Положение об электронном (безбумажном) документообороте в структурных подразделениях администрации Волгограда

Положение
об электронном (безбумажном) документообороте в структурных подразделениях администрации Волгограда
(утв. распоряжением администрации Волгограда от 19 апреля 2016 г. N 274-р)

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет порядок работы с электронными документами, подписанными средствами электронной подписи (далее - ЭП), которые созданы, обработаны и хранятся в электронной форме в системе автоматизированного делопроизводства и документооборота (далее - САДД) структурными подразделениям администрации Волгограда, а также совокупность процедур, обязательных для выполнения структурными подразделениями администрации Волгограда - участниками САДД в процессе обмена электронными документами в рамках электронного (безбумажного) документооборота.

Настоящее Положение применяется в отношении созданных в САДД документов, отражающих:

переписку по организационным, административно-хозяйственным вопросам;

плановые и отчетные документы, подлежащие обобщению;

информационные и справочные документы;

иные документы по оперативным вопросам, за исключением документов, содержащих персональные данные и сведения ограниченного доступа, а также документы, к которым действующим законодательством Российской Федерации устанавливается требование об их составлении на бумажном носителе.

1.2. Обмен документами с организациями, не являющимися участниками САДД, осуществляется на бумажном носителе в соответствии с инструкциями по делопроизводству.

1.3. Основными задачами электронного (безбумажного) документооборота являются:

повышение эффективности работы с документами;

ускорение процесса передачи информации;

предотвращение утери информации;

облегчение регистрации документов.

1.4. Целями электронного (безбумажного) документооборота являются:

создание единого информационного пространства администрации Волгограда и упрощение взаимодействия участников САДД;

сокращение сроков рассмотрения и согласования документов;

сокращение сроков и упрощение процедуры передачи документов;

обеспечение возможности получения конкретной информации о состоянии запроса и местонахождении документов;

обеспечение прозрачности схемы движения документов;

предотвращение возможной утери информации о местонахождении документов.

2. Электронный документ

2.1. В структурных подразделениях администрации Волгограда создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов, созданных на бумажном носителе.

Электронный документ либо электронный образ документа, подписанный ЭП в САДД, приравнивается к документу на бумажном носителе с собственноручной подписью.

2.2. Подлинником электронного документа является электронный документ, подписанный ЭП уполномоченного лица - участника САДД и зарегистрированный в САДД.

2.3. Информация, содержащаяся в электронном документе, подписанном ЭП, может быть распечатана на бумажном носителе. Документ на бумажном носителе и заверенный в порядке, указанном в разделе 4 настоящего Положения, будет являться копией электронного документа на бумажном носителе.

3. Порядок работы с электронными документами

3.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в САДД.

3.2. При согласовании (при необходимости) и подписании электронных документов в САДД уполномоченными лицами в структурных подразделениях используются ЭП. При этом сертификат ЭП должен быть выдан лицу, подписавшему документ ЭП в САДД.

3.3. Работа с электронными документами аналогична порядку работы с документами на бумажных носителях и производится в соответствии с инструкциями по делопроизводству структурных подразделений администрации Волгограда с учетом требований, указанных в пункте 3.4 раздела 3 настоящего Положения.

3.4. Электронные документы, поступающие участнику САДД, в обязательном порядке проходят проверку, осуществляемую лицом, регистрирующим документ, в том числе средствами САДД:

подлинности ЭП уполномоченного лица, подписавшего электронный документ;

правильности адресата;

наличия приложений, если они указаны в тексте документа.

При положительном результате проведения проверки электронный документ принимается к исполнению и подлежит обработке в САДД, при отрицательном - возвращается отправителю.

4. Порядок работы с бумажными копиями электронных документов

4.1. Электронный документ может быть распечатан на бумажном носителе при необходимости получения его бумажной копии.

4.2. Заверение бумажных копий электронных документов осуществляется уполномоченными лицами структурных подразделений администрации Волгограда, внесенными в Реестр уполномоченных лиц структурных подразделений администрации Волгограда, имеющих право подписывать электронные документы (далее - Реестр уполномоченных лиц), и Реестр уполномоченных лиц структурных подразделений администрации Волгограда, имеющих право заверять бумажные копии электронных документов (далее - Реестр заверяющих лиц).

4.3. Бумажная копия электронного документа должна содержать на каждом листе обязательную отметку, состоящую из следующих реквизитов:

надпись "Копия электронного документа. Электронный документ подписан электронной подписью ________________________________________________________

(должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего электронный документ ЭП)

____________________________________________________________________ ";

номер и дата регистрации электронного документа в САДД;

дата и время распечатки бумажной копии электронного документа;

наименование структурного подразделения администрации Волгограда, фамилия, инициалы и собственноручная подпись уполномоченного лица структурного подразделения администрации Волгограда, внесенного в Реестр заверяющих лиц, заверившего электронный документ.

4.4. Бумажная копия электронного документа должна быть аутентична электронному документу.

5. Хранение электронных документов

5.1. Электронные документы после их исполнения участниками САДД подлежат обязательному хранению в электронных архивах САДД на серверах, расположенных в центре телекоммуникаций администрации Волгограда, в течение сроков хранения, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации для аналогичных документов на бумажных носителях.

5.2. Электронные документы подлежат хранению в том же формате, в котором они были сформированы, отправлены или получены.

5.3. Хранение электронных документов должно сопровождаться хранением соответствующих квалифицированных сертификатов ключей проверки ЭП и средств, обеспечивающих возможность проверки ЭП.

5.4. После истечения установленного срока хранения электронные документы временного срока хранения подлежат уничтожению.

5.5. До принятия нормативного правого акта, устанавливающего порядок передачи электронного документа на хранение, на хранение передается заверенная бумажная копия электронного документа.

Бумажная копия электронного документа, передаваемого на хранение, заверяется собственноручной подписью уполномоченного лица структурного подразделения администрации Волгограда, внесенного в Реестр заверяющих лиц, и печатью участника САДД, создавшего бумажную копию электронного документа.

Оттиск печати размещается на бумажной копии электронного документа рядом с реквизитом "Подпись".

6. Формирование и ведение Реестра уполномоченных лиц и Реестра заверяющих лиц

6.1. Реестр уполномоченных лиц и Реестр заверяющих лиц формируются и ведутся в целях учета уполномоченных лиц структурных подразделений администрации Волгограда, имеющих право подписывать электронные документы и (или) заверять бумажные копии электронных документов.

6.2. В Реестре уполномоченных лиц и Реестре заверяющих лиц учитываются лица, уполномоченные правовым актом структурного подразделения администрации Волгограда подписывать электронные документы и (или) заверять бумажные копии электронных документов (далее - Уполномоченные лица).

6.3. Реестр уполномоченных лиц и Реестр заверяющих лиц ведет муниципальное бюджетное учреждение "Городской информационный центр" (далее - МБУ "ГИЦ").

6.4. Для внесения сведений об Уполномоченном лице в Реестр уполномоченных лиц участник САДД направляет в адрес МБУ "ГИЦ" следующие документы:

заверенную копию правового акта о наделении сотрудника - соответствующего участника САДД полномочиями подписывать электронные документы в установленном порядке;

заявление о включении сведений о сотруднике, уполномоченном подписывать электронные документы. Заявление оформляется в произвольной форме с указанием фамилии, имени, отчества лица и занимаемой им должности, даты начала и окончания срока действия квалифицированного сертификата ключа проверки ЭП;

квалифицированные сертификаты ключей проверки ЭП уполномоченных лиц - участников САДД, подписывающих электронные документы в электронном виде.

6.5. Для внесения сведений об Уполномоченном лице в Реестр заверяющих лиц участник САДД направляет в адрес МБУ "ГИЦ" следующие документы:

заверенную копию правового акта о наделении сотрудника - соответствующего участника САДД полномочиями заверять бумажные копии электронных документов в установленном порядке;

заявление о включении сведений о сотруднике, уполномоченном заверять бумажные копии электронных документов. Заявление оформляется в произвольной форме с указанием фамилии, имени, отчества лица и занимаемой им должности.

6.6. На основании поступивших от участников САДД и зарегистрированных в установленном порядке документов МБУ "ГИЦ" в Реестр уполномоченных лиц и Реестр заверяющих лиц вносятся следующие сведения об Уполномоченном лице:

должность, фамилия, имя, отчество;

дата начала и окончания срока действия квалифицированного сертификата ключа проверки ЭП;

реквизиты правового акта участника САДД о назначении Уполномоченного лица.

6.7. Для исключения сведений об Уполномоченном лице из Реестра уполномоченных лиц и Реестра заверяющих лиц участник САДД направляет в адрес МБУ "ГИЦ" соответствующее заявление в день прекращения полномочий Уполномоченного лица.

6.8. Ответственность за полноту и достоверность сведений, указанных в документах, представляемых МБУ "ГИЦ", несут участники САДД.

6.9. Полученные и обработанные МБУ "ГИЦ" правовые акты участников САДД, подтверждающие полномочия Уполномоченного лица по подписанию электронных документов и (или) заверению бумажных копий электронных документов, полученных посредством распечатки электронных документов из САДД, являются документами постоянного срока хранения.

7. Заключительные положения

7.1. Сведения, содержащиеся в Реестре уполномоченных лиц, размещаются на информационном портале администрации Волгограда.

7.2. Сведения, содержащиеся в Реестре заверяющих лиц, являются открытыми и общедоступными и подлежат размещению на официальном сайте администрации Волгограда в информационно-телекоммуникационной сети Интернет и информационном портале администрации Волгограда.

Технический отдел
администрации Волгограда