Постановление Администрации Волгограда от 18 сентября 2013 г. N 1576 "Об утверждении Порядка подготовки, согласования, заключения и хранения соглашений (договоров), заключаемых администрацией Волгограда" (с изменениями и дополнениями) (утратило силу)

Постановление Администрации Волгограда от 18 сентября 2013 г. N 1576
"Об утверждении Порядка подготовки, согласования, заключения и хранения соглашений (договоров), заключаемых администрацией Волгограда"

С изменениями и дополнениями от:

13 мая 2015 г.

В целях совершенствования и упорядочения работы по подготовке, согласованию, заключению и хранению соглашений (договоров), заключаемых администрацией Волгограда, обеспечения их правильного оформления и сохранности, руководствуясь статьей 39 Устава города-героя Волгограда, постановляю:

1. Утвердить Порядок подготовки, согласования, заключения и хранения соглашений (договоров), заключаемых администрацией Волгограда (прилагается).

2. Комитету информационной политики администрации Волгограда опубликовать настоящее постановление в установленном порядке.

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на управляющего делами администрации Волгограда Сафонова С.В.

И.о. главы администрации Волгограда

Е.А. Москвичев

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Волгограда от 13 мая 2015 г. N 685 в настоящий Порядок внесены изменения

См. текст Порядка в предыдущей редакции

Порядок
подготовки, согласования, заключения и хранения соглашений (договоров), заключаемых администрацией Волгограда
(утв. постановлением администрации Волгограда от 18 сентября 2013 г. N 1576)

С изменениями и дополнениями от:

13 мая 2015 г.

1. Общие положения

1.1. Порядок подготовки, согласования, заключения и хранения соглашений (договоров), заключаемых администрацией Волгограда (далее - Порядок), устанавливает общие правила подготовки, согласования, подписания и хранения соглашений (договоров), заключаемых администрацией Волгограда с федеральными государственными органами, территориальными органами федеральных государственных органов, государственными органами субъектов Российской Федерации, иными органами и организациями по вопросам, отнесенным к компетенции администрации Волгограда, внесения изменений и дополнений к ним.

Порядок не распространяется на заключение муниципальных контрактов в рамках размещения муниципального заказа, заключение инвестиционных соглашений, договоров аренды и купли-продажи земельных участков.

Порядок разработан в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, Уставом города-героя Волгограда и распространяет свое действие на администрацию Волгограда и структурные подразделения администрации Волгограда.

1.2. Заключаемые администрацией Волгограда соглашения (договоры) (далее - соглашения) подписывает глава администрации Волгограда либо лицо, уполномоченное главой администрации Волгограда на подписание соглашений (далее - уполномоченное лицо) в соответствии с действующими муниципальными правовыми актами Волгограда.

1.3. В Порядке используются следующие понятия, определения и сокращения:

куратор соглашения - должностное лицо администрации Волгограда, осуществляющее руководство и контроль за соответствующим направлением деятельности администрации Волгограда в соответствии с действующими муниципальными правовыми актами Волгограда и выступающее с инициативой заключения администрацией Волгограда соглашений;

подразделение-исполнитель - структурное подразделение администрации Волгограда, ответственное за заключение соглашения в соответствии с его компетенцией;

исполнитель документа - работник структурного подразделения администрации Волгограда, назначаемый руководителем подразделения-исполнителя, в обязанности которого входит подготовка проекта соглашения и (или) согласование его с заинтересованными структурными подразделениями администрации Волгограда, выполнение иных предусмотренных Порядком функций исполнителя;

контрагент - федеральные государственные органы, территориальные органы федеральных государственных органов, государственные органы субъектов Российской Федерации, иные органы и организации, с которыми администрация Волгограда намерена заключить соглашение.

2. Подготовка и согласование проекта соглашения

2.1. Проект соглашения разрабатывается структурным подразделением администрации Волгограда, к полномочиям которого относятся вопросы, предусмотренные в разрабатываемом проекте соглашения.

2.2. Разработка и подготовка проекта соглашения не может превышать трех рабочих дней со дня получения соответствующего указания главы администрации Волгограда, куратора соглашения, руководителя структурного подразделения администрации Волгограда о необходимости его заключения.

2.3. Соглашение должно иметь наименование, кратко отражающее его предмет, содержать существенные условия: предмет, стороны, объем прав и обязанностей, срок его действия, адреса и реквизиты сторон.

К проекту соглашения могут прилагаться перечни, положения, уставы, инструкции, таблицы, графики, сметы, карты, схемы и прочие материалы, необходимые для его надлежащего исполнения.

Все страницы проекта соглашения и приложений к нему визируются исполнителем документа.

Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку, должность визирующего, дату визирования.

2.4. Проект соглашения согласовывается исполнителем документа с первым заместителем главы администрации Волгограда, заместителями главы администрации Волгограда, курирующими соответствующее предлагаемому к заключению проекта соглашения направление в соответствии с распределением обязанностей между главой администрации Волгограда, первым заместителем главы администрации Волгограда, заместителями главы администрации Волгограда, утверждаемым постановлением администрации Волгограда, комитетом правового обеспечения администрации Волгограда, руководителями структурных подразделений администрации Волгограда, руководителями заинтересованных организаций, в том числе с контрагентами.

2.5. Для согласования проекта соглашения к нему представляются следующие документы:

заверенные копии учредительных документов контрагента;

документ, подтверждающий полномочия представителя контрагента на заключение соглашения;

пояснительная записка подразделения-исполнителя, в которой указывается правовое и фактическое обоснование заключения соглашения;

иные документы, обосновывающие предмет, права и обязанности, устанавливаемые соглашением.

2.6. Согласование проекта соглашения осуществляется на бланке согласования по форме, утвержденной постановлением администрации Волгограда от 07 марта 2013 г. N 530 "Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству для администрации Волгограда и ее структурных подразделений", в порядке, установленном пунктами 2.7-2.11 раздела 2 Порядка.

2.7. Срок согласования проекта соглашения с каждым лицом, указанным в пункте 2.4 раздела 2 Порядка, не должен превышать трех рабочих дней со дня поступления проекта соглашения, с комитетом правового обеспечения администрации Волгограда - пяти рабочих дней.

2.8. В случае несогласия лиц, указанных в пункте 2.4 раздела 2 Порядка, по результатам рассмотрения проекта соглашения замечания излагаются в форме письменного заключения.

2.9. При наличии разногласий по проекту соглашения подразделение-исполнитель должно провести обсуждение с заинтересованными сторонами с целью поиска взаимоприемлемого решения. Если такое решение не найдено, к проекту соглашения прилагаются подлинники заключений.

2.10. Разногласия по проектам соглашений рассматриваются первым заместителем главы администрации Волгограда, заместителями главы администрации Волгограда, курирующими соответствующее предлагаемому к заключению проекта соглашения направление в соответствии с распределением обязанностей между главой администрации Волгограда, первым заместителем главы администрации Волгограда, заместителями главы администрации Волгограда, утверждаемым постановлением администрации Волгограда.

2.11. Если в процессе доработки в проект соглашения вносятся существенные изменения, он подлежит повторному согласованию со всеми лицами, указанными в пункте 2.4 раздела 2 Порядка.

3. Заключение, хранение и исполнение соглашения

3.1. Подразделение-исполнитель представляет согласованный проект соглашения со всеми приложениями для его подписания уполномоченному лицу.

3.2. В случае если проект соглашения получен от контрагента, и принято решение заключать соглашение, основываясь на варианте проекта соглашения, разработанного контрагентом, то структурное подразделение администрации Волгограда, указанное в пункте 2.1 раздела 2 Порядка, при наличии замечаний выясняет у контрагента возможность устранения замечаний по соглашению (внесение изменений в проект соглашения).

3.3. Подписанное соглашение со всеми приложениями к нему представляется на регистрацию в контрольное управление администрации Волгограда в количестве экземпляров по числу сторон и регистрируется в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (далее - САДД).

Регистрация соглашения заключается в выполнении следующих действий:

внесение информации о соглашении в регистрационную карточку в СААД;

проставление на соглашении номера и даты регистрации соглашения;

сканирование соглашения и прикрепление полученного файла (электронного образа соглашения) к регистрационной карточке в САДД.

При регистрации соглашения обязательно указываются:

регистрационный номер соглашения - порядковый номер;

дата регистрации соглашения;

содержание соглашения (предмет соглашения);

наименование сторон, заключивших соглашение;

данные о подразделении-исполнителе;

данные об исполнителе документа, получившем подлинники соглашения (фамилия, имя, отчество, должность, контактный телефон);

отметка о сроке действия соглашения;

указание места хранения.

3.4. В течение трех рабочих дней со дня заключения соглашения подразделение-исполнитель обязано направить подлинник заключенного соглашения контрагенту, копии соглашения - по одному экземпляру комитету правового обеспечения администрации Волгограда и отделу бухгалтерского учета и отчетности администрации Волгограда (при участии отдела бухгалтерского учета и отчетности администрации Волгограда в согласовании).

3.5. Первый экземпляр заключенного соглашения находится на хранении в подразделении-исполнителе у ответственного специалиста, назначаемого в установленном порядке.

3.6. Хранение соглашений осуществляется в специально созданных делах-папках, в которые также вносятся документы, связанные с исполнением соглашения (переписка между участниками соглашения, дополнительные соглашения и иные документы). Сведения о соглашении в обязательном порядке вносятся в номенклатуру дел структурного подразделения администрации Волгограда.

3.7. Куратор соглашения несет ответственность за организацию и ведение контроля за исполнением условий соглашения.

3.8. Подразделение-исполнитель обязано:

осуществлять контроль за исполнением соглашения;

обеспечивать своевременное составление и оформление документов, связанных с исполнением соглашения.

3.9. После исполнения соглашения или окончания срока его действия соглашение хранится в подразделении-исполнителе в течение пяти лет, а затем передается в муниципальное казенное учреждение "Волгоградский городской архив" в соответствии с номенклатурой дел.