Приложение N 1. Положение о смотре сохранности документов Архивного фонда Республики Калмыкия в государственных и ведомственных архивах

Приложение N 1
к постановлению Правительства
Республики Калмыкия
от 16 апреля 2001 г. N 106

Положение
о смотре сохранности документов Архивного фонда
Республики Калмыкия в государственных
и ведомственных архивах

Основными задачами общественного смотра являются:

обеспечение сохранности и повышение уровня безопасности документов Архивного фонда Республики Калмыкия независимо от источников их образования, вида носителя, места хранения и форм собственности;

организация делопроизводства в соответствии с госстандартами, разработка и усовершенствование нормативных документов, регламентирующих работу делопроизводственных служб, использование новых информационных технологий, обеспечение законных ограничений на использование информации;

устранение вскрытых в ходе смотра недостатков, выработка конкретных предложений по оптимизации условий хранения документов.

Для руководства и проведения общественного смотра создаются республиканская и районные комиссии.

Районные комиссии создаются под председательством глав администраций районов. Городская комиссия под председательством руководителя аппарата мэрии г.Элиста. В состав комиссии включается руководители учреждений, предприятий и члены экспертных комиссий, работники архивов.

Основные показатели смотра

В период подготовки и проведения общественного смотра учреждения, организации и предприятия должны иметь:

согласованные с архивным органом инструкции по делопроизводству и номенклатуру дел и на их основе правильное формирование дел, образцовое оформление служебных документов в делопроизводстве;

ответственного за ведение текущего делопроизводства, назначенного руководителем учреждения;

экспертную комиссию, назначенную руководителем и утвержденное положение о ее работе;

утвержденное положение об архиве учреждения. При отсутствии штатной должности, ведающего архивом, назначается приказом (распоряжением) по учреждению ответственное лицо за ведение архива.

В ходе смотра необходимо:

создание оптимальных условий хранения документов в соответствии с установленными нормативными требованиями, гарантирующими безусловную сохранность национального документального достояния;

упорядочение по 1999-2000 гг. включительно документов как постоянного, так и по личному составу, наличие на них описей, утвержденных экспертно-проверочной комиссией Комитета по делам архивов Республики Калмыкия;

проведение проверки наличия документов по личному составу;

учет документов, хранящихся в архиве и образующихся в текущем делопроизводстве (журналы, карточки, описи, паспорта архивов);

обеспечение сохранности фотодокументов по истории учреждений, организаций и предприятий.

Подведение итогов общественного смотра

Итоги смотра подводятся комиссиями. Для закрепления достигнутых результатов в выполнении условий смотра намечают практические мероприятия.

Районные и городские комиссии ежеквартально представляются в республиканскую комиссию сведения по итогам смотра.

Республиканская комиссия ежегодно к 1 ноября представляет Правительству Республики Калмыкия сведения по итогам общественного смотра.