Постановление главы Волгограда от 23 декабря 2015 г. N 205-п "Об утверждении Положения об организации работы с документами в Волгоградской городской Думе" (с изменениями и дополнениями) (документ утратил силу)

Постановление главы Волгограда от 23 декабря 2015 г. N 205-п
"Об утверждении Положения об организации работы с документами в Волгоградской городской Думе"

С изменениями и дополнениями от:

21 марта 2017 г.

В соответствии со статьями 7, 29 Устава города-героя Волгограда постановляю:

1. Утвердить Положение об организации работы с документами в Волгоградской городской Думе (прилагается).

2. Управляющему делами Волгоградской городской Думы:

2.1. Привести муниципальные правовые акты главы Волгограда в соответствие с настоящим постановлением.

2.2. Ознакомить работников Волгоградской городской Думы с настоящим постановлением.

3. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания.

4. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.

Глава Волгограда

А.В. Косолапов

Положение
об организации работы с документами в Волгоградской городской Думе
(утв. постановлением главы Волгограда от 23 декабря 2015 г. N 205-п)

С изменениями и дополнениями от:

21 марта 2017 г.

1. Общие положения

1.1. Положение об организации работы с документами в Волгоградской городской Думе (далее - Положение) разработано в целях установления единых требований к подготовке, оформлению, обработке, хранению и использованию документов, образующихся в деятельности Волгоградской городской Думы (далее - городская Дума) и главы Волгограда, создания единой основы ведения делопроизводства в городской Думе и повышения его эффективности.

Положение определяет систему ведения делопроизводства, устанавливает общие требования к функционированию органов и структурных подразделений городской Думы, занимающихся документационным обеспечением городской Думы и организацией работы с документами в городской Думе.

Положение разработано в соответствии с требованиями Федеральных законов от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", от 06 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи", постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", ГОСТ Р 7.0.8-2013. "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Уставом города-героя Волгограда, Регламентом городской Думы, иными нормативными правовыми актами городской Думы и главы Волгограда.

1.2. Требования настоящего Положения распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, оформление, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий.

Требования настоящего Положения не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Требования настоящего Положения к работе с бухгалтерской и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами.

1.3. Организация, ведение и совершенствование системы работы с документами, методическое руководство, контроль за соблюдением установленного настоящим Положением порядка работы с документами, состоянием делопроизводства, правил и порядка работы со служебными документами и обращениями граждан осуществляются руководителями структурных подразделений городской Думы в соответствии с возложенными на них функциями по документационному обеспечению городской Думы.

1.4. Передача документов, их копий гражданам, работникам сторонних организаций допускается только с письменного разрешения главы Волгограда или управляющего делами городской Думы.

Передача документов городской Думы в средства массовой информации осуществляется через пресс-службу городской Думы по поручению главы Волгограда или по решению городской Думы. Муниципальные правовые акты Волгограда, подлежащие официальному опубликованию (обнародованию), в соответствии с Положением об опубликовании муниципальных правовых актов Волгограда направляются в структурное подразделение администрации Волгограда, ответственное за официальное опубликование.

В целях сохранности и своевременного исполнения документов работники городской Думы при уходе в отпуск, на учебу и т.д. все находящиеся в его ведении документы передают другому лицу по указанию руководителя структурного подразделения городской Думы.

1.5. Выполнение требований настоящего Положения обязательно для главы Волгограда, заместителей главы Волгограда, председателей и заместителей председателей комитетов городской Думы (далее - должностные лица городской Думы), депутатов, работников городской Думы.

Должностные лица, депутаты, работники городской Думы независимо от занимаемых должностей несут персональную ответственность за выполнение требований настоящего Положения, сохранность находящихся у них документов и конфиденциальность содержащейся в них информации.

Работники городской Думы немедленно сообщают об утрате документов должностному лицу, руководителю соответствующего структурного подразделения городской Думы, которые по поручению главы Волгограда организуют проведение служебного расследования и письменно информируют главу Волгограда о результатах служебного расследования.

1.6. Регистрация и учет служебных документов, обращений граждан и юридических лиц, контроль за сроками их исполнения, контроль за исполнением муниципальных правовых актов городской Думы и главы Волгограда, рекомендаций, содержащихся в решениях городской Думы, протокольных поручений городской Думы, поручений главы Волгограда производятся с использованием системы автоматизации делопроизводства и документооборота "ДЕЛО" (далее - САДД "ДЕЛО").

Работа в САДД "ДЕЛО" осуществляется только под собственным идентификатором и паролем пользователя.

Контроль за использованием идентификаторов и паролей пользователей САДД "ДЕЛО" осуществляется отделом информационных технологий и компьютерного обеспечения городской Думы.

Работник городской Думы, ответственный за делопроизводство, является уполномоченным пользователем САДД "ДЕЛО" и ведет работу с поступающими документами в "Кабинете руководителя подразделения" (по фамилии владельца "Кабинета").

Работник городской Думы, ответственный за делопроизводство, обязан отражать в САДД "ДЕЛО" все этапы прохождения и результаты исполнения документов с момента поступления документа в орган или структурное подразделение городской Думы до списания его в дело путем внесения сведений в соответствующие поля регистрационной карточки документа в САДД "ДЕЛО".

1.7. В целях учета и поиска документов в САДД "ДЕЛО" используются обязательные сведения о документах в соответствии с приложением 1 к настоящему Положению. В САДД "ДЕЛО" могут использоваться дополнительные сведения о документах.

2. Основные понятия и термины

2.1. Адресант - реквизит, содержащий информацию об отправителе документа.

2.2. Адресат - реквизит, содержащий информацию о получателе документа.

2.3. Архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.

2.4. Аутентичность (электронного документа) - свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному.

2.5. Бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

2.6. Виза - реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

2.7. Выписка из документа - копия части документа, заверенная в установленном порядке.

2.8. Гриф согласования - реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием.

2.9. Гриф утверждения - реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа.

2.10. Дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности городской Думы.

2.11. Делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в городской Думе.

2.12. Документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот городской Думы.

2.13. Документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке.

2.14. Документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки.

2.15. Достоверность (электронного документа) - свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.

2.16. Индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом городской Думы или резолюцией.

2.17. Квалифицированная электронная подпись - это электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам:

ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;

для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с федеральным законодательством.

2.18. Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

2.19. Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы.

2.20. Ксерокопия документа - копия, полученная при ксерокопировании оригинала на любом копировально-множительном устройстве, использующем метод ксерографии.

2.21. Лист согласования (визирования) документа - часть официального документа с отметками (визами) о согласовании.

2.22. Неквалифицированная электронная подпись, которая:

получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;

позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;

позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;

создается с использованием средств электронной подписи.

2.23. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в городской Думе, с указанием сроков их хранения.

2.24. Носитель (документированной) информации - материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации.

2.25. Оформление документа - проставление на документе необходимых реквизитов.

2.26. Первичная обработка документов (экспедиционная обработка документов) - обработка документов (проверка целостности, комплектности, сортировка и др.) при поступлении в организацию.

2.27. Подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа.

2.28. Подписание (документа) - заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.

2.29. Подпись - реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.

2.30. Предварительное рассмотрение документа - изучение документа, поступившего в организацию, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение.

2.31. Простая электронная подпись - электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.

2.32. Разработчик проекта муниципального правового акта городской Думы, главы Волгограда - субъект правотворческой инициативы в соответствии с Уставом города-героя Волгограда, подготовивший проект муниципального правового акта городской Думы, главы Волгограда, либо иное лицо, подготовившее проект муниципального правового акта городской Думы, главы Волгограда по поручению субъекта правотворческой инициативы.

2.33. Регистрационно-учетная форма - документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля.

2.34. Регистрационный номер документа (регистрационный индекс документа) - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

2.35. Регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе.

2.36. Резолюция - реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа.

2.37. Реквизит документа - обязательный элемент оформления документа.

2.38. Система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним.

2.39. Сканирование документа - получение электронного образа документа.

2.40. Согласование документа (визирование) - оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами.

2.41. Текст документа - основная содержательная часть документа.

2.42. Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом.

2.43. Утверждение документа - способ придания документу правового статуса.

2.44. Целостность (электронного документа) - состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения.

2.45. Электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

2.46. Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

2.47. Электронный документооборот - документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы автоматизации электронного документооборота).

2.48. Электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе.

3. Документы и бланки в городской Думе

3.1. Основным нормативным документом, регламентирующим правила составления и оформления документов, является ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

3.2. Документы, создаваемые в городской Думе, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

При составлении и оформлении документов должны соблюдаться требования и правила юридико-технического оформления, способствующие их оперативному исполнению и последующему использованию в справочных целях.

3.3. Основными документами городской Думы являются:

решение городской Думы;

постановление (распоряжение) главы Волгограда по вопросам организации деятельности городской Думы;

постановление (распоряжение) главы Волгограда по иным вопросам, отнесенным к его полномочиям Уставом города-героя Волгограда, федеральными законами, законами Волгоградской области и муниципальными правовыми актами Волгограда;

приказ управляющего делами городской Думы;

письмо.

3.4. Иными документами городской Думы являются:

проект решения городской Думы;

проект постановления (распоряжения) главы Волгограда по вопросам организации деятельности городской Думы;

проект постановления (распоряжения) главы Волгограда по иным вопросам, отнесенным к его полномочиям Уставом города-героя Волгограда, федеральными законами, законами Волгоградской области и муниципальными правовыми актами Волгограда;

протокол заседания городской Думы;

выписка из протокола заседания городской Думы;

стенограмма заседания городской Думы;

выписка из стенограммы заседания городской Думы;

протокол заседания комитета (рабочей группы, комиссии) городской Думы;

выписка из протокола заседания комитета (рабочей группы, комиссии) городской Думы;

план работы комитета городской Думы;

контракт (договор);

акт;

пояснительная записка;

повестка дня заседания городской Думы;

заявление;

справка (служебная записка, заключение, отчет, представление).

3.5. Бланки городской Думы (далее - бланки) разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте расположения реквизитов реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте расположения реквизитов реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

При подготовке документов в городской Думе используются электронные шаблоны бланков.

3.6. Устанавливаются следующие виды бланков:

бланк решения городской Думы с продольным расположением реквизитов;

бланк постановления городской Думы по вопросам организации деятельности городской Думы с продольным расположением реквизитов;

бланк распоряжения городской Думы по вопросам организации деятельности городской Думы с продольным расположением реквизитов;

бланк постановления главы Волгограда по иным вопросам, отнесенным к его полномочиям Уставом города-героя Волгограда, федеральными законами, законами Волгоградской области и муниципальными правовыми актами Волгограда, с продольным расположением реквизитов;

бланк распоряжения главы Волгограда по иным вопросам, отнесенным к его полномочиям Уставом города-героя Волгограда, федеральными законами, законами Волгоградской области и муниципальными правовыми актами Волгограда, с продольным расположением реквизитов;

бланк приказа управляющего делами городской Думы с продольным расположением реквизитов;

бланк письма главы Волгограда с угловым расположением реквизитов;

бланк письма городской Думы с угловым расположением реквизитов;

бланк письма комитета городской Думы с угловым расположением реквизитов;

бланк письма депутатского объединения (фракции, группы) городской Думы с угловым расположением реквизитов.

3.7. Разработка бланков (электронных шаблонов бланков) производится по поручению управляющего делами городской Думы.

Образцы бланков и электронные шаблоны бланков, указанных в пункте 3.6 настоящего раздела, утверждаются управляющим делами городской Думы.

Бланки размещаются в папке "Бланки" на рабочем столе персонального компьютера в сети городской Думы и в информационно-телекоммуникационной сети Интернет на официальном сайте городской Думы.

Допускается использование утвержденных бланков в городской Думе, воспроизводимых с помощью персональных компьютеров должностных лиц, работников городской Думы непосредственно при изготовлении конкретного документа.

Не допускается самостоятельное изменение параметров бланков, указанных в пункте 3.6 настоящего раздела.

В информационно-телекоммуникационной сети Интернет на официальном сайте городской Думы размещаются:

бланк решения городской Думы с продольным расположением реквизитов;

бланк постановления главы Волгограда по вопросам, отнесенным к его полномочиям Уставом города-героя Волгограда, федеральными законами, законами Волгоградской области и муниципальными правовыми актами Волгограда, с продольным расположением реквизитов;

бланк распоряжения главы Волгограда по вопросам, отнесенным к его полномочиям Уставом города-героя Волгограда, федеральными законами, законами Волгоградской области и муниципальными правовыми актами Волгограда, с продольным расположением реквизитов.

3.8. На каждом листе документа, оформленном как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должны соблюдаться следующие параметры:

размер левого поля - 30 мм, правого - 10 мм, верхнего - 20 мм и нижнего - 20 мм;

шрифт "Times New Roman";

абзацный отступ первой строки - 1,25 см от границы левого поля;

междустрочный интервал - одинарный, выравнивание - по ширине.

Допускается иной размер шрифта, междустрочный интервал и выравнивание в зависимости от вида реквизита, установленного настоящим Положением, и формата листа бумаги.

Допускается изменение левого поля до 2,5 см для внутренней переписки в городской Думе, структурных подразделениях.

При изготовлении документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа размером шрифта 10 пунктов.

3.9. В состав реквизитов бланков и документов городской Думы включаются:

изображение герба города-героя Волгограда (01);

наименование органа местного самоуправления Волгограда (02);

вид документа (03);

справочные данные об органе местного самоуправления (04);

дата документа (05);

регистрационный номер документа (06);

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта (07);

место составления (издания) документа (08);

адресат (09);

наименование либо аннотация документа (10);

текст документа (11);

отметка о наличии приложений (12);

подпись должностного лица (13);

гриф согласования (виза) (14);

гриф утверждения (15);

указания по исполнению документа (16);

оттиск печати (17);

отметка о заверении копии (18);

отметка об исполнителе (19);

отметка о поступлении документа в городскую Думу (20);

отметка о контроле документа (21);

отметка по исполнению документа (22).

3.10. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

В состав реквизитов бланков документов, указанных в пункте 3.6 настоящего раздела, обязательно включаются:

изображение герба города-героя Волгограда;

наименование органа местного самоуправления Волгограда;

вид документа;

справочные данные об органе местного самоуправления (почтовый адрес, номер телефона, адрес электронной почты и т.д.).

3.11. Все реквизиты должны располагаться в документе в определенной последовательности согласно схемы расположения реквизитов и границ зон в соответствии с приложениям 2 и 3 к настоящему Положению.

4. Требования к оформлению реквизитов документов

4.1. Герб города-героя Волгограда (реквизит 01) помещается на документах городской Думы в соответствии с решением городской Думы об утверждении символики Волгограда.

Герб города-героя Волгограда может изображаться в одноцветном и многоцветном вариантах, помещается в пределах верхнего поля документа и центрируется относительно реквизита "Наименование органа местного самоуправления Волгограда".

Размеры изображения герба города-героя Волгограда для печати на бланках городской Думы:

высота - 17 мм;

ширина - 15,1 мм.

4.2. Наименование органа местного самоуправления Волгограда (реквизит 02) должно соответствовать наименованию, определенному Уставом города-героя Волгограда, решениями городской Думы.

Наименование органа местного самоуправления Волгограда печатается с новой строки, без абзацного отступа, прописными буквами, полужирным шрифтом, без кавычек, точка в конце не ставится, центрируется относительно границ текста. Размер шрифта реквизита "Наименование органа местного самоуправления Волгограда" при угловом расположении бланка - 12 пунктов, при продольном - 16 пунктов. Пример:

при продольном расположении реквизитов:

ВОЛГОГРАДСКАЯ ГОРОДСКАЯ ДУМА

при угловом расположении реквизитов:

ВОЛГОГРАДСКАЯ ГОРОДСКАЯ ДУМА

Для структурного подразделения реквизит "Наименование органа местного самоуправления Волгограда" центрируется относительно слов "ВОЛГОГРАДСКАЯ ГОРОДСКАЯ ДУМА", печатается с прописной буквы. Пример:

ВОЛГОГРАДСКАЯ ГОРОДСКАЯ ДУМА Комитет по экономике, предпринимательству и торговле

4.3. Вид документа (реквизит 03) располагается в заголовочной части документа и проставляется на всех видах документов, кроме писем.

Вид документа печатается с новой строки, без абзацного отступа, прописными буквами, без кавычек, точка в конце не ставится, центрируется относительно границ текста, размер шрифта - 16 пунктов.

Вид муниципального правового акта Волгограда (РЕШЕНИЕ, ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРИКАЗ) размещается под реквизитом "Наименование органа местного самоуправления" с междустрочным интервалом в 6 пунктов, печатается полужирным шрифтом.

4.4. Справочные данные об органе местного самоуправления (реквизит 04) в решениях городской Думы, постановлениях (распоряжениях) главы Волгограда, приказах управляющего делами городской Думы размещается под реквизитом "Вид документа" с междустрочным интервалом в 6 пунктов, включает в себя почтовый адрес, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, которые печатаются с новой строки, без абзацного отступа, строчными буквами, без кавычек, точка в конце не ставится, центрируются относительно границ текста, размер шрифта - 8 пунктов.

Реквизит "Справочные данные об органе местного самоуправления" в письмах включает в себя почтовый адрес, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, код организации по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер (ОГРН), идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП), которые печатаются строчными буквами, через запятую, без кавычек, точка в конце не ставится, центрируются относительно реквизита "Наименование органа местного самоуправления", размер шрифта - 8 пунктов.

Реквизит "Справочные данные об органе местного самоуправления" в письмах главы Волгограда и городской Думы отделяется от реквизита "Наименование органа местного самоуправления" междустрочным интервалом в 6 пунктов.

Реквизит "Справочные данные об органе местного самоуправления" в письмах комитета городской Думы, депутатского объединения (фракции, группы) городской Думы печатаются с новой строки, без абзацного отступа.

4.5. Дата документа (реквизит 05) - дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события.

Размер шрифта реквизита "Дата документа" - 12 пунктов.

Дату документа на распорядительных документах (решения, постановления, распоряжения, приказы) и служебных письмах оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, буква "г." не ставится, например, дату 01 января 2014 г. следует оформлять 01.01.2014. На других документах допускается словесно-цифровой способ оформления даты, при котором день месяца указывается парой арабских цифр, год - четырьмя арабскими цифрами с буквой "г.", например: 08 января 2013 г.

Дата документа проставляется должностным лицом или руководителем структурного подразделения городской Думы, подписывающим, утверждающим документ, или ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях городской Думы после подписания документа.

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами местного самоуправления Волгограда, является дата более поздней подписи.

4.6. Регистрационный номер документа (реквизит 06) состоит из его порядкового номера, в соответствии с системой регистрации, установленной муниципальным правовым актом главы Волгограда.

Размер шрифта реквизита "Регистрационный номер документа" - 12 пунктов.

Регистрационный номер проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, службой делопроизводства или непосредственно исполнителем при его регистрации.

4.7. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта (реквизит 07) включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ, и располагается под реквизитом "Регистрационный номер документа".

Размер шрифта реквизита "Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта" - 12 пунктов.

Реквизит "Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта" проставляется исполнителем при подготовке писем.

Наличие ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, освобождает текст от вспомогательной информации.

4.8. Место составления (издания) документа (реквизит 08) используется при оформлении протоколов.

Реквизит "Место составления (издания) документа" выравнивают по левому полю документа.

Размер шрифта реквизита "Место составления (издания) документа" должен соответствовать размеру шрифта реквизита "Текст документа".

4.9. Адресат (реквизит 09) выравнивается по левой границе текста реквизита.

Размер шрифта реквизита "Адресат" должен соответствовать размеру шрифта реквизита "Текст документа".

Адресатом могут быть органы власти, организации, их структурные подразделения, должностные или физические и юридические лица.

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Документ может быть адресован руководителю организации, в этом случае реквизит "Адресат" оформляется следующим образом:

Главе администрации Волгограда И.И.Иванову

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией и не разделяются пробелом.

Документ может быть адресован в органы государственной власти или органы местного самоуправления Волгограда (их территориальные органы, структурные подразделения), другим юридическим лицам (без указания должностного лица).

Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Пример:

	Администрация Волгограда
	Департамент муниципального имущества

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. Пример:

	Главам администраций районов Волгоградской области
	Структурным подразделениям администрации Волгограда

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

При наличии более четырех адресатов составляется реестр рассылки, подготавливается один экземпляр письма с обобщенным наименованием адресатов и по одному экземпляру письма с полным наименованием адресата в каждый адрес. В случае невозможности обобщения наименований адресатов в поле расположения реквизита "Адресат" вписываются слова "Реестр рассылки".

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование (полное или сокращенное, при наличии), затем почтовый адрес. Пример:

Государственное учреждение Всероссийский научно- исследовательский институт документоведения и архивного дела ул. Профсоюзная, д. 82, Москва, 117393

Обозначение города ("г.") не проставляется перед наименованиями городов федерального значения (Москва, Санкт-Петербург), а также перед наименованиями, образованными с использованием слова "город" (Новгород), "град" (Волгоград) и "бург" (Екатеринбург).

Если корреспонденция направляется в столицы республик, краевые и областные центры, в адресе указывают только наименование городов без каких-либо иных уточняющих данных.

На почтовых отправлениях, которые направляются в города областного или краевого подчинения или в города, которые являются районными центрами, после наименования города указывают наименование области или края.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

	Иванову И.И.
	ул. им. А.С.Пушкина, д. 5, кв. 12, г. Подольск, Московская обл., 142100

Почтовый адрес не указывается на документах, направляемых в федеральные органы государственной власти, их территориальные органы (подразделения), органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, постоянным корреспондентам.

Для рассылки решения городской Думы, постановления (распоряжения) главы Волгограда ниже реквизита "Подпись должностного лица" в нижней части листа или на оборотной стороне последнего листа решения городской Думы, постановления (распоряжения) главы Волгограда указывается список организаций и должностных лиц с обязательным указанием почтовых реквизитов и электронных адресов (при необходимости) для сторонних организаций и физических лиц.

4.10. Наименование либо аннотация документа (реквизит 10) включает в себя краткое содержание документа и используется во всех видах документов. Допускается не указывать наименование либо аннотацию документа на бланках формата А5, а также в письмах, текст которых не превышает половины страницы, и в ответах на письма граждан.

Реквизит "Наименование либо аннотация документа" должен носить нейтральный информационный характер, быть максимально кратким, емким, точно передавать смысл текста документа, грамматически согласовываться с наименованием вида документа и отвечать на вопрос: о чем? Пример:

Приказ (о чем?)

О создании аттестационной комиссии;

или на вопрос: кого (чего?) Пример:

Должностная инструкция (кого?) ведущего специалиста

Наименование либо аннотация документа не заключается в кавычки и отделяется от реквизитов "Дата документа" и "Регистрационный номер документа" либо "Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта" одним одинарным междустрочным интервалом, точка в конце наименования либо аннотации документа не ставится.

4.11. Текст документа (реквизит 11) составляется в соответствии с требованиями раздела 5 настоящего Положения.

4.12. Отметка о наличии приложений (реквизит 12) предназначена для фиксации внимания получателя и отправителя на документах, которые составляют с пересылаемым документом один комплект.

Документы-приложения могут быть трех видов:

направляемые с письмом;

утверждаемые или вводимые в действие муниципальным правовым актом Волгограда;

поясняющие или дополняющие содержание основного документа.

Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляется словом "Приложение", которое печатается с прописной буквы, без кавычек и без отступа от границы левого поля документа, через один междустрочный интервал от предыдущего реквизита. Размер шрифта должен соответствовать размеру шрифта реквизита "Текст документа".

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. Пример:

Приложение:

1. Письмо департамента финансов администрации Волгограда на 5 л. в 1 экз.

2. Правила оформления документов в городской Думе на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Приложения к решению городской Думы, постановлению (распоряжению) главы Волгограда, приказу управляющего делами городской Думы являются его неотъемлемой частью и обладают такой же юридической силой, как и само решение городской Думы, постановление (распоряжение) главы Волгограда, приказ управляющего делами городской Думы. Приложения к решению городской Думы, постановлению (распоряжению) главы Волгограда, приказу управляющего делами городской Думы оформляются на отдельных листах бумаги.

В качестве приложения к решению городской Думы, постановлению (распоряжению) главы Волгограда, приказу управляющего делами городской Думы оформляются документы, которые им утверждаются (положение, порядок, правила, структура и т.д.) или дополняют, поясняют его содержание (таблица, справка и т.д.). При этом в тексте решения городской Думы, постановления (распоряжения) главы Волгограда, приказа управляющего делами городской Думы дается ссылка:

"согласно приложению" - если приложение одно;

"согласно приложению 1" или "согласно приложению 2" - если приложений несколько.

Если приложений несколько, они нумеруются, например, "Приложение 1", "Приложение 2" и т.д.

При наличии нескольких листов в приложении листы нумеруются арабскими цифрами и, начиная со второго листа, делается пометка "Продолжение приложения" или "Продолжение приложения 1" и т.д. размером шрифта 10 пунктов.

Приложение к решению городской Думы, постановлению (распоряжению) главы Волгограда, приказу управляющего делами городской Думы оформляется на отдельном листе с расположением грифа приложения в правом верхнем углу:

	Приложение к постановлению главы Волгограда
	от	23.12.2015	N	205-п

	Приложение 2 к распоряжению главы Волгограда
	от	23.12.2015	N	205-п

Слово "Приложение" печатается с прописной буквы.

Приложение к решению городской Думы, постановлению (распоряжению) главы Волгограда подписывает глава Волгограда.

Приложение к приказу управляющего делами городской Думы подписывает управляющий делами городской Думы.

Если к решению городской Думы, постановлению (распоряжению) главы Волгограда, приказу управляющего делами городской Думы прилагаются документы, которые ими утверждаются (положение, порядок, правила, инструкция, структура и штатное расписание, план мероприятий, график и т.п.), то в этом случае в тексте решения городской Думы, постановления (распоряжения) главы Волгограда, приказа управляющего делами городской Думы используется формулировка "Утвердить" и дается ссылка "(прилагается)", а приложение оформляется на отдельном листе с расположением грифа утверждения в правом верхнем углу:

	Утвержден постановлением главы Волгограда
	от	23.12.2015	N	205-п

Слово "Утвержден" печатается с прописной буквы и согласуется в роде и числе с первым словом наименования приложения: программа - утверждена, состав - утвержден и т.п.

На последнем листе утверждаемого документа в правом нижнем углу указывается полное официальное наименование разработчика решения городской Думы, постановления (распоряжения) главы Волгограда, приказа управляющего делами городской Думы.

4.13. Подпись должностного лица (реквизит 13) включает в себя наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Реквизит "Подпись должностного лица" допускается располагать в двух или трех междустрочных интервалах от реквизита "Текст документа" или реквизита "Отметка о наличии приложений".

Размер шрифта реквизита "Подпись должностного лица" должен соответствовать размеру шрифта реквизита "Текст документа".

Наименование должности реквизита "Подпись должностного лица" проставляется от левого поля документа без отступа и выравнивается по ширине текста.

Инициалы лица, подписавшего документ, ставятся перед фамилией и не разделяются пробелом.

Написание на официальных документах только буквы имени подписавшего документ не допускается, кроме писем, направляемых зарубежным партнерам.

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица не указывают.

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности (добавлять какие-либо приставки). Если руководитель временно отсутствует (отпуск, болезнь, командировка) или должность вакантна, то документ подписывает исполняющий полномочия (обязанности) руководителя, заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя. Пример:

Исполняющий полномочия главы Волгограда

подпись

И.О.Фамилия

или

Исполняющий обязанности начальника общего отдела городской Думы

подпись

И.О.Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей. Пример:

Глава Волгограда	подпись	И.О.Фамилия
Заместитель главы Волгограда	подпись	И.О.Фамилия
Председатель комитета городской Думы	подпись	И.О.Фамилия
Управляющий делами городской Думы	подпись	И.О.Фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. Пример:

Начальник общего отдела городской Думы

Начальник отдела кадров городской Думы

подпись

И.О.Фамилия

подпись

И.О.Фамилия

Если невозможно расположить подписи на одном уровне, их располагают друг под другом, упорядочивая фамилии в алфавитном порядке. Пример:

СОГЛАСОВАНО
Председатель комитета городской Думы по бюджету и налогам	подпись	И.И.Иванов	дата

Председатель комитета городской Думы по экологии и благоустройству

подпись

И.И.Петров

дата

В документах, составленных комиссией (рабочей группой, комитетом городской Думы), указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии (рабочей группы, комитета городской Думы) в соответствии с распределением обязанностей в составе комиссии (рабочей группы, комитета городской Думы) либо упорядочивают их фамилии в алфавитном порядке.

Документы, направляемые в федеральные органы государственной власти, их территориальные органы (подразделения), органы государственной власти Волгоградской области и иные субъекты Российской Федерации, подписываются главой Волгограда либо лицом, временно исполняющим полномочия главы Волгограда.

При подготовке и оформлении документа не допускается отрывать подпись от текста документа и переносить ее на следующий лист. Вместе с подписью на следующий лист документа должны быть перенесены 3-4 строки текста.

Внесение каких-либо исправлений или дополнений в подписанные документы не допускается.

Подписание принятого решения городской Думы, постановления (распоряжения) главы Волгограда осуществляется в порядке, определенном Уставом города-героя Волгограда, настоящим Положением, муниципальными правовыми актами городской Думы, главы Волгограда.

Допускается при подписании документа использование факсимильного воспроизведения подписи.

Штамп с факсимильным воспроизведением подписи главы Волгограда разрешается использовать по прямому указанию главы Волгограда, в том числе проставлять:

на поручениях главы Волгограда, оформленных на бумажных носителях и содержащих резолюцию об исполнении официальных документов, в том числе обращений граждан, поступающих в городскую Думу;

на графике приема граждан главой Волгограда, заместителями главы Волгограда;

на Почетных грамотах Волгоградской городской Думы, Благодарственных письмах председателя Волгоградской городской Думы, Благодарностях Волгоградской городской Думы, Приветственных адресах Волгоградской городской Думы, Поздравительных телеграммах Волгоградской городской Думы, поздравительных открытках, приветственных письмах.

Обеспечение правильности хранения и использования штампов с факсимильным воспроизведением подписи главы Волгограда возлагается на управляющего делами городской Думы.

Порядок использования факсимильного воспроизведения подписи утверждается муниципальным правовым актом главы Волгограда.

4.14. Гриф согласования (виза) (реквизит 14) используется при согласовании проекта документа с органами местного самоуправления Волгограда, организациями, интересы которых в нем затрагиваются. Размер шрифта грифа согласования (визы) - от 12 до 14 пунктов.

Гриф согласования (виза) состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Пример:

СОГЛАСОВАНО
Глава Волгограда
подпись	И.О.Фамилия
дата

Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом комитета городской Думы (рабочей группы, комиссии) или письмом. Пример:

СОГЛАСОВАНО Письмо Контрольно-счетной палаты Волгограда от 23.10.2014 N 00-00/000

Гриф согласования (виза) располагается ниже реквизита "Подпись должностного лица" в левом нижнем углу документа (печатается прописными буквами без кавычек без абзацного отступа), в случае согласования служебной, аналитической или иной записки, заключений, замечаний, предложений и т.п.

При согласовании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные структурные подразделения, согласования располагают на одном уровне. Если невозможно расположить согласования на одном уровне, их располагают друг под другом, упорядочивая фамилии в алфавитном порядке. Пример:

СОГЛАСОВАНО

Начальник консультационно- организационного отдела городской Думы

подпись

И.И.Иванов

дата

Начальник протокольно- редакционного отдела городской Думы

подпись

И.И.Петров

дата

На документах, один экземпляр которых помещают в дело, допускается проставлять согласующие подписи на оборотной стороне последнего листа документа.

Допускается полистное согласование документа и его приложений.

При согласовании планов работ, отчетов, планов проведения мероприятий и т.п. гриф согласования (виза) располагается в правом верхнем углу.

Проекты контрактов и договоров согласовываются исполнителем на каждом листе с оборотной стороны во избежание замены листов.

Согласование проекта документа с должностными лицами и работниками городской Думы оформляется визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Пример:

Начальник правового отдела городской Думы

подпись

И.О.Фамилия

дата

При наличии замечаний к проекту документа визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются Начальник правового отдела городской Думы

подпись

И.О.Фамилия

дата

Замечания, особые мнения, дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе (формат А4, шрифт "Times New Roman", размер шрифта 14 пунктов), подписываются и прилагаются к проекту документа.

В случае невозможности устранения замечаний исполнитель проекта документа подготавливает лист разногласий, содержащий обоснованную позицию на указанные замечания, который подписывается (утверждается) руководителем структурного подразделения городской Думы.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют на оборотной стороне последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Для контрактов (договоров) и т.д. предусмотрено оформление виз на отдельном листе согласования по установленной форме.

Согласование разработанного в городской Думе проекта муниципального правового акта городской Думы, главы Волгограда осуществляется следующими должностными лицами:

разработчиком документа;

руководителем структурного подразделения городской Думы, в котором работает разработчик документа;

начальником правового отдела городской Думы;

председателем комитета городской Думы (в соответствии с вопросами ведения комитета городской Думы);

начальником протокольно-редакционного отдела городской Думы;

заместителем управляющего делами городской Думы;

управляющим делами городской Думы;

заместителем главы Волгограда (в соответствии с распределением обязанностей);

руководителями иных структурных подразделений городской Думы (при необходимости);

руководителями структурных подразделений администрации Волгограда, Контрольно-счетной палаты Волгограда (при необходимости).

Заместитель управляющего делами городской Думы, начальник протокольно-редакционного отдела городской Думы согласовывают проект распоряжения главы Волгограда, если проект распоряжения главы Волгограда является локальным нормативным правовым актом.

Начальник финансово-экономического отдела городской Думы согласовывает проект распоряжения главы Волгограда, если проект распоряжения главы Волгограда является локальным нормативным правовым актом и предусматривает расходы из сметы городской Думы.

Необходимость согласования документа руководителями иных структурных подразделений городской Думы, руководителями структурных подразделений администрации Волгограда и Контрольно-счетной палаты Волгограда определяется субъектом правотворческой инициативы, если иное не предусмотрено муниципальными правовыми актами Волгограда.

Согласование производится на оборотной стороне последнего листа проекта решения городской Думы, постановления (распоряжения) главы Волгограда или приказа управляющего делами городской Думы. При этом подписи должностных лиц располагают одну под другой в последовательности, указанной в настоящем пункте.

Допускается согласование (визирование) посредством применения простой электронно-цифровой подписи или квалифицированной электронно-цифровой подписи, которая распечатывается из РКПД ответственным за регистрацию постановления (распоряжения) главы Волгограда или приказа управляющего делами городской Думы.

Визирование исполнителем разработанного в городской Думе проекта муниципального правового акта городской Думы, главы Волгограда допускается на первом экземпляре правового акта (архивный экземпляр) ниже реквизита "Отметка об исполнителе".

Срок согласования проекта документа не должен превышать 5 рабочих дней со дня получения документа визирующим лицом. В исключительных случаях срок согласования проекта документа может быть продлен разработчиком, но не более чем на 3 рабочих дня.

В письмах визы проставляются исполнителем на втором экземпляре письма, помещаемом в дело (архивный экземпляр) ниже реквизита "Отметка об исполнителе".

Срок согласования проекта письма составляет 2 рабочих дня.

В заявлении работника городской Думы визы проставляются на лицевой стороне последнего листа под подписью, ближе к нижнему полю, собственноручно визирующими лицами и включают в себя должность лица, с которым согласовывается заявление работника городской Думы, резолюцию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату согласования.

Согласование заявления работника городской Думы осуществляется непосредственно работником городской Думы в следующей последовательности:

начальник (работник) отдела кадров городской Думы;

начальник (работник) финансово-экономического отдела городской Думы, если заявление касается денежных выплат работнику городской Думы, либо при увольнении работника городской Думы, являющегося материально-ответственным лицом;

начальник общего отдела городской Думы при увольнении работника городской Думы, являющегося материально-ответственным лицом;

начальник структурного подразделения городской Думы, в котором работает работник городской Думы (не подлежат согласованию заявления об оказании материальной помощи и др. выплатах, а подлежат согласованию заявления о приеме, увольнении, о предоставлении отпуска и пр.);

управляющий делами городской Думы.

Срок согласования заявления работника городской Думы составляет 1 рабочий день.

4.15. Гриф утверждения (реквизит 15) при утверждении документа должностным лицом должен состоять из слова "Утверждаю" (с прописной буквы без кавычек, располагаться в правом верхнем углу, с выравниванием по левой границе текста реквизита, размер шрифта должен соответствовать размеру шрифта реквизита "Текст документа"), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Пример:

Утверждаю глава Волгограда подпись И.И.Иванов дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

4.16. Указания по исполнению документа (реквизит 16), написанные соответствующим лицом, должны содержать исполнителя (фамилию и инициалы должностного лица, работников городской Думы, лиц, которым дается поручение), предписываемое действие (поручение), срок исполнения с указанием конкретной даты (при необходимости), подпись, расшифровку подписи и дату.

При наличии нескольких исполнителей ответственным исполнителем считается исполнитель, указанный в резолюции первым. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается ответственному исполнителю, остальные получают копию документа через САДД "ДЕЛО".

Ответственный исполнитель координирует деятельность соисполнителей, контролирует своевременное представление ему необходимых материалов, обобщает информацию, организует работу по исполнению поручения и несет ответственность за его исполнение.

Соисполнители отвечают за качество проработки поручения и своевременность представления информации о выполнении ими поручения.

В случае несвоевременного представления информации соисполнителями ответственный исполнитель информирует об этом лицо, давшее поручение.

Документы могут иметь несколько резолюций (одного или нескольких должностных лиц городской Думы), которые соответствуют этапам исполнения документа.

При этом последующие указания по исполнению документа должны конкретизировать предыдущие (порядок, срок исполнения, исполнителей и т.д.), а не дублировать их.

Указания по исполнению документа могут оформляться на бланках (лист формата А6) или непосредственно на документе в верхней его части на свободном от текста месте, или в регистрационной карточке документа в САДД "ДЕЛО". При оформлении указаний по исполнению документа на бланке указываются регистрационный номер и дата документа, к которому они составляются.

Указания по исполнению документа, оформленные на бланках и непосредственно на документе подписанные должностными лицами (в соответствии с их полномочиями), руководителем структурного подразделения городской Думы, вносятся в регистрационную карточку документа в САДД "ДЕЛО" должностными лицами, руководителями структурных подразделений или работниками городской Думы, ответственными за ведение делопроизводства в соответствующих структурных подразделениях городской Думы.

4.17. Оттиск печати (реквизит 17) с изображением герба города-героя Волгограда проставляется на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые печати (без изображения герба города-героя Волгограда) проставляются на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.

Оттиск печати должен быть синего или фиолетового цвета и хорошо читаемым.

Оттиск печати ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица городской Думы, но должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

На документах финансового характера оттиск печати проставляется на специально отведенном для этого месте, которое обозначается символом "М.П.".

Служебные письма, оформленные на бланках, кроме финансовых и гарантийных писем, не требуют удостоверения печатью.

Порядок изготовления, использования и хранения печатей в городской Думе, оттиска факсимиле главы Волгограда утверждается распоряжением главы Волгограда.

4.18. Отметка о заверении копии (реквизит 18) используется при заверении соответствия копии документа либо выписки из документа подлиннику.

При заверении копии документа (выписки из документа) ниже реквизита "Подпись должностного лица" проставляют (от руки или штампом) заверительную надпись:

слово "Верно" с указанием количества листов копии документа (выписки из документа);

наименование должности лица, заверившего копию,

личную подпись,

расшифровку подписи (инициалы, фамилия);

дату заверения;

печать (при представлении копии документа (выписки из документа) в другую организацию). Пример:

Верно на ______ листе(ах) Управляющий делами Волгоградской городской Думы подпись       И.О.Фамилия дата МП

При необходимости отметка о заверении копии может содержать указание на место нахождения подлинника документа. Пример:

Подлинник документа находится

в деле Волгоградской городской Думы

N ______ за _________ год.

Листы многостраничных копий документа (выписки из документа) нумеруются, прошиваются и на оборотной стороне последнего листа на месте прошивки размещается надпись: "Прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью на _____________ листах." с указанием наименования должности подписавшего, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Допускается заверять каждый лист многостраничной копии документа (выписки из документа), в таком случае заверительная надпись проставляется на свободном от текста месте листа.

Допускается проставлять отметку о заверении копии документа (выписки из документа) на оборотной стороне листа копии документа.

Копии документов (выписки из документа) заверяются управляющим делами городской Думы или по месту хранения оригиналов документов руководителями соответствующих структурных подразделений городской Думы (лицами, временно исполняющими их обязанности).

Ксерокопия документа заверяется печатью для определенного вида документов в соответствии с установленным порядком или при представлении документа в другую организацию с проставлением заверительной надписи: слов "Копия верна", наименования должности лица, заверившего копию, личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия), даты заверения и печати. Пример:

КОПИЯ ВЕРНА Управляющий делами Волгоградской городской Думы подпись       И.О.Фамилия дата МП

4.19. Отметка об исполнителе (реквизит 19) при оформлении как внутренних, так и внешних исходящих документов включает в себя указание полного имени, отчества, фамилии и номера телефона исполнителя. Пример:

Анна Алексеевна Иванова 38 38 38

При направлении документа в другой город указывается телефонный код Волгограда. Пример:

Анна Алексеевна Иванова (8442) 24 56 88

Отметка об исполнителе и номер его служебного телефона на экземпляре письма зарубежному адресату не проставляются, а указываются на экземпляре письма, остающегося в деле.

Отметка об исполнителе располагается на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, проставляется от левого края документа без отступа, размер шрифта - от 10 до 12 пунктов.

На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке об исполнителе указываются данные основного исполнителя.

4.20. Отметка о поступлении документа в городскую Думу (реквизит 20) проставляется в виде штампа в нижнем правом углу документа отделом документационного обеспечения городской Думы при регистрации.

Реквизит "Отметка о поступлении документа в городскую Думу" содержит:

наименование организации;

очередной порядковый номер в соответствии с системой регистрации, принятой в городской Думе;

дату поступления документа.

4.21. Отметка о контроле документа (реквизит 21) обозначает, что документ поставлен на контроль для исполнения в установленные сроки (на бумажном носителе не проставляется).

Отметка о контроле документа проставляется при регистрации в САДД "ДЕЛО":

документов, поступающих в городскую Думу от физических и юридических лиц, проектов муниципальных правовых актов городской Думы и главы Волгограда - работником отдела документационного обеспечения городской Думы в соответствии с распределением должностных обязанностей;

принятых решений городской Думы, протокольных поручений городской Думы - работником консультационно-организационного отдела городской Думы в соответствии с распределением должностных обязанностей.

4.22. Отметка по исполнению документа (реквизит 22) и о направлении его в дело включает в себя следующие данные:

ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении;

слова "В дело";

индекс дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ;

электронно-цифровую подпись должностного лица городской Думы или руководителя структурного подразделения городской Думы, списавшего документ в дело;

дату.

Информация об исполнении документа фиксируется в САДД "ДЕЛО" и на бумажном носителе не проставляется.

5. Требования к составлению текста документа

5.1. Текст документа составляется на русском языке в официально-деловом стиле в соответствии с правилами орфографии и пунктуации, должен содержать достоверную, точную, аргументированную, не допускающую различных толкований информацию, изложенную логически последовательно, ясно, убедительно и кратко.

Текст документа печатается без переносов слов с одной строки на другую по слогам за исключением документа, в тексте которого информация представляется в виде таблицы.

При составлении текста документа соблюдаются следующие параметры: шрифт "Times New Roman", размер шрифта - 14 пунктов, междустрочный интервал - одинарный, выравнивание - по ширине, абзацный отступ - 1,25 см от границы левого поля. При подготовке распоряжений главы Волгограда по личному составу, писем, служебных записок допускается применять размер шрифта 12 пунктов.

Терминология, употребляемая в тексте документа, должна соответствовать терминологии, установленной нормативными правовыми актами. К терминам, которые могут быть непонятны адресату и применение которых необходимо в тексте документа, должны быть даны разъяснения в скобках.

5.2. Текст документа рекомендуется разделять на две основные части. В первой части указываются основание, цели составления документа. Во второй (заключительной) части излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы. Если содержание документа не требует пояснения или обоснования, то текст документа может содержать одну заключительную часть (заявления, справки, служебные записки).

5.3. Текст решения городской Думы, постановления (распоряжения) главы Волгограда, приказа управляющего делами городской Думы, как правило, состоит из двух частей: вступительной (преамбулы) и постановляющей (распорядительной).

5.4. В преамбуле указываются основания, причины, цели составления решения городской Думы, постановления (распоряжения) главы Волгограда, приказа управляющего делами городской Думы, ссылки на законы и иные акты, в соответствии с которыми принимается решение городской Думы, постановление (распоряжение) главы Волгограда, приказ управляющего делами городской Думы, с указанием вида документа, органа, который его издал, даты издания, регистрационного номера и точного наименования.

Преамбула не содержит самостоятельные нормативные предписания и не нумеруется.

Ссылки на положения нормативного характера в преамбуле не делаются.

Преамбула не заключается в кавычки и отделяется от предыдущего реквизита "Наименование либо аннотация документа" одним одинарным междустрочным интервалом.

5.5. В решении городской Думы преамбула оканчивается словом "РЕШИЛА:" (с новой строки, без абзацного отступа, прописными буквами, полужирным шрифтом, без пробелов и кавычек, в конце ставится двоеточие). Пример:

В соответствии с Федеральным законом от 06 октября 2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", руководствуясь Уставом города-героя Волгограда, Волгоградская городская Дума

РЕШИЛА:

5.6. В постановлении главы Волгограда преамбула оканчивается словом "ПОСТАНОВЛЯЮ:" (с новой строки, без абзацного отступа, прописными буквами, полужирным шрифтом, без пробелов и кавычек, в конце ставится двоеточие). Пример:

В соответствии с Федеральным законом от 06 октября 2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", руководствуясь Уставом города-героя Волгограда,

ПОСТАНОВЛЯЮ:

5.7. В распоряжении главы Волгограда преамбула оканчивается двоеточием. Пример:

В целях приведения в соответствие с муниципальными правовыми актами Волгограда:

5.8. В приказах управляющего делами городской Думы преамбула оканчивается словом "ПРИКАЗЫВАЮ:" (с новой строки, без абзацного отступа, прописными буквами, полужирным шрифтом, без пробелов и кавычек, в конце ставится двоеточие). Пример:

В целях совершенствования организации работы с документами в Волгоградской городской Думе, ее структурных подразделениях, руководствуясь Уставом города-героя Волгограда,

ПРИКАЗЫВАЮ:

5.9. Постановляющая часть решения городской Думы, постановления (распоряжения) главы Волгограда, приказа управляющего делами городской Думы состоит из пунктов и подпунктов и включает в себя:

нормативные предписания по сути решения городской Думы, постановления (распоряжения) главы Волгограда, приказа управляющего делами городской Думы. Пример:

1. Создать рабочую группу Волгоградской городской Думы по вопросу благоустройства городских территорий Волгограда.

или

1. Назначить 30 апреля 2015 г. в 18.00 часов публичные слушания по проекту планировки территории.;

указание на действующие муниципальные правовые акты Волгограда, подлежащие изменению, признанию утратившими силу либо отмене в связи с принятием решения городской Думы, постановления (распоряжения) главы Волгограда, приказа управляющего делами городской Думы. Пример:

2. Признать утратившим силу распоряжение главы Волгограда от 06.03.2015 N 37-р "О награждении Благодарственным письмом председателя Волгоградской городской Думы";

указание об опубликовании решения городской Думы, постановления (распоряжения) главы Волгограда, приказа управляющего делами городской Думы в случаях, установленных действующим законодательством, Уставом города-героя Волгограда. Пример:

3. Администрации Волгограда опубликовать настоящее постановление в официальных средствах массовой информации в установленном порядке.

или

3. Администрации Волгограда опубликовать настоящее распоряжение в официальных средствах массовой информации в установленном порядке не позднее 30 ноября 2014 г.;

порядок вступления в силу решения городской Думы, постановления (распоряжения) главы Волгограда, приказа управляющего делами городской Думы. В статьях о вступлении в силу решения городской Думы, постановления (распоряжения) главы Волгограда, приказа управляющего делами городской Думы должно употребляться понятие "вступление в силу". Порядок вступления в силу вводится, если необходимо установить особый порядок вступления в силу решения городской Думы, постановления (распоряжения) главы Волгограда, приказа управляющего делами городской Думы. Пример:

4. Настоящее распоряжение вступает в силу с 01 января 2015 г.

или

4. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.;

норму о возложении на должностное лицо контроля за исполнением принятого решения городской Думы, изданных постановления (распоряжения) главы Волгограда, приказа управляющего делами городской Думы. Пример:

5. Контроль за (над) исполнением настоящего постановления возложить на первого заместителя главы Волгограда И.И. Иванова.

5.10. Текст документа, как правило, делится на разделы, подразделы, пункты, подпункты.

Раздел и подраздел имеют порядковые номера, обозначаемые арабскими цифрами с точкой, и наименования, которые печатаются с прописной буквы по центру страницы. Точка после наименования не ставится. Пример:

1. Общие положения

1.1. Общие требования

или

2. Требования к оформлению муниципальных правовых актов главы Волгограда

2.1. Требования к оформлению проекта
постановления главы Волгограда

Пункт имеет порядковый номер, обозначаемый арабскими цифрами с точкой, и не имеет наименования, печатается с прописной буквы с абзацным отступом.

Подпункт имеет порядковый номер, обозначаемый или арабскими цифрами с точкой, или арабскими цифрами с закрывающейся круглой скобкой, или строчными буквами русского алфавита с закрывающейся круглой скобкой.

5.11. Многостраничные тексты документов, объемные по содержанию, содержащие несколько вопросов, выводов, допускается делить на разделы, главы, статьи, части, пункты, подпункты.

Раздел имеет порядковый номер, обозначаемый римскими цифрами с точкой, и наименование, которые печатаются с прописной буквы по центру страницы. Точка после наименования не ставится. Пример:

Раздел I. Оформление прав на земельные участки

Глава имеет порядковый номер, обозначаемый арабскими цифрами с точкой, и наименование, которые печатаются с прописной буквы по центру. Пример:

Глава 5. Права, обязанности и ответственность

Статья имеет порядковый номер, обозначаемый арабскими цифрами с точкой, и наименование, которые печатаются с прописной буквы и абзацного отступа. Пример:

Статья 33. Заключительные положения

Статья может не иметь наименования. В таком случае точка после порядкового номера статьи не ставится. Пример:

Статья 33

Часть имеет порядковый номер, обозначаемый арабскими цифрами с точкой, и не имеет наименования, печатается с прописной буквы с абзацным отступом.

5.12. Возможно деление разделов, подразделов, статей, частей, пунктов, подпунктов на абзацы. Обозначения абзацев при ссылках на них указываются словами, например, "абзац второй изложить в следующей редакции:", "дополнить новым абзацем шестым следующего содержания:", "в соответствии с абзацем первым пункта 3 статьи 6" и т.п. При этом первым считается тот абзац, с которого начинается структурная единица, в составе которой он находится.

В рамках одного документа применяется единое деление текста на его структурные единицы и единое оформление структурных единиц текста.

Нумерация разделов, глав, статей текста документа должна быть сквозной. Недопустима, например, отдельная нумерация статей каждой главы или отдельная нумерация глав каждого раздела.

Недопустимо изменять нумерацию разделов, подразделов, глав, статей, частей, пунктов, подпунктов документа при внесении в него изменений и признании утратившими силу его структурных единиц.

Если документ дополняется новыми структурными единицами, то новые структурные единицы необходимо обозначать дополнительно цифрами, помещаемыми над основными цифровыми или буквенными обозначениями, например, глава 5.1, статья 7.1, часть 2.1, пункт 3.1, подпункт "а.1".

Ссылки в статьях на другие статьи, а также на ранее принятые законодательные акты применяются только в случае, если необходимо показать взаимную связь правовых норм или избежать повторений.

Ссылки можно делать только на вступившие в силу (введенные в действие) законодательные акты. Ссылки на утратившие силу законодательные акты и законопроекты недопустимы.

Ссылки на структурные единицы одного и того же документа оформляются следующим образом: "содержащиеся в главе 3 настоящего Порядка", "в связи с положениями настоящей главы", "в соответствии с пунктом 1 статьи 5 настоящего Положения", "в соответствии с пунктом 3.4 настоящего раздела".

Ссылки в документе могут даваться на законодательные акты высшей или равной юридической силы.

В тексте документа недопустимы ссылки на нормативные предписания других законодательных актов, муниципальных правовых актов Волгограда, которые, в свою очередь, являются отсылочными.

Наименования указанных в документе органов, организаций всех форм собственности и других объектов приводятся в полном соответствии с их официальным наименованием.

Если в документе требуется многократно упомянуть тот или иной объект (круг объектов), а также когда в документе неоднократно употребляется то или иное понятие, при первом упоминании о таком объекте (круге объектов) или понятии приводится его полное и в скобках сокращенное наименование по форме "(далее - ...)", а далее в тексте употребляется только его сокращенное наименование.

5.13. Если в тексте документа информация представлена в виде таблицы, то в таком тексте делается ссылка на таблицу, например, "на основании данных, указанных в таблице" или "согласно таблице", а сама таблица оформляется с указанием слова "Таблица" и с указанием ее наименования.

Если таблиц несколько, то они нумеруются в порядке их упоминания в тексте. Пример:

5. Порядок определения класса пожарной опасности строительных конструкций приведен в таблице 6.

Таблица 6

Порядок определения класса пожарной опасности
строительных конструкций

N п/п	Класс пожарной опасности строительных конструкций	Допускаемый размер повреждения строительных конструкций, сантиметры		Наличие
		вертикальных	горизонтальных	теплового эффекта	горения
1.	К0	0	0	отсутствует	отсутствует
2.	К1	не более 40	не более 25	не регламентируется	отсутствует

Таблица имеет два уровня деления текста: вертикальный (графы) и горизонтальный (строки).

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже либо в единственном числе, либо во множественном числе. Подзаголовки граф и строк таблицы должны быть согласованы грамматически с заголовками. Заголовки граф пишутся с прописных букв, подзаголовки - со строчных. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не ставятся.

Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Нумерация строк таблицы указывается в первой графе.

В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные сокращения. Основной используемый шрифт в таблицах - "Times New Roman", размер шрифта - 14 пунктов, допускается размер шрифта 12 пунктов.

При наличии нумерации строк таблицы они именуются соответственно разделами, подразделами, пунктами, подпунктами, в конце которых ставится точка.

Текст в таблице печатается по ширине текстового поля, при необходимости с использованием переносов слов.

5.14. Сплошной связный текст документа может составляться на основе трафарета, содержащего унифицированную постоянную информацию и дополняемого переменной информацией. Трафареты разрабатываются при наличии достаточного объема повторяющихся документов, содержащих типовые управленческие действия.

Трафареты разрабатываются по поручению управляющего делами городской Думы и утверждаются приказом управляющего делами городской Думы.

5.15. Тексты документов в зависимости от количества затронутых в них вопросов могут быть простыми (содержать один вопрос) и сложными (содержать несколько вопросов). Справочно-информационные документы (письма, служебные записки, справки) рекомендуется готовить по одному вопросу.

5.16. Сноски в тексте документа должны быть оформлены одинаково - цифрами 1, 2, 3 и т.д. Текст сноски всегда должен начинаться с прописной буквы, печататься в конце соответствующей страницы.

5.17. При наличии примечания к тексту слово "Примечание" печатается ниже текста документа, после него ставится двоеточие. Если примечаний несколько, то печатается слово "Примечания", пункты примечания в этом случае нумеруются (текст пунктов примечания должен начинаться с прописной буквы). Все строки самого примечания располагаются справа от двоеточия. Размер шрифта примечания - 12 пунктов.

5.18. Изложение текста в документах осуществляется по следующим правилам:

в распорядительных документах, а также в документах, адресованных должностным лицам городской Думы, - от первого лица единственного числа ("постановляю", "предлагаю", "прошу", "считаю");

в решениях городской Думы и органов городской Думы - от третьего лица единственного числа ("решает", "предлагает", "решила");

в совместных документах - от первого лица множественного числа ("решили", "предлагаем", "просим");

в протоколах - во множественном числе ("слушали", "выступили", "решили"), содержание выступлений - в единственном числе ("выступил", "предложил");

в положениях, инструкциях, правилах, актах, справках и т.д. - от третьего лица единственного или множественного числа;

в письмах - от первого лица единственного числа (в случае если письмо оформлено на бланке должностного лица), первого лица множественного числа, третьего лица единственного числа.

6. Порядок прохождения документов в городской Думе

6.1. В документообороте городской Думы выделяются следующие документопотоки:

поступающая документация (входящая);

отправляемая документация (исходящая);

внутренняя документация.

6.2. В организации документооборота выделяются следующие этапы:

прием и первичная обработка поступающих документов;

регистрация;

предварительное рассмотрение документов и подготовка проектов резолюций;

рассмотрение документов должностными лицами городской Думы;

направление на исполнение;

исполнение документов;

контроль за исполнением;

отправка документов;

формирование документов в дела, учет и хранение дел.

6.3. Прием и первичная обработка поступающих в городскую Думу документов осуществляются отделом документационного обеспечения городской Думы.

В городскую Думу документы доставляются почтовой связью, фельдъегерской связью, курьером, электронной почтой, факсом или передаются на личном приеме.

Документы, поступившие непосредственно должностным лицам, депутатам городской Думы, минуя отдел документационного обеспечения городской Думы, передаются в обязательном порядке для первичной обработки и регистрации в отдел документационного обеспечения городской Думы.

При приеме и первичной обработке документов в отделе документационного обеспечения городской Думы производится проверка правильности адресования, оформления и доставки, целостности упаковки (конвертов), наличия указанных вложений.

Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или отдельных листов и приложений, повреждение документов, другие ошибки в оформлении документов, работниками отдела документационного обеспечения городской Думы составляется акт в двух экземплярах, который подписывается двумя работниками отдела документационного обеспечения в соответствии с приложением 4 к настоящему Положению.

Один экземпляр акта хранится в отделе документационного обеспечения городской Думы, второй экземпляр акта вместе с документом возвращается отправителю документа сопроводительным письмом за подписью управляющего делами городской Думы.

Документы, доставленные ошибочно, возвращаются отделом документационного обеспечения городской Думы отправителю сопроводительным письмом за подписью управляющего делами городской Думы.

Корреспонденция на иностранных языках, адресованная главе Волгограда и (или) заместителям главы Волгограда, направляется отделом секретариата городской Думы сопроводительным письмом за подписью главы Волгограда в администрацию Волгограда для перевода на русский язык.

После получения перевода документ регистрируется и направляется на рассмотрение главе Волгограда.

Документы с пометкой "Лично" не вскрываются и регистрируются по реквизитам, имеющимся на конверте (пакете).

Если конверт (пакет) получен вскрытым, вскрыт ошибочно или поступил в городскую Думу в поврежденном виде, а также если документ на имя депутата, депутатского объединения (фракции, группы) городской Думы оказался вложенным вместе с другими документами в конверт (пакет), адресованный городской Думе, отделом документационного обеспечения городской Думы составляется акт, который вместе с документом направляется адресату.

Работник отдела документационного обеспечения городской Думы, занимающийся приемом документов, имеет право вскрыть полученные конверты (пакеты) с надписью "Лично", в случае если:

неточно или неверно указан адресат в городской Думе;

конверты (пакеты) от одного отправителя одновременно поступили большому числу адресатов, в том числе должностным лицам, депутатам, руководителям депутатских объединений (фракций, групп) городской Думы (в этом случае вскрываются выборочно один или два конверта (пакета).

О вскрытии конверта (пакета) составляется акт, который подписывается двумя работниками отдела документационного обеспечения городской Думы, с указанием причины вскрытия.

Конверты, в которых поступили документы, уничтожаются, за исключением случаев, если:

только по конверту можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документа;

документы поступили из иностранных государств, судов, следственных органов, содержат договоры или иные документы договорного характера, а также претензии, жалобы, исковые заявления граждан и организаций.

Передаются без предварительного рассмотрения по назначению документы, адресованные лично работникам городской Думы.

Информация об изменениях:

Постановлением главы Волгограда от 21 марта 2017 г. N 46-п в пункт 6.4 настоящего Положения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

6.4. Регистрация поступивших в городскую Думу документов осуществляется работниками отдела документационного обеспечения городской Думы через САДД "ДЕЛО".

Регистрация и передача внутренних документов осуществляется:

помощниками главы Волгограда, первого заместителя, заместителя главы Волгограда, ответственными за делопроизводство, (документы главы Волгограда, первого заместителя, заместителя главы Волгограда);

работниками структурных подразделений городской Думы, ответственными за делопроизводство в комитетах городской Думы, (документы комитетов городской Думы);

депутатами городской Думы или по поручению депутатов - помощниками депутатов городской Думы (документы депутатов городской Думы);

работниками структурного подразделения городской Думы, ответственными за делопроизводство, (документы структурных подразделений городской Думы);

работником отдела кадров городской Думы (заявления работников городской Думы).

Регистрации подлежат документы, имеющие реквизиты, установленные настоящим Положением, в том числе наименование организации, направившей документ, дату и исходящий номер документа, указание адресата, подпись.

Обращения граждан регистрируются в соответствии с требованиями Федерального закона от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Не подлежат регистрации документы:

без подписи должностного лица;

не требующие исполнения и содержащие информацию, используемую в справочных целях: пригласительные билеты, поздравительные письма и телеграммы;

билеты;

документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые и финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма;

рекламные документы, коммерческие предложения, печатные издания;

унифицированные формы и бланки документов.

Регистрация поступающих документов включает в себя:

внесение информации о документе в регистрационную карточку в САДД "ДЕЛО";

проставление регистрационного штампа с указанием даты поступления и входящего номера документа;

сканирование документа и прикрепление полученного файла (электронного образа документа) к регистрационной карточке в САДД "ДЕЛО".

Несканируемые документы при внесении в САДД "ДЕЛО" передаются на рассмотрение на бумажном носителе.

На лицевой стороне первого листа документа, регистрируемого в отделе документационного обеспечения городской Думы, в правом нижнем углу проставляются дата и номер поступившего в городскую Думу документа (регистрационный штамп).

На документах, поступивших в городскую Думу в количестве, превышающем 5 экземпляров, регистрационный штамп проставляется только на первом экземпляре.

При регистрации проекта решения городской Думы регистрационный штамп проставляется в правом нижнем углу на лицевой стороне первого листа сопроводительного письма либо в правом нижнем углу титульного листа проекта решения городской Думы.

После регистрации документы направляются соответствующим должностным лицам, депутатам городской Думы.

Регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, создаваемых - в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.

Документы, поступающие в городскую Думу после 16.00 часов (понедельник - четверг) и после 14.00 часов (пятница), регистрируются следующим рабочим днем.

Документы, поступившие с отметкой "Срочно", "Оперативно", подлежат регистрации незамедлительно независимо от времени поступления.

Заявление работника городской Думы, доставленное в городскую Думу почтовой связью, передается в день его поступления отделом документационного обеспечения городской Думы в отдел кадров городской Думы для регистрации.

Документы, зарегистрированные в САДД "ДЕЛО" и направленные должностным лицам, комитетам, депутатам и структурным подразделениям городской Думы, повторно не регистрируются.

6.5. Для документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, имеющих ограничительную пометку доступа "Для служебного пользования", (далее - документы ДСП) устанавливается отдельный порядок регистрации.

Прием и регистрация документов ДСП осуществляются работниками, ответственными за прием и учет несекретной документации в отделе документационного обеспечения городской Думы.

Документы ДСП учитываются отдельно от прочей документации.

Регистрация документов ДСП осуществляется в САДД "ДЕЛО" в отдельной группе документов. На каждом зарегистрированном документе ДСП, а также на сопроводительном письме к документам ДСП проставляется регистрационный штамп с указанием номера и даты его поступления. В составе регистрационного номера будет указана аббревиатура "ДСП".

Документы ДСП не сканируются и не копируются.

Передача документов ДСП должна осуществляться под роспись в журнале учета документов с пометкой "Для служебного пользования" в соответствии с приложением 5 к настоящему Положению.

Передача документов ДСП на исполнение в органы исполнительной власти (администрацию Волгограда) должна осуществляться с разрешения органов государственной власти Волгоградской области.

Проект письма-запроса на указанное разрешение прикладывается к поступившему документу и направляется на рассмотрение и подписание главе Волгограда.

После рассмотрения и подписания главой Волгограда письмо-запрос на указанное разрешение направляется факсом в органы государственной власти Волгоградской области.

После получения указанного разрешения документы ДСП направляются на исполнение в соответствии с резолюцией главы Волгограда.

6.6. Поручения должностных лиц городской Думы, рассмотревших документы, оформляются резолюцией в порядке, определенном разделом 4 настоящего Положения.

Резолюции главы Волгограда, первого заместителя главы Волгограда, заместителя главы Волгограда адресуются органам или структурным подразделениям городской Думы в соответствии с направлениями их деятельности.

Ошибочно адресованные документы с резолюциями подлежат переадресации соответствующим органам или структурным подразделениям городской Думы в соответствии с их компетенцией.

Возврат указанных документов должностному лицу городской Думы, подписавшему резолюцию, осуществляется через его помощника.

Должностные лица городской Думы рассматривают поступившие документы в течение 2 дней со дня поступления.

Срочность исполнения документа определяется должностным лицом городской Думы, если не указан иной срок в тексте поступившего документа.

6.7. Исполнение документа осуществляется в соответствии с резолюцией должностных лиц, руководителей структурных подразделений городской Думы.

Комитеты, депутаты, структурные подразделения городской Думы организуют работу с поступившими документами:

адресованными непосредственно председателю комитета, депутату или руководителю структурного подразделения городской Думы;

полученными в соответствии с резолюцией должностных лиц городской Думы.

Председатели комитетов, депутаты, руководители структурных подразделений городской Думы организуют работу с поступившими документами, обеспечивают контроль за качеством и сроками исполнения документов по существу вопроса.

Исполнение документа предусматривает сбор, обработку, анализ необходимой информации, подготовку проекта итогового документа; оформление, согласование, представление документа на подписание (утверждение) должностным лицам, депутатам, руководителям структурных подразделений городской Думы, подготовку документа к отправке или доставке.

Комитеты, депутаты, структурные подразделения городской Думы, являющиеся соисполнителями, обязаны представить ответственному исполнителю предложения в течение первой половины срока (если не определен другой срок), отведенного на исполнение документа.

Все исполнители отвечают за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке проекта документа. До представления документа на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документа, наличие необходимых виз, приложений к нему, а также несет персональную ответственность за качество подготовленного документа.

После выполнения поручения исполнение документа фиксируется исполнителем в САДД "ДЕЛО". В поле "Отчет исполнителя" делается запись о результатах исполнения: вводится отчет об исполнении документа с краткой записью о решении вопроса, дата фактического исполнения, осуществляются все необходимые связки по исполнению документа.

При необходимости (отсутствие документов в электронной базе) документы, подтверждающие исполнение, сканируются, их электронный образ прикрепляется к карточке контрольного документа.

По требованию лица, давшего поручение, о результатах исполнения поручения подготавливается развернутая письменная справка в виде отдельного документа с приложением соответствующих документов и материалов или их копий.

Если лицо, давшее поручение, сочтет представленную исполнителем информацию недостаточно полной, исполнитель обязан доработать представленный материал в соответствии с установленными требованиями.

6.8. Организация в городской Думе контроля за соблюдением сроков исполнения:

обращений граждан (физических лиц) осуществляется отделом документационного обеспечения городской Думы;

служебных писем, телеграмм юридических лиц и внутренних документов (при необходимости) осуществляется соответствующим должностным лицом, депутатом, руководителем структурного подразделения городской Думы;

решений и протокольных поручений городской Думы осуществляется комитетами, а также иными должностными лицами городской Думы в соответствии с Положением о порядке осуществления городской Думой контрольных полномочий.

Организация контроля в городской Думе включает:

постановку на контроль в САДД "ДЕЛО";

предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

снятие с контроля в САДД "ДЕЛО";

направление исполненного документа в дело;

анализ состояния исполнительской дисциплины, информирование должностных лиц городской Думы.

Контролю в городской Думе подлежат документы, требующие исполнения, ответа, принятия решения или представления отчета (информации). Сроки исполнения служебных писем могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки исполнения устанавливаются действующим законодательством. Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются должностными лицами, руководителями структурных подразделений городской Думы (конечная дата исполнения документа указывается в резолюции).

При постановке на контроль документов плановая дата исполнения в САДД "ДЕЛО" проставляется вручную помощниками главы Волгограда, первого заместителя, заместителя главы Волгограда, депутатом, работниками соответствующего структурного подразделения городской Думы. Изменение срока исполнения документа также фиксируется в САДД "ДЕЛО".

Контроль за сроками исполнения документов в структурных подразделениях городской Думы осуществляет руководитель структурного подразделения, работник городской Думы по поручению руководителя структурного подразделения городской Думы.

Обращения граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения.

Служебные письма подлежат исполнению в следующие сроки:

с указанием конкретной даты исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения:

с пометкой "Срочно" исполняются в срок не более 3 рабочих дней;

с пометкой "Оперативно" - в срок не более 10 рабочих дней;

остальные - в срок не более 30 календарных дней.

Отметка об исполнении решений и протокольных поручений городской Думы, как и отметка о продлении сроков контроля данных документов, проставляется работниками консультационно-организационного отдела городской Думы в САДД "ДЕЛО" в соответствии с Положением об осуществлении городской Думой контрольных полномочий.

Продление (изменение) срока исполнения документа производится должностным лицом городской Думы, установившим срок, при наличии объективных причин, изложенных исполнителем в служебной записке, письме, представленных на имя данного должностного лица, не позднее чем за 2 дня до истечения срока исполнения документа. Заявителю в данном случае направляется промежуточный ответ, в котором сообщается о причинах продления срока исполнения и указываются сроки представления окончательного ответа.

Срок исполнения документа может быть продлен не более чем на 30 календарных дней.

Продление срока исполнения документа также может быть осуществлено на основании обращения самого заявителя.

Продление срока исполнения решений и протокольных поручений городской Думы осуществляется в соответствии с Положением об осуществлении городской Думой контрольных полномочий.

Сроки исполнения документов с пометкой "Срочно" и "Оперативно" не подлежат продлению.

Документы, по которым срок исполнения своевременно не был продлен, считаются не исполненными в срок.

В случае если исполнитель представил информацию в соответствии с резолюцией должностного лица городской Думы (то есть резолюция исполнена), но ответ заявителю не дан или не представлена окончательная информация, а срок исполнения письма истекает, документ направляется на исполнение повторно этому же или другому исполнителю для последующей работы в соответствии с новой резолюцией должностного лица городской Думы.

В резолюции должен быть указан новый срок исполнения письма. Исполнитель в свою очередь обязан уведомить заявителя о продлении срока исполнения письма (письменно).

Если последний день срока исполнения документа приходится на выходные или праздничные дни, то сроком исполнения документа считается первый рабочий день после выходного или праздничного дня.

Документ снимается с контроля после фактического выполнения всех поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным лицам.

Должностное лицо или руководитель структурного подразделения городской Думы принимают решение о снятии документа с контроля после изучения всех представленных документов (ответа заявителю, протокола совещания, если таковое проводилось, служебной записки и т.д.).

Если по представленным материалам должностным лицом городской Думы даны новые указания, то на их основании осуществляется дальнейший контроль. Срок исполнения новых поручений исчисляется со дня их получения.

Промежуточный ответ не является основанием для снятия документа с контроля.

6.9. Документы передаются подписанными, оформленными в соответствии с требованиями, установленными настоящим Положением, со всеми приложениями в отдел документационного обеспечения городской Думы для отправки почтой.

Исполнитель до представления проекта исходящего документа на подпись проверяет правильность оформления документа и его реквизитов, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок или пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленного документа, указателя рассылки документа.

Некомплектные документы и документы, оформленные с нарушением установленных требований, подлежат возврату на доработку исполнителю.

Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

Документы с пометкой "Срочно" доставляются незамедлительно.

Проекты исходящих документов готовятся на бланках (с использованием электронных шаблонов бланков) установленной формы. Для отправки документов, не имеющих адресной части (повестка дня заседания комитета городской Думы, план работы комитета городской Думы и т.д.), готовятся сопроводительные письма.

Проект исходящего документа визируется исполнителем документа, а при необходимости - должностными лицами, депутатами, руководителями структурных подразделений городской Думы.

На подпись представляется первый экземпляр исходящего документа и второй - визовый экземпляр документа с приложением (при необходимости) поясняющих справочных материалов или документов. В случае, когда документ подлежит направлению нескольким адресатам (от 2 до 4 включительно), количество экземпляров исходящего документа, оформленного с использованием официального бланка, должно соответствовать количеству адресатов.

Исходящие документы регистрируются в САДД "ДЕЛО" по месту издания документов. При регистрации отправляемого документа создается регистрационная карточка документа.

После заполнения и сохранения регистрационной карточки отправляемого документа работник соответствующего структурного подразделения городской Думы проставляет на подлиннике документа, исполненного на бумажном носителе, в реквизитах бланка и на его визовом экземпляре (если имеется) регистрационный номер документа и дату регистрации.

На документы, отправляемые с отметкой "Заказное", составляется отдельный реестр.

Сдавать документы для почтовой отправки в отдел документационного обеспечения городской Думы необходимо не позднее чем за 1 день до окончания срока исполнения документа.

Исходящие документы за подписью главы Волгограда, заместителей главы Волгограда и управляющего делами городской Думы регистрируются в САДД "ДЕЛО".

Согласование и подписание проектов исходящих документов за подписью главы Волгограда, заместителей главы Волгограда и управляющего делами городской Думы осуществляются в САДД "ДЕЛО" посредством применения простой электронно-цифровой подписи или квалифицированной электронно-цифровой подписи. После подписания в САДД "ДЕЛО" проект исходящего документа направляется исполнителем документа на регистрацию. После регистрации распечатанный на бумажном носителе исходящий документ с приложениями (при наличии) с присвоенным ему номером и визой исполнителя документа на втором экземпляре передается на подпись главе Волгограда, заместителям главы Волгограда или управляющему делами городской Думы. После подписания исходящий документ передается в отдел документационного обеспечения городской Думы для отправки почтовой связью.

Рассылка документа по электронной почте и в САДД "ДЕЛО" осуществляется лицом, ответственным за регистрацию документа.

Рассылка внутренних документов осуществляется в САДД "ДЕЛО". При необходимости подтверждения юридической силы документа (ходатайства о награждении, предложения и поправки по проектам решений городской Думы, заявления о вхождении в состав рабочих групп и т.д.), направленного в САДД "ДЕЛО", подлинник документа на бумажном носителе передается адресату.

7. Особенности регистрации проекта решения городской Думы, постановления (распоряжения) главы Волгограда

7.1. Подготовка проекта решения городской Думы и постановления (распоряжения) главы Волгограда осуществляется в соответствии с требованиями настоящего Положения и иными муниципальными правовыми актами Волгограда.

Согласование и визирование проекта решения городской Думы и проекта постановления (распоряжения) главы Волгограда, инициативно разработанных в городской Думе, осуществляются в порядке, определенном пунктом 4.14 раздела 4 настоящего Положения, посредством САДД "ДЕЛО".

7.2. Разработчик документа создает регистрационную карточку проекта документа (далее - РКПД) в САДД "ДЕЛО" и направляет его на визирование.

При создании РКПД разработчик в обязательном порядке заполняет поля основных и дополнительных реквизитов РКПД.

После получения всех замечаний разработчик проекта решения городской Думы, постановления (распоряжения) главы Волгограда создает следующую версию РКПД с учетом замечаний и направляет на повторное визирование всем должностным лицам, участвующим в визировании данного проекта решения городской Думы, проекта постановления (распоряжения) главы Волгограда.

7.3. После согласования (визирования) проекта решения городской Думы, постановления (распоряжения) главы Волгограда разработчик документа последовательно направляет:

РКПД проекта решения городской Думы:

на подпись главе Волгограда, председателю комитета, руководителю депутатского объединения (фракции, группы), депутату городской Думы в САДД "ДЕЛО";

на регистрацию в САДД "ДЕЛО" после подписания субъектом правотворческой инициативы.

РКПД постановления (распоряжения) главы Волгограда:

на подпись главе Волгограда (либо лицу, исполняющему полномочия главы Волгограда) в САДД "ДЕЛО";

на регистрацию в САДД "ДЕЛО" после подписания главой Волгограда.

7.4. Проект решения городской Думы оформляется на бумажном носителе, визы проставляются собственноручно визирующими лицами после завершения его согласования со всеми заинтересованными структурными подразделениями городской Думы в САДД "ДЕЛО".

Оригинал проекта решения городской Думы со всеми документами, установленными решением городской Думы о Порядке внесения проектов решений городской Думы в городскую Думу, передается в отдел документационного обеспечения городской Думы для регистрации в течение 1 дня со дня направления проекта решения городской Думы на регистрацию в САДД "ДЕЛО" и представления документов на бумажном носителе.

Отдел документационного обеспечения городской Думы, ответственный за регистрацию проекта решения городской Думы, производит регистрацию проекта решения городской Думы в САДД "ДЕЛО" и направляет главе Волгограда на рассмотрение.

Оригиналы проектов решений городской Думы и поступающих к ним дополнений, заключений с резолюциями руководства, передаются в протокольно-редакционный отдел городской Думы.

7.5. Структурное подразделение городской Думы, ответственное за регистрацию постановления (распоряжения) главы Волгограда, производит регистрацию постановления (распоряжения) главы Волгограда, распечатывает на оборотной стороне последнего листа постановления (распоряжения) главы Волгограда лист согласования (визирования) из РКПД (электронные подписи визирующих) и передает на подпись главе Волгограда в течение 1 дня после регистрации соответствующего постановления (распоряжения) главы Волгограда в САДД "ДЕЛО".

7.6. Структурное подразделение городской Думы, ответственное за регистрацию решений городской Думы, постановлений (распоряжений) главы Волгограда, осуществляет рассылку копий документа через САДД "ДЕЛО", электронной почтой, при необходимости копии решения городской Думы, постановления (распоряжения) главы Волгограда рассылаются на бумажном носителе через отдел документационного обеспечения городской Думы согласно реестру рассылки.

8. Оформление протокола заседания городской Думы

8.1. Протокол заседания городской Думы (далее - Протокол) - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов повестки дня заседания городской Думы и принятия решений на заседаниях городской Думы.

8.2. Протокол составляется на основании стенограммы, аудио-, видеозаписи заседания городской Думы, записей, произведенных во время заседания городской Думы, списка приглашенных, решений городской Думы и других материалов.

Протокол издается в краткой форме, в которой опускается ход обсуждения вопросов повестки дня заседания городской Думы и фиксируются только принятые по ним решения и результаты голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения вопроса повестки дня заседания городской Думы, в том числе протокольного поручения городской Думы и т.д., включается в текст Протокола.

8.3. Протокол печатается на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:

титульный лист:

наименование органа представительной власти Волгограда - ВОЛГОГРАДСКАЯ ГОРОДСКАЯ ДУМА (реквизит печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman 14 пунктов без отступа от верхней границы поля через одинарный междустрочный интервал и выравнивается по центру);

вид документа - ПРОТОКОЛ (реквизит печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman 14 пунктов и отделяется от предыдущего реквизита тринадцатью полуторными междустрочными интервалами и выравнивается по центру);

вид заседания городской Думы - очередное или внеочередное (реквизит печатается шрифтом Times New Roman 14 пунктов через одинарный междустрочный интервал, отделяется от предыдущего реквизита одним одинарным междустрочным интервалом и выравнивается по центру);

дата и номер Протокола (датой Протокола является дата проведения заседания городской Думы; дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через один полуторный междустрочный интервал ниже предыдущего реквизита; номер Протокола обозначается арабскими цифрами; Протоколы нумеруются порядковыми номерами заседаний городской Думы в пределах одного созыва городской Думы);

внизу титульного листа печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman 14 пунктов надпись ВОЛГОГРАД, которая отделяется от предыдущего реквизита двадцатью двумя полуторными междустрочными интервалами и выравнивается по центру.

8.4. На второй странице Протокола указывается содержание Протокола по следующему образцу:

СОДЕРЖАНИЕ

N п/п	N решения	Наименование	Страница
1	2	3	4
1.	-	Содержание
2.	-	Протокол очередного заседания Волгоградской городской Думы от 05 февраля 2014 г. N 10
3.	10/216	Об отчете начальника Управления Министерства внутренних дел Российской Федерации по городу Волгограду о деятельности Управления Министерства внутренних дел Российской Федерации по городу Волгограду за 2013 год

8.5. Текст Протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

8.6. Вводная часть Протокола начинается без отступа от верхней границы поля надписью ВОЛГОГРАДСКАЯ ГОРОДСКАЯ ДУМА прописными буквами шрифтом Times New Roman 14 пунктов, выравненной по центру.

Через одинарный междустрочный интервал ниже прописными буквами шрифтом Times New Roman 14 пунктов располагается надпись ПРОТОКОЛ, выравненная по центру. Ниже через одинарный междустрочный интервал от нулевого положения табулятора располагается надпись "очередного (внеочередного) заседания Волгоградской городской Думы" с указанием от левого края границы поля даты Протокола и от правого края границы поля - номера Протокола.

Ниже через одинарный междустрочный интервал от нулевого положения табулятора строчными буквами шрифтом Times New Roman 14 пунктов располагается надпись с указанием места и адреса проведения заседания городской Думы, а также через одинарный междустрочный интервал от нулевого положения табулятора - время начала заседания городской Думы.

8.7. В вводной части Протокола указываются инициалы, фамилия и должность председательствующего, секретаря (без указания на должность), депутатов городской Думы с указанием избирательного округа и лиц, приглашенных на заседание городской Думы по вопросам повестки дня заседания городской Думы:

Председательствующий -		И.О.Фамилия - должность
Секретарь -		И.О.Фамилия

ПРИСУТСТВОВАЛИ:

депутаты Волгоградской городской Думы:
И.О.Фамилия	-	депутат Волгоградской городской Думы от избирательного округа N 1
И.О.Фамилия	-	депутат Волгоградской городской Думы от единого избирательного округа

ПРИГЛАШЕННЫЕ:

на все вопросы

И.О.Фамилия

-

должность

(наименование вопроса повестки дня заседания городской Думы).

И.О.Фамилия

-

должность

Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через одинарный междустрочный интервал, например:

И.И.Иванов	-	руководитель департамента городского хозяйства администрации Волгограда
В.В.Петров	-	руководитель департамента финансов администрации Волгограда

8.8. Вводная часть Протокола заканчивается указанием на установленное число депутатов городской Думы согласно Уставу города-героя Волгограда и количество присутствующих на заседании городской Думы депутатов городской Думы:

"Установленное число депутатов - 48.

Присутствовали - _____ депутатов".

8.9. Основная часть Протокола содержит проект повестки дня заседания городской Думы, содержащий перечень рассматриваемых вопросов проекта повестки дня заседания городской Думы, с указанием докладчика и содокладчика по каждому рассматриваемому вопросу проекта повестки дня заседания городской Думы, процедуру изменения проекта повестки дня заседания городской Думы с указанием результатов голосования и повестку дня заседания городской Думы, принятую с учетом изменений, содержащую перечень рассматриваемых вопросов повестки дня заседания городской Думы с указанием докладчика и содокладчика по каждому рассматриваемому вопросу повестки дня заседания городской Думы. Вопросы повестки дня заседания городской Думы формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть Протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня заседания городской Думы.

В случае принятия решения городской Думы в тексте Протокола указывается номер принятого решения городской Думы.

В основной части Протокола указываются номер вопроса в соответствии с повесткой дня заседания городской Думы, наименование вопроса повестки дня заседания городской Думы, голосование ("за - __, против - __, воздержались - __, не голосовали __.") и результаты принятия решения ("решение принято", "решение не принято").

Вопросы нумеруются арабскими цифрами. Наименование вопроса повестки дня заседания городской Думы начинается с предлога "О" ("Об"), печатается от края листа без отступа и подчеркивается одной чертой. Под чертой указываются фамилии докладчика, содокладчика и должностных лиц, выступивших при обсуждении вопроса повестки дня заседания городской Думы (фамилии печатаются через один междустрочный интервал), указываются результаты голосования и соответствующий результат принятия решения по вопросу повестки дня заседания городской Думы.

По каждому вопросу повестки дня заседания городской Думы, а также по внесенным предложениям, поправкам, протокольным поручениям городской Думы, процедурным вопросам, замечаниям, лишению или предоставлению слова и др. приводятся итоги голосования: за - __, против - __, воздержались - __, не голосовали - __.

Текст каждого раздела основной части Протокола строится по схеме:

1. Наименование вопроса повестки дня заседания городской Думы. (N 18/535). (Номер принятого решения указывается в случае принятия решения).

СЛУШАЛИ (Ф.И.О. докладчика).

ВЫСТУПИЛИ: Ф.И.О., Ф.И.О., Ф.И.О.,...

ГОЛОСОВАЛИ: за - __, против - __, воздержались - __, не голосовали - __.

РЕШИЛИ: решение принято.

или

РЕШИЛИ: решение не принято.

В случае принятия нескольких вопросов повестки дня заседания городской Думы без обсуждения пакетом одним голосованием в Протоколе оформляются следующие записи, например:

И.И.Иванов внес предложение вопросы N 3, N 6, N 8 повестки дня принять пакетом без обсуждения.

И.И.Петров (председательствующий на заседании городской Думы) поставил на голосование принятие вопросов N 3, N 6, N 8 повестки дня пакетом.

ГОЛОСОВАЛИ: за - 36, против - 0, возд. - 0, не голосовали - 3.

РЕШИЛИ: решение принято.

Вопросы N 3, N 6, N 8 повестки дня, принятые пакетом без обсуждения:

Вопрос N 3 повестки дня:

О внесении изменения в Правила землепользования и застройки городского округа город-герой Волгоград, утвержденные решением Волгоградской городской Думы от 15.09.2010 N 36/1087 "Об утверждении Правил землепользования и застройки городского округа город-герой Волгоград" (в редакции на 11.03.2015). (N 27/832).

Вопрос N 6 повестки дня:

О внесении изменения в Правила землепользования и застройки городского округа город-герой Волгоград, утвержденные решением Волгоградской городской Думы от 15.09.2010 N 36/1087 "Об утверждении Правил землепользования и застройки городского округа город-герой Волгоград" (в редакции на 11.03.2015). (N 27/833).

Вопрос N 8 повестки дня:

О внесении изменения в Правила землепользования и застройки городского округа город-герой Волгоград, утвержденные решением Волгоградской городской Думы от 15.09.2010 N 36/1087 "Об утверждении Правил землепользования и застройки городского округа город-герой Волгоград" (в редакции на 11.03.2015). (N 27/834).

8.10. Протокол подписывается главой Волгограда и секретарем. Подпись главы Волгограда отделяется от текста Протокола тремя одинарными междустрочными интервалами и включает наименование должности, его подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левому полю. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. Подпись секретаря отделяется от подписи главы Волгограда тремя междустрочными интервалами и оформляется аналогично.

Протокол ведет и оформляет секретарь. Юридическую силу Протокол приобретает только при наличии двух подписей - главы Волгограда и секретаря. Протокол подписывается в единственном экземпляре, который переплетается в архивную книгу и хранится в соответствии со сроком, определенным номенклатурой дел.

В некоторых случаях, по поручению главы Волгограда либо лица, исполняющего полномочия главы Волгограда, оформляется выписка из Протокола.

Выписка из Протокола представляет собой точную копию части текста подлинного Протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня заседания городской Думы, по которому готовят выписку из Протокола. При этом воспроизводят все реквизиты титульного листа, вводную часть Протокола, вопрос повестки дня заседания городской Думы, по которому готовится выписка из Протокола, текст Протокола, отражающий обсуждение вопроса повестки дня заседания городской Думы и принятое решение. В этом случае наименование документа будет оформлено как "ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА". Выписка из Протокола подписывается главой Волгограда и секретарем.

8.11. Протокол должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня со дня подписания решений городской Думы, принятых на заседании городской Думы. Конкретный срок подготовки Протокола может определить глава Волгограда.

Ведение, оформление и хранение Протоколов до сдачи в архив городской Думы возлагается на протокольно-редакционный отдел городской Думы.

9. Оформление стенограммы заседания городской Думы

9.1. Стенографирование заседаний городской Думы (публичных слушаний, проводимых городской Думой) с использованием звукозаписывающей техники, расшифровка, печатание и распечатывание стенограммы заседаний городской Думы (публичных слушаний, проводимых городской Думой) осуществляются работником городской Думы.

9.2. Не допускаются внесение изменений в текст стенограммы заседания городской Думы (публичных слушаний, проводимых городской Думой), а также передиктовка напечатанного текста стенограммы заседания городской Думы (публичных слушаний, проводимых городской Думой) и диктовка другой информации по телефону.

9.3. Стенограмма заседания городской Думы (публичных слушаний, проводимых городской Думой) печатается с использованием компьютерной техники с соблюдением правил орфографии и пунктуации шрифтом Times New Roman 14 пунктов через одинарный междустрочный интервал с указанием необходимых реквизитов:

СТЕНОГРАММА
	заседания Волгоградской городской Думы от 29.10.2014
(очередного (внеочередного)

Зал заседаний Волгоградской городской Думы

10.00 час.

И.О.Фамилия говорящего печатается прописными буквами, текст его речи - в соответствии с требованиями настоящего пункта, например:

И.И.ПЕТРОВ

Уважаемые коллеги, в зале заседания кворум. Перед вами проект повестки дня. Какие будут предложения?

В.В.СИДОРОВ

Принять за основу.

9.4. Стенограмма заседания городской Думы (публичных слушаний, проводимых городской Думой) подписывается работником городской Думы, осуществившим стенографирование, расшифровку, печатание и распечатывание стенограммы заседания городской Думы (публичных слушаний, проводимых городской Думой).

10. Порядок оформления протокола заседания комитета городской Думы (рабочей группы, комиссии)

10.1. Протокол заседания комитета городской Думы (рабочей группы, комиссии) составляется на основании тезисов докладов, выступлений и записей, озвученных и произведенных во время совещаний, заседаний комитетов городской Думы, рабочих групп, комиссий или публичных слушаний.

10.2. Ведение и оформление протоколов заседания комитета городской Думы осуществляются по поручению председателя комитета городской Думы работником консультационно-организационного отдела городской Думы, закрепленным в установленном порядке за комитетом городской Думы, или иным лицом по поручению председателя комитета городской Думы.

Ведение и оформление протоколов рабочих групп, комиссий возлагаются на секретарей рабочих групп, комиссий.

10.3. Протокол заседания комитета городской Думы издается в полной форме.

Кратко протоколируются только оперативные совещания в случае необходимости.

10.4. Протокол заседания комитета городской Думы оформляется в соответствии с настоящим Положением и с указанием обязательных реквизитов:

наименования документа - ПРОТОКОЛ (печатается прописными буквами, полужирным шрифтом Times New Roman размером 14 пунктов и выравнивается по центру);

наименования мероприятия (отделяется от предыдущего реквизита одним междустрочным интервалом и выравнивается по центру);

даты проведения мероприятия (располагается в верхнем правом углу ниже предыдущего реквизита и выравнивается по ширине реквизита, дата оформляется словесно-цифровым способом, например: 05 декабря 2014 г.);

места проведения мероприятия (располагается в верхнем правом углу ниже предыдущего реквизита и выравнивается по ширине реквизита);

номера (печатается прописными символами, полужирным шрифтом Times New Roman, размер шрифта 14 пунктов, располагается справа от наименования документа с интервалом в один пробел, например: 123);

подписи председателя комитета городской Думы (отделяется от последней строки текстовой части документа тремя абзацными отступами, выравнивается по левому краю и оформляется в соответствии с требованиями пункта 4.13 раздела 4 настоящего Положения);

подписи работника консультационно-организационного отдела городской Думы, ведущего протокол, либо секретаря рабочей группы, комиссии (отделяется от подписи председательствующего двумя абзацными отступами, выравнивается по левому краю и оформляется в соответствии с требованиями пункта 4.13 раздела 4 настоящего Положения).

10.5. При регистрации протоколов заседания комитетов городской Думы специальные регистрационно-учетные формы (журнал, картотека) не ведутся, каждому новому протоколу присваивается очередной порядковый номер заседания комитета городской Думы в течение созыва городской Думы.

10.6. Текст протокола заседания комитета городской Думы, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются:

список присутствовавших на заседании комитета городской Думы с указанием фамилии, имени и отчества, должности и количества присутствующих на заседании депутатов городской Думы - членов комитета городской Думы и лицо, осуществляющее ведение протокола, (слово "ПРИСУТСТВОВАЛИ" печатается прописными буквами, полужирным шрифтом размером 14 пунктов, выравнивается по ширине);

список приглашенных с указанием инициалов, фамилии, должности приглашенных на заседание комитета городской Думы или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек, а также количество приглашенных на заседание (слово "ПРИГЛАШЕННЫЕ" печатается прописными буквами, полужирным шрифтом размером 14 пунктов, выравнивается по ширине, размещается с новой строки непосредственно под последней строкой предыдущего раздела).

Вводная часть протокола заседания комитета городской Думы заканчивается повесткой дня заседания комитета городской Думы, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных и пронумерованных в порядке их рассмотрения на заседании комитета городской Думы. Наименование вопросов начинается с предлога "О" ("Об").

В протоколах заседаний комитета городской Думы используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

Основная часть протокола заседания комитета городской Думы состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня заседания комитета городской Думы, и обозначается следующим образом "По первому вопросу:" (печатается с прописной буквы, полужирным шрифтом, с абзацным отступом 1,25).

Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (печатаются прописными буквами, полужирным шрифтом Times New Roman размером 14 пунктов).

После слова "СЛУШАЛИ" в винительном падеже указываются фамилия докладчика в форме 3-го лица единственного числа, полное наименование должности, после чего излагается содержание доклада. Если имеется текст доклада, после фамилии докладчика делается отметка "Текст доклада прилагается". Слово "СЛУШАЛИ" печатается без отступа от границы левого поля документа, через один междустрочный интервал от предыдущего реквизита.

В разделе "ВЫСТУПИЛИ" указывают фамилии лиц, принявших участие в обсуждении доклада, и формулируются высказанные ими мнения, имеющие непосредственное отношение к сути рассматриваемого вопроса. Фамилии выступивших и содержание их выступлений записываются так же, как выступление основного докладчика в предыдущей части протокола. Слово "ВЫСТУПИЛИ" печатается без отступа от границы левого поля документа, через один междустрочный интервал от предыдущего реквизита.

В этом же разделе протокола фиксируются вопросы, заданные докладчику, и его ответы.

Постановляющая часть протокола содержит предписания, кому что сделать и к какому сроку. Слово "РЕШИЛИ" печатается без отступа от границы левого поля документа, через один междустрочный интервал от предыдущего реквизита.

Решение в тексте протокола печатается полностью, а также приводятся итоги голосования: количество голосов "за" и "против", количество воздержавшихся (в случае необходимости указывается количество не принявших участие в голосовании: "не приняли участие в голосовании - 1"), с результатом голосования: "Решение принято" либо "Решение не принято" (выравниваются по центру и печатается полужирным шрифтом размером 14 пунктов).

Содержание любого мнения, высказанного во время обсуждения, содержащего сформулированные предложения, рекомендации, поручения либо поправки к проектам муниципальных правовых актов и поставленное на голосование, записывается в тексте протокола.

Участник заседания комитета городской Думы может представить особое мнение по принятому решению, которое излагается на отдельном листе в печатном виде, подписывается соответствующим участником заседания комитета городской Думы и передается секретарю заседания комитета городской Думы в день проведения заседания. Особое мнение, оформленное в соответствии с настоящим Положением, присоединяется к протоколу заседания комитета городской Думы.

Если протоколом заседания комитета городской Думы утверждается какой-либо документ, он должен прилагаться к протоколу и иметь гриф утверждения, оформленный в соответствии с настоящим Положением.

10.7. Образец оформления протокола заседания комитета городской Думы приведен в приложении 6 к настоящему Положению.

10.8. Принятые решения доводятся до заинтересованных лиц в виде выписок из протоколов заседания комитета городской Думы.

Выписка из протокола заседания комитета городской Думы подписывается председательствующим на заседании комитета городской Думы.

Образец оформления выписки из протокола заседания комитета городской Думы приведен в приложении 7 к настоящему Положению.

10.9. Протоколы заседаний комитета городской Думы до сдачи в архив городской Думы хранятся в комитете городской Думы. Ответственность за сохранность протоколов заседаний комитета городской Думы несет работник консультационно-организационного отдела городской Думы, на которого распоряжением главы Волгограда возложены обязанности по ведению делопроизводства комитета городской Думы.

10.10. Протокол заседания рабочей группы, комиссии оформляется в аналогичном порядке и в сроки, определенные для оформления протокола заседания комитета городской Думы.

10.11. Протокол публичных слушаний оформляется в соответствии с решением городской Думы, регламентирующим порядок организации и проведения публичных слушаний на территории Волгограда.

11. Оформление таблицы поправок к проекту решения городской Думы

11.1. Таблица поправок к проекту решения городской Думы формируется на основании предложений и замечаний, поступивших в соответствии с Регламентом городской Думы в профильный комитет городской Думы при рассмотрении проекта решения городской Думы.

Замечания и предложения к проекту решения городской Думы оформляются в соответствии с настоящим Положением и Регламентом городской Думы.

11.2. Наименование таблицы поправок к проекту решения городской Думы размещается по центру, указываются наименование проекта решения городской Думы, дата регистрации и его регистрационный номер.

Слова "Таблица поправок" печатаются с прописной буквы, полужирным шрифтом и выравниваются по центру.

Таблица поправок к проекту решения городской Думы оформляется в виде таблицы в соответствии с требованиями, установленными настоящим Положением, и приложением 8 к настоящему Положению.

11.3. Таблица поправок к проекту решения городской Думы в обязательном порядке согласовывается (визируется):

ответственным исполнителем;

начальником структурного подразделения, в котором работает ответственный исполнитель;

начальником правового отдела городской Думы;

председателем комитета городской Думы (в соответствии с вопросами ведения комитета городской Думы).

12. Оформление служебной записки

12.1. Для информационного обмена между должностными лицами, структурными подразделениями, работниками городской Думы используются служебные (докладные, объяснительные, аналитические) записки.

12.2. Служебные записки должностных лиц оформляются внутренним документом без использования бланка городской Думы, служебные записки депутатов городской Думы оформляются на бланке городской Думы, установленного образца.

12.3. Служебная записка должна содержать следующие реквизиты:

дату;

регистрационный номер;

адресат (размещаются в верхнем правом углу);

ссылку на дату и номер входящего документа, содержащего поручение должностного лица городской Думы (при необходимости);

наименование вида документа (служебная, докладная, объяснительная записка и т.д., размещается по центру и отделяется двумя абзацными отступами от указания автора);

текст;

отметку о наличии приложения (при необходимости);

наименование должности;

подпись;

расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

12.4. Подготовка служебных (докладных, объяснительных, аналитических) записок осуществляется как по инициативе работника городской Думы, так и по поручению должностного лица или руководителя структурного подразделения городской Думы.

12.5. Служебная записка оформляется в произвольной форме: излагается оперативная справочная и управленческая информация, связанная с исполнением функций конкретных структурных подразделений и работников городской Думы.

12.6. Докладная записка состоит из двух частей. В первой части указываются основание или причина составления докладной записки, основное содержание вопроса, точное и объективное описание события, факта, по поводу которого составлена докладная записка, содержится оценка события составителем и другая аргументированная информация о необходимости принятия тех или иных управленческих решений. Во второй части докладной записки формулируются выводы, предложения и рекомендации.

12.7. Объяснительная записка поясняет причины какого-либо события, факта, поступка, подписывается исполнителем объяснительной записки.

12.8. Аналитическая записка готовится на основе официальной статистики и иной информационно-справочной документации, дается обстоятельное изложение результатов анализа существа интересующей проблемы и тенденций ее развития, излагаются выводы, вытекающие из анализа и раскрывающие причины возникновения проблемы, а также предложения о принятии целесообразных мер по ее разрешению.

Аналитическая записка служит цели информирования должностных лиц о проблемах, требующих принятия управленческих решений.

Текст аналитической записки состоит из трех смысловых частей:

в первой части дается характеристика проблемы;

во второй части приводится краткий анализ существа проблемы с указанием причин, вызвавших ее, рассматриваются возможные варианты разрешения проблемы;

третья часть содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

12.9. В служебных (докладных, объяснительных, аналитических) записках используется форма изложения текста от первого лица единственного числа.

12.10. Служебные (докладные, объяснительные, аналитические) записки регистрируются должностными лицами, структурными подразделениями городской Думы в САДД "ДЕЛО" с присвоением им регистрационного номера и даты и отправляются адресату по САДД "ДЕЛО". При необходимости оригинал служебной (докладной, объяснительной, аналитической) записки передается адресату.

Образец оформления служебной (докладной, объяснительной, аналитической) записки приведен в приложении 9 к настоящему Положению.

13. Оформление плана работы городской Думы, плана работы комитета городской Думы и отчета об их исполнении

13.1. Работа городской Думы строится на основе полугодовых планов работы городской Думы и утверждается решением городской Думы в порядке, установленном Регламентом городской Думы.

13.2. Предложения комитетов городской Думы и лиц, обладающих правом внесения предложений в план работы городской Думы в соответствии с Регламентом городской Думы, оформляются в соответствии с пунктом 13.3 настоящего раздела.

Предложения, оформленные в нарушение настоящего Положения, возвращаются первым заместителем главы Волгограда соответствующему комитету городской Думы с указанием причин возврата.

13.3. План работы городской Думы оформляется в виде таблицы в соответствии с настоящим Положением и приложением 10 к настоящему Положению.

Текст плана работы городской Думы должен содержать следующие разделы:

вопросы для рассмотрения на заседаниях городской Думы (нормотворческая деятельность);

мероприятия, проводимые комитетами городской Думы в рамках исполнения контрольных полномочий;

общие мероприятия городской Думы.

Каждый раздел плана работы городской Думы подлежит делению на подразделы с указанием периода проведения соответствующего мероприятия (квартал, месяц).

В плане работы городской Думы в обязательном порядке указываются комитет городской Думы и иной орган местного самоуправления, ответственные за исполнение (рассмотрение) указанных мероприятий.

13.4. Планирование работы городской Думы не исключает возможности подготовки и внесения в городскую Думу проектов муниципальных правовых актов городской Думы вне плана.

13.5. Заместители главы Волгограда осуществляют общее руководство по контролю за исполнением плана работы городской Думы комитетами городской Думы.

13.6. Комитеты городской Думы представляют на имя первого заместителя главы Волгограда отчет об исполнении плана работы городской Думы в части своих мероприятий (далее - отчет комитета городской Думы), оформленный в соответствии с приложением 11 к настоящему Положению, утвержденный на заседании комитета городской Думы и согласованный с курирующим заместителем главы Волгограда.

В отчете комитета городской Думы в обязательном порядке указываются:

мероприятия, проведенные комитетом городской Думы по каждому пункту плана работы городской Думы (дата проведения, количество мероприятий и т.д.);

решения, принятые комитетом городской Думы по пунктам, включенным в план работы городской Думы.

В случае неисполнения мероприятий, указанных в плане работы городской Думы, в отчете комитета городской Думы указываются причины неисполнения мероприятия и меры, принятые комитетом городской Думы.

13.7. Внесение изменений в план работы городской Думы осуществляется на основании предложений комитетов городской Думы, направленных на имя первого заместителя главы Волгограда, (с четким обоснованием необходимости внесения изменений) и утверждается городской Думой.

13.8. План работы комитета городской Думы составляется один раз в полугодие и утверждается на заседании комитета городской Думы в порядке и сроки, установленные решением городской Думы.

13.9. План работы комитета городской Думы оформляется в порядке, установленном настоящим Положением, в соответствии с приложением 12 к настоящему Положению.

13.10. Планы работы комитета городской Думы хранятся в комитете городской Думы. Ответственность за сохранность планов работы комитета городской Думы несет работник консультационно-организационного отдела городской Думы, на которого распоряжением главы Волгограда возложены обязанности по ведению делопроизводства комитета городской Думы.

14. Организация работы с документами депутатов городской Думы

14.1. Непосредственное ведение делопроизводства депутатов городской Думы возлагается на депутата городской Думы. Депутат городской Думы вправе поручить ведение делопроизводства своему помощнику по работе в избирательном округе (далее - помощник).

14.2. Депутат городской Думы либо по его поручению помощник обеспечивает:

своевременное получение либо представление депутату городской Думы поступающих на его имя документов;

регистрацию внутренних и исходящих документов через САДД "ДЕЛО";

исполнение поручений по документам;

составление и оформление документов за подписью депутата городской Думы в соответствии с требованиями настоящего Положения;

контроль за прохождением документов за подписью депутата городской Думы и направление их адресатам в установленные законом сроки;

формирование документов в дела, сохранность дел.

14.3. Для оформления документов за подписью депутата городской Думы используются бланки установленного образца, утвержденные приказом управляющего делами городской Думы.

14.4. Регистрация внутренних исходящих документов депутатов городской Думы производится в САДД "ДЕЛО" депутатом городской Думы либо по его поручению помощником путем создания регистрационной карточки документа, в которую заносятся сведения о регистрируемом документе и пересылаются адресату. Дополнительно к электронной регистрационной карточке присоединяется электронный образ документа, поступившего на бумажном носителе.

14.5. Документы депутата городской Думы, направляемые адресатам на их обращения, в обязательном порядке связываются в САДД "ДЕЛО" с входящим документом, на который дается ответ, и подлежат отправке через отдел документационного обеспечения городской Думы.

14.6. Обращения физических и юридических лиц, переданные депутату городской Думы на личном приеме или иным способом, передаются в отдел документационного обеспечения городской Думы для регистрации в течение 3 дней соответственно со дня даты, указанной в заявлении.

Заключительное положение

Изменения в настоящее Положение вносятся постановлением главы Волгограда.

Консультационно-организационный отдел

Волгоградской городской Думы

Приложение 1
к Положению об организации работы
с документами в Волгоградской
городской Думе, утвержденному
постановлением главы Волгограда
от 23.12.2015 N 205-п

Перечень
обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота Волгоградской городской Думы

1. Адресант.

2. Адресат.

3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ.

4. Вид документа.

5. Дата документа.

6. Номер документа.

7. Дата поступления документа.

8. Входящий номер документа.

9. Ссылка на исходящий номер и дату документа.

10. Наименование либо аннотация документа.

11. Индекс дела.

12. Сведения о переадресации документа.

13. Количество листов основного документа.

14. Количество приложений.

15. Общее количество листов приложений.

16. Указания по исполнению документа.

17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя.

18. Отметка о конфиденциальности.

Глава Волгограда

А.В. Косолапов

Приложение 2
к Положению об организации работы
с документами в Волгоградской
городской Думе, утвержденному
постановлением главы Волгограда
от 23.12.2015 N 205-п

Схема расположения реквизитов и границ зон
(на формате А4 углового бланка)

     |  30  |         63       | |            88             | 10 |

     |----|----------------| |-------------------------|--|

-----+------------------------------------------------------------+------

    |                                                            | 

 3 | |                                                            | |

    |                                                            | |

-----| ------------------------\ /---------------------------\    | |

    |     |01                | |                        15 |    | |

   | | 17 | |                  | |                           |    | |

   | |     |                  | |            21             |    | |

51 | | -----+------------------| |---------------------------|    | |

   | |      |02 03 04          | |                        09 |    | |

   | |      |                  | |                           |    | |

    |      |                  | |                        16 |    | |

-----|      |------------------| |                           |    | |

    |      |05 06             | |                           |    | |

22 | |      |07                | |                           |    | |

    |      |08                | |                           |    | |

-----|      |------------------| |                           |    | |

    |      |                  | |                           |    | |

18 | |      |10                | |                           |    | |

    |      |                  | |                           |    | |

-----|      |------------------------------------------------|    | |

     |      |11                                              |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |297

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

-----|      |------------------------------------------------|    | |

    |      |12 13 17                                        |    | |

20 | |      |                                                |    | |

    |      |                                                |    | |

-----|      +------------------------------------------------|    | |

    |      |14 18                                           |    | |

   | |      |                                                |    | |

40 | |      |19                                              |    | |

   | | -----+------------------------------------------------|    | |

   | |     |22                                           20 |    | |

   | | 16 | |                                                |    | |

    |     |                                                |    | |

-----| ------------------------------------------------------/    | |

    |                                                            | |

20 | |                                                            | |

    |                                                            | 

-----+------------------------------------------------------------+----

     |                           210                              |

     |----------------------------------------------------------|

Глава Волгограда

А.В. Косолапов

Приложение 3
к Положению об организации работы
с документами в Волгоградской
городской Думе, утвержденному
постановлением главы Волгограда
от 23.12.2015 N 205-п

Схема расположения реквизитов и границ зон
(на формате А4 продольного бланка)

     |  30  |                                                | 10 |

     |----|                                                |--|

-----+------------------------------------------------------------+------

    |                                                            | 

 3 | |                                                            | |

    |                                                            | |

-----| ------------------------------------------------------\    | |

    |     |                         01              15 21  |    | |

   | | 17 | |                                                |    | |

   | |     |                                                |    | |

   | |  ----+------------------------------------------------|    | |

   | |     |                       02                       |    | |

   | |    | |                                                |    | |

   | |    | |                       03                       |    | |

   | |    | |                                                |    | |

   | | 20 | |                       04                       |    | |

   | |    | |                                                |    | |

73 | |     |                                                |    | |

   | |  ----+------------------------------------------------|    | |

   | |     |05 06                             09            |    | |

   | | 10 | |                                                |    | |

   | |     |                                                |    | |

   | | -----+------------------------------------------------|    | |

   | |      |07 08                                           |    | |

    |      |                                                |    | |

-----|      |------------------------------------------------|    | |

     |      |10                                16            |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |------------------------------------------------|    | |

     |      |11                                              |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | | 297

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

-----|      |------------------------------------------------|    | |

    |      |12 13 17                                        |    | |

20 | |      |                                                |    | |

    |      |                                                |    | |

-----| -----+------------------------------------------------|    | |

    |      |14 18                                           |    | |

   | |      |                                                |    | |

   | |      |19                                              |    | |

   | |      |                                                |    | |

40 | | -----+------------------------------------------------|    | |

   | |     |22                                           20 |    | |

   | | 16 | |                                                |    | |

    |     |                                                |    | |

-----| ------------------------------------------------------/    | |

    |                                                            | |

20 | |                                                            | |

    |                                                            | 

-----+------------------------------------------------------------+------

     |                           210                              |

     |----------------------------------------------------------|

Глава Волгограда

А.В. Косолапов

Приложение 4
к Положению об организации работы
с документами в Волгоградской
городской Думе, утвержденному
постановлением главы Волгограда
от 23.12.2015 N 205-п

Акт N __________

Волгоград

от __________________

Мы, нижеподписавшиеся работники

_______________________________________________________________________,

составили акт о том, что при вскрытии почтового отправления:

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

в нем не оказались: ____________________________________________________

________________________________________________________________________

(деньги, другие ценные вложения, недостающие документы)

_______________________________________________________________________.

Подписи:

Глава Волгограда

А.В. Косолапов

Приложение 5
к Положению об организации работы
с документами в Волгоградской
городской Думе, утвержденному
постановлением главы Волгограда
от 23.12.2015 N 205-п

Журнал
учета документов с пометкой "Для служебного пользования"

Дата выдачи	Кому выдан (подразделение, фамилия исполнителя)	Номера листов документа (дела), с которым ознакомился исполнитель	Расписка в получении или ознакомлении, дата	Расписка о приеме документа обратно, дата
1	2	3	4	5

Глава Волгограда

А.В. Косолапов

Приложение 6
к Положению об организации работы
с документами в Волгоградской
городской Думе, утвержденному
постановлением главы Волгограда
от 23.12.2015 N 205-п

ПРОТОКОЛ N ____
заседания комитета Волгоградской городской Думы по

(наименование комитета Волгоградской городской Думы (далее - комитет))

	от		2015 г.
		(дата)		(время)
	(место проведения)

ПРИСУТСТВОВАЛИ: члены комитета - ____ человек.

1.	И.И.Иванов	-	председатель комитета.
2.	И.О.Фамилия	-	член комитета.
3.	И.О.Фамилия	-	секретарь.

ПРИГЛАШЕННЫЕ: ___ человек.

1.	И.О.Фамилия	-	полное наименование должности.
2.	И.О.Фамилия	-	полное наименование должности.

Повестка дня:
1. О (Об)				.
			(наименование вопроса)
2. О (Об)				.
			(наименование вопроса)
3...
4...
По первому вопросу:
СЛУШАЛИ:			И.О.Фамилия - полное наименование должности.
Текст доклада.
ВЫСТУПИЛИ:			И.О.Фамилия - полное наименование должности.
Текст выступления.
		И.О.Фамилия - полное наименование должности.
	Текст выступления.

РЕШИЛИ:

Одобрить проект решения Волгоградской городской Думы (Представить информацию, Утвердить план работы комитета и т.д.).

ГОЛОСОВАЛИ: "за" - ____, "против" - ____, "воздержалось" - ____,

не принимал участие в голосовании - ____.

Решение принято.

По второму вопросу:
СЛУШАЛИ:			И.О.Фамилия - полное наименование должности.
Текст доклада.
ВЫСТУПИЛИ:			И.О.Фамилия - полное наименование должности.
Текст выступления.
		И.О.Фамилия - полное наименование должности.
	Текст выступления.

РЕШИЛИ:

Одобрить проект решения городской Думы (Представить информацию, Утвердить план работы комитета и т.д.).

ГОЛОСОВАЛИ: "за" - ____, "против" - ____, "воздержалось" - ____,

не принимал участие в голосовании - ____.

Решение не принято.

Председатель комитета	(подпись)	И.О.Фамилия
Секретарь	(подпись)	И.О.Фамилия

Глава Волгограда

А.В. Косолапов

Приложение 7
к Положению об организации работы
с документами в Волгоградской
городской Думе, утвержденному
постановлением главы Волгограда
от 23.12.2015 N 205-п

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА N ___
заседания комитета Волгоградской городской Думы по

(наименование комитета Волгоградской городской Думы (далее - комитет))

	от		2015 г.
		(дата)		(время)
	(место проведения)

ПРИСУТСТВОВАЛИ: члены комитета - ___ человек.

1.	И.И.Иванов	-	председатель комитета.
2.	И.О.Фамилия	-	заместитель председателя комитета.
3.	И.О.Фамилия	-	член комитета.
4.	И.О.Фамилия	-	секретарь.

ПРИГЛАШЕННЫЕ: __ человек.

1.

И.И.Петров

-

полное наименование должности.

ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О (Об)
	(наименование вопроса)

СЛУШАЛИ:	И.О.Фамилия -		полное наименование должности.
Текст доклада.
ВЫСТУПИЛИ:		И.О.Фамилия -		полное наименование должности.
Текст выступления.

РЕШИЛИ:

1. Одобрить проект решения Волгоградской городской Думы (Представить информацию, Утвердить план работы комитета и т.д.).

Голосовали: "за" - ____, "против" - ____, "воздержалось" - ____,

не принимал участие в голосовании - ____.

Решение принято.

Председатель комитета

(подпись)

(И.О.Фамилия)

Глава Волгограда

А.В. Косолапов

Приложение 8
к Положению об организации работы
с документами в Волгоградской
городской Думе, утвержденному
постановлением главы Волгограда
от 23.12.2015 N 205-п

Таблица поправок
к проекту решения Волгоградской городской Думы

"		"	(от _____________ N ___)
	(наименование проекта решения Волгоградской городской Думы)		(регистрационный номер)

N п/п	Автор поправки	Существующая редакция	Предлагаемая поправка, редакция	Решение комитета Волгоградской городской Думы
1	2	3	4	5
1.	Глава Волгограда, комитет Волгоградской городской Думы, депутат Волгоградской городской Думы, администрация Волгограда, КСП Волгограда, правовой отдел Волгоградской городской Думы, прокурор Волгограда	Наименование проекта решения: "Текст, существующий в проекте решения"	Наименование проекта решения изложить в следующей редакции: "Текст предлагаемой редакции"	рекомендовать принять
2.		Пункт 1 проекта решения:	В пункте 1 проекта решения слова "_______" заменить словами "_________".	рекомендовать принять
		"1. _______________________________."
		(текст пункта 1 проекта решения)
3.		Абзац второй подпункта 1.2 пункта 1 проекта решения:	Абзац второй подпункта 1.2 пункта 1 проекта решения исключить.	рекомендовать отклонить
		"__________________________________"
		(текст абзаца второго подпункта 1.2 пункта 1)
4.		(в случае введения нового пункта, подпункта и т.д. данный столбец не заполняется)	Проект решения дополнить пунктом 4 следующего содержания: "4. Текст предлагаемой редакции".	решение не принято

	Комитет Волгоградской городской Думы по
	(наименование комитета Волгоградской городской Думы)

Глава Волгограда

А.В. Косолапов

Приложение 9
к Положению об организации работы
с документами в Волгоградской
городской Думе, утвержденному
постановлением главы Волгограда
от 23.12.2015 N 205-п

от ______________ N ______
на ______________ N ______*
		(адресат)

Служебная (докладная, объяснительная, аналитическая) записка

Текст служебной записки.

(Констатирующая часть (описательная или аналитическая).

Изложение фактов (событий, ситуаций, причин, информирование о ходе работ или исполнении документов).

Анализ: возможные варианты развития событий или выхода из сложившейся ситуации.

Выводы, предложения, рекомендации или просьбы.

Отметка о наличии приложения, например:

Приложение: на __ л. в __ экз.

				И.О. Фамилия
(наименование должности)		(подпись)

СОГЛАСОВАНО** Руководитель структурного подразделения Волгоградской городской Думы
	И.О.Фамилия
(подпись)
"__" __________ 20__

______________________________

* в случае направления служебной записки во исполнение поручения;

** в случае необходимости согласования служебной записки

Глава Волгограда

А.В. Косолапов

Приложение 10
к Положению об организации работы
с документами в Волгоградской
городской Думе, утвержденному
постановлением главы Волгограда
от 23.12.2015 N 205-п

	Утвержден решением Волгоградской городской Думы
	от		N

План работы
Волгоградской городской Думы на ________ полугодие 20__ г.

N п/п	Наименование вопроса, мероприятие	Ответственный за подготовку
1	2	3
	Заседание Волгоградской городской Думы (не реже одного раза в три месяца)	глава Волгограда
	Плановое совещание у главы Волгограда (еженедельно, по понедельникам)	глава Волгограда
1. Вопросы для рассмотрения на заседаниях Волгоградской городской Думы (нормотворческая деятельность Волгоградской городской Думы)
месяц (период)
1.1.	О внесении изменений в решение Волгоградской городской Думы от _________ N _____ "Об утверждении Положения..."	комитет Волгоградской городской Думы (далее - комитет) по __________________, структурное подразделение администрации Волгограда
1.2.	Об утверждении Порядка...	комитет по ____________________________, структурное подразделение администрации Волгограда
2. Мероприятия, проводимые комитетами в рамках исполнения контрольных полномочий
месяц (период)
2.1.	О рассмотрении информации департамента муниципального имущества администрации Волгограда о текущем исполнении бюджета Волгограда на текущий финансовый год по доходам, администратором которых является департамент муниципального имущества	комитет по ____________________________, структурное подразделение администрации Волгограда
2.2.	О рассмотрении информации департамента земельных ресурсов администрации Волгограда об исполнении протокольных поручений Волгоградской городской Думы	комитет по ____________________________, структурное подразделение администрации Волгограда
3. Общие мероприятия Волгоградской городской Думы
месяц (период)
3.1.	Проведение публичных слушаний...	комитет по ____________________________, структурное подразделение администрации Волгограда
3.2.	Участие в работе комиссии по пополнению доходной части бюджета Волгограда....	комитет по ____________________________, структурное подразделение администрации Волгограда

Комитет Волгоградской городской Думы

по местному самоуправлению

Глава Волгограда

А.В. Косолапов

Приложение 11
к Положению об организации работы
с документами в Волгоградской
городской Думе, утвержденному
постановлением главы Волгограда
от 23.12.2015 N 205-п

	СОГЛАСОВАНО Заместитель главы Волгограда
		И.О.Фамилия
	"____" ______________

Отчет
об исполнении плана работы комитета Волгоградской городской Думы по экономике, предпринимательству и торговле
на __ полугодие 20___ г.

N п/п	Наименование пункта плана работы	Ответственный за исполнение	Дата	Мероприятие комитета Волгоградской городской Думой	Результат	Оценка исполнения
1	2	3	4	5	6	7
1. Вопросы для рассмотрения на заседаниях Волгоградской городской Думы (нормотворческая деятельность Волгоградской городской Думы)
месяц (период)
1.1.
1.2.
2. Мероприятия, проводимые комитетами Волгоградской городской Думы в рамках исполнения контрольных полномочий
месяц (период)
2.1.
2.2.
3. Общие мероприятия Волгоградской городской Думы
месяц (период)
3.1.
3.2.

Председатель комитета Волгоградской городской Думы
по			И.О.Фамилия
	(наименование комитета)

Глава Волгограда

А.В. Косолапов

Приложение 12
к Положению об организации работы
с документами в Волгоградской
городской Думе, утвержденному
постановлением главы Волгограда
от 23.12.2015 N 205-п

	Утвержден протоколом заседания комитета Волгоградской городской Думы
	по
		(наименование комитета Волгоградской городской Думы)
	от		N

План
работы комитета Волгоградской городской Думы
по _______________________________________
на __ полугодие 20__ г.

N п/п	Проводимое мероприятие	Дата, место проведения	Ответственный за исполнение	Отметка о выполнении
1	2	3	4	5
1. Нормотворческая деятельность комитета Волгоградской городской Думы
месяц (период)
1.1.
1.2.
2. Мероприятия, проводимые комитетами Волгоградской городской Думы в рамках исполнения контрольных полномочий
месяц (период)
2.1.
2.2.
3. Общие мероприятия
месяц (период)
3.1.
3.2.

Председатель комитета Волгоградской городской Думы
по			И.О.Фамилия
	(наименование комитета Волгоградской городской Думы)

Глава Волгограда

А.В. Косолапов