Постановление Губернатора Волгоградской области от 29 мая 2013 г. N 503 "Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в органах исполнительной власти Волгоградской области"

С изменениями и дополнениями от:

13 июня 2013 г.

В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Указом Президента Российской Федерации от 06 марта 1997 г. N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера", другими нормативными правовыми актами в области использования и защиты информационных ресурсов, а также в целях упорядочения обращения со служебной информацией ограниченного распространения постановляю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в органах исполнительной власти Волгоградской области (далее именуется - Инструкция).

2. Установить, что служебная информация, содержащаяся в проектах постановлений и распоряжений Губернатора Волгоградской области, Правительства Волгоградской области, других служебных документах, разрабатываемых в органах исполнительной власти Волгоградской области, не подлежит разглашению (распространению).

3. Руководителям органов исполнительной власти Волгоградской области довести Инструкцию до сведения работников.

4. Признать утратившими силу постановления Главы Администрации Волгоградской области:

от 28 марта 2003 г. N 221 "Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации Волгоградской области";

от 15 февраля 2012 г. N 142 "О внесении изменений в постановление Главы Администрации Волгоградской области от 28 марта 2003 г. N 221 "Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации Волгоградской области".

5. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.

Губернатор Волгоградской области

С.А. Боженов

Инструкция
о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в органах исполнительной власти Волгоградской области
(утв. постановлением Губернатора Волгоградской области от 29 мая 2013 г. N 503)

С изменениями и дополнениями от:

13 июня 2013 г.

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция определяет для всех органов исполнительной власти Волгоградской области (далее именуются - органы исполнительной власти) порядок обращения с документами и другими материальными носителями* информации (далее именуются - документы), содержащими служебную информацию ограниченного распространения.

Настоящая Инструкция не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну Российской Федерации.

1.2. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности органов исполнительной власти, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью, а также сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти Российской Федерации.

1.3. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:

законы и иные нормативные правовые акты, устанавливающие правовой статус органов государственной власти Волгоградской области, органов местного самоуправления муниципальных образований Волгоградской области, организаций, общественных объединений, а также касающиеся прав, свобод и обязанностей граждан, порядка их реализации;

сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов Волгоградской области, иные сведения, подлежащие доведению до граждан и организаций в соответствии с федеральными законами;

описание структур органов государственной власти и органов местного самоуправления муниципальных образований Волгоградской области, их функций, направлений и форм деятельности, а также телефоны справочной службы и адресные реквизиты (почтовый адрес, адрес электронной почты);

порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и организаций;

решения по заявлениям и обращениям граждан и организаций, рассмотренным в установленном порядке;

сведения об исполнении бюджета и использовании бюджетных средств, других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностях населения;

документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах органов государственной власти и органов местного самоуправления муниципальных образований Волгоградской области, общественных объединений, представляющие общественный интерес или необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

1.4. На документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется ограничительная пометка доступа к документу (далее именуется - пометка) "Для служебного пользования".

Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Волгоградской области от 13 июня 2013 г. N 577 в пункт 1.5 раздела 1 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.5. Относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения имеют право:

Губернатор Волгоградской области;

вице-губернатор - председатель Правительства Волгоградской области;

вице-губернатор - руководитель аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области;

первые заместители, заместители председателя Правительства Волгоградской области;

руководители органов исполнительной власти Волгоградской области;

заместители руководителей органов исполнительной власти Волгоградской области;

руководители структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области.

1.6. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений, предусмотренных пунктом 1.3 настоящей Инструкции.

1.7. Право отменить решение об отнесении документа к документам с пометкой "Для служебного пользования" имеют должностные лица, которые приняли данное решение, либо вышестоящие по должности руководители, указанные в пункте 1.5 настоящей Инструкции.

1.8. Служебная информация ограниченного распространения без санкции должностного лица, принявшего решение о проставлении на документе, содержащем такую информацию, пометки "Для служебного пользования", не подлежит разглашению (распространению).

1.9. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, государственный служащий (работник органа исполнительной власти) может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности.

1.10. В случае ликвидации органа исполнительной власти решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимает ликвидационная комиссия.

2. Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

2.1. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящей Инструкции.

2.2. Работать с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, вне служебных помещений запрещается.

2.3. Прием и учет (регистрация) документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в органах исполнительной власти осуществляется работниками, ответственными за прием и учет несекретной документации. В случае служебной необходимости допускается прием и учет (регистрация) документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, непосредственно в структурных подразделениях органов исполнительной власти.

2.4. Регистрация документов с пометкой "Для служебного пользования" ведется отдельно от несекретной корреспонденции в журнале учета служебных документов по форме согласно приложению. Листы журнала нумеруются, прошиваются и опечатываются.

Законченный производством журнал учета служебных документов хранится не менее пяти лет.

2.5. Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы, а также издания, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, при этом к входящему (исходящему) учетному номеру добавляется пометка "ДСП". Документы учитываются по количеству листов, а издания - поэкземплярно.

Ошибочно поступившие документы с пометкой "Для служебного пользования" возвращаются отправителю.

2.6. Документы с пометкой "Для служебного пользования":

передаются исполнителям, которые имеют к ним непосредственное отношение, под расписку;

доставляются сторонним организациям фельдъегерской или специальной связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями, курьерами организаций по реестрам или распискам;

размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения руководителя, подписавшего документ. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;

хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).

2.7. При смене работника, ответственного за учет документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается соответствующим руководителем.

2.8. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку работники органов исполнительной власти обязаны передать через службу делопроизводства находящиеся у них на исполнении (контроле) документы с пометкой "Для служебного пользования" другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения органа исполнительной власти.

2.9. При увольнении или переходе на работу в другое подразделение работник должен сдать все числящиеся за ним документы с пометкой "Для служебного пользования" в службу делопроизводства.

2.10. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".

2.11. Уничтожение дел и документов с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое назначение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

2.12. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми распоряжением (приказом) руководителя органа исполнительной власти. В состав таких комиссий обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение этих материалов.

В архивах органов исполнительной власти, где сосредоточено большое количество изданий, дел и материалов с пометкой "Для служебного пользования", проверка наличия может проводиться не реже одного раза в пять лет.

Результаты проверки оформляются актом.

2.13. О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации ставится в известность руководитель органа исполнительной власти и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю органа исполнительной власти.

На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения руководителем органа исполнительной власти передаются в государственный архив Волгоградской области.

2.14. При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

3. Порядок изготовления документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения

3.1. Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, как правило, печатаются в машинописных бюро органов исполнительной власти. В отдельных случаях печатание таких документов допускается в структурных подразделениях органов исполнительной власти под ответственность руководителей этих подразделений с соблюдением требований настоящей Инструкции.

Категорически запрещается создавать неучтенные документы с пометкой "Для служебного пользования" или копии с них.

3.2. Объекты информатизации**, предназначенные для обработки служебной информации ограниченного распространения, должны быть аттестованы по требованиям безопасности информации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.3. Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, должны иметь следующие обязательные реквизиты:

пометку "Для служебного пользования" - ставится в правом верхнем углу;

номер экземпляра - проставляется ниже пометки "Для служебного пользования" и центрируется по отношению к ней;

количество отпечатанных экземпляров, список адресатов, фамилии и инициалы исполнителя и лица, отпечатавшего документ, номер телефона исполнителя, регистрационный номер, дата - указываются на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в нижнем углу от левой границы текстового поля.

3.4. При необходимости направления документов с пометкой "Для служебного пользования" более чем в четыре адреса исполнитель составляет расчет рассылки, в котором поадресно проставляется номер экземпляра отправляемого документа.

Расчет рассылки подписывается руководителем структурного подразделения органа исполнительной власти, готовившего документ, и прикладывается к подлиннику документа.

3.5. При отправке документа с пометкой "Для служебного пользования" с сопроводительным письмом после слова "Приложение" в письме указываются наименование каждого приложения (если это не оговорено в тексте сопроводительного письма), его регистрационный номер и номер экземпляра, пометка "Для служебного пользования" и количество листов документа, при этом, если у отправителя не остается экземпляров пересылаемых приложений, в сопроводительном письме указывается "Только в адрес". Каждое приложение должно иметь самостоятельную порядковую нумерацию листов.

3.6. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками передаются для регистрации и отправки работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты документа с пометкой "Для служебного пользования" на бумажном носителе уничтожаются с отражением факта уничтожения в журнале учета служебных документов.

3.7. Тиражирование (размножение), снятие копий и производство выписок из документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется по письменному указанию руководителя структурного подразделения органа исполнительной власти.

Дополнительно размноженные экземпляры документа с пометкой "Для служебного пользования" регистрируются за тем же номером, за которым этот документ отпечатан. На последнем листе размноженных документов проставляются фамилия и инициалы работника, размножившего документ.

Размноженные экземпляры документа с пометкой "Для служебного пользования" передаются работнику, ответственному за учет документов с пометкой "Для служебного пользования", при этом в учетных данных и на последнем листе оригинала делается отметка о количестве дополнительно размноженных экземпляров. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров документов с пометкой "Для служебного пользования" продолжается от последнего номера ранее учтенных экземпляров документа.

Копии с документов с пометкой "Для служебного пользования", поступивших из других организаций, снимаются с разрешения органов, их издавших. Запрещается снимать копии с предварительно не учтенных документов с пометкой "Для служебного пользования".

В случае если документ поступил из другой организации, производство выписок из него допускается в части, относящейся непосредственно к деятельности органа исполнительной власти, получившего документ, на основании письменного разрешения руководителя органа исполнительной власти, его заместителей, руководителя структурного подразделения аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области, ответственного за исполнение документа по резолюции Губернатора Волгоградской области. На выписках из документов после наименования документа проставляется отметка "Выписка".

Копии и выписки из документов с пометкой "Для служебного пользования" регистрируются за отдельными номерами. При этом на документе, а также в соответствующем журнале учета проставляется отметка с указанием даты и количества экземпляров выписок, номеров листов или пунктов документа, а также регистрационный номер выписки.

______________________________

* Требования настоящей Инструкции распространяются на порядок обращения с другими материальными носителями служебной информации ограниченного распространения (фото-, кино- и аудиопленки, машинные носители информации и другое).

** Объектами информатизации считается совокупность информационных ресурсов, средств и систем обработки информации, используемых в соответствии с заданной информационной технологией, а также средств их обеспечения, помещений или объектов (зданий, сооружений, технических средств), в которых эти средства и системы установлены, или помещений и объектов, предназначенных для ведения конфиденциальных переговоров.

Приложение

к Инструкции о порядке обращения

со служебной информацией

ограниченного распространения

в органах исполнительной власти

Волгоградской области

ЖУРНАЛ
учета служебных документов

Порядковый учетный номер	Дата регистрации	Номер и дата поступившего документа	Откуда поступил или куда направлен документ	Вид документа и краткое содержание	Количество листов		Количество экземпляров и их номера	Резолюция или кому направлен на исполнение	Дата и расписка		Номер реестра и дата	Номер дела, в которое подшит документ, и номера листов	Отметка об уничтожении черновиков	Отметка об уничтожении документа	Примечание
					документа	приложения			в получении	в возврате
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16