Приложение. Положение об архивном отделе Администрации Даниловского муниципального района Волгоградской области

Приложение
к постановлению Главы Администрации
Даниловского муниципального района
Волгоградской области
от 08 июня 2015 N 234

Положение
об архивном отделе Администрации Даниловского муниципального района Волгоградской области

1. Общие положения

1. Архивный отдел Администрации Даниловского муниципального района (далее именуется - Архивный отдел) создается для выполнения функции органов местного самоуправления в сфере архивного дела.

2. Архивный отдел является структурным подразделением Администрации Даниловского муниципального района без статуса юридического лица. Архивный отдел имеет бланки с указанием своего наименования, а также печать со своим наименованием для удостоверения архивных справок, архивных копий, выписок, выполненных на основе архивных документов.

3. Архивный отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации и Волгоградской области в сфере архивного дела, Уставом Даниловского муниципального района, нормативно-правовыми актами органов представительной и исполнительной власти Даниловского муниципального района, приказами, инструкциями, методическими указаниями Федерального архивного агентства Министерства культуры Российской Федерации, Отдела по управлению архивами Комитета культуры Волгоградской области и настоящим Положением.

4. Положение об архивном отделе утверждается Главой Администрации Даниловского муниципального района.

5. Штатная численность и номенклатура должностей архивного отдела устанавливаются Главой Администрации Даниловского муниципального района.

6. Финансирование и материально-техническое снабжение архивного отдела осуществляется за счет бюджета Администрации Даниловского муниципального района.

7. Указания архивного отдела по вопросам архивного дела обязательны на территории Даниловского муниципального района для учреждений, организаций и предприятий муниципальной формы собственности, в результате деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации.

8. Отдел осуществляет свою деятельность как непосредственно, так и во взаимодействии с федеральными органами исполнительной власти, их территориальными подразделениями, органами местного самоуправления Даниловского муниципального района, общественными объединениями и гражданами.

2. Основные задачи архивного отдела

Основными задачами архивного отдела являются:

9. Осуществление на территории Даниловского муниципального района полномочий в сфере архивного дела в пределах своей компетенции.

10. Обеспечение сохранности и государственный учет архивных документов, подлежащих постоянному хранению.

11. Комплектование архивного отдела документами Архивного фонда Российской Федерации, имеющими научно-историческое, экономическое, политическое, социальное или культурное значение для населения Даниловского муниципального района Волгоградской области.

12. Организационно-методическое руководство организацией документов в делопроизводстве и работой архивов представительных и исполнительных органов местного самоуправления Даниловского муниципального района, муниципальных учреждений и муниципальных унитарных предприятий, содействие другим организациям и гражданам, в деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации.

13. Информированное обеспечение органов местного самоуправления, обеспечение прав граждан на доступ к архивным документам, организация использования документов.

3. Функции архивного отдела

Архивный отдел в соответствии с возложенными на него задачами:

14. Осуществляет хранение:

- документов архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления, муниципальных учреждений, муниципальных унитарных предприятий;

- документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в деятельности органов государственной власти и организаций, действовавших на территории муниципального образования и отнесенных к федеральной собственности и собственности Волгоградской области;

- документов негосударственных организаций, общественных организаций и движений и граждан, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации, передаваемые их собственниками или владельцами на постоянное хранение в архивный отдел на договорной основе;

- фотодокументов, а также при наличии надлежащих условий кино-, фоно- видеодокументов, отражающих прошлое и настоящее муниципального района;

- печатных, иллюстративных и других материалов, дополняющих фонды архивного отдела;

- учетных документов, архивных справочников и других материалов для осуществления практической деятельности архивного отдела.

15. Осуществляет государственный учет документов, принятых в архивный отдел, представляет в установленном порядке учетные данные в Отдел по управлению архивами Министерства культуры Волгоградской области.

16. Проводит мероприятия по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.

17. Разрабатывает списки организаций - источников комплектования архивного отдела, представляет их на согласование в Отдел по управлению архивами Министерства культуры Волгоградской области и на утверждение Администрации Даниловского муниципального района.

18. Организует отбор архивных документов организаций - источников комплектования архивного отдела для постоянного хранения и осуществляет их прием в архивный отдел в соответствии с законодательно установленными сроками.

19. Разрабатывает и реализует мероприятия по комплектованию архивного отдела записями воспоминаний, материалами фото-, кино- и видеосъемок знаменательных событий и мероприятий Даниловского муниципального района.

20. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам, хранящимся в архивном отделе, в том числе автоматизированные информационно-поисковые системы с целью оперативного использования документной информации.

21. Обеспечивает в установленном порядке ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, других архивных документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования архивного отдела.

22. Осуществляет организационно-методическое руководство работой организаций - источников комплектования архивного отдела, оказывает им необходимую помощь в вопросах организации и методики работы с документами, проводит проверки состояния ведомственного хранения архивных документов.

23. Рассматривает и согласовывает нормативно-методические документы организаций - источников комплектования архивного отдела: Положение об экспертной комиссии, Положение об архиве, Инструкцию по делопроизводству, Номенклатуру дел.

24. Осуществляет в установленном порядке:

- рассмотрение и представление на утверждение и согласование экспертно-проверочной методической комиссии Отдела по управлению архивами Комитета культуры Волгоградской области поступившие от организаций - источников комплектования архивного отдела описи дел постоянного срока хранения;

- согласование описей документов по личному составу организаций - источников комплектования архивного отдела, а также описей дел по личному составу ликвидированных организаций, документы которых подлежат приему в архивный отдел;

25. Информирует органы местного самоуправления Даниловского муниципального района, другие муниципальные организации о составе и содержании документов архивного отдела, исполняет их запросы на документную информацию.

26. Исполняет запросы юридических и физических лиц на документную информацию путем выдачи в установленном порядке дел во временное использование, выдает архивные справки, заверенные копии архивных документов, выписки из них.

27. Исполняет социально-правовые запросы граждан, выдает архивные справки, копии, выписки из документов.

28. Использует документы архивного отдела в социально-экономических и культурных целях путем организации выставок, экскурсий, встреч с общественностью, публикаций архивных документов и материалов по ним в периодической печати.

29. Проводит прием граждан, рассматривает жалобы, заявления, предложения граждан по вопросам, относящимся к компетенции архивного отдела, консультирует их по вопросам розыска архивных документов.

30. Проводит мероприятия по улучшению организации документов в делопроизводстве и их ведомственного хранения, по повышению квалификации работников, ответственных за делопроизводство и архив.

31. Разрабатывает для внесения в установленном порядке в представительные и исполнительные органы местного самоуправления проекты нормативных правовых актов в сфере архивного дела.

4. Права архивного отдела

Архивному отделу предоставляется право:

32. Представлять Администрацию Даниловского муниципального района по всем вопросам, входящим в компетенцию работы отдела.

33. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории Даниловского муниципального района, обязательные для исполнения указания по организации документов в делопроизводстве и работе ведомственных архивов.

34. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности и формы собственности, необходимые сведения об организации документов в делопроизводстве, о состоянии ведомственных архивов.

35. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках, проводимых администрацией муниципального образования и ее структурными подразделениями в пределах своей компетенции, участвовать в работе экспертных комиссий организаций.

36. Участвовать в работе ликвидационных комиссий с целью решения вопросов обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации и документов по личному составу, образовавшихся в деятельности ликвидируемых организаций.

37. Вносить на рассмотрение администрации Даниловского муниципального района предложения по развитию архивного дела, участвовать в их рассмотрении.

38. Выполнять иные полномочия в соответствии с законодательством Российской Федерации, Волгоградской области и нормативно-правовыми актами Даниловского муниципального района.

5. Организация деятельности архивного отдела

39. Архивный отдел возглавляет начальник, являющийся муниципальным служащим, исполняющим свои обязанности в порядке, определенном законодательством о муниципальной службе, Трудовым кодексом Российской Федерации.

40. Начальник архивного отдела назначается на должность и освобождается от должности Главой Администрации Даниловского муниципального района по согласованию с Отделом по управлению архивами Комитета культуры Волгоградской области.

Начальник и работники отдела назначаются на должности муниципальной службы в соответствии с квалификационными требованиями к уровню профессионального образования, стажу муниципальной службы или стажу работы по специальности, профессиональным знаниям и навыкам, необходимым для исполнения должностных обязанностей, устанавливаемыми законодательством Волгоградской области и муниципальными правовыми актами.

В отсутствие начальника отдела исполнение его обязанностей должно возлагаться на ведущего специалиста отдела.

41. Начальник архивного отдела:

- организует деятельность отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на него задач и функций в сфере архивного дела муниципального образования;

- распределяет обязанности между работниками Архивного отдела и разрабатывает для них должностные инструкции;

- вносит Главе Администрации Даниловского муниципального района предложения о назначении и освобождении от должности работников архивного отдела, их поощрении и применении к ним мер дисциплинарного воздействия;

- вносит в установленном порядке на рассмотрение Главы Администрации Даниловского муниципального района проекты правовых актов по вопросам, входящим в компетенцию архивного отдела;

- отчитывается о работе архивного отдела и состоянии архивного дела перед Главой Администрации Даниловского муниципального района и в установленном порядке перед Отделом по управлению архивами Комитета культуры Волгоградской области.

42. Деятельность архивного отдела организуется в соответствии с правилами, установленными Федеральным архивным агентством Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации на основе годового плана работы, утвержденного Главой Администрации Даниловского муниципального района по согласованию с Отделом по управлению архивами Комитета культуры Волгоградской области.

43. Архивный отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии с органами местного самоуправления Даниловского муниципального района, муниципальными организациями, в том числе с общественными организациями.

44. Обеспечение архивного отдела помещениями, отвечающими условиям постоянного хранения документов, содержание, техническое оснащение, оборудование, охрана, транспортное обслуживание осуществляется Администрацией Даниловского муниципального района за счет местного бюджета.

45. При смене начальника архивного отдела прием-передача дел и материалов производится комиссией, созданной распоряжением Главы Администрации Даниловского муниципального района, в состав которой входят: представители Администрации Даниловского муниципального района и Отдела по управлению архивами Комитета культуры Волгоградской области. Акт приема-передачи дел утверждается Главой Администрации Даниловского муниципального района и представляется в Отдел по управлению архивами Комитета культуры Волгоградской области.

46. Ликвидация и реорганизация архивного отдела осуществляется администрацией Даниловского муниципального района в установленном порядке по согласованию с Отделом по управлению архивами Комитета культуры Волгоградской области. Архивные фонды и архивные документы реорганизуемого архивного отдела передаются его правопреемнику. При отсутствии правопреемника архивные фонды и архивные документы могут быть переданы на постоянное хранение в один из государственных архивов, подведомственных Отделу по управлению архивами Комитета культуры Волгоградской области, на основании договора между Отделом по управлению архивами Комитета культуры Волгоградской области и Администрацией Даниловского муниципального района.

Управляющий делами - начальник отдела правового обеспечения, имущества и землепользования администрации Даниловского муниципального района

В.И. Романов