Приказ департамента охраны окружающей среды и природопользования Ярославской области от 19 декабря 2013 г. N 102-н "Об утверждении Порядка рассмотрения обращений граждан и признании утратившими силу отдельных приказов департамента охраны окружающей среды и природопользования Ярославской области"

С изменениями и дополнениями от:

25 марта 2014 г., 19 января, 27 июня 2016 г., 16 июня 2017 г.

В целях совершенствования работы с обращениями и осуществления приема граждан, руководствуясь Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", департамент охраны окружающей среды и природопользования Ярославской области приказывает:

1. Утвердить прилагаемый Порядок рассмотрения обращений граждан в департаменте охраны окружающей среды и природопользования Ярославской области.

2. Признать утратившими силу приказы департамента охраны окружающей среды и природопользования Ярославской области:

- от 01.10.2008 N 8 "Об утверждении Административного регламента рассмотрения обращений граждан в департаменте охраны окружающей среды и природопользования Ярославской области";

- от 28.11.2008 N 10 "О внесении изменений в приказ департамента охраны окружающей среды и природопользования Ярославской области от 01.10.2008 N 8";

- от 26.01.2009 N 13 "О внесении изменения в приказ департамента охраны окружающей среды и природопользования Ярославской области от 01.10.2008 N 8".

Информация об изменениях:

Приказом департамента охраны окружающей среды и природопользования Ярославской области от 16 июня 2017 г. N 243-н в пункт 3 настоящего приказа внесены изменения, вступающие в силу через 10 дней с момента официального опубликования названного приказа

См. текст пункта в предыдущей редакции

3. Контроль за исполнением приказа возложить на директора департамента - главного государственного инспектора Ярославской области в области охраны окружающей среды Фирсова Ю.В.

4. Приказ вступает в силу через 10 дней с момента его официального опубликования.

Директор департамента

С.И. Игнатьев

Порядок
рассмотрения обращений граждан в департаменте охраны окружающей среды и природопользования Ярославской области
(утв. приказом департамента охраны окружающей среды и природопользования Ярославской области
от 19 февраля 2013 г. N 102-н)

С изменениями и дополнениями от:

25 марта 2014 г., 19 января, 27 июня 2016 г., 16 июня 2017 г.

1. Общие положения

1.1. Порядок рассмотрения обращений граждан в департаменте охраны окружающей среды и природопользования Ярославской области (далее - Порядок) определяет сроки и последовательность действий, порядок взаимодействия структурных подразделений и должностных лиц департамента охраны окружающей среды и природопользования Ярославской области (далее - департамент), а также порядок взаимодействия департамента с гражданами при рассмотрении их обращений.

1.2. Граждане имеют право обращаться в департамент лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения, включая обращения объединений граждан, в том числе юридических лиц, в письменной форме или в форме электронного документа.

1.3. Департаментом рассматриваются обращения граждан по вопросам, находящимся в ведении департамента.

Рассмотрение обращений осуществляется бесплатно.

1.4. Сведения, содержащиеся в обращениях, а также персональные данные заявителя используются только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением.

Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных вопросов.

Информация об изменениях:

Приказом департамента охраны окружающей среды и природопользования Ярославской области от 16 июня 2017 г. N 243-н в пункт 1.5 раздела 1 настоящего Порядка внесены изменения, вступающие в силу через 10 дней с момента официального опубликования названного приказа

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.5. Письменные обращения могут быть направлены в департамент следующими способами:

- по почтовому адресу: ул. Свободы, д. 62, г. Ярославль, 150014;

- в форме электронного документа путем заполнения в установленном порядке специальной формы на странице департамента на официальном портале органов государственной власти Ярославской области по адресу: http://www.yarregion.ru/depts/doosp/default.aspx (далее - страница департамента);

- в форме электронного документа на электронный адрес департамента: doosp@yarregion.ru;

- с помощью факсимильной связи;

- доставлены гражданином или его представителем;

- переданы гражданином в ходе личного приема.

1.6. График работы и контактные телефоны департамента.

Телефон для справок/факс: 8 (4852) 40-19-08, 40-02-28.

График работы департамента:

понедельник - четверг: с 8.30 до 12.00, с 12.48 до 17.30;

пятница: с 8.30 до 12.00, с 12.48 до 16.30.

1.7. Требования к письменному обращению.

1.7.1. Письменное обращение в обязательном порядке должно содержать либо наименование департамента, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица департамента, либо должность соответствующего лица, а также фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) обратившегося гражданина, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, изложение сути обращения, личную подпись гражданина и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

1.7.2. Обращение, поступившее в департамент в форме электронного документа, должно содержать фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме.

Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.

Информация об изменениях:

Приказом департамента охраны окружающей среды и природопользования Ярославской области от 16 июня 2017 г. N 243-н раздел 1 настоящего Порядка дополнен пунктом 1.8, вступающим в силу через 10 дней с момента официального опубликования названного приказа

1.8. Настоящий Порядок распространяется на все обращения граждан, за исключением обращений, которые подлежат рассмотрению в порядке, установленном федеральными конституционными законами, федеральными законами.

2. Порядок информирования о рассмотрении обращений граждан

2.1. Информация о порядке рассмотрения обращений граждан предоставляется следующими способами:

- на информационном стенде внутри помещений департамента;

- с использованием средств массовой информации, телефонной связи;

- на странице департамента;

- посредством устного информирования;

- посредством письменного информирования.

2.2. Гражданин с учетом графика (режима) работы департамента с момента приема обращения имеет право на получение сведений о прохождении процедур по рассмотрению его обращения лично, при помощи телефона, на странице департамента.

Информирование граждан осуществляется по вопросам:

- требований к оформлению обращения;

- требований к заявителю, пришедшему на прием;

- порядка и сроков рассмотрения обращений;

- порядка обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе рассмотрения обращений граждан;

- о местах и графиках личного приема должностными лицами департамента для рассмотрения устных обращений.

При невозможности сотрудника департамента, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) другому сотруднику или же обратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

Должностное лицо, осуществляющее устное информирование о порядке рассмотрения обращений граждан, не вправе осуществлять консультирование граждан, прямо или косвенно влияющее на индивидуальные решения граждан.

2.3. Индивидуальное письменное информирование о порядке рассмотрения обращений граждан осуществляется должностным лицом путем направления ответов почтовым отправлением, а также электронной почтой.

При коллективном обращении граждан письменное информирование о порядке рассмотрения обращений граждан осуществляется должностным лицом путем направления ответов почтовым отправлением, а также электронной почтой в адрес гражданина, указанного в обращении первым, если не указан иной адрес.

2.4. Места информирования, предназначенные для ознакомления граждан с информационными материалами, и места для ожидания оборудуются информационными стендами, стульями и столами, шкафами (вешалками) для верхней одежды.

3. Срок регистрации и рассмотрения обращения

3.1. Регистрация обращения осуществляется в течение 3 дней с момента поступления обращения в департамент.

3.2. Общий срок рассмотрения обращения не должен превышать 30 дней. Он начинается с даты регистрации обращения в департаменте и заканчивается датой направления ответа заявителю. Если последний день срока исполнения обращения приходится на нерабочий день, то оно подлежит исполнению в ближайший следующий за ним рабочий день.

3.3. В исключительных случаях, а также в случаях направления запроса, предусмотренного пунктом 4.22 раздела 4 Порядка, директор департамента вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение, в течение 3 дней с момента принятия решения о продлении срока.

3.4. Рассмотрение обращений граждан, содержащих предложения и сообщения по предотвращению возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций, производится безотлагательно.

4. Порядок обработки, регистрации и рассмотрения обращения

4.1. Основанием для начала рассмотрения обращения является поступление обращения в департамент или поступление обращения с сопроводительным документом из других государственных органов для рассмотрения по компетенции.

4.2. Письменное обращение может поступить в департамент одним из следующих способов:

- почтовым отправлением;

- посредством факсимильной связи;

- по электронной почте (через страницу департамента);

- доставлено лично гражданином или его представителем;

- передано гражданином в ходе личного приема.

4.3. Все поступившие письменные обращения граждан, в том числе и анонимные, а также полученные в ходе приема граждан, регистрируются в единой системе электронного документооборота (далее - ЕСЭД) не позднее 3 дней с момента поступления.

4.4. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится сотрудником департамента, осуществляющим прием служебной корреспонденции. По просьбе обратившегося гражданина ему выдается расписка по форме согласно приложению 1 к Порядку с указанием даты приема обращения, количества принятых листов, сообщается телефон для справок по обращениям граждан.

4.5. На письменном обращении проставляется штамп департамента в правом нижнем углу с указанием даты регистрации обращения. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом обращения, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

4.6. Если письменное обращение подписано двумя и более авторами, регистрируются первые два, в том числе автор, в адрес которого просят направить ответ. Общее количество авторов указывается в аннотации письма. Такое обращение считается коллективным. Коллективными являются также обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов.

Информация об изменениях:

Приказом департамента охраны окружающей среды и природопользования Ярославской области от 16 июня 2017 г. N 243-н в пункт 4.7 раздела 4 настоящего Порядка внесены изменения, вступающие в силу через 10 дней с момента официального опубликования названного приказа

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.7. Сотрудник департамента, ответственный за прием документов, осуществляет обработку письменных обращений:

- отмечает тип доставки, указывает адрес отправителя письма, если оно было переадресовано, проставляет дату и исходящий номер сопроводительного письма;

- проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки, возвращает на почту невскрытыми ошибочно поступившие (не по адресу) письма;

- вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма прикладывает конверт;

- прикладывает к письму поступившие документы (удостоверения, фотографии и другие подобные документы);

- в случае отсутствия текста письма в комплекте документов составляет справку следующего содержания: "Письма в адрес департамента нет" с датой и личной подписью, которую прилагает к поступившим документам;

- составляет в двух экземплярах акт на письма, поступившие с ценными бумагами, деньгами, на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма. Деньги возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся на счет заявителя. При получении письма с ценными бумагами в адрес заявителя направляются либо заказное письмо с предложением явиться в департамент за ценными бумагами, либо ценные бумаги ценным письмом. Почтовые расходы относятся на счет заявителя. Указанные акты хранятся в отделе государственной службы, кадров и организационной работы департамента и приобщаются к поступившему обращению. В случае если заявитель прислал конверт с наклеенными на него знаками почтовой оплаты и указанным адресатом, этот конверт используется для отправления ответа. Чистые конверты с наклеенными знаками почтовой оплаты возвращаются заявителю;

- прочитывает обращение, определяет тематику и тип, выявляет поставленные заявителем вопросы;

- проверяет обращение на неоднократность, при необходимости сверяет с находящейся в архиве предыдущей перепиской. Неоднократным считается обращение, поступившее в департамент от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, на который ему неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми в департамент обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, а также если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом.

- вносит сведения в ЕСЭД.

4.8. Сотрудник департамента, ответственный за работу со служебной корреспонденцией, осуществляет предварительное рассмотрение письменных обращений, отбирает те из них, которые не подлежат рассмотрению по существу вопросов согласно статье 11 Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", в том числе:

- обращения, содержащие нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

- обращения, текст которых не поддается прочтению;

- обращения заявителей, с которыми прекращена переписка по поставленным вопросам (неоднократные обращения);

- обращения, в которых обжалуются судебные решения.

4.9. По каждому письменному обращению готовится проект резолюции директора департамента о рассмотрении обращения.

4.10. Обращения, соответствующие предъявляемым к ним требованиям, передаются директору департамента для рассмотрения их на предмет направления должностным лицам департамента, в государственные органы или должностным лицам, к компетенции которых отнесено рассмотрение соответствующих вопросов.

4.11. Сотрудник департамента, ответственный за работу со служебной корреспонденцией, передает обращения вместе с резолюцией директора департамента должностным лицам департамента в соответствии с их компетенцией.

4.12. Если в письменном обращении содержатся вопросы, относящиеся к компетенции нескольких должностных лиц департамента, сотрудник департамента, ответственный за работу со служебной корреспонденцией, снимает с обращения необходимое число копий и направляет их с регистрационной карточкой соответствующим должностным лицам департамента для рассмотрения касающихся их вопросов, о чем делается отметка в ЕСЭД.

4.13. Время, необходимое для направления письменного обращения должностному лицу департамента или иным адресатам для рассмотрения, входит в срок приема и регистрации обращения.

Информация об изменениях:

Приказом департамента охраны окружающей среды и природопользования Ярославской области от 27 июня 2016 г. N 187-н в пункт 4.14 раздела 4 настоящего Порядка внесены изменения, вступающие с силу с момента подписания названного приказа

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.14. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию департамента, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением случая, указанного в абзаце третьем пункта 4.8 данного раздела Порядка.

Письменное обращение, содержащее информацию о фактах возможных нарушений законодательства Российской Федерации в сфере миграции, направляется в течение пяти дней со дня регистрации в управление по вопросам миграции Управления Министерства внутренних дел Российской Федерации по Ярославской области и Губернатору Ярославской области с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации его обращения, за исключением случая, указанного в абзаце третьем пункта 4.8 данного раздела Порядка.

Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решения или действия (бездействие) которых обжалуется.

В случае если в соответствии с запретом невозможно направление жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, в соответствии с резолюцией должностного лица департамента жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решения или действия (бездействие) в установленном порядке в суд.

4.15. Если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией. Одновременно с направлением обращения информация, содержащаяся в нем, передается по телефону, факсу или по электронной почте в указанный орган.

4.16. Обращение после регистрации поступает на рассмотрение уполномоченному должностному лицу.

4.17. Должностное лицо департамента определяет:

- относится ли к его компетенции рассмотрение поставленных в обращении вопросов;

- относится решение поставленных в письменном обращении вопросов к компетенции одного или нескольких органов государственной власти и местного самоуправления или должностных лиц;

- соответствует ли подготовленный проект резолюции и поручений поставленным в обращении вопросам, существует ли необходимость дополнения и корректировки резолюции и поручений;

- обоснованность постановки рассмотрения обращения на контроль

4.18. В случае несогласия должностного лица с отнесением обращения к его компетенции данный вопрос решается с директором департамента либо лицом, его замещающим. Если принято решение о переадресации, должностное лицо передает обращение сотруднику, ответственному за работу со служебной корреспонденцией, для передачи в соответствующее структурное подразделение департамента и внесения изменений в ЕСЭД. Максимальный срок выполнения данной процедуры - 2 дня.

4.19. Должностное лицо департамента по результатам ознакомления с текстом обращения, прилагаемыми к нему документами, подготовленными проектами резолюций:

- определяет исполнителей, механизм реализации, сроки действий и сроки рассмотрения обращения;

- дает необходимые поручения, в том числе о рассмотрении обращения с выездом на место;

- при необходимости ставит исполнение поручений и рассмотрение обращения на свой контроль.

4.20. В случае если в поручении о рассмотрении обращения указано несколько исполнителей, подлинник обращения направляется ответственному исполнителю (указанному в поручении первым), копии направляются остальным исполнителям поручения.

4.21. Контроль за сроками исполнения, а также подготовку ответа заявителю (для контрольных поручений и в государственные органы либо должностным лицам) осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым. Другие исполнители не позднее 3 дней до истечения срока исполнения обращения обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.

Информация об изменениях:

Приказом Департамента охраны окружающей среды и природопользования Ярославской области от 25 марта 2014 г. N 115-н в пункт 4.22 раздела 4 настоящего Порядка внесены изменения, вступающие в силу через 10 дней с момента официального опубликования названного приказа

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.22. В процессе рассмотрения письменного обращения по существу исполнитель запрашивает, в том числе в электронной форме, необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия.

Запрос должен содержать:

- сведения об обращении, по которому запрашивается информация;

- обозначенную в обращении проблему, для разрешения которой необходима информация;

- вид запрашиваемой информации, содержание запроса;

Запрос согласуется с должностным лицом департамента, передавшим обращение исполнителю, подписывается директором департамента, либо лицом, его замещающим, и направляется в соответствующий орган государственной власти, орган местного самоуправления или должностному лицу, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия.

4.23. В случае необходимости получения дополнительной информации у гражданина, направившего обращение, уточнения обстоятельств, изложенных в обращении, определения мотивации исполнитель приглашает гражданина на личную беседу.

В случае отказа гражданина от личной беседы (или неявки при наличии подтверждения о приглашении гражданина в надлежащий срок) ответ на обращение подготавливается с указанием на то, что отсутствие информации, обусловленное неявкой гражданина на личную беседу, может повлечь неполное рассмотрение обращения по существу рассмотренных вопросов. При этом в ответе на обращение перечисляются вопросы, факты и обстоятельства, по которым необходимо пояснение гражданина для всестороннего и полного разрешения вопросов, поставленных в обращении.

4.24. При рассмотрении письменного обращения в случае необходимости исследования материалов и объектов, которые не могут быть истребованы или представлены по месту рассмотрения обращения, исполнитель с предварительного разрешения должностного лица департамента, направившего обращение для рассмотрения, выезжает на место.

В ответе на обращение, рассмотрение которого производилось с выездом на место, указывается информация о полученных на выезде сведениях и им дается оценка.

4.25. В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.

4.26. В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией. В течение 7 дней со дня регистрации обращения гражданину направляется уведомление о принятии указанного решения, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

4.27. В случае если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, направляется уведомление о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

4.28. Если в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, департамент вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и направить гражданину, направившему обращение, уведомление о недопустимости злоупотребления правом.

4.29. В случае если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, директор департамента, должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

4.30. Обращение, в котором обжалуется судебный акт, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с уведомлением о порядке обжалования данного судебного акта.

4.31. Подготовленные по результатам рассмотрения обращений ответы должны соответствовать следующим требованиям:

- ответ должен содержать конкретную и четкую информацию по всем вопросам, поставленным в обращении;

- если проблема, изложенная в обращении, не может быть решена положительно, то указывается, по каким причинам;

- в ответе должны быть указаны следующие сведения: фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) адресата, дата отправки, регистрационный номер обращения, присвоенный департаментом, фамилия, имя, отчество и номер телефона исполнителя.

Текст ответа составляется в официально-деловом стиле и не должен содержать служебных аббревиатур. Не допускается использование ссылок на статьи нормативных правовых актов без дальнейшего разъяснения их требований.

Запрещается направлять гражданам ответы с исправлениями, ошибками (в том числе в реквизитах).

К ответу прилагаются подлинники документов, приложенные заявителем к письму. Если в письме не содержится просьбы об их возврате, они остаются в деле по рассмотрению обращения (далее - дело по обращению).

Ответ на обращение подписывается директором департамента либо лицом, его замещающим.

4.32. Подлинники обращений граждан в Правительство области, иные органы государственной власти возвращаются только при наличии на них штампа "Подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме.

4.33. Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.

4.34. После завершения рассмотрения письменного обращения и оформления ответа подлинник обращения и все материалы, относящиеся к рассмотрению, передаются сотруднику департамента, ответственному за работу со служебной корреспонденцией, для регистрации ответа и направления заявителю.

4.35. Ответы, не соответствующие требованиям, предусмотренным Порядком, возвращаются исполнителю для доработки.

4.36. По желанию гражданина ответ на обращение вручается ему лично, при этом гражданин расписывается в получении ответа на его копии.

4.37. Ответ на обращение, поступившее в департамент в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.

5. Оформление и хранение дел по обращениям

5.1. Итоговое оформление дела по обращению осуществляет исполнитель. Он формирует дело по обращению, в котором сначала подшивается оригинал обращения, затем все материалы, отражающие процесс рассмотрения обращения гражданина в хронологической последовательности, в том числе ответ на обращение гражданина.

5.2. Сотрудник департамента, ответственный за работу со служебной корреспонденцией, проверяет материалы дела по обращению, вносит в ЕСЭД информацию о результатах его рассмотрения, завершает оформление дела по обращению и помещает его на хранение. Дела по обращениям формируются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел департамента.

5.3. В случае рассмотрения повторного обращения или появления дополнительных документов указанные документы подшиваются к делу по обращению с первичным обращением.

Информация об изменениях:

Приказом департамента охраны окружающей среды и природопользования Ярославской области от 16 июня 2017 г. N 243-н в пункт 5.4 раздела 5 настоящего Порядка внесены изменения, вступающие в силу через 10 дней с момента официального опубликования названного приказа

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.4. Хранение дел по обращениям обеспечивается отделом государственной службы, кадров и организационной работы департамента в архиве департамента. Сроки хранения дел по обращениям устанавливаются в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения".

5.5. По истечении сроков хранения в архиве департамента дела по обращениям в соответствии с заключением экспертной комиссии департамента либо уничтожаются, либо передаются на хранение в государственный архив в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

6. Условия и сроки личного приема граждан

Информация об изменениях:

Приказом департамента охраны окружающей среды и природопользования Ярославской области от 19 января 2016 г. N 168-н в пункт 6.1 раздела 6 настоящего Порядка внесены изменения, вступающие в силу по истечении 10 дней с момента официального опубликования названного приказа

См. текст пункта в предыдущей редакции

6.1. Прием граждан директором департамента, его заместителями проводится согласно утвержденному графику. График личного приема граждан размещается на странице департамента и на информационном стенде в помещениях департамента.

Отдельные категории граждан в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, пользуются правом на личный прием в первоочередном порядке.

6.2. Предварительная запись граждан на личный прием производится сотрудником департамента, ответственным за организацию работы приемной департамента.

Запись граждан на личный прием начинается с первого рабочего дня текущего месяца и проводится ежедневно с 9.00 до 12.00 и с 13.00 до 17.00 (кроме выходных и праздничных дней), в предвыходные и предпраздничные дни - с 9.00 до 12.00 и с 13.00 до 16.00.

6.3. Запись на повторный прием осуществляется с момента получения гражданином ответа на предыдущее обращение. Необходимость в записи на повторный прием определяется исходя из ответа на предыдущее обращение по этому вопросу.

6.4. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

6.5. В ходе личного приема гражданин может сделать письменное обращение, которое подлежит регистрации и рассмотрению в соответствии с Порядком.

6.6. В случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию департамента, в ходе личного приема гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

6.7. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема.

В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

6.8. По окончании приема должностное лицо доводит до сведения заявителя принятое решение или информирует о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению.

6.9. Должностные лица, осуществляющие прием, для обеспечения квалифицированного решения поставленных гражданином вопросов привлекают к их рассмотрению работников соответствующих комитетов, отделов департамента или получают у них консультации.

6.10. Материалы личного приема граждан хранятся в архиве департамента в течение сроков, установленных в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения".

6.11. По истечении сроков хранения в архиве департамента дела по обращениям в соответствии с заключением экспертной комиссии департамента либо уничтожаются, либо передаются на хранение в государственный архив в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

7. Постановка обращений граждан на контроль

7.1. На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, а также обращения по вопросам, имеющим большое общественное значение. Постановка обращений на контроль также производится с целью устранения недостатков в работе департамента, должностных лиц департамента.

7.2. В обязательном порядке осуществляется контроль за исполнением поручений по обращениям граждан, поступивших из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, депутатов Федерального Собрания Российской Федерации, от Губернатора области, аппарата Правительства области, депутатов Ярославской областной Думы, правоохранительных органов.

7.3. Решение о постановке обращения на контроль принимает директор департамента или уполномоченные лица.

7.4. В случае если в ответе, полученном из государственного органа, от должностного лица, указывается, что вопрос, поставленный заявителем, будет решен в течение определенного периода времени, такое обращение может быть поставлено на дополнительный контроль.

7.5. Общий контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан осуществляет сотрудник департамента, ответственный за работу со служебной корреспонденцией.

7.6. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан и качеством ответов заявителям осуществляют руководители структурных подразделений департамента, в которые передано обращение гражданина на рассмотрение. Руководители структурных подразделений несут персональную ответственность за соблюдение сроков рассмотрения обращений.

7.7. Обращения граждан снимаются с контроля после рассмотрения их по существу, когда по ним приняты все необходимые меры и даны исчерпывающие ответы, соответствующие законодательству Российской Федерации.

7.8. Поручения, по которым были продлены сроки исполнения, снимаются с контроля после направления ответов гражданам.

7.9. Снятие с контроля обращений и поручений вышестоящих органов по рассмотрению обращений граждан осуществляется директором департамента.

7.10. Обращения граждан, на которые даны промежуточные ответы, не снимаются с контроля до направления по результатам их рассмотрения окончательного ответа заявителю.

7.11. Лица, виновные в нарушении Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и Порядка, несут ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации.

Приложение 1
к Порядку

Форма

Расписка

Настоящая расписка выдана ____________________________________________________________

(Ф.И.О. гражданина)

в том, что _____________________________________ в департаменте охраны окружающей среды и

(число, месяц, год)

природопользования Ярославской области принято обращение на ___ листах.

_______________________________

(подпись лица, принявшего обращение)

Приложение 2
к Порядку

Форма
уведомления заявителя при поступлении обращения, текст которого не поддается прочтению

______________________________

(Ф.И.О. заявителя)

______________________________

(адрес заявителя)

Уважаемый (ая)_____________________________!

В связи с тем, что Ваше обращение не поддается прочтению, в соответствии с пунктом 4 статьи 11 Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" Ваше обращение рассмотрению не подлежит.

_____________________________ (должность)

______________________ (подпись)

_________________________________ (Ф.И.О.)

Приложение 3
к Порядку

Форма
уведомления заявителя о недопустимости разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну

______________________________

(Ф.И.О. заявителя)

______________________________

(адрес заявителя)

Уважаемый (ая)_____________________________!

В связи с тем, что ответ по существу поставленного в Вашем обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную (иную охраняемую федеральным законом) тайну, в соответствии с пунктом 6 статьи 11 Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" ответ на обращение не дается.

_____________________________ (должность)

______________________ (подпись)

_________________________________ (Ф.И.О.)

Приложение 4
к Порядку

Форма
уведомления заявителя при поступлении некорректного по содержанию обращения

______________________________

(Ф.И.О. заявителя)

______________________________

(адрес заявителя)

Уважаемый (ая)_____________________________!

В связи с тем, что Ваше обращение является некорректным, в соответствии с пунктом 3 статьи 11 Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" Ваше обращение рассмотрению не подлежит.

Также сообщаем о недопустимости злоупотреблением правом.

_____________________________ (должность)

______________________ (подпись)

_________________________________ (Ф.И.О.)

Приложение 5
к Порядку

Форма
уведомления заявителя при поступлении повторного обращения

______________________________

(Ф.И.О. заявителя)

______________________________

(адрес заявителя)

Уважаемый (ая)_____________________________!

В связи с тем, что Ваше обращение содержит вопросы, на которые Вам неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в Вашем обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, в соответствии с пунктом 5 статьи 11 Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" принято решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с Вами по данному вопросу.

_____________________________ (должность)

______________________ (подпись)

_________________________________ (Ф.И.О.)

Приложение 6
к Порядку

Форма
уведомления заявителю о порядке обжалования судебного акта

____________________________

(Ф.И.О. заявителя)

______________________________

(адрес заявителя)

Уважаемый (ая)_____________________________!

На Ваше обращение сообщаем, что согласно статье 120 Конституции Российской Федерации, статьям 1 и 5 Федерального конституционного закона от 31 декабря 1996 года N 1-ФКЗ "О судебной системе Российской Федерации" суды осуществляют судебную власть самостоятельно, независимо от чьей бы то ни было воли, подчиняясь только закону, поэтому никто не вправе вмешиваться в деятельность суда и оказывать давление на судей.

В связи с этим и в соответствии с пунктом 2 статьи 11 Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" присланное Вами обращение возвращаем.

В случае несогласия с судебным актом Вы вправе обжаловать его в вышестоящий суд.

Приложение: на _____ л.

_____________________________ (должность)

______________________ (подпись)

_________________________________ (Ф.И.О.)