Приложение

Приложение

к постановлению Правительства

Волгоградской области

от 24 марта 2014 г. N 144-п

"Положение
о межведомственном электронном (безбумажном) документообороте в органах исполнительной власти Волгоградской области
(утв. постановлением Правительства Волгоградской области от 26 февраля 2013 г. N 78-п)

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет порядок работы с электронными документами, подписанными средствами электронной подписи (далее именуется - ЭП), создание, хранение и использование которых в органах исполнительной власти Волгоградской области осуществляется исключительно в электронной форме в единой автоматизированной системе электронного документооборота органов исполнительной власти Волгоградской области (далее именуется - АСЭД), а также совокупность процедур, обязательных для выполнения органами исполнительной власти Волгоградской области (далее именуются - участники АСЭД) в процессе обмена электронными документами в рамках межведомственного электронного (безбумажного) документооборота.

Обмен документами с организациями, не являющимися участниками АСЭД, осуществляется на бумажном носителе в соответствии с инструкциями по делопроизводству в органах исполнительной власти Волгоградской области.

1.2. Основной задачей межведомственного электронного (безбумажного) документооборота является повышение эффективности работы с документами, ускорение процесса передачи информации, предотвращение утери информации и облегчение регистрации документов.

1.3. Целями межведомственного электронного (безбумажного) документооборота являются:

создание единого информационного пространства и упрощение взаимодействия участников АСЭД;

сокращение сроков рассмотрения и согласования документов;

сокращение сроков и упрощение процедуры передачи документов;

обеспечение возможности получения конкретной информации о состоянии запроса и местонахождении документов;

обеспечение прозрачности схемы движения документов;

предотвращение возможной утери информации о местонахождении документов.

1.4. Межведомственный электронный (безбумажный) документооборот осуществляется в органах исполнительной власти Волгоградской области под самостоятельным номенклатурным делом "Переписка с органами исполнительной власти Волгоградской области", включающим в себя:

документы, отражающие переписку по организационным, административно-хозяйственным, правовым вопросам, в том числе о согласовании проектов правовых актов, вопросам размещения государственного заказа;

плановые и отчетные документы, подлежащие обобщению;

информационные и справочные документы;

иные документы по оперативным вопросам, за исключением документов, содержащих персональные данные и сведения ограниченного доступа, а также документы, к которым действующим законодательством устанавливается требование об их составлении на бумажном носителе.

2. Электронный документ

2.1. В органах исполнительной власти Волгоградской области создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов, созданных на бумажном носителе.

Электронный документ либо электронный образ документа, подписанный ЭП в АСЭД, приравнивается к документу на бумажном носителе с собственноручной подписью.

2.2. Подлинником электронного документа является электронный документ, подписанный ЭП и зарегистрированный в АСЭД.

2.3. Информация, содержащаяся в электронном документе, подписанном ЭП, может быть распечатана на бумажном носителе. Документ на бумажном носителе будет являться бумажной копией электронного документа.

3. Порядок работы с электронными документами

3.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в АСЭД. Наименование электронного документа в АСЭД должно отражать его содержание.

3.2. При рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в АСЭД должностными лицами в органах исполнительной власти Волгоградской области используется ЭП. При этом сертификат ЭП должен быть выдан лицу, подписавшему документ ЭП в АСЭД.

3.3. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные настоящим Положением.

3.4. Электронные документы, поступающие участнику АСЭД, в обязательном порядке проходят в службах делопроизводства проверку:

подлинности ЭП лица, подписавшего электронный документ;

правильности адресата;

наличия приложений, если они указаны в тексте документа.

При положительном результате проведения проверки электронный документ принимается к исполнению и подлежит обработке в АСЭД, при отрицательном результате - возвращается отправителю с указанием причин возврата.

3.5. Электронный документ, подписанный ЭП и зарегистрированный в АСЭД, должен содержать следующие реквизиты:

Герб Волгоградской области;

наименование органа исполнительной власти Волгоградской области;

справочные данные об органе исполнительной власти Волгоградской области;

место составления (издания) документа;

дата документа;

адресат;

регистрационный номер документа;

наименование (заголовок) документа;

текст документа;

должность лица, подписавшего документ;

отметка о наличии приложений;

отметка об исполнителе.

При необходимости электронный документ может обладать и иными реквизитами. Состав иных реквизитов конкретного электронного документа определяется органами исполнительной власти Волгоградской области в зависимости от вида и назначения документа.

4. Порядок работы с бумажными копиями электронных документов

4.1. Заверение бумажных копий электронных документов осуществляется уполномоченными лицами органов исполнительной власти Волгоградской области, внесенными в Региональный реестр уполномоченных лиц органов исполнительной власти Волгоградской области, заверяющих копии электронных документов (далее именуется - Реестр).

4.2. Бумажная копия электронного документа должна содержать обязательную отметку, состоящую из следующих реквизитов:

1) надпись "Копия электронного документа. Сертификат электронной подписи выдан:
	(указать фамилию и инициалы лица, которому выдан
		";
сертификат электронной подписи)

2) дата и время распечатки бумажной копии электронного документа;

3) наименование организации, фамилия, инициалы и собственноручная подпись заверившего электронный документ уполномоченного лица органа исполнительной власти Волгоградской области, внесенного в Реестр.

4.3. Отметка о заверении бумажной копии электронного документа проставляется в нижнем правом углу страницы, содержащей информацию о лице, подписавшем электронный документ.

4.4. Электронный документ и его бумажная копия должны быть идентичными.

5. Хранение электронных документов

5.1. Электронные документы после их исполнения подлежат обязательному хранению в электронных архивах АСЭД участниками АСЭД в течение сроков хранения, предусмотренных законодательством для аналогичных документов на бумажных носителях.

5.2. Электронные документы подлежат хранению в том же формате, в котором они были сформированы, отправлены или получены.

5.3. Хранение электронных документов должно сопровождаться хранением соответствующих сертификатов ключей ЭП и программного обеспечения, обеспечивающего возможность проверки ЭП хранимых электронных документов.

5.4. После истечения установленного срока хранения:

электронные документы временного срока хранения подлежат уничтожению;

электронные документы постоянного срока хранения подлежат передаче на хранение в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

5.5. До принятия правового акта, устанавливающего порядок приема электронного документа на хранение, на хранение передается заверенная бумажная копия электронного документа.

Бумажная копия электронного документа, передаваемого на хранение, заверяется собственноручной подписью уполномоченного лица органа исполнительной власти Волгоградской области, внесенного в Реестр.

5.6. Бумажная копия электронного документа, переданного на постоянное хранение, должна содержать оттиск печати, определяемой участником АСЭД, создавшим бумажную копию электронного документа.

Оттиск печати размещается на бумажной копии электронного документа рядом с реквизитом "Подпись".

6. Формирование и ведение Реестра

6.1. Реестр формируется и ведется в целях учета уполномоченных лиц органов исполнительной власти Волгоградской области, имеющих право заверять бумажные копии электронных документов.

6.2. В Реестре учитываются лица, уполномоченные правовым актом соответствующего органа исполнительной власти Волгоградской области на заверение бумажных копий электронных документов (далее именуется - Уполномоченные лица).

6.3. Ведение Реестра осуществляется государственным бюджетным учреждением "Центр информационных технологий Волгоградской области" (далее именуется - ГБУ "ЦИТ ВО"), подведомственным комитету информационных технологий Волгоградской области.

6.4. Для внесения сведений об Уполномоченном лице в Реестр участник АСЭД направляет в адрес ГБУ "ЦИТ ВО" следующие документы:

копию правового акта, заверенную в установленном порядке, о наделении сотрудника соответствующего участника АСЭД полномочиями по заверению бумажных копий электронных документов;

заявление о включении сведений о сотруднике, уполномоченном заверять бумажные копии электронных документов, в Реестр в произвольной форме с указанием фамилии, имени, отчества лица и занимаемой им должности, даты начала и окончания срока полномочий по заверению бумажных копий электронных документов.

6.5. На основании поступивших от участников АСЭД и зарегистрированных в установленном порядке документов ГБУ "ЦИТ ВО" в Реестр вносятся следующие сведения об Уполномоченном лице:

должность, фамилия, имя, отчество;

дата начала и окончания срока полномочий по заверению бумажных копий электронных документов;

реквизиты правового акта участника АСЭД о назначении Уполномоченного лица.

6.6. Для исключения сведений об Уполномоченном лице из Реестра, участник АСЭД направляет в адрес ГБУ "ЦИТ ВО" соответствующее заявление.

6.7. Ответственность за полноту и достоверность сведений, указанных в документах, представляемых ГБУ "ЦИТ ВО", несут участники АСЭД.

6.8. Полученные и обработанные ГБУ "ЦИТ ВО" правовые акты участников АСЭД, подтверждающие полномочия Уполномоченных лиц по заверению бумажных копий электронных документов, полученных посредством распечатки электронных документов из АСЭД, являются документами постоянного срока хранения.

6.9. Сведения, содержащиеся в Реестре, являются открытыми и общедоступными и подлежат размещению на официальном портале Губернатора и Правительства Волгоградской области."

Временно осуществляющий полномочия вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области

Л.Н. Самодаева