Приказ комитета сельского хозяйства Волгоградской области от 24 февраля 2016 г. N 30 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в комитете сельского хозяйства Волгоградской области"

С изменениями и дополнениями от:

30 ноября 2016 г.

В соответствии с постановлением Губернатора Волгоградской области от 24 ноября 2014 г. N 172 "Об утверждении Положения о комитете сельского хозяйства Волгоградской области", постановлением Губернатора Волгоградской области от 17 апреля 2015 г. N 334 "Об автоматизированной системе обработки конфиденциальной информации Волгоградской области", постановлением Губернатора Волгоградской области от 13 июля 2015 г. N 624 "О подготовке нормативных правовых актов органов исполнительной власти Волгоградской области", постановлением Правительства Волгоградской области от 26 февраля 2013 г. N 78-п "Об утверждении Положения о межведомственном электронном (безбумажном) документообороте в органах исполнительной власти Волгоградской области", постановлением Правительства Волгоградской области от 23 апреля 2013 г. N 189-п "Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области", приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в комитете сельского хозяйства Волгоградской области, согласованную с экспертно-проверочной и методической комиссией комитета культуры Волгоградской области.

2. Признать утратившими силу приказы министерства сельского хозяйства Волгоградской области:

от 12 апреля 2013 г. N 83 "Об утверждении инструкции по делопроизводству в министерстве сельского хозяйства Волгоградской области";

от 21 июня 2013 г. N 142 "О внесении изменений в приказ министерства сельского хозяйства Волгоградской области от 12 апреля 2013 г. N 83 "Об утверждении инструкции по делопроизводству в министерстве сельского хозяйства Волгоградской области";

от 07 августа 2014 г. N 190 "О внесении изменений в приказ министерства сельского хозяйства Волгоградской области от 12 апреля 2013 г. N 83 "Об утверждении инструкции по делопроизводству в министерстве сельского хозяйства Волгоградской области".

3. Настоящий приказ вступает в силу со дня подписания и подлежит официальному опубликованию.

Председатель комитета

В.В. Иванов

Информация об изменениях:

Приказом комитета сельского хозяйства Волгоградской области от 30 ноября 2016 г. N 300 настоящая Инструкция изложена в новой редакции

См. текст Инструкции в предыдущей редакции

Инструкция
по делопроизводству комитета сельского хозяйства Волгоградской области
(утв. приказом комитета сельского хозяйства Волгоградской области от 24 февраля 2016 г. N 30)

С изменениями и дополнениями от:

30 ноября 2016 г.

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству комитета сельского хозяйства Волгоградской области (далее именуется - Инструкция) - совокупность правовых норм регулирующих деятельность по созданию и организации работы с созданными официальными документами в комитете сельского хозяйства Волгоградской области.

Инструкция разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности комитета сельского хозяйства Волгоградской области (далее именуется - Комитет) и поступающих в Комитет документов, а так же совершенствования и повышения эффективности делопроизводства Комитета.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и Волгоградской области в сфере информации, документации и архивного дела, а так же постановлением Губернатора Волгоградской области от 24 ноября 2014 г. N 172 "Об утверждении Положения о комитете сельского хозяйства Волгоградской области", постановлением Губернатора Волгоградской области от 17 апреля 2015 г. N 334 "Об автоматизированной системе обработки конфиденциальной информации Волгоградской области", постановлением Губернатора Волгоградской области от 13 июля 2015 г. N 624 "О подготовке нормативных правовых актов органов исполнительной власти Волгоградской области", постановлением Правительства Волгоградской области от 26 февраля 2013 г. N 78-п "Об утверждении Положения о межведомственном электронном (безбумажном) документообороте в органах исполнительной власти Волгоградской области", постановлением Правительства Волгоградской области от 23 апреля 2013 г. N 189-п "Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области", и иными правовыми актами регулирующими деятельность в сфере делопроизводства и документооборота.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.

Особенности работы с документами, содержащими сведения конфиденциального характера (сведения о персональных данных гражданина; сведения, составляющие служебную тайну; сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами), регулируются нормативными правовыми актами Российской Федерации и Волгоградской области.

Порядок создания, хранения и (или) обмена электронными документами, содержащими конфиденциальную информацию, в том числе порядок регистрации и рассмотрения обращений граждан и организаций, направленных посредством заполнения интерактивной формы на портале государственных и муниципальных услуг Волгоградской области, регулируются Инструкцией с учетом особенностей установленных нормативными правовыми актами Волгоградской области.

Прием и учет (регистрация) документов, содержащих государственную тайну осуществляется сотрудником сектора защиты информации и мобилизационной работы Комитета уполномоченного по защите государственной тайны в установленном законодательством порядке.

1.4. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

В отношении бухгалтерской, научно-технической и иной специальной документации, требования Инструкции распространяются в части не противоречащей нормативным правовым актам, устанавливающим специальные требования к работе с указанной документацией.

1.5. Делопроизводство Комитета, независимо от типа носителя документированной информации, ведется с использованием единой автоматизированной системы электронного документооборота (далее именуется - АСЭД), предназначенной, в том числе, для осуществления межведомственного документооборота органов исполнительной власти Волгоградской области.

1.6. Организацию, контроль, методическое руководство и совершенствование делопроизводства в Комитете осуществляет сектор делопроизводства и документооборота Комитета.

1.7. Задачи и функции государственных гражданских служащих (работников), отвечающих за организацию работы и ведение делопроизводства в структурных подразделениях Комитета устанавливаются приказами Комитета.

Права и обязанности государственных гражданских служащих (работников), осуществляющих работу с документами в структурных подразделениях Комитета, устанавливаются должностными регламентами (должностными инструкциями).

1.8. Сведения, содержащиеся в документах, могут быть использованы только в служебных целях в соответствии с полномочиями сотрудника, работающего с документами.

Работа со служебными документами вне помещений Комитета не допускается.

При утрате документов проводится служебная проверка.

1.9. При уходе в отпуск, переводе (перемещении) по службе, работе или в случае увольнения, сотрудник обязан передать все находящиеся у него документы иному сотруднику, определенному в соответствии с указанием непосредственного руководителя увольняемого, уходящего в отпуск или переводящегося (перемещаемого) по службе, работе сотрудника.

1.10. Инструкция обязательна для соблюдения всеми сотрудниками Комитета.

Сотрудники Комитета несут дисциплинарную и иную установленную законодательством ответственность за несоблюдение требований Инструкции.

Вновь принятые на службу (работу) сотрудники в течении трех рабочих дней со дня издания приказа о назначении на должность должны быть ознакомлены службой делопроизводства с Инструкцией под роспись.

2. Порядок разработки, утверждения, внесения изменений в Инструкцию по делопроизводству

2.1. Инструкция и изменения к ней разрабатываются службой делопроизводства в соответствии с действующими правовыми актами Российской Федерации, Волгоградской области и Комитета регулирующими деятельность по созданию и организации работы с созданными официальными документами в органах исполнительной власти.

2.2. Проект Инструкции или проект ее изменений в установленном порядке, направляется на рассмотрение постоянно действующей экспертной комиссии по проведению экспертизы ценности документов и дел комитета сельского хозяйства (далее именуется - ЭК) и на согласование экспертно-проверочной и методической комиссии комитета культуры Волгоградской области (далее именуется - ЭПМК).

Правовыми актами Российской Федерации или Волгоградской области могут быть установлены дополнительные требования о согласовании Инструкции или проекта ее изменений с органами исполнительной власти Волгоградской области или федеральными органами государственной власти или их структурными подразделениями.

Указанные согласования осуществляются до направления Инструкции или проекта ее изменений на согласование ЭПМК, с приложением документов (копий документов) подтверждающих согласование Инструкции или проекта ее изменений с органами исполнительной власти Волгоградской области или федеральными органами государственной власти Российской Федерации.

2.3. Решение о согласовании Инструкции оформляется проставлением штампа о согласовании в нижней части лицевой стороны последнего листа текста Инструкции.

2.4. После согласования ЭПМК Инструкция утверждается приказом Комитета и доводится до сведения сотрудников Комитета.

3. Основные термины и определения

В Инструкции используются следующие основные термины и определения:

автор документа (проекта документа) - физическое или юридическое лицо, создавшее документ (проект документа);

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Комитета;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Комитете;

документ - материальный носитель с зафиксированной на нем в установленной форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения;

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

запрос информации - обращение пользователя информацией в устной или письменной форме, а так же в виде электронного документа, в Комитет и другие органы исполнительной власти Волгоградской области, иные государственные органы, органы местного самоуправления либо к их должностным лицам, а также к иным юридическим и физическим лицам (индивидуальным предпринимателям) о предоставлении необходимой пользователю информации;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в Комитете, с указанием сроков их хранения;

обращение гражданина - направленное в Комитет или его должностному лицу письменное (в том числе в электронной форме) предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в Комитет;

объем документооборота - количество документов, поступивших в Комитет и созданных им за определенный период времени;

опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания;

оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами делопроизводства;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

руководство - председатель комитета сельского хозяйства Волгоградской области (далее именуется - председатель), заместитель председателя, руководители структурных подразделений Комитета - уполномоченные рассматривать документы и давать указания по их исполнению;

служба делопроизводства - сектор делопроизводства и документооборота комитета, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях комитета, в установленном порядке уполномоченные осуществлять организацию, контроль, методическое руководство и совершенствование делопроизводства в Комитете;

переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией;

письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый (полученный) Комитетом в установленном порядке;

система электронного документооборота - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание и сбор электронных документов и электронных образов документов, управление ими, их регистрацию, хранение и доступ к ним;

сканирование документа - получение электронного образа документа;

телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый (полученный) средствами телеграфной сети общего пользования;

телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый средствами телефонной связи;

унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

факсограмма (факс) - копия документа, получаемая на бумажном носителе (письменного, графического, изобразительного), и переданная по каналам факсимильной связи;

формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью;

электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;

электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

юридическая сила документа - свойство документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

4. Создание документов

4.1. Состав документов Комитета

4.1.1. В деятельности Комитета создаются:

а) проекты законов Волгоградской области, правовых актов Губернатора и Администрации Волгоградской области;

б) нормативные и не нормативные правовые акты Комитета, в том числе приказы Комитета по основной (профильной) деятельности, личному составу;

в) протоколы заседаний, совещаний (совещательных, координационных, экспертных органов, рабочих групп и т.д.);

г) планы, отчеты, программы, заключения;

д) акты;

е) записки (аналитические, служебные, пояснительные);

ж) письма;

з) телеграммы, факсограммы, телефонограммы;

и) доверенности;

к) договоры, контракты, соглашения.

В зависимости от конкретных задач управления в деятельности Комитета создаются и другие виды документов (прогнозы, программы, и др.).

4.1.2. Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются:

а) в протоколах коллегии Комитета;

б) в протоколах совещаний председателя;

в) в протоколах заседаний и совещаний совещательных органов и рабочих групп Комитета.

4.1.3. Взаимные обязательства Комитета с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, контрактов, соглашений, протоколов намерений (согласований) и других документов.

4.1.4. В установленных законодательством случаях в Комитете могут издаваться документы совместно с другими органами исполнительной власти Волгоградской области.

Такие акты оформляются как единый документ (приказ, соглашение, протокол и др.).

4.2. Реквизиты документов

4.2.1. Для документов, создаваемых в Комитете, кроме перечисленных в пункте 4.2.2. устанавливаются размеры полей:

2,75 см - левое;

2,25 см - правое;

2,00 см - верхнее;

2,00 см - нижнее.

4.2.2. Проекты законодательных актов Волгоградской области, правовых актов Губернатора Волгоградской области и (или) Администрации Волгоградской области подготавливаются в соответствии с требованиями к оформлению, установленными правовыми актами Волгоградской области, Волгоградской областной Думы и (или) аппарата Губернатора Волгоградской области.

4.2.3. Документы, создаваемые в Комитете, имеют состав реквизитов, определенный правовыми актами Волгоградской области, регулирующими правила делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области.

Дополнительно, при подготовке документов и в процессе работы с ними могут использоваться дополнительные реквизиты, например, отметки: "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату", "Контроль" и др.

Указанные дополнительные реквизиты размещаются в свободном поле лицевой стороны первого листа документа.

4.2.4. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Правила оформления реквизитов документов приведены в приложении 1.

4.3. Бланки документов

4.3.1. Документы, создаваемые в Комитете, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм), А6 (105 х 148 мм) и (или) в виде электронных документов и имеют установленный состав реквизитов.

4.3.2. Образцы разработанных и применяемых в Комитете бланков подлежат включению в инструкцию по делопроизводству Комитета в качестве приложений.

4.3.3. В Комитете применяются следующие бланки с воспроизведением герба Волгоградской области, имеющие установленный состав реквизитов:

а) бланк приказа Комитета;

б) бланк протокола Комитета;

в) бланк письма Комитета с угловым расположением реквизитов;

г) бланк письма Комитета с продольным расположением реквизитов;

д) бланк председателя (для резолюций и поручений);

е) бланк заместителя председателя (для резолюций и поручений).

4.3.4. Бланки Комитета с воспроизведением герба Волгоградской области разрабатываются в соответствии с требованиями закона Волгоградской области от 18 сентября 2000 г. N 436-ОД "О гербе и флаге Волгоградской области" и изготавливаются типографским способом.

4.3.5. На бланках приказа и письма Комитета с угловым и продольным расположением реквизитов, справа в нижней части бланка на его оборотной стороне проставляются порядковые номера для организации их учета.

На бланках председателя (для резолюций и поручений), а так же на бланках заместителя председателя (для резолюций и поручений) порядковые номера не проставляются.

Бланки без изображения герба Волгоградской области могут быть изготовлены средствами оргтехники.

4.3.6. Для бланков Комитета с воспроизведением герба Волгоградской области устанавливается, что:

размеры полей бланков формата А4, А5: левое - 27,5 мм, правое - 22,5 мм, верхнее - 3 мм;

размеры полей бланка А6: верхнее - 3 мм, слева, справа - 10 мм, снизу - 15 мм.

4.3.7. Бланк приказа Комитета содержит реквизиты:

а) Герб Волгоградской области;

б) наименование Комитета;

в) наименование вида документа;

г) дата документа;

д) регистрационный номер документа;

е) место составления (издания) документа;

Образец бланка приказа Комитета приведен в Приложении 2.

4.3.8. Бланк протокола Комитета содержит реквизиты:

а) Герб Волгоградской области;

б) наименование Комитета;

в) наименование вида документа;

г) дата документа;

д) регистрационный номер документа;

е) место составления (издания) документа;

Образец оформления полного протокола Комитета и образец оформления краткого протокола приведены в Приложении 4 и Приложении 5.

4.3.9. Бланк письма Комитета с угловым расположением реквизитов содержит реквизиты:

а) Герб Волгоградской области;

б) наименование Комитета;

в) справочные данные о Комитете;

г) дата документа;

д) регистрационный номер документа;

е) ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Образец бланка письма Комитета с угловым расположением реквизитов приведен в Приложении 6.

4.3.10. Бланк письма Комитета с продольным расположением реквизитов содержит реквизиты:

а) Герб Волгоградской области;

б) наименование Комитета;

в) справочные данные о Комитете;

г) дата документа;

д) регистрационный номер документа;

е) ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Образец бланка письма Комитета с продольным расположением реквизитов приведен в Приложении 7.

4.3.11. Бланк председателя (для резолюций и поручений) выполняется на листе формата А6 и содержит реквизиты:

а) Герб Волгоградской области;

б) наименование Комитета;

в) дата документа;

г) регистрационный номер документа;

д) подпись.

Образец бланка председателя (для резолюций и поручений) приведен в Приложении 8.

Правила оформления и состав реквизитов бланка заместителя председателя (для резолюций и поручений) аналогичны правилам оформления и составу реквизитов бланка председателя (для резолюций и поручений).

4.3.12. Организация работы по изготовлению типографским способом бланков Комитета с изображением герба Волгоградской области (далее именуются - гербовые бланки) возлагается на службу делопроизводства.

4.3.13. При получении из типографии, бланки приказа Комитета и бланки писем Комитета подлежат учету по видам в журнале учета поступления гербовых бланков.

Форма журнала приведена в Приложении 9.

4.3.14. Учет, хранение, выдачу гербовых бланков осуществляет сотрудник службы делопроизводства.

4.3.15. До выдачи сотрудникам, гербовые бланки хранятся в металлическом шкафу в службе делопроизводства.

4.3.16. Гербовые бланки выдаются по видам под роспись, согласно журналу учета выдачи гербовых бланков. Форма журнала приведена в Приложении 10.

4.3.17. Сотрудником службы делопроизводства вместе с гербовыми бланками выдается бланк отчета об их использовании, который впоследствии при израсходовании всех полученных экземпляров гербовых бланков подлежит заполнению и возврату вместе с испорченными бланками (при их наличии) в службу делопроизводства.

Последующая выдача гербовых бланков осуществляется только после предоставления отчета об использовании ранее выданных.

В случае утраты гербового бланка об этом делается запись в отчете об использовании гербовых бланков.

Форма отчета об использовании гербовых бланков приведена в Приложении 11.

4.3.18. Передача гербовых бланков сотрудниками Комитета третьим лицам не допускается.

4.3.19. Сотрудники Комитета несут персональную ответственность за порчу и (или) утрату гербовых бланков.

4.3.20. Уничтожение испорченных гербовых бланков производится после списания израсходованных гербовых бланков как материальных ценностей путем резания бланков техническими средствами уничтожения бумаги.

По факту уничтожения комиссией Комитета составляется акт, утверждаемый председателем. Форма акта приведена в Приложении 12.

Состав и порядок деятельности указанной в настоящем пункте комиссии устанавливается приказом Комитета.

4.4. Проекты законов Волгоградской области

4.4.1. Комитет разрабатывает проекты законов Волгоградской области (далее - законопроекты) по относящимся к своей компетенции вопросам во исполнение актов законодательства Российской Федерации, Волгоградской области, планов законопроектной деятельности Администрации Волгоградской области, соответствующих поручений Губернатора Волгоградской области, а также в инициативном порядке.

4.4.2. Процедура подготовки и внесения проекта закона в Волгоградскую областную Думу определена Уставом (Основным законом) Волгоградской области от 24 февраля 2012 г. N 1-ОД, Законом Волгоградской области от 09 декабря 2014 г. N 169-ОД "О нормативных правовых актах Волгоградской области" и постановлением Волгоградской областной Думы от 18 ноября 2015 г. N 23/1453 "О Регламенте Волгоградской областной Думы".

4.4.3. Проекты законов Волгоградской области, пояснительную записку и финансово-экономическое обоснование к законопроекту готовят специалисты Комитета на основании поручений председателя, своего непосредственного руководителя либо в инициативном порядке, в соответствии с профилем деятельности структурного подразделения и своими должностными обязанностями.

4.4.4. Необходимым условием внесения законопроекта в Волгоградскую областную Думу в порядке законодательной инициативы является представление:

проекта постановления Волгоградской областной Думы (к законопроекту);

текста законопроекта и иного нормативного правового акта;

пояснительной записки;

финансово-экономического обоснования законопроекта;

перечня нормативных правовых актов, требующих внесения изменений в связи с принятием предлагаемого законопроекта, в том числе их отмены полностью или частично.

Правила оформления законопроекта приведены в Приложении 13.

4.5. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора Волгоградской области, постановлений Администрации Волгоградской области

4.5.1. В пределах своей компетенции Комитет разрабатывает проекты:

постановлений и распоряжений Губернатора Волгоградской области;

постановлений Администрации Волгоградской области.

4.5.2. Подготовка проектов постановлений и распоряжений Губернатора Волгоградской области, постановлений Администрации Волгоградской области осуществляется в порядке, установленном правовым актом Губернатора Волгоградской области.

4.5.3. Проекты постановлений (распоряжений) представляются в аппарат Губернатора Волгоградской области с бланком согласования, пояснительной запиской и финансово-экономическим обоснованием.

4.5.4. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора Волгоградской области, постановлений Администрации Волгоградской области, финансово-экономическое обоснование к проекту постановления или распоряжения Губернатора Волгоградской области, постановления Администрации Волгоградской области готовят специалисты Комитета на основании поручений председателя, своего непосредственного руководителя либо в инициативном порядке, в соответствии с профилем деятельности структурного подразделения и своими должностными обязанностями.

4.6. Нормативные правовые акты Комитета

4.6.1. Нормативный правовой акт Комитета - изданный в установленном порядке акт Комитета, устанавливающий правовые нормы, то есть правила поведения, рассчитанные на неоднократное применение и обязательные для неопределенного круга лиц (далее именуется - НПА).

4.6.2. НПА разрабатываются, согласовываются и доводятся до сведения в порядке, установленном настоящей Инструкцией для разработки, согласования и доведения до сведения приказов Комитета, с учетом особенностей, установленных нормативными правовыми актами Волгоградской области.

4.6.3. Обязательными этапами согласования НПА являются юридическая и антикоррупционная экспертизы, в том числе определение нормативности правового акта и необходимости его опубликования (размещения в сети Интернет), проведение независимой антикоррупционной экспертизы, а так же направление проекта НПА для оценки регулирующего воздействия, проводимые в установленном нормативными правовыми актами Волгоградской области и Комитета порядке.

4.6.4. НПА подлежат официальному опубликованию и рассылке в случаях и в порядке, установленных нормативными правовыми актами Волгоградской области и Комитета.

4.7. Приказы Комитета

4.7.1. В целях реализации полномочий Комитета и организации его деятельности путем установления обязательных правовых предписаний, в Комитете издаются приказы.

Приказы Комитета формируются в следующие номенклатурные дела:

а) приказы по основной (профильной) деятельности;

б) приказы по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение);

в) приказы по личному составу (о ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением);

г) приказы по личному составу (премирование, оказание материальной помощи);

д) приказы по личному составу (внутрироссийские и зарубежные командировки);

4.7.2. Проекты приказов готовят на чистых листах бумаги формата А4 специалисты Комитета на основании поручений председателя, своего непосредственного руководителя либо в инициативном порядке, в соответствии с профилем деятельности структурного подразделения и своими должностными обязанностями.

4.7.3. Ответственность за обеспечение своевременной и качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами несут авторы проекта приказа.

4.7.4. Подготовка приказа включает в себя:

а) изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений;

б) подготовку проекта приказа с использованием технических средств;

в) согласование проекта приказа;

г) подписание проекта приказа;

д) регистрацию приказа;

е) доведение приказа до исполнителей и (или) рассылку приказа подведомственным и иным организациям, должностным лицам в соответствии с требованиями законодательства, настоящей Инструкцией и содержанием приказа.

В установленных нормативными правовыми актами Российской Федерации, Волгоградской области и (или) Комитета случаях и порядке, проект приказа до его подписания подлежит размещению в сети Интернет, в том числе для проведения независимой антикоррупционной экспертизы.

4.7.5. В случае подготовки проекта приказа в инициативном порядке автор проекта приказа прилагает служебную записку на имя своего непосредственного руководителя с кратким обоснованием необходимости принятия приказа.

Если издание приказа повлечет за собой изменение или признание утратившими силу ранее изданных правовых актов, автор проекта приказа прилагает копии правовых актов подлежащих изменению или признанию утратившими силу.

В случае если экземпляры приказа или его копии после подписания приказа председателем будут рассылаться или направляться на ознакомление, автор проекта приказа заполняет реестр рассылки (приложение 23).

4.7.6. Оформленный надлежащим образом проект приказа согласовывается:

автором проекта приказа и его непосредственным руководителем;

заместителем председателя в соответствии с распределением обязанностей;

непосредственными руководителями сотрудников, в случае если для последних в проекте приказа предусматриваются поручения;

начальником отдела правового обеспечения (далее именуется - юридическая служба).

Форма бланка согласования приведена в Приложении 3.

В случае если проект приказа затрагивает вопросы, связанные с исполнением полномочий главного распорядителя бюджетных средств, выделением, расходованием средств, оформлением и ведением бухгалтерской отчетности, а так же финансовой статистической отчетности или документации финансовой дисциплины, принятия на учет и контроля за использованием материальных средств и запасов, то он в обязательном порядке визируется начальником отдела планирования и исполнения бюджета и уполномоченным сотрудником отдела внутреннего финансового аудита и внутреннего финансового контроля.

Проект приказа по личному составу в обязательном порядке визируется начальником отдела государственной службы и кадров (далее именуется - кадровик).

4.7.7. Начальник отдела планирования и исполнения бюджета и уполномоченный сотрудник отдела внутреннего финансового аудита и внутреннего финансового контроля или кадровик осуществляют визирование проекта поступившего приказа в срок, не превышающий трех рабочих дней (не считая дня поступления проекта приказа).

Остальные сотрудники осуществляют визирование проекта поступившего приказа в срок, не превышающий один рабочий день (не считая дня поступления проекта приказа).

Юридическая служба осуществляет работу с проектом приказа в порядке и в срок, установленными правовым актом Губернатора Волгоградской области.

Сотрудник, завизировавший приказ, сообщает об этом автору проекта приказа или передает проект приказа сотруднику службы делопроизводства до конца рабочего дня, в котором завизирован приказ.

4.7.8. Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются визирующим в виде служебной записки, которая изготавливается и передается автору проекта приказа в сроки, установленные п. 4.7.7. настоящей Инструкции.

Служебная записка, с учетом требований установленных настоящим пунктом, может быть изготовлена в электронной форме и направлена автору проекта приказа по АСЭД.

4.7.9. Если в проект приказа были внесены изменения, на любом из этапов его согласования, проект приказа подлежит повторному согласованию со всеми сотрудниками.

4.7.10. Согласованные проекты приказа со всеми приложениями и служебной запиской (в случае внесения проекта приказа в инициативном порядке) передаются автором проекта приказа на подписание председателем в порядке, установленном правовым актом Губернатора Волгоградской области.

4.7.11. Регистрационные номера присваиваются приказам по порядку номеров в пределах календарного года.

Дата регистрации приказа является датой его подписания.

4.7.12. Доведение приказов до сведения сотрудников Комитета осуществляется в срок, не превышающий один рабочий день со дня регистрации приказа путем передачи копии приказа сотруднику с росписью последнего, на оборотной стороне последнего листа оригинала приказа, об ознакомлении и (или) получении копии приказа.

В случае временного отсутствия сотрудника приказ в установленном настоящим пунктом порядке доводится до сведения непосредственного руководителя временно отсутствующего сотрудника.

Доведение приказов по основной (профильной) деятельности или приказов по административно-хозяйственным вопросам до сведения сотрудников Комитета, а так же заверение их копий, осуществляется сотрудником организационно-аналитического отдела.

Доведение приказов по личному составу до сведения сотрудников Комитета, а так же заверение их копий, осуществляется кадровиком.

В целях доведения приказа до сведения сотрудников Комитета может быть использована АСЭД, в которой электронный образ приказа прикрепляется к служебной записке созданной сотрудником, ответственным за доведение приказа до сведения и рассылается необходимым адресатам для ознакомления.

4.7.13. Копии приказа или его экземпляры направляемые руководителям подведомственных Комитету организаций или иным организациям, органам, должностным лицам направляются адресатам в соответствии с реестром рассылки.

4.7.14. Правила оформления приказов приведены в Приложении 14. Порядок оформления реквизита "Отметка о заверении копии" приведен в Приложении 1.

4.8. Правила, положения, инструкции

4.8.1. Правила - правовой акт, определяющий порядок какого-либо вида деятельности, устанавливающий или запрещающий определенное поведение.

4.8.2. Положение - правовой акт, детально регламентирующий правовой статус, порядок организации и процедуру какого-либо вида деятельности.

4.8.3. Инструкция - правовой акт, издаваемый в целях разъяснения и определения порядка применения соответствующего НПА либо с целью указания норм о способах выполнения определенных операций (действий).

4.8.4. Правила, положение, инструкция утверждаются приказами Комитета и могут являться НПА.

4.8.5. Порядок подготовки проектов правил, положения, инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов приказов Комитета.

4.8.6. Текст проекта положения, правил, инструкции печатается на чистом листе бумаги формата А4.

4.8.7. Отличительными характеристиками текстов правил, положения, инструкции являются:

точность применяемых формулировок, без использования слов и понятий, имеющих множественный смысл;

использование коротких предложений, общепринятых выражений и связок, при необходимости - предварительное определение используемых понятий, сокращений, аббревиатур;

описание всех возможных вариантов событий и соответствующих им вариантов действий, т.е. полнота представления информации;

структурированность текста с целью достижения наилучшей последовательности изложения материала;

минимизация текста с помощью применения обобщений (обзоров предполагаемых действий) и применение перечислений (задач, этапов, условий и т.д.).

4.8.8. В зависимости от сложности и объема разрабатываемых правил, положения, инструкции - текст документа делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Нумерация производится арабскими цифрами.

4.9. Протокол заседания (совещания)

4.9.1. Протокол заседания (совещания) - документ, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегии Комитета, совещаний председателей, заседаний и совещаний ЭК, иных координационных, совещательных органов и рабочих групп.

Протокол заседания (совещания) - (далее именуется - протокол) оформляется на чистом листе бумаги формата А4.

4.9.2. При оформлении протокола оформляются следующие реквизиты:

а) наименование Комитета;

б) наименование вида документа;

в) дата документа;

г) регистрационный номер документа;

д) место составления (издания) документа;

е) текст документа;

ж) подпись.

Порядок напечатания и размещения реквизитов, указанных в подпунктах "а - д" настоящего пункта аналогичен напечатанию реквизитов на бланке приказа Комитета.

4.9.3. Реквизит - "текст документа".

Реквизит состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются инициалы, фамилии и должности председательствующего, секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание).

Если количество присутствующих превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола.

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

Вводная часть протокола заканчивается перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих рассматриваемым вопросам и их нумерации.

Текст каждого раздела строится по схеме:

"СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:)"

Содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов, с указанием в тексте протокола: "Текст выступления прилагается".

В текст протокола вносятся полностью:

постановление (решение) в той формулировке, которая была принята на заседании (совещании);

итоги голосования с указанием количества голосовавших "за", "против" или "воздержавшихся";

краткое содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения.

Допускается использование подробного и краткого написания реквизита - "текст документа", которые отличаются полнотой освещения заседания (совещания).

Подробное написание составляется в случаях, когда необходимо полностью задокументировать ход обсуждения вопросов, передать содержание докладов и выступлений участников заседания, прозвучавшие вопросы, реплики, замечания, позиции.

В краткой форме опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Текст каждого раздела в краткой форме строится по схеме:

"СЛУШАЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:)."

4.9.4. Протокол подписывается лицом, председательствовавшим на заседании (совещании) и секретарем заседания (совещания).

При отсутствии секретаря заседания, в том числе при проведении оперативных совещаний, допускается подписание протокола только председательствующим.

В случаях установленных нормативными правовыми актами Российской Федерации, Волгоградской области или положением, регулирующим деятельность коллегиального органа, протокол подписывается всеми членами, участвовавшими в заседании (совещании).

4.9.5. В качестве исходных документов для подготовки протокола используются:

а) перечень рассматриваемых вопросов заседания (совещания);

б) записи, произведенные во время заседания (совещания) вручную или с использованием диктофона;

в) тезисы докладов или выступлений, а также иллюстрирующие их информационно-справочные материалы (таблицы, графики, расчеты, справки и др.);

г) принятые решения и особые мнения;

д) лист регистрации участников заседания (совещания).

4.9.6. Перечень рассматриваемых вопросов заседания (совещания) - (далее именуется - повестка заседания) печатается на чистом листе формата А4 шрифтом Times New Roman 14, по правилам установленным для написания реквизита "Текст документа" и с учетом особенностей установленных настоящим разделом.

В повестке заседания в обязательном порядке указываются:

а) количество, краткая тематика и последовательность планируемых к обсуждению вопросов;

б) фамилии, инициалы и должности докладчиков;

в) дата и время проведения заседания;

г) место проведения заседания;

д) наименование должности, подпись, расшифровка подписи автора повестки заседания.

Повестка заседания составляется сотрудником Комитета, являющимся секретарем коллегиального органа на основании регламента коллегиального органа и указаний председателя и (или) руководителя коллегиального органа.

При формировании повестки заседания учитывается объемность обсуждаемых вопросов с целью планирования продолжительности заседания (совещания) и перерывов.

Повестка заседания утверждается руководителем (председательствующим) координационного, совещательного органа или рабочей группы.

4.9.7. Лист регистрации участников заседания (совещания) составляется при количестве участников более 15 человек и оформляется в виде приложения к протоколу. Если на заседании необходимо учитывать наличие кворума, то составление листа регистрации является обязательным, независимо от количества участников.

4.9.8. Утвержденная повестка заседания, координационных, совещательных органов и рабочих групп, тезисы докладов или выступлений, проекты решений, информационно-справочные материалы (таблицы, графики, расчеты, справки и др.) необходимые для ознакомления участниками совещания (заседания) тиражируются и передаются и (или) рассылаются по числу участников, в порядке и в сроки установленные положениями о соответствующих координационных, совещательных органах или рабочих группах.

Организация и проведение совещаний председателя только с сотрудниками Комитета и (или) руководителями подведомственных Комитету организаций допускается без предварительной передачи или рассылки повестки заседания, тезисов докладов или выступлений, проектов решений, информационно-справочных материалов (таблиц, графиков, расчетов, справок и др.).

4.9.9. Копии протоколов рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам сотрудником службы делопроизводства, в соответствии с указателем рассылки который составляет секретарь заседания (совещания).

4.9.10. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов.

Выписка из протокола - документ, содержащий часть информации протокола.

4.9.11. В выписке из протокола воспроизводятся:

а) реквизиты "а" - "д", "ж" протокола;

б) сведения о присутствовавших;

в) вопрос повестки заседания по которому готовится выписка;

г) часть текста, отражающая рассмотрение вопроса и принятые по нему решения;

Выписка из протокола заверяется подписью секретаря координационного, совещательного органа или рабочей группы, а в случае его отсутствия - подписью председателя (руководителя) координационного, совещательного органа или рабочей группы

4.10. План

4.10.1. План - документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем, сроки, ответственных исполнителей.

4.10.2. План оформляется на листе бумаги формата А4 с использованием следующих реквизитов:

а) наименование Комитета;

б) гриф утверждения документа;

в) дата документа;

г) регистрационный номер документа;

д) наименование вида документа;

е) заголовок к тексту;

ж) текст документа;

з) подпись.

Порядок напечатания и размещения реквизитов, указанных в подпунктах "а"; "в" - "е" настоящего пункта аналогичен напечатанию реквизитов на бланке приказа Комитета.

4.10.3. Реквизит - "текст документа" оформляется в виде таблицы с графами:

а) номер пункта плана;

б) наименование мероприятия;

в) срок исполнения;

г) исполнитель;

д) примечание.

План деятельности сотрудника подписывается сотрудником и утверждается его непосредственным руководителем.

План деятельности структурного подразделения подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается заместителем председателя, курирующим соответствующее структурное подразделение.

План деятельности Комитета подписывается заместителем (лями) председателя визируется сотрудником структурного подразделения Комитета уполномоченного по вопросам бюджетного планирования и утверждается председателем.

Утвержденные планы подлежат регистрации как внутренние документы Комитета.

4.10.4. Номер пункта плана - номер соответствующий отдельному разделу или пункту плана мероприятий. Нумерация последовательная, без пропусков, возможно применение составных номеров с учетом нумерации разделов плана.

4.10.5. Наименование мероприятия - формулировка содержания мероприятия должна быть точной и понятной (без использования слов и понятий, имеющих множественный смысл).

4.10.6. Срок исполнения - может быть указан как период выполнения мероприятий (например: 1-2 квартал, январь и т.п.) или дату окончания их исполнения (например: до 10.01.2011).

4.10.7. Исполнитель - инициалы, фамилия должностного лица или наименование (полное или официальное сокращенное) организации - исполнителей плана.

В случае если пункт плана подлежит выполнению несколькими исполнителями, то среди них выделяется ответственный исполнитель, который указывается в списке исполнителей первым (верхним) или помечается как ответственный.

4.10.8. Графа "примечание" - служит для внесения пометок, информации имеющей отношение к исполнению конкретного мероприятия плана, в том числе в случае изменения срока исполнения или состава исполнителей.

4.11. Отчет

4.11.1. Отчет - документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени, выполнении мероприятий, поручений, заданий, планов.

4.11.2. Отчеты, предоставляемые в органы государственной власти (в том числе в органы государственной статистики) и имеющие установленную правовыми актами государственных органов форму - создаются по установленной государственными органами форме и в определенном ими порядке.

4.11.3. Отчеты, предоставляемые сотрудниками Комитета в ходе внутреннего служебного взаимодействия - создаются по правилам, установленным для создания служебных записок.

4.11.4. Отчеты, предоставляемые в случаях не указанных в п.п. 4.11.2 и 4.11.3 настоящей инструкции, в том числе отчеты, предоставляемые в уполномоченные органы исполнительной власти Волгоградской области, полномочному представителю Президента России, оформляются на листе бумаги формата А4 с использованием следующих реквизитов:

а) наименование Комитета;

б) дата документа;

в) регистрационный номер документа;

г) наименование вида документа;

д) заголовок к тексту;

е) текст документа;

ж) подпись.

Порядок напечатания и размещения реквизитов, указанных в подпунктах "а" - "д" настоящего пункта аналогичен напечатанию реквизитов на бланке приказа Комитета.

4.11.5. В тексте отчета в обязательном порядке должно содержаться указание на деятельность, мероприятие, выданное поручение, задание, пункт плана, подлежащий выполнению и результат о выполнении, в том числе с указанием на соблюдение или нарушение исполнительской дисциплины, установленных сроков исполнения и надлежащее предоставление информации, необходимых материалов (проектов документов) соисполнителями (при участии нескольких исполнителей).

Отчет о деятельности сотрудника подписывается автором отчета.

Отчет о деятельности структурного подразделения подписывается руководителем структурного подразделения.

Отчет о деятельности Комитета подготавливается и подписывается сотрудником(ками) определенным(и) в соответствии с поручением председателя или заместителя председателя.

4.12. Заключение

4.12.1. Заключение - документ, содержащий мнение, выводы сделанные от имени Комитета, комиссии или эксперта по какому-либо вопросу или документу.

Заключения составляются на проекты разрабатываемых в Комитете документов, на документы, представленные на рассмотрение коллегиальных органов Комитета или на согласование председателю, а так же по итогам проверок.

4.12.2. Сроки и порядок подготовки заключения определяются правовым актом, регламентирующим осуществление конкретной экспертизы, работы соответствующего коллегиального органа или осуществление проверки.

4.13. Служебные записки

4.13.1. В целях осуществления служебного взаимодействия между сотрудниками Комитета в рамках внутреннего документооборота в Комитете применяются служебные записки.

Служебные записки являются справочно-информационными документами.

Авторами служебных записок являются сотрудники Комитета.

4.13.2. Служебная записка может составляться по указанию руководства или по инициативе конкретного сотрудника.

4.13.3. При оформлении служебной записки оформляются следующие реквизиты:

а) адресат;

б) дата документа;

в) ссылка на регистрационный номер и дату документа;

г) наименование вида документа;

д) заголовок к тексту;

е) текст документа;

ж) отметка о наличии приложений;

з) подпись.

и) виза.

Порядок напечатания и размещения реквизитов служебной записки аналогичен порядку напечатания и размещения реквизитов на бланке письма Комитета.

4.13.4. Служебные записки могут создаваться на бумажном носителе и (или) в электронной форме.

Структура текста служебной записки зависит от цели ее создания.

Реквизит "Виза" оформляется, в случае если служебная записка пишется на имя руководителя структурного подразделения, не являющегося непосредственным руководителем автора служебной записки, на имя заместителя председателя или председателю.

Реквизит "Виза" может не оформляться, если служебная переписка:

осуществляется между руководителями структурных подразделений, заместителями председателя, заместителем председателя и руководителем структурного подразделения, заместителем председателя и председателем;

осуществляется сотрудником на основании поручения своего непосредственного руководителя о предоставлении регулярных отчетов (информации);

связана с сообщением о возникновении конфликта интересов, склонением к совершению коррупционного правонарушения или с иным нарушением законодательства.

4.14. Письмо

4.14.1. Письма Комитета готовятся как:

а) доклады о выполнении поручений;

б) сопроводительные письма к проектам законов Волгоградской области, проектам правовых актов Губернатора и (или) Администрации Волгоградской области;

в) запросы;

г) ответы на запросы;

д) информационные письма.

4.14.2. Письма, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, федеральные органы государственной власти, в том числе их территориальные органы, на имя члена Совета Федерации или депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутата Волгоградской областной Думы, государственным органам иностранных государств, международным организациям, высшим должностным лицам субъектов Российской Федерации а так же письма, подписываемые руководителями двух и более органов исполнительной власти Волгоградской области подготавливаются, согласовываются, оформляются и направляются в порядке, установленном правовыми актами Волгоградской области.

4.14.3. Сроки подготовки и направления докладов о выполнении поручений и ответов на запросы определяются в соответствии со сроками, установленными действующими нормативными правовыми актами и уточняются указаниями по исполнению документа (резолюциями).

Сроки подготовки остальных писем определяются автором проекта письма самостоятельно с учетом необходимости решения конкретных задач и (или) в соответствии с требованиями законодательства, поручениями непосредственного руководителя.

4.14.4. Проекты писем готовят специалисты Комитета на основании поручений председателя, своего непосредственного руководителя либо в инициативном порядке, в соответствии с профилем деятельности структурного подразделения и своими должностными обязанностями.

Письма печатаются на бланке письма Комитета с угловым расположением реквизитов.

К проекту письма, подготовленному на бланке письма Комитета с угловым расположением реквизитов, прилагается второй экземпляр проекта письма на чистом листе формата А4, который визируется:

автором проекта письма и его непосредственным руководителем;

заместителем председателя в соответствии с распределением обязанностей;

сотрудниками, курирующими деятельность подведомственных Комитету организаций, в случае если письмо адресовано руководителям последних.

4.14.5. Проекты писем по вопросам правового характера готовятся сотрудником юридической службы.

Проекты писем по вопросам исполнения полномочий главного распорядителя бюджетных средств, выделения, расходованием средств, оформления и ведения бухгалтерской отчетности, а так же финансовой статистической отчетности или документации, финансовой дисциплины, принятия на учет и контроля за использованием материальных средств и запасов, готовятся начальником отдела планирования и исполнения бюджета и уполномоченным сотрудником отдела внутреннего финансового аудита и внутреннего финансового контроля.

Проекты писем по вопросам кадровой работы готовятся кадровиком.

В случаях если в тексте проекта письма частично содержится один или несколько аспектов деятельности из указанных в настоящем пункте, проект такого письма готовится автором письма, являющимся таковым в силу п. 4.14.4. и оно визируется соответственно сотрудником юридической службы, начальником отдела планирования и исполнения бюджета и уполномоченным сотрудником отдела внутреннего финансового аудита и внутреннего финансового контроля или кадровиком.

4.14.6. Дополнительно к реквизитам бланка письма, при оформлении писем в Комитете используются следующие реквизиты:

а) адресат;

б) заголовок к тексту;

в) текст документа;

г) отметка о наличии приложений;

д) визы;

е) подпись.

ж) отметка об исполнителе.

4.14.7. Оформление реквизитов писем производится согласно правилам оформления реквизитов документов, приведенных в Приложении 1.

4.14.8. Письма излагаются: от 1-го лица множественного числа или от 3-го лица единственного числа.

4.14.9. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

4.14.10. Письма подписывает председатель или лица уполномоченные приказом Комитета.

4.14.11. Если количество адресатов письма более 4, то автором проекта письма составляется реестр рассылки и на каждом экземпляре письма указывается только один адресат.

4.14.12. Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства Комитета, заверяются гербовой печатью Комитета, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется гриф ограничения доступа к документу.

4.14.13. При подготовке писем необходимо учитывать требования приказа Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" и постановления Правительства Российской Федерации от 24 марта 2006 г. N 160 "Об утверждении нормативов частоты сбора из почтовых ящиков, обмена, перевозки и доставки письменной корреспонденции, а также контрольных сроков пересылки письменной корреспонденции".

4.15. Телеграмма

Порядок подготовки телеграмм аналогичен порядку, установленному для писем с учетом требований, установленных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222 "Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи" (Приложение 24).

4.16. Факсограмма (факс)

4.16.1. Поступившее в Комитет через факсимильную связь письмо или иной документ (далее именуется - факс) приравнивается к аналогичным документам на бумажном носителе.

4.16.2. Порядок обработки, распределения и прохождения, поступающих в Комитет факсов аналогичен порядку, установленному для документов с отметками, характеризующими степень срочности их исполнения или доставки.

4.16.3. Поступивший вслед за факсом оригинал документа направляется исполнителю в соответствии с указанием по исполнению документа (резолюцией) на поступивший ранее факс.

4.16.4. Порядок оформления факсов, отправляемых Комитетом через факсимильную связь, и хранения их копий, аналогичен порядку, установленному для писем.

4.16.5. Оригинал документа отправленного по факсимильной связи отправляется адресату с пометкой "факс с досылкой", которая размещается на верхнем поле документа справа.

4.17. Доверенность

4.17.1. Доверенность выдается сотрудникам Комитета и оформляется по правилам, установленным настоящей Инструкцией для писем с учетом требований гражданского законодательства Российской Федерации и настоящего раздела.

4.17.2. Проект доверенности подготавливается и визируется сотрудником юридической службы и сотрудником, которому доверенность будет выдана, а так же непосредственным руководителем этого сотрудника, после чего передается сотруднику службы делопроизводства для направления на подписание.

Доверенность подписывается председателем или лицом, осуществляющим его полномочия (исполняющим обязанности) и скрепляется гербовой печатью Комитета.

4.18. Договоры, соглашения, контракты

4.18.1. Проекты договоров (соглашения), контракты (далее - договоры) с органами исполнительной власти Волгоградской области, другими государственными органами Российской Федерации, иные публично-правовые договоры готовятся заинтересованными структурными подразделениями комитета на основании поручений председателя комитета, его заместителей, либо в инициативном порядке, в количестве экземпляров, соответствующем числу сторон, по правилам и образцам, установленным нормативными правовыми актами для конкретных видов договоров. Проект договора подлежит согласованию с руководителями заинтересованных структурных подразделений, затем визируется исполнителями, заместителем председателя комитета, в соответствии с распределением обязанностей.

Согласованный проект договора визируется руководителем юридической службы и представляется на подпись председателю Комитета.

Проекты договоров, подготовленные иными органами исполнительной власти Волгоградской области, передаются на экспертизу в структурные подразделения комитета по их компетенции, затем оформляются, визируются и подписываются в аналогичном порядке.

4.18.2. Служебные контракты (трудовые договоры) оформляются кадровой службой в двух экземплярах по форме, установленной Федеральным законом от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", Трудовым кодексом Российской Федерации, Указом Президента Российской Федерации от 16.02.2005 N 159 "О примерной форме служебного контракта о прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации" и иными нормативными правовыми актами, затем подписываются государственным служащим и представителем нанимателя - председателем комитета и заверяются оттиском гербовой печати.

Один экземпляр служебного контракта (трудового договора) передается государственному гражданскому служащему (работнику), второй помещается в его личное дело в соответствии с номенклатурой дел комитета.

4.18.3. Финансово-хозяйственные и иные гражданско-правовые договоры (государственные контракты), регистрируются сотрудником отдела планирования и исполнения бюджета.

Регистрация договоров (соглашений) осуществляется порядковой нумерацией в пределах календарного года. При регистрации на договоре указываются номер и дата регистрации, которые вносятся в журнал регистрации. Подпись председателя Комитета на договоре заверяется оттиском гербовой печати.

Один экземпляр договора помещается в номенклатурное дело отдела планирования и исполнения бюджета, остальные экземпляры направляются сторонам договора.

5. Организация документооборота

5.1. Принципы организации документооборота

5.1.1. Движение документов в Комитете с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки и (или) помещения в дело образует документооборот и организуется при соблюдении следующих основных принципов:

а) централизации операций по приему и отправке документов;

б) распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);

в) организация предварительного рассмотрения поступающих документов;

г) исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;

д) однократность регистрации документов;

е) устранение необоснованных согласований проектов документов;

ж) регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

5.1.2. В документообороте Комитета выделяются следующие документопотоки:

а) поступающая (входящая) документация;

б) отправляемая (исходящая) документация;

в) внутренняя документация.

5.1.3. В составе поступающей (входящей) и отправляемой (исходящей) документации выделяются:

письма (обращения) граждан, а так же письма и запросы, направляемые в адрес граждан;

обращения пользователей информацией и письма, направляемые в их адрес;

документы, поступившие из Волгоградской областной Думы и письма, направляемые в Волгоградскую областную Думу;

документы, поступившие из органов исполнительной власти Волгоградской области, а так же письма и запросы, направляемые органам исполнительной власти Волгоградской области;

документы, поступившие из федеральных органов государственной власти, в том числе их территориальных подразделений, а так же письма, и запросы, направляемые федеральным органам государственной власти, в том числе их территориальным подразделениям;

документы, поступившие из органов местного самоуправления Волгоградской области и иных субъектов Российской Федерации, а так же письма, и запросы направляемые органам местного самоуправления Волгоградской области и иным субъектам Российской Федерации;

документы, поступившие от иных организаций и лиц не указанных в настоящем пункте и письма и запросы, направляемые в их адрес.

5.1.4. В составе внутренней документации выделяются:

а) нормативные и не нормативные правовые акты Комитета;

б) протоколы заседаний, совещаний (совещательных, координационных, экспертных органов, рабочих групп и т.д.);

в) планы, отчеты, заключения;

г) записки (аналитические, служебные, пояснительные, и т.д.);

д) доверенности;

е) договоры, контракты, соглашения.

5.1.5. Доставка и отправка документов в Комитете осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи, электросвязи, нарочным и посредством электронной почты.

Поступающие (входящие) документы проходят в службе делопроизводства следующие этапы:

а) первичная обработка;

б) регистрация;

в) предварительное рассмотрение;

г) передача руководству на рассмотрение;

д) передача исполнителям;

е) помещение в дело после исполнения.

5.1.6. Службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются председателю в установленном им порядке.

5.1.7. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота используются обязательные сведения о документах установленные нормативными правовыми актами Волгоградской области и Комитета.

5.2. Первичная обработка поступающих (входящих) документов

5.2.1. Первичная обработка поступающих в Комитет документов осуществляется централизовано сотрудниками службы делопроизводства.

При первичной обработке документов проверяется правильность адресования и целостность упаковки.

Первичная обработка документов поступивших по АСЭД осуществляется в порядке, установленном нормативными правовыми актами Волгоградской области, регулирующими отношения в сфере межведомственного электронного (безбумажного) документооборота и настоящей Инструкцией.

Ошибочно поступившие, поступившие без сопроводительного письма или приложений документы, пересылаются по принадлежности или возвращаются обратно отправителю с сопроводительным письмом, в порядке и в сроки, установленные нормативными правовыми актами Российской Федерации, Волгоградской области и настоящей Инструкцией.

5.2.2. Документы, проходят первичную обработку в день поступления, при поступлении в нерабочее время - на следующий рабочий день.

Документы, поступившие с отметками "Срочно", "Вручить немедленно", "Оперативно" незамедлительно проходят первичную обработку и докладываются председателю или в случае его отсутствия - заместителю председателя по профилю деятельности.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма.

Электронные сообщения, адресованные председателю или направленные в адрес Комитета, распечатываются и докладываются председателю или в случае его отсутствия - заместителю председателя по профилю деятельности.

Электронные сообщения, заверенные электронной подписью, подлежат обработке по правилам, предусмотренным для поступающей (входящей) документации.

Поступившая (входящая) документация, имеющая гриф ограничения доступа к документу без вскрытия конверта передается председателю, остальная поступившая (входящая) документация вскрывается, проверяется на наличие вложенных документов и приложений, соответствие адресов.

При обнаружении отсутствия документов или приложений к ним - составляется акт в трех экземплярах (один акт остается в службе делопроизводства, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа).

На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа делается отметка "Документ получен в поврежденном виде".

5.2.3. В случаях, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля может подтвердить время отправления и получения документа, конверты не уничтожаются и прикладываются к документу. Остальные конверты уничтожаются в установленном порядке.

5.2.4. Поступившая (входящая) документация распределяется на регистрируемые и не подлежащие регистрации документы.

Не подлежат регистрации:

пригласительные, поздравительные письма и телеграммы;

билеты;

планы и программы семинаров, конференций, симпозиумов и других подобных мероприятий;

документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые и финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма;

рекламные, коммерческие предложения, в т.ч. поступившие по электронной почте;

печатные издания;

унифицированные формы и бланки документов.

5.3. Регистрация поступающих (входящих) документов

5.3.1. Поступившие (входящие) документы регистрируются только после их первичной обработки и независимо от способа их доставки.

Документы, поступающие в Комитет, регистрируются сотрудником службы делопроизводства.

Незарегистрированные документы на рассмотрение и исполнение не передаются.

5.3.2. Регистрация документов, поступивших в Комитет до 16 ч. 00 мин. рабочего дня, а так же документов, срок рассмотрения которых составляет не более пяти рабочих дней, осуществляется в день их поступления. Документы, поступившие с отметками "Срочно", "Вручить немедленно", "Оперативно", регистрируются незамедлительно.

Регистрация иных поступивших документов осуществляется на следующий рабочий день.

5.3.3. После проведения первичной обработки документа, поступившего на бумажном носителе, осуществляется регистрация в АСЭД путем создания регистрационно-контрольной карточки (далее именуется - РКК), в которую вносятся основные обязательные реквизиты документа, его сканирование и формируется маршрут прохождения документа в зависимости от вида и содержания документа.

Сведения о поступившем (входящем) документе на бумажном носителе вносятся в АСЭД во вновь созданную РКК. Регистрационный номер поступившего (входящего) документа и дата регистрации проставляются АСЭД автоматически.

5.3.4. На поступающих (входящих) документах на бумажном носителе, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа документа проставляется отметка о поступлении документа с указанием даты и входящего регистрационного номера документа.

Структура регистрационного номера поступающего (входящего) документа состоит из индекса Комитета в АСЭД (18) и его порядкового номера. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.

5.3.5. Регистрация всех поступивших (входящих) документов производится в пределах общего документопотока.

Документы, поступившие в Комитет по каналам факсимильной связи, обрабатываются и регистрируются в общем порядке.

5.4. Предварительное рассмотрение поступивших (входящих) документов

5.4.1. Предварительное рассмотрение осуществляется сотрудником службы делопроизводства в целях выделения из массива поступившей (входящей) документации документов требующих обязательного рассмотрения председателем и документов не требующих такового.

5.4.2. Документы, поступившие в Комитет по вопросам, не требующим обязательного рассмотрения председателем, направляются в соответствии с распределением полномочий заместителям председателя или руководителям структурных подразделений Комитета.

5.4.3. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему лицу.

Виды документов, не подлежащих обязательному рассмотрению председателем, а так же полномочия иных сотрудников Комитета по рассмотрению поступающих (входящих) документов и виды таких документов устанавливаются приказом Комитета в соответствии с требованиями правовых актов Российской Федерации и Волгоградской области.

5.5. Передача поступающих (входящих) документов руководству на рассмотрение и передача исполнителям

5.5.1. Поступающие (входящие) документы передаются на рассмотрение руководству только после их регистрации и предварительного рассмотрения.

5.5.2. После рассмотрения руководством документы возвращаются сотруднику службы делопроизводства для оформления указаний по исполнению документов (далее именуются - резолюции).

Резолюция содержит:

указание по исполнению, содержащее краткое описание необходимого для исполнения действия;

указание на срок в течении которого либо до истечения которого необходимо исполнить предписанное действие;

личную подпись автора резолюции;

дату проставления резолюции.

Указание на срок, в течение которого или до истечения которого необходимо исполнить предписанное действие, может не выражаться конкретной датой и содержать выражения: "в установленный законом срок" и т.п.

Резолюция пишется на свободном от реквизитов месте первого листа документа.

Резолюция председателя, заместителя председателя и (или) руководителя структурного подразделения Комитета пишется так же и на бланке председателя, заместителя председателя и (или) руководителя структурного подразделения Комитета (для резолюций и поручений) соответственно.

В случае если резолюция адресована нескольким сотрудникам, то ответственным за исполнение документа в целом является сотрудник указанный первым (верхним) либо сотрудник, в отношении которого сделана пометка о том, что он является ответственным.

Резолюции могут быть адресованы сотрудникам Комитета и (или) руководителям подведомственных Комитету организаций.

5.5.3. В соответствии с резолюцией подлинник документа до окончания рабочего дня передается исполнителю, соисполнителям передаются копии документа.

Передача подлинников документов осуществляется под роспись в журнале сектора делопроизводства и документооборота.

Документы с пометкой (резолюцией) свидетельствующей о необходимости их срочного (оперативного) рассмотрения передаются исполнителю и соисполнителям в течении часа с момента возвращения документов после рассмотрения.

Изготовление копий документа для передачи соисполнителям осуществляется сотрудником службы делопроизводства.

5.6. Помещение в дело после исполнения

5.6.1. Помещение исполненного документа в дело осуществляется по правилам установленным настоящей Инструкцией в соответствии с номенклатурой дел Комитета.

5.6.2. Помещение исполненного документа в дело осуществляется сотрудниками структурных подразделений, в которых согласно номенклатуре Комитета сформировано дело.

5.6.3. Помещение в дело неисполненного или не полностью исполненного документа не допускается.

5.7. Работа исполнителя с документами

5.7.1. Организация работы с документами осуществляется в соответствии с требованиями нормативных правовых актов Российской Федерации, Волгоградской области, настоящей Инструкцией, полномочиями сотрудников и резолюциями.

5.7.2. Исполнитель в процессе работы с документом осуществляет:

сбор и обработку необходимой информации, в том числе в форме служебного взаимодействия и внутренней служебной переписки;

подготовку и согласование проекта отправляемого (исходящего) документа (при необходимости) и всех необходимых приложений, либо подготовку служебной записки;

доработку проекта отправляемого (исходящего) документа по замечаниям, полученным в ходе согласования и повторное согласование (в случае поступления замечаний, на подготовленный проект отправляемого (исходящего) документа);

определение места хранения отправляемого (исходящего) документа (его копии) - в случае, когда документ должен отложиться в номенклатурном деле структурного подразделения Комитета.

5.7.3. Ответственный исполнитель координирует работу соисполнителей, несет ответственность за своевременную и качественную подготовку проекта отправляемого (исходящего) документа и вправе созывать соисполнителей для выработки совместного решения.

В обязанности ответственного исполнителя входит анализ и обобщение поступившей от соисполнителей информации, подготовка проекта отправляемого (исходящего) документа и доклад руководству результатов исполнения резолюции.

В обязанности соисполнителей входит исполнение резолюции в пределах имеющихся служебных (должностных) полномочий (обязанностей) и предоставление информации и материалов, в том числе проектов документов, ответственному исполнителю в установленные им сроки.

5.7.4. Соисполнители несут ответственность за своевременную и качественную подготовку и предоставление информации и материалов, в том числе проектов документов, ответственному исполнителю.

5.7.5. В случае непредставления (несвоевременного представления) информации и материалов, в том числе проектов документов соисполнителями ответственный исполнитель информирует об этом автора резолюции.

5.7.6. Ответственные исполнители и (или) соисполнители обязаны по требованию автора резолюции предоставлять исчерпывающие данные о ходе исполнения и подготовке необходимых материалов.

5.7.7. Исполнитель вправе:

делать пометки на документе (в случае если это не нанесет ущерб практической значимости документа и не исказит содержащихся в нем данных) о времени его поступления, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения;

предлагать изменение состава исполнителей резолюции и (или) срока исполнения документа.

5.7.8. Изменение состава исполнителей резолюции и (или) срока исполнения возможно по единоличному решению автора резолюции или председателя, принятому, в том числе и на основании служебной записки любого из исполнителей поданной автору резолюции или председателю с обоснованием причин изменения и соблюдением требований установленных настоящей Инструкцией.

В случае принятия решения об изменении состава исполнителей и (или) срока исполнения автор резолюции или исполнитель, подавший служебную записку, незамедлительно информирует об изменении резолюции руководителя службы делопроизводства для внесения соответствующей корректировки.

Сроки исполнения по документам, подлежащим срочному или оперативному рассмотрению не продлеваются.

5.7.9. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, при увольнении или переходе на работу в другое структурное подразделение Комитета исполнитель обязан передать находящиеся у него на исполнении документы, сдать все числящиеся за ним печати, штампы, бланки другому сотруднику по указанию своего непосредственного руководителя.

Передача документов подлежащих исполнению осуществляется через сотрудника службы делопроизводства служебной запиской с приложением передаваемых документов.

Передача печатей, штампов, бланков осуществляется с составлением акта приема-передачи.

5.7.10. В случае передачи подлежащего исполнению документа и (или) приложений к нему лицам, не являющимся исполнителем (лями) в соответствии с резолюцией руководства, ответственный исполнитель и (или) соисполнитель передавшие документ и (или) приложения к нему несут ответственность за своевременное исполнение документа и его сохранность.

5.8. Организация работы с отправляемыми (исходящими) документами

5.8.1. До предоставления проекта отправляемого (исходящего) документа на подпись председателю или иному уполномоченному в установленном порядке на подписание лицу, основной исполнитель проверяет правильность оформления отправляемого (исходящего) документа на соответствие требованиям настоящей Инструкции.

5.8.2. При подготовке отправляемого (исходящего) документа как ответа на поступивший (входящий) документ, исполнитель прикладывает к подготовленному проекту входящий документ.

5.8.3. Проекты отправляемых (исходящих) документов с учетом соблюдения установленного в резолюции срока исполнения передаются ответственным исполнителем сотруднику службы делопроизводства для направления на подписание.

5.8.4. Сотрудник службы делопроизводства осуществляет передачу проекта отправляемого (исходящего) документа на подписание и определяет место хранения отправляемого (исходящего) документа (его копии) в соответствии с номенклатурой дел Комитета.

5.8.5. Подписанные отправляемые (исходящие) документы, передаются сотруднику службы делопроизводства, который осуществляет проверку комплектности отправляемого (исходящего) документа.

В случае нарушения комплектности или соответствия количества, отправляемые (исходящие) документы без составления служебной записки незамедлительно возвращаются специалистом службы делопроизводства ответственному исполнителю или в случае отсутствия ответственного исполнителя его непосредственному руководителю для устранения нарушений.

5.8.6. Регистрация отправляемых (исходящих) документов осуществляется основным исполнителем после проведения проверки комплектности отправляемого (исходящего) документа.

Регистрация создаваемых документов осуществляется в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.

5.8.7. Сведения о регистрируемых отправляемых (исходящих) документах вносятся в регистрационно-контрольную карточку (далее именуется - РКК) АСЭД исполнителями.

5.8.8. Регистрационный номер и дата отправляемого (исходящего) документа проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на экземпляре, остающемся в деле Комитета.

Структура регистрационного номера отправляемого (исходящего) документа состоит из индекса Комитета в АСЭД (18), индекса дела по номенклатуре дел Комитета и его порядкового номера.

5.8.9. В случае если в Комитете остается копия отправляемого (исходящего) документа с приложениями, то она заверяется отметкой "Верно: должность, дата, подпись, расшифровка подписи сотрудника, наделенного данными полномочиями" и подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел Комитета.

Входящий документ передается на хранение в дело вместе с документом - ответом.

5.8.10. Отправка документов производится централизовано специалистом службы делопроизводства, который производит их сортировку по способу отправления (простая, заказная, международная и др.).

Служебные письма, телеграммы, открытки, бандероли и печатные издания отправляются почтой.

Факсограммы передаются основным исполнителем по каналам телефонной связи.

Электронные сообщения отправляются основным исполнителем с официального почтового электронного адреса Комитета.

Отправление писем, телеграмм, открыток, бандеролей, печатных изданий, факсограмм, электронных сообщений не связанных со служебной деятельностью запрещается.

5.8.11. Документы с пометкой свидетельствующей о необходимости их срочного (оперативного) доставления и документы до окончания срока исполнения которых осталось пять или менее календарных дней подлежат отправке в день их регистрации.

5.8.12. Документы, отправляемые средствами почтовой связи проходят:

упаковку;

адресование;

проставление стоимости почтовых услуг;

составление реестра отправки;

передачу в почтовое отделение связи.

5.8.13. Документы, отправляемые средствами почтовой связи в один адрес, вкладываются в один конверт.

5.8.14. На отправляемые (исходящие) документы заказного характера, в адрес иностранных юридических или физических лиц, на документы с отметкой о конфиденциальности составляется реестр, который затем возвращается сотруднику службы делопроизводства с распиской работников почтового отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов.

5.8.15. Обработка исходящих документов для отправки средствами почтовой связи осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Минкомсвязи от 31 июля 2014 г. N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи", для отправки телеграфной связью - в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222.

5.9. Прохождение и регистрация внутренних документов

5.9.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых (исходящих) документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

5.9.2. Служебные записки создаются в электронной форме и регистрируются в АСЭД.

Служебные записки создаются на бумажном носителе в случаях:

если служебная записка содержит персональные данные гражданина или сведения ограниченного доступа;

если служебная записка содержит сообщение о возникновении конфликта интересов, факте склонения к совершению коррупционного правонарушения или сообщение об ином нарушении законодательства.

5.9.3. Договоры регистрируются сотрудником отдела планирования и исполнения бюджета.

5.10. Учет и анализ объемов документооборота

5.10.1. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в Комитет и созданных им за определенный период времени.

Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.

За единицу учета количества документов принимается один экземпляр подлинника документа или экземпляр копии документа (если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

При учете отправляемых (исходящих) документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

5.10.2. Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.

5.10.3. Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в Комитет, и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

5.10.4. Данные о количестве документов анализируются, обобщаются службой делопроизводства и предоставляются председателю в составе годового отчета или в виде служебной записки за требуемый период.

6. Контроль исполнения документов

6.1. Контроль исполнения документов включает в себя:

постановку документа на контроль;

организацию и регулирование хода исполнения;

подготовку информации о результатах исполнения;

снятие документа с контроля;

информирование руководства о состоянии исполнения документов.

6.2. Контроль исполнения документов обеспечивают: председатель, заместители председателя, руководители структурных подразделений Комитета, сотрудники службы делопроизводства.

6.3. Централизованно, в службе делопроизводства на контрольный учет ставятся:

документы, поставленные на контроль председателем;

обращения граждан;

поручения Губернатора или Администрации Волгоградской области, отданные Комитету (председателю) в соответствующих постановлениях и распоряжениях;

поручения Губернатора, а так же вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области и заместителей Губернатора Волгоградской области, отданные ими в пределах своих полномочий - во всех видах входящих документов;

документы, переадресованные в Комитет на исполнение;

запросы, поступившие из федеральных органов власти и их территориальных подразделений, органов исполнительной власти Волгоградской области.

6.4. Передача документов, указанных в пункте 6.3, на исполнение без постановки на контрольный учет запрещается, за исключением срочных поручений со сроком исполнения три дня и менее.

6.5. Организацию работы по документальному оформлению контрольного учета документов осуществляет руководитель службы делопроизводства.

6.6. При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, проставляемая штампом "Контроль".

6.7. При постановке документа на контрольный учет, дата контроля исполнения наступает за пять календарных дней до окончания срока исполнения документа, либо в предпоследний рабочий день срока исполнения документа, в случае если документ подлежит срочному или оперативному рассмотрению.

6.8. Решение о снятии документа с контрольного учета принимает руководитель службы делопроизводства, после положительного результата проверки в соответствии с п. 5.8.5. настоящей Инструкции поступивших документов, в том числе отправляемых (исходящих) документов, подписанных уполномоченным лицом и свидетельствующих о полном исполнении контрольного документа в установленный срок.

6.9. Снятие документа с контрольного учета, изменение срока исполнения документа и (или) состава исполнителей фиксируется сотрудником службы делопроизводства в контрольной карточке, с проставлением даты изменения или снятия документа с контрольного учета, указания оснований (в том числе реквизитов отправляемого (исходящего) документа, служебной записки и т.п.) и своей подписи.

Снятие документа с контрольного учета, изменение срока исполнения документа и (или) состава исполнителей фиксируется сотрудником службы делопроизводства, в пределах срока установленного абзацем вторым п. 5.8.6. настоящей Инструкции.

6.10. Ответственность за организацию работы по документальному оформлению контрольного учета документов в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, актуальность сведений о постановке документов на контрольный учет, снятии документов с контрольного учета, изменение срока исполнения документа и (или) состава исполнителей, несет руководитель службы делопроизводства.

7. Рассмотрение обращений граждан

7.1. Работа по рассмотрению обращений граждан поступивших в Комитет в письменной форме или в форме электронного документа (далее именуются - обращения) осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и правовыми актами Комитета регулирующими осуществление приема граждан, обеспечение своевременного и полного рассмотрения их обращений, поданных в устной или письменной форме, принятие по ним решений и направление заявителям ответов в установленный законодательством Российской Федерации срок.

7.2. Поступившие обращения регистрируются в автоматизированной системе обработки конфиденциальной информации Волгоградской

области (далее - АСОКИ), сведения о поступивших обращениях граждан и о регистрации заносятся ответственным сотрудником в журнал учета обращений граждан, электронный реестр обращения граждан, поступивших в комитет, и карточку учета обращения граждан.

7.3. Обращения граждан подлежат обязательной регистрации в день их поступления в Комитет.

7.4. Если обращение поступило в форме электронного документа, то заявителю дается ответ в форме электронного документа.

Ответ в форме электронного документа подготавливается и направляется в соответствии с требованиями и рекомендациями по соблюдению конфиденциальности персональных данных гражданина.

7.5. Письма-ответы на обращения граждан представляются на подпись председателю Комитета только с приложением поступившего обращения.

7.6. Рассмотренные обращения со всеми относящимися к ним материалами формируются в дела согласно номенклатуре дел Комитета.

8. Документальный фонд Комитета

8.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

8.1.1. Документальный фонд Комитета - совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд Комитета составляют документы, созданные в Комитете и полученные им в результате взаимодействия с другими государственными органами, органами местного самоуправления, юридическими и физическими лицами.

8.1.2. Номенклатура дел является основой формирования документального фонда Комитета и представляет собой систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Комитете, с указанием сроков их хранения, и оформленный в соответствии с правовыми актами, рекомендациями и методическими указаниями органов Российской Федерации, Волгоградской области уполномоченных в сфере государственного управления архивным делом, делопроизводства и документооборота.

Номенклатура дел составляется на основе изучения положения о Комитете, положений о его структурных подразделениях и других документов, регламентирующих деятельность Комитета, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности Комитета.

Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

8.1.3. Руководители структурных подразделений Комитета не позднее 15 ноября текущего года, письменно предоставляют в службу делопроизводства свои предложения по внесению изменений и дополнений в действующую номенклатуру дел Комитета.

8.1.4. Руководитель вновь созданного структурного подразделения Комитета в месячный срок со дня утверждения положения о структурном подразделении, разрабатывает номенклатуру дел.

Руководитель службы делопроизводства оказывает руководителю вновь созданного структурного подразделения методическую помощь в разработке номенклатуры и обеспечивает введение номенклатуры вновь созданного структурного подразделения в действие.

8.1.5. Номенклатура дел Комитета составляется службой делопроизводства на основе номенклатур структурных подразделений Комитета.

8.1.6. Номенклатура дел Комитета подписывается руководителем службы делопроизводства, согласовывается с ЭК и утверждается председателем Комитета, в порядке, установленном настоящей Инструкцией, не позднее конца текущего года.

Утвержденная номенклатура дел Комитета вводится в действие с 1 января следующего года.

8.1.7. Номенклатура дел утверждается председателем Комитета после согласования с ЭПМК:

один раз в 5 лет;

в случае изменения полномочий и (или) структуры Комитета.

В случае изменения полномочий и (или) структуры Комитета номенклатура утверждается председателем Комитета и вводится в действие в срок не позднее одного месяца со дня вступления в силу правового акта об изменении полномочий и (или) структуры Комитета.

8.1.8. Номенклатура дел готовится в четырех экземплярах:

для помещения в номенклатурное дело и постоянного хранения;

для направления в государственное казенное учреждение Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области";

для использования в работе службой делопроизводства;

для хранения в архиве Комитета.

Из номенклатуры дел Комитета специалистом службы делопроизводства оформляются выписки для каждого структурного подразделения.

8.1.9. Если в течение года в Комитете возникают новые документированные участки работы и (или) непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуры дел структурных подразделений и номенклатуру дел Комитета.

Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел Комитета оставляются резервные номера.

8.1.10. По окончании года в конце номенклатуры дел Комитета руководителем службы делопроизводства делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения.

Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел Комитета, сообщаются письмом в государственное казенное учреждение Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области" о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием реквизитов письма.

Образец оформления номенклатуры дел приведен в Приложении 15.

8.2. Формирование дел и их текущее хранение

8.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии со сводной номенклатурой дел комитета и систематизация документов внутри дела.

8.2.2. Формирование дел осуществляется децентрализовано - в структурных подразделениях комитета.

Местом текущего хранения дел являются структурные подразделений комитета.

Систематизация документов и их группировка в дела, в зависимости от срока хранения документов: постоянного, временного свыше 10 лет и временного до 10 лет, осуществляется в комитете в соответствии со сводной номенклатурой дел.

8.2.3. Срок передачи исполнителем законченного делопроизводством документа в дело - 10 дней.

8.2.4. Служба делопроизводства осуществляют контроль над правильным формированием дел, проверку их наличия и состояния в структурных подразделениях комитета.

8.2.5. При формировании дел в структурных подразделениях комитета необходимо соблюдать следующие правила:

помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

помещать приложения вместе с основными документами;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

помещать в дела факсограммы, телеграммы на общих основаниях;

помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись, отметку об исполнении и др. реквизиты);

не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);

по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится очередной том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1", "Т. 2" или "Том 1", "Том 2" и т.д.

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации, выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума; законов Волгоградской области, актов Губернатора Волгоградской области, Администрации Волгоградской области, выписки из соответствующих протоколов заседаний Администрации Волгоградской области.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Губернатора Волгоградской области, Администрации Волгоградской области, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Документы коллегий группируются в два дела:

а) протоколы коллегии;

б) документы к заседаниям коллегии.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.

Положения, уставы, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы комитета, его подразделений, или подведомственных учреждений, и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ - ответ помещается за документом - запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел комитета средствами АСЭД.

Дела со дня их заведения до передачи в архив комитета или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки - регистраторы.

8.2.6. В каждом структурном подразделении назначаются сотрудники, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела (как правило, это сотрудники, ответственные за делопроизводство). Руководители подразделений и указанные сотрудники обеспечивают сохранность документов и дел.

8.2.7. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:

создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

размещение дел;

проверка наличия и состояния документов и дел;

соблюдение порядка выдачи дел;

обеспечение защиты информации в информационной системе, обеспечивающей хранение электронных документов.

Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

При поиске какого - либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела - соответствующую папку на полке.

8.2.8. Дела документального фонда комитета, находящиеся на текущем хранении подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив комитета, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, руководителя службы делопроизводства, при реорганизации и ликвидации комитета или его структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке и с количеством дел, указанном в графе 3, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого, лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

8.2.9. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта - заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения заместителя, курирующего вопросы делопроизводства, по актам.

Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист - заместитель, с указанием - когда, кому и на какой срок выдан документ.

8.2.10. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения председателя комитета с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

8.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение

8.3.1. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

8.3.2. Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения организуется в соответствии с положением об ЭК.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется: отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив Комитета; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с отметкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании нормативных правовых актов Российской Федерации, Волгоградской области, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Комитета.

8.3.3. По завершении года и по результатам экспертизы ценности документов, дела подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение. Правила оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение приведены в Приложении 16.

Форма листа-заверителя дела приведена в Приложении 17.

Форма внутренней описи документов приведена в Приложении 18.

Форма обложки (титульного листа) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу приведена в Приложении 19.

Оформление дел в каждом структурном подразделении производится сотрудниками при методической помощи и под контролем службы делопроизводства и ЭК.

8.3.4. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

Опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел Комитета.

8.3.5. В каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно.

По указанным описям документы сдаются в архив Комитета.

Форма описи дел структурного подразделения приведена в Приложении 20.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

8.3.6. Описи дел структурных подразделений, служат основой для подготовки сводной описи дел Комитета, которую готовит сотрудник службы делопроизводства.

По сводной описи дел Комитета дела сдаются на государственное хранение в государственное казенное учреждение Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области".

8.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

8.4.1. По результатам экспертизы ценности документов, помимо описей дел, составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Форма акта приведена в Приложении 21.

8.4.2. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

8.4.3. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется на дела всего Комитета (при этом дела каждого структурного подразделения Комитета составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).

8.4.4. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводной описи дел постоянного хранения Комитета за этот же период.

8.4.5. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, направляются на согласование ЭК и после согласования утверждаются председателем Комитета, только после утверждения ЭПМК описей дел постоянного срока хранения Комитета.

8.4.6. После утверждения актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, дела передаются на уничтожение или на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

8.4.7. После уничтожения дел в номенклатуре дел Комитета проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от... N..." с указанием должности, подписи и расшифровки подписи сотрудника службы делопроизводства, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.

8.5. Передача дел на архивное хранение

8.5.1. В архив Комитета (далее именуется - архив) передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу через 2 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение.

8.5.2. Передача в архив личных дел государственных гражданских

служащих Волгоградской области, уволенных с государственной гражданской службы Волгоградской области, осуществляется кадровиком по истечении 10 лет со дня увольнения государственных гражданских служащих Волгоградской области с государственной гражданской службы Волгоградской области.

8.5.3. Передача документов в архив производится по утвержденным описям дел.

8.5.4. Дела временного срока хранения (до 10 лет) передаче в архив не подлежат и хранятся в структурных подразделениях Комитета, а по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

8.5.5. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному сотрудником службы делопроизводства и согласованному с руководителями структурных подразделений Комитета.

8.5.6. Прием дел производится сотрудником уполномоченным на ведение деятельности архива (далее именуется - архивист) с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (на каждом экземпляре описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи архивиста и сотрудника, передавшего дела.

8.5.7. При ликвидации структурного подразделения Комитета, руководитель ликвидируемого структурного подразделения в период проведения организационно-штатных мероприятий, организует формирование всех имеющихся документов в дела, оформление дел и передачу их в структурное подразделение, создаваемое взамен ликвидируемого и выполняющее все или часть его полномочий

При отсутствии структурного подразделения, создаваемого взамен ликвидируемого и выполняющего все или часть его полномочий дела передаются в архив независимо от сроков хранения.

8.5.8. При реорганизации Комитета, руководители структурных подразделений в период проведения реорганизационных мероприятий организуют формирование всех имеющихся документов в дела, оформление дел и передачу их в службу делопроизводства.

Руководитель службы делопроизводства несет персональную ответственность за сохранность и последующую передачу документов в другой орган исполнительной власти, являющийся правопреемником по исполнению полномочий реорганизованного Комитета, независимо от сроков хранения (передача дел осуществляется по описям дел и сводной номенклатуре дел).

8.5.9. При ликвидации Комитета, руководители структурных подразделений в период проведения реорганизационных мероприятий организуют формирование всех имеющихся документов в дела, оформление дел и передачу их в службу делопроизводства.

Руководитель службы делопроизводства несет персональную ответственность за сохранность и последующую передачу документов в государственное казенное учреждение Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области", а документов по личному составу в государственное казенное учреждение Волгоградской области "Государственный архив документов социально-правовой защиты граждан Волгоградской области". Передача дел осуществляется по описям дел и сводной номенклатуре дел.

9. Работа с электронными документами и электронными образами документов

9.1. Общие положения работы с электронными документами и электронными образами документов

9.1.1. В Комитете создаются, обрабатываются и хранятся:

документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов предварительно созданных на бумажном носителе.

Порядок создания, согласования, подписания, контроля, исполнения, отправки и регистрации документов, создаваемых в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, а так же электронных образов документов, полученных в результате сканирования документов предварительно созданных на бумажном носителе - соответствует порядку создания, согласования, подписания, контроля, исполнения, отправки и регистрации аналогичных документов на бумажном носителе, с учетом особенностей установленных настоящим разделом.

9.1.2. К документам, создаваемым исключительно в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе (далее именуется - электронный документ) относится переписка между Комитетом и участниками АСЭД по вопросам размещения государственного заказа, организационным, правовым, административно-хозяйственным вопросам, а так же о согласовании проектов правовых актов и (или) содержащая в качестве приложений:

плановые и отчетные документы, подлежащие обобщению;

информационные и справочные документы;

иные документы по оперативным вопросам, за исключением документов, содержащих персональные данные и сведения ограниченного доступа, а также документов, к которым действующими нормативными правовыми актами Российской Федерации или Волгоградской области устанавливается требование об их составлении на бумажном носителе.

9.1.3. В электронный образ документа, полученного в результате сканирования документа предварительно созданного на бумажном носителе (далее именуется - образ) переводятся все виды документов, поступивших (входящих) в Комитет на бумажном носителе или созданных в Комитете на бумажном носителе и подлежащих регистрации, за исключением документов содержащих персональные данные, сведения ограниченного доступа, а также документов, к которым действующими нормативными правовыми актами Российской Федерации или Волгоградской области устанавливается требование об их составлении на бумажном носителе.

9.1.4. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в АСЭД.

Образы прикрепляются к электронному документу и (или) вносятся, обрабатываются и хранятся в АСЭД, дополнительно к оригиналу образа, хранящемуся на бумажном носителе.

Единицей учета электронного документа или образа является электронный документ или образ, зарегистрированный в АСЭД.

Электронный документ, имеющий приложения (в том числе в виде образов) регистрируется как один документ.

9.1.5. Электронный документ и его реквизиты должны быть оформлены в соответствии с требованиями нормативных правовых актов, регулирующих делопроизводство и электронный документооборот в органах исполнительной власти Волгоградской области и настоящей Инструкции.

9.1.6. Электронные документы подписываются средствами электронной подписи (далее именуется - ЭП) в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и Волгоградской области регулирующими порядок использования ЭП.

Используемые средства ЭП должны быть сертифицированы в установленном порядке в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

9.1.7. Состав электронных документов используемых в деятельности Комитета и состав документов, не подлежащих сканированию для создания образов, устанавливается приказом Комитета с учетом особенностей документооборота, осуществляемых Комитетом полномочий и в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и Волгоградской области.

Виды электронных документов и (или) образов используемых в деятельности Комитета формируются в дела указываются в номенклатуре дел Комитета и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

9.1.8. Электронные документы после их исполнения подлежат обязательному хранению в электронных архивах АСЭД в течение сроков хранения, предусмотренных законодательством для аналогичных документов на бумажных носителях.

9.1.9. Электронные документы подлежат хранению в том же формате, в котором они были сформированы, отправлены или получены.

9.1.10. Хранение электронных документов должно сопровождаться хранением соответствующих сертификатов ключей ЭП и программного обеспечения, обеспечивающего возможность проверки ЭП хранимых электронных документов.

9.1.11. После истечения установленного срока хранения:

электронные документы временного срока хранения подлежат уничтожению;

электронные документы постоянного срока хранения подлежат передаче на хранение в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

9.2. Организация работы с электронными документами и электронными образами документов

9.2.1. Электронные документы, образы и (или) электронные документы с прикрепленными образами, поступают по АСЭД с РКК.

9.2.2. Электронные документы, в том числе электронные документы с прикрепленными образами, поступающие по АСЭД, в обязательном порядке проходят проверку:

а) подлинности ЭП лица, подписавшего электронный документ;

б) правильности адресата;

в) наличия приложений, если они указаны в тексте электронного документа.

При положительном результате проведения проверки электронный документ и (или) электронный документ с прикрепленным образом принимается к исполнению и подлежит обработке в АСЭД, при отрицательном - незамедлительно возвращается отправителю с указанием причин возврата.

9.2.3. В случае соблюдения установленных требований электронный документ и (или) электронный документ с прикрепленным образом регистрируется и направляется на предварительное рассмотрение.

После проведения первичной обработки электронного документа, поступившего на бумажном носителе, осуществляется его сканирование, регистрация в АСЭД путем создания РКК, в которую вносятся основные обязательные реквизиты электронного документа, и формируется маршрут прохождения электронного документа в зависимости от вида и содержания документа.

Включение в АСЭД образа осуществляется только после его сравнения с подлинником документа.

9.2.4. Прием электронных документов или электронных документов с прикрепленными образами от участников АСЭД и их регистрация в АСЭД, создание их образов и прикрепление к электронным документам, введение их в АСЭД и их регистрация в АСЭД, а так же проверка электронных документов и образов в соответствии с п. 9.2.2. настоящей Инструкции осуществляются сотрудниками службы делопроизводства.

Проверка отправляемых электронных документов и образов в соответствии с п. 9.2.2. настоящей Инструкции осуществляются сотрудником службы делопроизводства.

Регистрация отправляемых электронных документов или образов участникам АСЭД и их отправка осуществляются сотрудником, являющимся исполнителем электронного документа, после исполнения.

9.2.5. При передаче электронных документов, образов и (или) электронных документов с прикрепленными образами на рассмотрение, исполнение или подписание, а так же их отправке и последующем их хранении, вместе с электронными документами и (или) электронными документами с прикрепленными образами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.

9.2.6. Для сканирования документа в целях создания образа и последующего вложения в АСЭД используются следующие параметры:

размер документа - А4;

формат файла - PDF;

цветовую палитру - цветной;

разрешение - 200 dpi (200 точек на дюйм).

9.2.7. Электронный документ, образ и (или) электронный документ с прикрепленным образом, направляется на рассмотрение и подготовку резолюции.

Уполномоченное лицо формирует резолюцию (поручение (указание) по исполнению) путем добавления задачи в существующий маршрут прохождения электронного документа, внесения текста резолюции (поручения (указания) по его исполнению), информации об исполнителе, сроках исполнения, комментариев.

9.2.8. Постановка электронного документа, образа и (или) электронного документа с прикрепленным образом на контроль осуществляется путем изменения маршрута прохождения поступившего (входящего) электронного документа, добавления задачи "На контроль" с указанием данных о сотруднике, его осуществляющем, и имеющем право снять задачу с контроля после исполнения электронного документа, сроках исполнения электронного документа.

9.2.9. Исполнение электронного документа, образа и (или) электронного документа с прикрепленным образом, поступившего по АСЭД включает в себя:

ознакомление с поступившим (входящим) электронным документом;

согласование и (или) направление поступившего (входящего) электронного документа на исполнение другим исполнителям путем изменения маршрута прохождения, добавления задачи с указанием исполнителя, сроков исполнения, внесения комментариев;

назначение ответственного за исполнение поступившего (входящего) электронного документа путем добавления соответствующей задачи в маршрут прохождения с указанием информации о сотруднике, осуществляющем контроль и сроках исполнения;

непосредственное исполнение поступившего (входящего) электронного документа, осуществляемое внесением информации об исполнении в РКК или путем прикрепления файла с отчетом об исполнении, или путем подготовки отправляемого (исходящего) электронного документа и (или) электронного документа с прикрепленным образом;

снятие электронного документа и (или) электронного документа с прикрепленным образом с контроля при исполнении всех выданных поручений и поставленных задач сотрудником имеющим право снять электронный документ с контроля после его исполнения.

9.2.10. Подготовка отправляемых (исходящих) электронных документов, образов и (или) электронных документов с прикрепленными образами осуществляется с использованием АСЭД и включает в себя:

подготовку проекта отправляемого (исходящего) электронного документа, создание РКК и заполнение ее полей (внесение основных реквизитов электронного документа, создание вложения и прикрепление файла электронного документа к РКК);

формирование маршрута прохождения (внесение этапов согласования электронного документа, проверки оформления, подписания, регистрации, сканирования и отправки);

отправку исходящего электронного документа и (или) электронного документа с прикрепленным образом в соответствии с маршрутом прохождения.

9.2.11. Направление исполненного электронного документа и (или) электронного документа с прикрепленным образом в дело заключается в определении места его хранения согласно номенклатуре дел Комитета.

В АСЭД заполняется поле "Индекс дела" и электронный документ направляется в электронное дело в соответствии с номенклатурой дел Комитета.

9.2.12. Одновременно на документе, поступившем на бумажном носителе, проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

9.3. Организация работы с бумажными копиями электронных документов

9.3.1. Заверение бумажных копий электронных документов осуществляется уполномоченными лицами Комитета, внесенными в Региональный реестр уполномоченных лиц органов исполнительной власти Волгоградской области, заверяющих копии электронных документов.

9.3.2. Бумажная копия электронного документа должна содержать обязательную отметку, состоящую из следующих реквизитов:

1) надпись "Копия электронного документа. Сертификат электронной подписи выдан:

_______________________________________________________________"

(Ф.И.О. лица, которому выдан сертификат электронной подписи)

2) дата и время распечатки бумажной копии электронного документа;

3) наименование Комитета, фамилия, инициалы и собственноручная подпись заверившего электронный документ уполномоченного лица Комитета, внесенного в Региональный реестр уполномоченных лиц органов исполнительной власти Волгоградской области, заверяющих копии электронных документов.

9.3.3. Отметка о заверении бумажной копии электронного документа проставляется в нижнем правом углу страницы, содержащей информацию о лице, подписавшем электронный документ.

9.3.4. Электронный документ и его бумажная копия должны быть идентичными.

9.4. Функции пользователей АСЭД и маршруты прохождения электронных документов

9.4.1. Председатель, заместители председателя, руководители структурных подразделений, осуществляют в АСЭД следующие действия:

рассмотрение поступающих электронных документов;

выдача поручений;

постановка на контроль электронных документов и снятие их с контроля;

согласование электронных документов;

подписание отправляемых (исходящих) электронных документов;

исполнение электронных документов.

9.4.2. Сотрудники сектора делопроизводства и документооборота осуществляют в АСЭД следующие действия:

регистрацию поступающих электронных документов;

проверку подлинности ЭП лица, подписавшего электронный документ, наличие приложений.

9.4.3. Сотрудники Комитета, являющиеся исполнителями электронных документов, осуществляют в АСЭД следующие действия:

исполнение поступающих электронных документов;

доработка электронных документов;

согласование электронных документов (при делегировании данных полномочий);

создание и регистрация отправляемых (исходящих) электронных документов;

проверку оформления отправляемых (исходящих) электронных документов на наличие всех реквизитов, ошибок при оформлении, правильность адресата, наличие приложений;

направление исполненных электронных документов в дело.

9.4.4. Для поступающих (входящих) электронных документов маршрутом их прохождения в АСЭД является:

прием электронного документа;

предварительная обработка электронного документа;

регистрация электронного документа;

рассмотрение электронного документа;

контроль исполнения электронного документа;

исполнение электронного документа;

направление электронного документа в дело.

9.4.5. Для отправляемых (исходящих) электронных документов маршрутом их прохождения в АСЭД является:

подготовка проекта электронного документа;

согласование проекта электронного документа;

проверка правильности оформления электронного документа;

подписание электронного документа;

регистрация электронного документа;

отправка электронного документа;

снятие с контроля электронного документа;

направление электронного документа в дело.

9.4.6. Для внутренних электронных документов маршрутом их прохождения в АСЭД является:

подготовка проекта электронного документа;

согласование проекта электронного документа (в случае необходимости);

регистрация электронного документа;

рассмотрение электронного документа;

исполнение электронного документа;

контроль исполнения и снятие с контроля электронного документа;

направление электронного документа в дело.

10. Изготовление, учет, использование и хранение печатей и штампов

10.1. Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

Штамп - устройство содержащее клише для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.

10.2. В соответствии с постановлением Губернатора Волгоградской области от 24 ноября 2014 г. N 172 "Об утверждении Положения о комитете сельского хозяйства Волгоградской области", Комитет имеет гербовую печать.

10.3. В Комитете используются печати и штампы структурных подразделений, используемые последними для осуществления установленных полномочий.

10.4. Печати и штампы Комитета изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.

Решение о необходимости изготовления печатей и штампов, их количестве принимает заместитель председателя или руководитель структурного подразделения по согласованию с председателем.

10.5. Заявки на изготовление печатей и штампов, их эскизы оформляются в соответствующих структурных подразделениях Комитета и передаются руководителю структурного подразделения уполномоченного по осуществлению материально-технического обеспечения деятельности Комитета.

10.6. Изготовленные печати и штампы учитываются сотрудником сектора делопроизводства и документооборота в журнале учета печатей и штампов. Форма журнала приведена в Приложении 22.

Выдача печатей и штампов сотрудникам осуществляется под роспись в указанном журнале.

10.7. В структурных подразделениях Комитета печати и штампы хранятся в сейфах или металлических шкафах.

Передача печатей и штампов лицам, не являющимся сотрудниками Комитета и (или) вынос печатей, штампов из помещений Комитета (за исключением печатей для опечатывания помещений, сейфов и металлических хранилищ) не допускается.

Ответственность за законность использования и надежность хранения печатей и штампов возлагается на сотрудников, которым выданы данные печати, штампы.

10.8. Печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат передаче в сектор делопроизводства и документооборота, с записью в журнале учета печатей и штампов, для дальнейшего уничтожения в установленном порядке.

10.9. Сектором делопроизводства и документооборота ежеквартально проводится проверка наличия и условий хранения печатей и штампов, в случае утраты печатей, штампов или нарушения условий их хранения проводится служебная проверка.

10.10. В целях подготовки поздравительных, приветственных, информационных писем, и в случаях, когда один и тот же текст направляется более чем в четыре адреса, председатель вправе использовать штамп с факсимильным воспроизведением подписи (далее именуется - факсимиле).

10.11. Факсимиле запрещается использовать на доверенностях, платежных документах и иных документах, имеющих финансовые и юридические последствия.

Информация об изменениях:

Приказом комитета сельского хозяйства Волгоградской области от 30 ноября 2016 г. N 300 настоящее приложение изложено в новой редакции

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение 1

Правила
оформления реквизитов документов

С изменениями и дополнениями от:

30 ноября 2016 г.

Для подготовки документов применяется текстовый редактор, обеспечивающий требования графического воспроизведения реквизитов документа (например, Word for Windows версии 6.0 и выше).

Вид используемого шрифта: Times New Roman (Cyr), диапазон размеров шрифта: от 12 до 14; диапазон используемых межстрочных интервалов: от одинарного до полуторного.

При подготовке текстов в таблицах, для обеспечения лучшей читаемости данных, допускается применение шрифтов меньших размеров вида Arial.

Начало абзаца в тексте печатается с отступом от левой границы - 1,25 см.

Герб Волгоградской области (реквизит 02*)

* Здесь и далее используется нумерация реквизитов в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003. Реквизит "Гриф ограничения доступа к документу" пронумерован как 32.

Изображение герба Волгоградской области помещается на бланках документов Комитета в соответствии с Законом Волгоградской области от 18 сентября 2000 г. N 436-ОД "О гербе и флаге Волгоградской области".

На бланках Комитета герб Волгоградской области изображается в одноцветном варианте, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа и центрируется. Реквизит помещается на бланк из файла электронной копии эталонного изображения герба Волгоградской области.

Размеры изображения герба для печати на бланках Комитета: высота - 17 мм, ширина - 12,75 мм.

Наименование Комитета (реквизит 08)

Наименование органа исполнительной власти Волгоградской области - Комитет сельского хозяйства Волгоградской области.

Наименование Комитета печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman 14 полужирной насыщенности от левой границы текстового поля и центрируется (для бланка приказа);

Справочные данные о Комитете (реквизит 09)

Справочные данные указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номера телефона, факса, официальный адрес электронной почты, код Комитета по ОКПО (проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций), код формы документа по ОКУД (проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации), ОГРН (основной государственный регистрационный номер Комитета, ИНН/КПП (идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет - проставляются в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами).

Реквизит "справочные данные о Комитете" печатается шрифтом Times New Roman 9 обычной насыщенности от левой границы текстового поля и центрируется.

Наименование вида документа (реквизит 10)

Наименование вида документа может включаться в бланк соответствующего вида документа.

Наименование вида документа не указывается в письмах.

Наименование вида документа печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman 14 обычной насыщенности от левой границы текстового поля.

Место составления (издания) документа (реквизит 14)

Место составления или издания документа - "Волгоград" указывается в бланках Комитета, за исключением бланков писем и бланков председателя (для резолюций и поручений).

Место составления или издания документа печатается шрифтом Times New Roman 12 обычной насыщенности от левой границы текстового поля и центрируется.

Дата документа (реквизит 11)

Датой документа является дата его подписания (приказ, письмо, служебная записка, акт), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет), дата события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа.

Датой документа, издаваемого совместно, является дата более поздней подписи.

Дата документа может оформляться двумя способами:

цифровым - арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами (буква "г" после цифр не ставиться), например: 01.02.2016

словесно-цифровым - день месяца указывается парой арабских цифр, год четырьмя арабскими цифрами, например: 01 февраля 2016 г.

Отметка для проставления даты печатается от левого края текстового поля путем проставления 24 подчерков, шрифтом Times New Roman 12 обычной насыщенности.

Регистрационный номер документа (реквизит 12)

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации принятой в Комитете и состоит из индекса Комитета в АСЭД (18), индекса дела по номенклатуре на соответствующий делопроизводственный год или без указания индекса дела по номенклатуре для документов, регистрируемых по отдельным журналам учета, косой черты, очередного порядкового номера.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению их наименований организаций в заголовочной части документа.

Регистрационный номер документа печатается шрифтом Times New Roman 12 обычной насыщенности, в одной строке с реквизитом 11 с позиции табуляции от левого края текстового поля путем проставления знака "N", пробела, 11 подчерков шрифтом Times New Roman 12 обычной насыщенности.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 13)

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа печатается шрифтом Times New Roman 12 обычной насыщенности, под реквизитами 11 и (или) 12 от левого края текстового поля путем проставления слова "На", пробела, знака "N", пробела, 11 подчерков, пробела, слова "от", пробела и 19 подчерков.

Адресат (реквизит 15)

В реквизите "Адресат" используются официальные наименования органов государственной и исполнительной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной и исполнительной власти, органов местного самоуправления, организаций.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.

Строки реквизита "Адресат" печатаются строчными буквами шрифтом Times New Roman 14 обычной насыщенности по левому краю текстового поля реквизита или центрируются относительно самой длинной строки реквизита.

При адресовании документа без указания должностного лица наименования адресатов пишутся в именительном падеже, например:

                                                     "Аппарат Губернатора

                                                   Волгоградской области"

При адресовании документа руководителю организации наименование должности указывается в дательном падеже, например:

                                                   "Председателю комитета

                                                   сельского хозяйства

                                                   Волгоградской области

                                                   И.О. Фамилия"

Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Минкомсвязи от 31 июля 2014 г. N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти и их территориальные органы, органы государственной и исполнительной власти Волгоградской области, постоянным корреспондентам.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

                                              "Государственное

                                              учреждение Всероссийский

                                              научно-исследовательский

                                              институт документоведения и

                                              архивного дела

                                              Профсоюзная ул., д. 82,

                                              Москва, 117393"

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

                                           "Калинину И.П.

                                           ул. Садовая, д. 5, кв.12,

                                           г. Михайловка,

                                           Михайловский район,

                                           Волгоградская область, 403340"

Реквизит "Адресат" не должен содержать более четырех адресатов.

Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений органа исполнительной власти Волгоградской области, то они указываются обобщенно, например:

                                                   "Администрациям

                                                   муниципальных районов

                                                   Волгоградской области"

Заголовок к тексту (реквизит 18)

Заголовок к тексту составляется ко всем документам.

Заголовок к тексту должен кратко и точно передавать содержание документа.

Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.

Например:

Приказ (о чем?)

Письмо (о чем?)

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.

Заголовок к тексту составляется автором проекта документа.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. В нормативных правовых актах (их проектах) заголовок к тексту центрируется относительно границ текстового поля.

Вид и размер шрифта реквизита "Заголовок к тексту" должен соответствовать виду и размеру шрифта текста документа.

Текст документа (реквизит 20)

Документы Комитета составляются на государственном языке Российской Федерации - русском.

Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко и лаконично.

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа: приказываю ... подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...;

3-го лица единственного числа:...коллегия решила...; Комитет считает возможным...;

1-го лица множественного числа: предлагаем предоставить данные о ...; представляем на рассмотрение и утверждение...; в протоколах: слушали...; выступили...; решили (постановили).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем ..., решили... .

В текстах нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:

"Виза включает в себя наименование должности, личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату";

В тексте документа, подготовленного на основании правовых актов, изданных органами государственной власти указываются: наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

"В соответствии с постановлением Правительства Волгоградской области от 23 апреля 2013 г. N 189-п "Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области".

В повестке заседания текст планируемых к рассмотрению вопросов излагается в предложном падеже "О проведении концерта", в остальной части - в произвольной форме.

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы.

Страницы документа нумеруются, начиная со второго листа документа арабскими цифрами по середине верхнего поля.

Текст документа отделяется от заголовка к тексту двумя или тремя межстрочными интервалами.

Отметка о наличии приложений (реквизит 21)

Отметка о наличии приложений используется при оформлении писем и приложений к планам, программам, отчетам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

В письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения например:

"Приложение: на 3 л. в 1 экз."

При наличии нескольких приложений, в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров, например:

"Приложение:

1. Заключение на проект ... на 3 л. в 2 экз.

2. Справка о доработке ... на 2 л. в 1 экз."

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом, например:

"Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес."

На приложениях к правовым актам, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу.

Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение 1, Приложение 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер, например:

                                                    "Приложение 2

                                                    к приказу комитета

                                                    сельского хозяйства

                                                    Волгоградской области

                                                    от __________ N ____"

Если приложение к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция) в верхнем правом углу располагается гриф утверждения документа, например:

                                                   "УТВЕРЖДЕНО

                                                   приказом комитета

                                                   сельского хозяйства

                                                   Волгоградской области

                                                   от ____________ N ___"

Гриф согласования документа (реквизит 23)

Согласование проекта документа с другими организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования, который состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек и двоеточия), должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом, например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель председателя

комитета сельского хозяйства

Волгоградской области

Подпись И.О. Фамилия

СОГЛАСОВАНО

Письмо комитета финансов

Волгоградской области

от 00.00.2016 N 00-00/000

Гриф согласования документа оформляется под реквизитом "Подпись" ближе к нижнему полю документа.

Если содержание документа затрагивает интересы двух или более организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа осуществляется с:

органами исполнительной власти Волгоградской области, интересы которых затрагивает содержание документа;

территориальными органами федеральных органов исполнительной власти в установленных сферах деятельности (при необходимости);

с иными организациями (при необходимости)".

Виза (реквизит 24)

Согласование проекта документа оформляется визой.

Виза проставляется собственноручно лицом визирующим документ и включает в себя наименование должности визирующего, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

Допускается оформление визы способом проставления штампа с указанием наименования должности, указанием фамилии полностью и сокращенным указанием имени и отчества.

В случае оформления визы способом проставления штампа, подпись и дата оформляются вручную лицом визирующим документ.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием.

При согласовании служебной (и иных видов записок), проектов договоров (контрактов) и доверенностей, реквизит "Виза" проставляется на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

При согласовании проекта письма реквизит "Виза" проставляется в нижней части лицевой стороны последнего листа экземпляра письма помещаемого в дело или в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника письма, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте.

При согласовании проектов приказов реквизит "Виза" проставляется в поле таблицы бланка согласования проектов приказов. В случае, если проект приказа является НПА, виза начальника правового отдела ставиться на первый лист проекта документа.

Согласование планов, отчетов осуществляется в специальном поле документа для согласования и (или) по правилам, установленным для служебных записок.

Согласование электронного документа осуществляется в порядке, установленном настоящей Инструкцией с учетом технико-функциональных особенностей работы АСЭД.

Подпись (реквизит 22)

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке) через межстрочный интервал 12 пт; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

"Председатель комитета

сельского хозяйства

Волгоградской области          подпись           И.О. Фамилия"

или на бланке:

"Председатель комитета         подпись           И.О. Фамилия"

Допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

При подписании документа несколькими должностными лицами разных должностей их подписи располагают одну под другой, через двойной межстрочный интервал в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

"Председатель комитета         подпись           И.О. Фамилия"

Начальник отдела -

главный бухгалтер              подпись           И.О. Фамилия"

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных по итогам работы комиссий и иных коллегиальных органов, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их статус в составе, в соответствии с распределением, например:

"Председатель комиссии         подпись           И.О. Фамилия

Секретарь комиссии             подпись           И.О. Фамилия

Члены комиссии                 подпись           И.О. Фамилия

                               подпись           И.О. Фамилия"

Подписи располагают одну под другой, через двойной межстрочный интервал.

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности (добавлять какие-либо приставки). Если председатель или иное уполномоченное на подписание документа лицо временно отсутствует (отпуск, болезнь, командировка) или должность вакантна, то документ подписывает сотрудник, уполномоченный на подписание в соответствии с правовым актом, например:

"Заместитель председателя      подпись           И.О. Фамилия"

или:

"Временно осуществляющий

полномочия председателя        подпись           И.О. Фамилия"

Реквизит "Подпись" может быть оформлен собственноручно автором документа (например при написании служебной записки без применения технических средств) либо оформлен с использованием технических средств.

В случае оформления реквизита "Подпись" с использованием технических средств вид и размер шрифта указанного реквизита не может отличаться от вида и размера шрифта основного текста документа.

Реквизит "Подпись" отделяется от текста четырьмя одинарными межстрочными интервалами.

Наименование должности лица подписавшего документ печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и выравнивается по левому полю. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности лица подписавшего документ с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

При оформлении реквизита "Подпись" с использованием технических средств на бланке председателя (для резолюций и поручений) вид и размер шрифта указанного реквизита не может отличаться от вида и размера шрифта реквизитов 11 и 12, а сам реквизит располагается на расстоянии 1,5 см от нижней границы бланка.

Подписание электронного документа осуществляется с применением ЭП используемого в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации, Волгоградской области и настоящей Инструкцией, и с учетом технико-функциональных особенностей работы АСЭД.

Гриф утверждения документа (реквизит 16)

Гриф утверждения документа проставляется в верхнем правом углу документа.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым правовым актом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

                                                    "УТВЕРЖДАЮ

                                                    Председатель комитета

                                                    сельского хозяйства

                                                    Волгоградской области

                                                    Подпись И.О. Фамилия

                                                    Дата"

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа специально издаваемым правовым актом гриф утверждения документа состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (Утвержден, Утверждены, Утверждена), согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида документа в творительном падеже, его даты, номера и наименования, например:

                                                    "УТВЕРЖДЕНО

                                                    приказом комитета

                                                    сельского хозяйства

                                                    Волгоградской области

                                                    от __________ N ____"

Оттиск печати (реквизит 25)

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, при этом оттиск печати не захватывает личной подписи должностного лица и может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

Отметка о заверении копии (реквизит 26)

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом либо на обратной стороне оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: наименование Комитета, слова "Верно" или "Копия верна" наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения.

Реквизит "Отметка о заверении копии" может быть оформлена от руки или с использованием технических средств.

В случае оформления реквизита от руки, обязательно проставление гербовой печати Комитета.

При оформлении реквизита с использованием технических средств слова "Верно" или "Копия верна", наименование Комитета, наименование должности лица, заверившего копию, его фамилия и инициалы проставляются с использованием специального штампа (печати), а личная подпись и дата заверения выполняются вручную.

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ____ л.". Допускается заверять каждый лист многостраничной копии документа.

Отметка об исполнителе (реквизит 27)

Отметка об исполнителе (авторе) документа проставляется на письмах Комитета в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.

Отметка включает фамилию, имя, отчество исполнителя и номер его телефона, например:

"Самарин Алексей Сергеевич

(8442) 38-43-23"

Реквизит "Отметка об исполнителе" печатается шрифтом Times New Roman 12 обычной насыщенности.

Указание по исполнению документа (резолюция) (реквизит 17)

Указание по исполнению документа (резолюция) оформляется непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на специальном бланке для резолюций и поручений.

Указание по исполнению документа (резолюция) включает в себя: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения, подпись автора резолюции и дату оформления резолюции.

Указание по исполнению документа (резолюция), по усмотрению лица дающего поручение, может включать в себя так же срок исполнения документа.

Указание по исполнению документа (резолюция) оформляется как от руки? так и с применением технических средств.

С применением технических средств оформляются: фамилии, инициалы исполнителей и содержание поручения.

Отметка о контроле (реквизит 19)

Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа "Контроль" на верхнем поле документа справа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28)

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов "В дело", указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи основного исполнителя или руководителя структурного подразделения Комитета и даты.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется основным исполнителем документа или руководителем структурного подразделения Комитета.

Отметка о поступлении документа (реквизит 29)

Отметка о поступлении документа содержит входящий регистрационный номер и дату поступления документа, проставляется с использованием штампа.

Гриф ограничения доступа к документу (реквизит 32)

Гриф ограничения доступа к документу проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации*(1).

В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использованием атомной энергии, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 03 ноября 1994 г. N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использования атомной энергии", и постановлением Губернатора Волгоградской области от 29 мая 2013 г. N 503 "Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в органах исполнительной власти Волгоградской области" гриф ограничения доступа к документу на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебного пользования"

Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.

Отметка об электронной подписи (реквизит 26)

Отметку об электронной подписи на бумажных копиях электронных документов осуществляют уполномоченные приказом Комитета лица в соответствии с требованиями, установленными нормативными правовыми актами Волгоградской области и пункта 9.3. настоящей Инструкции.

Схемы расположения реквизитов и границ зон на формате А4 (на основе ГОСТ Р 6.30-2003) приведены: для углового бланка на Рисунке 1, для продольного бланка - на Рисунке 2.

*(1) Виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" (с изм. от 23.09.2005).

Рисунок 1

Схема расположения реквизитов и границ зон на формате А4 углового бланка

Рисунок 2

Схема расположения реквизитов и границ зон на формате А4 продольного бланка

Информация об изменениях:

Приказом комитета сельского хозяйства Волгоградской области от 30 ноября 2016 г. N 300 настоящее приложение изложено в новой редакции

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение 2
(с изменениями от 30 ноября 2016 г.)

                                  герб

            КОМИТЕТ СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

                                 ПРИКАЗ

________________________                                    N ___________

                               Волгоград

                     Образец бланка приказа Комитета

Ознакомлены

N	наименование должности	подпись	расшифровка подписи	дата	примечания
1
2
3
4
5

Реестр рассылки

N	наименование адресата	почтовый адрес	Количество экземпляров
1
2
3
4
5

             Образец оборотной стороны бланка приказа Комитета

Информация об изменениях:

Приказом комитета сельского хозяйства Волгоградской области от 30 ноября 2016 г. N 300 настоящее приложение изложено в новой редакции

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение 3
(с изменениями от 30 ноября 2016 г.)

                                 БЛАНК

                      согласования проекта приказа

            комитета сельского хозяйства Волгоградской области

_________________________________________________________________________

внесено _________________________________________________________________

Наименование организации	Занимаемая должность	Фамилия, имя, отчество	Замечания по проекту приказа	Дата и подпись
1	2	3	4	5

     Примечание:  Если  визирующий  не  согласен  с  проектом,  в графе 4

ставится  пометка  "см.  замечания",  а подробные замечания излагаются на

отдельном листе, который прилагается к проекту приказа

Приказ подготовил

___________________     ____________________     _____________________

    (должность)               (подпись)           (инициалы, фамилия)

___________________

      (дата)

___________________

     (телефон)

Информация об изменениях:

Приказом комитета сельского хозяйства Волгоградской области от 30 ноября 2016 г. N 300 настоящее приложение изложено в новой редакции

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение 4
(с изменениями от 30 ноября 2016 г.)

                                  герб

            КОМИТЕТ СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

                                ПРОТОКОЛ

________________________                                    N ___________

                               Волгоград

Председательствующий - И.О. Фамилия

Секретарь - И.О. Фамилия

Присутствовали: 30 человек (список прилагается)

                             ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О ....................................................................

Доклад начальника отдела...

2. О ....................................................................

1.

2. СЛУШАЛИ:

И.О. Фамилия - текст доклада прилагается

ВЫСТУПИЛИ:

И.О. Фамилия - краткая запись выступления

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1....

1.2....

Председательствующий              Подпись        И.О. Фамилия

Секретарь                         Подпись        И.О. Фамилия

                   Образец оформления полного протокола

Информация об изменениях:

Приказом комитета сельского хозяйства Волгоградской области от 30 ноября 2016 г. N 300 настоящее приложение изложено в новой редакции

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение 5
(с изменениями от 30 ноября 2016 г.)

                                ПРОТОКОЛ

         совещания у председателя комитета сельского хозяйства

                           Волгоградской области

                                 Ф.И.О.

________________________                                    N ___________

                               Волгоград

Присутствовали:

Наименование должности - И.О. Фамилия

Наименование должности - И.О. Фамилия

Наименование должности - И.О. Фамилия

Наименование должности - И.О. Фамилия

                           (Фамилии

                     в алфавитном порядке)

_________________________________________________________________________

                         I. О выполнении плана

                 ______________________________________

              (Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)

1. Принять к сведению...

2. Руководителю ...

                       II. О выполнении плана ....

                     _______________________________

                            (Фамилия, Фамилия)

1. Принять к сведению...

Председатель комитета                                        И.О. Фамилия

                 Образец оформления краткого протокола

Информация об изменениях:

Приказом комитета сельского хозяйства Волгоградской области от 30 ноября 2016 г. N 300 настоящее приложение изложено в новой редакции

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение 6
(с изменениями от 30 ноября 2016 г.)

                    герб

                   КОМИТЕТ

              СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА

             ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

Коммунистическая ул., д. 19, Волгоград, 400005.

  Тел. (8442) 30-95-51. Факс (8442) 33-19-62.

            Е-mail: mcx@volganet.ru

       ОКПО 00088377, ОГРН 1023403456944,

          ИНН/КПП 3444049941/344401001

       _________________ N _____________

       На N ____________ от ____________

    Образец бланка письма Комитета с угловым расположением реквизитов

Информация об изменениях:

Приказом комитета сельского хозяйства Волгоградской области от 30 ноября 2016 г. N 300 настоящее приложение изложено в новой редакции

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение 7
(с изменениями от 30 ноября 2016 г.)

                                  герб

         КОМИТЕТ СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

          Коммунистическая ул., д. 19, Волгоград, 400005.

   Тел. (8442) 30-95-51. Факс (8442) 33-19-62 E-mail: mcx@volganet.ru

     ОКПО 00088377, ОГРН 1023403456944 ИНН/КПП 3444049941/344401001

_________________ N _____________

На N ____________ от ____________

   Образец бланка письма Комитета с продольным расположением реквизитов

Информация об изменениях:

Приказом комитета сельского хозяйства Волгоградской области от 30 ноября 2016 г. N 300 настоящее приложение изложено в новой редакции

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение 8
(с изменениями от 30 ноября 2016 г.)

герб КОМИТЕТ СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ _____________________ N _________ Председатель комитета В.В. Иванов

    Образец бланка председателя (для резолюций и поручений) формат А6

                              (105х148 мм)

Информация об изменениях:

Приказом комитета сельского хозяйства Волгоградской области от 30 ноября 2016 г. N 300 настоящее приложение изложено в новой редакции

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение 9
(с изменениями от 30 ноября 2016 г.)

N п/п	Дата поступления	Наименование вида бланка	Дата и номер сопроводительного документа	Наименование организации - поставщика бланков	Количество экземпляров бланков	Номера гербовых бланков
1	2	3	4	5	6	7

           Форма журнала учета поступления гербовых бланков

Информация об изменениях:

Приказом комитета сельского хозяйства Волгоградской области от 30 ноября 2016 г. N 300 настоящее приложение изложено в новой редакции

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение 10
(с изменениями от 30 ноября 2016 г.)

N п/п	Дата выдачи бланков	Наименование вида бланков	Кол-во бланков, номера бланков	Отдел	Ф.И.О. получателя бланков	Подпись получателя бланков и дата	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

             Форма журнала учета выдачи гербовых бланков

Информация об изменениях:

Приказом комитета сельского хозяйства Волгоградской области от 30 ноября 2016 г. N 300 настоящее приложение изложено в новой редакции

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение 11
(с изменениями от 30 ноября 2016 г.)

                                  ОТЧЕТ

                     об использовании гербовых бланков

Гербовые бланки комитета сельского хозяйства Волгоградской области

_________________________________________________________________________

                          (вид гербового бланка)

в количестве _________ экземпляров, полученные согласно записи N ________

в журнале выдачи  гербовых бланков использованы в соответствии с таблицей

приведенной ниже:

N п/п	Номер бланка	Дата исходящего документа/ отметка "Испорчен"	Адресат / дело*/ документ**	Исполнитель
1	2	3	4	5

Всего использовано:   __________ экз.,

из них по назначению: __________ экз.,

испорченные:          __________ экз. прилагаются к отчету.

Сотрудник

_________________________________

Комитета сельского хозяйства

Волгоградской области             Подпись        И.О. Фамилия"

Дата

             Форма отчета об использовании гербовых бланков

Информация об изменениях:

Приказом комитета сельского хозяйства Волгоградской области от 30 ноября 2016 г. N 300 настоящее приложение изложено в новой редакции

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение 12
(с изменениями от 30 ноября 2016 г.)

                                                 УТВЕРЖДАЮ

                                                 Председатель комитета

                                                 сельского хозяйства

                                                 Волгоградской области

                                                 ___________ И.О. Фамилия

                                                    Дата

                                  АКТ

                     уничтожения гербовых бланков

Комиссия в составе:

_________________________________________________________________________

                      (должность, И.О. Фамилия)

_________________________________________________________________________

                      (должность, И.О. Фамилия)

_________________________________________________________________________

                      (должность, И.О. Фамилия)

произвела уничтожение   испорченных номерных   гербовых бланков  комитета

сельского хозяйства Волгоградской области:

1. Бланков приказов _______ экз., номера бланков: ______________________.

2. Бланков писем _______ экз., номера бланков:

________________________________________________________________________.

Члены комиссии: _____________________

                      (подпись)             (И.О. Фамилия)

                _____________________

                      (подпись)             (И.О. Фамилия)

                _____________________

                      (подпись)             (И.О. Фамилия)

                 Форма акта уничтожения гербовых бланков

Информация об изменениях:

Приказом комитета сельского хозяйства Волгоградской области от 30 ноября 2016 г. N 300 настоящее приложение изложено в новой редакции

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение 13

Правила
оформления законопроектов Волгоградской области

С изменениями и дополнениями от:

30 ноября 2016 г.

1. Законопроекты и приложения к ним, подготавливаемые для внесения в Волгоградскую областную Думу, печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman N 14.

2. Верхнее поле законопроекта устанавливается равным 2,00 см, левое поле - 2,75 см, правое - 2,25 см, нижнее - 2,00 см.

3. Законопроекты имеют следующие реквизиты: "Наименование вида документа", "Заголовок к тексту", "Текст документа", "Подпись", "Виза", пометки и могут содержать приложения.

4. На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля без отступа от верхнего поля, в две строки через один межстрочный интервал печатается пометка: "Внесен Губернатором Волгоградской области", которая выравнивается по левой границе пометки.

5. На расстоянии межстрочного интервала 24 пт*(2) от пометки у правой границы текстового поля печатается пометка "Проект".

6. Наименование вида документа - ЗАКОН ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ - отделяется от слова "Проект" межстрочным интервалом 42 пт. Слова "ЗАКОН" и "ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ" печатаются прописными буквами в две строки через один межстрочный интервал, выделяются полужирным шрифтом, выравниваются по центру.

7. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 36 пт, печатается через один межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Заголовок печатается с прописной буквы и отвечает на вопрос: "О чем?" издан закон или в нем приводится название кодекса. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы - дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется, например:

   О внесении изменений в отдельные законодательные акты Волгоградской

   области в связи с приведением в соответствии с бюджетным процессом

или

     О  внесении изменений в статью 15 Закона Волгоградской области от 10

апреля  2007 г.  N  1442-ОД  "О  социальной  поддержке  семей  с детьми в

Волгоградской области"

8. Текст отделяется от заголовка межстрочными интервалами 36-48 пт и печатается через один межстрочный интервал.

Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть. Преамбула определяет задачи, стоящие перед законом, и способы их разрешения и содержит в себе разъяснение мотивов и целей их издания. Нормативные предписания в преамбулу не включаются.

Нормы законопроекта должны быть четко сформулированы и исключена возможность их двойного толкования. Не допускается употребление устаревших слов и выражений, образных сравнений, эпитетов. В законопроектах даются определения малоизвестных юридических, технических и других специальных терминов.

Нормативные предписания излагаются в виде статей, имеющих порядковый номер. В частях статей могут содержаться пункты и подпункты. Статьи близкого содержания значительных по объему законопроектов объединяются в главы. В необходимых случаях главы могут объединяться в разделы. Разделы и главы имеют заголовки и нумеруются.

Заголовки разделов и глав печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номера разделов и глав проставляются римскими цифрами, например:

           РАЗДЕЛ I. ПРАВО СОБСТВЕННОСТИ И ДРУГИЕ ВЕЩНЫЕ ПРАВА

Слово "Статья" печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля с прописной буквы. Номер статьи проставляется арабскими цифрами. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после номера статьи ставится точка. Точка в конце заголовка не ставится. Например:

     Статья 15. Избирательное право

Текст отделяется от заголовка статьи двумя межстрочными интервалами.

При отсутствии заголовка слово "статья" и номер выделяются полужирным шрифтом, точка после номера статьи не ставится. Текст статьи печатается через один межстрочный интервал. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля, например:

     Статья 1

     Внести  в Закон Волгоградской области от 06 декабря 1999 г. N 335-ОД

"О  порядке  управления  и  распоряжения  государственной  собственностью

Волгоградской области" следующие изменения:...

Статьи имеют единую сквозную нумерацию.

Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с точкой в пределах каждой статьи. Подпункты обозначаются строчными буквами русского алфавита с закрывающейся круглой скобкой.

9. Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов "Губернатор Волгоградской области" и инициалов, фамилии губернатора Волгоградской области. Слова "Губернатор" и "Волгоградской области" печатаются в две строки через одинарный межстрочный интервал от левой границы текстового поля. Инициалы и фамилия Губернатора Волгоградской области указываются у правой границы текстового поля на уровне последних слов наименования должности.

10. Пометка об исполнителе и дате подготовки законопроекта отделяется от подписи четырьмя межстрочными интервалами. Текст пометки выравнивается по левой границе зоны расположения реквизитов и печатается через один межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 90 мм и ограничивается правым полем документа.

11. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.

12. Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом N 14 на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты: "Наименование вида документа", " Заголовок к тексту", "Текст документа", "Подпись".

13. Заголовок к тексту - печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 24 пт, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

14. Заголовок к тексту отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через одинарный межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка, например:

                           ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

 к проекту закона Волгоградской области "О внесении изменений в статью 1

      Закона Волгоградской области от 13 ноября 2001 г. N 624-ОД

     "О почетном звании Волгоградской области "Почетный гражданин

                          Волгоградской области"

15. Текст пояснительной записки отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24-36 пт и печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст должен содержать наименование субъекта права законодательной инициативы и разработчиков, обоснование необходимости принятия, включающее в себя развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, состояния законодательства в данной сфере правового регулирования.

16. Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и состоит из наименования должности автора пояснительной записки, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

*(2) Пункт (сокращенно - пт) - в издательском деле единица измерения, равная 1/72 дюйма (0,376 мм).

Правила оформления законопроекта

Информация об изменениях:

Приказом комитета сельского хозяйства Волгоградской области от 30 ноября 2016 г. N 300 настоящее приложение изложено в новой редакции

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение 14

Правила
оформления приказов

С изменениями и дополнениями от:

30 ноября 2016 г.

Приказы печатаются на бланках приказа Комитета.

Наименование вида документа "ПРИКАЗ" печатается через один межстрочный интервал под реквизитом "Наименование Комитета".

Дополнительно к реквизитам, установленным в бланке приказа оформляются следующие реквизиты:

"Заголовок к тексту";

"Текст документа";

"Подпись".

Заголовок печатается на расстоянии 1,5 см от реквизита "Место составления или издания документа" через одинарный межстрочный интервал и выравнивается по центру.

Реквизит "Текст документа" отделяется от заголовка 2-3 одинарными межстрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал, выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение" и др. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту;

Преамбула в проектах приказов (приказах) завершается словом "приказываю:" которое печатается вразрядку.

Распорядительная часть должна содержать поручения с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения.

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В качестве исполнителей указываются сотрудники Комитета или руководители подведомственных Комитету организаций.

В случае если в приказе содержатся поручения требующие исполнения, в последнем пункте распорядительной части указывается лицо, на которое возлагается контроль исполнения приказа.

Если приказом вносятся изменения или признается утратившим силу ранее изданный правовой акт или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста приказа должен содержать ссылку на изменяемый или признаваемый утратившим силу правовой акт (пункт правового акта) с указанием его даты, номера и заголовка.

Текст пункта приказа должен начинаться словами "Признать утратившим силу...". "Внести в .... следующие изменения"

В приказ не включается пункт "Приказ довести до сведения...".

При оформлении проекта приказа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются.

Реквизит "Подпись" отделяется от текста 4 одинарными межстрочными интервалами.

Приложения к приказам оформляются аналогично приложениям к проектам постановлений (распоряжений) Губернатора Волгоградской области, Администрации Волгоградской области.

На оборотной стороне бланка приказа размещаются таблицы для заполнения лиц, ознакомленных с приказом и реестра рассылки.

Таблица для заполнения лиц, ознакомленных с приказом, размещается от верхней границы текстового поля, выравнивается по левой границе текстового поля печатается через один межстрочный интервал и включает в себя слова "Ознакомлены", составляющие реквизита "Виза"и поле для примечаний.

Таблица для заполнения реестра рассылки размещается через два межстрочных интервала под таблицей для заполнения лиц, ознакомленных с приказом, печатается через один межстрочный интервал и включает в себя слова: "Реестр рассылки", наименование адресата рассылки, его почтовый адрес и количество экземпляров (копий) для рассылки.

Таблицы для заполнения лиц, ознакомленных с приказом, и реестра рассылки печатаются строчными буквами шрифтом Times New Roman в диапазоне от 12 до 14 обычной насыщенности от левого края текстового поля.

В случае если заполнение таблицы лиц, ознакомленных с приказом или таблицы реестра рассылки не может быть размещено на одном листе без нарушения границ текстового поля и может затронуть поле бланка приказа содержащее номер - все таблицы изготавливаются на чистых листах формата А4, с учетом указанных выше правил их размещения, и прикладываются к проекту приказа.

Совместные приказы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм).

При оформлении совместного приказа:

наименования органов исполнительной власти Волгоградской области располагаются на одном уровне;

наименование вида документа - "ПРИКАЗ" - располагается центрованным образом;

дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более органами исполнительной власти Волгоградской области, состоит из регистрационных номеров, присвоенных документу каждым органом исполнительной власти Волгоградской области, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей органов исполнительной власти Волгоградской области располагаются ниже текста на одном уровне.

Правила оформления приказов

Информация об изменениях:

Приказом комитета сельского хозяйства Волгоградской области от 30 ноября 2016 г. N 300 настоящее приложение изложено в новой редакции

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение 15
(с изменениями от 30 ноября 2016 г.)

                                                    УТВЕРЖДЕНО

                                                    приказом комитета

                                                    сельского хозяйства

                                                    Волгоградской области

                                                    от          N

                         Номенклатура дел

         комитета сельского хозяйства Волгоградской области

                          Волгоград 201_

Содержание

1. Указания по применению номенклатуры дел                         2 стр.

2. Список сокращений                                               4 стр.

3. Систематизированный перечень заголовков (наименований) дел      5 стр.

4. Приемная                                                        5 стр.

5. Отдел планирования и исполнения бюджета                         6 стр.

И так далее...

       Систематизированный перечень заголовков (наименований) дел

Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Руководитель службы

делопроизводства                 Подпись         И.О. Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО                          СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК                          Протокол ЭПМК

от ___________ N _________           от ___________ N _________

     Итоговая  запись  о  категориях и количестве дел, заведенных в _____

году в комитете сельского хозяйства Волгоградской области

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого:

Руководитель службы

делопроизводства                Подпись          И.О. Фамилия

Дата

Итоговые сведения переданы в архив

Наименование должности, передавшего

сведения                        Подпись          И.О. Фамилия

Дата

                   Образец оформления номенклатуры дел

Информация об изменениях:

Приказом комитета сельского хозяйства Волгоградской области от 30 ноября 2016 г. N 300 настоящее приложение изложено в новой редакции

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение 16

Правила
оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение

С изменениями и дополнениями от:

30 ноября 2016 г.

По завершении календарного года и по результатам экспертизы ценности документов, дела Комитета подлежат оформлению в соответствии со следующими правилами.

1. Оформляется обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу:

Надписи на обложках дел (томов), выполняются чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем можно печатать. Титульный лист наклеивается с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.

На обложке дела указываются реквизиты: наименование Комитета и структурного подразделения, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела и номер статьи по перечню; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:

наименование Комитета - указывается полностью, в именительном падеже. В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, Комитет было переименовано и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым наименованием Комитета пишется новое наименование;

наименование структурного подразделения - записывается его наименование в соответствии с утвержденной структурой. В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, наименование структурного подразделения было изменено - указывается последнее утвержденное наименование структурного подразделения;

делопроизводственный номер (индекс) дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах - номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово "последний";

заголовок (наименование) дела - переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПМК (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и др.). Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. В заголовке указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных;

дата дела - указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом, число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за ... год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

Количество пронумерованных в деле листов проставляется на обложке с листа - заверителя дела.

Реквизит "Срок хранения дела и номер статьи перечня" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых управленческих документов с указанием сроков хранения. При введении в действие новых перечней типовых управленческих документов, в случае, если установленные ими новые сроки хранения распространяются на документы Комитета созданные ранее выхода этих перечней, то старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется карандашом в архиве Комитета после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПМК.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который будут передаваться дела.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

2. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с 1-го.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (формата A3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется, как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается уточнение.

Например: "На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа".

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается уточнение.

Например: "Лист 7 - карта-склейка из 10 листов".

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле. Вносятся также исправления во внутреннюю опись или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив, допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

3. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

4. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.

Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляется печатью.

5. Документы в делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона, или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

6. Визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся и в таком порядке подшиваются в дело.

7. При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

8. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

9. Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками, или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

10. Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.

11. Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 х 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.

12. Нельзя при оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры.

13. Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

Правила оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение

Информация об изменениях:

Приказом комитета сельского хозяйства Волгоградской области от 30 ноября 2016 г. N 300 настоящее приложение изложено в новой редакции

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение 17
(с изменениями от 30 ноября 2016 г.)

                     ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N _________

В деле подшито и пронумеровано _______________________________ лист (ов),

                                    (цифрами и прописью)

с N _______________ по N _______________

в том числе:

литерные номера листов _________________________________________________;

пропущенные номера листов _______________________________________________

+ листов внутренней описи _______________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Наименование должности сотрудника     Подпись       И.О. Фамилия

Дата

                       Форма листа-заверителя дела

Информация об изменениях:

Приказом комитета сельского хозяйства Волгоградской области от 30 ноября 2016 г. N 300 настоящее приложение изложено в новой редакции

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение 18
(с изменениями от 30 ноября 2016 г.)

                             ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

                            ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА N

                 _______________________________________

N п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого _______________________________________________________ документов,

                         (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи _____________________________________.

                                            (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела                   Подпись        И.О. Фамилия

Дата

                Форма внутренней описи документов дела

Информация об изменениях:

Приказом комитета сельского хозяйства Волгоградской области от 30 ноября 2016 г. N 300 настоящее приложение изложено в новой редакции

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение 19
(с изменениями от 30 ноября 2016 г.)

            Код государственного архива Волгоградской области ___________

       Код органа исполнительной власти Волгоградской области ___________

                                                   /--------------------\

Государственное казенное учреждение                |Ф. N ______________ |

Волгоградской области                              |Оп. N _____________ |

"Государственный архив Волгоградской области"      |Д. N ______________ |

                                                   \--------------------/

Комитет сельского хозяйства Волгоградской области

(наименование структурного подразделения комитета)

                       ДЕЛО N _____ ТОМ N _____

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                           (заголовок дела)

_________________________________________________________________________

                            (крайние даты)

                                                        На _______ листах

                                                        Хранить _________

Ф. N _______________ Оп. N ______________ Д. N _______________

     Форма   обложки  (титульного  листа)  дела  постоянного,  временного

(свыше 10 лет) хранения и по личному составу

Информация об изменениях:

Приказом комитета сельского хозяйства Волгоградской области от 30 ноября 2016 г. N 300 настоящее приложение изложено в новой редакции

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение 20
(с изменениями от 30 ноября 2016 г.)

                                                УТВЕРЖДАЮ

                                                Наименование должности

                                                руководителя структурного

                                                подразделения

                                                             И.О. Фамилия

                                                Дата

            ОПИСЬ ДЕЛ ________________________________________

           (наименование структурного подразделения комитета и

                  назначение описи (по личному составу,

                    постоянного срока хранения и т.п.)

ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА N

_________________________________________________________________________

N п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого _______________________________________________________ документов,

                     (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи _____________________________________.

                                           (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела                    Подпись                   И.О. Фамилия

Дата

                Форма описи дел структурного подразделения

Информация об изменениях:

Приказом комитета сельского хозяйства Волгоградской области от 30 ноября 2016 г. N 300 настоящее приложение изложено в новой редакции

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение 21
(с изменениями от 30 ноября 2016 г.)

Комитет сельского хозяйства                         УТВЕРЖДАЮ

Волгоградской области

                                                    Председатель комитета

АКТ                                                 сельского хозяйства

                                                    Волгоградской области

______________ N _________                          И.О. Фамилия

Волгоград

о выделении к уничтожению                           Дата

документов, не подлежащих

хранению

На основании ____________________________________________________________

              (название и выходные данные перечня документов с указанием

                                 сроков их хранения)

_________________________________________________________________________

отобраны  к уничтожению   как не имеющие   научно-исторической ценности и

утратившие практическое значение документы фонда N ______________________

                                                      (название фонда)

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Номера описей (номенклатур за годы)	Индекс дела по номенклатуре или N дела по описи	Количество дел	Сроки хранения дела и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого ______________________________________ дел за _______________ годы.

                (цифрами и прописью)

     Описи  дел  постоянного  хранения за ____________ годы утверждены, а

по  личному  составу  согласованы  с экспертно-проверочной и методической

комиссией    комитета    культуры   Волгоградской  области  (протокол  от

____________________________ N _________)

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов                 Подпись         И.О. Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол постоянно действующей

экспертной комиссии комитета

сельского хозяйства Волгоградской области

от ___________ N _______

Документы в количестве _____________________________________________ дел,

                                   (цифрами и прописью)

весом ________________________ кг сданы в _______________________________

                                             (наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от ______________ N ________

Наименование должности сотрудника,

сдавшего документы                      Подпись       И.О. Фамилия

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности

сотрудника службы делопроизводства      Подпись       И.О. Фамилия

Дата

 Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Информация об изменениях:

Приказом комитета сельского хозяйства Волгоградской области от 30 ноября 2016 г. N 300 настоящее приложение изложено в новой редакции

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение 22
(с изменениями от 30 ноября 2016 г.)

N п/п	Оттиск печати (штампа)	Наименование печати (штампа)	Дата получения печати (штампа) от изготовителя	Предприятие-изготовитель, дата и номер сопроводительного документа	Кому выдана (должность, подразделение)
1	2	3	4	5	6

Роспись работника	Дата возврата печати	Роспись работника	Дата уничтожения печати	Дата, номер акта
7	8	9	10	11

                  Форма журнала учета печатей и штампов

Информация об изменениях:

Приказом комитета сельского хозяйства Волгоградской области от 30 ноября 2016 г. N 300 настоящее приложение изложено в новой редакции

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение 23
(с изменениями от 30 ноября 2016 г.)

                                 РЕЕСТР

   рассылки приказа комитета сельского хозяйства Волгоградской области

"_______________________________________________________________________"

                              наименование

Количество экземпляров	Наименование адресата	Примечание
1	2	3
	Федеральные органы, территориальные органы федеральных органов
	Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Волгоградской области
	Прокуратура Волгоградской области
	Органы исполнительной власти Волгоградской области
	комитет социальной защиты населения
	комитет по труду и занятости населения
	комитет здравоохранения
	комитет по делам территориальных образований
	комитет по управлению государственным имуществом
	комитет промышленности и торговли
	комитет по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения
	комитет строительства
	комитет жилищно-коммунального хозяйства
	комитет транспорта и дорожного хозяйства
	комитет финансов
	комитет природных ресурсов и экологии
	комитет экономики
	комитет культуры
	комитет молодежной политики
	комитет ветеринарии
	комитет информационной политики
	комитет информационных технологий
	комитет тарифного регулирования
	комитет топливно-энергетического комплекса
	комитет по обеспечению деятельности мировых судей
	комитет лесного хозяйства
	комитет по делам национальностей и казачества
	комитет по регулированию контрактной системы в сфере закупок
	комитет физической культуры и спорта
	комитет по подготовке и проведению матчей чемпионата мира по футболу 2018 года Волгоградской области
	Структурные подразделения комитета
	первый заместитель председателя комитета
	заместитель председателя комитета
	отдел государственной службы и кадров
	отдел правового обеспечения
	сектор защиты информации и мобилизационной работы
	отдел внутреннего финансового аудита и внутреннего финансового контроля
	отдел растениеводства
	отдел научно-инновационного и технического развития
	сектор оборота земель сельскохозяйственного назначения
	отдел комплексного развития сельских территорий
	отдел переработки сельскохозяйственной продукции и мониторинга агропродовольственного рынка
	отдел мелиорации
	отдел животноводства
	отдел малых форм хозяйствования и коопераций
	отдел рыбного хозяйства
	отдел государственной поддержки растениеводства и субсидирования процентной ставки малых форм хозяйствования
	отдел государственной поддержки животноводства и субсидирования процентной ставки по инвестиционным кредитам
	отдел государственной поддержки модернизации производства и субсидирования процентной ставки по краткосрочным кредитам
	отдел планирования и исполнения бюджета
	отдел экономики, реализации государственных и ведомственных целевых программ
	сектор информационных технологий и выставочной деятельности
	организационно-аналитический отдел
	сектор делопроизводства и документооборота
	Государственные учреждения, подведомственные комитету
	государственное казенное учреждение Волгоградской области "Межхозяйственный агропромышленный центр"
	Муниципальные образования Волгоградской области
	Алексеевский муниципальный район
	Быковский муниципальный район
	Городищенский муниципальный район
	Даниловский муниципальный район
	Дубовский муниципальный район
	Еланский муниципальный район
	Жирновский муниципальный район
	Иловлинский муниципальный район
	Калачевский муниципальный район
	Камышинский муниципальный район
	Киквидзенский муниципальный район
	Клетский муниципальный район
	Котельниковский муниципальный район
	Котовский муниципальный район
	Кумылженский муниципальный район
	Ленинский муниципальный район
	Нехаевский муниципальный район
	Николаевский муниципальный район
	Новоаннинский муниципальный район
	Новониколаевский муниципальный район
	Октябрьский муниципальный район
	Ольховский муниципальный район
	Палласовский муниципальный район
	Руднянский муниципальный район
	Светлоярский муниципальный район
	Серафимовичский муниципальный район
	Среднеахтубинский муниципальный район
	Старополтавский муниципальный район
	Суровикинский муниципальный район
	Урюпинский муниципальный район
	Фроловский муниципальный район
	Чернышковский муниципальный район
	Городской округ город-герой Волгоград
	Городской округ город Волжский
	Городской округ город Камышин
	Городской округ город Михайловка
	Городской округ город Урюпинск
	Городской округ город Фролово
	Предприятия, учреждения, организации и др.
	ООО "Издательский дом "Волгоградская правда"
	информационная служба "Гарант"
	информационная служба "Консультант"
	государственное бюджетное учреждение культуры "Волгоградская областная универсальная научная библиотека им. М. Горького"

Руководитель структурного подразделения -

разработчик нормативного правового акта        подпись       И.О. Фамилия

       Форма реестра рассылки приказа комитета сельского хозяйства

                         Волгоградской области

Информация об изменениях:

Приказом комитета сельского хозяйства Волгоградской области от 30 ноября 2016 г. N 300 настоящее приложение изложено в новой редакции

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение 24
(с изменениями от 30 ноября 2016 г.)

                               ТЕЛЕГРАММА

                                                101, МОСКВА,

                                                СРЕТИНСКИЙ БУЛЬВАР, Д. 11

                                                ПРЕЗИДЕНТУ ОАО "ЛУКОЙЛ"

                                                В.Ю. АЛЕКПЕРОВУ

ТЕКСТ ПИШЕТСЯ ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ КОМИТЕТА

СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА

ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ                                        И.О. ФАМИЛИЯ

_________________________________________________________________________

от __________________ N _______

ул. Коммунистическая, д. 19

Волгоград, 400005

Председатель комитета сельского хозяйства

Волгоградской области                                        И.О. Фамилия

                      Образец оформления телеграмм

  Перечень сведений о документе с комментариями по заполнению РКК в АСЭД

N п/п

Наименование сведений об электронном документе

Комментарий по заполнению РКК

Входящий документ

Исходящий документ

Внутренний документ

НПА

Обращения граждан*

Обязательность заполнения

Наименование поля в РКК

Обязательность заполнения

Наименование поля в РКК

Обязательность заполнения

Наименование поля в РКК

Обязательность заполнения

Наименование поля в РКК

Обязательность заполнения

Наименование поля в РКК

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

1.

Адресант

Вносится полное официальное наименование организации, структурного подразделения или должностного лица - автора документа. Для входящего документа заполняется путем выбора из Справочника адресатов. При получении входящего документа посредством системы межведомственного электронного документооборота поле внутренний корреспондент уже заполнено автоматически. При регистрации исходящего и внутреннего документа поле заполнено автоматически в соответствии с организационной структурой органов исполнительной власти Волгоградской области, может быть откорректировано путем выбора из справочника Организационной структуры

Обязательно

Наименование корреспондента

Обязательно

Структурное подразделение

Обязательно

Структурное подразделение

Отсутствует

-

Обязательно

ФИО заявителя

Адрес заявителя

Электронная почта

Внутренний корреспондент

Социальное положение

2.

Адресат

Вносится полное официальное наименование организации, структурного подразделения или должностного лица - корреспондента (получателя документа) (в соответствии с реквизитом "Адресат" на документе). Для входящего документа, НПА - поле заполняется автоматически. Для исходящего документа заполняется из Справочника адресатов (для внешних корреспондентов - поле Адресаты) либо из справочника Организационной структуры органов исполнительной власти Волгоградской области и учреждений - пользователей АСЭД (при отправке документа посредством межведомственного электронного документооборота - поле Внутренние адресаты). Для внутреннего документа указывается в маршруте прохождения документа

Обязательно

Подразделение получатель

Обязательно

Адресаты

Обязательно

Указывается в маршруте прохождения документа

Обязательно

Структурное подразделение

Дополнительно

Кому направлено

Внутренние адресаты

3.

Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ

Заполняется в соответствии с реквизитом "Подпись" на документе. Для входящего документа заполняется путем выбора из Справочника адресатов (для документов, поступивших от внешних корреспондентов). При получении документа посредством межведомственного электронного документооборота поле уже заполнено в соответствии со структурой органа исполнительной власти или учреждения (пользователя АСЭД). Для исходящего, внутреннего документа указывается в маршруте прохождения документа (в этапе - На подписание путем выбора из справочника Организационной структуры).

Обязательно

Подписывающий

Обязательно

Указывается в маршруте прохождения документа

Обязательно

Указывается в маршруте прохождения документа

Обязательно

Подписывающий

Обязательно

ФИО заявителя

Внутренний подписывающий

4.

Вид документа

Заполняется в соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа, соответствует реквизиту "Вид документа". Для всех видов документов заполняется путем выбора из выпадающего списка. При заполнении следующей РКК проставляется автоматически в соответствии с предыдущим выбором, при необходимости поле может быть откорректировано.

Обязательно

Вид документа

Обязательно

Вид документа

Обязательно

Вид документа

Обязательно

Вид документа

Обязательно

Вид документа

Вид обращения

Форма обращения

5.

Дата документа

В РКК переносится дата, присвоенная автором документа, или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует, соответствует реквизиту "Дата документа". Для исходящего, внутреннего документа проставляется автоматически.

Обязательно

Дата документа

Обязательно

Дата регистрации

Обязательно

Дата регистрации

Обязательно

Дата документа

Дополнительно

Дата исходящего

6.

Номер документа

В РКК переносится регистрационный номер документа, присвоенный автором документа.

Обязательно

Исходящий рег. номер

Обязательно

Регистрационный номер

Обязательно

Регистрационный номер

Обязательно

Номер документа

Дополнительно

Исходящий номер

7.

Дата поступления документа

Заполняется в соответствии с отметкой о поступлении документа в орган исполнительной власти Волгоградской области.

Обязательно

Дата регистрации

Отсутствует

-

Отсутствует

-

Обязательно

Дата регистрации

Обязательно

Дата регистрации

8.

Входящий номер документа

Номер, проставленный в отметке о поступлении (входящем штампе).

Обязательно

Регистрационный номер

Отсутствует

-

Отсутствует

-

Обязательно

Регистрационный номер

Обязательно

Регистрационный номер

9.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Обязательно оформляется при подготовке писем-ответов. Сведения переносятся с инициативного документа и соответствуют регистрационному номеру документа и дате. В АСЭД формируется автоматически при подготовке ответного письма на документ-запрос (закладка Связанные документы).

Отсутствует

-

Дополнительно

Закладка (Связанные документы)

Отсутствует

-

Отсутствует

-

Отсутствует

-

10.

Наименование текста (заголовок к тексту документа)

Переносится заголовок к тексту документа. При его отсутствии формулируется краткое содержание документа. Для всех видов документов вводится с клавиатуры.

Обязательно

Краткое содержание

Обязательно

Краткое содержание

Обязательно

Краткое содержание

Обязательно

Краткое содержание

Обязательно

Краткое содержание

11.

Индекс дела

Указывается Индекс дела в соответствии с номенклатурой дел, в которое помещен исполненный документ и ответ на него. Вносится с клавиатуры или путем выбора из справочника Номенклатура дел.

Обязательно

Индекс дела

Обязательно

Индекс дела

Обязательно

Индекс дела

Обязательно

Индекс дела

Обязательно

Индекс дела

12.

Сведения о переадресации документа

Указываются на основании резолюции на документе. Информация представлена в маршруте прохождения документа в формате: задача - фамилия И.О. пользователя АСЭД - срок исполнения - текст поручения, комментарии.

Дополнительно

Указывается в маршруте прохождения документа

Дополнительно

Указывается в маршруте прохождения документа

Дополнительно

Указывается в маршруте прохождения документа

Дополнительно

Указывается в маршруте прохождения документа

Дополнительно

Указывается в маршруте прохождения документа

13.

Количество листов основного документа

Указывается количество листов основного документа, вводится с клавиатуры.

Дополнительно

Количество листов

Дополнительно

Количество листов

Дополнительно

Количество листов

Дополнительно

Количество листов

Дополнительно

Кол-во листов

14.

Количество приложений

Указывается количество приложений к документу. Значение вводится с клавиатуры.

Дополнительно

Количество приложений

Дополнительно

Количество приложений

Дополнительно

Количество приложений

Дополнительно

Количество приложений

Дополнительно

Количество приложений

15.

Общее количество листов приложений

Указывается общее количество листов приложений, значение вводится с клавиатуры.

Дополнительно

Общее количество листов приложений

Дополнительно

Общее количество листов приложений

Дополнительно

Общее количество листов приложений

Дополнительно

Общее количество листов приложений

Дополнительно

Общее количество листов приложений

16.

Указания по исполнению документа

Указания руководителя по исполнению документа, определяющие содержание поручения, срок его исполнения, автора и дату резолюции. Указывается в маршруте прохождения документа.

Обязательно

Указывается в маршруте прохождения документа

Отсутствует

-

Отсутствует

-

Обязательно

Указывается в маршруте прохождения документа

Обязательно

Указывается в маршруте прохождения документа

17.

Должность, фамилия и инициалы исполнителя

Вносится информация об исполнителе (исполнителях) - должность, фамилия и инициалы исполнителя.

Обязательно

Указывается в маршруте прохождения документа

Обязательно

Автор

Обязательно

Автор

Обязательно

Указывается в маршруте прохождения документа

Обязательно

Указывается в маршруте прохождения документа

18.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Вносятся краткие сведения об исполнении документа с указанием даты или срока исполнения, регистрационный номер и дата подготовленного документа. Указывается в маршруте прохождения документа.

Обязательно

Указывается в маршруте прохождения документа

Отсутствует

-

Отсутствует

-

Обязательно

Указывается в маршруте прохождения документа

Обязательно

Указывается в маршруте прохождения документа

Отметка об исполнении

     *  В  соответствии  с  Федеральным  законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О

порядке    рассмотрения   обращений  граждан  Российской  Федерации"  РКК

обращения  гражданина  содержит  иные  сведения, являющиеся обязательными

для  заполнения,  а  также  дополнительные  сведения  -  о  повторности и

причине обращения.