Приказ управления делами Администрации Волгоградской области от 9 апреля 2018 г. N 158 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в управлении делами Администрации Волгоградской области"

4.1.1. В процессе деятельности Управления делами создаются:

4.1.2. Отношения, направленные на обеспечение государственных нужд, оформляются заключением гражданско-правовых договоров (контрактов), предметом которых являются поставка товара, выполнение работы, оказание услуги (в том числе приобретение недвижимого имущества или аренда имущества), от имени Волгоградской области, соглашений и других документов.

4.1.3. В установленных законодательством случаях в Управлении делами документы могут издаваться совместно с территориальными подразделениями федеральных органов исполнительной власти и органами исполнительной власти Волгоградской области.

Такие акты оформляются как единый документ (приказ, соглашение, протокол и другие).

4.2.1. Для подготовки документов применяется текстовый редактор, обеспечивающий требования графического воспроизведения реквизитов документа в формате текстового редактора Microsoft Word.

В Управлении делами устанавливаются следующие размеры полей на документе:

2,75 см - левое;

2,25 см - правое;

2 см - верхнее;

2 см - нижнее.

Гарнитура используемого шрифта - Times New Roman, диапазон размеров шрифта - от 12 до 14, диапазон используемых межстрочных интервалов - от одинарного до двойного.

При подготовке текстов в таблицах для обеспечения лучшей читаемости данных допускается применение шрифтов меньших размеров гарнитуры Arial.

При оформлении отдельных реквизитов документов (адресаты, наименование должностей, заголовки к тексту, текст документа, оформленный в виде таблицы) могут быть использованы иные размеры шрифтов от 8 до 14 и межстрочных интервалов - точно от 8 пт до 12 пт.

4.2.2. Документы, создаваемые в Управлении делами, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Правилами делопроизводства установлен следующий состав реквизитов:

Герб Волгоградской области;

наименование органа исполнительной власти Волгоградской области;

наименование должности;

подпись;

наименование вида документа;

место составления (издания) документа;

справочные данные об органе исполнительной власти Волгоградской области;

адресат;

дата документа;

регистрационный номер документа;

заголовок к тексту;

текст документа;

ссылка на регистрационный номер и дату документа;

отметка о наличии приложений;

гриф согласования документа;

гриф утверждения документа;

виза;

оттиск печати;

отметка о заверении копии;

отметка об исполнителе;

указания по исполнению документа (резолюция);

отметка о контроле;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

гриф ограничения доступа к документу;

отметка о поступлении документа;

отметка об электронной подписи.

Дополнительно при подготовке документов и в процессе работы с ними могут использоваться отметки: "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату", "Контроль" и другие.

4.2.3. Правила оформления реквизитов.

                                                Администрация Ольховского

                                                муниципального района

                                                Волгоградской области

                                                   Генеральному директору

                                                   ООО "Лидер"

                                                   В.И. Иванову

                                                     ООО "АРТ ЛИНИЯ"

                                                     Скосырева ул., д. 5,

                                                     Волгоград, 400066

                                            Калинину И.П.

                                            ул. Садовая, д. 5, кв.15,

                                            Ленинск, Ленинский район,

                                            Волгоградская область, 403810

                                              Администрации муниципальных

                                              районов и городских округов

                                              Волгоградской области

                                              Руководителям структурных

                                              подразделений управления

                                              делами Администрации

                                              Волгоградской области

Приложение: на 7 л. в 1 экз.

Приложение: 1. Заключение на проект... на 5 л. в 2 экз.

            2. Справка о доработке... на 3 л. в 1 экз.

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

                                               Приложение 2

                                               к приказу управления

                                               делами Администрации

                                               Волгоградской области

                                               от 01 февраля 2018 г. N 10

СОГЛАСОВАНО

Заместитель управляющего

делами Администрации

Волгоградской области                 Подпись                И.О. Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО

Письмо комитета социальной защиты

населения Волгоградской области

от 21.02.2015 N 00-00/000

Заместитель управляющего

делами Администрации

Волгоградской области                Подпись                 И.О. Фамилия

Дата

Имеются замечания (согласен с учетом замечаний и др.).

Начальник отдела правового

обеспечения управления

делами Администрации

Волгоградской области                 Подпись                И.О. Фамилия

Дата

Управляющий делами

Администрации

Волгоградской области                Подпись                 И.О. Фамилия

Временно осуществляющий

полномочия управляющего

делами Администрации

Волгоградской области                Подпись                 И.О. Фамилия

Председатель комиссии                Подпись                 И.О. Фамилия

Секретарь комиссии                   Подпись                 И.О. Фамилия

Члены комиссии                       Подпись                 И.О. Фамилия

                                     Подпись                 И.О. Фамилия

                                              УТВЕРЖДАЮ

                                              Управляющий делами

                                              Администрации

                                              Волгоградской области

                                              Подпись        И.О. Фамилия

                                              Дата

                                              УТВЕРЖДЕНО

                                              приказом управления

                                              делами Администрации

                                              Волгоградской области

                                              от 15 сентября 2017 г. N 35

И.И. Иванов

(8442) 24-24-24

Н.В. Морозову,

И.А. Федосеевой

Прошу подготовить

проект постановления к 20.05.2018

Подпись          Дата

4.3.1. Документы, создаваемые в Управлении делами, изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), А6 (105 х 148 мм) и (или) в виде электронных документов, имеют установленный состав обязательных реквизитов и порядок их расположения.

4.3.2. Управление делами организует разработку и изготовление бланков документов Управления делами.

Разработка и изготовление бланков документов с воспроизведением Герба Волгоградской области Управления делами осуществляются в соответствии с Законом Волгоградской области от 18 сентября 2000 г. N 436-ОД "О Гербе и Флаге Волгоградской области".

4.3.3. Бланки документов с воспроизведением Герба Волгоградской области (далее именуются - гербовые бланки) для Управления делами изготавливаются типографским способом по заказу Управления делами.

4.3.4. В Управлении делами используются следующие бланки с воспроизведением Герба Волгоградской области, имеющие установленный состав реквизитов:

бланк приказа Управления делами;

бланк письма Управления делами с угловым расположением реквизитов;

бланк письма Управления делами с продольным расположением реквизитов;

бланк управляющего делами (для резолюций и поручений);

бланк заместителя управляющего делами (для резолюций и поручений).

Формы вышеперечисленных бланков приведены в приложении 3 к настоящей Инструкции.

4.3.5. Типографским способом изготавливаются следующие виды бланков:

бланк письма Управления делами с угловым расположением реквизитов;

бланк письма Управления делами с продольным расположением реквизитов.

На вышеперечисленных гербовых бланках, изготовленных типографским способом, слева в нижней части бланка на его оборотной стороне проставляются порядковые номера для организации их учета.

Другие виды гербовых бланков, используемых в Управлении делами, изготавливаются с помощью компьютерной техники.

4.3.6. Бланки документов Управления делами разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля.

Использование углового или продольного бланка не влияет на юридическую силу документа или его правовой статус. Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центровым (начало и конец каждой строки реквизитов равноудалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов) способом.

4.3.7. Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.

4.3.8. Организация работы по изготовлению типографским способом гербовых бланков Управления делами возлагается на общий отдел.

4.3.9. В целях обеспечения порядка использования гербовых бланков ведется их учет как документов строгой отчетности.

Ответственность за учет гербовых бланков, выдаваемых работникам Управления делами, возлагается на общий отдел.

Учет гербовых бланков осуществляется в журнале учета поступления гербовых бланков.

Уполномоченные лица структурных подразделений Управления делами получают гербовые бланки в общем отделе под подпись в журнале выдачи бланков.

Формы журнала учета поступления гербовых бланков и журнала выдачи гербовых бланков приведены в приложении 4 к настоящей Инструкции.

4.3.10. Гербовые бланки используются только по назначению и хранятся в сейфах или металлических шкафах. Передача гербовых бланков посторонним лицам не допускается.

Ответственность за обеспечение сохранности гербовых бланков и правильность их использования несут руководители структурных подразделений, получивших гербовые бланки.

4.3.11. Испорченные и невостребованные гербовые бланки, изготовленные типографским способом, возвращаются в общий отдел для их списания и уничтожения по акту.

По факту уничтожения общим отделом составляется акт об уничтожении бланков документов в управлении делами Администрации Волгоградской области с воспроизведением Герба Волгоградской области по форме согласно приложению 5 к настоящей Инструкции.

4.3.12. Бланк приказа Управления делами содержит следующие реквизиты:

4.3.13. Бланки писем Управления делами с угловым и продольным расположениями реквизитов содержат следующие реквизиты:

4.3.14. Бланк управляющего делами (для резолюций и поручений) выполняется на листе формата А6 и содержит следующие реквизиты:

4.4.1. Управление делами разрабатывает проекты законов Волгоградской области по вопросам, отнесенным к его полномочиям, во исполнение актов законодательства Российской Федерации, Волгоградской области.

4.4.2. Процедура подготовки и внесения проекта закона в Волгоградскую областную Думу определена Уставом Волгоградской области от 24 февраля 2012 г. N 1-ОД, Законом Волгоградской области от 09 декабря 2014 г. N 169-ОД "О нормативных правовых актах Волгоградской области" и постановлением Волгоградской областной Думы от 18 ноября 2015 г. N 23/1453 "О Регламенте Волгоградской областной Думы".

4.4.3. Проекты законов Волгоградской области разрабатываются на основании поручений Губернатора Волгоградской области, вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области, первого заместителя Губернатора Волгоградской области, заместителей Губернатора Волгоградской области, управляющего делами, а также по инициативе структурного подразделения Управления делами, к задачам и функциям которого относятся вопросы, предлагаемые к урегулированию данным проектом.

4.4.4. Финансово-экономическое обоснование к законопроекту согласовывается с руководителем структурного подразделения Управления делами, уполномоченного по вопросам бюджетного планирования и (или) бухгалтерского учета и отчетности.

4.4.5. Проекты законов и приложения к ним, подготавливаемые для внесения в Волгоградскую областную Думу, печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman 14.

Верхнее поле законопроекта устанавливается равным 2 см, левое поле - 2,75 см, правое - 2,25 см, нижнее - 2 см.

4.4.6. Законопроекты имеют следующие реквизиты: "Наименование вида документа", "Заголовок к тексту", "Текст документа", "Подпись", "Виза", пометки и могут содержать приложения.

4.4.7. На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля без отступа от верхнего поля в две строки через один межстрочный интервал печатается пометка: "Внесен Губернатором Волгоградской области" ("Внесен Администрацией Волгоградской области"), которая выравнивается по левой границе пометки.

На расстоянии межстрочного интервала 24 пт от вышеназванной пометки у правой границы текстового поля печатается пометка "Проект".

4.4.8. Наименование вида документа - ЗАКОН ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ - отделяется от слова "Проект" межстрочным интервалом 42 пт. Слова "ЗАКОН" и "ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ" печатаются прописными буквами в две строки через один межстрочный интервал, выделяются полужирным шрифтом, выравниваются по центру.

4.4.9. Заголовок к тексту отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 36 пт, печатается через один межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Заголовок печатается с прописной буквы и отвечает на вопрос, о чем издан закон, или в нем приводится название кодекса. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы - дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.

Например:

          О внесении изменений в отдельные законодательные акты

       Волгоградской области в связи с приведением в соответствие

                        с бюджетным процессом

или

     О внесении изменения в статью 14 Закона Волгоградской области

      от 09 декабря 2014 г. N 169-ОД "О нормативных правовых актах

                       Волгоградской области"

4.4.10. Текст документа отделяется от заголовка к тексту межстрочными интервалами 36-48 пт и печатается через один межстрочный интервал.

Текст законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть. Преамбула определяет задачи, стоящие перед законом, и способы их разрешения и содержит в себе разъяснение мотивов и целей издания. Нормативные предписания в преамбулу не включаются.

Нормы законопроекта должны быть сформулированы четко, с исключением возможности их двойного толкования. Не допускается употребление устаревших слов и выражений, образных сравнений, эпитетов. В законопроектах могут даваться определения малоизвестных юридических, технических и других специальных терминов.

В законопроектах нормативные предписания излагаются в виде статей, имеющих порядковые номера. Статьи могут подразделяться на части. В частях статей могут содержаться пункты и подпункты.

Статьи близкого содержания значительных по объему законопроектов объединяются в главы. В необходимых случаях главы могут объединяться в разделы. Разделы и главы имеют заголовки и сквозную нумерацию.

Заголовки разделов и глав печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номера разделов и глав проставляются римскими цифрами.

Например:

                 РАЗДЕЛ I. ПРАВО СОБСТВЕННОСТИ И ДРУГИЕ

                             ВЕЩНЫЕ ПРАВА

Слово "Статья" печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля с прописной буквы. Номер статьи проставляется арабскими цифрами. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка. Точка в конце заголовка не ставится.

Например:

     Статья    14.    Планы    законопроектной  деятельности  Губернатора

Волгоградской области и Администрации Волгоградской области

Текст статьи отделяется от заголовка двумя межстрочными интервалами.

При отсутствии заголовка к тексту слово "статья" и номер выделяются полужирным шрифтом, точка после номера статьи не ставится. Текст статьи печатается через одинарный межстрочный интервал. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Например:

     Статья 1

     Внести  в  Закон Волгоградской области от 29 ноября 2012 г. N 165-ОД

"О патентной системе налогообложения" изменения, изложив...

Статьи имеют единую сквозную нумерацию.

Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с точкой в пределах каждой статьи. Подпункты обозначаются строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

Подпись отделяется от текста документа межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов "Губернатор Волгоградской области" и инициалов, фамилии Губернатора Волгоградской области. Слова "Губернатор" и "Волгоградской области" печатаются в две строки через одинарный межстрочный интервал от левой границы текстового поля. Инициалы и фамилия Губернатора Волгоградской области указываются у правой границы текстового поля на уровне последних слов наименования должности.

Отметка об исполнителе и дата подготовки законопроекта отделяются от подписи четырьмя межстрочными интервалами. Текст отметки об исполнителе выравнивается по левой границе зоны расположения реквизита и печатается через одинарный межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 90 мм и ограничивается правым полем документа.

Например:

                                                  Подготовлен управлением

                                                  делами Администрации

                                                  Волгоградской области

                                                  01 апреля 2017 г.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.

4.4.11. Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом Times New Roman 14 на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты: "Наименование вида документа", "Заголовок к тексту", "Текст документа", "Подпись".

Наименование вида документа печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 24 пт, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок к тексту отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через одинарный межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.

Например:

                           ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

  к проекту закона Волгоградской области "О внесении изменений в Закон

    Волгоградской области от 06 ноября 2014 г. N 140-ОД "О социальном

            обслуживании населения в Волгоградской области"

Текст пояснительной записки отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24-36 пт и печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст документа должен содержать наименование субъекта права законодательной инициативы и разработчиков, обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее в себя развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, состояния законодательства в данной сфере правового регулирования.

Подпись отделяется от текста документа тремя межстрочными интервалами и состоит из наименования должности автора пояснительной записки, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Образец оформления проекта закона Волгоградской области приведен в приложении 6 к настоящей Инструкции.

4.5.1. В пределах своих полномочий Управление делами разрабатывает проекты:

постановлений и распоряжений Губернатора Волгоградской области;

постановлений Администрации Волгоградской области.

4.5.2. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора Волгоградской области, постановлений Администрации Волгоградской области разрабатываются в соответствии с законодательством, решениями федеральных органов государственной власти, планами работы Администрации Волгоградской области, поручениями Губернатора Волгоградской области, вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области, первого заместителя Губернатора Волгоградской области, заместителей Губернатора Волгоградской области, управляющего делами, а также по инициативе структурного подразделения Управления делами, к задачам и функциям которого относятся вопросы, предлагаемые к урегулированию данным проектом.

4.5.3. Финансово-экономическое обоснование к проекту постановления или распоряжения Губернатора Волгоградской области, постановления Администрации Волгоградской области согласовывается руководителем структурного подразделения Управления делами, уполномоченного по вопросам бюджетного планирования и (или) бухгалтерского учета и отчетности.

4.5.4. Подготовка проектов правовых актов Губернатора Волгоградской области и Администрации Волгоградской области (далее именуются - правовые акты) осуществляется в порядке, установленном Губернатором Волгоградской области.

4.5.5. Проекты правовых актов и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman 14.

4.5.6. Верхнее поле проекта правового акта устанавливается равным 2 см, левое поле - 2,75 см, правое - 2,25 см, нижнее - 2 см.

4.5.7. При оформлении проекта правового акта на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются в верхней части листа по центру.

4.5.8. Проекты правовых актов имеют реквизиты "Наименование вида документа", "Заголовок к тексту", "Текст документа", "Подпись", "Виза" и могут содержать приложения.

4.5.9. Наименование вида документа - постановление Губернатора Волгоградской области, распоряжение Губернатора Волгоградской области, постановление Администрации Волгоградской области.

Реквизит печатается шрифтом обычной насыщенности прописными буквами центрованным способом. Первое слово реквизита (ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ) печатается без отступа от верхнего поля, слова "ГУБЕРНАТОРА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ" ("АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ") отделяются от первого слова реквизита одинарным межстрочным интервалом.

4.5.10. Заголовок к тексту отвечает на вопросы, о чем (о ком) издан документ. В распоряжениях объемом менее шести строк заголовок к тексту может отсутствовать.

Заголовок к тексту печатается на расстоянии не менее 6 см от верхнего края листа с прописной буквы. Точка в конце заголовка к тексту не ставится. Заголовок к тексту, состоящий из двух и более строк, печатается через межстрочный интервал 12 пт.

Заголовок к тексту центрируется относительно границ текстового поля.

4.5.11. Текст документа отделяется от заголовка к тексту 2-3 одинарными межстрочными интервалами и печатается через одинарный межстрочный интервал.

Текст документа печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по ширине. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст документа может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть). Преамбула в постановлениях Губернатора Волгоградской области завершается словом "постановляю:", в постановлениях Администрации Волгоградской области - словами "Администрация Волгоградской области постановляет:". Слова "постановляю" и "постановляет" печатаются вразрядку.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. В этом случае текст постановления начинается со слов "Постановляю:", "Администрация Волгоградской области постановляет:", которые печатаются с абзаца.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов правовых актов, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты в тексте документа нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков к тексту не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой. Номер подпункта также может состоять из номера пункта и номера подпункта, разделенных точкой.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Губернатора Волгоградской области, постановлению Администрации Волгоградской области в тексте указанных правовых актов на них обязательно делается ссылка.

Документы (программы, положения, регламенты, планы, нормы, списки и другие), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту постановления (распоряжения) и являются его неотъемлемой частью.

Проект правового акта по организации исполнения федерального закона, правового акта Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, закона Волгоградской области и иных правовых актов Волгоградской области должен содержать ссылку на дату, номер и полное наименование акта, в соответствии с которым он принимается. В проектах правовых актов употребляются полные официальные наименования органов и организаций.

4.5.12. Постановления и распоряжения Губернатора Волгоградской области, постановления Администрации Волгоградской области подписываются Губернатором Волгоградской области, а в его отсутствие - исполняющим обязанности Губернатора Волгоградской области.

Подпись в правовых актах Губернатора Волгоградской области и Администрации Волгоградской области отделяется от текста 3-4 одинарными межстрочными интервалами и состоит из слов "Губернатор Волгоградской области", инициалов и фамилии Губернатора Волгоградской области.

Наименование должности лица, подписывающего правовой акт, печатается в две строки через межстрочный интервал 12 пт от границы левого поля. Инициалы и фамилия лица, подписывающего правовой акт, печатаются у правой границы текстового поля.

Приложения к постановлениям и распоряжениям Губернатора Волгоградской области, постановлениям Администрации Волгоградской области подписываются вице-губернатором - руководителем аппарата Губернатора Волгоградской области.

4.5.13. Допускается изменение интервалов между реквизитами "Заголовок к тексту", "Текст документа", "Подпись" при необходимости размещения текста проекта правового акта на одной странице либо оптимального размещения текста документа на двух и более листах.

4.5.14. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта правового акта в нижней его части.

4.5.15. Приложениями к проектам правовых актов могут быть положения, порядки, правила, инструкции, регламенты, перечни, списки, графики, образцы документов и другое.

В положении устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции какого-либо органа.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Приложения оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов правовых актов.

В исключительных случаях при необходимости допустимо печатать приложения шрифтом меньшего размера, чем основная часть правового акта, но не менее 9.

4.5.16. Если в тексте правового акта дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение", ниже дается ссылка на постановление (распоряжение) Губернатора Волгоградской области, постановление Администрации Волгоградской области. Все составные части реквизита выравниваются по левому краю текстового поля реквизита и печатаются через межстрочный интервал 12 пт. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами.

Например:

                                                    ПРИЛОЖЕНИЕ 1

                                                    к постановлению

                                                    Губернатора

                                                    Волгоградской области

                                                    от          N

При необходимости на последующих страницах приложения в правом верхнем углу может делаться пометка "Продолжение приложения 1" ("Продолжение приложения 2" и так далее).

4.5.17. При наличии в тексте документа формулировки "Утвердить прилагаемое (прилагаемую, прилагаемый) положение, инструкцию, порядок, правила, программу, перечень мероприятий" на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово "Утверждено" со ссылкой на правовой акт, его дату, номер. Слово "Утверждено" согласуется в роде и числе с главным словом наименования приложения (порядок - Утвержден, положение - Утверждено, инструкция - Утверждена, правила - Утверждены).

Например:

                                                    УТВЕРЖДЕНО

                                                    постановлением

                                                    Администрации

                                                    Волгоградской области

                                                    от         N

4.5.18. Заголовок к тексту приложения отделяется от даты и номера правового акта и от текста приложения 2-3 межстрочными интервалами.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом через межстрочный интервал 12 пт. Наименование приложения (первое слово заголовка к тексту приложения) выделяется прописными буквами (Положение, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и другие). Последующие строки заголовка могут отделяться от первой строки одним межстрочным интервалом.

4.5.19. При наличии в тексте приложения нескольких разделов заголовки к их текстам печатаются центрованным способом относительно границ текстового поля. Точка в конце заголовка к тексту не ставится.

4.5.20. В положениях, программах и других подобных документах разделы и главы, как правило, нумеруются арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2). Номер пункта должен состоять из номера раздела и пункта, разделенных точкой (например, 2.5), а при наличии подразделов - из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1). Пункты при необходимости могут разделяться на подпункты, которые могут иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1), а могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

4.5.21. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. При оформлении на компьютере табличных материалов должны использоваться средства текстового редактора Word. Сетка таблицы делается невидимой, за исключением заголовочной части таблицы.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки к тексту, выраженные именем существительным в именительном падеже.

В одноярусной заголовочной части таблицы все заголовки граф пишутся с прописной буквы, а в двух- и многоярусной - заголовки верхнего яруса графы пишутся с прописной буквы, а заголовки второго, третьего и других ярусов графы пишутся со строчной буквы, если они грамматически подчинены заголовку верхнего яруса графы.

Если заголовки второго, третьего и других ярусов графы грамматически не подчинены стоящему над ними заголовку графы, они пишутся с прописной буквы.

Графы таблицы нумеруются арабскими цифрами.

В боковике таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы. Знаки препинания ставятся только внутри предложения. После слов "Итого", "Всего" двоеточие не ставится.

При числах в боковике следует употреблять обозначения единиц физических величин в соответствии с Государственным стандартом "Единицы физических величин". В прографке текст следует писать со строчной буквы, за исключением имен собственных. В графах таблиц повторяющиеся элементы не рекомендуется заменять кавычками.

Числа и текстовые элементы в графах равняются по первой (верхней) строке боковика. Числа в столбцах выравниваются в автоматическом режиме по правой цифре, дроби - по запятой внутри числа, после запятой цифры, обозначающие десятые доли, ставятся под десятыми, сотые - под сотыми и так далее.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (заголовки и номера граф) повторяется на каждой странице.

4.5.22. Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа. Номера страниц ставятся вверху страницы по центру.

4.5.23. При наличии примечаний они печатаются в конце приложения. Если примечание одно, то после слова "Примечание" ставится точка, текст примечания печатается с прописной буквы. Если примечаний несколько, то после слова "Примечания" ставится двоеточие, примечания нумеруются арабскими цифрами с точкой. Слово "Примечание" ("Примечания") печатается от левой границы текстового поля. Текст примечаний печатается через межстрочный интервал 12 пт.

4.5.24. При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется как верхний индекс звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой (длина черты - одна треть ширины текстового поля). Символ сноски ставится с абзаца. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы шрифтом 12 через межстрочный интервал 12 пт. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

4.5.25. В конце приложения оформляется реквизит подписи вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области. Наименование должности печатается в три строки от левой границы текстового поля через межстрочный интервал 12 пт.

В приложениях к положениям, порядкам, правилам, инструкциям указанный реквизит подписи не оформляется.

4.5.26. Приложения визируются руководителем органа исполнительной власти, внесшего проект. Реквизит визы руководителя органа исполнительной власти печатается ниже реквизита подписи вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области в правой части листа шрифтом 12 и включает в себя наименование должности руководителя, его инициалы, фамилию и личную подпись. Кроме того, приложения визируются работником государственно-правового управления аппарата Губернатора Волгоградской области.

4.5.27. Оформленные надлежащим образом проекты правовых актов согласовываются с заинтересованными органами, организациями и должностными лицами в порядке, установленном Губернатором Волгоградской области.

4.5.28. Оформленные соответствующим образом и согласованные в установленном порядке проекты правовых актов представляются в отдел редакционного и документационного обеспечения аппарата Губернатора Волгоградской области для корректирования и редактирования в соответствии с правилами русского языка и последующего направления на подписание.

Образцы оформления проектов правовых актов Губернатора Волгоградской области, Администрации Волгоградской области приведены в приложении 7 к настоящей Инструкции.

4.6.1. Правовые акты Управления делами могут носить нормативный правовой либо индивидуальный правовой характер.

4.6.2. Правовые акты издаются в пределах полномочий Управления делами в форме приказов.

Приказы Управления делами формируются в следующие номенклатурные дела:

4.6.3. Основаниями для разработки проекта правового акта являются:

поручение Губернатора Волгоградской области;

поручение вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области;

поручение управляющего делами;

поручение государственно-правового управления аппарата Губернатора Волгоградской области;

инициатива структурного подразделения управления делами, к полномочиям которого относятся вопросы, которые предлагается урегулировать данным проектом;

судебный акт, вступивший в законную силу;

акт прокурорского реагирования;

предписание Управления Федеральной антимонопольной службы по Волгоградской области;

предписание федерального органа исполнительной власти, осуществляющего контроль за исполнением полномочий Российской Федерации, переданных субъектам Российской Федерации;

заключение Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Волгоградской области.

4.6.4. При выявлении несоответствия правовых актов действующему законодательству либо при необходимости принятия новых правовых актов в развитие действующего законодательства отделом правового обеспечения Управления делами (далее именуется - отдел правового обеспечения) направляется информация о необходимости подготовки соответствующего проекта правового акта с указанием срока его подготовки в адрес структурного подразделения Управления делами, к вопросам ведения которого относится предмет правового регулирования соответствующего правового акта. Структурное подразделение Управления делами в указанный срок и в установленном порядке обязано подготовить соответствующий проект правового акта.

4.6.5. Проекты правовых актов должны отвечать следующим требованиям:

соответствовать федеральному и областному законодательству, требованиям юридической техники;

иметь краткое, ясное и четкое изложение сути вопросов, исключающее возможность двоякого толкования, с четко сформулированными и обоснованными целями и задачами.

4.6.6. Проект правового акта разрабатывается структурным подразделением Управления делами, к ведению которого относятся вопросы, регулируемые данным проектом (далее именуется - разработчик), и согласовывается с заинтересованными структурными подразделениями Управления делами, заместителем управляющего делами, осуществляющим контроль и координацию деятельности разработчика (при наличии), а также в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации и Волгоградской области, с иными органами государственной власти Волгоградской области, организациями и должностными лицами (далее именуются - заинтересованные лица).

Проект правового акта, вносящий изменения в ранее принятый правовой акт, согласовывается только со структурными подразделениями Управления делами, которых затрагивают вносимые изменения, и структурным подразделением Управления делами, подготовившим первоначальный правовой акт.

4.6.7. Проект согласовывается указанными заинтересованными лицами в срок, не превышающий пяти рабочих дней с даты его поступления.

4.6.8. К проекту нормативного правового акта прилагаются материалы о согласовании (бланки согласования, письма, протоколы), пояснительная записка, финансово-экономическое обоснование (в случае если принятие нормативного правового акта повлечет расходы областного бюджета), копии отменяемых нормативных правовых актов либо актов, в которые вносятся изменения, экспертные заключения, акты прокурорского реагирования, заявления, ходатайства, представления, справки, а также иные документы.

4.6.9. К проекту индивидуального правового акта прилагаются материалы о согласовании (бланки согласования, письма, протоколы), копии отменяемых правовых актов либо актов, в которые вносятся изменения, заявления, ходатайства, представления, справки, а также иные документы.

4.6.10. Бланк согласования правового акта оформляется по форме согласно приложению 8 к настоящей Инструкции.

4.6.11. В случае упоминания в проекте правового акта юридического лица (за исключением органов государственной власти Волгоградской области, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти и органов местного самоуправления муниципальных образований Волгоградской области) к проекту указанного правового акта прилагаются копии учредительных документов соответствующего юридического лица, либо выписка из Единого государственного реестра юридических лиц, либо распечатанная на бумажном носителе и заверенная подписью разработчика копия страницы официального сайта регистрирующего органа в сети Интернет, содержащая сведения о наименовании и месте нахождения юридического лица и дату их обновления.

4.6.12. При наличии замечаний к проекту правового акта в бланке согласования делается отметка "см. замечания" и ставится подпись руководителя структурного подразделения или руководителя согласующей организации. Замечания подписываются руководителем структурного подразделения Управления делами или руководителем согласующей организации и прилагаются к согласуемому проекту правового акта.

4.6.13. При наличии разногласий по проекту правового акта разработчик принимает меры к их устранению либо подготавливает мотивированное обоснование невозможности устранения, которое прикладывает к проекту правового акта.

4.6.14. Согласованный проект правового акта (независимо от наличия разногласий) вместе с прилагающимися материалами, указанными в пунктах 4.6.8, 4.6.9, 4.6.11 настоящей Инструкции, направляется разработчиком в отдел правового обеспечения.

4.6.15. Отдел правового обеспечения определяет статус правового акта (нормативный правовой или индивидуальный правовой) и проводит правовую экспертизу в отношении поступившего проекта правового акта.

Одновременно с правовой экспертизой отдел правового обеспечения проводит антикоррупционную экспертизу проекта нормативного правового акта в порядке, установленном постановлением Губернатора Волгоградской области.

4.6.16. Проект правового акта визируется работником отдела правового обеспечения, проводившим правовую и антикоррупционную экспертизы, а также начальником отдела правового обеспечения.

4.6.17. В отношении проекта нормативного правового акта, прошедшего правовую и антикоррупционную экспертизы, разработчик в случаях, установленных постановлением Губернатора Волгоградской области от 30 июля 2015 г. N 687 "О порядке проведения оценки регулирующего воздействия проектов нормативных правовых актов Волгоградской области", обеспечивает проведение оценки регулирующего воздействия.

4.6.18. В случае выявления несоответствия проекта правового акта действующему законодательству, требованиям юридической техники отдел правового обеспечения возвращает его разработчику для доработки с приложением в необходимых случаях письменного заключения.

Необходимость подготовки заключения определяет начальник отдела правового обеспечения самостоятельно.

4.6.19. Срок работы отдела правового обеспечения с проектом нормативного правового акта составляет семь рабочих дней со дня его поступления, с проектом индивидуального правового акта - три рабочих дня со дня его поступления. В случае возвращения проекта правового акта для доработки указанный срок исчисляется вновь со дня поступления в отдел правового обеспечения доработанного проекта правового акта.

4.6.20. Если в процессе доработки в проект правового акта вносятся изменения по существу проекта, он подлежит повторному согласованию с заинтересованными лицами, а также рассмотрению и визированию работниками отдела правового обеспечения. Повторного согласования не требуется, если при доработке внесены уточнения, не изменившие существа проекта.

4.6.21. Подготовленный проект правового акта вместе с сопроводительными материалами после его согласования и визирования в отделе правового обеспечения представляется в общий отдел, в котором проект в течение пяти рабочих дней редактируется в соответствии с правилами русского языка. При необходимости указанный срок может быть продлен начальником общего отдела до семи рабочих дней.

4.6.22. После проведения редакторской правки проект правового акта с оборотной стороны визируется разработчиком и начальником общего отдела.

4.6.23. Проекты правовых актов направляются разработчиком на подпись управляющему делами (лицу, временно осуществляющему его полномочия).

4.6.24. Проекты правовых актов, имеющие неснятые разногласия, представляются на подпись с предварительным докладом начальника общего отдела о существе разногласий.

Проект правового акта с разногласиями представляется на подпись только вместе с подлинниками замечаний и письменными мотивированными возражениями разработчика на указанные замечания.

4.6.25. Подписанные приказы регистрируются в день их подписания общим отделом в журналах регистрации приказов Управления делами, составленных по форме согласно приложению 9 к настоящей Инструкции.

Регистрационные номера присваиваются приказам по порядку номеров в пределах календарного года.

4.6.26. Копии правовых актов рассылаются в соответствии с реестром рассылки по форме согласно приложению 10. В обязательном порядке копии правовых актов рассылаются заместителю управляющего делами, всем названным в правовых актах организациям и должностным лицам, разработчику, отделу правового обеспечения.

4.6.27. Копии нормативных правовых актов направляются в прокуратуру Волгоградской области, Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Волгоградской области, ГБУК "Волгоградская областная универсальная научная библиотека им. М. Горького" (два экземпляра), информационным службам в соответствии с заключенными с ними договорами. Копии правовых актов, подлежащих опубликованию, направляются в редакцию газеты "Волгоградская правда".

4.6.28. Ознакомление работников Управления делами с приказами осуществляется в срок, не превышающий одного рабочего дня со дня регистрации приказа, путем передачи копии приказа под подпись на листе ознакомления с приказом, составленным по форме согласно приложению 11 к настоящей Инструкции, или на оборотной стороне оригинала приказа.

Доведение приказов по основной (профильной) деятельности или по административно-хозяйственным вопросам до сведения работников Управления делами осуществляется работником общего отдела.

Доведение приказов по личному составу до сведения работников Управления делами осуществляется работником отдела государственной службы и кадров.

4.7.1. Приказы печатаются на бланках установленной формы.

4.7.2. Дополнительно к реквизитам, установленным в бланке приказа, оформляются следующие реквизиты: "Заголовок к тексту", "Текст документа", "Подпись", "Визы". Реквизиты печатаются шрифтом Times New Roman 14 обычной насыщенности.

4.7.3. Заголовок к тексту.

Заголовок к тексту является обязательным реквизитом приказа и составляется ко всем приказам. Заголовок к тексту должен кратко и точно отражать содержание текста и отвечать на вопрос "о чем?" ("о ком?"), например: "Об утверждении...", "О создании...", "Об объявлении...", "Об итогах..." и так далее. Точка в конце заголовка к тексту не ставится.

Заголовок к тексту печатается на расстоянии не менее 1,5 см от реквизита "Место составления (издания) документа" через одинарный межстрочный интервал и выравнивается по центру.

4.7.4. Текст документа.

Текст документа отделяется от заголовка к тексту 2-3 одинарными межстрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал, выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст документа может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа, и начинается она словами: "В целях...", "Во исполнение...", "В соответствии...", "Для..." и другими. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту.

Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые в распорядительной части действия не нуждаются в разъяснении (например, в приказах о назначении комиссий, об утверждении инструкций, актов, нормативов и так далее).

Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю", которое печатается вразрядку.

Распорядительная часть должна содержать поручения с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения.

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. Последний пункт распорядительной части содержит сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа: "Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на...".

4.7.5. Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

4.7.6. Допускается уменьшение отступов между реквизитами "Заголовок к тексту", "Текст документа", "Подпись" при необходимости размещения текста приказа на одной странице.

4.7.7. При оформлении приказа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются начиная со второго листа. Номера страниц ставятся вверху страницы по центру.

4.7.8. Подпись.

Подпись отделяется от текста 3-4 одинарными межстрочными интервалами и состоит из наименования должности лица, подписывающего документ (без указания наименования Управления делами), личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через межстрочный интервал "Точно 12 пт".

Инициалы и фамилия печатаются от правой границы текстового поля в одной строке с последней строкой наименования его должности. Приказы подписывает управляющий делами или лицо, временно осуществляющее его полномочия.

Например:

Управляющий делами                 подпись                   И.О. Фамилия

4.7.9. Совместные правовые акты оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) без бланка.

При оформлении совместного правового акта:

наименования территориальных федеральных органов, органов исполнительной власти Волгоградской области, организаций располагаются на одном уровне;

наименование вида документа располагается центрованным образом;

дата совместного правового акта единая, соответствует дате более поздней подписи;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более территориальными федеральными органами, органами исполнительной власти Волгоградской области, организациями, состоит из регистрационных номеров, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей территориальных федеральных органов, органов исполнительной власти Волгоградской области, организаций располагаются ниже текста на одном уровне.

4.7.10. В бланке согласования проекта приказа указывается наименование автора приказа. Оно размещается от верхней границы текстового поля, выравнивается по левой границе текстового поля, печатается через один межстрочный интервал и включает в себя слово "Внесено", наименование структурного подразделения Управления делами.

В бланке согласования размещена таблица для заполнения с обязательным указанием должностей, подписей, дат и фамилий лиц, согласовавших проект приказа, текст таблицы печатается полуторным межстрочным интервалом и включает в себя слова "Проект согласован", составляющие реквизита "Виза" и поле для указания на возражения или замечания к проекту приказа. Порядок оформления реквизита "Виза" указан в подпункте 4.2.3.15 настоящей Инструкции.

Наименование автора приказа в бланке согласования печатается строчными буквами шрифтом Times New Roman в диапазоне от 12 до 14 обычной насыщенности от левого края текстового поля.

4.7.11. На оборотной стороне последнего листа проекта приказа размещены таблицы для ознакомления работников с приказом и реестра рассылки.

Образец оформления приказа приведен в приложении 11 к настоящей Инструкции.

Таблица для заполнения лицами, ознакомленными с приказом, печатается полуторным междустрочным интервалом и включает в себя слова "Ознакомлен", составляющие реквизита "Виза" и поле для примечаний.

Таблица для заполнения лицами, ознакомленными с приказом, печатается строчными буквами шрифтом Times New Roman в диапазоне от 12 до 14 обычной насыщенности от левого края текстового поля.

В случае если таблица для заполнения лицами, ознакомленными с приказом, не может быть размещена на одном листе без нарушения границ текстового поля и затрагивает поле бланка приказа, содержащее номер, лист ознакомления оформляется на отдельном листе формата А4 с учетом указанных выше правил размещения таблицы по форме согласно приложению 12 к настоящей Инструкции и прикладывается к проекту приказа.

4.8.1. Правила - правовой акт, определяющий порядок какого-либо вида деятельности, устанавливающий или запрещающий определенное поведение.

4.8.2. Положение - правовой акт, детально регламентирующий правовой статус, порядок организации и процедуру какого-либо вида деятельности.

4.8.3. Инструкция - правовой акт, издаваемый в целях разъяснения и определения порядка применения соответствующего нормативного правового акта либо с целью указания норм о способах выполнения определенных операций (действий).

4.8.4. Правила, положение, инструкция утверждаются приказами Управления делами и могут являться нормативными правовыми актами.

4.8.5. Порядок подготовки проектов правил, положения, инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов приказов Управления делами.

4.8.6. Текст проекта положения, правил, инструкции печатается на чистом листе бумаги формата А4.

4.8.7. Заголовок к тексту правил, положения, инструкции должен быть согласован с наименованием вида документа: правила (чего?), положение (о чем?), инструкция (кого?) (если это должностная инструкция).

4.8.8. Отличительными характеристиками текстов правил, положения, инструкции являются:

точность применяемых формулировок без использования слов и понятий, имеющих множественный смысл;

использование коротких предложений, общепринятых выражений и связок, предварительное определение используемых понятий, сокращений, аббревиатур;

описание всех возможных вариантов событий и соответствующих им вариантов действий, то есть полнота представления информации;

структурированность текста с целью достижения наилучшей последовательности изложения материала;

минимизация текста с помощью применения обобщений (обзоров предполагаемых действий) и применение перечислений (задач, этапов, условий и так далее).

4.8.9. Текст проекта положения, правил, инструкции излагается от третьего лица единственного или множественного числа.

В зависимости от сложности и объема разрабатываемых правил, положения, инструкции текст документа делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Нумерация производится арабскими цифрами.

4.9.1. План - документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем, сроки, ответственных исполнителей.

4.9.2. План оформляется на листе бумаги формата А4 с использованием следующих реквизитов:

4.9.3. Реквизит "Текст документа" оформляется в виде таблицы с графами:

номер пункта плана;

наименование мероприятия;

срок исполнения;

исполнитель;

примечание.

План деятельности работника подписывается работником и утверждается его непосредственным руководителем.

План деятельности структурного подразделения подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается заместителем управляющего делами, курирующим соответствующее структурное подразделение.

План деятельности Управления делами подписывается заместителем управляющего делами и утверждается управляющим делами.

4.9.4. Номер пункта плана - номер, который соответствует отдельному разделу или пункту плана мероприятий. Нумерация последовательная, без пропусков, возможно применение составных номеров с учетом нумерации разделов плана.

4.9.5. Наименование мероприятия - формулировка содержания мероприятия должна быть точной и понятной (без использования слов и понятий, имеющих множественный смысл).

4.9.6. Срок исполнения может быть указан как период выполнения мероприятий (например, I-II кварталы, январь и тому подобное) или дата окончания их исполнения (например, до 10.01.2013).

4.9.7. Исполнитель - инициалы, фамилия или наименование организации - исполнителя плана.

В случае если пункт плана подлежит выполнению несколькими исполнителями, то среди них выделяется ответственный исполнитель, который указывается в списке исполнителей первым (верхним) или помечается как ответственный.

4.9.8. Графа "примечание" служит для внесения пометок, информации, имеющей отношение к исполнению конкретного мероприятия плана, в том числе в случае изменения срока исполнения или состава исполнителей.

4.9.9. Реквизит "Текст документа" печатается шрифтом Times New Roman в диапазоне от 12 до 14 обычной насыщенности.

4.9.10. Реквизит "Подпись".

Реквизит отделяется от текста плана тремя одинарными межстрочными интервалами и включает наименование должности работника, подготовившего проект плана, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Реквизит "Подпись" печатается шрифтом Times New Roman 14.

4.10.1. Отчет - документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени, выполнении мероприятий, поручений, заданий, планов.

4.10.2. Отчет оформляется на листе бумаги формата А4 с использованием следующих реквизитов:

4.10.3. Реквизит "Текст документа" печатается шрифтом Times New Roman 14 обычной насыщенности.

В тексте отчета в обязательном порядке должно содержаться указание на деятельность, мероприятие, выданное поручение, задание, пункт плана, подлежащий выполнению, и результат выполнения, в том числе с указанием на соблюдение или нарушение исполнительской дисциплины, установленных сроков исполнения и надлежащее представление информации соисполнителями (при участии нескольких исполнителей).

Отчет о деятельности работника подписывается автором отчета и представляется его непосредственному руководителю.

Отчет о деятельности структурного подразделения подписывается руководителем структурного подразделения и представляется заместителю управляющего делами, который осуществляет координацию и контроль работы соответствующего структурного подразделения Управления делами, или управляющему делами.

Отчет о деятельности Управления делами подготавливается и подписывается работником (ами), определенным (и) в соответствии с поручением управляющего делами.

4.10.4. Реквизит "Подпись".

Реквизит отделяется от текста отчета тремя одинарными межстрочными интервалами и включает наименование должности работника, подготовившего отчет, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Реквизит "Подпись" печатается шрифтом Times New Roman 14.

4.11.1. Заключение - документ, содержащий мнение, выводы, сделанные от имени Управления делами, структурного подразделения Управления делами, комиссии или эксперта по какому-либо вопросу или документу.

Заключения составляются на проекты разрабатываемых в Управлении делами документов и на документы, представленные на рассмотрение коллегиальных органов Управления делами.

4.11.2. Сроки и порядок подготовки заключения определяются в правовом акте, регламентирующем осуществление конкретной экспертизы или работу соответствующего коллегиального органа.

4.12.1. В целях осуществления служебного взаимодействия между работниками Управления делами в рамках внутреннего документооборота в Управлении делами применяются служебные записки.

Служебные записки являются справочно-информационными документами.

Авторами служебных записок являются работники Управления делами.

4.12.2. Служебная записка может составляться по указанию управляющего делами, его заместителей, руководителя структурного подразделения Управления делами или по инициативе конкретного работника.

4.12.3. При оформлении служебной записки оформляются следующие реквизиты:

4.12.4. Служебные записки регистрируются в АСЭД.

Структура текста служебной записки зависит от цели ее создания.

Реквизит "Виза" оформляется в случае, если служебная записка пишется на имя руководителя структурного подразделения, не являющегося непосредственным руководителем автора служебной записки.

В случае если служебная переписка осуществляется между руководителями структурных подразделений или связана с сообщением о возникновении конфликта интересов, склонением к совершению коррупционного правонарушения или иным нарушением законодательства, реквизит "Виза" может не оформляться.

4.13.1. Протокол заседания (совещания) - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях (совещаниях) коллегиальных совещательных, экспертных и других органов.

4.13.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Протоколы могут оформляться в полной и краткой формах. В краткой форме опускается ход обсуждения вопросов и фиксируются только принятые по ним решения.

4.13.3. В Управлении делами протоколы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты:

4.13.4. Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются инициалы и фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании, и при необходимости лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола.

Например:

Присутствовали: 25 человек (список прилагается).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указываются место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал либо через интервал 12 пт.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "о" ("об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (или РЕШИЛИ):

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов, в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая принята на заседании. При необходимости приводятся итоги голосования: "За - ..., против - ..., воздержались - ...".

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

4.13.5. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно.

Например:

Присутствовали:

Управляющий делами

Администрации

Волгоградской области                                        И.О. Фамилия

Заместитель управляющего

делами Администрации

Волгоградской области                                        И.О. Фамилия

Директор ГБУ ВО "Исполнительная

дирекция Администрации

Волгоградской области"                                       И.О. Фамилия

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

В основной части протокола указываются номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Вопросы нумеруются римскими цифрами. Наименование вопроса начинается с предлога "о" ("об"), печатается по центру и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через одинарный межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

4.13.6. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.

Подпись председательствующего отделяется от текста тремя одинарными межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через межстрочный интервал 12 пт и выравнивается по левому полю. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Подпись секретаря заседания (совещания) отделяется от подписи председательствовавшего на заседании одинарным межстрочным интервалом и оформляется аналогично.

4.13.7. В Управлении делами оформляются следующие виды протоколов:

протоколы совещаний у управляющего делами, заместителей управляющего делами (далее именуются - протоколы совещаний);

протоколы заседаний различных коллегиальных, совещательных, экспертных и других органов.

4.13.8. Срок подготовки протокола не должен превышать 5 дней со дня проведения соответствующего заседания (совещания). Конкретный срок подготовки протокола может определить руководитель, который вел совещание, или председатель постоянно действующего коллегиального органа.

4.13.9. Протоколы совещаний оформляются работниками структурных подразделений Управления делами, ответственными за проведение совещаний.

Проекты протоколов по итогам совещания у управляющего делами перед представлением на подпись управляющему делами подлежат согласованию с заместителем управляющего делами в соответствии с распределением обязанностей.

После подписания протоколы совещаний передаются в общий отдел для регистрации. Протоколы совещаний хранятся в общем отделе.

Копии протоколов совещаний рассылаются общим отделом заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с реестром рассылки. Реестр рассылки составляет и подписывает работник структурного подразделения Управления делами, ответственного за оформление протокола.

4.13.10. Протоколы заседаний коллегиальных, совещательных, экспертных и других органов оформляются и регистрируются в соответствии с правовыми актами, регламентирующими их деятельность.

4.14.1. В зависимости от способов передачи деловой информации (по каналам почтовой связи или посредством электросвязи) выделяют следующие виды деловой переписки и их названия: деловое (служебное) письмо, телеграмма, факсограмма (факс), телефонограмма, электронное письмо.

4.14.2. Служебные письма готовятся как:

доклады об исполнении поручений управляющего делами;

исполнение поручений управляющего делами по обращениям граждан;

сопроводительные письма к проектам законодательных актов Волгоградской области, проектам правовых актов Губернатора Волгоградской области, Администрации Волгоградской области, приказов Управления делами;

ответы на запросы различных организаций и физических лиц;

инициативные письма.

4.14.3. При оформлении служебных писем используются следующие реквизиты:

герб Волгоградской области;

наименование органа исполнительной власти Волгоградской области;

наименование должности;

справочные данные об органе исполнительной власти Волгоградской области;

адресат;

дата документа;

регистрационный номер документа;

заголовок к тексту;

ссылка на регистрационный номер и дату документа;

текст документа;

отметка о наличии приложений;

виза;

подпись;

отметка об исполнителе.

Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются гербовой печатью, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется гриф ограничения доступа к документу.

Вышеперечисленные реквизиты оформляются в соответствии с подразделом 4.2 раздела 4 настоящей Инструкции.

4.14.4. Служебные письма печатаются на бланках установленного образца.

4.14.5. При оформлении служебного письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

4.14.6. В служебных письмах используются фразы этикетного характера: "Уважаемый ...!" - в начале письма (над текстом) и "С уважением," (по желанию адресанта) - в заключительной части письма перед подписью. Этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма.

Текст служебного письма излагается: от 1-го лица множественного числа ("Просим представить информацию...", "Направляем на заключение проект..." и другие), от 3-го лица единственного числа ("Управление делами Администрации Волгоградской области не считает возможным...", "Управление делами предлагает рассмотреть возможность..."), на бланках письма должностного лица - от 1-го лица единственного числа ("Прошу Вас представить данные о...", "Считаю возможным принять участие в...").

4.14.7. Служебные письма адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.

Документ адресуется должностному лицу (руководителю организации) в случае, когда предполагается, что именно это должностное лицо будет принимать решения по вопросам, поставленным в документе. При этом наименование организации входит в наименование должности адресата.

4.14.8. Проект служебного письма визируется исполнителем письма и иными работниками структурных подразделений Управления делами, участвовавшими в согласовании проекта письма.

4.14.9. Право подписания служебных писем имеют управляющий делами, заместители управляющего делами.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.

4.14.10. Порядок подготовки и согласования служебных писем, направляемых отдельным должностным лицам, государственным органам Волгоградской области и органам местного самоуправления Волгоградской области, устанавливается правовым актом Губернатора Волгоградской области.

4.14.11. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

В случае если срок подготовки ответных писем не установлен, они должны быть подготовлены в срок, не превышающий 30 дней со дня поступления запроса, обращения в Управление делами.

Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений Управления делами.

4.15.1. Телеграммы оформляются на листах бумаги формата А4 по установленной форме согласно приложению 13 к настоящей Инструкции.

4.15.2. Телеграмма должна иметь следующие обязательные реквизиты:

наименование вида документа;

адресат - подробный адрес с указанием почтового индекса, позволяющий обеспечить доставку телеграммы адресату, и полное наименование адресата;

текст документа;

регистрационный номер документа;

дата документа;

подпись.

Дополнительно могут использоваться отметки о категории: "Люкс", "Срочная" и тому подобное.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание), печатается через два интервала прописными буквами без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы дается ссылка на его номер и дату.

Отдельной строкой указываются должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму.

Телеграммы с одним и тем же текстом и подписью, адресованные в несколько пунктов и адресов, могут иметь подпись только на одном экземпляре и копироваться по количеству адресатов. Каждый экземпляр телеграммы заверяется печатью "ДЛЯ ТЕЛЕГРАММ".

В нижней части телеграммы под чертой, отделяющей текст телеграммы, указываются исходящий номер и дата, адрес отправителя (просп. им. В.И. Ленина, д. 9, Волгоград, 400098), наименование организации (управление делами Администрации Волгоградской области). Ниже располагаются реквизиты "Подпись", "Отметка об исполнителе".

4.15.3. Порядок визирования, подписания и регистрации телеграмм аналогичен порядку, установленному для служебных писем.

4.15.4. Телеграммы для отправки принимаются канцелярией общего отдела Управления делами (далее именуется - канцелярия общего отдела) в двух экземплярах. Первый экземпляр телеграммы отправляется адресату, второй с подписью должностного лица и визой исполнителя, подготовившего документ, остается в канцелярии общего отдела.

4.15.5. Ответственность за своевременную и качественную подготовку телеграмм и соблюдение требований по их оформлению возлагается на руководителей структурных подразделений, подготовивших телеграммы, а персональная ответственность - на непосредственных исполнителей. Неоформленные и неправильно оформленные телеграммы возвращаются исполнителю на доработку.

4.15.6. При осуществлении телеграфной связи применяется единое учетно-отчетное время - московское.

4.16.1. Документы, требующие срочного исполнения, передаются адресату с помощью факсимильной связи.

4.16.2. Поступающие через факсимильную связь служебные письма и другие документы (факсы) приравниваются к аналогичным официальным документам. При необходимости запрашивается оригинал документа на бумажном носителе.

4.16.3. Порядок обработки, распределения и прохождения поступающих факсов аналогичен порядку, установленному для документов с отметками, характеризующими степень срочности их исполнения или доставки.

4.16.4. Поступивший вслед за факсом оригинал документа направляется в подразделение-исполнитель в соответствии с резолюцией руководителя к поступившему ранее факсу.

4.16.5. Порядок оформления служебных писем, отправляемых структурными подразделениями Управления делами через факсимильную связь, и хранения их копий аналогичен порядку, установленному для служебных писем.

4.16.6. Запрещается передавать посредством факсимильной связи текст документов с пометкой "Для служебного пользования".

4.16.7. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения Управления делами.

4.17.1. Телефонограммы используются для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления.

4.17.2. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется:

исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;

должностью, фамилией, именем, отчеством лица, отправившего телефонограмму;

должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму;

входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

4.17.3. Требования к изложению текста телефонограмм аналогичны требованиям к изложению письма.

Текст телефонограммы должен содержать не более 50 слов.

4.17.4. Телефонограмма заносится в журнал регистрации телефонограмм и подписывается лицом, от имени которого она передается.

4.17.5. После передачи (приема) телефонограммы производится сверка текста телефонограммы с принимающим (передающим).

Затем передающий (принимающий) делает отметки внизу текста телефонограммы:

"ПРИНЯЛ", наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, принявшего телефонограмму, номер его телефона, время передачи телефонограммы (часы и минуты), дата;

"ПЕРЕДАЛ", наименование должности, фамилия, имя, отчество, номер телефона, по которому телефонограмма была передана, время передачи телефонограммы (часы и минуты), дата.

Отметка о приеме (передаче) телефонограммы заверяется подписью работника, принявшего (передавшего) телефонограмму.

4.17.6. Полученная телефонограмма должна быть отпечатана, считана и доложена лицу, которому она адресована, в возможно короткий срок.

4.18.1. Доверенности от имени Управления делами выдаются по инициативе управляющего делами, заместителя управляющего делами, руководителей структурных подразделений Управления делами.

4.18.2. Доверенности готовятся в структурном подразделении Управления делами, где работает лицо, которому выдается доверенность.

4.18.3. В случае если доверенность выдается лицу, не являющемуся работником Управления делами, ее подготовку осуществляет инициатор выдачи доверенности.

4.18.4. Доверенность должна содержать сведения о представителе (занимаемая должность, фамилия, имя, отчество, паспортные данные), об объеме его полномочий, сроке действия доверенности.

4.18.5. Доверенности оформляются по форме согласно приложению 14 к настоящей Инструкции.

4.18.6. При подготовке доверенности оформляется проект доверенности, к которому прилагается копия документа, подтверждающего занимаемую представителем должность (копия приказа о назначении или копия служебного удостоверения), копии страниц паспорта, содержащих необходимые для оформления доверенности данные.

4.18.7. Доверенность готовится в двух экземплярах.

Первый экземпляр доверенности оформляется на бланке Управления делами.

Второй экземпляр доверенности визируется руководителем соответствующего структурного подразделения Управления делами, начальником отдела правового обеспечения Управления делами и заместителем управляющего делами, который осуществляет координацию и контроль работы соответствующего структурного подразделения Управления делами.

4.18.8. При согласовании доверенности текст доверенности может быть доработан с учетом конкретной ситуации.

4.18.9. Доверенности после подписания управляющим делами регистрируются и заверяются круглой гербовой печатью Управления делами в канцелярии общего отдела.

4.18.10. Регистрация и заверение печатью доверенностей без наличия виз должностных лиц, указанных в пункте 4.18.7 настоящей Инструкции, не допускаются.

4.18.11. Первый экземпляр доверенности передается канцелярией общего отдела под подпись лицу, на имя которого оформлена доверенность. Второй экземпляр доверенности хранится в канцелярии общего отдела.

4.18.12. Учет доверенностей осуществляется канцелярией общего отдела в журнале регистрации доверенностей.

4.18.13. В случае освобождения от занимаемой должности лица, которому выдана доверенность, или переоформления доверенности первый экземпляр доверенности подлежит сдаче в канцелярию общего отдела, о чем делается соответствующая отметка в журнале регистрации доверенностей.

4.18.14. В случае отсутствия у указанного лица первого экземпляра доверенности в канцелярию общего отдела представляется письменное объяснение на имя управляющего делами о причинах отсутствия доверенности, о чем делается соответствующая отметка в журнале регистрации доверенностей.

5.1.1. Организация документооборота основывается на следующих принципах:

централизация операций по приему и отправке документов;

распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);

организация предварительного рассмотрения поступающих документов;

исключение возвратных движений документа, не обусловленных служебной необходимостью;

однократность регистрации документов;

устранение необоснованных согласований проектов документов;

регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов;

внесение резолюций, точно определяющих исполнителя, поручение и срок исполнения поручений.

5.1.2. В документообороте Управления делами выделяются следующие документопотоки:

5.1.3. В составе поступающих (входящих) и отправляемых (исходящих) документов выделяются:

письма (обращения) граждан, а также письма и запросы, направляемые в адрес граждан;

документы, поступившие от органов государственной власти Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, Конституционного Суда Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, Совета Безопасности Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации, Уполномоченного при Президенте Российской Федерации по правам ребенка, Уполномоченного при Президенте Российской Федерации по защите прав предпринимателей, других органов власти и организаций Российской Федерации;

документы, поступившие из Волгоградской областной Думы и письма, направляемые в Волгоградскую областную Думу;

документы, поступившие из органов исполнительной власти Волгоградской области, а также письма, направляемые органам исполнительной власти Волгоградской области;

документы, поступившие из федеральных органов государственной власти, в том числе их территориальных подразделений, а также письма, направляемые федеральным органам государственной власти, в том числе их территориальным подразделениям;

документы, поступившие из органов местного самоуправления Волгоградской области, а также письма, направляемые в их адрес;

документы, поступившие из иных организаций Волгоградской области, а также письма, направляемые в их адрес;

документы, поступившие из иных субъектов Российской Федерации, а также письма, направляемые в их адрес;

документы, поступившие от других юридических и физических лиц, расположенных на территории Российской Федерации, и письма, направляемые в их адрес;

документы, поступившие от иных организаций и лиц, не указанных в настоящем пункте, и письма, направляемые в их адрес.

5.1.4. Доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи, электросвязи и курьерской связи (нарочным), а также с использованием системы МЭДО.

5.1.5. Поступающие (входящие) документы проходят в службе делопроизводства следующие этапы:

5.1.6. Общим отделом ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются и представляются управляющему делами.

5.1.7. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота используются обязательные сведения о документах, установленные нормативными правовыми актами Волгоградской области и Управления делами.

5.2.1. Вся поступившая (входящая) корреспонденция принимается и учитывается централизованно в канцелярии общего отдела.

5.2.2. При вскрытии конвертов проверяется целостность их упаковки, правильность адресования, комплектность документов, приложений к ним, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах.

Первичная обработка поступивших документов в конвертах с пометкой "Лично" в части, касающейся проверки наличия документов и приложений к ним, осуществляется должностным лицом, которому адресован поступивший документ.

5.2.3. При обнаружении отсутствия документов или приложений к ним, а также в случаях, когда к запросу прилагаются вложенные в конверты денежные знаки, ценные бумаги или иные документы (вещи, материальные ценности), не указанные в приложении, составляется акт в трех экземплярах (один экземпляр остается в службе делопроизводства, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа).

Форма акта об отсутствии документов или обнаружении вложений в почтовых отправлениях приведена в приложении 15 к настоящей Инструкции.

На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа делается отметка "Документ получен в поврежденном виде".

5.2.4. Конверты от поступивших (входящих) документов не уничтожаются в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов. Неправильно адресованные или оформленные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

5.2.5. Все поступившие (входящие) документы проходят сортировку на подлежащие и не подлежащие регистрации. Не подлежат регистрации следующие виды документов:

документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, - пригласительные, поздравительные письма и телеграммы, билеты;

планы и программы семинаров, конференций, симпозиумов и других подобных мероприятий;

документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые и финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма;

рекламные документы, коммерческие предложения;

печатные издания;

унифицированные формы и бланки документов.

5.2.6. Из общего потока входящих документов выделяются:

обращения и запросы граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, - для передачи их в общий отдел;

документы, поступившие в канцелярию общего отдела, но адресованные органам исполнительной власти Волгоградской области, - для передачи их в соответствующие органы исполнительной власти Волгоградской области;

документы, требующие обязательного рассмотрения управляющим делами;

документы, не требующие обязательного рассмотрения управляющим делами и передаваемые непосредственно в структурные подразделения Управления делами.

5.2.7. Поступившие телеграммы принимаются под подпись с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма.

5.3.1. Поступившие (входящие) документы, подлежащие регистрации, после их первичной обработки регистрируются канцелярией общего отдела. Регистрация поступивших (входящих) документов производится независимо от способа их доставки [почтовой связью, фельдъегерской связью, электросвязью или курьерской связью (нарочным), по системе МЭДО], передачи или создания.

Передача документов управляющему делами без регистрации в канцелярии общего отдела не допускается.

Регистрация документов об исполнении поручений Губернатора Волгоградской области не допускается без представления бумажного носителя.

Регистрация документов, поступивших в Управление делами до 16 ч 00 мин. рабочего дня, а также документов, срок рассмотрения которых составляет не более пяти рабочих дней, осуществляется в день их поступления. Регистрация иных поступивших документов осуществляется на следующий рабочий день.

Регистрация документов производится в пределах выделенных документопотоков. В качестве отдельных регистрируемых массивов документов выделяются: документы, поступающие из вышестоящих органов власти, от зарубежных корреспондентов, обращения граждан.

На поступивших (входящих) документах на бумажном носителе, подлежащих регистрации, в нижней части первого листа документа проставляется отметка о поступлении документа с указанием даты и входящего регистрационного номера, являющихся уникальным идентификатором документа в системе управления документами.

5.3.2. При регистрации поступившим (входящим) документам Управления делами присваивается регистрационный номер, состоящий из:

индекса Управления делами в системе электронного документооборота;

проставляемого через дефис индекса структурного подразделения Управления делами, определяемого при предварительном рассмотрении документа канцелярией общего отдела и присваиваемого в соответствии с классификатором структурных подразделений Управления делами;

проставляемого через дефис индекса дела по номенклатуре дел;

проставляемого через косую черту порядкового номера документа в пределах календарного года.

Например: N 54-3-2/16023.

5.3.3. В целях учета и поиска документов при регистрации документа вносится следующая информация:

тип документа;

краткое содержание документа;

дата документа;

номер документа;

адресант;

должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

адресат;

вид доставки документа;

количество листов;

состав приложения;

индекс структурного подразделения Управления делами;

индекс дела;

регистрационный номер;

дата регистрации;

сведения о документах, связанных с ним.

5.3.4. Зарегистрированные документы и другая корреспонденция доставляются работниками канцелярии общего отдела в приемную управляющего делами, в структурные подразделения Управления делами в 10 ч 30 мин., 15 ч 30 мин., 17 ч 00 мин. Телеграммы, документы с пометкой "Для служебного пользования", а также документы финансового управления Управления делами доставляются под подпись.

5.4.1. Канцелярией общего отдела проводится предварительное рассмотрение документов в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих рассмотрения управляющим делами.

5.4.2. Результатом предварительного рассмотрения является направление документа на вынесение резолюции (указания по исполнению документа).

5.4.3. Документы, требующие рассмотрения управляющим делами, направляются в приемную управляющего делами.

5.4.4. Документы по вопросам, не требующим рассмотрения управляющим делами, направляются непосредственно в структурные подразделения Управления делами.

Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование соответствующему лицу.

5.4.5. В ходе предварительного рассмотрения документов канцелярией общего отдела из общего потока документов выделяются следующие документы:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения:

имеющие в тексте "Срочно" - исполняются в трехдневный срок;

имеющие пометку "Оперативно" - исполняются в десятидневный срок;

остальные - исполняются в срок не более 30 календарных дней.

5.5.1. Поступающие (входящие) документы передаются на рассмотрение руководству только после их регистрации и предварительного рассмотрения.

5.5.2. После рассмотрения руководством документы возвращаются сотруднику службы делопроизводства для оформления указаний по исполнению документов (далее именуются - резолюции).

Резолюция содержит:

указание по исполнению, содержащее краткое описание необходимого для исполнения действия;

указание на срок, в течение которого либо до истечения которого необходимо исполнить предписанное действие;

личную подпись автора резолюции;

дату проставления резолюции.

Указание на срок, в течение которого либо до истечения которого необходимо исполнить предписанное действие, может не выражаться конкретной датой и содержать выражения: "в установленный законом срок" и тому подобные.

Резолюция пишется на свободном от реквизитов месте первого листа документа.

Резолюции управляющего делами, заместителя управляющего делами пишутся также и на бланке управляющего делами, заместителя управляющего делами (для резолюций и поручений) соответственно.

В случае если резолюция адресована нескольким работникам, то ответственным за исполнение документа в целом является работник, указанный первым (верхним), либо работник, в отношении которого сделана пометка о том, что он является ответственным.

Резолюции могут быть адресованы работникам Управления делами и (или) руководителям подведомственных Управлению делами организаций.

5.5.3. В соответствии с резолюцией документ до окончания рабочего дня либо на следующий рабочий день передается ответственному исполнителю и соисполнителям документа.

Документы с пометкой (резолюцией), свидетельствующей о необходимости их срочного (оперативного) рассмотрения, передаются ответственному исполнителю и соисполнителям незамедлительно.

Доступ ответственного исполнителя и соисполнителей к документу обеспечивается посредством АСЭД.

В случае если документ содержит персональные данные и (или) сведения ограниченного доступа, ответственный исполнитель и соисполнители получают соответственно подлинник документа и его бумажные копии.

Изготовление копий документа для передачи соисполнителям осуществляется работником службы делопроизводства.

5.6.1. Структурные подразделения Управления делами или непосредственный исполнитель (соисполнитель) получают входящие документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения руководителем или на следующий рабочий день).

5.6.2. Если исполнение документа поручено нескольким исполнителям, то ответственный исполнитель несет ответственность за исполнение поручения, ему предоставлено право созыва соисполнителей и координации их работы.

5.6.3. В обязанности ответственного исполнителя входят анализ и обобщение поступившей от соисполнителей информации, подготовка проекта отправляемого (исходящего) документа и доклад результатов исполнения резолюции.

В обязанности соисполнителей входят исполнение резолюции в пределах имеющихся служебных (должностных) полномочий и представление информации и материалов, в том числе проектов документов, ответственному исполнителю в установленные им сроки.

5.6.4. Соисполнители несут ответственность за своевременную и качественную подготовку и представление информации и материалов, в том числе проектов документов, ответственному исполнителю.

5.6.5. В случае непредставления (несвоевременного представления) соисполнителями информации и материалов, в том числе проектов документов, ответственный исполнитель незамедлительно информирует об этом автора резолюции.

5.6.6. Ответственный исполнитель и (или) соисполнители обязаны по требованию автора резолюции представлять исчерпывающие данные о ходе исполнения и подготовке необходимых материалов.

5.6.7. Изменение состава исполнителей резолюции и (или) срока исполнения возможно по единоличному решению автора резолюции или руководителя, принятому в том числе и на основании служебной записки любого из исполнителей, поданной автору резолюции или руководителю, с обоснованием причин изменения и соблюдением требований, установленных настоящей Инструкцией.

В случае принятия решения об изменении состава исполнителей и (или) срока исполнения автор резолюции или исполнитель, подготовивший служебную записку, незамедлительно информирует начальника общего отдела об изменении резолюции для внесения соответствующей корректировки.

Сроки исполнения по документам, подлежащим срочному или оперативному рассмотрению, не продлеваются.

5.6.8. Работники структурных подразделений Управления делами в процессе исполнения входящего документа осуществляют:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта отправляемого (исходящего) документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования;

согласование проекта отправляемого (исходящего) документа с заинтересованными лицами;

доработку проекта отправляемого (исходящего) документа по замечаниям, полученным в ходе согласования;

в необходимых случаях подготовку реестра рассылки отправляемого (исходящего) документа;

представление проекта отправляемого (исходящего) документа на подпись руководителю;

регистрацию отправляемого (исходящего) документа в системе электронного документооборота.

5.6.9. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему входящих документов и подготовленных проектов отправляемых документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

5.6.10. Ответственность за своевременность исполнения, учет и сохранность служебных документов, поступивших на имя управляющего делами, несут руководители и работники структурных подразделений Управления делами.

5.6.11. Исполненные в установленный срок документы передаются в канцелярию общего отдела для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на регистрационный номер и дату документа, свидетельствующего об исполнении поступившего (входящего) документа. При отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении: слова "В дело", указание индекса дела, в которое помещается документ, подпись ответственного исполнителя и дату.

5.7.1. Ответственность за составление и оформление отправляемого (исходящего) документа возлагается на головного исполнителя документа (структурное подразделение управления делами или должностное лицо).

5.7.2. Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

5.7.3. До представления на подпись руководителю ответственный исполнитель проверяет правильность оформления отправляемого (исходящего) документа, его адресования, наличие необходимых виз, приложений.

5.7.4. Отправляемые (исходящие) документы, подписанные руководителем, передаются на регистрацию.

Сведения о регистрируемых отправляемых (исходящих) документах вносятся в регистрационно-контрольную карточку (далее именуется - РКК).

Регистрация исходящих писем, подписанных управляющим делами, осуществляется работниками структурных подразделений, готовившими этот документ.

Не допускается регистрация исходящих служебных писем при отсутствии всех необходимых согласований (виз) соответствующих заинтересованных должностных лиц.

5.7.5. Регистрация отправляемых (исходящих) документов осуществляется в день их подписания или на следующий рабочий день.

5.7.6. Регистрационный номер и дата отправляемого (исходящего) документа проставляются на подлиннике документа, оформленного на бумажном носителе, в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле структурного подразделения Управления делами.

5.7.7. Отправку исходящей корреспонденции на бумажном носителе осуществляет канцелярия общего отдела. При получении документов для отправки работники канцелярии общего отдела проверяют наличие подписей, исходящих номеров, а на письмах-ответах - ссылки на регистрационный номер и дату документа, наличие приложений, указанных в основном или сопроводительном документе, правильность оформления отправляемых (исходящих) документов, производят их сортировку по способу отправления (простая, заказная, международная). Неправильно оформленные отправляемые (исходящие) документы и документы неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.

5.7.8. Исходящие документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочные исходящие документы подлежат отправке в первую очередь. В случае направления копии отправляемого (исходящего) документа средствами факсимильной связи или электронным сообщением адресату досылается подлинник документа.

5.7.9. Исходящие документы, отправляемые средствами почтовой связи, проходят упаковку, адресование [при направлении документа более чем в четыре адреса - в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем отправляемого (исходящего) документа], проставление стоимости почтовых услуг и передачу в почтовое отделение связи. Исходящие документы, отправляемые средствами почтовой связи в один адрес, вкладываются в один конверт. На исходящие документы заказного характера составляется реестр, который затем возвращается в канцелярию общего отдела с подписью работника почтового отделения связи.

Обработка исходящих документов для отправки средствами почтовой связи осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи", для отправки телеграфной связью - в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222 "Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи".

8.1.1. Печатание документов осуществляется работниками общего отдела, структурных подразделений Управления делами с использованием компьютерной и машинописной техники и соблюдением требований Инструкции.

8.1.2. В случае если документ первоначально готовился в структурном подразделении Управления делами с использованием компьютера, исполнитель представляет его в общий отдел в электронном виде.

8.1.3. Документы в электронном виде принимаются в формате текстового редактора Microsoft Word.

8.1.4. Печатание документов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров.

На последней странице отпечатанного документа в левом нижнем углу проставляется наименование файла специалиста, печатавшего документ.

8.2.1. Копировально-множительные работы в Управлении делами осуществляются работниками общего отдела. Для копирования сдаются только служебные документы и материалы.

8.2.2. Ответственность за размножение документов возложена на начальника общего отдела. Заказы на размножение документов принимают и исполняют работники общего отдела, которые несут персональную ответственность за копирование документов.

Учет копируемых документов ведется на основании заказов на выполнение копировальных работ, оформляемых по форме согласно приложению 16 к настоящей Инструкции, которые хранятся в общем отделе в течение года, после чего уничтожаются.

8.2.3. Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов.

Документы, материалы передаются на размножение в несброшюрованном виде.

8.2.4. Тираж размноженных материалов должен соответствовать заказу. Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с подлинником документа. О выполнении работы на бланке заказа делается соответствующая отметка.

8.2.5. Многотиражные либо многостраничные материалы могут размножаться в уменьшенном виде и с оборотом.

8.2.6. Копированию подлежат экземпляры документов, тексты которых отвечают необходимым техническим требованиям. Они должны быть напечатаны четко и разборчиво черным цветом на стандартных листах бумаги формата А4.

8.2.7. Срочность выполнения заказов на размножение документов определяется начальником общего отдела.

9.2.1. Номенклатура дел является основой формирования документального фонда и представляет собой систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в соответствии с правовыми актами, рекомендациями и методическими указаниями органов государственной власти Российской Федерации, Волгоградской области, уполномоченных в сфере государственного управления архивным делом, делопроизводства и документооборота.

9.2.2. Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения.

9.2.3. Номенклатура дел Управления делами составляется сектором архива общего отдела на основе номенклатур дел структурных подразделений Управления делами.

Заголовками разделов номенклатур дел являются наименования структурных подразделений Управления делами в соответствии с утвержденной структурой Управления делами.

9.2.4. Руководители структурных подразделений Управления делами не позднее 15 ноября текущего года письменно представляют в общий отдел свои предложения по внесению изменений в действующие номенклатуры дел.

9.2.5. Руководитель вновь созданного структурного подразделения Управления делами в месячный срок со дня его образования и на основании положения о структурном подразделении разрабатывает номенклатуру дел.

Работники сектора архива общего отдела обеспечивают оказание методической помощи в разработке номенклатуры дел вновь созданного структурного подразделения.

9.2.6. Номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел Управления делами оформляются по формам согласно приложениям 17 и 18 к настоящей Инструкции. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 "Индекс дела" указываются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в Управлении делами цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения Управления делами. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 2-5, где 2 - обозначение структурного подразделения, 5 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений Управления делами, для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 "Заголовок дела" включаются заголовки дел, которые должны четко отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и тому подобное), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал регистрации и так далее) или разновидности документов (постановления, распоряжения и так далее);

наименование структурного подразделения Управления делами;

наименование организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

наименование местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

даты (период), к которым относятся документы дела;

указание на копийность документов.

Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки и другое), например: "Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, сводки, справки)".

Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы-приложения к какому-либо документу, например: "Документы к приказам управления делами Администрации Волгоградской области (проекты приказов, бланки согласования, заключения, пояснительные записки и другое)".

В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, указывается эта разновидность документов во множественном числе.

Наименование автора документа указывается кратко или приводится его общее видовое название, например: "Приказы управления делами Администрации Волгоградской области".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому (им) вопросу (ам) она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например: "Переписка с органами местного самоуправления по основному направлению деятельности".

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами (более трех), последние не перечисляются, например: "Переписка по вопросам реализации основных мероприятий по противодействию коррупции на территории Волгоградской области".

В заголовках дел, содержащих переписку с конкретным корреспондентом или двумя-тремя разными корреспондентами, указываются конкретные корреспонденты, например: "Переписка с Аппаратом Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации по вопросам работы с общественными объединениями" или "Переписка с Волгоградской областной Думой, органами местного самоуправления Волгоградской области, организациями по вопросам делопроизводства, информационно-технического обеспечения мероприятий, финансово-хозяйственным, организационно-массовым, административно-хозяйственным вопросам".

Если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например: "Переписка с органами местного самоуправления по основному (профильному) направлению деятельности".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например: "Годовой бухгалтерский отчет управления делами Администрации Волгоградской области".

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность, например: "Приказы управления делами Администрации Волгоградской области. Копии".

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558 (далее именуется - Перечень типовых управленческих архивных документов).

В графе 5 "Примечание" указываются уточнения сроков хранения документов, названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах (например, переходящее с 2015 года), выделении дел к уничтожению, лицах, ответственных за формирование дел, передаче дел в другой орган исполнительной власти Волгоградской области и другие отметки.

9.2.7. Номенклатура дел Управления делами подписывается начальником общего отдела, заведующим сектором архива общего отдела и после согласования ЭК Управления делами направляется на согласование ЭПМК, после чего представляется на утверждение управляющему делами.

Утвержденная номенклатура дел вводится в действие с 01 января следующего года.

9.2.8. Номенклатура дел согласовывается с ЭПМК не реже одного раза в пять лет. В случае изменения функций и структуры Управления делами разрабатывается новая номенклатура дел, которая подлежит согласованию с ЭК Управления делами и ЭПМК в установленном порядке.

9.2.9. Номенклатура дел готовится не менее чем в трех экземплярах: первый подлинный экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в соответствующее номенклатурное дело, второй подлинный экземпляр направляется в государственное казенное учреждение Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области" и третий экземпляр - копия, заверенная в установленном порядке, используется как рабочий экземпляр в секторе архива общего отдела.

Из номенклатуры дел сектором архива общего отдела оформляются выписки для каждого структурного подразделения Управления делами.

9.2.10. Если в течение года в Управлении делами возникают новые документированные участки работы и (или) не предусмотренные ранее дела, они дополнительно вносятся в номенклатуры дел структурных подразделений и номенклатуру дел Управления делами.

Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел предусмотрены резервные номера.

9.2.11. По окончании года в конце номенклатуры дел Управления делами делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) отдельно для постоянного и временного хранения.

9.3.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

9.3.2. Дела формируются в структурных подразделениях Управления делами.

9.3.3. Дела считаются заведенными со дня включения в них первого исполненного документа. Документы после исполнения и окончания работы с ними в 10-дневный срок помещаются (подшиваются) в твердые обложки или папки-регистраторы для обеспечения физической сохранности.

9.3.4. Руководители структурных подразделений Управления делами несут ответственность за сохранность документов и формирование их в дела.

9.3.5. Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел посредством АСЭД Управления делами.

9.3.6. При формировании дел в структурных подразделениях Управления делами необходимо соблюдать следующие правила:

помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;

помещать вместе все документы, относящиеся к решению одного вопроса;

помещать приложения вместе с основными документами;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;

помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись, отметку об исполнении и направлении его в дело и другие реквизиты);

не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики;

располагать документы по дате их поступления.

9.3.7. По объему дело не должно превышать 250 листов и (или) по толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см).

При превышении указанных параметров заводится очередной том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т.1", "Т.2" или "Том 1", "Том 2" и так далее.

9.3.8. В исключительных случаях если при формировании дела возникает необходимость приобщить в дело копию документа, то на копии делается отметка о заверении копии в соответствии с порядком оформления реквизита "Отметка о заверении копии", приведенным в пункте 4.2.3.19 настоящей Инструкции.

9.3.9. Указы, законы, постановления и другие правовые акты высших органов государственной власти Российской Федерации группируются в дела по названиям их видов в хронологическом порядке вместе с относящимися к ним приложениями.

9.3.10. Приказы Управления делами по основной деятельности группируются в дела отдельно от приказов по личному составу.

9.3.11. Дела с подлинными приказами Управления делами формируются общим отделом.

9.3.12. Дела с подлинными документами по подготовке и проведению поездок, встреч, официальных приемов и визитов Губернатора Волгоградской области формируются и сдаются в сектор архива общего отдела структурными подразделениями Управления делами, организовывавшими указанные мероприятия.

9.3.13. Документы внутри дела располагаются в хронологическом порядке в логической последовательности решения вопроса и с учетом степени важности документов.

При хронологическом порядке расположения документов постоянного срока хранения более ранние по времени поступления документы помещаются в начале дела. В делах временного срока хранения последовательность расположения документов может быть обратной (то есть более ранние документы помещаются в конце дела, а более поздние - в его начале).

9.3.14. В дела с перепиской документы подшиваются по дате поступающего (инициативного) документа, при этом отправляемый (ответный) документ помещается после поступающего (инициативного).

9.3.15. Обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в дела отдельно от других документов. При этом каждое обращение и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу и систематизируются по возрастанию номеров общим отделом.

9.4.1. Дела Управления делами подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.

9.4.2. Оформление дел в текущем производстве осуществляется работниками соответствующих структурных подразделений Управления делами.

Обложка дела оформляется по форме согласно приложению 19 к настоящей Инструкции.

На обложке дела указываются следующие реквизиты:

наименование организации; наименование структурного подразделения; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); срок хранения дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

наименование организации указывается полностью в именительном падеже - "Управление делами Администрации Волгоградской области";

наименование структурного подразделения Управления делами указывается в соответствии с утвержденной структурой Управления делами;

индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел;

заголовок дела - переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПМК (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера постановлений, распоряжений, виды и формы отчетности и другое);

дата дела - указываются даты заведения и окончания дела в делопроизводстве.

В качестве крайних дат для поступающих документов приняты даты поступающей регистрации, для отправляемых и внутренних - даты составления или подписания.

Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов, датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Крайней датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.

Планы, отчеты, сметы, штатные расписания имеют крайние даты, на которые или за которые они составлены, а не даты составления или подписания.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении работника, на которого оно заведено.

Для журналов регистрации, учета крайние даты определяются первой и последней записями.

Дату (ы) оформляют словесно-цифровым способом.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного срока хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает: подшивку или переплет, нумерацию листов в делах, составление листа-заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов, оформление обложки дела. Полным оформлением дел постоянного срока хранения и по личному составу занимается сектор архива общего отдела.

9.4.3. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме внутренней описи и листа-заверителя дела) нумеруются арабскими цифрами простым карандашом в возрастающем порядке номеров начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа. Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются в следующем порядке: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и другими документами) нумеруется как один лист, в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается уточнение.

Например:

"На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа".

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела по таким листам делается уточнение.

Например:

"Лист 7 - карта-склейка из 10 листов".

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и другое), то каждый документ нумеруется отдельно очередным порядковым номером.

9.4.4. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись располагается в деле на отдельном листе-заверителе дела по форме согласно приложению 20 к настоящей Инструкции. В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и тому подобное).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью (без учета количества листов внутренней описи).

9.4.5. Реквизит "Срок хранения дела" переносится на обложку дела из номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в Перечне типовых управленческих архивных документов.

На делах постоянного срока хранения пишется: "Хранить постоянно".

9.4.6. Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется карандашом в архиве Управления делами после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПМК.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который будут передаваться дела.

9.4.7. Для учета документов определенных категорий постоянного срока хранения и по личному составу, учет которых определяется спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и прочее), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного срока хранения и дела по личному составу, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по форме согласно приложению 21 к настоящей Инструкции и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

9.4.8. При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями, других изменениях) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты, и при необходимости составляется новая итоговая запись.

9.4.9. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (скрепки, скобы) из документов удаляются.

Резолюции руководства, поручения, оформленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления.

В делах постоянного срока хранения подлежат изъятию дубликаты документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела постоянного срока хранения, состоящие из документов особой научно-исторической и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.

При оформлении дел необходимо применять канцелярский (силикатный) клей.

Дела временного (до 10 лет) срока хранения подлежат частичному оформлению: дела хранятся в папках-скоросшивателях, мягких обложках, допускается не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

9.4.10. По окончании года на обложках дел постоянного срока хранения и по личному составу вносятся уточнения: уточняются даты дела, при несоответствии заголовка дела на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

9.5.1. С момента заведения и до передачи в сектор архива общего отдела документы постоянного срока хранения и по личному составу хранятся в структурных подразделениях Управления делами по месту их формирования в дела.

9.5.2. Руководители структурных подразделений и ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Управления делами обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

9.5.3. Дела, находящиеся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в шкафах и столах, обеспечивающих полную сохранность документов, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

9.5.4. Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

9.5.5. Работники структурного подразделения, в котором сформировано дело, пользуются документами, находящимися в этом деле на текущем хранении, в том числе временно изымают документы с обязательным вложением листа-заместителя с указанием фамилии и инициалов того, кто и на какой срок взял документ, личной подписью и датой. Лист-заместитель документа оформляется по форме согласно приложению 22 к настоящей Инструкции.

9.5.6. Руководителем структурного подразделения Управления делами периодически организуется проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел: перед передачей в архив Управления делами, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, при изменении структуры структурного подразделения.

Проверка наличия документов и дел проводится путем сверки индексов по номенклатуре дел с индексами на корешках обложек дел и с количеством дел, указанным на конец года, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра.

9.6.1. Документы Управления делами после проведения экспертизы их ценности в установленном порядке подлежат обязательной передаче на государственное хранение в ГКУ ВО "Государственный архив Волгоградской области" как государственная часть архивного фонда Волгоградской области.

9.6.2. Подготовка документов к передаче на государственное хранение включает работу по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

9.6.3. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности с целью определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

9.6.4. Экспертиза ценности документов проводится:

в делопроизводстве - при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел в структурных подразделениях и при подготовке к передаче дел в сектор архива общего отдела;

в секторе архива общего отдела - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

9.6.5. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками структурных подразделений под методическим и практическим руководством работников сектора архива общего отдела.

9.6.6. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях Управления делами осуществляется:

отбор дел постоянного срока хранения и по личному составу для передачи в сектор архива общего отдела;

отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурном подразделении;

выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов постоянного срока хранения и по личному составу проводится путем полистного просмотра дел.

Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

9.6.7. Экспертизу ценности документов с отметкой "ЭПК" осуществляет сектор архива общего отдела.

9.6.8. По результатам экспертизы ценности документов в структурных подразделениях Управления делами составляются описи дел, а также оформляются предложения о включении в акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

9.6.9. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводных описей дел Управления делами, которые готовит сектор архива общего отдела и по которым сдаются дела на государственное хранение в ГКУ ВО "Государственный архив Волгоградской области".

9.6.10. Описи дел структурных подразделений Управления делами составляются по форме согласно приложению 23 к настоящей Инструкции и представляются в сектор архива общего отдела не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

9.6.11. Описательная статья описи дел структурного подразделения Управления делами имеет следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части);

крайние даты дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела;

примечание.

9.6.12. Опись дел структурного подразделения Управления делами подписывается руководителем соответствующего структурного подразделения.

9.6.13. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в сектор архива общего отдела, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

9.6.14. Дела постоянного срока хранения и по личному составу, принятые по описям дел в сектор архива общего отдела, проходят научно-техническую обработку работниками сектора архива общего отдела и включаются в соответствующие описи дел Управления делами по форме согласно приложениям 24 и 25 к настоящей Инструкции.

Описи дел постоянного срока хранения и по личному составу рассматриваются на заседании ЭК Управления делами не менее чем через три года после завершения в делопроизводстве дел, включенных в описи, и затем представляются на рассмотрение ЭПМК:

описи дел постоянного срока хранения - для утверждения;

описи дел по личному составу - для согласования.

После утверждения (согласования) ЭПМК описи дел представляются на утверждение управляющему делами.

9.6.15. Опись дел постоянного срока хранения составляется в четырех экземплярах: первый подлинный экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в соответствующее номенклатурное дело, второй подлинный экземпляр как документ постоянного срока хранения и третий и четвертый экземпляры - копии, заверенные надлежащим образом, как рабочие экземпляры направляются в ГКУ ВО "Государственный архив Волгоградской области".

Опись дел по личному составу составляется в трех экземплярах: первый подлинный экземпляр как документ долговременного срока хранения помещается в соответствующее номенклатурное дело, второй подлинный экземпляр направляется в ГКУ ВО "Государственный архив Волгоградской области", третий экземпляр - копия, заверенная надлежащим образом, используется как рабочий вариант в секторе архива общего отдела.

9.6.16. По результатам экспертизы ценности документов помимо описей дел составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, по форме согласно приложению 26 к настоящей Инструкции.

9.6.17. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если установленный для них срок хранения истек к 01 января года, в котором составлен акт.

9.6.18. Отбор документов к уничтожению и составление актов о выделении документов к уничтожению производятся после составления сводных описей дел постоянного срока хранения Управления делами за этот же период.

9.6.19. Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется сектором архива общего отдела с учетом предложений структурных подразделений.

Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого из них указывается перед группой заголовков дел этого структурного подразделения.

Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

9.6.20. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, направляются на согласование ЭК Управления делами и представляются на утверждение управляющему делами только после утверждения и согласования ЭПМК описей дел постоянного срока хранения и по личному составу Управления делами соответственно.

9.6.21. Выделенные к уничтожению документы уничтожаются путем сжигания, переработки, измельчения и другими установленными способами.

9.6.22. Архив Управления делами комплектуется делами с исполненными документами постоянного срока хранения и по личному составу.

9.6.23. Дела постоянного срока хранения и по личному составу передаются в сектор архива общего отдела по истечении двух лет их хранения и использования в структурном подразделении Управления делами. Передача дел производится только по утвержденным описям дел.

9.6.24. Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) передаче в сектор архива общего отдела не подлежат, хранятся в соответствующих структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

9.6.25. Передача дел в сектор архива общего отдела осуществляется по графику, составленному заведующим сектором архива общего отдела, утвержденному приказом Управления делами.

9.6.26. После окончания календарного года исполненные документы в делах постоянного срока хранения и по личному составу переформировываются в хронологическом порядке вместе с относящимися к ним приложениями.

9.6.27. Во время подготовки дел к передаче из структурных подразделений Управления делами в архив Управления делами работниками сектора архива общего отдела предварительно проверяются правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники соответствующих структурных подразделений обязаны устранить.

9.6.28. Прием каждого дела производится работниками сектора архива общего отдела в присутствии работника структурного подразделения Управления делами. При этом на двух экземплярах описи дел против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи дел указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также ставятся подписи работника сектора архива общего отдела, принявшего дела, и работника структурного подразделения Управления делами, передавшего дела.

Вместе с делами в сектор архива общего отдела передаются программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись дел.

9.6.29. В случае если дело постоянного или долговременного (более 10 лет) срока хранения, предусмотренное в сводной номенклатуре дел Управления делами, по истечении двух лет их хранения и использования в структурном подразделении в архив не передается, то на имя управляющего делами данным структурным подразделением готовится письмо с мотивированным объяснением причины отсутствия дела.

9.6.30. Ознакомление с документами, хранящимися в архивном фонде Управления делами, работников структурных подразделений Управления делами и других органов исполнительной власти Волгоградской области осуществляется с разрешения заведующего сектором архива общего отдела под подпись в журнале учета выдачи документов для работы в архиве Управления делами по форме согласно приложению 27 к настоящей Инструкции, в котором указываются структурное подразделение, номер дела, дата его выдачи, кому выдано дело.

9.6.31. Дела выдаются во временное пользование на срок не более одного месяца работникам структурных подразделений Управления делами на основании письменного запроса на имя управляющего делами.

Выдача дел работникам структурных подразделений Управления делами во временное пользование осуществляется под подпись в журнале учета выдачи дел из архивохранилища Управления делами по форме согласно приложению 28 к настоящей Инструкции, в котором указываются структурное подразделение Управления делами, номер дела, дата его выдачи, кому выдано дело, дата его возвращения.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения управляющего делами по акту, составленному по форме согласно приложению 29 к настоящей Инструкции.

9.6.32. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела, в которой указываются индекс дела, дата его выдачи, кому выдано дело, дата его возврата, предусматриваются графы для подписи в получении и обратном приеме дела. Форма карты-заместителя приведена в приложении 30 к настоящей Инструкции.

9.6.33. Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях в соответствии с законодательством Российской Федерации и проводится с разрешения управляющего делами с обязательным помещением в дело заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника. Акт составляется в установленном порядке организацией, осуществляющей изъятие документов.

9.6.34. Информация социально-правового характера гражданам и организациям предоставляется в форме архивных справок, архивных копий и архивных выписок на основании письменного запроса пользователя, который должен содержать наименование (и адрес при пересылке) организации, которой они адресованы, изложение существа запроса, фамилию, имя, отчество обращающегося, его адрес, контактные телефоны, дату и личную подпись.

Архивные справки и архивные выписки подписываются управляющим делами или иным уполномоченным им должностным лицом и заверяются гербовой печатью Управления делами.

На архивных копиях, включая архивные копии на бумажном носителе электронных документов, проставляются архивные шифры на обороте каждого листа архивной копии, а заверительная надпись и печать сектора архива общего отдела - на обороте последнего листа копии.

9.6.35. При ликвидации (упразднении) структурного подразделения Управления делами руководитель этого структурного подразделения в период проведения организационно-штатных мероприятий организует работу по упорядочению всех имеющихся документов в дела, оформлению дел и передаче их в структурное подразделение, создаваемое взамен упраздненного и выполняющее все или часть его полномочий.

При отсутствии структурного подразделения, создаваемого взамен упраздненного, дела передаются в архив Управления делами независимо от сроков хранения документов.

9.6.36. При реорганизации Управления делами с передачей его функций другой или нескольким организациям, в том числе с изменением форм собственности, документы передаются организации или организациям-правопреемникам.

При реорганизации Управления делами путем выделения из его состава организации последней передаются незавершенные делопроизводством дела, относящиеся к профилю ее деятельности, а также личные дела и лицевые счета работников, перешедших на работу в эту организацию.

9.6.37. При ликвидации (упразднении) Управления делами руководители структурных подразделений в период проведения ликвидационных мероприятий организуют формирование всех имеющихся документов в дела, оформление дел и передачу их в архив Управления делами.

Сектор архива общего отдела организует последующую передачу документов в ГКУ ВО "Государственный архив Волгоградской области", а документов по личному составу - в государственное казенное учреждение Волгоградской области "Государственный архив документов социально-правовой защиты граждан Волгоградской области".

9.6.38. Передача дел осуществляется по описям дел и сводной номенклатуре дел.

10.1.1. В Управлении делами создаются и используются следующие виды электронных документов:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе и хранящиеся в системе электронного документооборота.

10.1.2. Электронный документ согласно правилам делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области, утвержденным постановлением Правительства Волгоградской области от 23 апреля 2013 г. N 189-п, должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства, иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, и подписан электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 06 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

10.1.3. Перечень видов документов, создание, хранение, использование которых при организации внутренней деятельности в Управлении делами может осуществляться в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, определен приложением 31 к настоящей Инструкции.

Виды электронных документов, образующихся в процессе деятельности Управления делами, формируются в системе электронного документооборота в дела в соответствии со сводной номенклатурой дел Управления делами и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел для документов, входящих в названный перечень, в примечании делается отметка "ЭД".

10.1.4. В системе электронного документооборота обрабатываются все документы (в том числе внутренние) независимо от способа их доставки [почтовой связью, фельдъегерской связью, электросвязью или курьерской связью (нарочным)], передачи или создания.

Исключение составляют:

документы, носящие сведения конфиденциального характера, в том числе сведения, содержащие государственную тайну и иную охраняемую законом тайну;

приложения без основного документа или сопроводительного письма;

государственные контракты, договоры, соглашения;

платежные документы;

формы статистической отчетности, приложенные органами статистики к сопроводительному письму;

копии лицензий;

судебные постановления;

документы исполнительного производства;

сброшюрованные приложения, книги, презентационные материалы.

10.1.5. Прием и отправка электронных документов осуществляются канцелярией общего отдела.

10.1.6. В целях учета и поиска электронных документов в системе электронного документооборота используются обязательные сведения о документах:

адресант (автор);

адресат;

должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

дата поступления документа;

регистрационный номер входящего документа;

сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

заголовок к тексту;

индекс дела по номенклатуре дел;

сведения о переадресации документа;

количество листов основного документа;

отметка о наличии приложений;

указания по исполнению документа (резолюция);

отметка о контроле;

гриф ограничения доступа к документу;

сведения об электронной подписи;

проверка электронной подписи;

ответственный исполнитель документа;

файлы электронного документа (количество файлов, имена файлов).

В системе электронного документооборота могут использоваться дополнительные сведения о документах.

10.1.7. Единицей учета электронного документа является РКК, зарегистрированная в системе электронного документооборота.

10.1.8. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется в системе электронного документооборота как один документ. Все приложения вносятся в одну РКК.

10.2.1. Участниками процесса электронного документооборота в Управлении делами являются:

управляющий делами;

заместитель управляющего делами;

руководители структурных подразделений Управления делами;

работники Управления делами, являющиеся исполнителями электронных документов;

канцелярия общего отдела.

10.2.2. Управляющий делами осуществляет в системе электронного документооборота:

рассмотрение электронных документов;

выдачу поручений;

постановку на контроль электронных документов и снятие их с контроля;

исполнение электронных документов;

согласование электронных документов;

подписание электронных документов.

10.2.3. Заместитель управляющего делами осуществляет в системе электронного документооборота:

рассмотрение электронных документов;

выдачу поручений;

постановку на контроль электронных документов и снятие их с контроля;

исполнение электронных документов;

согласование электронных документов;

подписание электронных документов.

10.2.4. Канцелярия общего отдела осуществляет в системе электронного документооборота:

прием электронного документа;

предварительную обработку электронного документа;

проверку подлинности электронной подписи;

создание электронного образа документа при наличии бумажной версии документа (сканирование);

регистрацию электронных документов;

рассылку электронных документов адресатам;

направление исполненных электронных документов в дела.

10.2.5. Работники Управления делами, являющиеся исполнителями документов, осуществляют в системе электронного документооборота:

исполнение электронных документов;

доработку электронных документов;

создание электронных документов;

согласование электронных документов (при делегировании данных полномочий);

направление исполненных электронных документов в дело.

10.2.6. Типовые маршруты прохождения электронных документов в системе электронного документооборота с соответствующими этапами их обработки включают в себя:

10.3.1. Порядок работы с поступающими (входящими) электронными документами

_________________________________________________________________________

                    (указать фамилию и инициалы лица,

_______________________________________________________________________";

            которому выдан сертификат электронной подписи)

10.4.1. Подготовка отправляемых (исходящих) электронных документов включает в себя следующие этапы:

подготовку проекта отправляемого (исходящего) электронного документа (создание файла с текстом электронного документа);

создание РКК отправляемого (исходящего) электронного документа и заполнение ее полей [внесение основных реквизитов документа, создание вложения и прикрепление файла отправляемого (исходящего) электронного документа, внесение сведений о связанных электронных документах];

формирование маршрута прохождения отправляемого (исходящего) электронного документа;

отправку отправляемого (исходящего) электронного документа в соответствии с маршрутом прохождения электронного документа.

10.4.2. Согласование проекта отправляемого (исходящего) электронного документа в системе электронного документооборота включает в себя:

согласование проекта отправляемого (исходящего) электронного документа заинтересованными лицами Управления делами;

направление проекта отправляемого (исходящего) электронного документа на доработку ответственному исполнителю (исполнителю) при наличии замечаний;

доработку ответственным исполнителем (исполнителем) проекта отправляемого (исходящего) электронного документа в соответствии с замечаниями и направление его на согласование повторно.

10.4.3. Проверка правильности оформления проекта отправляемого (исходящего) электронного документа включает в себя:

проверку соответствия документа установленным требованиям делопроизводства (проверка наличия всех необходимых реквизитов, правильности их оформления);

направление проекта отправляемого (исходящего) электронного документа на доработку ответственному исполнителю (исполнителю) при наличии замечаний по оформлению;

доработку ответственным исполнителем (исполнителем) проекта отправляемого (исходящего) электронного документа в соответствии с замечаниями и направление его на проверку правильности оформления повторно.

10.4.4. Подписание проекта отправляемого (исходящего) электронного документа включает в себя:

ознакомление с содержанием отправляемого (исходящего) электронного документа;

подписание отправляемого (исходящего) электронного документа при отсутствии замечаний;

направление проекта отправляемого (исходящего) электронного документа на доработку ответственному исполнителю (исполнителю) при наличии замечаний;

доработку ответственным исполнителем (исполнителем) проекта отправляемого (исходящего) электронного документа в соответствии с замечаниями и направление его на подписание повторно.

10.4.5. При получении проекта отправляемого (исходящего) электронного документа на доработку ответственный исполнитель (исполнитель) обязан:

доработать электронный документ в соответствии с полученными замечаниями;

повторно сформировать маршрут прохождения проекта отправляемого (исходящего) электронного документа;

направить проект отправляемого (исходящего) электронного документа на согласование, проверку правильности оформления и подписание повторно.

10.4.6. После процедуры подписания отправляемый (исходящий) электронный документ направляется на регистрацию.

Канцелярия общего отдела осуществляет проверку подлинности электронной подписи.

В РКК заполняется поле "Дело по номенклатуре" в соответствии с номенклатурой дел, указываются регистрационный номер и дата отправляемого (исходящего) электронного документа.

После регистрации в системе электронного документооборота документ, подписанный электронной подписью, поступает на этап отправки адресату.

10.4.7. Для бумажной версии электронного документа, отправляемого адресату (ам), не имеющему (им) доступа к системе электронного документооборота, дополнительно производятся следующие действия:

на этапе регистрации производятся распечатывание отправляемого (исходящего) электронного документа в необходимом количестве экземпляров, его верификация с электронным документом и направление на подпись лицу, выполнившему процедуру подписания проекта отправляемого (исходящего) электронного документа;

после завершения процедуры регистрации и подписания отправляемый (исходящий) электронный документ, сформированный на бумажном носителе, направляется на следующий этап - сканирование;

на этапе сканирования осуществляются создание электронного образа отправляемого (исходящего) электронного документа и его прикрепление к РКК;

после завершения процедуры сканирования отправляемый (исходящий) электронный документ, сформированный на бумажном носителе, направляется на отправку адресату.

10.5.1. Направление исполненного электронного документа в электронное дело лицом, осуществляющим формирование дел в структурных подразделениях Управления делами, заключается в определении места его хранения согласно номенклатуре дел Управления делами.

10.5.2. На этапе направления исполненного электронного документа в электронное дело в системе электронного документооборота заполняется поле "Дело по номенклатуре", а также происходит проверка соответствия электронного дела и дела, формируемого на бумажном носителе.

10.6.1. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в системе электронного документооборота в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

10.6.2. Хранение исполненных электронных документов осуществляется в модуле "Архив" системы электронного документооборота.

10.6.3. Хранение электронных документов должно сопровождаться хранением соответствующих сертификатов ключей электронной подписи и программного обеспечения, обеспечивающего возможность проверки электронной подписи хранимых электронных документов.

10.6.4. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе.

10.6.5. Архив электронных документов формируется в системе электронного документооборота службой делопроизводства.

10.6.6. Сформированный в системе электронного документооборота архив электронных документов доступен только для просмотра.

10.6.7. Доступ к информации, содержащейся в архиве электронных документов, обеспечивается путем установления определенных категорий пользователей и применения соответствующих технических средств и правовых норм действующего законодательства.

10.6.8. После истечения установленного срока хранения электронные документы временного срока хранения подлежат уничтожению. Электронные документы постоянного срока хранения подлежат передаче на хранение в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

10.7.1. В Управлении делами могут создаваться внутренние документы. Участниками внутреннего электронного документооборота являются управляющий делами, заместитель управляющего делами, руководители структурных подразделений и иные работники Управления делами.

10.7.2. Обработка внутренних документов осуществляется посредством системы электронного документооборота в порядке, предусмотренном подразделами 10.3.1.2, 10.3.1.4, 10.3.1.5, 10.5, 10.6 настоящего раздела Инструкции.

10.7.3. Прохождение внутренних электронных документов на этапах их подготовки, согласования, подписания и регистрации соответствует порядку прохождения отправляемых (исходящих) документов, а на этапе приема, регистрации, рассмотрения, контроля исполнения, исполнения, направления в дело, хранения - поступающих (входящих) документов.