Постановление Губернатора Волгоградской области от 13 апреля 2015 г. N 315 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области"

С изменениями и дополнениями от:

16 сентября 2015 г.

Постановляю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области.

2. Признать утратившими силу постановления Губернатора Волгоградской области:

от 12 марта 2013 г. N 215 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Волгоградской области";

от 10 июня 2013 г. N 557 "О внесении изменений в постановление Губернатора Волгоградской области от 12 марта 2013 г. N 215 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Волгоградской области";

от 22 ноября 2013 г. N 1198 "О внесении изменений в постановление Губернатора Волгоградской области от 12 марта 2013 г. N 215 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Волгоградской области";

от 18 марта 2014 г. N 225 "О внесении изменений в постановление Губернатора Волгоградской области от 12 марта 2013 г. N 215 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Волгоградской области";

от 16 июля 2014 г. N 614 "О внесении изменений в постановление Губернатора Волгоградской области от 12 марта 2013 г. N 215 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Волгоградской области";

от 12 сентября 2014 г. N 796 "О внесении изменения в постановление Губернатора Волгоградской области от 12 марта 2013 г. N 215 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Волгоградской области".

3. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания и подлежит официальному опубликованию.

И.о. Губернатора Волгоградской области

А.А. Федюнин

Инструкция
по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области
(утв. постановлением Губернатора Волгоградской области от 13 апреля 2015 г. N 315)

С изменениями и дополнениями от:

16 сентября 2015 г.

I. Общие положения

1. Инструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области (далее именуется - Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства аппарата Губернатора Волгоградской области и повышения его эффективности и устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в результате деятельности аппарата Губернатора Волгоградской области документов.

2. Инструкция разработана в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и Волгоградской области в сфере информации, документации и архивного дела, а также Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти Волгоградской области, утвержденными приказом Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 30 августа 2010 г. N 121 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти Волгоградской области".

3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.

Делопроизводство аппарата Губернатора Волгоградской области независимо от типа носителя документированной информации ведется с использованием единой автоматизированной системы электронного документооборота - подсистемы комплексной информационной системы "Электронное правительство Волгоградской области" (далее именуется - система электронного документооборота), предназначенной для осуществления межведомственного документооборота.

4. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Особенности работы с документами, содержащими сведения конфиденциального характера (сведения о персональных данных гражданина; сведения, составляющие служебную тайну; сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами), могут регулироваться специальными правовыми актами.

5. Служебные документы, содержащие сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с действующим законодательством, подлежат оформлению в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 03 ноября 1994 г. N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использованием атомной энергии" и постановлением Губернатора Волгоградской области от 29 мая 2013 г. N 503 "Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в органах исполнительной власти Волгоградской области".

6. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической, процессуальной и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

7. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль над соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях аппарата Губернатора Волгоградской области (далее именуются - структурные подразделения аппарата) осуществляет общий отдел аппарата Губернатора Волгоградской области (далее именуется - общий отдел).

8. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях аппарата осуществляется работником, совмещающим выполнение делопроизводственных обязанностей с другими функциональными обязанностями.

9. Работники аппарата Губернатора Волгоградской области несут установленную законодательством ответственность за несоблюдение требований Инструкции.

10. При уходе в отпуск, переводе (перемещении) по службе, работе или в случае увольнения работники обязаны передать по акту все находящиеся у них служебные документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения аппарата, или другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения аппарата.

11. При утрате документов проводится служебная проверка.

12. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены своим руководителем или общим отделом с Инструкцией.

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Волгоградской области от 16 сентября 2015 г. N 837 в раздел II настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст раздела в предыдущей редакции

II. Основные понятия

В Инструкции используются следующие основные понятия:

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;

служба делопроизводства - структурное подразделение аппарата, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях аппарата;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот аппарата Губернатора Волгоградской области;

электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

сканирование документа - получение электронного образа документа;

система электронного документооборота - единая автоматизированная информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним в органах исполнительной власти Волгоградской области;

межведомственный электронный (безбумажный) документооборот в органах исполнительной власти Волгоградской области - обмен электронными документами, подписанными средствами электронной подписи, создание, хранение и использование которых в органах исполнительной власти Волгоградской области осуществляется исключительно в электронной форме в системе электронного документооборота;

автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в органах исполнительной власти Волгоградской области;

деловое (служебное) письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый (полученный) средствами почтовой связи;

телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый (полученный) средствами телеграфной сети общего пользования;

факсограмма (факс) - копия документа (письменного, графического, изобразительного), получаемая на бумажном носителе и переданная по каналам факсимильной связи;

электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной подписью;

оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;

межведомственный электронный документооборот - взаимодействие информационных систем электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов, а также государственных внебюджетных фондов;

взаимодействие информационных систем электронного документооборота - обмен электронными сообщениями между участниками межведомственного электронного документооборота;

система межведомственного электронного документооборота - защищенная коммуникационная сеть, предоставляющая для целей электронного документооборота комплекс программ "Почтовая служба СЗИ", обеспечивающий доставку электронных почтовых сообщений абонентам почтовой службы, с возможностью использования средств криптографической защиты и квалифицированной электронной подписи (далее именуется - система МЭДО);

объем документооборота - количество документов, поступивших в аппарат Губернатора Волгоградской области и созданных им за определенный период;

дело - совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности аппарата Губернатора Волгоградской области;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в аппарате Губернатора Волгоградской области, с указанием сроков их хранения;

формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав архивного фонда Волгоградской области;

запрос информации - обращение пользователя информацией в устной или письменной форме, в том числе в виде электронного документа, в орган исполнительной власти Волгоградской области, другие государственные органы, органы местного самоуправления либо к их должностным лицам, а также к иным юридическим и физическим лицам о предоставлении информации об их деятельности;

обращение гражданина - направленное в аппарат Губернатора Волгоградской области или его должностному лицу письменное предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в аппарат Губернатора Волгоградской области;

электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу;

штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и других отметок.

III. Создание документов в аппарате Губернатора Волгоградской области

1. Бланки документов

1.1. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 миллиметров), А5 (148х210 миллиметров), А6 (105х148 миллиметров), имеют установленный состав обязательных реквизитов и порядок их расположения.

1.2. Бланки документов разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля.

1.3. В аппарате Губернатора Волгоградской области используются следующие виды бланков:

бланк постановления Губернатора Волгоградской области;

бланк распоряжения Губернатора Волгоградской области;

бланк постановления Администрации Волгоградской области;

бланк распоряжения аппарата Губернатора Волгоградской области;

бланк письма Губернатора Волгоградской области с угловым расположением реквизитов;

бланк письма Губернатора Волгоградской области с продольным расположением реквизитов;

бланк письма Администрации Волгоградской области с угловым расположением реквизитов;

бланк письма Администрации Волгоградской области с продольным расположением реквизитов;

бланк письма вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области с угловым расположением реквизитов;

бланк письма вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области с продольным расположением реквизитов;

бланк письма аппарата Губернатора Волгоградской области с угловым расположением реквизитов;

бланки структурных подразделений аппарата Губернатора Волгоградской области;

бланк Губернатора Волгоградской области для резолюций и поручений;

бланк вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области для резолюций и поручений;

бланк первого заместителя Губернатора Волгоградской области для резолюций и поручений;

бланк заместителя Губернатора Волгоградской области для резолюций и поручений.

Образцы вышеперечисленных бланков приведены в приложении 1.

1.4. Типографским способом изготавливаются следующие виды бланков с воспроизведением Герба Волгоградской области (далее именуются - гербовые бланки):

бланк постановления Губернатора Волгоградской области;

бланк распоряжения Губернатора Волгоградской области;

бланк постановления Администрации Волгоградской области; бланк распоряжения аппарата Губернатора Волгоградской области;

бланк письма Губернатора Волгоградской области с угловым расположением реквизитов;

бланк письма Губернатора Волгоградской области с продольным расположением реквизитов;

бланк письма Администрации Волгоградской области с угловым расположением реквизитов;

бланк письма Администрации Волгоградской области с продольным расположением реквизитов;

бланк письма вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области с угловым расположением реквизитов;

бланк письма вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области с продольным расположением реквизитов;

бланк письма аппарата Губернатора Волгоградской области с угловым расположением реквизитов.

На вышеперечисленных гербовых бланках типографским способом проставляются порядковые номера.

Другие виды гербовых бланков, используемых в аппарате Губернатора Волгоградской области, изготавливаются с помощью компьютерной техники.

Образцы бланков структурных подразделений аппарата разрабатываются общим отделом и согласовываются с руководителями структурных подразделений аппарата.

1.5. Организация работы по изготовлению гербовых бланков типографским способом возлагается на общий отдел.

1.6. В целях обеспечения порядка использования гербовых бланков, изготовленных типографским способом, ведется их учет как документов строгой отчетности. В аппарате Губернатора Волгоградской области ответственность за учет гербовых бланков возлагается на общий отдел. Учет гербовых бланков осуществляется в журнале учета поступления гербовых бланков.

Уполномоченные лица структурных подразделений аппарата получают гербовые бланки в общем отделе под подпись в журнале выдачи бланков.

Формы журнала учета поступления гербовых бланков и журнала выдачи гербовых бланков приведены в приложении 2.

1.7. Гербовые бланки используются строго по назначению и хранятся в сейфах или металлических шкафах. Передача гербовых бланков посторонним лицам не допускается. Ответственность за обеспечение сохранности гербовых бланков и за правильность их использования несут уполномоченные лица структурных подразделений аппарата.

Испорченные и невостребованные гербовые бланки, изготовленные типографским способом, возвращаются в общий отдел для их списания и уничтожения по акту.

1.8. Документы, издаваемые от имени двух или более органов исполнительной власти, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.

2. Оформление реквизитов документов

2.1. Для подготовки документов применяется текстовый редактор, обеспечивающий требования графического воспроизведения реквизитов документа в формате текстового редактора Microsoft Word.

В аппарате Губернатора Волгоградской области устанавливаются следующие размеры полей на документе:

2,75 сантиметра - левое;

2,25 сантиметра - правое;

2 сантиметра - верхнее;

2 сантиметра - нижнее.

Гарнитура используемого шрифта - Times New Roman (Cyr), диапазон размеров шрифта - от 12 до 14, диапазон используемых межстрочных интервалов - от одинарного до двойного.

При подготовке текстов в таблицах для обеспечения лучшей читаемости данных допускается применение шрифтов меньших размеров гарнитуры Arial.

При оформлении отдельных реквизитов документов могут быть использованы иные размеры шрифтов и межстрочных интервалов.

2.2. Документы, создаваемые в аппарате Губернатора Волгоградской области, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Правилами делопроизводства установлен следующий состав реквизитов:

Герб Волгоградской области;

наименование органа исполнительной власти Волгоградской области, наименование структурного подразделения аппарата;

должность лица - автора документа;

справочные данные;

наименование вида документа;

место составления (издания) документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

адресат;

наименование (заголовок) либо аннотация документа;

текст документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

отметка о наличии приложений;

гриф согласования;

виза;

подпись должностного лица;

гриф утверждения;

оттиск печати;

отметка о заверении копии;

отметка об исполнителе;

указания по исполнению документа (резолюция);

отметка о контроле документа;

отметка об исполнении документа;

отметка о поступлении документа;

отметка о конфиденциальности.

Дополнительно при подготовке документов и в процессе работы с ними могут использоваться другие реквизиты, например, отметка "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату", "Контроль" и другие.

2.3. Правила оформления реквизитов.

2.3.1. Герб Волгоградской области (реквизит 02*).

Изображение Герба Волгоградской области помещается на бланках документов в соответствии с Законом Волгоградской области от 18 сентября 2000 г. N 436-ОД "О Гербе и Флаге Волгоградской области".

На бланках документов Герб Волгоградской области может изображаться в одноцветном и многоцветном вариантах, изображение Герба помещается на верхнем поле бланка документа. Реквизит помещается на бланк документа из файла электронной копии эталонного изображения Герба Волгоградской области.

На бланках, изготавливаемых типографским способом, Герб Волгоградской области изображается в многоцветном варианте.

Размеры изображения Герба Волгоградской области для печати на бланках документов: высота - 17 миллиметров, ширина - 12,75 миллиметра.

2.3.2. Наименование органа исполнительной власти Волгоградской области (реквизит 08) - Администрация Волгоградской области или аппарат Губернатора Волгоградской области. Наименования структурных подразделений аппарата на соответствующих бланках указываются в соответствии с утвержденной структурой аппарата Губернатора Волгоградской области.

2.3.3. Должность лица - автора документа (реквизит 31).

Наименование должности лица - автора документа указывается в бланках писем должностных лиц, имеющих право использовать должностные бланки.

2.3.4. Справочные данные об органе исполнительной власти Волгоградской области (реквизит 09).

Справочные данные указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, интернет-адрес официального сайта и другие сведения по усмотрению органа исполнительной власти Волгоградской области, например: код организации по ОКПО (проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций), код формы документа по ОКУД (проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации), ОГРН (основной государственный регистрационный номер органа исполнительной власти Волгоградской области - проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами), ИНН/КПП (идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет - проставляются в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами).

2.3.5. Наименование вида документа (реквизит 10).

Наименование вида документа (постановление, распоряжение, протокол, акт) может включаться в бланк соответствующего вида документа. Наименование вида документа не указывается в письмах.

2.3.6. Место составления (издания) документа (реквизит 14) указывается при оформлении протоколов.

2.3.7. Дата документа (реквизит 11).

Датой документа является дата его подписания (постановление, распоряжение, письмо, служебная записка, акт), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет), дата события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или службой делопроизводства при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа.

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более организациями, является дата более поздней подписи.

Дата документа может оформляться двумя способами:

цифровым - арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами (буква "г" после цифр не ставится), например: 01.02.2015;

словесно-цифровым - день месяца указывается парой арабских цифр, наименование месяца пишется словом, год указывается четырьмя арабскими цифрами, например: 01 февраля 2015 г.

2.3.8. Регистрационный номер документа (реквизит 12).

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации различных видов документов, принятой в аппарате Губернатора Волгоградской области. Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

2.3.9. Адресат (реквизит 15).

Документы адресуют в органы власти, организации, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.

Строки реквизита выравниваются по левому краю текстового поля реквизита или центрируются относительно самой длинной строки реквизита.

При адресовании документа в органы государственной власти (их территориальные органы, структурные подразделения), другим юридическим лицам (без указания должностного лица) наименования адресатов пишутся в именительном падеже, например:

Администрация Николаевского муниципального района Волгоградской области

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

	Генеральному директору ООО "Лидер"
	В.Г.Смирнову

Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".

Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления корреспонденту, не входящему в утвержденный реестр адресатов на рассылку документов.

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти и их территориальные органы, органы государственной власти Волгоградской области, постоянным корреспондентам.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

	ООО "APT ЛИНИЯ"
	Скосырева ул., д. 5, Волгоград, 400066

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

	Петрову П.П.
	ул. Кузнечная, д. 18, кв. 15, г. Ленинск, Ленинский район, Волгоградская область, 403810

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляется список рассылки документа.

Если документ отправляется в несколько однородных организаций (нескольким должностным лицам), то они указываются обобщенно, например:

Администрации муниципальных районов и городских округов Волгоградской области

или

Руководителям структурных подразделений аппарата Губернатора Волгоградской области

2.3.10. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта (реквизит 13).

Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта может включаться в состав реквизитов бланка письма и проставляться исполнителем при подготовке письма-ответа. Наличие этого реквизита в бланке исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, освобождает текст от вспомогательной информации.

В случае отсутствия реквизита в бланке ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта дается в начале текста письма, например:

"Администрацией Волгоградской области рассмотрено письмо от 18.02.2015 N А26-13-22138 по вопросу обращения Смирновой Л.П. о благоустройстве детских площадок для дошкольных групп...".

2.3.11. Наименование (заголовок) либо аннотация документа (реквизит 18).

Наименование (заголовок) либо аннотация документа - краткое содержание документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4-5 строк).

Заголовок документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок документа согласовывается # наименованием вида документа, например:

письмо (о чем?) об оказании консультативной помощи;

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка.

2.3.12. Текст документа (реквизит 20).

Документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко и лаконично.

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа: приказываю... подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...;

3-го лица единственного числа: ...Администрация Волгоградской области постановляет...; ...аппарат Губернатора Волгоградской области не считает возможным...;

1-го лица множественного числа: просим представить данные о...; представляем на рассмотрение и утверждение...; в протоколах: слушали...; выступили...; решили (постановили).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: решили...

В текстах законодательных и иных нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:

"Виза включает в себя наименование должности руководителя департамента (комитета, управления) или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату.";

"Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.".

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, указываются: наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

"В соответствии с постановлением Губернатора Волгоградской области от 10 сентября 2012 г. N 832 "Об утверждении Положения о подготовке проектов правовых актов Губернатора Волгоградской области и Администрации Волгоградской области".

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов, в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

Страницы текста нумеруются начиная со второго листа документа арабскими цифрами посередине верхнего поля.

2.3.13. Отметка о наличии приложений (реквизит 21).

Отметка о наличии приложений используется при оформлении писем и приложений к постановлениям, распоряжениям, планам, программам, отчетам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

В письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения, например:

Приложение: на 5 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров, например:

Приложение:

1. Заключение на проект... на 3 л. в 2 экз. 2. Справка о доработке... на 2 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

На приложениях к постановлениям, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу.

Если приложений несколько, они нумеруются (ПРИЛОЖЕНИЕ 1, ПРИЛОЖЕНИЕ 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер. Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ 2 к распоряжению Губернатора Волгоградской области от 03 февраля 2015 г. N 16-р

2.3.14. Гриф согласования (реквизит 23).

Согласование проекта документа с другими организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования, который состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек и двоеточия), должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом, например:

СОГЛАСОВАНО
Заместитель Губернатора Волгоградской области
Подпись	И.О.Фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО
Письмо комитета социальной защиты населения Волгоградской области от 21.02.2015 N 00-00/000

Гриф согласования оформляется под реквизитом "Подпись" ближе к нижнему полю документа.

Если содержание документа затрагивает интересы двух или более организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа осуществляется с:

органами исполнительной власти Волгоградской области, интересы которых затрагивает содержание документа;

территориальными органами федеральных органов исполнительной власти в установленных сферах деятельности (при необходимости);

с иными организациями (при необходимости).

2.3.15. Виза (реквизит 24).

Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами оформляется визой.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ. Например:

Заместитель Губернатора Волгоградской области
Подпись	И.О.Фамилия
Дата

На проектах законодательных актов Волгоградской области, правовых актов Губернатора Волгоградской области, Администрации Волгоградской области, аппарата Губернатора Волгоградской области визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта документа.

На документах, подлинники которых помещаются в дела аппарата Губернатора Волгоградской области, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа.

В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте.

На внутренних информационно-справочных документах (записках, справках и других) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:

Имеются замечания (Согласен с учетом замечаний и др.)
Заместитель Губернатора Волгоградской области
Подпись	И.О.Фамилия
Дата

Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.

2.3.16. Подпись должностного лица (реквизит 22).

В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалами и фамилией пробел не ставится.

Например:

Губернатор Волгоградской области

Подпись

И.О.Фамилия

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности (добавлять какие-либо приставки). Если руководитель временно отсутствует (отпуск, болезнь, командировка) или должность вакантна, то документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя. При этом если в документе указаны вопросы, относящиеся к компетенции заместителя руководителя в соответствии с распределением обязанностей между ним и руководителем, то в документе указывается его фактическая должность.

Например:

И.о. Губернатора Волгоградской области	Подпись	И.О.Фамилия
Заместитель Губернатора Волгоградской области	Подпись	И.О.Фамилия

Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии, например:

Председатель комиссии Секретарь комиссии Члены комиссии

Подпись Подпись Подпись Подпись

И.О.Фамилия И.О.Фамилия И.О.Фамилия И.О.Фамилия

2.3.17. Гриф утверждения (реквизит 16).

Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

	УТВЕРЖДАЮ
	Губернатор Волгоградской области
	Подпись	И.О.Фамилия
	Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа специально издаваемым документом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНА), согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа (положение, план, правила, программа), наименования вида документа в творительном падеже (постановлением), его даты и номера, например:

	УТВЕРЖДЕНО
	постановлением Губернатора Волгоградской области
	от 15 сентября 2012 г. N 835

2.3.18. Оттиск печати (реквизит 25).

Оттиск печати является подтверждением подлинности подписи должностного лица на документе. Оттиск печати ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Оттиск печати ставится на свободном от текста месте, при этом оттиск печати не захватывает личной подписи должностного лица и может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

2.3.19. Отметка о заверении копии (реквизит 26).

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа) на свободном месте под текстом либо на обратной стороне оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: слово "Верно" ("Копия верна"), наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), при необходимости реквизит может содержать указание на место нахождения подлинника документа.

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ___ л.". Допускается заверять штампом "Копия" каждый лист многостраничной копии документа, отметка "Верно" в таком случае проставляется на лицевой или обратной стороне последнего листа копии документа.

2.3.20. Отметка об исполнителе (реквизит 27).

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.

Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:

И.И.Иванов

(8442) 24-24-24

Отметка об исполнителе документа может дополняться указанием должности исполнителя.

2.3.21. Указания по исполнению документа (резолюция) (реквизит 17).

Указания по исполнению документа (резолюция) оформляется непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке должностного лица (для резолюций и поручений).

Указания по исполнению документа включают: инициалы, фамилии исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:

	Н.В.Морозову, И.А.Федосеевой
	Прошу подготовить проект постановления к 20.02.2015
	Подпись	Дата

2.3.22. Отметка о контроле документа (реквизит 19).

Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа "Контроль" на верхнем поле документа справа.

2.3.23. Отметка об исполнении документа (реквизит 28).

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов "В дело", указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи основного исполнителя или руководителя структурного подразделения аппарата и даты.

Отметка об исполнении документа может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется основным исполнителем документа или руководителем структурного подразделения аппарата, в котором исполнен документ.

2.3.24. Отметка о поступлении документа (реквизит 29).

Отметка о поступлении документа в аппарат Губернатора Волгоградской области содержит входящий регистрационный номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа проставлять с использованием штампа.

2.3.25. Отметка о конфиденциальности (реквизит 32).

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использованием атомной энергии, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 03 ноября 1994 г. N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использованием атомной энергии", и постановлением Губернатора Волгоградской области от 29 мая 2013 г. N 503 "Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в органах исполнительной власти Волгоградской области" отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебного пользования". Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.

2.3.26. Схемы расположения реквизитов и границ зон на листе формата А4 приведены в приложении 3.

3. Подготовка и оформление проектов законов Волгоградской области

3.1. Процедура внесения проекта закона в Волгоградскую областную Думу в порядке законодательной инициативы определена Уставом Волгоградской области от 24 февраля 2012 г. N 1-ОД, Законом Волгоградской области от 09 декабря 2014 г. N 169-ОД "О нормативных правовых актах Волгоградской области", постановлением Волгоградской областной Думы от 24 февраля 2005 г. N 5/77 "О Регламенте Волгоградской областной Думы".

3.2. Проекты законов и приложения к ним, подготавливаемые для внесения в Волгоградскую областную Думу, печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman N 14.

Верхнее поле законопроекта устанавливается равным 2 сантиметрам, левое поле - 2,75 сантиметра, правое - 2,25 сантиметра, нижнее - 2 сантиметрам.

3.3. Законопроекты имеют следующие реквизиты: "Наименование вида документа", "Наименование (заголовок) документа", "Текст документа", "Подпись должностного лица", "Виза", пометки и могут содержать приложения.

3.4. На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля без отступа от верхнего поля в две строки через один межстрочный интервал печатается пометка: "Внесен Губернатором Волгоградской области" ("Внесен Администрацией Волгоградской области"), которая выравнивается по левой границе пометки.

На расстоянии межстрочного интервала 24 пт от вышеназванной пометки у правой границы текстового поля печатается пометка "Проект".

3.5. Наименование вида документа - ЗАКОН ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ - отделяется от слова "Проект" межстрочным интервалом 42 пт. Слова "ЗАКОН" и "ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ" печатаются прописными буквами в две строки через один межстрочный интервал, выделяются полужирным шрифтом, выравниваются по центру.

3.6. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 36 пт, печатается через один межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Заголовок печатается с прописной буквы и отвечает на вопрос "О чем?" издан закон или в нем приводится название кодекса. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы - дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется, например:

О внесении изменений в отдельные законодательные акты Волгоградской области в связи с приведением в соответствие с бюджетным процессом

или

О внесении изменения в статью 14 Закона Волгоградской области от 09 декабря 2014 г. N 169-ОД "О нормативных правовых актах Волгоградской области"

3.7. Текст отделяется от заголовка межстрочными интервалами 36-48 пт и печатается через один межстрочный интервал.

Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть. Преамбула определяет задачи, стоящие перед законом, и способы их разрешения и содержит в себе разъяснение мотивов и целей издания. Нормативные предписания в преамбулу не включаются.

Нормы законопроекта должны быть четко сформулированы, исключая возможность их двойного толкования. Не допускается употребление устаревших слов и выражений, образных сравнений, эпитетов. В законопроектах могут даваться определения малоизвестных юридических, технических и других специальных терминов.

В законопроектах нормативные предписания излагаются в виде статей, имеющих порядковые номера. Статьи могут подразделяться на части. В частях статей могут содержаться пункты и подпункты.

Статьи близкого содержания значительных по объему законопроектов объединяются в главы. В необходимых случаях главы могут объединяться в разделы. Разделы и главы имеют заголовки и сквозную нумерацию.

Заголовки разделов и глав печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номера разделов и глав проставляются римскими цифрами. Например:

РАЗДЕЛ I. ПРАВО СОБСТВЕННОСТИ И ДРУГИЕ ВЕЩНЫЕ ПРАВА

Слово "Статья" печатается на расстоянии 1,25 сантиметра от левой границы текстового поля с прописной буквы. Номер статьи проставляется арабскими цифрами. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка. Точка в конце заголовка не ставится. Например:

Статья 14. Планы законопроектной деятельности Губернатора Волгоградской области и Администрации Волгоградской области

Текст отделяется от заголовка статьи двумя межстрочными интервалами.

При отсутствии заголовка слово "статья" и номер выделяются полужирным шрифтом, точка после номера статьи не ставится. Текст статьи печатается через одинарный межстрочный интервал. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 сантиметра от левой границы текстового поля, например:

Статья 1

Внести в Закон Волгоградской области от 29 ноября 2012 г. N 165-ОД "О патентной системе налогообложения" следующие изменения:...

Статьи имеют единую сквозную нумерацию.

Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с точкой в пределах каждой статьи. Подпункты обозначаются строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

Подпись должностного лица отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов "Губернатор Волгоградской области" и инициалов, фамилии Губернатора Волгоградской области. Слова "Губернатор" и "Волгоградской области" печатаются в две строки через одинарный межстрочный интервал от левой границы текстового поля. Инициалы и фамилия Губернатора Волгоградской области указываются у правой границы текстового поля на уровне последних слов наименования должности.

Пометка об исполнителе и дате подготовки законопроекта отделяется от подписи должностного лица четырьмя межстрочными интервалами. Текст пометки выравнивается по левой границе зоны расположения реквизита и печатается через одинарный межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 90 миллиметров и ограничивается правым полем документа, например:

	Подготовлен комитетом молодежной политики Волгоградской области
	01 февраля 2015 г.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.

3.8. Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом N 14 на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты: "Наименование вида документа", "Наименование (заголовок) документа", "Текст документа", "Подпись должностного лица".

Наименование вида документа печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 24 пт, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Наименование (заголовок) документа отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через одинарный межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка. Например:

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

к проекту закона Волгоградской области "О внесении изменений в Закон Волгоградской области от 06 ноября 2014 г. N 140-ОД "О социальном обслуживании населения в Волгоградской области"

Текст пояснительной записки отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24-36 пт и печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 сантиметра от левой границы текстового поля.

Текст должен содержать наименование субъекта права законодательной инициативы и разработчиков, обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее в себя развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, состояния законодательства в данной сфере правового регулирования.

Подпись должностного лица отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и состоит из наименования должности автора пояснительной записки, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Образец оформления проекта закона Волгоградской области приведен в приложении 4.

4. Порядок регистрации законов Волгоградской области

4.1. Подписанные Губернатором Волгоградской области законы Волгоградской области поступают в отдел редакционного и документационного обеспечения аппарата Губернатора Волгоградской области (далее именуется - отдел редакционного и документационного обеспечения) для регистрации.

4.2. Регистрация законов Волгоградской области осуществляется в журнале регистрации и в электронной системе регистрации правовых актов.

4.3. При регистрации на лицевой стороне в нижнем левом углу последнего листа закона Волгоградской области проставляется дата подписания закона Волгоградской области и регистрационный номер.

4.4. Регистрационный номер закона Волгоградской области состоит из порядкового номера, присваиваемого в пределах календарного года, и буквенного индекса "ОД", проставляемого через дефис (например: 17-ОД).

5. Порядок оформления проектов правовых актов Губернатора Волгоградской области и Администрации Волгоградской области

5.1. В аппарате Губернатора Волгоградской области могут разрабатываться проекты следующих правовых актов:

постановлений и распоряжений Губернатора Волгоградской области;

постановлений Администрации Волгоградской области.

5.2. Подготовка проектов правовых актов Губернатора Волгоградской области, Администрации Волгоградской области (далее именуются - правовые акты), в том числе перечень прилагаемых документов, порядок их согласования и подписания осуществляется в порядке, устанавливаемом Губернатором Волгоградской области.

5.3. Проекты правовых актов и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman N 14.

5.4. Верхнее поле проекта правового акта устанавливается равным 2 сантиметрам, левое поле - 2,75 сантиметра, правое - 2,25 сантиметра, нижнее - 2 сантиметрам.

5.5. При оформлении проекта правового акта на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются в верхней части листа по центру.

5.6. Проекты правовых актов имеют следующие реквизиты: "Наименование вида документа", "Наименование (заголовок) документа", "Текст документа", "Подпись должностного лица", "Виза" и могут содержать приложения.

5.7. Наименование вида документа - постановление Губернатора Волгоградской области, распоряжение Губернатора Волгоградской области, постановление Администрации Волгоградской области.

Реквизит печатается шрифтом обычной насыщенности прописными буквами центрованным способом. Первое слово реквизита (ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ) печатается без отступа от верхнего поля, слова "ГУБЕРНАТОРА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ" ("АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ") отделяются от первого слова реквизита одинарным межстрочным интервалом.

5.8. Наименование (заголовок) документа отвечает на вопрос "О чем"? ("О ком?") издан документ. В распоряжениях объемом менее 6 строк заголовок может отсутствовать.

Заголовок печатается на расстоянии не менее 6 сантиметров от верхнего края листа с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через межстрочный интервал 12 пт.

Заголовок центрируется относительно границ текстового поля.

5.9. Текст документа отделяется от заголовка двумя-тремя одинарными межстрочными интервалами и печатается через одинарный межстрочный интервал.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по ширине. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 сантиметра от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть). Преамбула в постановлениях Губернатора Волгоградской области завершается словом "п о с т а н о в л я ю:", в постановлениях Администрации Волгоградской области - словами "Администрация Волгоградской области п о с т а н о в л я е т:". Слова "п о с т а но в л я ю" и "п о с т а н о в л я е т" печатаются вразрядку.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. В этом случае текст постановления начинается со слов "П о с т а н о в л я ю:", "Администрация Волгоградской области п о с т а н о в л я е т:", которые печатаются с абзаца.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов правовых актов, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой. Номер подпункта также может состоять из номера пункта и номера подпункта, разделенных точкой.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Губернатора Волгоградской области, постановлению Администрации Волгоградской области в тексте указанных правовых актов на них обязательно делается ссылка.

Документы (программы, положения, регламенты, планы, нормы, списки и другие), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту постановления (распоряжения) и являются его неотъемлемой частью.

Проект правового акта по организации исполнения федерального закона, правового акта Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, закона Волгоградской области и иных правовых актов Волгоградской области должен содержать ссылку на дату, номер и полное наименование акта, в соответствии с которым он принимается. В проектах правовых актов употребляются полные официальные наименования органов и организаций.

5.10. Постановления и распоряжения Губернатора Волгоградской области, постановления Администрации Волгоградской области подписываются Губернатором Волгоградской области, а в его отсутствие - исполняющим обязанности Губернатора Волгоградской области.

Подпись должностного лица отделяется от текста 3-4 одинарными межстрочными интервалами и состоит в правовых актах Губернатора Волгоградской области и Администрации Волгоградской области из слов "Губернатор Волгоградской области", инициалов и фамилии Губернатора Волгоградской области.

Наименование должности лица, подписывающего правовой акт, печатается в две строки через межстрочный интервал 12 пт от границы левого поля. Инициалы и фамилия лица, подписывающего правовой акт, печатаются у правой границы текстового поля.

Приложения к постановлениям и распоряжениям Губернатора Волгоградской области, постановлениям Администрации Волгоградской области подписываются вице-губернатором - руководителем аппарата Губернатора Волгоградской области.

5.11. Допускается изменение интервалов между реквизитами "Наименование (заголовок) документа", "Текст документа", "Подпись должностного лица" при необходимости размещения текста проекта правового акта на одной странице либо при необходимости оптимального размещения текста на двух и более листах.

5.12. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта правового акта в нижней его части.

5.13. Приложениями к проектам правовых актов могут быть положения, порядки, правила, инструкции, регламенты, перечни, списки, графики, образцы документов и другое.

В положении устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции какого-либо органа.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Приложения оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов правовых актов.

В исключительных случаях при необходимости допускается печатать приложения шрифтом меньшего размера, чем основная часть правового акта, но не менее N 9.

5.14. Если в тексте правового акта дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "ПРИЛОЖЕНИЕ", ниже дается ссылка на постановление (распоряжение) Губернатора Волгоградской области, постановление Администрации Волгоградской области. Все составные части реквизита выравниваются по левому краю текстового поля реквизита и печатаются через межстрочный интервал 12 пт. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами. Например:

	ПРИЛОЖЕНИЕ 1
	к постановлению Губернатора Волгоградской области
	от	N

При необходимости на последующих страницах приложения в правом верхнем углу может делаться пометка "Продолжение приложения 1" ("Продолжение приложения 2" и так далее).

5.15. При наличии в тексте документа формулировки "Утвердить прилагаемое (прилагаемую, прилагаемый)" положение, инструкцию, порядок, правила, программу, перечень мероприятий на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово "УТВЕРЖДЕНО" со ссылкой на правовой акт, его дату, номер. Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с главным словом наименования приложения (порядок - УТВЕРЖДЕН, положение - УТВЕРЖДЕНО, инструкция - УТВЕРЖДЕНА, правила - УТВЕРЖДЕНЫ). Например:

	УТВЕРЖДЕНО
	постановлением Администрации Волгоградской области
	от	N

5.16. Заголовок приложения отделяется от даты и номера правового акта и от текста приложения двумя-тремя межстрочными интервалами.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом через межстрочный интервал 12 пт. Наименование приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и др.). Последующие строки заголовка могут отделяться от первой строки одним межстрочным интервалом.

5.17. При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом относительно границ текстового поля. Точка в конце заголовка не ставится.

5.18. В положениях, программах и других подобных документах разделы и главы, как правило, нумеруются арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2). Номер пункта должен состоять из номера раздела и пункта, разделенных точкой (например, 2.5), а при наличии подразделов - из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1). Пункты при необходимости могут разделяться на подпункты, которые могут иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1), а могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

5.19. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. При оформлении на компьютере табличных материалов должны использоваться средства текстового редактора Word. Сетка таблицы делается невидимой за исключением заголовочной части таблицы.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже.

В одноярусной заголовочной части таблицы все заголовки граф пишутся с прописной буквы, а в двух- и многоярусной - заголовки верхнего яруса графы пишутся с прописной буквы, а заголовки второго, третьего и других ярусов графы пишутся со строчной буквы, если они грамматически подчинены заголовку верхнего яруса графы.

Если заголовки второго, третьего и других ярусов графы грамматически не подчинены стоящему над ними заголовку графы, они пишутся с прописной буквы.

Графы таблицы нумеруются арабскими цифрами.

В боковике таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы. Знаки препинания ставятся только внутри предложения. После слов "Итого", "Всего" двоеточие не ставится.

При числах в боковике следует употреблять обозначения единиц физических величин в соответствии с Государственным стандартом "Единицы физических величин". В прографке текст следует писать со строчной буквы, за исключением имен собственных. В графах таблиц повторяющиеся элементы не рекомендуется заменять кавычками.

Числа и текстовые элементы в графах равняются по первой (верхней) строке боковика. Числа в столбцах выравниваются в автоматическом режиме по правой цифре, дроби - по запятой внутри числа, после запятой цифры, обозначающие десятые доли, ставятся под десятыми, сотые - под сотыми и так далее.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (заголовки и номера граф) повторяется на каждой странице.

5.20. Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа. Номера страниц ставятся вверху страницы по центру.

5.21. При наличии примечаний они печатаются в конце приложения. Если примечание одно, то после слова "Примечание" ставится точка, текст примечания печатается с прописной буквы. Если примечаний несколько, то после слова "Примечания" ставится двоеточие, примечания нумеруются арабскими цифрами с точкой. Слово "Примечание" ("Примечания") печатается от левой границы текстового поля. Текст примечаний печатается через межстрочный интервал 12 пт.

5.22. При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется как верхний индекс звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой (длина черты - одна треть ширины текстового поля). Символ сноски ставится с абзаца. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы шрифтом N 12 через межстрочный интервал 12 пт. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

5.23. В конце приложения оформляется реквизит подписи вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области. Наименование должности печатается в три строки от левой границы текстового поля через межстрочный интервал 12 пт.

В приложениях к положениям, порядкам, правилам, инструкциям указанный реквизит подписи не оформляется.

5.24. Приложения визируются руководителем органа исполнительной власти или структурного подразделения аппарата, внесшего проект. Реквизит визы руководителя органа исполнительной власти (структурного подразделения аппарата) печатается ниже реквизита подписи вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области в правой части листа шрифтом N 12 и включает в себя наименование должности руководителя, его инициалы, фамилию и личную подпись. Кроме того, приложения визируются сотрудником государственно-правового управления аппарата Губернатора Волгоградской области (далее именуется - государственно-правовое управление).

5.25. Образцы оформления проектов правовых актов приведены в приложении 5.

5.26. Оформленные надлежащим образом проекты правовых актов согласовываются с заинтересованными органами, организациями и должностными лицами. Форма бланка согласования приведена в приложении 6.

5.27. В случае вынесения проекта постановления Администрации Волгоградской области на заочное голосование оформляется лист заочного голосования по форме согласно приложению 7.

6. Порядок издания и регистрации постановлений, распоряжений Губернатора Волгоградской области и постановлений Администрации Волгоградской области

6.1. Оформленные соответствующим образом и согласованные в установленном порядке проекты правовых актов представляются в отдел редакционного и документационного обеспечения для корректирования и редактирования в соответствии с правилами русского языка и последующего направления на подписание.

6.2. Регистрация правовых актов после их подписания осуществляется отделом редакционного и документационного обеспечения в журналах регистрации, а также в электронной системе регистрации правовых актов.

Датой издания постановления, распоряжения Губернатора Волгоградской области считается дата подписания, датой издания постановления Администрации Волгоградской области - дата его принятия на заседании Администрации Волгоградской области, а в случае проведения заочного голосования - дата подписания постановления Губернатором Волгоградской области.

Постановления и распоряжения нумеруются в пределах календарного года арабскими цифрами. Регистрационный номер распоряжения Губернатора Волгоградской области состоит из порядкового номера и строчной буквы "р", проставляемой через дефис. Регистрационный номер постановления Администрации Волгоградской области - из порядкового номера и проставляемой через дефис строчной буквы "п".

При вступлении в должность лица, избранного Губернатором Волгоградской области, а также в случае переименования высшего исполнительного органа государственной власти Волгоградской области нумерация правовых актов, указанных в настоящем пункте, начинается с первого номера.

6.3. Копии правовых актов заверяются печатью отдела редакционного и документационного обеспечения и рассылаются адресатам согласно подписанному исполнителем реестру адресатов для рассылки документа.

Копии правовых актов на бумажном носителе передаются в канцелярию общего отдела аппарата Губернатора Волгоградской области (далее именуется - канцелярия) и рассылаются федеральным органам государственной власти и их территориальным органам, иным органам и организациям.

В структурные подразделения аппарата, органы исполнительной власти Волгоградской области, органы местного самоуправления муниципальных образований Волгоградской области копии правовых актов направляются отделом редакционного и документационного обеспечения в электронном виде.

6.4. Тиражирование и рассылка копий подписанных правовых актов, как правило, производится в течение трех дней с даты поступления их в отдел редакционного и документационного обеспечения.

6.5. Изготовление копий правовых актов в большем количестве экземпляров, чем указано в реестре адресатов для рассылки документа, не разрешается.

6.6. Повторное тиражирование и рассылка копий документов, а также изготовление копий ранее принятых правовых актов допускается только с разрешения вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области.

6.7. Замена ранее разосланных копий правовых актов производится по указанию вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области.

7. Порядок подготовки и издания распоряжений аппарата Губернатора Волгоградской области

7.1. Распоряжения аппарата Губернатора Волгоградской области (далее именуются - распоряжения аппарата) подписываются вице-губернатором - руководителем аппарата Губернатора Волгоградской области.

Вице-губернатор - руководитель аппарата Губернатора Волгоградской области подписывает распоряжения аппарата по вопросам деятельности аппарата Губернатора Волгоградской области в соответствии с Положением об аппарате Губернатора Волгоградской области, утвержденным постановлением Губернатора Волгоградской области от 24 ноября 2014 г. N 182 "Об утверждении Положения об аппарате Губернатора Волгоградской области".

7.2. Требования к оформлению проектов распоряжений аппарата аналогичны требованиям к оформлению правовых актов, изложенным в подразделе 5 настоящего раздела.

7.3. Проекты распоряжений аппарата разрабатываются в структурных подразделениях аппарата.

К указанным проектам распоряжений прилагаются обосновывающие материалы (пояснительные записки, заявления, ходатайства, расчеты, договоры, другие документы) и реестр рассылки распоряжения, подписанный исполнителем.

Проекты распоряжений аппарата, за исключением распоряжений по вопросам командирования работников аппарата Губернатора Волгоградской области в пределах Российской Федерации (далее именуются - распоряжения о командировании):

визируются руководителем структурного подразделения аппарата, подготовившего проект;

при необходимости согласовываются с иными заинтересованными структурными подразделениями аппарата, должностными лицами. В этом случае может оформляться бланк согласования распоряжения аппарата;

визируются работником государственно-правового управления, который также определяет статус распоряжения аппарата (нормативный правовой или индивидуальный правовой акт) и проставляет соответствующую отметку в бланке согласования, а при его отсутствии - на лицевой стороне последнего листа проекта распоряжения аппарата.

Подготовленные и согласованные проекты распоряжений аппарата с необходимыми сопроводительными материалами передаются в отдел редакционного и документационного обеспечения для редактирования и корректирования в соответствии с правилами русского языка и последующего направления для подписания вице-губернатору - руководителю аппарата Губернатора Волгоградской области.

7.4. Подписанные распоряжения аппарата (за исключением распоряжений о командировании) регистрируются в отделе редакционного и документационного обеспечения в журналах регистрации и в электронной системе регистрации правовых актов.

Распоряжения аппарата нумеруются в пределах календарного года. Регистрационный номер состоит из порядкового номера, обозначаемого арабскими цифрами, и проставляемых через дефис строчных букв "ра".

Распоряжения аппарата по вопросам приема, увольнения, перевода работников аппарата Губернатора Волгоградской области, иным кадровым вопросам регистрируются в отдельном журнале. Регистрационный номер таких распоряжений состоит из порядкового номера и проставляемой через дефис строчной буквы "к".

7.5. Распоряжения о командировании готовятся в установленном порядке и передаются на подписание общим отделом.

7.6. Подписанные распоряжения о командировании регистрируются в общем отделе в журнале регистрации распоряжений.

Распоряжения о командировании нумеруются в пределах календарного года. Регистрационный номер состоит из порядкового номера, обозначаемого арабскими цифрами, и проставляемого через дефис буквенного индекса "ком" (например: 1-ком).

7.7. В случае переименования аппарата Губернатора Волгоградской области нумерация распоряжений аппарата, включая распоряжения о командировании, начинается с первого номера.

7.8. Подлинники распоряжений аппарата (за исключением распоряжений о командировании) за текущий и два предыдущих года хранятся в отделе редакционного и документационного обеспечения. Копии указанных распоряжений аппарата заверяются печатью отдела редакционного и документационного обеспечения и рассылаются в соответствии с реестром рассылки, подписанным исполнителем.

Подлинники распоряжений о командировании хранятся в общем отделе.

8. Оформление доверенностей аппарата Губернатора Волгоградской области

Доверенности от имени аппарата Губернатора Волгоградской области выдаются вице-губернатором - руководителем аппарата Губернатора Волгоградской области.

Порядок подготовки и выдачи доверенностей устанавливается распоряжением аппарата.

9. Порядок подготовки и оформления договоров, соглашений, меморандумов и конвенций

Порядок подготовки, оформления и согласования договоров, соглашений, меморандумов и конвенций, заключаемых аппаратом Губернатора Волгоградской области, устанавливается распоряжением аппарата.

10. Оформление протоколов заседания (совещания)

10.1. Протокол заседания (совещания) - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях (совещаниях) коллегиальных совещательных, координационных, экспертных и других органов.

10.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Протоколы могут оформляться в полной и краткой формах. В краткой форме опускается ход обсуждения вопросов и фиксируются только принятые по ним решения.

10.3. В аппарате Губернатора Волгоградской области протоколы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты:

наименование органа исполнительной власти - указывается полное официальное наименование органа исполнительной власти Волгоградской области. Реквизит печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman N 14 без отступа от верхней границы поля документа через одинарный межстрочный интервал и выравнивается по центру;

вид документа - ПРОТОКОЛ. Реквизит печатается шрифтом Times New Roman N 14 полужирной насыщенности прописными буквами, отделяется от предыдущего реквизита двумя одинарными межстрочными интервалами и выравнивается по центру;

вид заседания (совещания) - отделяется от предыдущего реквизита двумя одинарными межстрочными интервалами, печатается шрифтом Times New Roman N 14 обычной насыщенности через одинарный межстрочный интервал и выравнивается по центру;

место проведения заседания (совещания) - указывается при необходимости, печатается через два межстрочных интервала после реквизита "Вид заседания (совещания)", отделяется от него линией и выравнивается по центру;

дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала после предыдущего реквизита. Датой протокола является дата проведения заседания (совещания). Номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы.

10.4. Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются инициалы и фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании, и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 человек (список прилагается).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал либо через интервал 12 пт.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (или РЕШИЛИ):

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов, в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании. При необходимости приводятся итоги голосования: "За -..., против -..., воздержалось -...".

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

10.5. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

Присутствовали:
Первый заместитель Губернатора Волгоградской области			И.О.Фамилия
Заместители Губернатора Волгоградской области			И.О.Фамилия И.О.Фамилия

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Вопросы нумеруются римскими цифрами. Наименование вопроса начинается с предлога "О" ("Об"), печатается по центру и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через одинарный межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

10.6. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.

Подпись председательствующего отделяется от текста тремя одинарными межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через межстрочный интервал 12 пт и выравнивается по левому полю. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.Подпись секретаря заседания (совещания) отделяется от подписи председательствовавшего на заседании одинарным межстрочным интервалом и оформляется аналогично.

10.7. В аппарате Губернатора Волгоградской области оформляются следующие виды протоколов:

протоколы заседаний Администрации Волгоградской области (далее именуются - протоколы заседаний Администрации);

протоколы совещаний у Губернатора Волгоградской области, вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области, первых заместителей Губернатора Волгоградской области, заместителей Губернатора Волгоградской области (далее именуются - протоколы совещаний);

протоколы заседаний различных координационных и совещательных органов (комиссий, советов, комитетов и других).

10.8. Срок подготовки протокола, как правило, не должен превышать 5 дней со дня проведения соответствующего заседания (совещания). Конкретный срок подготовки протокола может определить руководитель, который вел совещание, или председатель постоянно действующего коллегиального органа. Срок оформления протокола также может быть установлен в регламенте работы коллегиального органа.

10.9. Протоколы заседаний Администрации оформляются и регистрируются отделом редакционного и документационного обеспечения. При регистрации протоколам заседаний Администрации присваиваются порядковые номера в пределах календарного года. Указанные протоколы хранятся в отделе редакционного и документационного обеспечения.

10.10. Протоколы совещаний оформляются работниками структурных подразделений аппарата или органов исполнительной власти Волгоградской области, ответственных за проведение совещаний.

Проекты протоколов по итогам совещания у Губернатора Волгоградской области перед представлением на подпись Губернатору Волгоградской области подлежат согласованию с первым заместителем Губернатора Волгоградской области, заместителем Губернатора Волгоградской области согласно сфере ведения.

После подписания протоколы совещаний передаются в контрольное управление аппарата Губернатора Волгоградской области (далее именуется - контрольное управление) для регистрации. Протоколы совещаний регистрируются в системе электронного документооборота в пределах календарного года. Номер протокола совещания состоит из порядкового номера и проставляемого через дефис буквенного кода, представляющего собой инициалы должностного лица, у которого проводилось совещание.

Протоколы совещаний хранятся в контрольном управлении.

Копии протоколов совещаний рассылаются общим отделом заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель рассылки составляет и подписывает работник структурного подразделения аппарата или иного органа исполнительной власти Волгоградской области, ответственного за оформление протокола.

10.11. Протоколы заседаний координационных и совещательных органов оформляются и регистрируются в соответствии с правовыми актами, регламентирующими их деятельность.

10.12. Образцы оформления полного и краткого протоколов представлены в приложении 8.

11. Служебная переписка

11.1. В зависимости от способов передачи деловой информации (по каналам почтовой связи или посредством электросвязи) выделяют следующие виды деловой переписки и их названия: деловое (служебное) письмо, телеграмма, факсограмма (факс), телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение).

11.2. Служебные письма готовятся как:

доклады об исполнении поручений Губернатора Волгоградской области, Администрации Волгоградской области, вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области, первых заместителей Губернатора Волгоградской области, заместителей Губернатора Волгоградской области;

исполнение поручений Губернатора Волгоградской области, вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области и Администрации Волгоградской области по обращениям граждан;

сопроводительные письма к проектам законодательных актов Волгоградской области, проектам правовых актов Губернатора Волгоградской области, Администрации Волгоградской области;

ответы на запросы различных организаций и физических лиц;

инициативные письма.

11.3. При оформлении служебных писем используются следующие реквизиты:

Герб Волгоградской области;

наименование органа исполнительной власти Волгоградской области;

должность лица - автора документа;

справочные данные об органе исполнительной власти Волгоградской области;

адресат;

дата документа;

регистрационный номер документа;

наименование (заголовок) либо аннотация документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

текст документа;

отметка о наличии приложений;

виза;

подпись должностного лица;

отметка об исполнителе.

Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются гербовой печатью, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется отметка о конфиденциальности.

Вышеперечисленные реквизиты оформляются в соответствии с подразделом 2 раздела III Инструкции.

11.4. Служебные письма печатаются на бланках установленного образца.

Служебные письма за подписью руководителей структурных подразделений аппарата по вопросам, входящим в их компетенцию, оформляются на бланках структурных подразделений аппарата.

11.5. При оформлении служебного письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

11.6. В служебных письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый...!" - в начале письма (над текстом) и "С уважением," (по желанию адресанта) в заключительной части письма перед подписью. Этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма.

Текст служебного письма излагается: от 1-го лица множественного числа ("Просим предоставить информацию...", "Направляем на заключение проект..." и др.), от 3-го лица единственного числа ("Аппарат Губернатора Волгоградской области не считает возможным...", "Комитет предлагает рассмотреть возможность..."), на бланках письма должностного лица - от 1-го лица единственного числа ("Прошу Вас представить данные о...", "Считаю возможным принять участие в...").

11.7. Служебные письма адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.

Документ адресуется должностному лицу (руководителю организации) в случае, когда предполагается, что именно это должностное лицо будет принимать решения по вопросам, поставленным в документе. При этом наименование организации входит в наименование должности адресата.

11.8. К проекту служебного письма, подготовленного на официальном бланке, прилагается второй экземпляр проекта письма на чистом листе формата А4, содержащий визы исполнителя письма и иных работников структурных подразделений аппарата, участвовавших в согласовании проекта письма.

11.9. Право подписания служебных писем устанавливается в положениях о структурных подразделениях аппарата и должностных регламентах с учетом особенностей, установленных Инструкцией.

В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания писем при отсутствии руководящих должностных лиц.

11.10. Право подписания служебных писем имеют Губернатор Волгоградской области, вице-губернатор - руководитель аппарата Губернатора Волгоградской области, первые заместители Губернатора Волгоградской области, заместители Губернатора Волгоградской области, заместители руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области, помощники Губернатора Волгоградской области, руководители структурных подразделений аппарата.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.

11.11. Порядок подготовки и согласования служебных писем, направляемых отдельным должностным лицам и государственным органам, устанавливается правовым актом Губернатора Волгоградской области.

11.12. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

В случае если срок подготовки ответных писем не установлен, они должны быть подготовлены в срок, не превышающий 30 дней со дня поступления запроса, обращения в аппарат Губернатора Волгоградской области.

Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений аппарата.

12. Телеграммы

12.1. Телеграммы оформляются на бумаге формата А4 по установленной форме (приложение 9).

12.2. Телеграмма должна иметь следующие обязательные реквизиты:

наименование - телеграмма;

отметка о категории ("Люкс", "Срочная" и т.п.);

адресат - подробный адрес с указанием почтового индекса, позволяющий обеспечить доставку телеграммы адресату, и полное наименование адресата;

текст;

исходящий номер и дата;

подпись.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание), печатается через два интервала прописными буквами без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы дается ссылка на его номер и дату.

Отдельной строкой указываются должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму.

Телеграммы с одним и тем же текстом и подписью, адресованные в несколько пунктов и адресов, могут иметь подпись только на одном экземпляре и копироваться по количеству адресатов. Каждый экземпляр телеграммы заверяется печатью "Для телеграмм".

В нижней части телеграммы под чертой, отделяющей текст телеграммы, указываются исходящий номер и дата, адрес отправителя (просп. им. В.И. Ленина, д. 9, Волгоград, 400098), наименование организации (аппарат Губернатора Волгоградской области). Ниже располагается реквизит подписи должностного лица, отметка об исполнителе.

12.3. Порядок визирования, подписания и регистрации телеграмм аналогичен порядку, установленному для служебных писем.

12.4. При подготовке поздравительных телеграмм от имени Губернатора Волгоградской области действует следующий порядок: проекты телеграмм готовятся помощником Губернатора Волгоградской области и визируются заместителем руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области.

12.5. Телеграммы для отправки принимаются канцелярией в двух экземплярах. Первый экземпляр телеграммы отправляется адресату, второй с подписью должностного лица и визой исполнителя, подготовившего документ, остается в канцелярии.

12.6. Ответственность за своевременную и качественную подготовку телеграмм и соблюдение требований по их оформлению возлагается на руководителей структурных подразделений аппарата, подготовивших телеграммы, а персональная ответственность - на непосредственных исполнителей. Неоформленные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.

12.7. Не рекомендуется дублирование поздравительных телеграмм в один адрес.

12.8. Срочные телеграммы отправляются немедленно. В рабочие дни после 17 ч 30 мин., а также в выходные и праздничные дни телеграммы отправляются работником (дежурным) сектора обеспечения деятельности приемной Губернатора Волгоградской области отдела протокола и обеспечения деятельности приемной Губернатора Волгоградской области аппарата Губернатора Волгоградской области.

При осуществлении телеграфной связи применяется единое учетно-отчетное время - московское.

13. Факсограммы (факс)

13.1. Документы, требующие срочного исполнения, передаются адресату с помощью факсимильной связи.

13.2. Поступающие через факсимильную связь служебные письма и другие документы (факсы) приравниваются к аналогичным официальным документам. При необходимости запрашивается оригинал документа на бумажном носителе.

13.3. Порядок обработки, распределения и прохождения поступающих факсов аналогичен порядку, установленному для документов с отметками, характеризующими степень срочности их исполнения или доставки.

13.4. Поступивший вслед за факсом оригинал документа направляется в подразделение-исполнитель в соответствии с резолюцией руководителя к поступившему ранее факсу.

13.5. Порядок оформления служебных писем, отправляемых структурными подразделениями аппарата через факсимильную связь, и хранения их копий аналогичен порядку, установленному для служебных писем.

13.6. Запрещается передавать посредством факсимильной связи текст документов с пометкой "Для служебного пользования".

13.7. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения аппарата.

IV. Организация документооборота

1. Общие принципы организации документооборота

1.1. Организация документооборота в аппарате Губернатора Волгоградской области основывается на следующих принципах:

централизация операций по приему и отправке документов;

распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);

организация предварительного рассмотрения поступающих документов;

исключение возвратных движений документа, не обусловленных служебной необходимостью;

однократность регистрации документов;

устранение необоснованных согласований проектов документов;

регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов;

внесение конкретных резолюций, точно определяющих исполнителя, поручение и срок исполнения поручений.

1.2. В документообороте аппарата Губернатора Волгоградской области в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются следующие документопотоки: поступающая (входящая) документация, отправляемая (исходящая) документация, внутренняя документация.

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Волгоградской области от 16 сентября 2015 г. N 837 в пункт 1.3 подраздела 1 раздела IV настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.3. В составе поступающей (входящей) документации выделяются:

обращения граждан;

обращения пользователей информацией;

документы, поступившие от органов государственной власти Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, Конституционного Суда Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, Совета Безопасности Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации, Уполномоченного при Президенте Российской Федерации по правам ребенка, Уполномоченного при Президенте Российской Федерации по защите прав предпринимателей, других органов власти и организаций Российской Федерации;

документы, поступившие от Волгоградской областной Думы;

документы, поступившие от органов исполнительной власти Волгоградской области;

документы, поступившие от других органов государственной власти, органов местного самоуправления Волгоградской области и иных субъектов Российской Федерации;

документы, поступившие от других юридических и физических лиц, расположенных на территории Российской Федерации;

документы, поступившие от иностранных корреспондентов.

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Волгоградской области от 16 сентября 2015 г. N 837 в пункт 1.4 подраздела 1 раздела IV настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.4. В аппарате Губернатора Волгоградской области доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи, электросвязи и курьерской связи (нарочным), а также с использованием системы МЭДО.

2. Прием и первичная обработка поступающих документов

2.1. Вся корреспонденция, поступившая в аппарат Губернатора Волгоградской области, принимается и учитывается централизованно в канцелярии.

2.2. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, приложений к ним, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Конверты с пометкой "Лично" передаются адресатам в закрытом виде.

2.3. При обнаружении некомплектности или повреждения документа составляется акт в трех экземплярах: первый остается в канцелярии, второй приобщается к поступившему материалу, а третий направляется отправителю документа.

На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа делается отметка "Документ получен в поврежденном виде".

2.4. Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов. Неправильно адресованные или оформленные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

2.5. Все входящие документы проходят первичную сортировку на подлежащие и не подлежащие регистрации. Не подлежат регистрации следующие виды документов:

документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, - пригласительные, поздравительные письма и телеграммы, билеты;

планы и программы семинаров, конференций, симпозиумов и других подобных мероприятий;

документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые и финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма;

рекламные документы, коммерческие предложения;

печатные издания;

унифицированные формы и бланки документов;

другие виды документов.

2.6. Из общего потока входящих документов выделяются:

обращения и запросы граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, - для передачи их в отдел по работе с обращениями граждан и организаций аппарата Губернатора Волгоградской области (далее именуется - отдел по работе с обращениями граждан и организаций);

документы по вопросам, относящимся к компетенции координационных и совещательных органов при Губернаторе Волгоградской области, - для передачи их в соответствующие координационные и совещательные органы (их рабочие аппараты);

документы, поступившие в канцелярию, но адресованные органам исполнительной власти Волгоградской области, - для передачи их в соответствующие органы исполнительной власти;

документы, требующие обязательного рассмотрения Губернатором Волгоградской области, вице-губернатором - руководителем аппарата Губернатора Волгоградской области, первыми заместителями Губернатора Волгоградской области, заместителями Губернатора Волгоградской области;

документы, не требующие обязательного рассмотрения Губернатором Волгоградской области, вице-губернатором - руководителем аппарата Губернатора Волгоградской области, первыми заместителями Губернатора Волгоградской области, заместителями Губернатора Волгоградской области и передаваемые непосредственно в структурные подразделения аппарата.

3. Предварительное рассмотрение документов

3.1. Канцелярией проводится предварительное рассмотрение документов в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения Губернатором Волгоградской области, вице-губернатором - руководителем аппарата Губернатора Волгоградской области, первыми заместителями Губернатора Волгоградской области, заместителями Губернатора Волгоградской области.

3.2. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

3.3. Результатом предварительного рассмотрения является направление документа на вынесение резолюции [поручения (указания) по исполнению документа].

3.4. Документы, требующие рассмотрения Губернатором Волгоградской области, вице-губернатором - руководителем аппарата Губернатора Волгоградской области, первыми заместителями Губернатора Волгоградской области, заместителями Губернатора Волгоградской области, направляются в соответствующие приемные согласно распределению обязанностей между Губернатором Волгоградской области, вице-губернатором - руководителем аппарата Губернатора Волгоградской области, первыми заместителями Губернатора Волгоградской области, заместителями Губернатора Волгоградской области, установленному правовым актом.

3.5. Документы по вопросам, не требующим рассмотрения Губернатором Волгоградской области, вице-губернатором - руководителем аппарата Губернатора Волгоградской области, первыми заместителями Губернатора Волгоградской области, заместителями Губернатора Волгоградской области, направляются непосредственно в структурные подразделения аппарата.

3.6. В ходе предварительного рассмотрения документов канцелярией из общего потока документов выделяются документы с отметками "Срочно", "Оперативно" или документы, имеющие очень сжатые сроки исполнения. В верхней части первого листа такого документа ставится штамп красного цвета "Срок!".

4. Регистрация поступающих (входящих) документов

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Волгоградской области от 16 сентября 2015 г. N 837 в пункт 4.1 подраздела 4 раздела IV настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.1. Поступившие (входящие) документы, подлежащие регистрации, после их предварительной обработки регистрируются канцелярией. Регистрация поступивших (входящих) документов производится независимо от способа их доставки [почтовой связью, фельдъегерской связью, электросвязью или курьерской связью (нарочным), по системе МЭДО], передачи или создания.

Передача документов Губернатору Волгоградской области, вице-губернатору - руководителю аппарата Губернатора Волгоградской области, первым заместителям Губернатора Волгоградской области, заместителям Губернатора Волгоградской области без регистрации в канцелярии не допускается.

Документы регистрируются в день их поступления либо, в случае если документы поступили после 16 часов или в нерабочее время, - на следующий рабочий день. Документы с отметкой "Срок!" регистрируются незамедлительно.

Регистрация документов производится в пределах выделенных документопотоков. В качестве отдельных регистрируемых массивов документов выделяются: документы, поступающие из вышестоящих органов власти, от зарубежных корреспондентов, обращения граждан.

На поступающих (входящих) документах на бумажном носителе, подлежащих регистрации, в нижней части первого листа документа проставляется отметка о поступлении документа с указанием даты и входящего регистрационного номера, являющихся уникальным идентификатором документа в системе управления документами.

4.2. При регистрации входящим документам присваивается регистрационный номер, состоящий из:

индекса структурного подразделения аппарата, определяемого при предварительном рассмотрении документа канцелярией и присваиваемого в соответствии с классификатором структурных подразделений аппарата;

проставляемого через дефис индекса дела по номенклатуре дел канцелярии;

проставляемого через косую черту порядкового номера документа в пределах календарного года.

Например: N 03-2/16023.

4.3. В целях учета и поиска документов при регистрации документа вносится следующая информация:

тип документа;

краткое содержание документа;

дата документа;

номер документа;

адресант;

должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

адресат;

вид доставки документа;

количество листов;

состав приложения;

индекс структурного подразделения аппарата;

индекс дела;

регистрационный номер;

дата регистрации;

сведения о документах, связанных с ним.

4.4. Зарегистрированные документы и другая корреспонденция доставляются работниками канцелярии в приемные Губернатора Волгоградской области, вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области, первых заместителей Губернатора Волгоградской области, заместителей Губернатора Волгоградской области и в структурные подразделения аппарата в 10 ч 30 мин., 15 ч 30 мин., 17 ч 00 мин. Телеграммы, федеральные правовые акты, документы с пометкой "Для служебного пользования", проекты законов, представляемые Волгоградской областной Думой на подписание Губернатору Волгоградской области, а также документы финансового управления аппарата Губернатора Волгоградской области доставляются под подпись.

Срочная корреспонденция, поступившая после 17 ч 30 мин., доставляется работнику (дежурному) сектора обеспечения деятельности приемной Губернатора Волгоградской области отдела протокола и обеспечения деятельности приемной Губернатора Волгоградской области аппарата Губернатора Волгоградской области.

5. Порядок рассмотрения документов и доведения их до исполнителей

5.1. Корреспонденция, поступившая в приемные, должна рассматриваться руководством в день ее доставки.

5.2. Поручения по исполнению документов оформляются в виде резолюций. В состав резолюции включаются следующие обязательные элементы: инициалы, фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, личная подпись руководителя и ее расшифровка, дата резолюции.

Резолюция пишется на бланке поручения или на первом листе документа.

Поручение об исполнении документа дается, как правило, одному должностному лицу. Если поручение об исполнении поступившего документа дается нескольким лицам, то лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем, остальные лица - соисполнителями.

5.3. Документы с отметкой "Срок!" рассматриваются оперативно. В случае невозможности немедленного оформления резолюции по документу у Губернатора Волгоградской области, вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области, первых заместителей Губернатора Волгоградской области, заместителей Губернатора Волгоградской области заместитель руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области, осуществляющий координацию и контроль деятельности помощников Губернатора Волгоградской области, руководитель соответствующего секретариата согласовывает кандидатуру ответственного исполнителя в рабочем порядке (по телефону) либо определяет его самостоятельно.

5.4. После рассмотрения документа поручение Губернатора Волгоградской области, вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области, первых заместителей Губернатора Волгоградской области, заместителей Губернатора Волгоградской области в соответствии с резолюцией вносится в регистрационно-контрольную карточку (далее именуется - РКК). В первую очередь вносятся резолюции по документам с отметкой "Срок!".

Работа в РКК осуществляется только под собственным идентификатором и паролем пользователя.

5.5. Документы с отметками "Срок!" доводятся секретариатом до сведения ответственных исполнителей (посредством факса, электронной почты). Если исполнителями документов являются структурные подразделения аппарата или органы исполнительной власти Волгоградской области, то сообщается о направлении данного документа в системе электронного документооборота.

Время прохождения документа с отметкой "Срок!" с момента поступления его в приемную до момента получения исполнителем в системе электронного документооборота, по факсу, электронной почте должно составлять не более одного часа.

5.6. Документы, которые направляются нескольким исполнителям передаются им в копиях. Подлинник документа передается ответственному исполнителю, соисполнителям направляются копии.

На оригиналах документов, направляемых в подведомственные организации, ставится штамп "Подлежит возврату".

5.7. Документы на бумажном носителе, в том числе документы с поручениями Губернатора Волгоградской области, вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области, первых заместителей Губернатора Волгоградской области, заместителей Губернатора Волгоградской области, в соответствии с реестром адресатов для рассылки документа направляются для исполнения в структурные подразделения аппарата и в органы исполнительной власти Волгоградской области через канцелярию.

5.8. Передача зарегистрированного документа из одного структурного подразделения аппарата в другое в случае переадресования производится канцелярией с переоформлением резолюции должностным лицом, поручившим рассмотреть документ.

5.9. Прием и учет поступивших в органы исполнительной власти Волгоградской области документов, зарегистрированных в канцелярии, осуществляется специалистами данных органов исполнительной власти Волгоградской области.

6. Работа исполнителя с поступившими (входящими) документами

6.1. Структурные подразделения аппарата или непосредственный исполнитель (соисполнитель) получают входящие документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день).

Руководители структурных подразделений аппарата организуют исполнение поступивших документов. Рассмотрение документов производится, как правило, в день их поступления в структурное подразделение аппарата.

6.2. Если исполнение документа поручено нескольким исполнителям, то ответственный исполнитель несет ответственность за исполнение поручения, ему предоставлено право созыва соисполнителей и координации их работы.

Соисполнители представляют ответственному исполнителю предложения в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения в целом, согласно своей сфере ведения. Ответственный исполнитель определяет порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. При необходимости исполнения поручения в сжатые сроки ответственный исполнитель организует исполнение поручения в оперативном порядке, для чего создает рабочие группы и проводит согласительные совещания.

6.3. Работники структурных подразделений аппарата в процессе исполнения входящего документа осуществляют:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта отправляемого (исходящего) документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в аппарате Губернатора Волгоградской области;

согласование проекта отправляемого (исходящего) документа с заинтересованными лицами;

доработку проекта отправляемого (исходящего) документа по замечаниям, полученным в ходе согласования;

в необходимых случаях подготовку списка рассылки отправляемого (исходящего) документа;

представление проекта отправляемого (исходящего) документа на подпись руководителю;

регистрацию отправляемого (исходящего) документа в системе электронного документооборота.

6.4. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему входящих документов и подготовленных проектов отправляемых документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

6.5. Ответственность за своевременность исполнения, учет и сохранность служебных документов, поступивших на имя Губернатора Волгоградской области, вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области, первых заместителей Губернатора Волгоградской области, заместителей Губернатора Волгоградской области, несут руководители и сотрудники структурных подразделений аппарата.

6.6. Исполненные в установленный срок документы передаются в канцелярию для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Отметка об исполнении документа включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующие о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; подпись и дату.

7. Организация работы с отправляемыми (исходящими) документами

7.1. Ответственность за составление и оформление отправляемого (исходящего) документа возлагается на головного исполнителя документа (структурное подразделение аппарата или должностное лицо).

7.2. Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

7.3. До представления на подпись руководителю ответственный исполнитель проверяет правильность оформления отправляемого (исходящего) документа, его адресования, наличие необходимых виз, приложений.

7.4. Отправляемые (исходящие) документы, подписанные руководителем, передаются на регистрацию.

Сведения о регистрируемых отправляемых (исходящих) документах вносятся в РКК.

Регистрация исходящих писем, подписанных Губернатором Волгоградской области, осуществляется работниками сектора обеспечения деятельности приемной Губернатора Волгоградской области отдела протокола и обеспечения деятельности приемной Губернатора Волгоградской области аппарата Губернатора Волгоградской области.

Регистрация исходящих писем, подписанных вице-губернатором - руководителем аппарата Губернатора Волгоградской области, первыми заместителями Губернатора Волгоградской области, заместителями Губернатора Волгоградской области, осуществляется работниками приемных вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области, первых заместителей Губернатора Волгоградской области, заместителей Губернатора Волгоградской области.

Регистрация исходящих писем, подписанных руководителями структурных подразделений аппарата, осуществляется работниками соответствующих структурных подразделений аппарата.

Не допускается регистрация исходящих служебных писем при отсутствии всех необходимых согласований (виз) соответствующих должностных лиц.

7.5. Регистрация отправляемых (исходящих) документов осуществляется в день их подписания или на следующий рабочий день.

7.6. Регистрационный номер и дата отправляемого (исходящего) документа проставляются на подлиннике документа, оформленного на бумажном носителе, в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле структурного подразделения аппарата.

7.7. Копия отправляемого (исходящего) документа с приложениями заверяется отметкой "Верно: должность, подпись, расшифровка подписи лица, наделенного данными полномочиями, дата" и подшивается в дело (входящий документ передается в канцелярию на хранение в дело вместе с документом-ответом).

7.8. Отправку исходящей корреспонденции на бумажном носителе осуществляет канцелярия. При получении документов для отправки работники канцелярии проверяют наличие подписей, исходящих номеров, а на письмах-ответах - ссылки на номер и дату письма-запроса, наличие приложений, указанных в основном или сопроводительном документе, правильность оформления отправляемых (исходящих) документов, производят их сортировку по способу отправления (простая, заказная, международная). Неправильно оформленные отправляемые (исходящие) документы и документы неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.

7.9. Исходящие документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочные исходящие документы подлежат отправке в первую очередь. В случае направления копии отправляемого (исходящего) документа средствами факсимильной связи или электронным сообщением адресату досылается подлинник документа.

7.10. Исходящие документы, отправляемые средствами почтовой связи, проходят упаковку, адресование [при направлении документа более чем в четыре адреса - в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем отправляемого (исходящего) документа], проставление стоимости почтовых услуг и передачу в почтовое отделение связи. Исходящие документы, отправляемые средствами почтовой связи в один адрес, вкладываются в один конверт. На исходящие документы заказного характера составляется реестр, который затем возвращается в канцелярию с распиской работников почтового отделения связи.

Обработка исходящих документов для отправки средствами почтовой связи осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи", для отправки телеграфной связью - в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222 "Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи".

7.11. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки, согласования, подписания и регистрации соответствует прохождению отправляемых (исходящих) документов, а на этапе приема, регистрации, рассмотрения, контроля исполнения, исполнения, направления в дело, хранения - поступающих (входящих) документов.

8. Переписка с иностранными корреспондентами, дипломатическими и торговыми представительствами Российской Федерации, Министерством иностранных дел Российской Федерации

8.1. Переписка с органами власти, дипломатическими и торговыми представительствами зарубежных стран, посольствами, торговыми представительствами Российской Федерации за рубежом и с другими иностранными корреспондентами осуществляется по согласованию с комитетом экономики Волгоградской области (далее именуется - облкомэкономики).

8.2. Проект обращения к корреспондентам, перечисленным в пункте 8.1, разрабатывается органом исполнительной власти Волгоградской области или структурным подразделением аппарата, согласовывается с первым заместителем Губернатора Волгоградской области, заместителем Губернатора Волгоградской области согласно сфере ведения и представляется на согласование в облкомэкономики с приложением материалов, свидетельствующих о необходимости направления такого обращения.

8.3. Облкомэкономики в течение трех дней рассматривает проект обращения и согласовывает его, либо указывает на необходимость его доработки, либо отказывает в согласовании с указанием причин отказа.

8.4. В случае согласования проекта обращения облкомэкономики исполнитель обеспечивает оформление обращения, его подписание и направление в установленном порядке адресату. Копия такого обращения направляется в облкомэкономики одновременно с направлением обращения адресату.

8.5. В случае необходимости доработки проекта обращения исполнитель обеспечивает его доработку и представляет проект обращения на повторное рассмотрение в облкомэкономики.

8.6. Официальный перевод на иностранный язык документов, отправляемых иностранным корреспондентам, и перевод на русский язык документов, получаемых от иностранных корреспондентов, осуществляет уполномоченная в установленном порядке организация.

8.7. Корреспонденция, поступающая в аппарат Губернатора Волгоградской области на иностранном языке, передается для предварительной оценки в облкомэкономики.

9. Использование штампов с факсимильным воспроизведением подписи (факсимиле)

9.1. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи (факсимиле) могут иметь Губернатор Волгоградской области, вице-губернатор - руководитель аппарата Губернатора Волгоградской области, первые заместители Губернатора Волгоградской области, заместители Губернатора Волгоградской области.

9.2. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи (факсимиле) Губернатора Волгоградской области, вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области, первых заместителей Губернатора Волгоградской области, заместителей Губернатора Волгоградской области могут использоваться для заверения следующих документов:

Почетных грамот Губернатора Волгоградской области и Благодарственных писем Губернатора Волгоградской области;

поздравительных, приветственных писем;

приглашений;

информационных писем, извещений и уведомлений.

9.3. В целях оперативного рассмотрения документов штампы с факсимильным воспроизведением подписи (факсимиле) Губернатора Волгоградской области, вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области, первых заместителей Губернатора Волгоградской области могут использоваться при оформлении резолюции указанных должностных лиц.

В этом случае заместитель руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области, осуществляющий координацию и контроль деятельности помощников Губернатора Волгоградской области, руководитель соответствующего секретариата используют штампы с факсимильным воспроизведением подписи (факсимиле) Губернатора Волгоградской области, вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области, первых заместителей Губернатора Волгоградской области для заверения резолюции к документу после согласования (в том числе по телефону или путем использования иных средств связи) с указанными должностными лицами кандидатуры ответственного исполнителя и соисполнителей, содержания поручения и сроков его исполнения.

9.4. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи (факсимиле) заместителей Губернатора Волгоградской области могут использоваться руководителями соответствующих секретариатов только при оформлении резолюции по документу с отметкой "Срок!" после согласования (в том числе по телефону или путем использования иных средств связи) с заместителем Губернатора Волгоградской области кандидатуры ответственного исполнителя и соисполнителей, содержания поручения и срока его исполнения.

10. Учет и анализ объема документооборота

10.1. Учет объема документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.

Анализ объема документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в аппарат Губернатора Волгоградской области и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

10.2. Данные о количестве документов анализируются, обобщаются общим отделом в виде справок (отчетов).

10.3. Учет количества документов проводится по регистрационным данным в канцелярии.

За единицу учета количества документов принимается один экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

Учет копируемых и тиражируемых документов ведется отдельно по учетным данным сотрудников общего отдела, осуществляющих данную работу, для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании, нормирования труда.

При учете отправляемых (исходящих) документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

V. Рассмотрение обращений граждан

Рассмотрение обращений граждан осуществляется в соответствии с положением, утверждаемым правовым актом Губернатора Волгоградской области.

VI. Контроль за исполнением документов

Контроль за исполнением документов в аппарате Губернатора Волгоградской области осуществляется в соответствии с порядком осуществления контроля за исполнением поручений Губернатора Волгоградской области, Администрации Волгоградской области, вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области, утвержденным правовым актом Губернатора Волгоградской области.

VII. Техническое обеспечение работы с документами

1. Печатание документов

1.1. Печатание документов осуществляется работниками общего отдела, структурных подразделений аппарата с использованием компьютерной и машинописной техники с соблюдением требований Инструкции.

1.2. В первую очередь в общем отделе печатаются проекты правовых актов, материалы к совещаниям у Губернатора Волгоградской области, вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области, первых заместителей Губернатора Волгоградской области, заместителей Губернатора Волгоградской области, а также другие документы, связанные с обеспечением деятельности Губернатора Волгоградской области.

1.3. В случае если документ первоначально готовился в структурном подразделении аппарата или в органе исполнительной власти Волгоградской области с использованием компьютера, исполнитель представляет его в общий отдел в электронном виде.

1.4. Документы в электронном виде принимаются в формате текстового редактора Microsoft Word.

1.5. Печатание документов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров.

На последней странице отпечатанного документа в левом нижнем углу проставляется наименование файла специалиста, печатавшего документ.

1.6. В общем отделе, других структурных подразделениях аппарата черновики и испорченные экземпляры отпечатанных документов уничтожаются.

2. Копирование (тиражирование) документов

2.1. Копировально-множительные работы в аппарате Губернатора Волгоградской области осуществляются сотрудниками общего отдела. Для копирования сдаются только служебные документы и материалы.

2.2. Ответственность за размножение документов возложена на начальника общего отдела. Заказы на размножение документов принимают и исполняют сотрудники общего отдела, которые несут персональную ответственность за копирование документов.

Учет копируемых документов ведется на основании заказов, оформляемых в соответствии с приложением 10, которые хранятся в общем отделе в течение года, после чего уничтожаются.

2.3. Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов.

Документы, материалы передаются на размножение в несброшюрованном виде.

2.4. Тираж размноженных материалов должен соответствовать заказу. Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с подлинником документа. О выполнении работы на бланке заказа делается соответствующая отметка.

2.5. Многотиражные либо многостраничные материалы размножаются, как правило, в уменьшенном виде и с оборотом.

2.6. Копированию подлежат, как правило, первые экземпляры документов и рукописные тексты, отвечающие необходимым техническим требованиям. Они должны быть напечатаны четко и разборчиво черным цветом на стандартных листах бумаги формата А4.

2.7. Сотрудники общего отдела несут ответственность за соответствие количества снятых копий документов получаемым заказам. Несрочные заказы выполняются в порядке их поступления.

2.8. Срочность выполнения заказов на размножение документов определяется начальником общего отдела.

3. Выполнение стенографических работ

3.1. Стенографические работы в аппарате Губернатора Волгоградской области осуществляются с использованием звукозаписывающей техники.

3.2. Аудиозапись мероприятий осуществляется специалистом отдела организации электронного документооборота и технического обеспечения мероприятий аппарата Губернатора Волгоградской области.

3.3. Расшифровка аудиозаписи и печатание стенограмм мероприятий с участием Губернатора Волгоградской области, вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области осуществляются работниками контрольного управления.

Стенограммы печатаются в одном экземпляре, который направляется контрольным управлением в структурное подразделение аппарата, ответственное за организацию этого мероприятия и находится на хранении в данном структурном подразделении аппарата.

Стенограммы заседаний Администрации Волгоградской области в одном экземпляре передаются контрольным управлением в отдел редакционного и документационного обеспечения.

3.4. При проведении мероприятий одним из первых заместителей Губернатора Волгоградской области, заместителей Губернатора Волгоградской области оформление стенограмм осуществляется структурным подразделением аппарата, определенным ответственным за организацию мероприятия.

Стенограммы мероприятий печатаются в одном экземпляре и находятся на хранении в структурном подразделении аппарата, ответственном за организацию мероприятия.

3.5. Не допускается передиктовка напечатанного текста, а также диктовка цифровых материалов, пофамильных списков, передача текстовых писем, таблиц и другой информации по телефону.

VIII. Документальный фонд аппарата Губернатора Волгоградской области

1. Организация работы с документами в делопроизводстве

Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в сектор архива общего отдела аппарата Губернатора Волгоградской области (далее именуется - сектор архива) в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу, делопроизводству Федерального архивного агентства и Губернатором Волгоградской области.

Основными видами работ, обеспечивающих правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

2. Разработка и ведение номенклатуры дел

2.1. Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения.

2.2. В аппарате Губернатора Волгоградской области составляются номенклатуры дел структурных подразделений аппарата и сводная номенклатура дел аппарата Губернатора Волгоградской области (далее именуется - номенклатура дел аппарата).

2.3. Номенклатура дел структурного подразделения аппарата составляется лицом, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении аппарата, согласовывается с сектором архива, подписывается руководителем структурного подразделения аппарата и представляется в общий отдел.

Вновь созданное структурное подразделение аппарата обязано в месячный срок разработать свою номенклатуру дел и представить ее в общий отдел.

2.4. Номенклатура дел аппарата составляется общим отделом на основе номенклатур дел структурных подразделений аппарата.

2.5. Номенклатура дел аппарата визируется заместителем руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области, курирующим вопросы делопроизводства, начальником общего отдела, заведующим сектором архива и после согласования экспертной комиссией аппарата Губернатора Волгоградской области (далее именуется - ЭК аппарата) направляется на согласование в экспертно-проверочную и методическую комиссию комитета культуры Волгоградской области (далее именуется - ЭПМК), после чего утверждается вице-губернатором - руководителем аппарата Губернатора Волгоградской области.

2.6. Номенклатура дел аппарата согласовывается с ЭПМК не реже одного раза в 5 лет. В случае изменения функций и структуры аппарата Губернатора Волгоградской области разрабатывается новая номенклатура дел аппарата, которая подлежит согласованию с ЭПМК в установленном порядке.

2.7. Номенклатура дел аппарата готовится не менее чем в трех экземплярах: 1-й подлинный экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в соответствующее номенклатурное дело, 2-й подлинный экземпляр направляется в государственное казенное учреждение "Государственный архив Волгоградской области" и 3-й экземпляр - копия, заверенная в установленном порядке, используется как рабочий экземпляр в секторе архива.

2.8. Номенклатура дел аппарата в конце каждого года уточняется и после согласования с ЭК аппарата утверждается и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.

Наименованиями разделов номенклатуры дел аппарата являются названия структурных подразделений аппарата. Разделы номенклатуры дел аппарата располагаются в соответствии с утвержденной структурой аппарата Губернатора Волгоградской области.

2.9. В номенклатуру дел аппарата включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы аппарата Губернатора Волгоградской области. В пределах каждого раздела номенклатуры дел документы располагаются по тематическим группам, группы - по номинальному признаку в логической связи и последовательности.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

2.10. Номенклатура дел структурного подразделения аппарата и номенклатура дел аппарата оформляются согласно приложениям 11 и 12 соответственно. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.

В графе 1 "Индекс дела" указываются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в аппарате Губернатора Волгоградской области цифрового обозначения структурного подразделения аппарата и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения аппарата. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения аппарата, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

В номенклатуре дел аппарата рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений аппарата, для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 "Заголовок дела" включаются заголовки дел, отражающих основное содержание и состав документов дела.

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и тому подобное), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал регистрации и так далее) или разновидности документов (постановления, распоряжения и так далее);

название структурного подразделения аппарата (автор документа);

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

даты (период), к которым относятся документы дела;

указание на копийность документов.

Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки и другое), например: "Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, сводки, аналитические справки)".

Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу, например: "Документы к постановлениям Губернатора Волгоградской области (проекты постановлений, бланки согласования, стенограммы, заключения и другое)".

В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, указывается эта разновидность документов во множественном числе.

Название автора документа указывается кратко или приводится его общее видовое название, например: "Постановления Администрации Волгоградской области".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому(им) вопросу(ам) она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например: "Переписка с органами местного самоуправления по основному направлению деятельности".

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами (более трех), последние не перечисляются, например: "Переписка по вопросам реализации основных мероприятий по противодействию коррупции на территории Волгоградской области".

В заголовках дел, содержащих переписку с конкретным корреспондентом или двумя-тремя разнородными корреспондентами, указываются конкретные корреспонденты, например: "Переписка с Аппаратом Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации по вопросам работы с общественными объединениями" или "Переписка с Администрацией Президента Российской Федерации, Аппаратом Правительства Российской Федерации по вопросам социально-экономической политики".

Если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например: "Переписка с главами муниципальных районов и городских округов Волгоградской области по вопросам социальной защиты населения".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например: "Годовой бухгалтерский отчет аппарата Губернатора Волгоградской области".

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность, например: "Распоряжения аппарата Губернатора Волгоградской области. Копии".

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558.

В графе 5 "Примечание" указываются уточнения сроков хранения документов, названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2013 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган исполнительной власти Волгоградской области для продолжения и другие отметки.

Если в течение года в аппарате Губернатора Волгоградской области возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру соответствующего структурного подразделения аппарата и в номенклатуру дел аппарата. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

3. Формирование дел

3.1. Формирование документов в дела в структурных подразделениях аппарата осуществляется согласно выпискам из соответствующих разделов номенклатуры дел аппарата с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения.

3.2. При формировании дела проверяются: правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и полнота документов, наличие на документах подписей, виз, дат, регистрационных номеров, справок или отметок об исполнении, о списании "В дело" и другое. Неправильно оформленные документы должны быть дооформлены, а затем помещены (подшиты) в дело.

3.3. При формировании дел в структурных подразделениях аппарата необходимо соблюдать следующие правила:

помещать в дело только исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;

помещать вместе все документы, относящиеся к решению одного вопроса;

помещать приложения вместе с основными документами;

группировать в дело документы одного календарного года (исключение составляют личные и переходящие дела);

отдельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

помещать в дела телеграммы, телефонограммы, ксерокопии факсограмм (при необходимости включения факсограммы в дело);

помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись, отметку об исполнении и другие реквизиты);

не подшивать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);

по объему дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 сантиметров (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 сантиметров). При превышении данного объема заводится очередной том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Том N 1", "Том N 2" и так далее.

3.4. В исключительных случаях если при формировании дела возникает необходимость приобщить в дело копию документа, то на копии делается отметка о заверении копии в соответствии с подпунктом 2.3.19 настоящей Инструкции.

3.5. Указы, законы, постановления и другие акты высших органов государственной власти Российской Федерации группируются в дела по названиям их видов в хронологическом порядке вместе с относящимися к ним приложениями.

3.6. Постановления Администрации Волгоградской области, постановления и распоряжения Губернатора Волгоградской области, распоряжения аппарата Губернатора Волгоградской области по основной деятельности группируются в дела отдельно от постановлений и распоряжений по личному составу.

3.7. Дела с подлинными постановлениями Администрации Волгоградской области, протоколами заседаний Администрации Волгоградской области, постановлениями, распоряжениями Губернатора Волгоградской области, распоряжениями аппарата Губернатора Волгоградской области формируются отделом редакционного и документационного обеспечения.

3.8. Дела с подлинными документами по подготовке и проведению поездок, встреч, официальных приемов и визитов Губернатора Волгоградской области формируются и сдаются в сектор архива структурными подразделениями аппарата, организовывавшими указанные мероприятия.

3.9. Документы внутри дела располагаются в хронологическом порядке в логической последовательности решения вопроса и с учетом степени важности документов.

При хронологическом порядке расположения документов постоянного срока хранения более ранние по времени поступления документы помещаются в начале дела. В делах временного срока хранения последовательность расположения документов может быть обратной (то есть более ранние документы помещаются в конце дела, а более поздние - в его начале).

3.10. В дела с перепиской документы подшиваются по дате поступающего (инициативного) документа, при этом отправляемый (ответный) документ помещается после поступающего (инициативного).

3.11. Обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в дела отдельно от других документов. При этом каждое обращение и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу и систематизируются по возрастанию номеров отделом по работе с обращениями граждан и организаций.

4. Оформление дел

4.1. Дела аппарата Губернатора Волгоградской области подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.

4.2. Оформление дел в текущем производстве осуществляется сотрудниками соответствующих структурных подразделений аппарата.

Обложка дела оформляется в соответствии с приложением 13.

На обложке дела указываются следующие реквизиты:

наименование организации - аппарат Губернатора Волгоградской области; наименование структурного подразделения аппарата; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); срок хранения дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

наименование организации указывается полностью в именительном падеже - "Аппарат Губернатора Волгоградской области";

наименование структурного подразделения аппарата указывается в соответствии с утвержденной структурой аппарата Губернатора Волгоградской области;

индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел аппарата;

заголовок дела - переносится из номенклатуры дел аппарата, согласованной с ЭПМК (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера постановлений, распоряжений, виды и формы отчетности и другое);

дата дела - указываются даты заведения и окончания дела в делопроизводстве.

В качестве крайних дат для поступающих документов приняты даты поступающей регистрации, для отправляемых и внутренних - даты составления или подписания.

Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов, датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Крайней датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.

Планы, отчеты, сметы, штатные расписания имеют крайние даты, на которые или за которые они составлены, а не даты составления или подписания.

Крайними датами личного дела являются даты подписания постановлений, распоряжений о приеме и увольнении сотрудника, на которого оно заведено.

Для журналов регистрации, учета крайние даты определяются первой и последней записями.

Дату(ы) оформляют словесно-цифровым способом.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного срока хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает: подшивку или переплет, нумерацию листов в делах, составление листа-заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов, оформление обложки дела. Полным оформлением дел постоянного срока хранения и по личному составу занимается сектор архива.

4.3. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме внутренней описи и листа заверителя дела) нумеруются арабскими цифрами простым карандашом в возрастающем порядке номеров начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа. Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются в следующем порядке: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (формата A3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и другими документами) нумеруется как один лист, в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается уточнение.

Например: "На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа".

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается уточнение. Например: "Лист 7 - карта-склейка из 10 листов".

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и другое), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

4.4. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела по форме согласно приложению 14. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и тому подобное).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью (без учета количества листов внутренней описи).

4.5. Реквизит "Срок хранения дела" переносится на обложку дела из номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558.

На делах постоянного срока хранения пишется: "Хранить постоянно".

4.6. Для учета документов определенных категорий постоянного срока хранения и по личному составу, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и прочее), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного срока хранения и дела по личному составу, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по форме согласно приложению 15 и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

4.7. При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями, других изменениях) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты, и при необходимости составляется новая итоговая запись.

4.8. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (скрепки, скобы) из документов удаляются.

Резолюции руководства, поручения, оформленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления.

В делах постоянного срока хранения подлежат изъятию дубликаты документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела постоянного срока хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229х324 миллиметра. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.

При оформлении дел необходимо применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры применять не следует.

Дела временного (до 10 лет) срока хранения подлежат частичному оформлению: дела хранятся в папках-скоросшивателях, мягких обложках, допускается не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

4.9. По окончании года на обложках дел постоянного срока хранения и по личному составу вносятся уточнения: уточняются даты дела, при несоответствии заголовка дела на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

5. Организация оперативного хранения документов

5.1. С момента заведения и до передачи в сектор архива документы постоянного срока хранения и по личному составу хранятся в структурных подразделениях аппарата по месту их формирования в дела.

5.2. Руководители структурных подразделений аппарата и ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях аппарата обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

5.3. Дела, находящиеся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах и столах, обеспечивающих полную сохранность документов, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

5.4. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой помещается на дверце шкафа с внутренней стороны. На корешках обложек дел указываются номера дел по номенклатуре.

5.5. Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях в соответствии с законодательством Российской Федерации и проводится с разрешения вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области с обязательным помещением в дело заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.

6. Порядок передачи документов на хранение в архив, экспертиза ценности документов

6.1. Документы аппарата Губернатора Волгоградской области являются государственной собственностью Волгоградской области и после проведения экспертизы их ценности в установленном порядке подлежат обязательной передаче на государственное хранение в государственное казенное учреждение Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области" как государственная часть архивного фонда Волгоградской области.

6.2. Подготовка документов к передаче на государственное хранение включает работу по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

6.3. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности с целью определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Основные критерии: происхождение, содержание, внешние особенности документа.

6.4. Экспертиза ценности документов проводится на основе:

законодательства Российской Федерации и Волгоградской области об архивном деле и документационном обеспечении;

нормативно-методических документов Федерального архивного агентства и комитета культуры Волгоградской области.

6.5. Экспертиза ценности документов в аппарате Губернатора Волгоградской области проводится:

в делопроизводстве - при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и при подготовке к передаче дел в сектор архива;

в секторе архива - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

6.6. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно сотрудниками структурных подразделений аппарата под методическим и практическим руководством работников сектора архива.

6.7. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях аппарата осуществляется:

отбор дел постоянного срока хранения и по личному составу для передачи в сектор архива;

отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурном подразделении аппарата;

выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов постоянного срока хранения и по личному составу проводится путем полистного просмотра дел.

Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

6.8. Экспертизу ценности документов с отметкой "ЭПК" осуществляет сектор архива.

6.9. По результатам экспертизы ценности документов в структурных подразделениях аппарата составляются описи дел постоянного срока хранения, по личному составу, а также оформляется предложение о включении в акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

6.10. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями аппарата, служат основой для подготовки сводной описи дел аппарата Губернатора Волгоградской области, которую готовит сектор архива, и по которой он сдает дела на государственное хранение в государственное казенное учреждение Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области".

6.11. Описи дел структурных подразделений аппарата составляются по форме согласно приложению 16 и представляются в сектор архива не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

6.12. Описательная статья описи дел структурного подразделения аппарата имеет следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части);

дата дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела.

6.13. Опись дел структурного подразделения аппарата подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения аппарата.

6.14. Опись дел структурного подразделения аппарата составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в сектор архива, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении аппарата.

6.15. Дела постоянного срока хранения и по личному составу, принятые по описям дел в сектор архива, проходят научно-техническую обработку сотрудниками сектора архива, включаются в соответствующие описи дел аппарата (приложение 17).

Описи дел постоянного срока хранения и по личному составу рассматриваются на заседании ЭК аппарата, затем согласовываются ЭПМК, а после этого утверждаются вице-губернатором - руководителем аппарата Губернатора Волгоградской области.

6.16. Указанные описи дел и акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, рассматриваются на заседании ЭК аппарата одновременно.

Опись дел постоянного срока хранения составляется в четырех экземплярах: 1-й подлинный экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в соответствующее номенклатурное дело, 2-й подлинный экземпляр как документ постоянного срока хранения и 3-й, 4-й экземпляры - копии, заверенные надлежащим образом, как рабочие экземпляры направляются в государственное казенное учреждение Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области".

Опись дел по личному составу составляется в трех экземплярах: 1-й подлинный экземпляр как документ долговременного срока хранения помещается в соответствующее номенклатурное дело, 2-й подлинный экземпляр направляется в государственное казенное учреждение Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области", 3-й экземпляр - копия, заверенная надлежащим образом, используется как рабочий вариант в секторе архива.

6.17. Только после согласования описей дел постоянного срока хранения и по личному составу ЭПМК разрешается уничтожать дела, включенные в данные акты.

Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется по форме согласно приложению 18 на дела всего аппарата Губернатора Волгоградской области заведующим сектором архива с учетом предложений структурных подразделений аппарата.

Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений аппарата, то название каждого из них указывается перед группой заголовков дел этого структурного подразделения аппарата.

Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

6.18. Выделенные к уничтожению документы уничтожаются путем сжигания, переработки, измельчения и другими установленными способами.

6.19. Архив аппарата Губернатора Волгоградской области комплектуется делами с исполненными документами постоянного срока хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям дел.

6.20. Периодически, как правило, перед передачей в архив аппарата Губернатора Волгоградской области проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения аппарата, при реорганизации и ликвидации структурного подразделения аппарата.

Проверка наличия и состояния дел проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке и с количеством дел, указанным в графе 3 номенклатуры дел, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

6.21. Ознакомление с документами, подшитыми в дела и требующимися для работы сотрудникам структурных подразделений аппарата и органов исполнительной власти Волгоградской области, в секторе архива осуществляется под подпись в журнале учета выдачи документов для работы в архиве аппарата Губернатора Волгоградской области, в котором указывается структурное подразделение аппарата и орган исполнительной власти Волгоградской области, номер дела, дата его выдачи, кому выдано дело.

6.22. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений аппарата на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Выдача дел сотрудникам структурных подразделений аппарата для работы осуществляется с разрешения заведующего сектором архива и регистрируется в журнале учета выдачи дел из архивохранилища аппарата Губернатора Волгоградской области, в котором указывается структурное подразделение аппарата, номер дела, дата его выдачи, кому выдано дело, дата его возвращения, предусматриваются графы для подписей в получении и приеме дела. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела, с указанием номера дела, даты его выдачи и кому оно выдано.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области по актам.

6.23. Информация социально-правового характера гражданам и организациям предоставляется в форме архивных справок, архивных копий и архивных выписок на основании письменного запроса пользователя, который должен содержать наименование (и адрес при пересылке) организации (архива), которой они адресованы, изложение существа запроса, фамилию, имя, отчество обращающегося, его адрес, контактные телефоны, дату и личную подпись.

Архивные справки, архивные копии и архивные выписки подписываются заместителем руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области, курирующим вопросы делопроизводства, и заверяются гербовой печатью.

6.24. Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении аппарата, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель с указанием - когда, кому и на какой срок выдан документ.

6.25. Дела постоянного срока хранения и по личному составу передаются в сектор архива по истечении двух лет их хранения и использования в структурном подразделении аппарата.

6.26. Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) передаче в сектор архива не подлежат, хранятся в структурных подразделениях аппарата и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

6.27. Передача дел в сектор архива осуществляется по графику, составленному заведующим сектором архива, утвержденному распоряжением аппарата.

6.28. После окончания календарного года исполненные документы в делах постоянного срока хранения и по личному составу переформировываются в хронологическом порядке вместе с относящимися к ним приложениями.

6.29. В период подготовки дел к передаче из структурных подразделений аппарата в сектор архива сотрудниками сектора архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел сотрудники структурных подразделений аппарата обязаны устранить.

6.30. Прием каждого дела производится сотрудниками сектора архива в присутствии сотрудника структурного подразделения аппарата. При этом на обоих экземплярах описи дел против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи дел указывается цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также ставятся подписи сотрудника сектора архива, принявшего дела, и сотрудника структурного подразделения аппарата, передавшего дела.

Вместе с делами в сектор архива передаются программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись дел.

6.31. При ликвидации структурного подразделения аппарата руководитель ликвидируемого структурного подразделения аппарата в период проведения организационно-штатных мероприятий организует работу по упорядочению всех имеющихся документов в дела, оформление дел и передачу их в структурное подразделение, создаваемого взамен ликвидируемого и выполняющее все или часть его полномочий.

При отсутствии структурного подразделения аппарата, создаваемого взамен ликвидируемого, дела передаются в сектор архива независимо от сроков хранения документов.

IX. Особенности работы с электронными документами

1. Общие положения работы с электронными документами

1.1. В аппарате Губернатора Волгоградской области создаются и используются следующие виды электронных документов:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе и хранящиеся в системе электронного документооборота.

1.2. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства, иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, и подписан электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 06 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

1.3. Перечень управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности аппарата Губернатора Волгоградской области, с указанием сроков хранения, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается распоряжением аппарата Губернатора Волгоградской области в соответствии с типовым перечнем управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности органов исполнительной власти Волгоградской области, с указанием сроков хранения, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.

Виды электронных документов, образующихся в процессе деятельности аппарата Губернатора Волгоградской области, формируются в системе электронного документооборота в дела в соответствии со сводной номенклатурой дел аппарата и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел для документов, входящих в названный перечень, указывается: "Дело ведется в электронном виде".

1.4. В системе электронного документооборота обрабатываются все документы (в том числе внутренние) независимо от способа их доставки [почтовой связью, фельдъегерской связью, электросвязью или курьерской связью (нарочным)], передачи или создания.

Исключение составляют:

документы, носящие сведения конфиденциального характера, в том числе сведения, содержащие государственную тайну и иную охраняемую законом тайну;

приложения без основного документа или сопроводительного письма;

государственные контракты (договоры);

платежные документы;

формы статистической отчетности, приложенные органами статистики к сопроводительному письму;

копии лицензий;

судебные постановления;

документы исполнительного производства;

сброшюрованные приложения, книги, презентационные материалы.

1.5. Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства аппарата Губернатора Волгоградской области.

1.6. В целях учета и поиска электронных документов в системе электронного документооборота используются обязательные сведения о документах:

адресант;

адресат;

должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

вид документа;

дата документа;

номер документа;

дата поступления документа;

входящий номер документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа;

наименование (заголовок) либо аннотация документа;

индекс дела;

сведения о переадресации документа;

количество листов основного документа;

количество приложений;

указания по исполнению документа;

должность, фамилия и инициалы исполнителя;

отметка о конфиденциальности.

В системе электронного документооборота могут использоваться дополнительные сведения о документах.

1.7. Единицей учета электронного документа является РКК, зарегистрированная в системе электронного документооборота.

1.8. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется в системе электронного документооборота как один документ. Все приложения вносятся в одну РКК.

2. Порядок работы с электронными документами

2.1. Участниками процесса электронного документооборота в аппарате Губернатора Волгоградской области являются:

Губернатор Волгоградской области;

вице-губернатор - руководитель аппарата Губернатора Волгоградской области;

первые заместители и заместители Губернатора Волгоградской области;

руководители структурных подразделений аппарата;

служба делопроизводства;

работники аппарата Губернатора Волгоградской области, являющиеся исполнителями электронных документов.

2.2. Губернатор Волгоградской области осуществляет в системе электронного документооборота:

рассмотрение электронных документов;

выдачу поручений;

постановку на контроль электронных документов и снятие их с контроля;

подписание электронных документов.

2.3. Вице-губернатор - руководитель аппарата Губернатора Волгоградской области осуществляет в системе электронного документооборота:

рассмотрение электронных документов;

выдачу поручений;

постановку на контроль электронных документов и снятие их с контроля;

исполнение электронных документов;

согласование электронных документов;

подписание электронных документов.

2.4. Первые заместители и заместители Губернатора Волгоградской области, руководители структурных подразделений аппарата осуществляют в системе электронного документооборота:

рассмотрение электронных документов;

выдачу поручений;

постановку на контроль электронных документов и снятие их с контроля;

исполнение электронных документов;

согласование электронных документов;

подписание электронных документов.

2.5. Служба делопроизводства осуществляет в системе электронного документооборота:

прием электронного документа;

предварительную обработку электронного документа;

проверку подлинности электронной подписи;

создание электронного образа документа при наличии бумажной версии документа (сканирование);

регистрацию электронных документов;

рассылку электронных документов адресатам;

направление исполненных электронных документов в дела.

2.6. Работники аппарата Губернатора Волгоградской области, являющиеся исполнителями документов, осуществляют в системе электронного документооборота:

исполнение электронных документов;

доработку электронных документов;

создание электронных документов;

согласование электронных документов (при делегировании данных полномочий);

направление исполненных электронных документов в дело.

2.7. Типовые маршруты прохождения электронных документов в системе электронного документооборота с соответствующими этапами их обработки включают в себя:

1) для поступающих (входящих) документов:

прием электронного документа;

предварительную обработку электронного документа;

регистрацию электронного документа;

создание электронного образа документа при наличии бумажной версии документа (сканирование);

рассмотрение электронного документа;

контроль исполнения электронного документа;

исполнение электронного документа;

направление электронного документа в дело;

2) для отправляемых (исходящих) документов:

подготовку проекта электронного документа;

согласование проекта электронного документа;

проверку правильности оформления электронного документа;

подписание электронного документа;

регистрацию электронного документа;

создание электронного образа документа при наличии бумажной версии документа (сканирование);

отправку электронного документа;

снятие с контроля электронного документа;

3) для внутренних электронных документов:

подготовку проекта электронного документа;

согласование проекта электронного документа (в случае необходимости);

подписание электронного документа;

рассмотрение электронного документа;

регистрацию электронного документа;

исполнение электронного документа;

контроль исполнения и снятие с контроля электронного документа;

направление электронного документа в дело;

4) для нормативных правовых актов Российской Федерации и Волгоградской области:

прием электронного документа;

предварительную обработку электронного документа;

создание электронного образа документа при наличии бумажной версии документа (сканирование);

регистрацию электронного документа;

рассмотрение электронного документа;

исполнение электронного документа;

контроль исполнения и снятие с контроля электронного документа;

направление электронного документа в дело.

3. Порядок обработки электронных документов

3.1. Порядок работы с поступающими (входящими) электронными документами

3.1.1. Прием, предварительная обработка и регистрация документов, поступивших в электронной форме

3.1.1.1. Документы, поступившие в аппарат Губернатора Волгоградской области в электронной форме, проверяются службой делопроизводства на наличие в РКК следующих обязательных реквизитов:

регистрационного номера электронного документа;

даты электронного документа;

заголовка (краткого содержания) электронного документа;

вложений (электронного образа документа или вложенного файла, если электронный документ указан в сводной номенклатуре дел с отметкой "Дело ведется в электронном виде");

связанных документов;

электронной подписи.

Служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи.

3.1.1.2. При выявлении ошибок в заполнении РКК или отсутствии в ней обязательных реквизитов документ возвращается автору электронного документа без регистрации с отметкой о причинах возврата.

3.1.1.3. В случае соблюдения вышеперечисленных требований электронный документ регистрируется и направляется на рассмотрение.

3.1.2. Прием, предварительная обработка и регистрация документов, поступивших на бумажном носителе

3.1.2.1. Документы, поступившие в аппарат Губернатора Волгоградской области на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после создания электронных образов документов (сканирования).

При сканировании документов для последующего вложения в системе электронного документооборота необходимо использовать следующие параметры: размер документа - А4; формат файла - PDF; цветовую палитру - черно-белую (либо цветную для страниц, содержащих подпись и печать); разрешение - 200 dpi (200 точек на дюйм).

3.1.2.2. Документ, поступивший на бумажном носителе, после проведения предварительной обработки регистрируется службой делопроизводства в системе электронного документооборота путем создания РКК, в которую вносятся основные обязательные реквизиты документа:

регистрационный номер электронного документа;

дата электронного документа;

заголовок (краткое содержание) электронного документа;

вложение (электронный образ документа);

связанный документ (если таковой указан в тексте и зарегистрирован в системе электронного документооборота).

3.1.2.3. После заполнения в РКК обязательных реквизитов формируется маршрут прохождения документа, и созданный электронный документ направляется на рассмотрение.

3.1.3. Прием, предварительная обработка и регистрация документов, поступивших по электронной почте

3.1.3.1. Документы могут поступать в аппарат Губернатора Волгоградской области на официальный адрес электронной почты. Участниками обмена информацией по электронной почте являются аппарат Губернатора Волгоградской области, юридические и физические лица.

3.1.3.2. Электронные документы, поступившие в аппарат Губернатора Волгоградской области и отвечающие требованиям оформления электронных документов, подлежат регистрации в системе электронного документооборота в установленном порядке.

3.1.3.3. В случае невозможности идентификации реквизитов поступившего электронного сообщения служба делопроизводства вправе затребовать от лица, направившего электронное сообщение, документ на бумажном носителе.

3.1.3.4. В системе электронного документооборота производится предварительная обработка и регистрация электронных документов, поступивших по электронной почте, аналогично поступившим документам на бумажном носителе (за исключением функции сканирования). РКК заполняется сведениями из заголовка электронного сообщения. К РКК прикрепляется файл, поступивший по электронной почте, и формируется маршрут прохождения электронного документа.

3.1.3.5. После регистрации электронный документ, поступивший на официальный адрес электронной почты, направляется на рассмотрение.

3.1.4. Рассмотрение поступившего (входящего) электронного документа, подготовка резолюций (выдача поручений по его исполнению), постановка на контроль и направление электронного документа ответственному исполнителю (исполнителю)

3.1.4.1. Зарегистрированный в системе электронного документооборота электронный документ направляется на рассмотрение лицу, уполномоченному на рассмотрение электронного документа и подготовку резолюций (выдачу поручений) по его исполнению в системе электронного документооборота (далее именуется - уполномоченное лицо), а также лицу, осуществляющему исполнение обязанностей уполномоченного лица в системе электронного документооборота.

Лицо, осуществляющее исполнение обязанностей уполномоченного лица в системе электронного документооборота, - это лицо, имеющее техническую возможность доступа в систему электронного документооборота с функциональными возможностями замещаемого им лица, которое назначается для занесения резолюций (поручений) замещаемого им лица, выдаваемых в рукописной форме на бумажном носителе, в электронном виде в системе электронного документооборота.

В случаях когда резолюция (поручение) по результатам рассмотрения документа оформляется непосредственно на бумажном экземпляре документа в порядке, установленном настоящей Инструкцией, или на бланке уполномоченного лица [для резолюций (поручений)], соответствующая резолюция вносится в систему электронного документооборота лицом, осуществляющим замещение исполнения обязанностей уполномоченного лица в системе электронного документооборота.

Все резолюции (поручения) в системе электронного документооборота в обязательном порядке должны быть подписаны электронной подписью уполномоченного лица либо электронной подписью лица, осуществляющего замещение исполнения обязанностей уполномоченного лица в системе электронного документооборота.

3.1.4.2. Постановка электронного документа на контроль (при необходимости) осуществляется путем добавления поручения "На контроль" с указанием данных о работнике, его осуществляющем и имеющем право снять исполненный электронный документ с контроля, сроках исполнения электронного документа.

3.1.4.3. Рассмотренный в системе электронного документооборота электронный документ направляется ответственному исполнителю (исполнителю) на исполнение в соответствии с резолюциями (выданными поручениями по его исполнению) и сформированным маршрутом прохождения электронного документа.

3.1.4.4. Электронный документ может быть распечатан на бумажном носителе при необходимости получения его бумажной копии.

3.1.4.5. Заверение бумажных копий электронных документов осуществляется уполномоченными лицами, назначенными распоряжением аппарата Губернатора Волгоградской области, внесенными в Региональный реестр уполномоченных лиц органов исполнительной власти Волгоградской области, заверяющих копии электронных документов.

3.1.4.6. Бумажная копия электронного документа должна содержать обязательную отметку, состоящую из следующих реквизитов:

1) надпись "Копия электронного документа. Сертификат электронной подписи выдан
	(указать фамилию и инициалы лица,
		";
которому выдан сертификат электронной подписи)

2) дата и время распечатки бумажной копии электронного документа;

3) наименование организации, фамилия, инициалы и собственноручная подпись заверившего электронный документ уполномоченного лица.

3.1.4.7. Отметка о заверении бумажной копии электронного документа проставляется в нижнем правом углу страницы, содержащей информацию о лице, подписавшем электронный документ.

3.1.4.8. Электронный документ и его бумажная копия должны быть идентичными. Ответственность за идентичность электронного документа его бумажной копии несет лицо, подписавшее отметку о заверении бумажной копии электронного документа.

3.1.5. Исполнение поступившего (входящего) электронного документа

Исполнение поступившего (входящего) электронного документа включает в себя:

непосредственное ознакомление с поступившим (входящим) электронным документом;

сбор и обобщение информации от исполнителей поступившего (входящего) электронного документа (для ответственного исполнителя);

непосредственное исполнение поступившего (входящего) электронного документа (для исполнителя);

подготовка ответа на исполненный электронный документ в соответствии с подразделом 3 раздела IX Инструкции (при необходимости ответа);

проставление связи между РКК ответа и РКК поступившего документа (при необходимости ответа);

снятие электронного документа с контроля при исполнении всех выданных поручений.

3.2. Работа с отправляемыми (исходящими) электронными документами

3.2.1. Подготовка отправляемых (исходящих) электронных документов включает в себя следующие этапы:

подготовку проекта отправляемого (исходящего) электронного документа (создание файла с текстом электронного документа);

создание РКК отправляемого (исходящего) электронного документа и заполнение ее полей (внесение основных реквизитов документа, создание вложения и прикрепление файла отправляемого (исходящего) электронного документа, внесение сведений о связанных электронных документах);

формирование маршрута прохождения отправляемого (исходящего) электронного документа;

отправку отправляемого (исходящего) электронного документа в соответствии с маршрутом прохождения электронного документа.

3.2.2. Согласование проекта отправляемого (исходящего) электронного документа в системе электронного документооборота включает в себя:

согласование проекта отправляемого (исходящего) электронного документа заинтересованными лицами аппарата Губернатора Волгоградской области;

направление проекта отправляемого (исходящего) электронного документа на доработку ответственному исполнителю (исполнителю) при наличии замечаний;

доработку ответственным исполнителем (исполнителем) проекта отправляемого (исходящего) электронного документа в соответствии с замечаниями и направление его на согласование повторно.

3.2.3. Проверка правильности оформления проекта отправляемого (исходящего) электронного документа включает в себя:

проверку соответствия документа установленным требованиям делопроизводства (проверка наличия всех необходимых реквизитов, правильности их оформления);

направление проекта отправляемого (исходящего) электронного документа на доработку ответственному исполнителю (исполнителю) при наличии замечаний по оформлению;

доработку ответственным исполнителем (исполнителем) проекта отправляемого (исходящего) электронного документа в соответствии с замечаниями и направление его на проверку правильности оформления повторно.

3.2.4. Подписание проекта отправляемого (исходящего) электронного документа включает в себя:

ознакомление с содержанием отправляемого (исходящего) электронного документа;

подписание отправляемого (исходящего) электронного документа при отсутствии замечаний;

направление проекта отправляемого (исходящего) электронного документа на доработку ответственному исполнителю (исполнителю) при наличии замечаний;

доработку ответственным исполнителем (исполнителем) проекта отправляемого (исходящего) электронного документа в соответствии с замечаниями и направление его на подписание повторно.

3.2.5. При получении проекта отправляемого (исходящего) электронного документа на доработку ответственный исполнитель (исполнитель) обязан:

доработать электронный документ в соответствии с полученными замечаниями;

повторно сформировать маршрут прохождения проекта отправляемого (исходящего) электронного документа;

направить проект отправляемого (исходящего) электронного документа на согласование, проверку правильности оформления и подписание повторно.

3.2.6. После процедуры подписания отправляемый (исходящий) электронный документ направляется на регистрацию.

Служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи.

В РКК заполняется поле "Дело по номенклатуре" в соответствии с номенклатурой дел, регистрационный номер и дата отправляемого (исходящего) электронного документа.

После регистрации в системе электронного документооборота документ, подписанный электронной подписью, поступает на этап отправки адресату.

3.2.7. Для бумажной версии электронного документа, отправляемого адресату(ам), не имеющему(им) доступа к системе электронного документооборота, дополнительно производятся следующие действия:

на этапе регистрации производится распечатывание отправляемого (исходящего) электронного документа в необходимом количестве экземпляров, его верификация с электронным документом и направление на подпись лицу, выполнившему процедуру подписания проекта отправляемого (исходящего) электронного документа;

после завершения процедуры регистрации и подписания отправляемый (исходящий) электронный документ, сформированный на бумажном носителе, направляется на следующий этап - сканирование;

на этапе сканирования осуществляется создание электронного образа отправляемого (исходящего) электронного документа и его прикрепление к РКК;

после завершения процедуры сканирования отправляемый (исходящий) электронный документ, сформированный на бумажном носителе, направляется на отправку адресату.

3.3. Направление электронного документа в дело

3.3.1. Направление исполненного электронного документа в электронное дело (службой делопроизводства либо лицом, осуществляющим формирование дел в структурных подразделениях аппарата) заключается в определении места его хранения согласно сводной номенклатуре дел аппарата.

3.3.2. На этапе направления исполненного электронного документа в электронное дело в системе электронного документооборота заполняется поле "Дело по номенклатуре", а также происходит проверка соответствия электронного дела и дела, формируемого на бумажном носителе.

3.4. Хранение электронных документов

3.4.1. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в системе электронного документооборота в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

3.4.2. Место хранения электронных документов в системе электронного документооборота до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в аппарате Губернатора Волгоградской области программно-технических средств, нормативных и методических документов специально уполномоченного Администрацией Волгоградской области органа исполнительной власти в области архивного дела.

3.4.3. Хранение электронных документов должно сопровождаться хранением соответствующих сертификатов ключей электронной подписи и программного обеспечения, обеспечивающего возможность проверки электронной подписи хранимых электронных документов.

3.4.4. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе.

3.4.5. Архив электронных документов формируется в системе электронного документооборота службой делопроизводства.

3.4.6. Сформированный в системе электронного документооборота архив электронных документов доступен только для просмотра.

3.4.7. Доступ к информации, содержащейся в архиве электронных документов, обеспечивается путем установления определенных категорий пользователей и применения соответствующих технических средств и правовых норм действующего законодательства.

3.4.8. После истечения установленного срока хранения электронные документы временного срока хранения подлежат уничтожению. Электронные документы постоянного срока хранения подлежат передаче на хранение в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

3.4.9. До принятия правового акта, устанавливающего порядок приема на хранение электронных документов, на хранение передается заверенная бумажная копия электронного документа.

Бумажная копия электронного документа, передаваемого на хранение, заверяется собственноручной подписью уполномоченного лица.

3.5. Работа с внутренними документами

3.5.1. В аппарате Губернатора Волгоградской области могут создаваться внутренние документы. Участниками внутреннего электронного документооборота являются Губернатор Волгоградской области, вице-губернатор - руководитель аппарата Губернатора Волгоградской области, первые заместители и заместители Губернатора Волгоградской области, руководители структурных подразделений аппарата и иные работники аппарата Губернатора Волгоградской области.

3.5.2. Обработка внутренних документов осуществляется посредством системы электронного документооборота в порядке, предусмотренном подразделами 3.1.2, 3.1.4, 3.1.5, 3.3, 3.4 настоящего раздела Инструкции.

3.5.3. Прохождение внутренних электронных документов на этапах их подготовки, согласования, подписания и регистрации соответствует прохождению отправляемых (исходящих) документов, а на этапе приема, регистрации, рассмотрения, контроля исполнения, исполнения, направления в дело, хранения - поступающих (входящих) документов.

X. Изготовление, учет, хранение и уничтожение печатей, штампов

Порядок изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей, штампов в аппарате Губернатора Волгоградской области устанавливается распоряжением аппарата Губернатора Волгоградской области.

______________________________

* Здесь и далее используется нумерация реквизитов в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003. Реквизит "Должность лица, подписавшего документ", пронумерован как 31, реквизит "Отметка о конфиденциальности" - как 32.

Приложение 1
к Инструкции по делопроизводству
в аппарате Губернатора
Волгоградской области

Образцы
оформления бланков, используемых в аппарате Губернатора Волгоградской области

1. Образец оформления бланка постановления Губернатора Волгоградской области

	Герб Волгоградской области
ПОСТАНОВЛЕНИЕ ГУБЕРНАТОРА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
от _____________________ N __________

2. Образец оформления бланка распоряжения Губернатора Волгоградской области

	Герб Волгоградской области
РАСПОРЯЖЕНИЕ ГУБЕРНАТОРА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
от _____________________ N __________

3. Образец оформления бланка постановления Администрации Волгоградской области

	Герб Волгоградской области
АДМИНИСТРАЦИЯ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от _____________________ N __________

4. Образец оформления бланка распоряжения аппарата Губернатора Волгоградской области

	Герб Волгоградской области
АППАРАТ ГУБЕРНАТОРА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от _____________________ N __________

5. Образец оформления бланка письма Губернатора Волгоградской области (угловое расположение реквизитов)

Герб Волгоградской области
ГУБЕРНАТОР ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
Ленина В.И. просп., д. 9, Волгоград, 400098. Тел. (8442) ...... Факс (8442) ...... E-mail: ........ ______________ N _____________

6. Образец оформления бланка письма Губернатора Волгоградской области (продольное расположение реквизитов)

Герб Волгоградской области

ГУБЕРНАТОР ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ Ленина В.И. просп., д. 9, Волгоград, 400098. Тел. (8442) ........ Факс (8442) ........ E-mail: ..................

_________________ N __________

7. Образец оформления бланка письма Администрации Волгоградской области (угловое расположение реквизитов)

Герб Волгоградской области
АДМИНИСТРАЦИЯ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
Ленина В.И. просп., д. 9, Волгоград, 400098. Тел. (8442) ........ Факс (8442) ........ E-mail: ......................... ОКПО ............, ОГРН ............, ИНН/КПП ............/............ ________________________ N _________________

8. Образец оформления бланка письма Администрации Волгоградской области (продольное расположение реквизитов)

Герб Волгоградской области

АДМИНИСТРАЦИЯ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

Ленина В.И. просп., д. 9, Волгоград, 400098. Тел. (8442) ........ Факс (8442) ........ E-mail: ...................... ОКПО ........, ОГРН ........., ИНН/КПП ........./.........

_________________ N _____________

9. Образец оформления бланка письма вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области
(угловое расположение реквизитов)

Герб Волгоградской области
ВИЦЕ-ГУБЕРНАТОР - РУКОВОДИТЕЛЬ АППАРАТА ГУБЕРНАТОРА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
Ленина В.И. просп., д. 9, Волгоград, 400098. Тел. (8442) ........ Факс (8442) ........ E-mail: ................... ______________________ N ___________________

10. Образец оформления бланка письма вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области
(продольное расположение реквизитов)

Герб Волгоградской области

ВИЦЕ-ГУБЕРНАТОР - РУКОВОДИТЕЛЬ АППАРАТА ГУБЕРНАТОРА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

Ленина В.И. просп., д. 9, Волгоград, 400098. Тел. (8442) ........ Факс (8442) ........ E-mail: ........................

___________________ N __________

11. Образец оформления бланка письма аппарата Губернатора Волгоградской области (угловое расположение реквизитов)

Герб Волгоградской области
АППАРАТ ГУБЕРНАТОРА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
Ленина В.И. просп., д. 9, Волгоград, 400098. Тел. (8442) ........ Факс (8442) ........ E-mail: ................... ОКПО ............, ОГРН ............, ИНН/КПП ............/............ ______________________ N ___________________

12. Образец оформления бланка письма структурного подразделения аппарата Губернатора Волгоградской области

Герб Волгоградской области
АППАРАТ ГУБЕРНАТОРА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
НАИМЕНОВАНИЕ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
Ленина В.И. просп., д. 9, Волгоград, 400098. Тел. (8442) ....... E-mail: ........... ______________________ N ___________________

13. Образцы оформления бланков Губернатора Волгоградской области, вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгогордской области и первого заместителя Губернатора Волгоградской области для резолюций и поручений

Герб Волгоградской области		Герб Волгоградской области
ГУБЕРНАТОР ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ		ВИЦЕ-ГУБЕРНАТОР - РУКОВОДИТЕЛЬ АППАРАТА ГУБЕРНАТОРА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
_____________ N _______
		_____________ N _______

Герб Волгоградской области
ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГУБЕРНАТОРА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
_____________ N _______

Примечание. Бланки заместителей Губернатора Волгоградской области для резолюций и поручений оформляются аналогично бланку первого заместителя Губернатора Волгоградской области.

Приложение 2
к Инструкции по делопроизводству
в аппарате Губернатора
Волгоградской области

Формы журналов
учета поступления и выдачи гербовых бланков

1. Форма журнала учета поступления гербовых бланков

N п/п	Наименование вида бланка	Дата поступления	Дата и номер сопроводительного документа	Наименование организации - поставщика бланков	Количество экземпляров бланков	Серия и номера гербовых бланков
1	2	3	4	5	6	7

2. Форма журнала выдачи гербовых бланков

N п/п	Дата выдачи бланков	Наименование вида бланков	Получатель бланка (структурное подразделение аппарата)	Фамилия, имя, отчество получателя бланков	Должность получателя бланков	Количество бланков, серия и номера бланков	Подпись получателя бланков и дата	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Приложение 3
к Инструкции по делопроизводству
в аппарате Губернатора
Волгоградской области

Схемы
расположения реквизитов и границ зон на бланках документов

1. Схема расположения реквизитов и границ зон
углового бланка на листе формата А4

     | 2,75 |        73        | |            88             |2,25|

     |----|----------------| |-------------------------|--|

-----+------------------------------------------------------------+------

    |                                                            | 

 3 | |                                                            | |

    |                                                            | |

-----| ------------------------\ /---------------------------\    | |

    |     |        02        | |                    32  19 |    | |

   | | 17 | |                  | |                           |    | |

   | |     |                  | |                           |    | |

51 | | -----+------------------| |---------------------------|    | |

   | |      |08 31 09 10       | | 15                 16     |    | |

   | |      |                  | |                           |    | |

    |      |                  | |                           |    | |

-----|      |------------------| |                           |    | |

    |      |11 12             | | 17                        |    | |

   | |      |                  | |                           |    | |

22 | |      |13                | |                           |    | |

   | |      |                  | |                           |    | |

    |      |14                | |                           |    | |

-----|      |------------------| |                           |    | |

    |      |18                | |                           |    | |

18 | |      |                  | |                           |    | |

    |      |                  | |                           |    | |

-----|      |------------------------------------------------|    | |

     |      |20                                              |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |297

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

-----|      |------------------------------------------------|    | |

    |      |21 22 25                                        |    | |

20 | |      |                                                |    | |

    |      |                                                |    | |

-----|      +------------------------------------------------|    | |

    |      |23   24   26                                    |    | |

   | |      |                                                |    | |

40 | |      |27                                              |    | |

   | | -----+------------------------------------------------|    | |

   | |     |28 30                                        29 |    | |

   | | 16 | |                                                |    | |

    |     |                                                |    | |

-----| ------------------------------------------------------/    | |

    |                                                            | |

20 | |                                                            | |

    |                                                            | 

-----+------------------------------------------------------------+----

     |                           210                              |

     |----------------------------------------------------------|

2. Схема расположения реквизитов и границ зон
продольного бланка на листе формата А

     | 2,75 |                                                |2,25|

     |----|                                                |--|

-----+------------------------------------------------------------+------

    |                                                            | 

 3 | |                                                            | |

    |                                                            | |

-----| ------------------------------------------------------\    | |

    |     |02                                        32 19 |    | |

   | | 17 | |                                                |    | |

   | |     |                                                |    | |

   | |  ----+------------------------------------------------|    | |

   | |     |08 31 09 10                                  16 |    | |

   | |    | |                                                |    | |

   | | 20 | |                                                |    | |

   | |    | |                                                |    | |

73 | |     |                                                |    | |

   | |  ----+------------------------------------------------|    | |

   | |     |11 12                    15                     |    | |

   | | 10 | |                                                |    | |

   | |     |                                                |    | |

   | | -----+------------------------------------------------|    | |

   | |      |13 14                                           |    | |

    |      |                                                |    | |

-----|      |------------------------------------------------|    | |

    |      |18                       17                     |    | |

18 | |      |                                                |    | |

    |      |                                                |    | |

-----|      |------------------------------------------------|    | |

     |      |20                                              |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | | 297

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

-----|      |------------------------------------------------|    | |

    |      |21 22 25                                        |    | |

20 | |      |                                                |    | |

    |      |                                                |    | |

-----| -----+------------------------------------------------|    | |

    |      |23 24 26                                        |    | |

   | |      |                                                |    | |

   | |      |27                                              |    | |

   | |      |                                                |    | |

40 | | -----+------------------------------------------------|    | |

   | |     |28 30                                        29 |    | |

   | | 16 | |                                                |    | |

    |     |                                                |    | |

-----| ------------------------------------------------------/    | |

    |                                                            | |

20 | |                                                            | |

    |                                                            | 

-----+------------------------------------------------------------+------

     |                           210                              |

     |----------------------------------------------------------|

Приложение 4
к Инструкции по делопроизводству
в аппарате Губернатора
Волгоградской области

Образец
оформления проекта закона Волгоградской области

Внесен Губернатором Волгоградской области

Проект

ЗАКОН
ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

О государственной молодежной политике в Волгоградской области

Принят Волгоградской областной Думой

Настоящий Закон регулирует отношения, возникающие в связи с определением и реализацией молодежной политики как части единой государственной политики в сфере социально-экономического, политического и культурного развития Волгоградской области, а также устанавливает ее организационные основы и направления на территории Волгоградской области.

Органы государственной власти Волгоградской области исходят из важного значения роли молодежи в обществе, необходимости создания условий для ее гражданского становления и социального развития, реализации ее потенциала.

Статья 1. Основные понятия, используемые в настоящем Законе

В настоящем Законе используются следующие основные понятия:

(Далее текст не приводится)

Губернатор Волгоградской области

И.О.Фамилия

Подготовлен комитетом молодежной политики Волгоградской области 01 февраля 2015 г.

Приложение 5
к Инструкции по делопроизводству
в аппарате Губернатора
Волгоградской области

Образцы
оформления проектов правовых актов Губернатора Волгоградской области, Администрации Волгоградской области

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
ГУБЕРНАТОРА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

Об утверждении Порядка осуществления контроля за соблюдением органами местного самоуправления Волгоградской области законодательства о градостроительной деятельности

В соответствии с Федеральным законом от 06 октября 2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Градостроительным кодексом Волгоградской области постановляю:

1. Утвердить прилагаемый Порядок осуществления контроля за соблюдением органами местного самоуправления Волгоградской области законодательства о градостроительной деятельности.

2. Признать утратившим силу постановление Главы Администрации Волгоградской области от 02 ноября 2007 г. N 1874 "Об утверждении Положения о контроле за соблюдением органами местного самоуправлении Волгоградской области законодательства о градостроительной деятельности".

3. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания и подлежит официальному опубликованию.

Губернатор Волгоградской области

И.О.Фамилия

РАСПОРЯЖЕНИЕ
ГУБЕРНАТОРА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

Об образовании рабочей группы по проведению в Волгоградской области Всероссийской акции "Аллея России"

В целях организации и проведения регионального этапа Всероссийской акции "Аллея России":

1. Образовать рабочую группу по проведению в Волгоградской области Всероссийской акции "Аллея России" (далее именуется - рабочая группа) и утвердить ее состав согласно приложению.

2. Рабочей группе до 15 мая 2014 г. разработать и утвердить план мероприятий по проведению в Волгоградской области регионального этапа Всероссийской акции "Аллея России".

Губернатор Волгоградской области

И.О.Фамилия

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

О конкурсе на лучшее состояние условий и охраны труда среди организаций Волгоградской области

В целях реализации государственной политики в области охраны труда на территории Волгоградской области Администрация Волгоградской области п о с т а н о в л я е т:

1. Провести в 2015-2016 годах конкурс на лучшее состояние условий и охраны труда среди организаций Волгоградской области.

2. Утвердить прилагаемое Положение о конкурсе на лучшее состояние условий и охраны труда среди организаций Волгоградской области.

3. Рекомендовать органам местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Волгоградской области организовать проведение конкурса на лучшее состояние условий и охраны труда среди организаций Волгоградской области.

4. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.

Губернатор Волгоградской области

И.О.Фамилия

Приложение 6
к Инструкции по делопроизводству
в аппарате Губернатора
Волгоградской области

БЛАНК
согласования проекта постановления (распоряжения)
Губернатора Волгоградской области*

внесено

Наименование организации	Занимаемая должность	Фамилия, имя, отчество	Замечания по проекту постановления, распоряжения	Дата и подпись
1	2	3	4	5

Примечание: Если визирующий не согласен с проектом, в графе 4 ставится пометка "см. замечания", а подробные замечания излагаются на бланке соответствующего органа (организации) и прилагаются к проекту постановления (распоряжения)

(должность)			(подпись)		(инициалы, фамилия)
(дата)
(телефон)

______________________________

* Бланки согласования правовых актов Администрации Волгоградской области оформляются аналогично.

Приложение 7
к Инструкции по делопроизводству
в аппарате Губернатора
Волгоградской области

ЛИСТ ЗАОЧНОГО ГОЛОСОВАНИЯ
по проекту постановления Администрации Волгоградской области

(заголовок постановления Администрации Волгоградской области)

Члены Администрации Волгоградской области:

N п/п	Фамилия, имя, отчество	Должность	Мнение члена Администрации Волгоградской области*	Подпись
1	2	3	4	5

Итого голосов: "За" _________ "Против" _________ "Воздержался" _________ Не голосовало _________
(должность лица, ответственного за оформление листа заочного голосования)			(подпись)		(инициалы, фамилия)
(дата)
(телефон)

______________________________

* В графе 4 ставится отметка "За", "Против" или "Воздержался".

Приложение 8
к Инструкции по делопроизводству
в аппарате Губернатора
Волгоградской области

Образцы
оформления протоколов заседаний (совещаний)

1. Образец оформления полного протокола

(наименование органа исполнительной власти Волгоградской области)

ПРОТОКОЛ

заседания межведомственной комиссии

Волгоград

03 февраля 2015 г.

N __________

Председательствующий - И.О.Фамилия Секретарь - И.О.Фамилия
Присутствовали:		30 человек (список прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О ....................................................................

Докладчик

2. О ....................................................................

Докладчик

1. СЛУШАЛИ:

И.О.Фамилия - текст доклада прилагается

ВЫСТУПИЛИ:

И.О.Фамилия - краткая запись выступления

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1....

1.2....

Председательствующий	Подпись	И.О.Фамилия
Секретарь	Подпись	И.О.Фамилия

2. Образец оформления краткого протокола

ПРОТОКОЛ

совещания у Губернатора Волгоградской области

Волгоград

03 февраля 2015 г.			N ________
Присутствовали:
Наименование должности Наименование должности Наименование должности				- - -	И.О.Фамилия И.О.Фамилия И.О.Фамилия
(Фамилии в алфавитном порядке)
I. O ..............
	(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)
1. Принять к сведению... 2. Заместителю Губернатора Волгоградской области... II. О ..............
	(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)
1. Принять к сведению....

Губернатор Волгоградской области

И.О.Фамилия

Приложение 9
к Инструкции по делопроизводству
в аппарате Губернатора
Волгоградской области

Образец
оформления телеграммы

ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ ТЕЛЕГРАММА
	101000, МОСКВА, СРЕТЕНСКИЙ БУЛЬВАР, Д. 11 ПРЕЗИДЕНТУ ОАО "ЛУКОЙЛ" В.Ю.АЛЕКПЕРОВУ

ТЕКСТ ПИШЕТСЯ ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ
ГУБЕРНАТОР ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ	И.О.ФАМИЛИЯ
от ____________________ N ________ просп. им. В.И. Ленина, д. 9 Волгоград, 400098 Аппарат Губернатора Волгоградской области

Губернатор Волгоградской области

И.О.Фамилия

Приложение 10
к Инструкции по делопроизводству
в аппарате Губернатора
Волгоградской области

ЗАКАЗ
на выполнение копировальных работ

Индекс структурного подразделения
Фамилия заказчика
N телефона:
Вид документа

Количество листов
Количество экземпляров

Дата и время сдачи _____________________________________________________

Подпись заказчика ______________________________________________________

Приложение 11
к Инструкции по делопроизводству
в аппарате Губернатора
Волгоградской области

Образец
оформления номенклатуры дел структурного подразделения аппарата Губернатора Волгоградской области

Аппарат Губернатора

Волгоградской области

________________________________________

(наименование структурного подразделения)

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

____________ N ______

Волгоград

на _________ год

Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части), N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

(наименование должности руководителя структурного подразделения аппарата)			(подпись)		(инициалы, фамилия)
(дата)
(наименование должности лица, ответственного за делопроизводство в структурном подразделении аппарата)			(подпись)		(инициалы, фамилия)
(дата)

Приложение 12
к Инструкции по делопроизводству
в аппарате Губернатора
Волгоградской области

Образец
оформления номенклатуры дел аппарата Губернатора Волгоградской области

Аппарат Губернатора Волгоградской области
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ______________ N __________ ___________________________ (место составления)		УТВЕРЖДАЮ Вице-губернатор - руководитель аппарата Губернатора Волгоградской области
на _______ год		(подпись)		(инициалы, фамилия)
		(дата)

Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части), N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

Название раздела

Начальник общего отдела аппарата Губернатора Волгоградской области
				(подпись)		(инициалы, фамилия)
(дата)
Заведующий сектором архива общего отдела аппарата Губернатора Волгоградской области
				(подпись)		(инициалы, фамилия)
(дата)
СОГЛАСОВАНО			СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК аппарата Губернатора Волгоградской области			Протокол ЭПМК комитета культуры Волгоградской области
от		N	от				N

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году в органе исполнительной власти Волгоградской области

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного Временного (свыше 10 лет) Временного (до 10 лет включительно)
Итого

Начальник общего отдела аппарата Губернатора Волгоградской области
			(подпись)		(инициалы, фамилия)
(дата)
Заведующий сектором архива общего отдела аппарата Губернатора Волгоградской области
			(подпись)		(инициалы, фамилия)
(дата)

Итоговые сведения переданы в государственное казенное учреждение Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области".

(наименование должности лица, передавшего сведения)			(подпись)		(инициалы, фамилия)
(дата)

Приложение 13
к Инструкции по делопроизводству
в аппарате Губернатора
Волгоградской области

Образец
оформления обложки дела

Аппарат Губернатора Волгоградской области

(наименование структурного подразделения аппарата Губернатора Волгоградской области)

ИНДЕКС ДЕЛА N ______ ТОМ N ______

(заголовок дела)

	(крайние даты)
	на _____________ листах хранить _______________

Приложение 14
к Инструкции по делопроизводству
в аппарате Губернатора
Волгоградской области

Образец
оформления листа-заверителя дела

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N _____

В деле подшито и пронумеровано						лист(ов),
				(цифрами и прописью)
с N		по N			, в том числе:

литерные номера листов _________________________________________________

пропущенные номера листов ______________________________________________

+ листов внутренней описи ______________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

(наименование должности лица, оформившего лист-заверитель)			(подпись)		(инициалы, фамилия)
(дата)

Приложение 15
к Инструкции по делопроизводству
в аппарате Губернатора
Волгоградской области

Образец
оформления внутренней описи документов дела

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА N ___

N п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого			документов.
	(количество документов цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи				.
		(цифрами и прописью)

(наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела)			(подпись)		(инициалы, фамилия)
(дата)

Приложение 16
к Инструкции по делопроизводству
в аппарате Губернатора
Волгоградской области

Образец
оформления описи дел структурного подразделения аппарата Губернатора Волгоградской области

Аппарат Губернатора Волгоградской области

(наименование структурного подразделения)

	УТВЕРЖДАЮ
	(наименование должности руководителя
	структурного подразделения аппарата Губернатора
	Волгоградской области)
	(подпись)		(инициалы, фамилия)
	(дата)

ОПИСЬ N _________

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Срок хранения	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данную опись внесено		дел
	(цифрами и прописью)

с N _________________ по N ___________________

Наименование должностного лица, составившего опись
			(подпись)		(инициалы, фамилия)
СОГЛАСОВАНО Заведующий сектором архива общего отдела аппарата Губернатора Волгоградской области
			(подпись)		(инициалы, фамилия)
(дата)

Передал							дел
	(цифрами и прописью)
(наименование должности лица, передавшего дела)				(подпись)		(инициалы, фамилия)
Принял							дел
	(цифрами и прописью)
(наименование должности лица, принявшего дела)				(подпись)		(инициалы, фамилия)
(дата)

Приложение 17
к Инструкции по делопроизводству
в аппарате Губернатора
Волгоградской области

Образец
оформления описи дел постоянного хранения

Аппарат Губернатора Волгоградской области

	УТВЕРЖДАЮ
	Вице-губернатор - руководитель аппарата Губернатора Волгоградской области
	(подпись)		(инициалы, фамилия)
	(дата)

Фонд N _________

Опись N ________

дел постоянного хранения

за ______ год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

Название раздела

В данную опись внесено		дел
	(цифрами и прописью)

с N _________________ по N ___________________, в том числе:

литерные номера: ________________________________________________________

пропущенные номера: _____________________________________________________

Заведующий сектором архива общего отдела аппарата Губернатора Волгоградской области
			(подпись)		(инициалы, фамилия)
(дата)

УТВЕРЖДЕНО		СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПМК комитета культуры Волгоградской области		Протокол ЭК аппарата Губернатора Волгоградской области
(дата)		(дата)

Приложение 18
к Инструкции по делопроизводству
в аппарате Губернатора
Волгоградской области

Образец
оформления акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Аппарат Губернатора

Волгоградской области

	УТВЕРЖДАЮ
	Вице-губернатор - руководитель аппарата Губернатора Волгоградской области
	(подпись)		(инициалы, фамилия)
	(дата)

АКТ

от ____________________ N _____________

О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

На основании
	(название и выходные данные перечня документов
с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда N _____ аппарата Губернатора Волгоградской области

N п/п	Заголовок дела	Крайние даты дел	Номера описей	Индекс дела по номенклатуре или N дела по описи	Количество единиц хранения	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого		дел за		годы
	(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПМК комитета культуры Волгоградской области (протокол от ______________ N _____)

(наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документа)			(подпись)		(инициалы, фамилия)
(дата)

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК аппарата Губернатора

Волгоградской области

от _______________ N ______

Документы в количестве										дел,
				(цифрами и прописью)
весом			кг сданы в
					(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от __________ N __________
(наименование должности лица, сдавшего документы)							(подпись)		(инициалы, фамилия)
(дата)

Изменения в учетные документы внесены.

(наименование должности лица, внесшего изменения в учетные документы)			(подпись)		(инициалы, фамилия)
(дата)