Приложение 1. Порядок постоянного хранения и использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 01 января 2013 г. в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного) и предоставления копий такой документации и содержащихся в ней сведений

Приложение 1

Порядок
постоянного хранения и использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 01 января 2013 г. в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного) и предоставления копий такой документации и содержащихся в ней сведений
(утв. приказом комитета по управлению государственным имуществом Волгоградской области от 26 августа 2016 г. N 48-н)

С изменениями и дополнениями от:

30 сентября 2016 г.

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок устанавливает требования к постоянному хранению, использованию технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 01 января 2013 г. в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации, расположенных на территории Волгоградской области (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного) (далее - учетно-техническая документация, документация), а также предоставлению копий такой документации и содержащихся в ней сведений.

1.2. Постоянное хранение, использование, а также предоставление копий учетно-технической документации и содержащихся в ней сведений осуществляется Волгоградским областным государственным унитарным предприятием "Волгоградоблтехинвентаризация" (далее - предприятие), заключившим с комитетом по управлению государственным имуществом Волгоградской области (далее - уполномоченный орган) договор хранения документов.

1.3. В целях обеспечения постоянного хранения, использования и предоставления копий учетно-технической документации и содержащихся в ней сведений предприятие выполняет следующие функции:

- обеспечивает сохранность документов в пределах всего срока хранения;

- осуществляет учет и использование документов;

- осуществляет проверку наличия и состояния документов, размещенных на постоянное хранение.

2. Порядок хранения учетно-технической документации

2.1. Постоянное хранение учетно-технической документации осуществляется в местах, недоступных для посторонних лиц, в условиях, обеспечивающих предотвращение хищения, утраты или порчи документов, искажения, подделки или утраты содержащейся в них информации, а также поддержание их в нормальном физическом состоянии.

2.2. Сохранность учетно-технической документации обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание в нормальном физическом состоянии.

2.3. В комплекс работ по обеспечению сохранности учетно-технической документации включаются:

- предоставление помещений для размещения учетно-технической документации (далее - Помещение);

- обеспечение нормативных условий хранения учетно-технической документации;

- выполнение требований к размещению документов в Помещении;

- проверка наличия документов и их состояния.

2.4. Обеспечение нормативных условий хранения учетно-технической документации включает:

- оснащение Помещений оборудованием для хранения учетно-технической документации;

- оборудование Помещений средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией;

- соблюдение противопожарного режима;

- соблюдение охранного режима;

- создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий.

2.5. Хранящаяся в Помещении документация должна быть оформлена в установленном порядке и размещаться на стеллажах или в шкафах в порядке, соответствующем описям дел.

2.6. Проверка наличия и состояния учетно-технической документации проводится по решению руководителя предприятия не реже одного раза в 10 лет.

2.7. В ходе проверки наличия учетно-технической документации и ее состояния:

- устанавливается фактическое наличие инвентарных дел и их соответствие учетным документам;

- выявляются и устраняются недостатки в учете документов;

- выявляются отсутствующие документы и организуется розыск;

- выявляются и учитываются документы, требующие профилактической и/или реставрационно-профилактической обработки.

2.8. По результатам проверки при обнаружении ошибок в учетных данных о документах, в случае обнаружения документов, не относящихся к учетно-технической документации, а также неучтенных документов составляется соответствующий акт. Указанные акты подписываются исполнителями и утверждаются руководителем предприятия, принявшего решение о проведении проверки.

2.9. Если проверкой наличия и состояния документов установлено отсутствие документов, организуется их розыск.

Розыск документов, не обнаруженных в ходе проверки, организуется с момента выявления отсутствия и проводится в течение шести месяцев. На документы, не обнаруженные в ходе проверки наличия и состояния документов, составляется акт об утрате документов, который утверждается руководителем предприятия, принявшего решение о проведении проверки. К акту прилагается справка о проведении розыска, подготовленная и подписанная лицом, производившим проверку.

Акт об утрате документов является основанием для принятия решения о снятии утраченных документов с учета.

2.10. Ответственность за сохранность документов несет руководитель предприятия, заключившего договор хранения с уполномоченным органом.

3. Порядок использования учетно-технической документации, предоставления копий такой документации и содержащихся в ней сведений

3.1. Сведения, содержащиеся в учетно-технической документации, являются общедоступными, за исключением сведений, доступ к которым ограничен федеральным законодательством. Использование архивных документов, на которые распространяется действие законодательства Российской Федерации об интеллектуальной собственности, осуществляется с учетом требований данного законодательства.

3.2. Сведения, содержащиеся в учетно-технической документации, копии учетно-технической документации предоставляются на основании заявления физического, юридического лица, органа государственной власти, органа местного самоуправления (далее - заявитель).

3.3. Выдача сведений, содержащихся в учетно-технической документации, копий учетно-технической документации не должна нарушать прав и законных интересов собственников, владельцев (балансодержателей) объектов недвижимого имущества, а также интересов органов государственной власти и органов местного самоуправления.

3.4. В целях обеспечения сохранности инвентарные дела, архивные документы выдаются из архива работникам предприятия для выполнения поступивших от заявителей запросов о предоставлении сведений, содержащихся в учетно-технической документации, копий учетно-технической документации.

Дата возврата инвентарного дела определяется сроком выполнения работ по запросу заявителя.

3.5. Инвентарные дела, архивные документы выдаются правоохранительным органам и судам на основании запроса или постановления (определения) в порядке, предусмотренном пунктами 3.17 - 3.22 настоящего Порядка. В целях обеспечения сохранности документов инвентарное дело предоставляется по запросам правоохранительных органов и судов на обозрение или в виде заверенной копии.

3.6. В иных случаях сведения, содержащиеся в учетно-технической документации, копии учетно-технической документации предоставляются в виде:

- справки (архивной выписки);

- заверенной копии архивных документов, входящих в состав инвентарных дел;

- сведений, составленных на основании документов, находящихся в инвентарных делах (далее - архивной справки).

3.7. Сведения, содержащиеся в учетно-технической документации, копии учетно-технической документации предоставляются по заявлениям:

- собственника, владельца (балансодержателя) или их доверенных лиц (при предъявлении надлежащим образом оформленной доверенности), наследников по закону или по завещанию (при предъявлении документов, подтверждающих факт смерти наследодателя, нотариально удостоверенного завещания или справки нотариуса, подтверждающей вступление заявителя в наследство);

- правоохранительных органов и судов (по находящимся в их производстве делам);

- органов государственной власти и местного самоуправления (об объектах недвижимости, расположенных на территории соответствующих административно-территориальных образований);

- налоговых органов (об объектах недвижимости, расположенных на территории административно-территориальных образований, находящихся в сфере их ведения);

- органов государственной статистики (сведения, включенные в формы федерального государственного статистического наблюдения);

- органов, осуществляющих государственную регистрацию прав на недвижимое имущество и сделок с ним;

- службы судебных приставов (по находящимся в их производстве делам);

- иных лиц и органов, определенных законодательством Российской Федерации.

3.8. Сведения, содержащиеся в учетно-технической документации, копии учетно-технической документации предоставляются заявителям за плату, если иное не предусмотрено действующим законодательством и настоящим Порядком, в размере, установленном уполномоченным органом и не превышающим максимальных размеров платы, установленных постановлением Правительства Российской Федерации от 25.06.2016 N 576 "Об утверждении максимальных размеров платы за предоставление копий технических паспортов, оценочной и иной документации органов и организаций по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, правоустанавливающих документов и тому подобного) и содержащихся в них сведений".

Органам государственной власти Волгоградской области, органам местного самоуправления Волгоградской области, правоохранительным, судебным, налоговым органам, органам по регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним, органам кадастрового учета и иным федеральным органам исполнительной власти сведения, содержащиеся в учетно-технической документации, копии учетно-технической документации предоставляются бесплатно на основании письменного запроса, подписанного руководителем.

3.9. Заявление направляется на предприятие заявителем по его выбору:

- путем личного обращения;

- посредством почтовой связи на бумажном носителе.

3.10. В заявлении указываются:

- наименование объекта недвижимости, сведения, копии документов по которому запрашивается;

- наименование и адрес места нахождения объекта недвижимости, в отношении которого необходимо предоставить сведения, копии документов;

- сведения о заявителе (паспортные данные физического лица либо реквизиты юридического лица, а также реквизиты документа, подтверждающего полномочия представителя соответствующего физического или юридического лица);

- почтовый адрес, по которому необходимо направить запрашиваемые сведения, копии документов.

3.11. К заявлению прилагаются:

- документ, подтверждающий личность заявителя, а в случае обращения представителя юридического или физического лица - документ, подтверждающий полномочия представителя юридического или физического лица в соответствии с законодательством Российской Федерации;

- документ, подтверждающий оплату за предоставление сведений, содержащихся в учетно-технической документации, копий учетно-технической документации, за исключением случаев предоставления такой информации безвозмездно;

- документы, подтверждающие право лица на получение сведений, содержащихся в учетно-технической документации, копий учетно-технической документации;

- документ, подтверждающий право заявителя на получение сведений ограниченного доступа в случае, если запрашиваются сведения, содержащиеся в учетно-технической документации, копии учетно-технической документации, доступ к которым ограничен федеральным законодательством.

3.12. Сведения, содержащиеся в учетно-технической документации, копии учетно-технической документации по устным обращениям не предоставляются.

3.13. В течение 10 рабочих дней с момента поступления заявления предприятие принимает одно из следующих решений:

- о предоставлении заявителю документов (копий документов), содержащих запрашиваемую информацию;

- о предоставлении заявителю справки об отсутствии в архиве предприятия запрашиваемой информации;

- об отказе в предоставлении сведений, содержащихся в учетно-технической документации, копий учетно-технической документации.

Информация об изменениях:

Приказом комитета по управлению государственным имуществом Волгоградской области от 30 сентября 2016 г. N 68-н в пункт 3.14 настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу с 1 октября 2016 г.

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.14. Решение об отказе в предоставлении сведений, содержащихся в учетно-технической документации, копий учетно-технической документации принимается, если:

- заявление не соответствует требованию, предусмотренному пунктом 3.10 настоящего Порядка, или к заявлению не приложены документы, предусмотренные пунктом 3.11 настоящего Порядка;

- содержание заявления не позволяет однозначно идентифицировать объект недвижимости, сведения о котором запрашиваются, и отсутствует возможность уточнить содержание указанного заявления (в случае подачи заявления о выдаче сведений, копий документов о конкретном объекте недвижимости);

- запрошены сведения, копии документов, доступ к которым ограничен федеральным законом (за исключением случаев наличия права заявителя на получение сведений ограниченного доступа).

Информация об изменениях:

Приказом комитета по управлению государственным имуществом Волгоградской области от 30 сентября 2016 г. N 68-н в пункт 3.15 настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу с 1 октября 2016 г.

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.15. По запросу органов государственной власти Волгоградской области, органов местного самоуправления Волгоградской области, правоохранительных, судебных, налоговых органов, органов по регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним, органов кадастрового учета и иных федеральных органов исполнительной власти сведения, содержащиеся в учетно-технической документации, копии учетно-технической документации предоставляются в течение пяти рабочих дней со дня поступления такого запроса.

3.16. Сведения, содержащиеся в учетно-технической документации, копии учетно-технической документации, справка об отсутствии в архиве запрашиваемой информации, решение об отказе в предоставлении сведений, содержащихся в учетно-технической документации, копий учетно-технической документации вручаются заявителю (его представителю с надлежащим образом оформленными полномочиями) нарочно либо направляются почтовым отправлением по адресу, указанному в заявлении.

Информация об изменениях:

Приказом комитета по управлению государственным имуществом Волгоградской области от 30 сентября 2016 г. N 68-н в пункт 3.17 настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу с 1 октября 2016 г.

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.17. Выдача находящихся на постоянном хранении у предприятия инвентарных дел, архивных документов правоохранительным органам, судам осуществляется на основании запроса правоохранительных органов и судов, в котором обязательно указывается основание выдачи документов (инвентарных дел), адрес нахождения объекта недвижимого имущества.

Факт выдачи инвентарного дела фиксируется в акте приема-передачи. Акт приема-передачи инвентарных дел составляется в двух экземплярах (по одному для каждой из сторон), подписывается уполномоченным лицом предприятия, ответственным за сохранность документов, и представителем правоохранительного органа суда - получателя документов.

3.18. Исключен.

Информация об изменениях:

См. текст пункта 3.18

3.19. Выдача инвентарного дела регистрируется в журнале приема-выдачи инвентарных дел и/или карточке учета выдачи и возврата инвентарного дела под роспись.

3.20. С выдаваемых документов изготавливаются копии, подлежащие заверению уполномоченным лицом предприятия, ответственным за сохранность документов, хранению в инвентарном деле до момента возвращения подлинников. При этом изъятие подлинников из инвентарного дела уполномоченным лицом предприятия, ответственным за сохранность документов, и замена их на копии отражается в соответствующей инвентарной книге.

3.21. Перед выдачей инвентарного дела лицо, ответственное за сохранность таких документов, проверяет соответствие инвентарного номера, названия объекта, литеры на обложке шифру и заголовку дела в инвентарной книге; перед выдачей и при возвращении дел в хранилище проверяется нумерация листов и состояние документов каждого выданного дела, целостность заверительной надписи и печати на прошитых документах. Случаи выявленных несоответствий фиксируются в акте приема-передачи инвентарных дел или составляется акт выявленных несоответствий.

3.22. Архивные документы, инвентарные дела, выданные в качестве вещественных доказательств, подлежат возврату на предприятие, заключившее договор хранения с уполномоченным органом, в соответствии с действующим законодательством.