Постановление Администрации Волгограда от 30 августа 2013 г. N 1480 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Волгограда"

С изменениями и дополнениями от:

19 июня 2015 г., 28 июня 2016 г.

В целях совершенствования организации работы с документами в администрации Волгограда, в соответствии с постановлением администрации Волгограда от 07 марта 2013 г. N 530 "Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству для администрации Волгограда и ее структурных подразделений", руководствуясь Уставом города-героя Волгограда, постановляю:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрации Волгограда (прилагается).

2. Признать утратившими силу постановления:

2.1. Администрации Волгограда от 15 июля 2002 г. N 790 "Об Инструкции по делопроизводству в администрации Волгограда".

2.2. Главы Волгограда от 27 сентября 2010 г. N 2456 "О внесении изменения в постановление администрации Волгограда от 15 июля 2002 г. N 790 "Об Инструкции по делопроизводству в администрации Волгограда".

2.3. Администрации Волгограда от 24 августа 2011 г. N 2403 "О внесении изменений в постановление администрации Волгограда от 15 июля 2002 г. N 790 "Об Инструкции по делопроизводству в администрации Волгограда".

2.4. Администрации Волгограда от 29 августа 2012 г. N 2584 "О внесении изменения в постановление администрации Волгограда от 15 июля 2002 г. N 790 "Об Инструкции по делопроизводству в администрации Волгограда".

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на управляющего делами администрации Волгограда Сафонова С.В.

И.о. главы администрации Волгограда

Е.А. Москвичев

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Волгограда от 28 июня 2016 г. N 963 в настоящую Инструкцию внесены изменения

См. текст Инструкции в предыдущей редакции

Инструкция
по делопроизводству в администрации Волгограда
(утв. постановлением администрации Волгограда от 30 августа 2013 г. N 1480)

С изменениями и дополнениями от:

19 июня 2015 г., 28 июня 2016 г.

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации Волгограда (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в процессе деятельности администрации Волгограда документов.

1.2. Действие Инструкции распространяется на структурные подразделения администрации Волгограда, не обладающие правами юридического лица (далее - структурные подразделения).

1.3. Инструкция не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, и на оформление документов, формы которых утверждаются федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти.

1.4. Особенности работы с документами, содержащими сведения конфиденциального характера (сведения о персональных данных гражданина; сведения, составляющие служебную тайну; сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами), регулируются нормативными правовыми актами.

1.5. Правила, определяющие порядок работы с документами, имеющими ограничительную пометку доступа к документу "Для служебного пользования", утверждаются соответствующими инструкциями.

1.6. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической, процессуальной и другой специальной документацией распространяются лишь на часть общих принципов работы с документами, а также на подготовку документов к передаче на архивное хранение.

1.7. Система автоматизированного документооборота и делопроизводства (далее - САДД), применяемая в администрации Волгограда, структурных подразделениях, должна обеспечивать выполнение требований Инструкции.

1.8. Инструкция является обязательной для исполнения работниками администрации Волгограда, структурных подразделений, осуществляющими подготовку и оформление документов.

1.9. Работники администрации Волгограда, структурных подразделений несут персональную ответственность за невыполнение требований Инструкции, сохранность документов и неразглашение содержащейся в них информации.

1.10. При переводе (перемещении) по службе, работе или в случае увольнения работник обязан передать по акту все находящиеся у него служебные документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения.

1.11. Контроль за ведением делопроизводства в администрации Волгограда осуществляет контрольное управление администрации Волгограда.

2. Основные понятия

В Инструкции используются следующие термины и определения:

автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

архив - структурное подразделение, учреждение, осуществляющее хранение архивных документов в течение периода, устанавливаемого правовыми актами;

вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по содержательному признаку и целевому назначению;

дело - совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, объединенных отдельной обложкой;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами;

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот администрации Волгограда;

документооборот - движение документов в администрации Волгограда, структурном подразделении со дня их создания или получения до завершения их исполнения или отправления;

копия - копия документа, полностью воспроизводящая информацию, содержащуюся в подлиннике документа, и его внешние признаки, на которой в установленном порядке проставляются необходимые реквизиты;

запрос информации - обращение юридических или физических лиц (индивидуальных предпринимателей) в устной или письменной форме в администрацию Волгограда, структурное подразделение либо к должностным лицам администрации Волгограда, а также обращение администрации Волгограда, структурного подразделения к юридическим или физическим лицам (индивидуальным предпринимателям) о предоставлении информации об их деятельности;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в администрации Волгограда, структурном подразделении, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;

обращения граждан - направленные в администрацию Волгограда, структурное подразделение или должностному лицу администрации Волгограда в письменной форме или в форме электронного документа предложения, заявления или жалобы, а также устные обращения граждан в администрацию Волгограда, структурное подразделение;

объем документооборота - количество документов, поступивших в администрацию Волгограда, структурное подразделение и созданных ими за определенный период;

официальный документ - документ, созданный органом исполнительной власти Волгоградской области, другими государственными органами, администрацией Волгограда, структурным подразделением либо должностными лицами администрации Волгограда, юридическими или физическими лицами (индивидуальными предпринимателями), оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот администрации Волгограда, структурного подразделения;

оформление документа - проставление реквизитов, необходимость использования которых установлена правилами документирования;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и осуществление в установленном порядке записи сведений о документе;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

руководство администрации Волгограда - глава администрации Волгограда, первый заместитель главы администрации Волгограда, заместители главы администрации Волгограда, заместитель управляющего делами администрации Волгограда, заместитель заместителя управляющего делами администрации Волгограда;

руководство структурного подразделения - руководитель структурного подразделения, заместители руководителя структурного подразделения;

САДД - система автоматизированного документооборота и делопроизводства, используемая для учета, поиска, хранения и использования электронных образов документов администрации Волгограда, структурного подразделения;

служба делопроизводства - структурное подразделение администрации Волгограда, на которое возложены функции по ведению делопроизводства и архивного дела, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства и архивного дела в администрации Волгограда, структурном подразделении;

служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности администрации Волгограда, структурного подразделения;

сканирование документа - получение электронного образа документа;

структурное подразделение - структурное подразделение, не обладающее правами юридического лица;

текущее хранение - хранение документов в структурном подразделении со дня помещения их в дело до передачи в архив;

формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав архивного фонда Волгоградской области.

3. Общие требования к оформлению документов

3.1. Бланки документов.

3.1.1. Документы, создаваемые в администрации Волгограда, структурных подразделениях, оформляются на стандартных листах бумаги форматов А3 (297 x 42 мм), А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм), А6 (105 x 148 мм), в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.

3.1.2. Документы с воспроизведением герба города-героя Волгограда используются в соответствии с постановлением Волгоградского городского Совета народных депутатов от 31 марта 1999 г. N 55/602 "О символике города-героя Волгограда и порядке ее использования".

3.1.3. Изображение Государственного герба Российской Федерации на печатях администрации Волгограда допускается только при наделении их в установленном порядке государственно-властными полномочиями в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации".

3.1.4. Инструкцией предусматривается использование следующих бланков документов:

бланк распорядительного документа согласно приложению 1 к Инструкции;

бланк протокола по форме согласно приложению 2 к Инструкции;

бланк акта по форме согласно приложению 3 к Инструкции;

бланк отчета по форме согласно приложению 4 к Инструкции;

бланк служебного письма по форме согласно приложению 5 к Инструкции;

бланк резолюции по форме согласно приложению 6 к Инструкции;

бланки контрольных талонов, поручений по формам согласно приложениям 7 и 8 к Инструкции;

общий бланк по форме согласно приложению 9 к Инструкции;

бланк согласования проекта постановления (распоряжения) администрации Волгограда согласно приложению 10 к Инструкции;

бланк отчета об исполнении контрольного поручения (по исполнению администрацией Волгограда решений Волгоградской городской Думы, протокольных поручений Волгоградской городской Думы) по форме согласно приложению 10.1 к Инструкции;

бланк промежуточной информации об исполнении контрольного поручения (по исполнению администрацией Волгограда решений Волгоградской городской Думы, протокольных поручений Волгоградской городской Думы) по форме согласно приложению 10.2 к Инструкции.

В администрации Волгограда, структурном подразделении при необходимости могут использоваться бланки других видов документов.

3.2. Оформление реквизитов документов.

3.2.1. Для подготовки документов применяется текстовый редактор, обеспечивающий соблюдение требований, предъявляемых к графическому воспроизведению реквизитов документа.

В администрации Волгограда, структурных подразделениях устанавливаются следующие размеры полей на документе:

3 см - левое,

1 см - правое,

2 см - верхнее,

2 см - нижнее.

Для внутренней переписки в администрации Волгограда, структурных подразделениях допускается изменение левого поля до 2 см.

Вид используемого шрифта: Times New Roman. Размер шрифта, межстрочный интервал определяется видом реквизита и форматом листа бумаги в соответствии с Инструкцией.

При подготовке текстов в таблицах для обеспечения лучшей читаемости данных допускается применение шрифтов вида Arial.

При оформлении отдельных реквизитов документов могут быть использованы иные размеры шрифтов и межстрочных интервалов.

3.2.2. Документы, создаваемые в администрации Волгограда, структурных подразделениях, имеют установленный состав реквизитов, их расположение и оформление:

01 - Герб города-героя Волгограда;

02 - наименование автора;

03 - подпись должностного лица;

04 - заголовок к тексту;

05 - место составления (издания) документа;

06 - справочные данные;

07 - адресат;

08 - дата документа;

09 - регистрационный номер документа;

10 - вид документа;

11 - текст документа;

12 - ссылка на исходящий номер и дату документа;

13 - отметка о наличии приложений;

14 - гриф согласования документа;

15 - гриф утверждения документа;

16 - виза руководителя;

17 - оттиск печати;

18 - отметка о заверении копии;

19 - отметка об исполнителе документа;

20 - указания по исполнению документа;

21 - отметка о контроле документа;

22 - отметка об исполнении документа;

23 - отметка о поступлении документа в администрацию Волгограда.

Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

Кроме указанных реквизитов при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты (например, отметки "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и др.).

Все реквизиты должны располагаться в документе в определенной последовательности в соответствии со схемой расположения реквизитов и границ зон согласно приложению 11 к Инструкции.

Реквизиты документа, за исключением текста, состоящие из нескольких строк, печатаются через один строчный интервал.

В проектах правовых актов администрации Волгограда и нормативных правовых актов администрации Волгограда следует использовать парные кавычки "...". В остальных документах допускается применять прямые кавычки "...".

3.2.3. Герб города-героя Волгограда (реквизит 01).

Изображение Герба города-героя Волгограда помещается на документах администрации Волгограда в соответствии с постановлением Волгоградского городского Совета народных депутатов от 31 марта 1999 г. N 55/602 "О символике города-героя Волгограда и порядке ее использования".

Герб города-героя Волгограда может изображаться в одноцветном и многоцветном вариантах, помещается в пределах верхнего поля документа и центрируется относительно реквизита 02.

Размеры изображения Герба города-героя Волгограда для печати на бланках администрации Волгограда, структурного подразделения:

высота - 1,7 см,

ширина - 1,3 см.

3.2.4. Наименование автора документа (реквизит 02).

Реквизит 02 должен соответствовать наименованию, определенному Уставом города-героя Волгограда, положением о структурном подразделении.

Размер шрифта реквизита 02 при угловом расположении бланка - 11 пунктов, при продольном - 14 пунктов.

Для структурного подразделения реквизит 02 центрируется относительно слов "АДМИНИСТРАЦИЯ ВОЛГОГРАДА", например:

при угловом расположении реквизитов:

АДМИНИСТРАЦИЯ ВОЛГОГРАДА Комитет по организации работы органов местного самоуправления

при продольном расположении реквизитов:

АДМИНИСТРАЦИЯ ВОЛГОГРАДА Комитет по организации работы органов местного самоуправления

3.2.5. Подпись должностного лица (реквизит 03).

Реквизит 03 в документе располагается в соответствии со схемой расположения реквизитов и границ зон, указанной в приложении 11 к Инструкции. В документах администрации Волгограда, структурного подразделения допускается располагать подпись в трех межстрочных интервалах от реквизита 11 или реквизита 13.

Размер шрифта реквизита 03 должен соответствовать размеру шрифта реквизита 11.

Наименование должности реквизита 03 проставляется от левого поля документа без отступа.

При использовании в документе реквизита 02 в состав подписи входят: краткое наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:

Председатель комитета

подпись

И.О.Фамилия

Если в документе реквизит 02 не используется, наименование должности лица, подписавшего документ, указывается полностью (в соответствии с должностной инструкцией), например:

Председатель комитета по правовым вопросам администрации Волгограда

подпись

И.О.Фамилия

Не допускается подписывать документы с предлогом "за", проставлением косой черты перед наименованием должности или добавлять какие-либо приставки.

Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные структурные подразделения, подписи располагают на одном уровне. Если невозможно расположить подписи на одном уровне, их располагают друг под другом, упорядочивая должности в алфавитном порядке, например:

Председатель комитета муниципального заказа администрации Волгограда	подпись	И.О.Фамилия
Председатель комитета по правовым вопросам администрации Волгограда	подпись	И.О.Фамилия
Руководитель департамента экономики администрации Волгограда	подпись	И.О.Фамилия

В документе, составленном комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а обязанности в составе комиссии в соответствии с их распределением, например:

Председатель комиссии:	подпись	И.О.Фамилия
Члены комиссии:	подпись	И.О.Фамилия
	подпись	И.О.Фамилия

В положениях, инструкциях, правилах и иных документах, утверждаемых постановлением администрации Волгограда, распоряжением администрации Волгограда, вместо реквизита 03 проставляется отметка о наименовании структурного подразделения, подготовившего проект документа.

В таких случаях в правой части листа указывается наименование структурного подразделения, например:

Комитет по организации работы органов местного самоуправления администрации Волгограда

3.2.6. Заголовок к тексту (реквизит 04).

Реквизит 04 - краткое содержание документа. Используется во всех видах документов, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до пяти строк).

Реквизит 04 выравнивается по левому полю документа, может занимать до пяти строк по 28-30 знаков в строке.

Заголовок к тексту должен быть кратким, точно передавать содержание документа и согласовываться с наименованием вида документа, например:

Письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.

Заголовок составляет исполнитель проекта документа.

3.2.7. Место составления (издания) документа (реквизит 05).

Реквизит 05 выравнивают по левому полю документа. Размер шрифта реквизита 05 должен соответствовать размеру шрифта реквизита 11.

Реквизит 05 указывается в документах администрации Волгограда, структурного подразделения (за исключением писем).

3.2.8. Справочные данные об администрации Волгограда, структурном подразделении (реквизит 06).

Реквизит 06 центрируется относительно реквизита 02. Размер шрифта реквизита 06 составляет 8 пунктов.

Реквизит 06 указывается в письмах и включает почтовый адрес, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, код организации по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер (ОГРН), идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП).

3.2.9. Адресат (реквизит 07).

Вид и размер шрифта реквизита 07 должны соответствовать виду и размеру шрифта реквизита 11.

В реквизите 07 допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной и исполнительной власти, органов местного самоуправления, организаций.

При адресации документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресации частному лицу - после фамилии.

Строки реквизита 07 выравниваются по левой границе текстовых строк реквизита или центрируются относительно самой длинной строки реквизита.

При адресации документа без указания должностного лица наименование адресата пишется в именительном падеже, например:

Департамент экономики администрации Волгограда

При адресации документа должностному лицу в реквизит 07 входит наименование должности (наименование должности и фамилия должностного лица указываются в дательном падеже), например:

Руководителю департамента экономики администрации Волгограда И.О.Фамилия

Почтовый адрес в составе реквизита 07 указывается в следующей последовательности: наименование (полное или сокращенное, при наличии), затем почтовый адрес, например:

Муниципальное казенное учреждение "Волгоградский городской архив документов по личному составу" В.И. Ленина пр-кт им., д. 102, Волгоград, 400078

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых администрации Волгограда, структурным подразделениям, постоянным корреспондентам.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не пишется.

При наличии более четырех адресатов составляется реестр рассылки, подготавливается один экземпляр письма с обобщенным названием адресатов и по одному экземпляру письма с полным названием адресата в каждый адрес. В случае невозможности обобщения названий адресатов в поле расположения реквизита 07 вписываются слова "Реестр рассылки".

Пример обобщенного названия адресатов:

Администрациям районов Волгограда

или

Структурным подразделениям администрации Волгограда

3.2.10. Дата документа (реквизит 08).

Реквизит 08 проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, службой делопроизводства при регистрации документа или непосредственно исполнителем при подготовке документа. В последнем случае размер шрифта реквизита 08 должен составлять от 10 до 12 пунктов.

Датой документа является дата его подписания, утверждения.

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами местного самоуправления Волгограда, является дата более поздней подписи.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, например: 01.01.2013.

При словесно-цифровом способе оформления даты день месяца указывается парой арабских цифр, год - четырьмя арабскими цифрами, например: 08 января 2013 г.

3.2.11. Регистрационный номер документа (реквизит 09).

Реквизит 09 проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, службой делопроизводства при регистрации документа или непосредственно исполнителем при подготовке документа. В последнем случае размер шрифта реквизита 09 должен составлять от 10 до 12 пунктов.

Реквизит 09 проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в администрации Волгограда, структурном подразделении.

Регистрационный номер документа, изданного совместно двумя или более органами местного самоуправления Волгограда, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

3.2.12. Наименование вида документа (реквизит 10).

Реквизит 10 обозначается прописными буквами, например: ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРОТОКОЛ, АКТ. Размер используемого шрифта должен соответствовать размеру реквизита 11.

Реквизит 10 не указывается в письмах, подготавливаемых администрацией Волгограда, структурным подразделением.

3.2.13. Текст документа (реквизит 11).

Реквизит 11 составляется на русском языке в официально-деловом стиле. Размер шрифта реквизита 11 для всех видов документов, кроме правовых актов администрации Волгограда, структурных подразделений, составляет 14 пунктов, вид шрифта - Times New Roman, межстрочный интервал - от 1 пункта до 1,5 пункта, отступ от левого края документа для выделения абзаца - от 1,25 см пункта до 1,5 см.

При подготовке проектов правовых актов администрации Волгограда, структурного подразделения следует применять размер шрифта 14 пунктов, вид шрифта Times New Roman, межстрочный интервал 1 пункт, отступ от левого края документа для выделения абзаца 1,5 см.

Допускается использовать меньший размер шрифта и межстрочного интервала, если текст представлен в форме таблицы.

При этом для улучшения читаемости рекомендуется выполнять следующие правила:

абзацы в тексте отделяются друг от друга большим интервалом, чем интервал, применяемый между строк каждого из абзацев (интерлиньяж);

устанавливаемые документом сроки исполнения выделяются полужирным начертанием;

уточнения, разъяснения терминов, перечисление обосновывающих законодательных актов, дополнительные пояснения к основной тематике документа выделяются курсивным или полужирным начертанием.

В администрации Волгограда, структурных подразделениях текст документа оформляется в виде связного текста, таблицы, анкеты или сочетания этих форм.

Общими требованиями к связному тексту являются лаконичность, ясность и точность изложения. Текст документа должен быть изложен грамотно в соответствии с правилами орфографии и пунктуации.

Терминология, употребляемая в документах, должна соответствовать терминологии, установленной нормативными правовыми актами. К терминам, которые могут быть непонятны адресату и применение которых необходимо в тексте документа, должны быть даны разъяснения в скобках.

Тексты документов излагаются:

от 1-го лица единственного числа, например: "приказываю подготовить и представить на рассмотрение", "прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов";

от 3-го лица единственного числа, например: "комиссия решила", "комитет не считает возможным";

от 1-го лица множественного числа, например: "просим представить данные о", "представляем на рассмотрение и утверждение";

от 3-го лица множественного лица, например: "слушали", "выступили", "решили".

В совместных документах текст излагается от 1-го лица множественного числа, например: "приказываем", "решили".

В текстах правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:

"Виза включает в себя наименование должности руководителя департамента (комитета, управления) или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату",

"Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют".

В тексте документа, подготовленного на основании нормативных правовых актов, изданных органами власти, местного самоуправления Волгограда, указываются: наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

"В соответствии с постановлением администрации Волгограда от 15 сентября 2011 г. N 2758 "Об утверждении Правил делопроизводства в администрации Волгограда и ее структурных подразделениях".

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.

Страницы текста нумеруются начиная со второго листа документа арабскими цифрами по центру верхнего поля.

3.2.14. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта (реквизит 12).

Реквизит 12 проставляется исполнителем при подготовке писем. Размер шрифта реквизита 12 должен составлять от 10 до 12 пунктов.

Наличие реквизита 12 исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, освобождает текст от вспомогательной информации.

3.2.15. Отметка о наличии приложений (реквизит 13).

Реквизит 13 используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам. Размер шрифта реквизита 13 должен соответствовать размеру шрифта реквизита 11.

В письмах отметка о приложении набирается под текстом от границы левого поля без отступа. Если приложение упоминается в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения, например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров, например:

Приложения:

1. Заключение по проекту на 3 л. в 2 экз.

2. Справка о доработке на 2 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

На приложениях справочного характера к приказам (распоряжениям), правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу.

Если приложений несколько, они нумеруются как "Приложение 1", "Приложение 2". Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер, например:

Приложение 2 к распоряжению администрации Волгограда от 15.03.2009 N 35-р

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ, в верхнем правом углу проставляется гриф "УТВЕРЖДЕНО", например:

УТВЕРЖДЕНО постановлением администрации Волгограда от 15.09.2011 N 2758

3.2.16. Гриф согласования (реквизит 14).

Реквизит 14 используется при согласовании проекта документа с организациями, интересы которых в нем затрагиваются. Размер шрифта реквизита 14 должен соответствовать размеру шрифта реквизита 11.

В реквизит 14 входят:

слово "СОГЛАСОВАНО", "СОГЛАСОВАНА", "СОГЛАСОВАН" или "СОГЛАСОВАНЫ" (прописными буквами, без кавычек и двоеточия);

должность лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия);

дата согласования.

Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом, например:

СОГЛАСОВАНО Руководитель департамента экономики администрации Волгограда
Подпись	И.О.Фамилия
11.01.2013

СОГЛАСОВАНО письмо департамента экономики администрации Волгограда от 11.01.2013 N 01-05/11

Если содержание документа затрагивает интересы двух или более организаций, грифы согласования могут располагаться на бланке согласования по форме согласно приложению 10 к Инструкции. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа осуществляется:

с органами местного самоуправления Волгограда;

с органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);

с подведомственными организациями;

с общественными организациями (при необходимости).

3.2.17. Гриф утверждения (реквизит 15).

Размер шрифта реквизита 15 должен соответствовать размеру шрифта реквизита 11.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом в реквизит входят составные части:

слово "УТВЕРЖДАЮ" (прописными буквами, без кавычек и двоеточия);

наименование должности лица, утверждающего документ, его подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия);

дата утверждения, например:

	УТВЕРЖДАЮ Управляющий делами администрации Волгограда
	Подпись	И.О.Фамилия
	"__" ___________ 20__ г.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне. Если невозможно расположить подписи на одном уровне, их располагают друг под другом, упорядочивая должности в алфавитном порядке, аналогичном подписанию документа несколькими должностными лицами.

При утверждении документа специально издаваемым документом в реквизит 15 входят:

слово "УТВЕРЖДЕНО", "УТВЕРЖДЕН", "УТВЕРЖДЕНЫ" или "УТВЕРЖДЕНА" (прописными буквами, без кавычек и двоеточия);

наименование вида утверждающего документа (в творительном падеже), его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО постановлением администрации Волгограда от ______________ N ____

3.2.18. Виза (реквизит 16).

Реквизит 16 используется при ознакомлении работников администрации Волгограда, структурного подразделения с документом. Реквизит 16 проставляется от руки работником администрации Волгограда, структурного подразделения.

Реквизит 16 включает в себя:

должность лица, который ознакомлен с документом (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия);

дату согласования, например:

Ведущий специалист общего отдела администрации Волгограда

подпись

И.О.Фамилия

дата

На документах, один экземпляр которых помещают в дело, допускается проставлять визу на оборотной стороне последнего листа документа.

На многостраничных документах реквизит 16 проставляется на лицевой стороне последнего листа документа.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

3.2.19. Оттиск печати (реквизит 17).

Реквизит 17 является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами.

Оттиск печати должен быть хорошо читаем и захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ, и часть его подписи.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "М.П." или иным образом.

В администрации Волгограда, структурном подразделении применяются:

печать с изображением Герба города-героя Волгограда;

печать для отдельных видов документов с надписью "Для документов", "Проект" и т.д.

Печать с изображением Герба города-героя Волгограда проставляется:

на документах, связанных с расходованием финансовых средств и материальных ценностей;

на документах по личному составу.

Перечень и виды других печатей определяются администрацией Волгограда, структурными подразделениями.

3.2.20. Отметка о заверении копии (реквизит 18).

Реквизит 18 используется для свидетельствования соответствия копии документа либо выписки из документа подлиннику документа.

Реквизит 18 проставляется на копии документа исполнителем от руки или штампом.

В реквизит 18 входят:

слово "Верно";

наименование должности лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи;

дата заверения;

печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию);

при необходимости реквизит может содержать указание на место нахождения подлинника документа, например:

Подлинник документа находится в деле администрации Волгограда N ______ за _________ г.

Верно Ведущий специалист общего отдела администрации Волгограда		подпись	И.О.Фамилия
Дата	Печать

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа), например:

Всего в копии 8 л.

Допускается заверять штампом "Копия" каждый лист многостраничной копии документа, отметка "Верно" в таком случае проставляется только на последнем листе копии документа.

Допускается проставлять реквизит 18 на оборотном листе копии документа.

3.2.21. Отметка об исполнителе (реквизит 19).

Размер шрифта реквизита 19 должен составлять от 10 до 12 пунктов.

Реквизит 19 включает в себя инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, проставляется от левого края документа без отступа, например:

Имя, Отчество, Фамилия

24 56 88

При направлении документа в другой город указывается телефонный код Волгограда, например:

Имя, Отчество, Фамилия

(8442) 24 56 88

3.2.22. Указания по исполнению документа (реквизит 20).

Реквизит 20 оформляется непосредственно на документе (в заголовочной части документа) от руки или с использованием бланка резолюции по форме согласно приложению 6 к Инструкции.

Реквизит 20 включает в себя:

фамилию, инициалы исполнителей;

содержание поручения (при необходимости);

срок исполнения;

подпись руководителя;

дату, например:

Морозову Н.В., Федосеевой И.А. Прошу подготовить проект постановления к 05.12.2012
Подпись	Дата

3.2.23. Отметка о контроле документа (реквизит 21).

Реквизит 21 оформляется с использованием штампа "Контроль" или бланков контрольного талона, поручений по формам согласно приложениям 7 и 8 к Инструкции.

3.2.24. Отметка об исполнении документа (реквизит 22).

Реквизит 22 проставляется исполнителем документа или руководителем исполнителя документа от руки.

Реквизит 22 включает в себя:

отметку "В дело";

индекс дела, в которое помещается документ;

краткие сведения об исполнении документа или дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении;

подпись исполнителя документа или руководителя исполнителя документа;

дату, например:

В дело N 04-12 письмо от 11.01.2012 N 04-12/3-1и
Подпись	Дата

4. Подготовка и оформление основных видов документов

4.1. Постановление администрации Волгограда - правовой акт, принимаемый в целях разрешения наиболее важных и стратегических задач, а также по вопросам, затрагивающим права и законные интересы граждан и организаций Волгограда.

Постановления администрации Волгограда оформляются на бланке распорядительного документа и должны содержать следующие реквизиты: Герб города-героя Волгограда, наименование органа, издающего постановление администрации Волгограда, название вида документа, дату и номер постановления администрации Волгограда, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя органа, издающего постановление администрации Волгограда.

4.2. Распоряжение администрации Волгограда - правовой акт, издаваемый в целях решения оперативных вопросов, возникающих в ходе деятельности администрации Волгограда, имеющий, как правило, ограниченный срок действия и касающийся узкого круга организаций, должностных лиц и граждан.

При оформлении постановлений администрации Волгограда, распоряжений администрации Волгограда необходимо руководствоваться постановлением администрации Волгограда от 20 августа 2013 г. N 1415 "Об утверждении Порядка подготовки правовых актов администрации Волгограда".

Перечень некоторых вопросов, регулируемых распорядительными документами, представлен в приложении 12 к Инструкции.

4.3. Решение коллегии администрации Волгограда - правовой акт, принимаемый коллегиальным органом администрации Волгограда в целях решения наиболее важных вопросов деятельности администрации Волгограда.

Порядок оформления решений коллегии администрации Волгограда аналогичен порядку оформления постановлений администрации Волгограда, распоряжений администрации Волгограда.

4.4. Положение о структурном подразделении - документ, определяющий порядок образования, правовое положение, полномочия, организацию деятельности структурного подразделения.

Положение о структурном подразделении состоит из следующих разделов:

общие положения;

полномочия;

организация деятельности.

В разделе "Общие положения" указываются:

полное наименование структурного подразделения, ссылка на муниципальный правовой акт Волгограда, на основании которого создано структурное подразделение;

нормативные правовые акты, которыми руководствуется в своей деятельности структурное подразделение.

В разделе "Полномочия" указываются:

вопросы, решаемые структурным подразделением;

права, которыми наделяется структурное подразделение, его руководитель, необходимые для решения задач и осуществления полномочий.

В разделе "Организация деятельности" указываются:

наименование должности руководителя структурного подразделения, порядок его назначения и освобождения от должности;

действия и виды работ, которые выполняет структурное подразделение;

условия наступления дисциплинарной, административной ответственности руководителя и работников структурного подразделения;

местонахождение.

4.5. Должностная инструкция - документ, регламентирующий организационно-правовое положение работника администрации Волгограда, структурного подразделения, его обязанности, права, ответственность.

Должностные инструкции разрабатываются для должностей, предусмотренных штатным расписанием администрации Волгограда.

Должностная инструкция состоит из следующих разделов:

общие положения;

квалификационные требования;

должностные обязанности;

права;

ответственность.

В разделе "Общие положения" указываются:

наименование должности с указанием полного наименования структурного подразделения и группы должностей муниципальной службы, к которой относится должность;

перечень нормативных документов, которыми руководствуется в своей деятельности работник администрации Волгограда;

порядок назначения и освобождения от занимаемой должности;

подчиненность работника.

В разделе "Квалификационные требования" указываются:

требования, предъявляемые к уровню образования, стажу работы;

законодательная база, которую должен знать работник администрации Волгограда;

требования, предъявляемые к навыкам работы.

В разделе "Должностные обязанности" указываются виды работ, которые должен выполнять работник администрации Волгограда. Характер выполняемых работ отражается с использованием слов "руководит", "подготавливает", "утверждает", "рассматривает", "выполняет", "обеспечивает" и т.д.

В разделе "Права" указываются полномочия работника администрации Волгограда, обеспечивающие выполнение возложенных на него обязанностей: право подписывать документы, запрашивать информацию, представлять интересы администрации Волгограда, структурного подразделения, требовать выполнения определенных действий от других работников администрации Волгограда, структурного подразделения.

В разделе "Ответственность" указываются условия наступления дисциплинарной, административной ответственности работника администрации Волгограда, структурного подразделения.

Обязательными реквизитами должностной инструкции являются гриф утверждения, наименование документа, заголовок к тексту, подпись должностного лица.

4.6. Протокол - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях (совещаниях, конференциях, собраниях и т.п.) в администрации Волгограда, структурном подразделении.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего) и секретаря, присутствовавших на заседании (совещании) и (при необходимости) лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 человек (список прилагается).

Если в заседании принимают участие представители разных организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Формулировка вопросов повестки дня начинается с предлога "О" ("Об"), вопросы набираются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится следующим образом:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов. В последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Текст постановления администрации Волгограда (решения коллегии администрации Волгограда) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании. При необходимости приводятся итоги голосования:

За - ...

Против - ...

Воздержалось - ...

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после записи соответствующего решения.

Слово "Присутствовали" набирается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии, например:

Присутствовали:
Управляющий делами администрации Волгограда		И.О.Фамилия
Председатель комитета по правовым вопросам администрации Волгограда		И.О.Фамилия
Начальник протокольного отдела администрации Волгограда		И.О.Фамилия
Начальник общего отдела администрации Волгограда		И.О.Фамилия

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Вопрос нумеруется арабской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), набирается от левого края документа. Ниже указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении вопроса. Расстояние между строками наименования вопроса, фамилиями выступивших лиц и их выступлениями составляет один межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение, отделяемое от выступления полуторным межстрочным интервалом.

Протокол подписывается председательствующим на заседании (совещании) и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).

Подпись отделяется от текста тремя одинарными межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия). Наименование должности набирается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и выравнивается по левому полю. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Подпись секретаря заседания (совещания) отделяется от подписи председательствовавшего на заседании одинарным межстрочным интервалом и оформляется аналогично.

4.7. Служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности администрации Волгограда, структурных подразделений.

Виды служебной переписки:

служебное письмо - документ информационно-справочного характера, предназначенный для обмена информацией между администрацией Волгограда и структурными подразделениями, а также иными организациями, гражданами.

Служебное письмо администрации Волгограда, структурного подразделения подготавливается на бланке служебного письма по форме согласно приложению 5 к Инструкции.

Служебное письмо, подписываемое руководителями двух и более структурных подразделений, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 (без бланка), при этом наименования структурных подразделений - авторов документа указываются в реквизите 03.

К служебному письму составляется реквизит 04, отвечающий на вопрос "О чем?" и формулирующий в краткой форме тему письма.

В служебном письме используются фразы этикетного характера: "Уважаемый" - в начале письма (над текстом) или "С уважением" - в заключительной части письма (перед реквизитом 03); этикетные фразы употребляются исполнителем при подготовке служебного письма.

Служебное письмо, как правило, содержит один рассматриваемый вопрос.

Объем служебного письма не должен превышать пяти страниц текста.

В случае превышения установленного ограничения текст служебного письма должен быть оформлен в виде приложения (информация, аналитический обзор, обоснование и т.д.) и направлен сопроводительным письмом.

4.8. Регламент администрации Волгограда - документ, определяющий порядок работы администрации Волгограда. Текст Регламента администрации Волгограда состоит из глав, обозначенных римскими цифрами, и статей, обозначенных арабскими цифрами. Обязательными реквизитами Регламента администрации Волгограда являются наименование, вид документа, дата документа, номер документа, гриф утверждения, текст.

Регламент администрации Волгограда утверждается постановлением администрации Волгограда.

4.9. Инструкция - документ, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц.

Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и разбиваемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Текст инструкции должен начинаться с раздела "Общие положения", в котором излагаются цели и причины издания документа, область распространения, основания для разработки и другие сведения общего характера. В тексте инструкции используются слова "должен", "следует", "необходимо", "не допускается", "запрещается" и т.п.

В заголовке к инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования, например:

ИНСТРУКЦИЯ
о порядке оформления, учета и выдачи служебных удостоверений, пропусков администрации Волгограда

Инструкция подписывается руководителем структурного подразделения, разработавшего ее, и утверждается постановлением администрации Волгограда.

Документы инструктивного характера могут также называться "Правила", "Положение", "Порядок".

4.10. Программа - плановый документ, содержащий обоснование и основные направления развития той или иной отрасли управления или деятельности. Текст программы, как правило, излагается в виде разделов, соответствующих направлениям деятельности или этапам работы и имеющих соответствующие заголовки. Состав разделов программы определяется ее содержанием. Разделы и подразделы программы нумеруются арабскими цифрами.

Программа может быть достаточно объемным, многостраничным документом. Как правило, кроме текстовой части, программа содержит приложения, являющиеся справочным и аналитическим материалом к программе, объясняющим или раскрывающим отдельные положения программы. Приложения к программе в большинстве своем оформляются в виде таблиц, графиков, схем, позволяющих наглядно представить сводный аналитический материал.

Обязательными реквизитами программы являются: название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, грифы согласования (или визы) и утверждения.

Программа подписывается руководителем структурного подразделения, разработавшего ее, и утверждается постановлением администрации Волгограда.

4.11. Календарный (текущий) план - документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем (в той или иной форме), сроки, ответственных исполнителей, составляемый по форме согласно приложению 13 к Инструкции.

Обязательными реквизитами календарного (текущего) плана являются: название документа, наименование структурного подразделения, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

Планы работ или мероприятий подписываются руководителями структурных подразделений - разработчиков, утверждаются главой администрации Волгограда, первым заместителем главы администрации Волгограда или заместителями главы администрации Волгограда.

4.12. Штатное расписание администрации Волгограда - документ, определяющий численность и должностной состав работников администрации Волгограда с указанием должностных окладов.

Ответственность за подготовку и утверждение штатного расписания администрации Волгограда лежит на заместителе главы администрации Волгограда в соответствии с распределением обязанностей между главой администрации Волгограда, первым заместителем главы администрации Волгограда, заместителями главы администрации Волгограда.

Штатное расписание администрации Волгограда оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 альбомной ориентации с указанием наименования организации, вида документа, даты, номера документа, места составления, заголовка к тексту, подписи, грифа утверждения. В заголовке к тексту указывается год, на который составлено штатное расписание. Штатное расписание администрации Волгограда составляется в табличной форме. Указываются коды и наименования структурных подразделений и должностей, количество единиц по штату, должностной оклад и месячный фонд заработной платы по должностным окладам, например:

УТВЕРЖДЕНО распоряжением администрации Волгограда от ______________ N ____

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ
лиц, замещающих муниципальные должности муниципальной службы в администрации Волгограда

N п/п	Должность	Количество единиц	Должностной оклад (минимальный - максимальный) (руб.)	Месячный фонд (минимальный - максимальный) (руб.)	Примечание
1	2	3	4	5	6
1.
2.

4.13. Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником администрации Волгограда и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются наименование структурного подразделения, дата, номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительная записка подписывается исполнителем. Датой объяснительной записки является дата ее подписания исполнителем.

4.14. Телеграмма (телетайпограмма) - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (по телеграфной сети общего пользования).

Телеграммы составляются в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

4.15. Телекс - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи (по абонентской телексной сети). Иначе говоря, телекс - это телеграмма, посланная по телетайпу (телепринту). Телетайп (телепринт) - аппарат, применяемый для непосредственной телеграфной связи.

4.16. Факсограмма (телефакс, факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).

Факсограмма при соблюдении установленных процедур обладает юридической силой, в этом ее основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении.

4.17. Телефонограмма - документ, передаваемый и получаемый средствами телефонной связи.

4.18. Электронное письмо (электронное сообщение) - документ, передаваемый и получаемый по электронной почте.

4.19. Акт - документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: акты сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); акты обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности); испытаний (образцов, систем, технологий); акты приема-сдачи (материальных ценностей, документов); акты приема-передачи (дел); акты ревизии, инвентаризации; акты расследования аварий, несчастных случаев; акты ликвидации организации и т.д.

Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта, который может содержать и унифицированную форму текста (для актов с постоянно повторяющейся информацией).

Обязательными реквизитами акта являются название вида документа (акт), дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, отметка о наличии приложений, подписи, гриф утверждения.

4.20. Справка - документ, составляемый с целью описания фактов основной деятельности организации или подтверждения сведений биографического или служебного характера.

Справки, отражающие основную деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию; внутренние справки составляются для представления руководству организации или на рассмотрение в коллегиальный орган.

Внешние справки оформляются на общем бланке администрации Волгограда, внутренние справки - на стандартном листе бумаги с проставлением всех необходимых реквизитов. Основные реквизиты справки: название организации или структурного подразделения (для внутренней справки), название вида документа, дата и номер документа, заголовок к тексту, адресат, отметка о наличии приложений, подпись.

4.21. Отчет - документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени, выполнении мероприятий, поручений, заданий, представляемый руководителю структурного подразделения, организации или вышестоящему органу.

4.22. Перечень - документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований и оформляемый в виде таблицы.

Перечни подписываются должностными лицами, составившими их. Отдельные разновидности перечней требуют утверждения руководителем организации или вышестоящим органом.

Порядок составления и форма конкретных разновидностей перечней регламентируются соответствующими инструкциями, указаниями, методическими документами.

4.23. Список - документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке.

Списки, как правило, составляются в целях регистрации или информирования. Списки составляются и оформляются по тем же правилам, что и перечни.

Тексты списков могут излагаться в табличной форме. Перечисление лиц в списках осуществляется в алфавитном порядке, инициалы ставятся после фамилий, указываются должность и место работы. Список подписывается должностным лицом, составившим его, при необходимости - руководителем организации.

4.24. Внутреннее письмо - документ, передача которого из администрации Волгограда, структурного подразделения в другие структурные подразделения, юридическим лицам и гражданам не осуществляется.

Внутреннее письмо подготавливается на общем бланке по форме согласно приложению 9 к Инструкции.

К внутренним письмам относятся докладные, пояснительные, аналитические, объяснительные записки, справки, заявления.

Служебные письма финансового характера заверяются гербовой печатью.

5. Организация документооборота

5.1. Принципы организации документооборота.

5.1.1. Движение документов со дня их создания или получения до завершения исполнения или отправки ответа заявителю (организации, учреждению) образует документооборот администрации Волгограда, структурного подразделения. Прохождение и исполнение документов должно быть оперативным, все операции должны выполняться в порядке и последовательности, указанных в Инструкции.

При наличии технической возможности документооборот в администрации Волгограда, структурных подразделениях осуществляется с использованием САДД.

В САДД хранятся регистрационные реквизиты документов, а также электронные образы документов, полученные путем сканирования или подготовленные в электронном виде исполнителем.

5.1.2. В администрации Волгограда организация делопроизводства возложена на контрольное управление администрации Волгограда, в структурных подразделениях - на службы делопроизводства.

5.1.3. Регистрация документов осуществляется в следующем порядке:

поступающие документы, адресованные администрации Волгограда, главе администрации Волгограда, первому заместителю главы администрации Волгограда, заместителям главы администрации Волгограда, заместителю управляющего делами администрации Волгограда, заместителю заместителя управляющего делами администрации Волгограда, документы, адресованные руководителям комиссий, образованных в соответствии с муниципальными правовыми актами Волгограда, а также отправляемые документы за подписью главы администрации Волгограда, первого заместителя главы администрации Волгограда, заместителей главы администрации Волгограда, заместителя управляющего делами администрации Волгограда, заместителя заместителя управляющего делами администрации Волгограда регистрируются в отделе документального контроля контрольного управления администрации Волгограда;

обращения граждан (устные, письменные, индивидуальные, коллективные) и переписка по обращениям граждан регистрируются в отделе обращений граждан контрольного управления администрации Волгограда (далее - отдел обращений граждан);

документы, поступающие из судебных органов (судебные постановления, определения, повестки и др.), регистрируются в комитете правового обеспечения администрации Волгограда;

документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения и имеющие ограничительную пометку доступа "Для служебного пользования", а также информацию, отнесенную в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации к государственной тайне, регистрируются в отделе мобилизационной, секретной работы и защиты информации администрации Волгограда;

входящие документы, адресованные руководителям отраслевых (функциональных) и территориальных структурных подразделений (органов) администрации Волгограда, а также исходящие документы за подписью руководителей отраслевых (функциональных) и территориальных структурных подразделений (органов) администрации Волгограда, их заместителей регистрируются в соответствующих отраслевых (функциональных) и территориальных структурных подразделениях (органах) администрации Волгограда.

5.1.4. Документы регистрируются в день их поступления до 16.00 час. датой текущего дня, а с 16.00 час. - датой следующего дня.

На всех входящих документах проставляется регистрационный штамп с указанием даты поступления и входящего номера документа.

Передача документов на исполнение без регистрации и резолюции главы администрации Волгограда, первого заместителя главы администрации Волгограда, заместителей главы администрации Волгограда, заместителя управляющего делами администрации Волгограда, руководителей структурных подразделений не допускается.

В документообороте в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки: поступающая документация; отправляемая документация; внутренняя документация, обращения граждан.

В составе поступающей и отправляемой документации могут выделяться:

документы, поступившие от органов государственной власти Волгоградской области;

документы, поступившие из аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области, Волгоградской областной Думы, Волгоградской городской Думы, администрации Волгограда, структурного подразделения;

документы, поступившие от юридических и физических лиц (индивидуальных предпринимателей);

документы, поступившие от иностранных корреспондентов;

обращения граждан.

Регистрационный номер поступающего и отправляемого документа состоит из:

индекса подразделения;

разделителя-дефиса;

буквенного обозначения направления документопотока, группы или вида документов;

разделителя - наклонной черты;

порядкового номера документа в пределах группы документов и календарного года, например:

15-В/96, где:

15 - индекс контрольного управления администрации Волгограда в соответствии со сводной номенклатурой дел;

В - направление документопотока, а именно поступающее письмо;

96 - порядковый номер письма, поступившего в контрольное управление администрации Волгограда.

Порядковый номер присваивается документам начиная с первого номера:

с 01 января каждого года;

при изменении наименования администрации Волгограда, структурного подразделения.

5.1.5. В администрации Волгограда, структурном подразделении доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи, электронной почты, факсом и курьерской связи (нарочно).

5.2. Порядок работы с поступающими документами.

5.2.1. Общий порядок работы с поступающими документами.

Основные этапы работы с поступающими документами заключаются в следующем:

прием и первоначальная обработка;

регистрация;

предварительное рассмотрение и распределение по руководителям и исполнителям;

передача по назначению;

рассмотрение руководством администрации Волгограда, руководством структурного подразделения;

доставка исполнителям в соответствии с резолюцией руководителя;

исполнение или использование информации, содержащейся в документах;

контроль исполнения;

помещение в дело;

передача дел в архив.

При наличии технической возможности информация о зарегистрированных документах, их прохождении и исполнении заносится в САДД и хранится в соответствии с номенклатурой дел. Соответствующие отметки в САДД вносятся на каждом этапе прохождения и исполнения документа: наложение резолюции, постановка на контроль и снятие с контроля, подготовка отчета об исполнении, списание документа в дело и пр.

5.2.2. Порядок приема и первоначальной обработки поступающих документов.

5.2.2.1. Прием и первоначальная обработка поступающих документов состоят из следующих операций: проверка правильности доставки, проверка целостности вложений, вскрытие конвертов.

На пакетах с пометкой "Лично" проставляется только дата получения и они передаются адресату без вскрытия, не регистрируются и не подлежат учету.

При вскрытии конвертов с документами работниками службы делопроизводства проверяются правильность адресования, оформления, комплектность и целостность документов, приложений к ним. Неправильно адресованные и оформленные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. При недостаче документов (отдельных их листов) или приложений составляется акт по форме согласно приложению 14 к Инструкции в трех экземплярах, один из которых остается в службе делопроизводства, другой приобщается к поступающему документу и отправляется на рассмотрение адресату, третий возвращается отправителю.

Конверты после проверки уничтожаются, за исключением случаев, когда надо установить адрес отправителя или иметь доказательство о дате отправки и получения документа.

5.2.2.2. Документы без подписи должностного лица не подлежат регистрации. На таких документах проставляется дата получения документа и они направляются на рассмотрение руководителю по принадлежности без регистрационного номера.

Регистрации не подлежат документы, не требующие исполнения и не содержащие информацию, используемую в справочных целях: пригласительные, поздравительные письма и телеграммы; билеты; документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые и финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма; рекламные документы; коммерческие предложения; печатные издания; унифицированные формы и бланки документов и др.

Документы, переданные в администрацию Волгограда, структурное подразделение по факсу и электронной почте, подлежат регистрации при соблюдении правильности оформления документа.

Корреспонденция на иностранных языках передается для перевода в управление зарубежных и региональных связей администрации Волгограда, затем вместе с текстом перевода направляется по назначению.

5.2.3. Порядок регистрации поступающих документов.

5.2.3.1. Регистрация поступающих документов представляет собой запись учетных данных о документе по устанавливаемой форме, фиксирующую факт их получения. Цель регистрации - обеспечение учета документов, поиска документной информации и контроля.

5.2.3.2. Регистрация поступающих документов включает в себя:

внесение информации о документе в регистрационный журнал или регистрационную карточку в САДД (при наличии технической возможности);

проставление регистрационного штампа с указанием даты поступления и входящего номера документа;

при наличии технической возможности - сканирование документа и прикрепление полученного файла (электронного образа документа) к регистрационной карточке в САДД;

несканируемые документы при внесении в САДД передаются на рассмотрение на бумажном носителе с отметкой в примечании регистрационной карточки документа об отсутствии сканируемого документа, например:

Приложения в бумажном виде.

5.2.3.3. При регистрации поступающих документов обязательно указываются:

регистрационный номер документа;

дата регистрации документа;

сведения о корреспондентах (одном или нескольких): названия организаций, направивших документ в администрацию Волгограда, структурное подразделение; для каждой организации нужно указать фамилию, имя, отчество лица, подписавшего документ, а также регистрационные реквизиты (регистрационный номер и дату регистрации) поступающего документа по данным отправителя;

адресат: фамилия, имя, отчество должностного лица (одного или нескольких), которому адресован документ и которому он должен быть направлен на рассмотрение;

краткое содержание документа;

состав документа: количество листов в документе и количество листов в приложениях (если имеются);

способ доставки: способ, которым документ доставлен в администрацию Волгограда, структурное подразделение (факс, курьер, почта и пр.);

сведения о сопроводительном письме (если имеется): корреспондент, фамилия, имя, отчество подписавшего, регистрационные реквизиты по данным отправителя.

Информация о документе должна быть полной и достоверной.

В пределах регистрационного массива каждому документу присваивается регистрационный номер только один раз.

Переписка между структурными подразделениями по вопросам текущей деятельности ведется с регистрацией документов в этих структурных подразделениях, а также в САДД с применением квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи (далее - электронная подпись) в рамках электронного (безбумажного) документооборота.

5.2.4. Порядок предварительного рассмотрения поступающих документов.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступающих документов на требующие обязательного рассмотрения руководством администрации Волгограда и направляемые непосредственно в структурные подразделения или ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение документов осуществляется исходя из оценки их содержания, на основании установленного в администрации Волгограда, структурном подразделении распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

Документы, поступающие в администрацию Волгограда на имя главы администрации Волгограда, первого заместителя главы администрации Волгограда, заместителей главы администрации Волгограда, заместителя управляющего делами администрации Волгограда, заместителя заместителя управляющего делами администрации Волгограда, а также без указания конкретного лица, после предварительного рассмотрения передаются по назначению в соответствии с распределением обязанностей между главой администрации Волгограда, первым заместителем главы администрации Волгограда, заместителями главы администрации Волгограда, заместителем управляющего делами администрации Волгограда.

5.2.5. Порядок передачи документов по назначению.

Зарегистрированные документы передаются по назначению для рассмотрения в день их регистрации.

При наличии технической возможности отметка о передаче документа по назначению вносится в САДД.

5.2.6. Порядок рассмотрения документов руководством администрации Волгограда, руководством структурного подразделения.

Должностное лицо, которому документ направлен на рассмотрение, анализирует документ по существу содержащихся в нем вопросов. Результатом рассмотрения являются резолюции руководства администрации Волгограда, руководства структурного подразделения, содержащие поручения структурным подразделениям или конкретным должностным лицам.

При наличии технической возможности фамилия исполнителя, текст резолюции и все последующие отметки о прохождении документа и исполнении резолюции вносятся в САДД.

5.2.7. Порядок доставки документов исполнителям.

После рассмотрения документ согласно резолюциям руководителя направляется на исполнение ответственным исполнителям (структурным подразделениям или конкретным должностным лицам).

Документы, передаваемые нескольким исполнителям, направляются им одновременно: ответственному исполнителю передается оригинал документа, соисполнителям - копии документа. Копирование документа в нужном количестве экземпляров (по количеству соисполнителей) выполняет лицо, уполномоченное руководством администрации Волгограда, руководством структурного подразделения.

Документы с поручениями главы администрации Волгограда, первого заместителя главы администрации Волгограда, заместителей главы администрации Волгограда, заместителя управляющего делами администрации Волгограда, заместителя заместителя управляющего делами администрации Волгограда направляются в структурные подразделения через службу делопроизводства. При наличии технической возможности документы направляются исполнителю через САДД.

5.2.8. Порядок исполнения документов или использования информации.

Исполнение документов предусматривает сбор и обработку информации, при необходимости - подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством администрации Волгограда, руководством структурного подразделения, подготовку к пересылке адресату.

При оперативном решении вопросов без подготовки ответного документа исполнитель делает отметки на документе, полученном для исполнения, о дате поступления (если образовался временной интервал между поступлением документа и его доставкой исполнителю), датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки проставляются на свободных от текста местах.

При наличии технической возможности соответствующие отметки об исполнении документа исполнитель вносит в САДД.

5.2.9. Порядок контроля исполнения документов.

Контроль исполнения документов осуществляется в соответствии с постановлением главы Волгограда от 07 сентября 2010 г. N 2276 "Об утверждении Положения о порядке организации контроля за исполнением муниципальных правовых актов Волгограда, документов администрации Волгограда и поручений главы администрации Волгограда".

В структурных подразделениях организацию контроля за сроками исполнения документов осуществляют уполномоченные лица.

При наличии технической возможности отметка о снятии документа с контроля вносится в САДД.

5.2.10. Порядок помещения документов в дело.

Законченные делопроизводством поступающие документы в 15-дневный срок должны быть оформлены и списаны в дело. Документ должен помещаться в дело только после исполнения и снятия с контроля с соответствующими отметками о ходе исполнения.

Списание поступающего документа в дело оформляет исполнитель с указанием даты списания. Документ подшивается в папку с соответствующим номенклатурным кодом.

При наличии технической возможности исполнитель вносит отметку в САДД о списании документа в дело.

5.2.11. Порядок передачи дел в архив.

Законченные делопроизводством дела хранятся в соответствии с номенклатурой дел в службе делопроизводства или структурном подразделении, затем передаются в архив в установленном порядке.

5.3. Порядок работы с отправляемыми документами.

5.3.1. Общий порядок работы с отправляемыми документами.

Основные этапы работы с отправляемыми документами:

подготовка и оформление проекта документа;

согласование проекта документа;

подписание (утверждение) документа;

подготовка документа к пересылке адресату;

регистрация документа;

пересылка документа адресату;

помещение экземпляра документа в дело;

передача дел в архив.

При наличии технической возможности информация о зарегистрированных документах, их отправке адресатам заносится в САДД и хранится в соответствии с номенклатурой дел. Решение о необходимости учета в САДД проектов отправляемых документов и стадии их согласования (на подписи, на регистрации и пр.) принимает руководитель структурного подразделения, подготавливающего документ.

5.3.2. Порядок подготовки и оформления проекта документа.

Исполнитель собирает и обрабатывает информацию, необходимую для подготовки отправляемого документа, готовит проект документа, оформляет его в соответствии с общими требованиями к оформлению документов, указанными в разделе 3 Инструкции.

При наличии технической возможности и соответствующего решения руководителя структурного подразделения проект документа регистрируется в САДД.

Регистрация проекта отправляемого документа в САДД включает в себя:

внесение информации о проекте документа в регистрационную карточку проекта документа в САДД;

прикрепление файла с проектом документа к регистрационной карточке проекта в САДД.

При регистрации проекта отправляемого документа обязательно указываются:

регистрационный номер проекта документа;

дата регистрации проекта документа;

исполнитель проекта документа - фамилия, имя, отчество должностного лица, подготовившего текст проекта документа;

краткое содержание проекта документа;

адресат - наименование организации (одной или нескольких), фамилия, имя, отчество должностного лица (одного или нескольких), фамилия, имя, отчество физического лица (одного или нескольких), которым адресован документ.

5.3.3. Порядок согласования проекта отправляемого документа.

5.3.3.1. Исполнитель составляет список должностных лиц, с которыми должен быть согласован проект документа. Проект документа в обязательном порядке должен быть согласован с непосредственным руководителем исполнителя (руководителем соответствующего структурного подразделения).

Документ за подписью главы администрации Волгограда визируется на втором экземпляре руководителем структурного подразделения, готовившего проект документа, и должен быть завизирован первым заместителем главы администрации Волгограда, заместителями главы администрации Волгограда, заместителем управляющего делами администрации Волгограда, курирующими работу данного структурного подразделения.

5.3.3.2. Исполнитель направляет проект документа каждому должностному лицу, указанному в списке согласования. В случае получения замечаний к проекту документа исполнитель вносит соответствующие изменения в текст проекта документа и повторяет согласование.

Если проект документа зарегистрирован в САДД, в регистрационную карточку проекта документа в САДД вносится проект документа в согласованной редакции.

Согласование проектов отправляемых документов осуществляется в САДД посредством применения электронной подписи. После согласования в САДД проект отправляемого документа направляется исполнителем документа на подписание.

5.3.4. Порядок подписания (утверждения) отправляемого документа.

5.3.4.1. Исполнитель составляет список должностных лиц, подпись которых необходима для подписания (утверждения) документа.

В соответствии с распределением обязанностей между главой администрации Волгограда, первым заместителем главы администрации Волгограда, заместителями главы администрации Волгограда, заместителем управляющего делами администрации Волгограда документ подписывает тот из руководителей, который курирует вопросы, затронутые в документе.

Руководители структурных подразделений подписывают:

информационные письма;

письма либо запросы в пределах своей компетенции;

письма, составленные на основе уже утвержденных распорядительных документов.

5.3.4.2. Исполнитель направляет проект документа на подписание каждому из должностных лиц, указанных в списке. В случае получения замечаний к проекту документа исполнитель вносит соответствующие изменения в текст проекта документа и повторно направляет на подписание.

Если проект документа зарегистрирован в САДД, в регистрационную карточку проекта документа в САДД вносится проект документа в подписанной редакции.

Ответственность за соответствие содержания проекта документа в САДД подписанному документу на бумажном носителе несет исполнитель.

Подписание проектов отправляемых документов осуществляется в САДД посредством применения электронной подписи. После подписания в САДД проект отправляемого документа направляется исполнителем документа на регистрацию.

5.3.5. Порядок подготовки отправляемого документа к пересылке адресату.

5.3.5.1. Исполнитель определяет количество экземпляров документа, необходимое для отправки адресатам, обеспечивает тиражирование документа.

На экземпляры документа, рассылаемые более чем в четыре адреса, исполнитель готовит реестр на рассылку.

5.3.5.2. Документ в нужном количестве экземпляров (при необходимости - и реестр на рассылку) исполнитель передает по назначению для регистрации и направления адресату.

Если проект документа зарегистрирован в САДД, в регистрационную карточку проекта документа в САДД вносится отметка о направлении проекта документа на регистрацию.

Отправляемые документы должны поступать в службу делопроизводства правильно и полностью оформленными, подготовленными к регистрации и отправлению:

допускается не указывать почтовый адрес для документов, подлежащих отправке почтой постоянным адресатам, адрес электронной почты - для документов, подлежащих отправке по электронной почте постоянным адресатам;

документ должен быть передан в службу делопроизводства в необходимом количестве экземпляров: по одному экземпляру для отправки каждому из адресатов; один дополнительный экземпляр с подписью руководителя и визой исполнителя - для помещения в дело по номенклатуре дел (должен быть оформлен в соответствии с подпунктом 3.2.9 раздела 3 Инструкции).

Ответственность за правильность оформления документа несет исполнитель документа. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю для доработки.

5.3.5.3. Ответы на документы, не находящиеся на контроле в администрации Волгограда, должны направляться только в адреса заявителей.

5.3.6. Порядок регистрации отправляемых документов.

5.3.6.1. Регистрация отправляемых документов представляет собой запись учетных данных о документе по устанавливаемой форме, фиксирующую факт его создания и отправления. Цель регистрации - обеспечение учета документов, поиска документной информации и контроля.

Регистрации подлежат все отправляемые документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях: документы, отправляемые в сторонние организации, структурным подразделениям, физическим лицам.

5.3.6.2. Регистрация отправляемого документа включает в себя:

внесение информации о документе в регистрационный журнал или регистрационную карточку в САДД (при наличии технической возможности);

при наличии технической возможности - сканирование документа и прикрепление полученного файла (электронного образа документа) к регистрационной карточке в САДД.

5.3.6.3. При регистрации отправляемого документа обязательно указываются:

регистрационный номер документа;

дата регистрации документа;

список подписавших (фамилии, имена, отчества и должности должностных лиц, подписавших документ);

список визировавших (фамилии, имена, отчества и должности должностных лиц, визировавших документ);

краткое содержание документа;

исполнитель (фамилия, имя, отчество и телефон должностного лица, подготовившего документ);

адресат (названия организаций, структурных подразделений, фамилии, имена, отчества должностных лиц, физических лиц, которым адресован документ; при пересылке документа почтой необходимо указать почтовый адрес, при пересылке по электронной почте - адрес электронной почты);

состав документа (количество листов в документе и количество листов в приложениях (если имеются));

вид отправки (при необходимости - индивидуально для каждого адресата), т.е. способ, которым документ будет отправлен адресатам (факс, курьер, почта, электронная почта и пр.);

связка (установление связи текущего документа с другими документами и проектами документов).

Информация о документе должна быть полной и достоверной.

5.3.7. Порядок пересылки отправляемых документов адресату.

5.3.7.1. Делопроизводитель выполняет сортировку зарегистрированных отправляемых документов в соответствии с адресатами и видами отправки.

При наличии технической возможности сортировка отправляемой корреспонденции может выполняться средствами САДД.

5.3.7.2. Для корреспонденции, отправляемой почтой (заказной почтой), служба делопроизводства составляет реестры рассылки в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".

5.3.7.3. Документы за подписью главы администрации Волгограда, первого заместителя главы администрации Волгограда, заместителей главы администрации Волгограда, заместителя управляющего делами администрации Волгограда, заместителя заместителя управляющего делами администрации Волгограда, отправляемые почтой (заказной почтой), контрольное управление администрации Волгограда вкладывает в конверты, которые заклеивает и маркирует.

Документы за подписью руководителя структурного подразделения соответствующая служба делопроизводства вкладывает в конверты, заклеивает, оформляет и передает в контрольное управление администрации Волгограда для отправки до 15.00 час.

Несколько документов, одновременно отправляемых в один адрес, должны вкладываться в один конверт.

Для отсылки документов адресатам конверты маркируются на франкировальной машине с оттиском адреса администрации Волгограда.

5.3.7.4. Отправку документов осуществляет служба делопроизводства.

При наличии технической возможности в САДД вносится отметка об отправке документа каждому адресату.

5.3.7.5. Обработка и отправка документов должна быть выполнена службой делопроизводства не позднее трех рабочих дней со дня получения их от исполнителя при условии в полном объеме и корректно оформленных документов, подготовленных к регистрации и отправке.

5.3.8. Порядок помещения экземпляра документа в дело.

Законченные службой делопроизводства отправляемые документы в 15-дневный срок должны быть оформлены и списаны в дело. Экземпляр отправляемого документа должен помещаться в дело только после отправки адресату.

Списание экземпляра отправляемого документа в дело оформляет служба делопроизводства, выполнившая отправку документа, с указанием даты списания. Документ подшивается в папку с соответствующим номенклатурным кодом.

При наличии технической возможности исполнитель вносит отметку о списании экземпляра документа в САДД.

5.3.9. Порядок передачи дел в архив.

Законченные делопроизводством дела в соответствии с номенклатурой дел хранятся в службе делопроизводства или структурном подразделении, затем передаются в архив в установленном порядке.

5.4. Порядок работы с внутренними документами.

К внутренним документам относятся документы, не предназначенные к отправке сторонним организациям, другим структурным подразделениям, физическим лицам.

Основную часть внутренних документов составляют планы, доверенности, справки, соглашения, договоры и др.

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

5.5. Порядок работы с обращениями граждан.

Организация работы с обращениями граждан в администрации Волгограда возложена на отдел обращений граждан и осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращения граждан Российской Федерации", Регламентом администрации Волгограда, утвержденным постановлением администрации Волгограда от 29 июля 2013 г. N 1311 "Об утверждении Регламента администрации Волгограда", другими нормативными правовыми актами, регулирующими организацию и порядок рассмотрения обращений граждан.

При наличии технической возможности работа с обращениями граждан осуществляется с использованием САДД.

Порядок работы с обращениями граждан аналогичен порядку работы с поступающими, отправляемыми и внутренними документами, но включает в себя ряд особенностей:

обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов;

при представлении гражданином обращения в отдел обращений граждан лично по просьбе гражданина работниками отдела обращений граждан на втором экземпляре обращения, представленного гражданином, проставляется штамп установленного образца о принятии обращения с указанием даты представления обращения;

при получении работниками отдела обращений граждан документов по обращениям граждан для регистрации (обращения граждан, ответы на обращения граждан, другие документы по обращениям граждан) работниками отдела обращений граждан на документе проставляется дата его получения и личная подпись.

5.6. Учет и анализ объемов документооборота.

Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.

Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в администрацию Волгограда, структурное подразделение, а также создаваемых ими, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

Данные о количестве документов анализируются, обобщаются службой делопроизводства и представляются руководству администрации Волгограда, руководству структурного подразделения в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) не реже одного раза в год.

Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в администрацию Волгограда, структурное подразделение и созданных ими за определенный период.

Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.

За единицу учета количества документов принимается один экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

5.7. Документальный фонд администрации Волгограда, структурного подразделения.

5.7.1. Разработка и ведение номенклатуры дел.

Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов.

Номенклатура дел является основой для составления описи дел постоянного хранения и временного (свыше 10 лет) хранения, дел по личному составу администрации Волгограда, структурного подразделения по форме согласно приложению 15 к Инструкции (далее - опись дел).

Номенклатура дел является основой формирования документального фонда администрации Волгограда, структурного подразделения (далее - документальный фонд).

Документальный фонд - совокупность документов, образующихся в процессе деятельности администрации Волгограда, структурного подразделения. Документальный фонд составляют документы, созданные в администрации Волгограда, структурном подразделении и полученные ими в результате взаимодействия с органами власти, организациями и гражданами.

Ответственность за составление номенклатуры дел лежит на архиве и (или) службе делопроизводства.

Ответственность за формирование и оформление дел, обеспечение их учета, сохранности при текущем хранении лежит на структурных подразделениях (при децентрализованном текущем хранении документов) либо на службе делопроизводства (при централизованном текущем хранении документов).

Номенклатура дел составляется на основе изучения Регламента администрации Волгограда, утвержденного постановлением администрации Волгограда от 27 июля 2013 г. N 1311 "Об утверждении Регламента администрации Волгограда" и других документов, регламентирующих деятельность администрации Волгограда, структурного подразделения, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в процессе деятельности администрации Волгограда, структурного подразделения;

ГАРАНТ:

По-видимому, в предыдущем абзаце настоящего подпункта допущена опечатка, дату названного постановления следует читать как 29 июля 2013 г.

в администрации Волгограда, структурном подразделении составляются номенклатура дел структурного подразделения по форме согласно приложению 16 к Инструкции (далее - номенклатура дел структурного подразделения) и сводная номенклатура дел администрации Волгограда, структурного подразделения по форме согласно приложению 17 к Инструкции (далее - сводная номенклатура дел);

номенклатура дел структурного подразделения составляется в структурном подразделении самостоятельно под методическим руководством архива, согласовывается с архивом, подписывается руководителем структурного подразделения и направляется в службу делопроизводства;

созданное структурное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел структурного подразделения, согласовывает ее с архивом, подписывает руководителем структурного подразделения и направляет в архив;

сводная номенклатура дел составляется архивом на основе номенклатур дел структурных подразделений;

методическую помощь при составлении номенклатуры дел структурного подразделения оказывают архив, служба делопроизводства, экспертная комиссия администрации Волгограда, созданная распоряжением администрации Волгограда от 18 июня 2010 г. N 519-р "О постоянно действующей экспертной комиссии администрации Волгограда" (далее - ЭК);

один раз в пять лет сводная номенклатура дел согласовывается с архивом;

сводная номенклатура дел, подписанная руководителем архива, утверждается администрацией Волгограда, структурным подразделением после согласования с ЭК не позднее конца текущего года и вводится в действие с 01 января следующего года;

в случае изменения функций и структуры администрации Волгограда, структурного подразделения сводная номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с архивом;

сводная номенклатура дел готовится в трех экземплярах: первый экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело службы делопроизводства, второй экземпляр направляется в архив, источником комплектования которого является администрация Волгограда, структурное подразделение, третий экземпляр используется как рабочий экземпляр;

ежегодно составляется итоговая запись к сводной номенклатуре дел по форме согласно приложению 18 к Инструкции.

5.7.2. Формирование дел и их текущее хранение.

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии со сводной номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Инструкцией устанавливаются:

принцип формирования дел (централизованное - в службе делопроизводства или децентрализованное - администрации Волгограда, структурных подразделениях);

место текущего хранения дел (служба делопроизводства и (или) администрация Волгограда, структурные подразделения);

принципы систематизации документов и их группировки в дела в зависимости от срока хранения документов: постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и временного (до 10 лет) хранения;

методическая функция архива, структурного подразделения в вопросах формирования дел;

срок передачи исполнителем законченного делопроизводством документа в дело (срок передачи документа в дело устанавливается администрацией Волгограда, структурным подразделением, но не должен превышать 10 дней);

лицо, осуществляющее формирование дел в администрации Волгограда, структурном подразделении;

лицо, определяющее индексы дел, в которые в соответствии со сводной номенклатурой дел должны быть подшиты исполненные документы (комплект документов);

порядок учета, хранения, выдачи во временное пользование дел, изъятия документов из дела.

Служба делопроизводства осуществляет контроль над правильным формированием дел в структурных подразделениях, проверку их наличия и состояния. Порядок формирования, учета и хранения дел в структурных подразделениях приведен в приложении 19 к Инструкции.

5.7.3. Подготовка документов и дел к передаче в архив.

В Инструкции устанавливается комплекс работ, выполняемых в администрации Волгограда, структурном подразделении, в целях подготовки дел к передаче на хранение в архив, структурное подразделение и на уничтожение.

Подготовка документов и дел к передаче на хранение в архив, структурное подразделение и на уничтожение предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

В Инструкции устанавливается, что:

для проведения экспертизы ценности документов в администрации Волгограда, структурном подразделении создаются экспертные комиссии, действующие на основании положений, утверждаемых администрацией Волгограда, структурным подразделением;

экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях службой делопроизводства совместно с ЭК под методическим руководством архива;

при проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив;

отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с отметкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему текущему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли;

отбор документов для постоянного хранения проводится на основании нормативных правовых актов Российской Федерации, Волгоградской области, Волгограда, перечней документов с указанием сроков их хранения и сводной номенклатуры дел;

по результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел и акты о выделении дел к уничтожению. Порядок составления описи дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу администрации Волгограда, структурного подразделения приведен в приложении 20 к Инструкции;

по завершении делопроизводственного календарного года и по результатам экспертизы ценности документов дела администрации Волгограда, структурного подразделения подлежат оформлению в соответствии с порядком оформления дел и подготовки дел к передаче в архив согласно приложению 21 к Инструкции;

оформление дел производится архивом либо структурными подразделениями под методическим контролем архива;

полному оформлению подлежат дела постоянного хранения и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу администрации Волгограда, структурного подразделения. Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению;

полное оформление дела предусматривает оформление реквизитов обложки дела по форме согласно приложению 22 к Инструкции; нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела, в необходимых случаях - внутренней описи документов по форме согласно приложению 23 к Инструкции; подшивку дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

5.7.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

Раздел 5 Инструкции устанавливает порядок отбора документов с истекшими сроками хранения к уничтожению, порядок составления актов о выделении документов к уничтожению, их согласования и утверждения.

В Инструкции устанавливается, что:

результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении документов к уничтожению;

дела включаются в акт о выделении документов к уничтожению, если установленный для них срок хранения истек к 01 января года, в котором составлен акт о выделении документов к уничтожению (например, законченные в 2007 году дела с трехлетним сроком хранения могут быть включены в акт о выделении документов к уничтожению, составленный не ранее 01 января 2011 г.);

акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела администрации Волгограда, структурного подразделения (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков);

отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи дел постоянного хранения и акты о выделении документов к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК);

согласованные ЭК акты о выделении документов к уничтожению утверждаются администрацией Волгограда, структурным подразделением только после утверждения архивом сводных описей дел постоянного хранения;

после утверждения администрацией Волгограда, структурным подразделением актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на уничтожение или на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел.

5.7.5. Передача дел в архив.

Порядок передачи дел в архив:

в архив передаются дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу администрации Волгограда, структурного подразделения (кроме личных дел муниципальных служащих) не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на текущее хранение. Передача в архив личных дел муниципальных служащих, уволенных с муниципальной службы, осуществляется управлением муниципальной службы и кадров администрации Волгограда по истечении 10 лет со дня увольнения с муниципальной службы;

передача документов в архив производится по описям дел, утверждаемым руководителями структурных подразделений;

дела временного (до 10 лет) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат (хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке);

передача дел в архив осуществляется по графику, составляемому архивом и согласованному с руководителями структурных подразделений и службой делопроизводства;

прием дел производится работником архива в присутствии работника структурного подразделения с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (на каждом экземпляре описи дел указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, проставляются подписи работника архива и работника, сдающего дела). Ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдаче их в архив несет структурное подразделение, передающее документы.

Инструкция устанавливает, что:

при упразднении структурного подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения организационно-штатных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в другое структурное подразделение, являющееся правопреемником по исполнению функций упраздненного структурного подразделения, или в архив независимо от сроков хранения (передача дел осуществляется по утвержденным описям дел и утвержденной сводной номенклатуре дел);

при реорганизации (слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование) структурного подразделения служба делопроизводства, архив в период проведения реорганизационных мероприятий формируют все имеющиеся документы в дела, оформляют дела и передают их в другое структурное подразделение, являющееся правопреемником по исполнению полномочий реорганизованного структурного подразделения независимо от сроков хранения (передача дел осуществляется по утвержденным описям дел, утвержденной сводной номенклатуре дел и акту приема-передачи дел в архив);

при ликвидации структурного подразделения служба делопроизводства, архив в период проведения ликвидационных мероприятий формируют все имеющиеся документы в дела, оформляют дела и передают их в архив независимо от сроков хранения (передача дел осуществляется по утвержденным описям дел и утвержденной сводной номенклатуре дел).

Приложение 1
к Инструкции по делопроизводству
в администрации Волгограда, утвержденной
постановлением администрации Волгограда

БЛАНК РАСПОРЯДИТЕЛЬНОГО ДОКУМЕНТА

	Герб города Волгограда
АДМИНИСТРАЦИЯ ВОЛГОГРАДА Вид документа (постановление, распоряжение)
Дата документа, регистрационный номер документа Заголовок к тексту Текст документа
Должность	подпись	И.О.Фамилия

Приложение 2
к Инструкции по делопроизводству
в администрации Волгограда, утвержденной
постановлением администрации Волгограда

Форма

АДМИНИСТРАЦИЯ ВОЛГОГРАДА
ПРОТОКОЛ _____________ N ____ Волгоград
(наименование заседания)

Председатель			-	И.О.Фамилия
Секретарь			-	И.О.Фамилия
Присутствовали:
должность должность	- -	И.О.Фамилия И.О.Фамилия

ПОВЕСТКА ДНЯ

1. Рассматриваемый вопрос.

Слушали:

И.О.Фамилия - полное или краткое содержание доклада.

Решили:

Принятое решение:

2. Рассматриваемый вопрос.

Слушали и т.д.

Председатель	И.О.Фамилия
Секретарь	И.О.Фамилия

Приложение 3
к Инструкции по делопроизводству
в администрации Волгограда, утвержденной
постановлением администрации Волгограда

Форма

АДМИНИСТРАЦИЯ ВОЛГОГРАДА		УТВЕРЖДАЮ
АКТ		(должность)
_____________ N ________
		И.О.Фамилия "___" ___________ 20__ г.
Волгоград
Заголовок к тексту
Основание составления.
Цель, сущность, установленные факты, выводы, предложения и т.д.

Акт составили:
Должность		И.О.Фамилия
"___" ___________ 20__ г.
Должность		И.О.Фамилия
"___" ___________ 20__ г.

Приложение 4
к Инструкции по делопроизводству
в администрации Волгограда, утвержденной
постановлением администрации Волгограда

Форма

АДМИНИСТРАЦИЯ ВОЛГОГРАДА		УТВЕРЖДАЮ
		(должность)
(структурное подразделение)
		И.О.Фамилия "___" ___________ 20__ г.
Волгоград

ОТЧЕТ
о проделанной работе в 20__ году

Должность составителя

И.О.Фамилия

Приложение 5
к Инструкции по делопроизводству
в администрации Волгограда, утвержденной
постановлением администрации Волгограда

БЛАНК СЛУЖЕБНОГО ПИСЬМА

Форма

Герб города Волгограда
АДМИНИСТРАЦИЯ ВОЛГОГРАДА 400066, Волгоград, ул. им. Володарского, д. 5, тел. (8442) 30-12-83, факс (8442) 30-14-04, доб. 100. Е-mail: kancelyaria@volgadmin.ru, ОКПО 04024339, ОГРН 1023403433822, ИНН/КПП 3444059139/344401001 от _______________ N _________ на N _____________ от ___________
		(должность)
		И.О.Фамилия (в дательном падеже)
Заголовок к тексту (О чем?)

Уважаемый(-ая)...!

Должность Имя, Отчество, Фамилия исполнителя номер телефона

И.О.Фамилия

Приложение 6
к Инструкции по делопроизводству
в администрации Волгограда, утвержденной
постановлением администрации Волгограда

БЛАНК РЕЗОЛЮЦИИ

Форма

АДМИНИСТРАЦИЯ ВОЛГОГРАДА _____________________________________________________________________
Дата документа Дата резолюции	Номер документа Фамилия И.О. исполнителя
Наименование должности	И.О.Фамилия
Контрольный срок исполнения:

Приложение 7
к Инструкции по делопроизводству
в администрации Волгограда, утвержденной
постановлением администрации Волгограда

БЛАНК КОНТРОЛЬНОГО ТАЛОНА
(формат листа бумаги А5)

Форма

АДМИНИСТРАЦИЯ ВОЛГОГРАДА КОНТРОЛЬНОЕ УПРАВЛЕНИЕ _____________________________________________________________________ КОНТРОЛЬНЫЙ ТАЛОН на N (возвращается в контрольное управление администрации Волгограда с отметкой об исполнении, продлении и снятии с контроля с приложением копий документов об исполнении) Автор резолюции: Исполнитель: Куратор от контрольного управления администрации Волгограда: Автор обращения: Содержание документа: Содержание поручения:
Контрольный срок исполнения: Должность руководителя структурного подразделения администрации Волгограда, осуществляющего контроль за исполнением документов	И.О.Фамилия
Информация об исполнении поручения: __________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ _____________________________________________________________________. "___" ____________ 20__ г. Подпись исполнителя _______________, Ф.И.О., должность, тел. _________ ______________________________________________________________ Продлить контроль до "__" ___________ 20__ г. Подпись контролирующего лица ___________, Ф.И.О., должность __________ ______________________________________________________________________ Снять с контроля "__" ___________ 20__ г. Подпись контролирующего лица ___________, Ф.И.О., должность __________ ______________________________________________________________________

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Волгограда от 28 июня 2016 г. N 963 настоящее приложение изложено в новой редакции

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение 8
к Инструкции по делопроизводству
в администрации Волгограда, утвержденной
постановлением администрации Волгограда
(с изменениями от 19 июня 2015 г., 28 июня 2016 г.)

                                                                    Форма

От "__"_________ 20___ г.                                N ______________

Наименование документа, подлежащего контролю ____________________________

________________________________________________________________________.

Регистрационный номер, дата документа __________________________________.

N п/п	Содержание поручения	Срок исполнения	Исполнитель (ответственный исполнитель, соисполнитель)
1	2	3	4

Начальник отдела по взаимодействию

с Волгоградской городской Думой

администрации Волгограда         ____________    _________________

                                   (подпись)      (И.О. Фамилия)

Приложение 9
к Инструкции по делопроизводству
в администрации Волгограда, утвержденной
постановлением администрации Волгограда

Форма

АДМИНИСТРАЦИЯ ВОЛГОГРАДА ___________________________ (структурное подразделение) ___________________________ Вид документа _____________ N ____		_______________________ (должность) _______________________ _______________________ _______________________ И.О.Фамилия (в дательном падеже)
О ...

Начальник отдела

И.О.Фамилия

Приложение 10
к Инструкции по делопроизводству
в администрации Волгограда, утвержденной
постановлением администрации Волгограда

БЛАНК N
согласования проекта постановления (распоряжения)
администрации Волгограда

_________________________________________________________________________

название проекта (постановления, распоряжения)

_________________________________________________________________________

внесено отделом, управлением, комитетом _________________________________

Наименование согласующего структурного подразделения, органа, организации	Дата поступления	Занимаемая должность (без сокращений)	Фамилия, имя, отчество	Замечания по проекту документа	Дата согласования	Подпись
1	2	3	4	5	6	7

Заключительная правовая экспертиза ______________________________________

Примечание: графа 2 заполняется исполнителем документа, графа 6 - лицом, визирующим документ.

Если визирующий не согласен с проектом, то об этом указывается в графе 5, а подробные замечания излагаются на отдельном листе, который прилагается к проекту постановления (распоряжения).

(полное наименование должности и места работы исполнителя)		(подпись)		(инициалы и фамилия)		(номер телефона)
(дата сдачи проекта в протокольный отдел)

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Волгограда от 28 июня 2016 г. N 963 настоящая Инструкция дополнена приложением 10.1

Приложение 10.1
к Инструкции по делопроизводству
в администрации Волгограда, утвержденной
постановлением администрации Волгограда

                                                                    Форма

              герб                   Главе Волгограда

         АДМИНИСТРАЦИЯ               ____________________________________

           ВОЛГОГРАДА                           (И.О. Фамилия)

    ул. им. Володарского, д. 5,

        Волгоград, 400066,

    тел. (8442) 30-12-83, факс

    (8442) 30-14-04, доб. 100.

 E-mail: kancelyaria@volgadmin.ru,

ОКПО 04024339, ОГРН 1023403433822,

  ИНН/КПП 3444059139/344401001

от __________________ N _________

на N ___________ от _____________

                Отчет об исполнении контрольного поручения

     Администрацией Волгограда во исполнение ____________________________

                                               (вид документа (решение,

_________________________________________________________________________

       протокольное поручение), дата, номер, название документа)

проделана следующая работа: _____________________________________________

_________________________________________________________________________

           (обобщенная информация о результатах исполнения

_________________________________________________________________________

  каждого пункта документа в последовательности, указанной в документе,

________________________________________________________________________.

а также вывод об исполнении по каждому пункту и (или) документу в целом)

     На основании вышеизложенного представляю к снятию с контроля _______

________________________________________________________________________.

              (вид документа, его дата, номер, название)

Глава администрации     _____________     _______________________________

                          (подпись)                 (И.О. Фамилия)

     Оборотная сторона отчета об исполнении контрольного поручения*:

Наименование структурного подразделения, органа, организации	Занимаемая должность (без сокращений)	Ф.И.О.	Дата согласования	Подпись
1	2	3	4	5
Наименование структурного подразделения администрации Волгограда
Отдел по взаимодействию с Волгоградской городской Думой администрации Волгограда
Администрация Волгограда
Администрация Волгограда

_________________________________________________________________________

 (должность, Ф.И.О. исполнителя без сокращений, подпись, номер телефона)

     *Оформляется   на  оборотной  стороне  последнего  листа  отчета  об

исполнении контрольного поручения.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Волгограда от 28 июня 2016 г. N 963 настоящая Инструкция дополнена приложением 10.2

Приложение 10.2
к Инструкции по делопроизводству
в администрации Волгограда, утвержденной
постановлением администрации Волгограда

                                                                    Форма

              герб                   Первому заместителю главы Волгограда

         АДМИНИСТРАЦИЯ               ____________________________________

           ВОЛГОГРАДА                           (И.О. Фамилия)

    ул. им. Володарского, д. 5,

        Волгоград, 400066,

    тел. (8442) 30-12-83, факс

    (8442) 30-14-04, доб. 100.

 E-mail: kancelyaria@volgadmin.ru,

ОКПО 04024339, ОГРН 1023403433822,

  ИНН/КПП 3444059139/344401001

от __________________ N _________

на N ___________ от _____________

                         Промежуточная информация

                  об исполнении контрольного поручения

Администрация Волгограда во исполнение __________________________________

                                                 (вид документа

_____________________________________________________ сообщает следующее.

   (решение, протокольное поручение), дата, номер,

                 название документа)

_________________________________________________________________________

          (информация об исполнении контрольного поручения)

________________________________________________________________________.

На основании вышеизложенного администрация Волгограда ___________________

________________________________________________________________________.

Заместитель главы

администрации           _____________     _______________________________

                          (подпись)                 (И.О. Фамилия)

     Оборотная    сторона    промежуточной    информации   об  исполнении

контрольного поручения*:

Наименование структурного подразделения, органа, организации	Занимаемая должность (без сокращений)	Ф.И.О.	Дата согласования	Подпись
1	2	3	4	5
Наименование структурного подразделения администрации Волгограда
Отдел по взаимодействию с Волгоградской городской Думой администрации Волгограда
Администрация Волгограда

_________________________________________________________________________

 (должность, Ф.И.О. исполнителя без сокращений, подпись, номер телефона)

     *Оформляется  на  оборотной  стороне  последнего листа промежуточной

информации об исполнении контрольного поручения.

Приложение 11
к Инструкции по делопроизводству
в администрации Волгограда, утвержденной
постановлением администрации Волгограда

СХЕМА РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ И ГРАНИЦ ЗОН
(на формате А4 углового бланка)

     |  30  |        63        | |            88             | 10 |

     |----|----------------| |-------------------------|--|

-----+------------------------------------------------------------+------

    |                                                            | 

 3 | |                                                            | |

    |                                                            | |

-----| ------------------------\ /---------------------------\    | |

    |     |        01        | |                    15  21 |    | |

   | | 17 | |                  | |                           |    | |

   | |     |                  | |                           |    | |

51 | | -----+------------------| |---------------------------|    | |

   | |      |02  06  10        | |                    07     |    | |

   | |      |                  | |                           |    | |

    |      |                  | |                           |    | |

-----|      |------------------| |                           |    | |

    |      |08  09            | | 20                        |    | |

   | |      |                  | |                           |    | |

22 | |      |12                | |                           |    | |

   | |      |                  | |                           |    | |

    |      |05                | |                           |    | |

-----|      |------------------| |                           |    | |

    |      |04                | |                           |    | |

18 | |      |                  | |                           |    | |

    |      |                  | |                           |    | |

-----|      |------------------------------------------------|    | |

     |      |11                                              |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |297

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

-----|      |------------------------------------------------|    | |

    |      |13   03   17                                    |    | |

20 | |      |                                                |    | |

    |      |                                                |    | |

-----| -----+------------------------------------------------|    | |

    |      |14   16   18                                    |    | |

   | |      |                                                |    | |

40 | |      |19                                              |    | |

   | | -----+------------------------------------------------|    | |

   | |     |22                                          23  |    | |

   | | 16 | |                                                |    | |

    |     |                                                |    | |

-----| ------------------------------------------------------/    | |

    |                                                            | |

20 | |                                                            | |

    |                                                            | 

-----+------------------------------------------------------------+----

     |                           210                              |

     |----------------------------------------------------------|

СХЕМА РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ И ГРАНИЦ ЗОН
(на формате А4 продольного бланка)

     |  30  |                                                | 10 |

     |----|                                                |--|

-----+------------------------------------------------------------+------

    |                                                            | 

 3 | |                                                            | |

    |                                                            | |

-----| ------------------------------------------------------\    | |

    |     |                            01            15 21 |    | |

   | | 17 | |                                                |    | |

   | |     |                                                |    | |

   | |  ----+------------------------------------------------|    | |

   | |     |                            02                  |    | |

   | |    | |                                                |    | |

   | | 20 | |                            06                  |    | |

   | |    | |                                                |    | |

73 | |     |                            10                  |    | |

   | |  ----+------------------------------------------------|    | |

   | |     |08  09                            07            |    | |

   | | 10 | |                                                |    | |

   | |     |                                                |    | |

   | | -----+------------------------------------------------|    | |

   | |      |12  05                                          |    | |

    |      |                                                |    | |

-----|      |------------------------------------------------|    | |

    |      |04                                20            |    | |

18 | |      |                                                |    | |

    |      |                                                |    | |

-----|      |------------------------------------------------|    | |

     |      |11                                              |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | | 297

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

-----|      |------------------------------------------------|    | |

    |      |13   03   17                                    |    | |

20 | |      |                                                |    | |

    |      |                                                |    | |

-----| -----+------------------------------------------------|    | |

    |      |14   16   18                                    |    | |

   | |      |                                                |    | |

40 | |      |19                                              |    | |

   | |      |                                                |    | |

   | | -----+------------------------------------------------|    | |

   | |     |22                                          23  |    | |

   | | 16 | |                                                |    | |

    |     |                                                |    | |

-----| ------------------------------------------------------/    | |

    |                                                            | |

20 | |                                                            | |

    |                                                            | 

-----+------------------------------------------------------------+------

     |                           210                              |

     |----------------------------------------------------------|

Приложение 12
к Инструкции по делопроизводству
в администрации Волгограда, утвержденной
постановлением администрации Волгограда

Перечень
некоторых вопросов, регулируемых распорядительными документами

Сфера деятельности, регулируемая распорядительным документом	Срок хранения распорядительных документов	Вопрос, регулируемый распорядительным документом
1	2	3
1. По основной деятельности	Постоянно	О распределении обязанностей между главой администрации Волгограда, первым заместителем главы администрации Волгограда, заместителями главы администрации Волгограда, управляющим делами администрации Волгограда
		Об издании муниципальных правовых актов Волгограда
		Об утверждении правил внутреннего трудового распорядка
		Об организации управленческой деятельности
		О внесении изменений в структуру и штатное расписание
		Об обеспечении и регулировании порядка финансирования деятельности
		О реализации специальных программ
		О проведении внеплановых проверок деятельности компетентными органами
		О формировании совещательных органов в целях урегулирования трудовых споров
		О создании (реорганизации, ликвидации) структурных подразделений, совещательных органов, комиссий
		О подготовке к работе в особый период и проведении соответствующих мероприятий
2. По личному составу	75 лет	Об организации расследования несчастных случаев
		О назначении комиссии при передаче материальных ценностей
		Об инвентаризации имущества
		О приеме, распределении, перемещении кадров
		О сокращении работников
		Об установлении и выплате персональных окладов, ставок, надбавок, доплат
		О предоставлении отпуска по уходу за ребенком
		О временном возложении обязанностей
		Об отстранении работников от работы
		Об аттестационных, квалификационных комиссиях
		О проведении аттестации и установлении квалификации работникам
		О профессиональной подготовке и повышении квалификации работников
		О премировании, награждении
		О выделении материальной помощи
		О назначении, прекращении выплаты ежемесячного пособия по уходу за ребенком
		Об оказании единовременной социальной помощи по рождению ребенка
		О направлении работников в длительные командировки, в командировки с тяжелыми, вредными и/или опасными условиями труда
	5 лет	О направлении работников в краткосрочные командировки
		О предоставлении основных, дополнительных, учебных отпусков
		О дежурствах
		О наложении/снятии дисциплинарного взыскания
3. По административно-хозяйственным вопросам	5 лет	О соблюдении правил внутреннего трудового распорядка
		О выдаче разовых пропусков
		О выносе материальных ценностей
		О допуске в служебные помещения в нерабочее время
		Об оплате средств связи
		О приобретении хозяйственного имущества
		Об эксплуатации зданий и помещений
		О транспортном обслуживании и внутренней связи
		Об организации общей и противопожарной охраны

Приложение 13
к Инструкции по делопроизводству
в администрации Волгограда, утвержденной
постановлением администрации Волгограда

Форма

КАЛЕНДАРНЫЙ (ТЕКУЩИЙ) ПЛАН
_________________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения администрации Волгограда, дата, год)

N п/п	Мероприятие	Дата	Время	Место проведения	Ответственный исполнитель
1	2	3	4	5	6
1.
2.

Должность

подпись

И.О.Фамилия

Приложение 14
к Инструкции по делопроизводству
в администрации Волгограда, утвержденной
постановлением администрации Волгограда

Форма

	УТВЕРЖДАЮ
	(должность)
	(И.О.Фамилия)

"___" ___________ 20__ г.

АКТ

"___" ___________ 20___г.

Волгоград

Мы, нижеподписавшиеся работники
							,
составили настоящий акт о том, что "__" __________ 20__ г. при вскрытии пакета
в нем не оказалось
							.
Настоящий акт составлен в трех экземплярах:
1.							.
	(администрации Волгограда, структурному подразделению администрации Волгограда)
2.							.
	(адресату)
3.							.
	(отправителю)
Подписи:

Приложение 15
к Инструкции по делопроизводству
в администрации Волгограда, утвержденной
постановлением администрации Волгограда

Форма

ОПИСЬ ДЕЛ
постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, дел по личному составу администрации Волгограда, структурного подразделения администрации Волгограда

Автор документа (структурное подразделение администрации Волгограда)	УТВЕРЖДАЮ
	(должность руководителя структурного подразделения администрации Волгограда)
	(И.О.Фамилия) "___" ___________ 20__ г.

ОПИСЬ N ______

дел постоянного хранения

(дел временного (свыше 10 лет)

хранения, по личному составу)

за _____ год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Срок хранения	Примечание
1	2	3	4	5	6*	7
Название раздела
1.
2.

* - опускается в описи дел постоянного хранения.

В данный раздел описи внесено ___________________________________________

единиц хранения с N ______ по N ______, в том числе:

литерные номера: ______,

пропущенные номера: ______.

Должность составителя описи "___" ___________ 20___г.		И.О.Фамилия
СОГЛАСОВАНО Должность руководителя архива "___" ___________ 20___г.		И.О.Фамилия

Приложение 16
к Инструкции по делопроизводству
в администрации Волгограда, утвержденной
постановлением администрации Волгограда

Форма

Автор документа

(структурное подразделение

администрации Волгограда)

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

_______________ N ______

Волгоград

на _____ год

Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Должность руководителя структурного подразделения администрации Волгограда "___" ___________ 20___г.	подпись	И.О.Фамилия
СОГЛАСОВАНО Должность руководителя архива (службы делопроизводства) "___" ___________ 20___г.	подпись	И.О.Фамилия

Приложение 17
к Инструкции по делопроизводству
в администрации Волгограда, утвержденной
постановлением администрации Волгограда

Форма

Автор документа (администрация Волгограда, структурные подразделения администрации Волгограда) СВОДНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ _______________ N ______ Волгоград на _____ год

УТВЕРЖДАЮ ________________________ (должность) ________________________ ________________________ ________________________ (Ф.И.О.) "__" ___________ 20__ г.

Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Должность руководителя архива (службы делопроизводства) "___" ___________ 20___г.	подпись	И.О.Фамилия
СОГЛАСОВАНО Протокол экспертной комиссии администрации Волгограда от _____________ N ______

Приложение 18
к Инструкции по делопроизводству
в администрации Волгограда, утвержденной
постановлением администрации Волгограда

ИТОГОВАЯ ЗАПИСЬ К СВОДНОЙ НОМЕНКЛАТУРЕ ДЕЛ

Форма

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ______ году в

_________________________________________________________________________

(администрация Волгограда или структурное подразделение администрации Волгограда)

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого

Должность руководителя структурного подразделения администрации Волгограда	И.О.Фамилия
"___" ___________ 20___г. Итоговые сведения переданы в архив.
Должность передавшего сведения	И.О.Фамилия "___" ___________ 20___г.

Приложение 19

к Инструкции по делопроизводству

в администрации Волгограда, утвержденной
постановлением администрации Волгограда

Порядок
формирования, учета и хранения дел в администрации Волгограда, структурных подразделениях администрации Волгограда

1. При формировании дел в администрации Волгограда, структурных подразделениях администрации Волгограда необходимо соблюдать следующий порядок:

помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

помещать приложения вместе с основными документами, за исключением случаев, когда основной документ и приложения к нему имеют разные сроки хранения;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

относить дела к тому году, в котором они начаты или в котором поступили в администрацию Волгограда, структурное подразделение администрации Волгограда;

относить планы, отчеты, сметы к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления; многолетние планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы - к последнему году отчетного периода;

относить дела, начатые производством в одном структурном подразделении администрации Волгограда и переданные для продолжения в другое структурное подразделение администрации Волгограда, к структурному подразделению администрации Волгограда, в котором они были закончены (при этом название первого структурного подразделения администрации Волгограда берется в скобки и пишется название последнего);

раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

помещать в дело факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;

помещать в дело документ, оформленный правильно и полностью (документ должен иметь дату, подпись, отметку об исполнении и другие реквизиты);

не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных).

2. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

3. Распорядительные документы группируются в дела с относящимися к ним приложениями.

Документы в личных делах располагаются по дате их поступления.

4. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.

5. Необходимо отделять обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан от другой переписки.

6. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом.

7. Дела считаются заведенными со дня включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

8. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится следующий комплекс работ:

создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

размещение дел;

проверка наличия и состояния документов и дел;

соблюдение порядка выдачи дел;

составление итоговой записи к сводной номенклатуре дел по форме согласно приложению 18 к Инструкции по делопроизводству в администрации Волгограда, утвержденной постановлением администрации Волгограда от 30 августа 2013 г. N 1480 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Волгограда" (далее - итоговая запись к сводной номенклатуре дел).

8.1. Дела размещают в рабочих кабинетах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

8.2. Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения администрации Волгограда (далее - номенклатура дел). На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

8.3. Перед передачей в архив проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, возврате дел, смене руководителя структурного подразделения администрации Волгограда, службы делопроизводства, при реорганизации и ликвидации структурного подразделения администрации Волгограда.

Проверка проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке и с количеством дел, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

8.4. Выдача дел другим структурным подразделениям администрации Волгограда производится с разрешения руководителя структурного подразделения администрации Волгограда, заместителей руководителя структурного подразделения администрации Волгограда.

Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений администрации Волгограда под расписку на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Дела выдаются на основании письменных запросов с разрешения главы администрации Волгограда, первого заместителя главы администрации Волгограда, заместителей главы администрации Волгограда, управляющего делами администрации Волгограда, заместителя управляющего делами администрации Волгограда, руководителя структурного подразделения администрации Волгограда, заместителей руководителя структурного подразделения администрации Волгограда.

8.5. Итоговая запись к сводной номенклатуре дел составляется и передается в архив ежегодно до 31 января года, следующего за отчетным, каждым структурным подразделением администрации Волгограда.

Итоговая запись к сводной номенклатуре дел служит учетным документом на дела, находящиеся на текущем хранении в структурных подразделениях администрации Волгограда.

При составлении описи дел структурного подразделения администрации Волгограда архив проверяет количество дел, включенных в нее.

При расхождении количества дел, включенных в опись дел структурного подразделения администрации Волгограда и в итоговую запись к сводной номенклатуре дел, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в установленном порядке.

Приложение 20
к Инструкции по делопроизводству
в администрации Волгограда, утвержденной
постановлением администрации Волгограда

Порядок
составления описи дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу администрации Волгограда, структурного подразделения администрации Волгограда

1. Описи дел составляются каждым структурным подразделением администрации Волгограда (далее - структурное подразделение) самостоятельно под методическим руководством архива.

В архив документы сдаются по описям дел.

2. Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения и предназначенный для учета единиц хранения и раскрытия содержания документов.

3. Основой составления описей дел является номенклатура дел.

4. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения и на дела по личному составу администрации Волгограда, структурного подразделения. На дела временного (до 10 лет) хранения описи дел не составляются.

5. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел.

6. Ответственность за подготовку сводной описи дел возлагается на архив.

По сводной описи дел документы сдаются в архив.

7. В структурных подразделениях описи дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу администрации Волгограда, структурного подразделения администрации Волгограда составляются по форме согласно приложению 15 к Инструкции по делопроизводству в администрации Волгограда, утвержденной постановлением администрации Волгограда от 30 августа 2013 г. N 1480 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Волгограда", и представляются в архив не позднее чем через год после завершения дел в делопроизводстве.

8. В описях дел указывается полное (без сокращений) наименование структурного подразделения, которое вело дела и закончило их делопроизводством.

9. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись дел в соответствии с принятой схемой систематизации и порядком на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись дел под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносятся в опись дел под самостоятельным номером);

в описи дел используется валовый порядок нумерации;

порядок присвоения номеров описям дел структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;

графы описи дел заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении подряд дел в опись дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись дел полностью (на каждом новом листе описи дел заголовок воспроизводится полностью), например:

1.	01-03	Постановления администрации Волгограда N 1-56
2.	01-03	То же, N 57-112

многотомные дела в опись дел вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи дел пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами "То же". Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то заголовок дела необходимо повторить полностью. При внесении в опись дел последнего тома после номера тома добавляется слово "Последний";

в графе "Крайние даты" дата указывается цифровым способом, например:

1.	01-03	Постановления администрации Волгограда N 1-56	10.01.2011 - 15.01.2011
2.	01-03	То же, N 57-112	16.01.2011 - 10.02.2011

10. В описи дел между наименованиями (заголовками) дел оставляется межстрочный интервал 6-12 пунктов.

11. В конце описи дел вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи дел (литерные и пропущенные номера), например:

В данный раздел описи внесено 4 (четыре) единицы хранения с N 1 по N 83, в том числе:

литерные номера: нет,

пропущенные номера: нет.

12. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем архива и утверждается руководителем структурного подразделения.

13. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

Приложение 21
к Инструкции по делопроизводству
в администрации Волгограда, утвержденной
постановлением администрации Волгограда

Порядок
оформления дел и подготовки дел к передаче в архив

1. Оформление дел осуществляется администрацией Волгограда, структурными подразделениями администрации Волгограда самостоятельно под методическим руководством архива.

2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

2.1. Полное оформление дел постоянного хранения, дел временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу администрации Волгограда, структурного подразделения администрации Волгограда предусматривает:

систематизацию документов;

подшивку дела;

нумерацию листов дела;

составление листа-заверителя;

составление при необходимости внутренней описи документов по форме согласно приложению 23 к Инструкции по делопроизводству в администрации Волгограда, утвержденной постановлением администрации Волгограда от 30 августа 2013 г. N 1480 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Волгограда" (далее - внутренняя опись документов);

оформление обложек дел и внесение необходимых уточнений в реквизиты (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

2.2. Частичное оформление дел временного (до 10 лет) хранения предусматривает:

формирование в мягкие папки (скоросшиватели);

оформление обложки дел по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

3. Обложка (титульный лист) дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу администрации Волгограда, структурного подразделения администрации Волгограда осуществляется с использованием компьютерной и организационной техники. Оформление реквизитов обложки дела осуществляется по форме согласно приложению 22 к Инструкции по делопроизводству в администрации Волгограда, утвержденной постановлением администрации Волгограда от 30 августа 2013 г. N 1480 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Волгограда".

3.1. Заголовок дела переносится из номенклатуры дел, согласованной с архивом.

При необходимости в заголовок дела вносятся уточнения: номера распоряжений администрации Волгограда, протоколов и др.

3.2. Крайние даты дела - даты самого раннего и самого позднего документа.

Даты пишутся цифровым способом, например:

Крайние даты: 10.01.2011-30.12.2011

Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (распоряжения администрации Волгограда, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола.

Крайними датами личного дела являются даты подписания распоряжений администрации Волгограда о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего документа или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

3.3. Количество пронумерованных в деле листов проставляется на обложке начиная с листа-заверителя дела.

3.4. Реквизит "Срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

3.5. Архивный номер дела на обложках дел проставляется в архиве только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных архивом.

4. Листы дела нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи документов нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно начиная с первого.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (форматы А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи документов и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается уточнение, например:

На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа.

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи документов и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается уточнение, например:

Лист 7 - карта-склейка из 10 листов.

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно очередным порядковым номером.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются в следующем порядке: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графики и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

5. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

6. Внутренняя опись документов составляется:

для особо ценных, личных дел;

для объемных дел постоянного хранения и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы из различных видов документов, заголовки которых не раскрывают их конкретное содержание.

Листы внутренней описи документов подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то внутренняя опись документов подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Внутренняя опись документов в электронном виде сдается в архив одновременно с передачей дел постоянного хранения в качестве научно-справочного аппарата. Ответственность за идентичность внутренней описи документов в электронном виде и внутренней описи документов в бумажном виде, включенной в дело, несет их составитель.

7. Документы в делах постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и делах по личному составу администрации Волгограда, структурного подразделения администрации Волгограда подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе чем на 1,5 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

Резолюции главы администрации Волгограда, первого заместителя главы администрации Волгограда, заместителей главы администрации Волгограда, управляющего делами администрации Волгограда, заместителя управляющего делами администрации Волгограда, руководителя структурного подразделения администрации Волгограда, заместителей руководителя структурного подразделения администрации Волгограда, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления; металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись документов.

Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам о выделении документов к уничтожению в установленном порядке.

Обложки дел должны быть изготовлены из твердого бескислотного картона. Толщина картона должна составлять 1,25-1,5 мм.

Не следует при оформлении дел применять мучной и крахмальный клей.

8. Дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения являются муниципальной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством Российской Федерации, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в архив.

Приложение 22
к Инструкции по делопроизводству
в администрации Волгограда, утвержденной
постановлением администрации Волгограда

ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ОБЛОЖКИ ДЕЛА

Форма

(архив)

(структурное подразделение администрации Волгограда)

Дело N __________

Том N ___________

Заголовок дела

На ___________ листах

Хранить _____________

Приложение 23
к Инструкции по делопроизводству
в администрации Волгограда, утвержденной
постановлением администрации Волгограда

Форма

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов единиц хранения N __________

N п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов единиц хранения	Примечание
1	2	3	4	5	6
1.
2.
3.
4.
5.

Итого							документов.
	(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи документов								.
		(цифрами и прописью)
(должность лица, составившего внутреннюю опись документов дела) "___" ___________ 20___г.				(подпись)		(Ф.И.О.)