Статья 1. Общие положения

Статья 1. Общие положения

1.1. Положение о порядке работы с документами в Думе городского поселения г. Новоаннинский (далее - Положение) определяет единый порядок ведения общего делопроизводства и организацию документооборота в Думе городского поселения г. Новоаннинский (далее - городская Дума) на стадии учета, прохождения, подготовки, оформления документов для последующего их использования и хранения.

Настоящее Положение устанавливает процедуру работы с поступающими и подготавливаемыми в городской Думе документами, основываясь на Конституции Российской Федерации, федеральных законах и иных нормативно-правовых актах Российской Федерации, законах Волгоградской области, основных положениях Государственной системы документационного обеспечения и управления, действующими государственными стандартами по оформлению организационно-распорядительных документов, Уставе городского поселения г. Новоаннинский Новоаннинского муниципального района Волгоградской области.

1.2. Соблюдение процедур, предусмотренных настоящим Положением, обязательно для депутатов Думы городского поселения г. Новоаннинский, структурных подразделений администрации городского поселения г. Новоаннинский, граждан.

Требования Положения распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя (бумажный или электронный).

1.3. Контроль за правильностью хранения, использования печатей и штампов городской Думы осуществляет председатель городской Думы.

1.4. Основные понятия и термины:

1) документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

2) делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;

3) служба делопроизводства - структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства;

4) официальный документ - документ, созданный органами местного самоуправления либо их должностными лицами, а также иными юридическими и физическими лицами (индивидуальными предпринимателями), оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот;

5) электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

6) автор документа (разработчик) - юридическое или физическое лицо, создавшее документ;

7) вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

8) реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа;

9) бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

10) унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

11) шаблон бланка (унифицированная форма документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

12) оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

13) документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

14) подпись - реквизит документа, включающий в себя наименование должности подписывающего должностного лица, личную подпись и ее расшифровку;

15) согласование - реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием;

16) резолюция - реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение;

17) служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации;

18) оригинал (официального) документа - первый или единичный экземпляр официального документа;

19) дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;

20) копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;

21) заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

22) наименование документа - обозначение вида письменного документа;

23) организационно-распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц;

24) организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности Думы городского поселения;

25) документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления;

26) входящий документ - документ, поступивший в Думу городского поселения;

27) исходящий документ - официальный документ, отправляемый из Думы городского поселения;

28) внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившего его учреждения;

29) регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения;

30) контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.