Приложение 1. Правила обработки персональных данных в комитете лесного хозяйства Волгоградской области

Приложение 1

к приказу комитета лесного хозяйства

Волгоградской области

от 02 июня 2015 г. N 265

Правила
обработки персональных данных в комитете лесного хозяйства Волгоградской области

1. Общие положения

1.1. Настоящие Правила обработки персональных данных в комитете лесного хозяйства Волгоградской области (далее - Правила) разработаны на основании требований Трудового кодекса Российской Федерации, федеральных законов от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных", Указа Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела", постановлений Правительства Российской Федерации от 21 марта 2012 г. N 211 "Об утверждении перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом "О персональных данных" и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, операторами, являющимися государственными или муниципальными органами", от 15 сентября 2008 г. N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемых без использования средств автоматизации", от 01 ноября 2012 г. N 1119 "Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных".

1.2. Целью Правил является определение порядка действий при обработке персональных данных, содержания обрабатываемых персональных данных, категорий субъектов, персональные данные которых обрабатываются, сроков их обработки и хранения, порядка уничтожения при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований в комитете лесного хозяйства Волгоградской области (далее - комитет).

1.3. В настоящих Правилах используются основные понятия, определенные в статье 3 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных".

1.4. Действие настоящих Правил не распространяется на отношения возникшие при обработке персональных данных, отнесенных в установленном порядке к сведениям, составляющим государственную тайну.

2. Принципы и цели обработки персональных данных

2.1. Принципы обработки персональных данных:

2.1.1. обработка персональных данных должна осуществляться на законной и справедливой основе;

2.1.2. обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, определенных настоящими Правилами целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных;

2.1.3. не допускается объединение баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой;

2.1.4. обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки;

2.1.5. содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки;

2.1.6. при обработке персональных данных должны быть обеспечены точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к целям обработки персональных данных. Должностные лица комитета должны принимать необходимые меры либо обеспечивать их принятие по удалению или уточнению неполных или неточных данных;

2.1.7. хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законодательством, законодательством Волгоградской области, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных.

2.2. Обработке в комитете подлежат только персональные данные, которые отвечают нижеследующим целям их обработки:

2.2.1. формирование кадрового резерва государственной гражданской службы комитета;

2.2.2. прохождение государственной гражданской службы Волгоградской области в комитете;

2.2.3. реализация трудовых и гражданско-правовых отношений;

2.2.4. рассмотрение вопроса о предоставлении единовременной субсидии на приобретение жилого помещения;

2.2.5. рассмотрение обращений граждан в порядке, предусмотренном Федеральным законом от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

2.2.6. осуществление возложенных на комитет полномочий, в том числе предоставление государственных услуг и исполнение государственных функций;

2.2.7. статистическим целям.

3. Процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в сфере персональных данных

3.1. Комитет устанавливает следующие процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в сфере персональных данных:

3.1.1. издание нормативных правовых актов, локальных актов комитета по вопросам обработки персональных данных;

3.1.2. назначение ответственного за организацию обработки персональных данных;

3.1.3. определение лиц, уполномоченных на получение, обработку, хранение, передачу и любое другое использование персональных данных в комитете и несущих ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты этих персональных данных;

3.1.4. ознакомление государственных гражданских служащих комитета, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, под роспись до начала работы с положениями законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе с требованиями к защите персональных данных, документами, определяющими политику комитета в отношении обработки персональных данных, локальными актами по вопросам обработки персональных данных;

3.1.5. получение персональных данных лично у субъекта персональных данных, в случае недееспособности субъекта персональных данных согласие на обработку его персональных данных дает законный представитель субъекта персональных данных, в случае возникновения необходимости получения персональных данных у третьей стороны комитет извещает об этом субъекта персональных данных заранее, получает его письменное согласие и сообщает ему в целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных;

3.1.6. применение правовых, организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных;

3.1.7. опубликование на официальном сайте комитета в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" документов, определяющих политику комитета в отношении обработки персональных данных, реализуемые требования к защите персональных данных;

3.1.8. осуществление внутреннего контроля соответствия обработки персональных данных Федеральному закону от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" и принятым в соответствии с ним нормативным правовым актам, требованиям к защите персональных данных, политике комитета в отношении обработки персональных данных, локальным актам комитета.

4. Содержание обрабатываемых персональных данных

4.1. Информация о персональных данных может содержаться:

4.1.1. на бумажных носителях;

4.1.2. на электронных носителях;

4.1.3. в информационных системах персональных данных комитета;

4.1.4. на портале Губернатора и Администрации Волгоградской области и других интернет-ресурсах, оператором которых является комитет.

4.2. Персональные данные в комитете обрабатываются как без использования средств автоматизации, так и с применением средств вычислительной техники.

5. Категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются

5.1. К категориям субъектов, персональные данные которых обрабатываются в комитете, относятся:

5.1.1. граждане, персональные данные которых обрабатываются в связи с формированием кадрового резерва государственной гражданской службы комитета;

5.1.2. граждане, персональные данные которых обрабатываются в связи с прохождением государственной гражданской службы Волгоградской области в комитете;

5.1.3. граждане, персональные данные которых обрабатываются в связи с реализацией трудовых и гражданско-правовых отношений;

5.1.4. граждане, персональные данные которых обрабатываются в связи с рассмотрением вопроса о предоставлении единовременной субсидии на приобретение жилого помещения;

5.1.5. граждане, персональные данные которых обрабатываются в связи с рассмотрением обращений граждан в порядке, предусмотренном Федеральным законом 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

5.1.6. граждане, персональные данные которых обрабатываются в связи с осуществлением возложенных на комитет полномочий, в том числе предоставлением государственных услуг и исполнением государственных функций.

6. Условия и основания обработки персональных данных субъектов в связи с формированием кадрового резерва государственной гражданской службы комитета

6.1. К субъектам, персональные данные которых обрабатываются в комитете в связи с формированием кадрового резерва государственной гражданской службы комитета, относятся:

государственные гражданские служащие Волгоградской области (далее - гражданские служащие) и граждане, претендующие на включение в кадровый резерв государственной гражданской службы комитета;

гражданские служащие и граждане, включенные в кадровый резерв государственной гражданской службы комитета.

6.2. Обработка персональных данных указанных в пункте 6.1. настоящих Правил субъектов осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных", Федеральным законом от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", Законом Волгоградской области от 08 апреля 2005 г. N 1045-ОД "О государственной гражданской службе Волгоградской области", постановлением Главы Администрации Волгоградской области от 05 марта 2007 г. N 288 "Об утверждении Положения о кадровом резерве государственной гражданской службы Волгоградской области", Положением о комитете лесного хозяйства Волгоградской области, утвержденным постановлением Губернатора Волгоградской области от 24 ноября 2014 г. N 164 "Об утверждении Положения о комитете лесного хозяйства Волгоградской области".

7. Условия и основания обработки персональных данных субъектов в связи с прохождением государственной гражданской службы Волгоградской области в комитете

7.1. К субъектам, персональные данные которых обрабатываются в комитете в связи с прохождением государственной гражданской службы Волгоградской области, относятся граждане, замещающие должности государственной гражданской службы Волгоградской области в комитете (далее - гражданские служащие комитета), и граждане, претендующие на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы Волгоградской области в комитете.

7.2. Персональные данные гражданских служащих комитета обрабатываются в целях обеспечения кадровой работы и служебных отношений, в том числе в целях содействия государственным служащим комитета в прохождении государственной гражданской службы, обучения и должностного роста, учета результатов исполнения гражданскими служащими комитета должностных обязанностей, обеспечения гражданским служащим комитета установленных законодательством Российской Федерации условий труда, а также в целях противодействия коррупции.

7.3. Обработка персональных данных указанных в пункте 7.1 настоящих Правил субъектов осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 20065 г. N 152-ФЗ "О персональных данных", Федеральным законом от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", Федеральным законом от 25 декабря 2008 г. N 273-ФЗ "О противодействии коррупции", Федеральным законом от 06 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела", Законом Волгоградской области от 08 апреля 2005 г. N 1045-ОД "О государственной гражданской службе Волгоградской области".

8. Условия и порядок обработки персональных данных субъектов в связи с рассмотрением вопроса о предоставлении единовременной субсидии на приобретение жилого помещения

8.1. К субъектам, персональные данные которых обрабатываются в комитете в связи с рассмотрением вопроса о предоставлении единовременной субсидии на приобретение жилого помещения, относятся гражданские служащие комитета, принятые в установленном порядке на учет в комитете для получения единовременной субсидии, и члены их семей.

8.2. Обработка персональных данных, необходимых в связи с рассмотрением вопроса о предоставлении единовременной субсидии на приобретение жилого помещения, осуществляется комиссией по рассмотрению вопросов предоставления государственным гражданским служащим Волгоградской области единовременной субсидии на приобретение жилого помещения (далее - комиссия по предоставлению субсидии на приобретение жилого помещения) на основании заявления гражданского служащего комитета, представляемого в соответствии с постановлением Губернатора Волгоградской области от 24 июля 2012 г. N 637 "О предоставлении государственным гражданским служащим Волгоградской области единовременной субсидии на приобретение жилого помещения".

8.3. Комиссия по предоставлению субсидии на приобретение жилого помещения вправе проверять сведения, содержащиеся в документах, представленных гражданскими служащими комитета, о наличии условий, необходимых для постановки гражданского служащего комитета на учет для получения единовременной субсидии на приобретение жилого помещения.

9. Условия и основания обработки персональных данных субъектов в связи с рассмотрением обращений граждан в порядке, предусмотренном Федеральным законом от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"

9.1. К субъектам, персональные данные которых обрабатываются в связи с рассмотрением обращений, относятся граждане, обратившиеся непосредственно в комитет, а также граждане, чьи обращения поступили в комитет в соответствии с его компетенцией из других государственных органов, органов местного самоуправления и от иных должностных лиц.

9.2. Обработка персональных данных, необходимых в связи с рассмотрением обращений, осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных", Федеральным законом от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Положением о комитете лесного хозяйства Волгоградской области, утвержденным постановлением Губернатора Волгоградской области от 24 ноября 2014 г. N 164 "Об утверждении Положения о комитете лесного хозяйства Волгоградской области".

10. Условия и основания обработки персональных данных субъектов в связи с осуществлением комитетом возложенных на него полномочий, в том числе предоставлением государственных услуг и исполнением государственных функций

10.1. Комитетом осуществляется обработка персональных данных субъектов персональных данных в целях реализации полномочий комитета, в том числе предоставления государственных услуг и исполнения государственных функций.

10.2. Обработка персональных данных, необходимых в связи с осуществлением комитетом своих полномочий, в том числе предоставлением государственных услуг и исполнением государственных функций, осуществляется без согласия субъекта персональных данных в соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 6 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных", а также иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Волгоградской области, определяющими осуществление полномочий (предоставление государственных услуг и исполнение государственных функций) в установленной сфере ведения комитета.

11. Организация обработки, сроки обработки и хранения персональных данных

11.1. Обработка персональных данных в комитете включает в себя следующие действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

11.2. Обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных, в случае недееспособности субъекта персональных данных согласие на обработку его персональных данных дает законный представитель субъекта персональных данных.

В случае возникновения необходимости получения персональных данных гражданских служащих комитета у третьей стороны следует получить письменное согласие указанных субъектов и сообщить им о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных.

11.3. Если предоставление персональных данных является обязательным в соответствии с федеральным законом, необходимо разъяснить субъектам персональных данных юридические последствия отказа предоставить свои персональные данные.

В случае отказа субъекта персональных данных в предоставлении своих персональных данных необходимо получение письменного подтверждения разъяснения указанному субъекту юридических последствий отказа.

11.4. Запрещается получать и обрабатывать персональные данные субъектов, не предусмотренные перечнями персональных данных, которые обрабатываются в комитете, в том числе касающиеся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, интимной жизни.

11.5. Передача (распространение, предоставление) персональных данных субъектов третьим лицам должна осуществляться с согласия субъекта персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами.

11.6. Документы, содержащие персональные данные, обрабатываются в сроки, обусловленные заявленными целями их обработки.

11.7. Использование персональных данных осуществляется с момента их получения оператором и прекращается:

11.7.1. по достижении целей обработки персональных данных;

11.7.2. в связи с отсутствием необходимости в достижении заранее заявленных целей обработки персональных данных.

11.8. Сроки хранения персональных данных устанавливаются на основании действующего законодательства в соответствии с номенклатурой дел комитета.

11.9. Хранение персональных данных осуществляется в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если иной срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом или договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных.

11.10. Персональные данные, предоставляемые субъектами персональных данных на бумажном носителе, хранятся на бумажных носителях в структурных подразделениях комитета, осуществляющих обработку персональных данных.

11.11. Необходимо обеспечивать раздельное хранение персональных данных, обработка которых осуществляется в различных целях, определенных настоящими Правилами.

11.12. Контроль за хранением и использованием материальных носителей персональных данных, не допускающим несанкционированное использование, уточнение, распространение и уничтожение персональных данных, находящихся на этих носителях, осуществляют руководители структурных подразделений комитета, осуществляющих обработку персональных данных.

12. Порядок уничтожения персональных данных при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований

12.1. В случае достижения цели обработки персональных данных комитет обязан прекратить обработку персональных данных или обеспечить ее прекращение (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению комитета) и уничтожить персональные данные или обеспечить их уничтожение (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению комитета) в срок, не превышающий тридцати дней с даты достижения цели обработки персональных данных, если иное не предусмотрено служебным контрактом, договором или соглашением, стороной которого является субъект персональных данных, либо если комитет не вправе осуществлять обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных федеральными законами.

12.2. В случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку его персональных данных комитет обязан прекратить их обработку или обеспечить прекращение такой обработки (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению комитета) и в случае, если сохранение персональных данных более не требуется для целей обработки персональных данн