Постановление Правительства Волгоградской области от 23 апреля 2013 г. N 189-п "Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области"

В целях совершенствования организации работы с документами в органах исполнительной власти Волгоградской области Правительство Волгоградской области постановляет:

1. Утвердить прилагаемые Правила делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области.

2. Признать утратившими силу постановления Администрации Волгоградской области:

от 12 апреля 2010 г. N 109-п "Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области";

от 23 января 2012 г. N 65-п "О внесении изменений в постановление Администрации Волгоградской области от 12 апреля 2010 г. N 109-п "Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области".

3. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания и подлежит официальному опубликованию.

Вице-губернатор - председатель Правительства Волгоградской области

О.В. Керсанов

Правила
делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области
(утв. Постановлением Правительства Волгоградской области от 23 апреля 2013 г. N 189-п)

1. Общие положения

1.1. Настоящие Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области.

1.2. Требования настоящих Правил распространяются на делопроизводство, ведение которого осуществляется на бумажных носителях и в электронном виде.

1.3. Организация и ведение делопроизводства в органе исполнительной власти Волгоградской области осуществляется службой делопроизводства.

1.4. Орган исполнительной власти Волгоградской области на основании настоящих Правил разрабатывает инструкцию по делопроизводству с учетом условий и специфики своей деятельности.

Инструкция утверждается руководителем органа исполнительной власти Волгоградской области после ее согласования с экспертно-проверочной и методической комиссией министерства культуры Волгоградской области (далее именуется - ЭПМК).

1.5. Действие настоящих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.

2. Основные понятия

В настоящих Правилах используются следующие основные понятия:

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах исполнительной власти Волгоградской области;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти Волгоградской области;

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе исполнительной власти Волгоградской области, с указанием сроков их хранения;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти Волгоградской области;

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

служба делопроизводства - структурное подразделение органа исполнительной власти Волгоградской области, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях органа исполнительной власти Волгоградской области;

электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

сканирование документа - получение электронного образа документа;

система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы.

Иные понятия, используемые в настоящих Правилах, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.

3. Требования к организации документооборота в органе исполнительной власти Волгоградской области

3.1. В документообороте органа исполнительной власти Волгоградской области выделяются следующие основные документопотоки:

поступающая (входящая) документация;

отправляемая (исходящая) документация;

внутренняя документация.

3.2. В органе исполнительной власти Волгоградской области доставка и отправка документов осуществляется средствами почтовой связи, фельдъегерской связи, электросвязи, нарочным и посредством электронной почты.

3.3. Документы, поступающие в орган исполнительной власти Волгоградской области, проходят в службе делопроизводства следующие этапы:

первичная обработка;

регистрация;

предварительное рассмотрение;

передача руководству на рассмотрение;

передача исполнителям;

помещение в дело после исполнения.

3.4. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

3.5. Регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, создаваемых - в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.

3.6. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов органа исполнительной власти Волгоградской области в соответствии с регламентом по работе с обращениями граждан, утверждаемым руководителем органа исполнительной власти Волгоградской области.

3.7. Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю органа исполнительной власти Волгоградской области или по решению руководителя органа исполнительной власти Волгоградской области иным должностным лицам органа исполнительной власти Волгоградской области. Документы с указаниями по исполнению передаются службой делопроизводства исполнителям.

3.8. Подлинник документа направляется исполнителю. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается исполнителю, который в соответствии с указаниями по исполнению является ответственным, остальные исполнители получают копию документа.

3.9. Документы после их подписания руководителем (заместителем руководителя) органа исполнительной власти Волгоградской области передаются в службу делопроизводства для регистрации и отправки.

3.10. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Ненадлежаще оформленные документы возвращаются исполнителю.

3.11. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

3.12. Передача документов между структурными подразделениями органа исполнительной власти Волгоградской области осуществляется через службу делопроизводства.

3.13. В органе исполнительной власти Волгоградской области службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю органа исполнительной власти Волгоградской области в установленном им порядке.

3.14. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота органов исполнительной власти Волгоградской области используются обязательные сведения о документах согласно приложению.

В системе электронного документооборота органов исполнительной власти Волгоградской области могут использоваться дополнительные сведения о документах.

4. Создание документов в органе исполнительной власти Волгоградской области

4.1. Документы, создаваемые в органе исполнительной власти Волгоградской области, оформляются на бланках конкретного вида документа, на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 миллиметров), А5 (148х210 миллиметров) или А6 (105х148 миллиметров) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, расположенных и оформленных соответствующим образом.

4.2. Бланк конкретного вида документа, органа исполнительной власти Волгоградской области (далее именуется - бланк) разрабатывается на основе углового или продольного расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

При подготовке документов в органе исполнительной власти Волгоградской области используются электронные шаблоны бланков документов.

4.3. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 миллиметров - левое, 10 миллиметров - правое, 20 миллиметров - верхнее и 20 миллиметров - нижнее.

4.4. Образцы бланков и электронные шаблоны бланков, используемых органом исполнительной власти Волгоградской области, утверждаются руководителем этого органа с учетом требований настоящих Правил.

4.5. При подготовке и оформлении документов в органе исполнительной власти Волгоградской области используются следующие реквизиты:

герб Волгоградской области;

наименование органа исполнительной власти Волгоградской области;

должность лица - автора документа;

подпись должностного лица;

наименование вида документа;

место составления (издания) документа;

справочные данные об органе исполнительной власти Волгоградской области;

адресат;

дата документа;

регистрационный номер документа;

наименование (заголовок) либо аннотация документа;

текст документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

отметка о наличии приложений;

гриф согласования;

гриф утверждения;

виза;

оттиск печати;

отметка о заверении копии;

отметка об исполнителе;

указания по исполнению документа (резолюция);

отметка о контроле документа;

отметка об исполнении документа;

отметка о конфиденциальности;

отметка о поступлении документа.

4.6. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

4.7. Согласование документа в органе исполнительной власти Волгоградской области оформляется визой уполномоченного должностного лица органа исполнительной власти Волгоградской области.

Согласование документа, созданного в органе исполнительной власти Волгоградской области, с другими государственными органами, органами местного самоуправления и организациями оформляется грифом согласования, листом согласования, протоколом или письмом о согласовании.

5. Документальный фонд органа исполнительной власти Волгоградской области

5.1. Орган исполнительной власти Волгоградской области формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов.

5.2. Формирование документального фонда органа исполнительной власти Волгоградской области осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив органа исполнительной власти Волгоградской области.

5.3. Номенклатура дел органа исполнительной власти Волгоградской области:

а) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений органа исполнительной власти Волгоградской области;

б) ежегодно утверждается руководителем органа исполнительной власти Волгоградской области и вводится в действие с 01 января следующего года;

в) утверждается руководителем органа исполнительной власти Волгоградской области после согласования с ЭПМК:

один раз в 5 лет;

в случае изменения полномочий и (или) структуры органа исполнительной власти Волгоградской области.

5.4. Наименованиями разделов номенклатуры дел органа исполнительной власти Волгоградской области являются наименования структурных подразделений органа исполнительной власти Волгоградской области.

5.5. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

5.6. Дела со дня их формирования и до передачи в архив органа исполнительной власти Волгоградской области или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования.

5.7. Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок, определяемый руководителем органа исполнительной власти Волгоградской области, и после его истечения подлежат возврату.

Государственным органам и организациям дела выдаются на основании письменных запросов с разрешения руководителя органа исполнительной власти Волгоградской области или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства.

5.8. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях с разрешения руководителя органа исполнительной власти Волгоградской области с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах выдачи подлинника.

5.9. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив органа исполнительной власти Волгоградской области не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях органа исполнительной власти Волгоградской области. Передача дел в архив органа исполнительной власти Волгоградской области производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях органа исполнительной власти Волгоградской области.

5.10. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив органа исполнительной власти Волгоградской области не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.

5.11. Основой составления описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел.

5.12. Порядок составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения в органе исполнительной власти Волгоградской области определяется министерством культуры Волгоградской области.

6. Особенности работы с электронными документами в органе исполнительной власти Волгоградской области

6.1. В органе исполнительной власти Волгоградской области создаются и используются документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе.

6.2. Электронный документ создается, обрабатывается, хранится в единой автоматизированной системе электронного документооборота в органах исполнительной власти Волгоградской области (далее именуется - АСЭД) и может быть распечатан на бумажном носителе только при необходимости получения его бумажной копии.

6.3. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

При передаче электронных документов в другие государственные органы электронные документы подписываются средствами электронной подписи (далее именуется - ЭП) в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и Волгоградской области, регулирующими порядок использования ЭП.

6.4. Поступающие участнику АСЭД электронные документы в установленном порядке проходят проверку в службах делопроизводства.

6.5. При передаче электронных документов на рассмотрение, исполнение или подписание, а также отправке электронных документов и последующем их хранении, вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.

6.6. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе внутреннего электронного документооборота органа исполнительной власти Волгоградской области могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых ЭП не используется, при условии, что применяемые программные средства позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.

6.7. Состав электронных документов, используемых в деятельности органа исполнительной власти Волгоградской области, и состав документов, не подлежащих сканированию для создания электронного образа документа, устанавливаются правовым актом органа исполнительной власти Волгоградской области с учетом условий и специфики его деятельности и в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и Волгоградской области.

6.8. Виды электронных документов, используемых в деятельности органа исполнительной власти Волгоградской области, формируются в дела, указываются в номенклатуре дел органа исполнительной власти Волгоградской области и индексируются в порядке, установленном для дел, составленных из документов на бумажном носителе.

6.9. Электронные документы после их исполнения подлежат обязательному хранению в электронных архивах АСЭД в течение сроков хранения, предусмотренных законодательством для аналогичных документов на бумажных носителях.

6.10. Электронные документы подлежат хранению в том же формате, в котором они были сформированы, отправлены или получены.

6.11. Хранение электронных документов должно сопровождаться хранением соответствующих квалифицированных сертификатов ключей проверки ЭП, обеспечивающих возможность их проверки.

Приложение
к Правилам делопроизводства
в органах исполнительной
власти Волгоградской области

Перечень
обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота органов исполнительной власти Волгоградской области

1. Адресант.

2. Адресат.

3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ.

4. Вид документа.

5. Дата документа.

6. Номер документа.

7. Дата поступления документа.

8. Входящий номер документа.

9. Ссылка на исходящий номер и дату документа.

10. Наименование (заголовок) либо аннотация документа.

11. Индекс дела.

12. Сведения о переадресации документа.

13. Количество листов основного документа.

14. Количество приложений.

15. Общее количество листов приложений.

16. Указания по исполнению документа.

17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя.

18. Отметка о конфиденциальности.