Приложение N 2. Порядок ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности, и государственных служащих государственной службы Республики Калмыкия

Приложение N 2

Порядок
ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности,
и государственных служащих государственной службы Республики Калмыкия
(утв. Постановлением Правительства Республики Калмыкия
от 28 апреля 2003 г. N 104)

1. Личные дела лиц, замещающих государственные должности Республики Калмыкия (государственные должности категории "А"), ведутся кадровой службой администрации Президента Республики Калмыкия.

2. Личные дела государственных служащих государственной службы Республики Калмыкия (далее - государственного служащего) в соответствии с Законом Республики Калмыкия "О государственной службе" ведутся кадровой службой соответствующего государственного органа и при переводе государственного служащего на новое место государственной службы передается по указанному месту государственной службы.

3. Сведения, содержащиеся в личных делах лиц, замещающих государственные должности Республики Калмыкия (государственные должности категории "А"), и государственных служащих являются конфиденциальными.

4. К личному делу государственного служащего приобщаются:

а) заявление о поступлении на государственную службу;

б) анкетно-биографические документы;

в) документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности государственной службы;

г) копия документа, подтверждающего прохождение военной службы или иной службы;

д) копии документов, подтверждающие профессиональное образование, повышение квалификации, наличие ученой степени или ученого звания, если таковые имеются;

е) копии решений о присвоении государственных наград, присуждении почетных и специальных званий, государственных премий, если таковые имеются;

ж) медицинское заключение установленной формы;

з) сведения, сообщенные гражданином о себе при поступлении на государственную службу;

и) копии решений о назначении лица на государственную должность, об освобождении лица от замещаемой должности, а также о переводе лица на другую должность;

к) справки о соблюдении гражданином ограничений, связанных с замещением государственной должности государственной службы;

л) информация о начале проверки достоверности и полноты сведений, представленных гражданином при поступлении на государственную службу, а также проверки сведений о соблюдении государственным служащим установленных законодательством ограничений, сообщенная ему под расписку;

м) первичные документы и справка подразделения государственного органа, организующего проверку, о результатах проверки достоверности и полноты сведений, представленных гражданином при поступлении на государственную службу, а также сведений о соблюдении государственным служащим установленных законодательством ограничений;

н) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности связано с использованием таких сведений;

о) данные об ознакомлении государственного служащего с документами его личного дела;

п) аттестационный лист государственного служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв на него;

р) копии решений о присвоении государственному служащему квалификационного разряда;

с) копии решений о поощрении государственного служащего, а также копии решений о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;

т) копия протокола заседания Комиссии по установлению стажа непрерывной работы, дающего право на установление надбавки за выслугу лет;

у) трудовой договор;

ф) другие документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным.

В личное дело вносятся также письменные объяснения государственного служащего, если такие объяснения сделаны им после ознакомления с документами своего личного дела.

К личному делу лиц, замещающих государственные должности Республики Калмыкия, приобщаются документы, предусмотренные пунктом 4 настоящего Порядка, за исключением подпунктов а, б, п, р, т, у.

5. Основанием для организации проверки достоверности и полноты сведений, представленных гражданином при поступлении на государственную службу, а также сведений о соблюдении лицом, замещающим государственную должность, установленных действующим законодательством ограничений является:

а) информация о несоблюдении ограничений, установленных законодательством, полученная от правоохранительных органов, органов государственной налоговой службы, судебных органов либо иных государственных органов;

б) информация о представлении недостоверных или неполных сведений, полученная от правоохранительных органов, органов государственной налоговой службы, судебных органов либо иных государственных органов.

6. Документы, приобщенные к личному делу государственных служащих, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись.

7. Опись включает в себя наименования всех подшитых документов, дату включения документа в личное дело, количество листов, дату изъятия документа, кем изъят, причина изъятия. Опись подписывается ее составителем с указанием даты составления.

8. Изъятие из личного дела отдельных документов производится только с разрешения руководителя соответствующего государственного органа.

9. Все документы, поступающие в личное дело, должны располагаться в хронологическом порядке.

10. В личные дела не должны входить документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения.

11. Личное дело ведется на протяжении всей государственной службы государственного служащего в соответствующем государственном органе. Изменения, вносимые в личное дело государственного служащего в период служебной деятельности, должны быть подтверждены соответствующими документами, в том числе документами учебных заведений, органов ЗАГС, паспортных столов и др.

12. В обязанности кадровой службы, осуществляющей ведение личных дел государственных служащих, входит:

а) приобщение документов, перечисленных в п.4 настоящего Порядка, к личным делам государственных служащих;

б) обеспечение сохранности личных дел государственных служащих;

в) обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах государственных служащих;

г) ознакомление государственных служащих с документами их личных дел не реже одного раза в год, а также по просьбе указанных лиц и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации и Республики Калмыкия.

13. Личные дела лиц, замещающих государственные должности Республики Калмыкия, и государственных служащих выдаются для ознакомления только государственным служащим, занимающим определенные должности в соответствующем государственном органе. Круг лиц, допускаемых к работе с документами личного дела, определяется руководителем государственного органа.

14. При работе с личным делом, выданным для ознакомления, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся документы или помещать в него новые, разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.

15. Для контроля за своевременным возвратом выданных для ознакомления личных дел и предотвращения их утраты используется специальная карточка, которая заполняется на каждое дело. В ней указывается номер личного дела, фамилия, имя, отчество государственного служащего, дата выдачи личного дела, кому оно выдано, расписка в получении, дата возвращения дела.

16. В кадровом подразделении государственного органа хранятся личные дела только на государственных служащих, осуществляющих государственную службу. Личные дела уволенных сотрудников хранятся в архиве в алфавитном порядке.

17. Государственные служащие, уполномоченные на ведение и хранение личных дел (формирование их копий) лиц, замещающих государственные должности, и государственных служащих, могут привлекаться в соответствии с законодательством Российской Федерации к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в указанных личных делах, и за иные нарушения порядка ведения личных дел.

18. Личные дела государственных служащих в связи с прекращением ими государственной службы хранятся кадровыми службами в течение 10 лет со дня освобождения от должности, после чего передаются в архив.