Постановление Губернатора Волгоградской области от 20 мая 2013 г. N 447 "Об утверждении Регламента подготовки и проведения протокольных мероприятий с участием Губернатора Волгоградской области и вице-губернатора - председателя Правительства Волгоградской области"

С изменениями и дополнениями от:

28 февраля 2014 г.

В целях обеспечения единого подхода к подготовке и проведению протокольных мероприятий с участием Губернатора Волгоградской области и вице-губернатора - председателя Правительства Волгоградской области постановляю:

1. Утвердить прилагаемый Регламент подготовки и проведения протокольных мероприятий с участием Губернатора Волгоградской области и вице-губернатора - председателя Правительства Волгоградской области.

2. Признать утратившими силу постановления Главы Администрации Волгоградской области:

от 04 февраля 2011 г. N 82 "Об утверждении Регламента подготовки и проведения протокольных мероприятий с участием Главы Администрации Волгоградской области";

от 24 марта 2011 г. N 258 "О внесении изменений в постановление Главы Администрации Волгоградской области от 4 февраля 2011 г. N 82 "Об утверждении Регламента подготовки и проведения протокольных мероприятий с участием Главы Администрации Волгоградской области".

3. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания и подлежит официальному опубликованию.

Губернатор Волгоградской области

С.А. Боженов

Регламент
подготовки и проведения протокольных мероприятий с участием Губернатора Волгоградской области и вице-губернатора - председателя Правительства Волгоградской области
(утв. постановлением Губернатора Волгоградской области от 20 мая 2013 г. N 447)

С изменениями и дополнениями от:

28 февраля 2014 г.

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Волгоградской области от 28 февраля 2014 г. N 177 в раздел 1 настоящего Регламента внесены изменения

См. текст раздела в предыдущей редакции

1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент устанавливает порядок деятельности структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области, органов исполнительной власти Волгоградской области при подготовке и проведении протокольных мероприятий с участием Губернатора Волгоградской области и вице-губернатора - председателя Правительства Волгоградской области (далее именуются - протокольные мероприятия).

1.2. Под протокольными мероприятиями понимаются мероприятия, проводимые в соответствии с общепринятыми правилами, традициями и условностями государственного, дипломатического и делового протокола, соблюдаемыми государственными органами власти, официальными лицами и дипломатическими представительствами при осуществлении своей деятельности.

1.3. К протокольным мероприятиям относятся:

торжественные встречи, приемы и проводы представителей, членов делегаций федеральных органов государственной власти, субъектов Российской Федерации, иностранных государств, государственных, негосударственных, в том числе иностранных организаций, прибывающих в Волгоградскую область с официальными или рабочими визитами;

визиты делегаций Волгоградской области во главе с Губернатором Волгоградской области (далее именуется - Губернатор) или вице-губернатором - председателем Правительства Волгоградской области (далее именуется - председатель Правительства) в субъекты Российской Федерации и за пределы Российской Федерации;

официальные встречи (беседы, переговоры) Губернатора или председателя Правительства с представителями, членами делегаций федеральных органов государственной власти, субъектов Российской Федерации, иностранных государств, с руководителями органов исполнительной власти Волгоградской области, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти по Волгоградской области, органов местного самоуправления муниципальных образований Волгоградской области, организаций Волгоградской области, представителями политических партий и общественных объединений Волгоградской области;

заседания и совещания, проводимые Губернатором или председателем Правительства;

рабочие поездки Губернатора или председателя Правительства в муниципальные образования Волгоградской области;

торжественные приемы, проводимые Губернатором или председателем Правительства;

церемонии подписания Губернатором или председателем Правительства совместных документов (соглашений, договоров, протоколов о намерениях);

мероприятия, посвященные государственным и профессиональным праздникам, знаменательным, юбилейным датам и памятным событиям;

церемонии вручения государственных наград Российской Федерации, наград Волгоградской области;

церемонии возложения венков, цветов к мемориалам воинской доблести и славы;

торжественные мероприятия, посвященные юбилеям организаций и трудовых коллективов Волгоградской области;

торжественные церемонии, посвященные открытию в Волгоградской области социально значимых объектов (образования, культуры, здравоохранения и так далее), памятников, памятных или мемориальных досок, открытию или закрытию областных, межрегиональных, всероссийских и международных культурных и спортивных мероприятий, проводимых на территории Волгоградской области;

другие мероприятия с участием Губернатора и председателя Правительства Волгоградской области, предусматривающие элементы протокольных действий.

1.4. Структурные подразделения аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области, органы исполнительной власти Волгоградской области (далее именуются - организаторы) ежегодно, до 20 декабря года, предшествующего планируемому, представляют в управление протокола и обеспечения деятельности Губернатора Волгоградской области аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области (далее именуется - управление протокола и обеспечения деятельности Губернатора Волгоградской области) предложения по протокольным мероприятиям на планируемый год по форме согласно приложению 1 к настоящему Регламенту, согласованные с председателем Правительства, а также с первыми заместителями, заместителями председателя Правительства Волгоградской области (в соответствии с распределением обязанностей) и с министерством по делам территориальных образований и информационной политики Волгоградской области.

В соответствии с представленными предложениями управление протокола и обеспечения деятельности Губернатора Волгоградской области ежегодно, до 25 декабря года, предшествующего планируемому, составляет сводный план протокольных мероприятий на планируемый год (далее именуется - годовой план), который передается на утверждение Губернатору.

После утверждения Губернатором годового плана управление протокола и обеспечения деятельности Губернатора Волгоградской области информирует организаторов о протокольных мероприятиях, включенных в годовой план.

1.5. Организаторы до 20-го числа месяца, предшествующего планируемому, с учетом утвержденного годового плана представляют в управление протокола и обеспечения деятельности Губернатора Волгоградской области предложения по протокольным мероприятиям на планируемый месяц по форме согласно приложению 1 к настоящему Регламенту, согласованные с председателем Правительства, а также с первыми заместителями, заместителями председателя Правительства Волгоградской области (в соответствии с распределением обязанностей) и с министерством по делам территориальных образований и информационной политики Волгоградской области.

В соответствии с годовым планом, с учетом представленных организаторами предложений на планируемый месяц управление протокола и обеспечения деятельности Губернатора Волгоградской области ежемесячно, до 25-го числа месяца, предшествующего планируемому, составляет сводный план протокольных мероприятий на планируемый месяц (далее именуется - ежемесячный план), который передается на утверждение Губернатору.

После утверждения Губернатором ежемесячного плана управление протокола и обеспечения деятельности Губернатора Волгоградской области информирует организаторов о протокольных мероприятиях, включенных в ежемесячный план.

1.6. При необходимости или по поручению Губернатора ежемесячный план может корректироваться управлением протокола и обеспечения деятельности Губернатора Волгоградской области еженедельно и ежедневно.

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Волгоградской области от 28 февраля 2014 г. N 177 в раздел 2 настоящего Регламента внесены изменения

См. текст раздела в предыдущей редакции

2. Порядок подготовки и представления материалов, связанных с проведением протокольных мероприятий

2.1. В случае участия в протокольном мероприятии Губернатора организатор не позднее чем за 14 дней до дня проведения протокольного мероприятия направляет на его имя приглашение.

Приглашение составляется в произвольной форме, но с указанием в нем точного наименования протокольного мероприятия, даты, времени и места его проведения.

2.2. В зависимости от вида проводимого протокольного мероприятия организатор не позднее чем за 7 дней до даты его проведения представляет в управление протокола и обеспечения деятельности Губернатора Волгоградской области на бумажном и электронном носителях с соблюдением требований к оформлению документов в аппарате Губернатора и Правительства Волгоградской области следующие материалы, согласованные с председателем Правительства, а также с первыми заместителями, заместителями председателя Правительства Волгоградской области (в соответствии с распределением обязанностей) и с министерством по делам территориальных образований и информационной политики Волгоградской области:

1) сценарный план проведения протокольного мероприятия, в котором указывается:

точное наименование протокольного мероприятия;

дата, время, место проведения протокольного мероприятия;

информация о лице, открывающем и ведущем протокольное мероприятие (модераторе);

регламент проведения протокольного мероприятия;

порядок выступления участников протокольного мероприятия (если планируются выступления);

порядок награждения на протокольном мероприятии (если планируется награждение);

перечень объектов посещения;

порядок посещения объектов;

фамилия, имя, отчество и должность лица (лиц), дающего(щих) пояснения по посещаемым объектам;

время и место прибытия Губернатора или председателя Правительства на протокольное мероприятие;

время и порядок убытия Губернатора или председателя Правительства с протокольного мероприятия;

фамилия, имя, отчество и должность лица (лиц), встречающего(щих) Губернатора или председателя Правительства [сопровождающего(щих), провожающего(щих)];

2) сценарий протокольного мероприятия, в котором в дополнение к сценарному плану указывается подробное описание действий в хронологической последовательности, совершаемых участниками протокольного мероприятия, и событий, происходящих на протокольном мероприятии, время их начала и окончания;

3) программа пребывания в Волгоградской области с официальными или рабочими визитами делегаций федеральных органов государственной власти, субъектов Российской Федерации, иностранных государств, государственных, негосударственных, в том числе иностранных организаций;

4) повестка дня;

5) план организационно-технических мероприятий по подготовке протокольного мероприятия;

6) список участников протокольного мероприятия с указанием фамилии, имени, отчества, должности;

7) состав президиума протокольного мероприятия (при его наличии) с указанием фамилии, имени, отчества, должности;

8) список лиц, выступающих на протокольном мероприятии, с указанием фамилии, имени, отчества, должности;

9) список лиц, награждаемых на протокольном мероприятии, с указанием фамилии, имени, отчества, должности;

10) состав делегации Волгоградской области во главе с Губернатором или председателем Правительства, согласованный или утвержденный Губернатором или председателем Правительства, с указанием фамилии, имени, отчества, должности членов делегации;

11) тексты проектов соглашений, договоров и протоколов, планируемых к подписанию в ходе протокольного мероприятия, согласованные организатором в установленном порядке;

12) материалы к выступлению Губернатора или председателя Правительства на протокольном мероприятии;

13) перечень вопросов, предполагаемых для обсуждения с Губернатором или председателем Правительства в ходе протокольного мероприятия, и информационная справка, представляющая позицию Правительства Волгоградской области по каждому из обсуждаемых вопросов, согласованные с председателем Правительства, а также с первыми заместителями, заместителями председателя Правительства Волгоградской области (в соответствии с распределением обязанностей) и переданные помощнику Губернатора, ответственному за данное направление;

14) схема размещения участников протокольного мероприятия;

15) схема проезда к месту проведения протокольного мероприятия;

16) раздаточный и презентационный материал по вопросам, планируемым к обсуждению на протокольном мероприятии;

17) информационные справки об объектах, предлагаемых к посещению Губернатором или председателем Правительства, и информация об участниках протокольного мероприятия;

18) справка о социально-экономическом положении муниципального образования Волгоградской области, если на его территории планируется проведение протокольного мероприятия;

19) проект итогового документа протокольного мероприятия;

20) другие документы (при необходимости).

2.3. Контроль за подготовкой и представлением организатором в полном объеме материалов для подготовки и проведения протокольного мероприятия, предусмотренных пунктом 2.2 настоящего Регламента (далее именуются - материалы), осуществляет управление протокола и обеспечения деятельности Губернатора Волгоградской области.

2.4. В случае необходимости управление протокола и обеспечения деятельности Губернатора Волгоградской области может запрашивать у организатора дополнительные материалы, которые должны быть представлены организатором не позднее чем за 3 дня до даты проведения протокольного мероприятия.

2.5. В случае если материалы представлены организатором с нарушением требований к оформлению, установленных пунктом 2.2 настоящего Регламента, управление протокола и обеспечения деятельности Губернатора Волгоградской области возвращает материалы организатору для их доработки.

В случае если материалы представлены организатором с нарушением сроков, установленных пунктом 2.2 настоящего Регламента, начальник управления протокола и обеспечения деятельности Губернатора Волгоградской области направляет руководителю администрации Губернатора служебную записку о необходимости постановки в установленном порядке на контроль срока представления материалов.

В случае нарушения организатором сроков подготовки материалов более трех раз в течение года начальник контрольного управления аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области направляет докладную записку Губернатору для принятия соответствующего решения.

2.6. После представления организатором в полном объеме материалов управление протокола и обеспечения деятельности Губернатора Волгоградской области разрабатывает программу участия Губернатора и (или) председателя Правительства в протокольном мероприятии (далее именуется - программа).

2.7. Управление протокола и обеспечения деятельности Губернатора Волгоградской области представляет материалы и программу на утверждение руководителю администрации Губернатора не позднее чем за 2 дня до проведения протокольного мероприятия.

2.8. Организатор не позднее чем за день до даты проведения протокольного мероприятия официально уведомляет управление протокола и обеспечения деятельности Губернатора Волгоградской области обо всех возникших изменениях в протокольном мероприятии.

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Волгоградской области от 28 февраля 2014 г. N 177 в раздел 3 настоящего Регламента внесены изменения

См. текст раздела в предыдущей редакции

3. Порядок подготовки и проведения протокольных мероприятий

3.1. В зависимости от вида протокольного мероприятия при его подготовке организатор по согласованию с управлением протокола и обеспечения деятельности Губернатора Волгоградской области обязан подготовить помещение, в котором планируется проведение протокольного мероприятия, питьевую воду, стаканы, цветы, раздаточный материал, канцелярские товары, протокольную атрибутику, расстановку посадочных и кувертных карт и так далее.

3.2. Указанные организационные мероприятия должны быть завершены организатором за час до начала проведения протокольного мероприятия.

Организацию места для размещения Губернатора, председателя Правительства на протокольном мероприятии, рассадку участников протокольного мероприятия осуществляет организатор по согласованию с управлением протокола и обеспечения деятельности Губернатора Волгоградской области.

3.3. Организатор назначает работников, ответственных за организацию доступа в зал во время проведения протокольного мероприятия.

Участники протокольного мероприятия прибывают не позднее чем за 40 минут до его начала.

После начала протокольного мероприятия вход в помещение, где оно проводится, прекращается.

3.4. В ходе проведения протокольного мероприятия министерством по делам территориальных образований и информационной политики Волгоградской области может осуществляться протокольная фотосъемка.

3.5. По итогам проведения протокольного мероприятия оформляется протокол. Ответственность за оформление протокола возлагается на назначенное организатором лицо. Протокол представляется в контрольное управление аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области на согласование, регистрацию и постановку на контроль в установленном порядке.

3.6. Если организатором протокольного мероприятия является орган исполнительной власти Волгоградской области и во время проведения протокольного мероприятия предполагается вручение Губернатором или председателем Правительства сувенира, ценного подарка или цветов, то их подготовку и доставку по согласованию с управлением протокола и обеспечения деятельности Губернатора Волгоградской области обеспечивает орган исполнительной власти Волгоградской области.

Если организатором протокольного мероприятия является структурное подразделение аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области, то обеспечение сувенирной продукцией осуществляет управление делами аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области в установленном порядке.

3.7. Организация концертной программы и ее координация осуществляется министерством культуры Волгоградской области.

3.8. Оповещение участников протокольного мероприятия (направление приглашения, телефонограммы, факсограммы) о дне, времени и месте его проведения, а также их регистрация, встреча, размещение и проводы осуществляются организатором.

Оповещение участников о месте, времени и характере мероприятия организатор осуществляет не позднее чем за два дня до даты проведения мероприятия.

Подтверждающее телефонное оповещение членов президиума, выступающих, награждаемых и лиц, встречающих и сопровождающих на протокольное мероприятие участников протокольного мероприятия, осуществляется управлением протокола и обеспечения деятельности Губернатора Волгоградской области в первой половине дня проведения протокольного мероприятия, если оно проходит после полудня, и во второй половине дня, предшествующего дню проведения протокольного мероприятия, если протокольное мероприятие проходит до полудня.

3.9. При необходимости мультимедийного сопровождения протокольного мероприятия (демонстрация видеоматериалов, слайдов), проводимого в здании Правительства Волгоградской области, организатор не позднее чем за 3 рабочих дня до даты его проведения согласовывает технические условия мультимедийного сопровождения протокольного мероприятия с управлением делами аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области.

При необходимости мультимедийного сопровождения протокольного мероприятия, проводимого вне здания Правительства Волгоградской области, организатор обеспечивает необходимые технические условия мультимедийного сопровождения протокольного мероприятия самостоятельно.

Вне зависимости от места проведения протокольного мероприятия организатор обязан обеспечить присутствие своего представителя, ответственного за демонстрацию презентационных материалов, на месте проведения протокольного мероприятия.

3.10. В случае если проведение протокольного мероприятия планируется в здании Правительства Волгоградской области, организатор не позднее 7 рабочих дней до даты проведения протокольного мероприятия подает заявку по форме согласно приложению 2 к настоящему Регламенту на проведение протокольного мероприятия и техническое обслуживание в управление делами аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области.

Список лиц, участвующих в протокольном мероприятии, для их прохода в здание Правительства Волгоградской области и список транспортных средств, подъезд которых планируется к зданию Правительства Волгоградской области для организации их стоянки либо проезда во внутренний двор представляются в управление делами аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области и после их согласования в установленном порядке передаются на пост охраны N 1 и пост охраны N 2 здания Правительства Волгоградской области.

3.11. Организация участия в протокольных мероприятиях средств массовой информации осуществляется в порядке, установленном министерством по делам территориальных образований и информационной политики Волгоградской области.

3.12. С целью уточнения организационно-технических мероприятий, связанных с подготовкой протокольного мероприятия, работники управления протокола и обеспечения деятельности Губернатора Волгоградской области, министерства по делам территориальных образований и информационной политики Волгоградской области и организатор осуществляют обязательный предварительный выезд на место проведения протокольного мероприятия.

После уточнения организационно-технических мероприятий, связанных с подготовкой протокольного мероприятия, программа протокольного мероприятия и программа участия в нем Губернатора или председателя Правительства может быть изменена или дополнена.

3.13. Министерство по делам территориальных образований и информационной политики Волгоградской области изготавливает фотографии протокольного мероприятия и передает их в управление протокола и обеспечения деятельности Губернатора Волгоградской области для последующего направления организаторам с целью вручения участникам протокольного мероприятия.

3.14. Координацию подготовки и проведения протокольного мероприятия осуществляет управление протокола и обеспечения деятельности Губернатора Волгоградской области.

3.15. Ответственность за качество и своевременность прохождения каждого этапа организации и проведения протокольного мероприятия несет организатор.

3.16. По итогам проведения протокольного мероприятия начальник управления протокола и обеспечения деятельности Губернатора Волгоградской области оформляет и передает в администрацию Губернатора итоговую справку о результатах проведенного мероприятия.

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Волгоградской области от 28 февраля 2014 г. N 177 в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение 1

к Регламенту подготовки и проведения

протокольных мероприятий с участием

Губернатора Волгоградской области

и вице-губернатора - председателя

Правительства Волгоградской области

С изменениями и дополнениями от:

28 февраля 2014 г.

ПРЕДЛОЖЕНИЯ структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области, органов исполнительной власти Волгоградской области по протокольным мероприятиям с участием Губернатора Волгоградской области и вице-губернатора - председателя Правительства Волгоградской области
на		на 20__ г. (на 20__ год)
	(месяц)

N п/п	Наименование протокольного мероприятия	Дата, время и место проведения протокольного мероприятия	Организатор протокольного мероприятия	Обоснование необходимости участия Губернатора Волгоградской области, вице-губернатора - председателя Правительства Волгоградской области в протокольном мероприятии
1	2	3	4	5

[руководитель структурного подразделения аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области (органа исполнительной власти Волгоградской области)]		(подпись)		(инициалы, фамилия)

СОГЛАСОВАНО
Вице-губернатор - председатель Правительства Волгоградской области
		(подпись)		(инициалы, фамилия)
[первый заместитель председателя (заместитель председателя) Правительства Волгоградской области]		(подпись)		(инициалы, фамилия)
Министр по делам территориальных образований и информационной политики Волгоградской области
Дата составления предложений		(подпись)		(инициалы, фамилия)

Приложение 2

к Регламенту подготовки и проведения

протокольных мероприятий с участием

Губернатора Волгоградской области

и вице-губернатора - председателя

Правительства Волгоградской области

ЗАЯВКА
на проведение протокольного мероприятия в
____________________________________________________________
(указывается помещение)

N п/п	Наименование протокольного мероприятия	Дата, время, место проведения протокольных мероприятий	Количество участников протокольных мероприятий	Техническое обеспечение протокольного мероприятия (озвучивание, аудиозапись, демонстрация видеоматериалов, видео-конференц-связь и так далее)	Организационное обеспечение протокольного мероприятия (изготовление посадочных кувертных карт, прохладительные напитки, дополнительная мебель, цветы, обеспечение регистрации участников мероприятия и так далее)	Фамилия, имя, отчество, контактный телефон сотрудника, ответственного за проведение протокольного мероприятия
1	2	3	4	5	6	7

[руководитель структурного подразделения аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области (органа исполнительной власти Волгоградской области)]		(подпись)		(инициалы, фамилия)