числе по предложениям: о постановке обращения на контроль, о рассмотрении обращения с выездом на место либо комиссионного рассмотрения вопроса с привлечением специалистов различных отраслей и органов власти.

34. Если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, то оно незамедлительно направляется (одновременно информация передается по телефону, факсу или электронной почте) в территориальные органы федеральных органов исполнительной власти в соответствии с их компетенцией.

По многократным обращениям сотрудник департамента, отвечающий за рассмотрение обращения, на основании истории обращения рассматривает вопрос о безосновательности очередного обращения и готовит предложение о прекращении переписки с гражданином по данному вопросу.

35. Если обращение содержит вопросы, решение которых не входит в компетенцию департамента, а входит в компетенцию других органов государственной власти, органов местного самоуправления и должностных лиц, сотрудник департамента, отвечающий за рассмотрение обращения, готовит сопроводительное письмо о направлении обращения в государственный орган, орган местного самоуправления, должностному лицу, к компетенции которых относится рассмотрение вопросов, поставленных в обращении, и уведомление гражданина о переадресации его обращения.

36. Сотрудник департамента, отвечающий за рассмотрение обращений, передает поступившие обращения вместе с подготовленными проектами поручений, сопроводительных писем на рассмотрение и согласование директору департамента.

37. Директор департамента определяет:

- относится ли к его компетенции рассмотрение поставленных в обращении вопросов;

- относится решение поставленных в письменном обращении вопросов к компетенции одного или нескольких органов государственной власти и местного самоуправления или должностных лиц;

- соответствует подготовленный проект резолюции и поручений поставленным в обращении вопросам; необходимость дополнения и корректировки резолюции;

- обоснованность постановки рассмотрения обращения и других поручений на контроль.

38. Директор департамента по результатам ознакомления с текстом обращения, прилагаемыми к нему документами, подготовленными проектами резолюций:

- определяет исполнителей, механизм реализации, сроки действий и сроки рассмотрения обращения;

- дает необходимые поручения, в том числе о рассмотрении обращения с выездом на место;

- при необходимости ставит исполнение поручений и рассмотрение обращения на свой контроль.

Решением директора департамента являются подписанные им резолюция и сопроводительные письма о переадресации обращений для рассмотрения по существу вопросов. Сопроводительные письма со ссылкой на резолюцию должностного лица может подписать сотрудник департамента, отвечающий за рассмотрение обращений.

39. Если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, в резолюции указываются наименования органов и должностных лиц, которым необходимо в порядке ведомственного взаимодействия направить копии обращения.

40. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

В случае, если в соответствии с запретом невозможно направление жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, в соответствии с резолюцией директора департамента жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.

Письмо гражданину подписывается директором департамента.

41. Если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, в соответствии с резолюцией директора департамента подготавливается сообщение гражданину о невозможности дать ответ по существу поставленного в обращении вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

Ответ подписывается директором департамента и направляется гражданину.

42. Сотрудник департамента, отвечающий за рассмотрение обращения:

- вносит в регистрационную карточку содержание резолюции директора департамента, информацию о назначенном исполнителе (ответственном исполнителе и соисполнителях), отметку о постановке рассмотрения обращения на контроль, сроках исполнения поручений;

- готовит сопроводительные письма исполнителям и ответы с уведомлением заявителей о переадресации обращений согласно компетенции органов власти.

По обращениям, поставленным на контроль, в сопроводительном письме указывается срок, в который необходимо представить информацию о результатах рассмотрения вопросов, поставленных в обращении.

43. Обращения и прилагаемые к ним документы направляются исполнителям.

44. Обращения с резолюцией директора департамента поступают на рассмотрение исполнителям.

45. При рассмотрении обращения, отнесенного к категории предложений, они должны анализироваться:

- по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов;

- по совершенствованию деятельности государственных органов и органов местного самоуправления;

- по развитию общественных отношений;

- по улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества.

В отношении каждого предложения исполнитель оценивает возможность его принятия или непринятия.

При проведении этой оценки учитываются следующие обстоятельства:

- нормативное регулирование вопросов, на совершенствование которых направлено предложение;

- необходимость внесения изменений в нормативные документы в случае принятия предложения;

- наличие предложений, не относящихся к компетенции департамента;

- возможность принятия предложения с точки зрения технологических особенностей процедур, порядков, правил, реализация которых потребуется в случае их принятия;

- возможность принятия предложения с учетом других особенностей вопроса.

По результатам рассмотрения предложения гражданину готовится ответ. Если предложение не принято, гражданин извещается о причинах, по которым его предложение не может быть принято; если принято, то в какой форме и в какие сроки оно может быть реализовано.

46. При рассмотрении обращения, отнесенного к категории заявления, исполнитель:

- выделяет действие, на необходимость совершения которого гражданин указывает в целях реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц;

- проводит анализ сообщения о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц либо критике деятельности указанных органов и должностных лиц.

Исполнитель проверяет наличие законных оснований для совершения испрашиваемого действия и возможность его совершения. В ответе сообщается об удовлетворении или неудовлетворении заявления, о совершении или несовершении испрашиваемого действия. Если испрашиваемое действие не может быть совершено, в ответе приводятся соответствующие аргументы.

Исполнитель проверяет, соответствуют или нет действия (бездействие) лица (лиц), чьи действия оспариваются, положениям и предписаниям как законодательных и подзаконных актов, так и предписаниям нормативных и других документов Ярославской области. Исполнитель получает пояснения по факту нарушения у лица, чьи действия оспариваются, изучает материалы, представленные гражданином, запрашивает дополнительные материалы.

Если в результате проведенного анализа подтвердились отмеченные в заявлении факты, указывающие на неправомерность каких-либо действий, несоответствие этих действий положениям и предписаниям нормативных и других документов, заявление признается обоснованным. В этом случае в ответе гражданину приносятся соответствующие извинения, перечисляются меры, которые принимаются для устранения нарушений законов и иных нормативных правовых актов, недостатков в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, и сроки их реализации.

Если заявление о нарушениях или недостатках признано необоснованным, в ответе даются разъяснения в отношении неправомерности предъявляемых претензий.

47. При рассмотрении обращения, отнесенного к жалобе, исполнитель обязан определить обоснованность просьбы гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц. Для этого исполнитель:

- определяет обоснованность доводов о нарушении прав, свобод или законных интересов гражданина (других лиц) (принадлежность прав, свобод и законных интересов, их вид, какими действиями нарушены и др.);

- устанавливает причины нарушения или ущемления прав, свобод или законных интересов, в том числе устанавливает, кто и по каким причинам допустил нарушение;

- определяет меры, которые должны быть приняты для восстановления (восстановления положения, существовавшего до нарушения права) или защиты (пресечения действий, нарушающих право или создающих угрозу его нарушения) нарушенных прав, свобод или законных интересов, а также лиц, ответственных за реализацию обозначенных мер;

- организует привлечение к ответственности (дисциплинарной, административной) лиц, виновных в нарушении прав, свобод или законных интересов граждан, в пределах своей компетенции.

В случае признания жалобы подлежащей удовлетворению, в ответе гражданину указывается, какие права, свободы или законные интересы подлежат восстановлению и в каком порядке (в том числе сроки и ответственные лица), а также какие способы будут применены для защиты прав, свобод или законных интересов.

В случае признания жалобы не подлежащей удовлетворению, в ответе приводятся аргументированные доводы принятия такого решения.

48. В процессе рассмотрения обращения по существу исполнитель вправе:

- запросить дополнительную информацию в органах государственной власти, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц;

- пригласить на личную беседу гражданина, запросить у него дополнительную информацию.

49. В случае необходимости получения дополнительной информации по вопросам, поставленным в обращении, в иных органах государственной власти, в органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, исполнителем подготавливается запрос. Запрос должен содержать:

- данные об обращении, по которому запрашивается информация;

- вопрос обращения, для разрешения которого необходима информация;

- вид запрашиваемой информации, содержание запроса;

- срок, в течение которого необходимо предоставить информацию по запросу, но не более 15 дней.

Запрос подписывается директором департамента и направляется в соответствующий орган государственной власти, орган местного самоуправления или должностному лицу, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия.

При подготовке ответа на запрос в обязательном порядке указываются реквизиты запроса, по которому подготовлена информация, сведения об обращении и запрашиваемая информация по вопросам обращения.

50. В случае необходимости получения дополнительной информации у гражданина, направившего обращение, уточнения обстоятельств, изложенных в обращении, определения мотивации, исполнитель может пригласить гражданина на личную беседу.

В случае отказа гражданина от личной беседы (или неявки при наличии подтверждения о приглашении гражданина в надлежащий срок), ответ на обращение подготавливается с указанием на то, что отсутствие информации, обусловленное неявкой гражданина на личную беседу, может повлечь неполное рассмотрение обращения по существу поставленных вопросов. При этом в ответе на обращение перечисляются вопросы, факты и обстоятельства, по которым необходимо пояснение гражданина для всестороннего и полного разрешения вопросов, поставленных в обращении.

51. При установлении исполнителем невозможности явки гражданина на личную беседу по состоянию здоровья или по иным причинам, не позволяющим гражданину явиться к исполнителю лично, исполнителем может быть принято решение о выезде по местонахождению гражданина для беседы и получения дополнительных материалов.

Гражданин уведомляется о дате и времени его посещения исполнителем.

В ответе на обращение, рассмотрение которого производилось с выездом на место, указывается информация о полученных на выезде сведениях и им дается оценка.

52. При рассмотрении обращения исполнитель применяет все полномочия, предоставленные ему в соответствии с Административным регламентом.

В случае недостаточности полномочий исполнителя (запрос информации, координация деятельности, согласование документов и др.) для всестороннего и полного решения вопросов, поставленных в обращении, оформление необходимых документов и совершение действий осуществляется через директора департамента.

53. В случае, если при рассмотрении обращения возникает необходимость исследования материалов и объектов, которые не могут быть истребованы или представлены по месту рассмотрения обращения, исполнитель с предварительного разрешения директора департамента выезжает на место.

54. В случае, если рассмотрение обращения поручено нескольким исполнителям, ответственный исполнитель, назначенный директором департамента, определяет порядок и сроки подготовки ответа на обращение. Ответственный исполнитель осуществляет контроль полноты и правильности подготовки материалов по обращению всеми соисполнителями, соблюдения ими установленных сроков и формирует окончательный ответ по обращению при поступлении материалов от соисполнителей.

Направление ответа гражданину

55. Подготовленные по результатам рассмотрения обращений ответы должны соответствовать следующим требованиям:

- ответ должен содержать конкретную и четкую информацию по всем вопросам, поставленным в обращении (что, когда и кем сделано или будет делаться);

- если просьба, изложенная в обращении, не может быть решена положительно, то указывается, по каким причинам она не может быть удовлетворена;

- в ответе должно быть указано, кому он направлен, дата отправки, регистрационный номер обращения, присвоенный департаментом, фамилия, имя, отчество и номер телефона исполнителя.

Ответ на обращение подписывается директором департамента.

Работа с обращениями, поставленными на контроль

56. Сотрудник департамента, ответственный за контроль и организацию рассмотрения обращений, поставленных на контроль, не реже 1 раза в месяц проверяет списки обращений, подлежащих исполнению, а при необходимости осуществляют напоминание по исполнению поручений директора департамента.

57. Основанием для начала административной процедуры является поступление на рассмотрение директору департамента:

- информации от исполнителя о результатах рассмотрения обращения;

- проекта ответа по обращению гражданина, подготовленного исполнителем.

Директор департамента:

- рассматривает предоставленную информацию о рассмотрении обращения либо проект ответа;

- дает поручения об исполнении действий, рекомендованных исполнителем в случае удовлетворения обращения гражданина;

- решает вопрос о привлечении к ответственности лиц, в случае установления при рассмотрении обращения фактов нарушения законодательства о порядке рассмотрения обращений граждан.

58. Основанием для возврата проекта ответа на повторное рассмотрение может являться:

- противоречие выводов, изложенных исполнителем в проекте ответа, действующему законодательству;

- неполнота содержащейся в ответе информации по поставленным вопросам;

- необходимость дополнительного рассмотрения обращения по обстоятельствам, выявленным в ходе рассмотрения обращения;

- иные основания в соответствии с компетенцией директора департамента.

59. В случае возврата проекта ответа исполнитель в зависимости от оснований возврата обязан:

- устранить выявленные нарушения;

- провести повторное (дополнительное) рассмотрение обращения по существу.

60. Решение о снятии обращения с контроля принимает директор департамента.

Обращение считается рассмотренным, если даны ответы на все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры, дан исчерпывающий письменный ответ гражданину.

В этом случае директор департамента снимает обращение с контроля, списывая в дело ответы, полученные от исполнителей, либо подписывая проект ответа, подготовленного исполнителем.

Оформление и хранение дела по обращению

61. Ответ на обращение, подписанный директором департамента, направляется гражданину. По желанию гражданина ответ на обращение может быть вручен ему лично, при этом гражданин расписывается в получении ответа на его копии.

62. Сотрудник департамента, отвечающий за рассмотрение обращения, формирует дело по обращению, в котором собираются все материалы по рассмотрению обращения, поступившие ответы, принятые директором департамента решения, иная информация о результатах рассмотрения обращения.

63. Сотрудник департамента, отвечающий за рассмотрение обращения, проверяет материалы дела по обращению, вносит в базу данных АСУК информацию о результатах его рассмотрения, завершает оформление дела и помещает его на хранение.

Дела по рассмотрению обращений формируются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

В случае рассмотрения повторного обращения или появления дополнительных документов, они подшиваются к делу с первичным обращением.

Документы в делах располагаются в хронологическом порядке.

Сформированные дела помещаются в специальные папки согласно классификатору и располагаются в них в хронологическом порядке.

Контрольно-регистрационные карточки рассмотренных обращений хранятся в картотеке обращений граждан, которая комплектуется в хронологическом порядке.

Хранение дел рассмотренных обращений и контрольно-регистрационных карточек обеспечивается в текущем архиве департамента в течение пяти лет.

По истечении сроков хранения в текущем архиве департамента соответствующие дела обращений и контрольно-регистрационные карточки либо уничтожаются в установленном порядке, либо передаются на хранение в государственное учреждение Ярославской области "Государственный архив Ярославской области".

Последовательность действий (административных процедур) при личном приеме граждан

64. Рассмотрение обращений на личном приеме включает в себя следующие административные процедуры:

- регистрацию и рассмотрение обращения;

- подготовку письменного или устного ответа;

- оформление дела.

Регистрация и рассмотрение обращения

65. Основанием для начала рассмотрения обращения является запись гражданина на личный прием к директору департамента (далее - личный прием) согласно утвержденному графику, в том числе запись гражданина на выездном приеме.

66. Запись граждан на личный прием осуществляет сотрудник департамента, отвечающий за рассмотрение обращения. При обращении к нему гражданин предъявляет документ, удостоверяющий личность.

67. На граждан, записанных на личный прием, сотрудник департамента, отвечающий за рассмотрение обращения, оформляет карточку личного приема гражданина на бумажном носителе. При необходимости распечатывается история обращений гражданина, которая с карточкой личного приема передается директору департамента. Гражданину сообщается дата, место и время проведения личного приема.

68. В случае, если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию директора департамента, сотрудником департамента, отвечающим за рассмотрение обращения, дается разъяснение гражданину, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

69. Сотрудник департамента, отвечающий за рассмотрение обращения, присутствует на личном приеме граждан директором департамента. В ходе личного приема сотрудник департамента, отвечающий за рассмотрение обращения, регистрирует устное обращение гражданина и заносит все необходимые сведения в базу данных АСУК "Личный прием". В целях обеспечения конфиденциальности сведений о гражданах одновременно ведется личный прием только одного гражданина, за исключением случаев коллективного обращения граждан.

70. Директор департамента выслушивает устное обращение гражданина, при наличии принимает его письменное обращение, подлежащее регистрации и рассмотрению.

71. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в контрольно-регистрационной карточке.

72. При отсутствии возможности дать ответ в ходе личного приема, директором департамента дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов в установленные законодательством сроки.

73. В случае, когда в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию директора департамента, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

74. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

75. Директор департамента может проводить выездные личные приемы граждан на территории муниципальных образований Ярославской области.

Подготовка письменного ответа на обращение на личном приеме

76. После завершения личного приема сотрудник департамента, отвечающий за рассмотрение обращения, осуществляет рассылку обращений в соответствии с резолюциями и поручениями директора департамента. При этом соответствующие сведения заносятся в базу данных АСУК "Личный прием". Сопроводительные письма к поручениям оформляются сотрудником департамента, отвечающим за рассмотрение обращения, и подписываются директором департамента.

77. Контроль своевременного исполнения обращения, рассмотренного в ходе личного приема, возлагается на сотрудника департамента, отвечающего за рассмотрение обращения.

Подготовка письменного ответа осуществляется в соответствии с административными процедурами, изложенными в пунктах 44 - 55 Административного регламента.

78. Ответы авторам обращений направляются за подписью директора департамента. Материалы по рассмотрению обращений граждан на личном приеме списываются в дело директором департамента.

Оформление дела по обращению на личном приеме

79. Основанием для начала административной процедуры является поступление к сотруднику департамента, отвечающему за рассмотрение обращения, материалов по рассмотрению обращения и ответа гражданину, списанных в дело директором департамента, для проверки их соответствия требованиям Административного регламента.

80. Обращение считается рассмотренным, если даны ответы по существу на все поставленные в нем вопросы, имеются все необходимые материалы по его рассмотрению, дан письменный ответ гражданину.

81. Сотрудник департамента, отвечающий за рассмотрение обращения, формирует дело по обращению, вносит в базу данных АСУК "Личный прием" информацию о результатах рассмотрения обращения и принятых директором департамента решениях. Дело помещается в текущий архив департамента на хранение в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Документы в делах располагаются в хронологическом порядке. Контрольно-регистрационные карточки рассмотренных обращений вкладываются в папки с материалами рассмотрения обращений на личном приеме.

82. Хранение рассмотренных обращений и материалов к ним обеспечивается сотрудником департамента, отвечающим за рассмотрение обращения, в текущем архиве департамента в течение пяти лет. По истечении сроков хранения сотрудником департамента, отвечающим за рассмотрение обращения, в текущем архиве департамента соответствующие обращения и материалы их рассмотрения либо уничтожаются в установленном порядке, либо передаются на хранение в государственное учреждение Ярославской области "Государственный архив Ярославской области".

IV. Порядок и формы контроля за рассмотрением обращений

83. Директор департамента осуществляет контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений, анализирует содержание поступающих обращений, принимает меры по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан.

84. Контроль полноты и качества рассмотрения обращений включает в себя выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.

85. Анализ поступающих в департамент обращений осуществляет сотрудник департамента, отвечающий за рассмотрение обращения. Информация о работе с обращениями размещается на сайте департамента.

86. Лица, виновные в нарушении порядка работы с обращениями, несут ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации.

V. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе рассмотрения обращений

87. В соответствии со статьей 254 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации граждане вправе оспорить в суде решение, действие (бездействие) органа государственной власти, органа местного самоуправления, должностного лица, государственного или муниципального служащего, если считают, что нарушены их права и свободы. Гражданин вправе обратиться непосредственно в суд или в вышестоящий в порядке подчиненности орган государственной власти, орган местного самоуправления, к должностному лицу, государственному или муниципальному служащему.

Приложение к
Административному регламенту

Общая блок-схема административной процедуры рассмотрения обращений граждан в департаменте государственного заказа Ярославской области

"Общая блок-схема административной процедуры рассмотрения обращений"