Приложение. Положение о Республиканском банке данных соглашений и договоров

Приложение
к распоряжению Президента
Республики Калмыкия
от 25 октября 2001 г. N 92-рп

Положение
о Республиканском банке данных соглашений и договоров

I. Общие положения

1. Республиканский банк данных соглашений и договоров - совокупность республиканских информационных систем, включающих в себя информационные ресурсы (документы, массивы документов), информационные технологии и средства по обеспечению процессов сбора, обработки, накопления, хранения и представления пользователям информации о соглашениях и договорах.

Настоящее Положение устанавливает порядок учета соглашений и договоров, заключенных Президентом Республики Калмыкия и Правительством Республики Калмыкия от имени Республики Калмыкия об осуществлении международных и внешнеэкономических связей, с субъектами Российской Федерации и федеральными органами исполнительной власти (далее именуются - соглашения и договоры), ведения реестра соглашений и договоров (далее именуется - реестр), хранения соглашений и договоров.

2. Реестр соглашений и договоров предназначен для ведения унифицированной в пределах Республики Калмыкия системы записей о соглашениях и договорах Республики Калмыкия.

В настоящем Положении под реестром понимается информационная система, представляющая собой совокупность построенных на единых методологических и программно-технических принципах баз данных, содержащих перечни объектов учета и данные о них, подлежащих учету.

3. Под базой данных понимается совокупность организованных взаимосвязанных данных на магнитных и машиночитаемых носителях.

Данными об объектах учета являются сведения, характеризующие эти объекты (номер, дата подписания, место подписания, предмет соглашения (договора), срок действия, названия органов, заключивших соглашения, ФИО лица, поставившего подпись, и данные о документе, подтверждающем полномочия на подписание, исполнение условий, дополнительная информация и т.п.).

4. Объектами учета реестра (далее именуются - объекты учета), являются соглашения и договоры, заключенные Президентом Республики Калмыкия и Правительством Республики Калмыкия от имени Республики Калмыкия об осуществлении международных и внешнеэкономических связей, с субъектами Российской Федерации и федеральными органами исполнительной власти.

5. Реестр соглашений и договоров подразделяется на:

- реестр соглашений и договоров об осуществлении международных и внешнеэкономических связей;

- реестр соглашений и договоров, заключенных с субъектами Российской Федерации и федеральными органами исполнительной власти.

6. Ведение реестра соглашений и договоров осуществляют уполномоченные органы исполнительной власти Республики Калмыкия (далее именуется - уполномоченные органы). Уполномоченные органы определяются Президентом Республики Калмыкия.

II. Порядок учета договоров и соглашений

7. Учет соглашений и договоров включает в себя описание объекта учета с указанием его индивидуальных особенностей, позволяющее однозначно отличить его от других объектов.

8. Для учета соглашений и договоров уполномоченные органы регистрируют копии соглашений и договоров в день их получения от Администрации Президента Республики Калмыкия и Аппарата Правительства Республики Калмыкия. В трехдневный срок со дня получения копий соглашений и договоров уполномоченные органы проводят занесение данных о соглашениях и договорах в реестр.

9. Объекту учета, прошедшему процедуру учета, присваивается реестровый номер.

III. Порядок ведения реестра

10. Ведение реестра осуществляется на магнитных носителях и включает в себя ведение государственных баз данных соглашений и договоров, и автоматизированное объединение их в единый банк данных.

11. Ведение государственной базы данных соглашений и договоров означает занесение в нее объектов учета и данных о них, обновление данных об объектах учета и их исключение из указанной базы данных.

12. Реестр состоит из разделов, соответствующих каждому соглашению или договору, а те, в свою очередь, из подразделов: описание соглашения или договора, записи о внесенных изменениях и дополнениях, исполнение, "особые отметки".

Каждый подраздел содержит обязательные реквизиты документа, на основании которого произведена запись: номер, дату подписания и срок действия, названия органов, заключивших соглашения, ФИО лица, поставившего подпись, и данные о документе, подтверждающем полномочия на подписание.

В подразделе "исполнение" перечисляются основные документы, принятые в целях реализации соглашения или договора.

В подразделе "особые отметки" вписывается дополнительная информация о документе или таком его изменении, которое не требует обновления всей записи.

IV. Порядок предоставления информации, содержащейся в реестре

13. Информация об объектах учета, содержащаяся в реестре, предоставляется уполномоченными органами заинтересованным органам государственной власти Республики Калмыкия и Российской Федерации, органам государственной власти субъектов Российской Федерации, органам местного самоуправления, правоохранительным органам, учреждениям юстиции по надлежаще оформленному запросу.

Данная информация предоставляется без права ее тиражирования и передачи другим лицам.

14. Информация об объектах учета (или мотивированное решение об отказе в ее представлении) сообщается в 5-дневный срок со дня получения запроса.

V. Хранение оригиналов соглашений и договоров

15. Оригиналы соглашений и договоров хранятся в сейфах или шкафах. Официальные тексты соглашений и договоров должны быть в машиночитаемом виде без подчисток, приписок и иных исправлений.

На каждое соглашение или договор заводится самостоятельное накопительное дело за номером, соответствующим реестровой записи, где хранятся подлинники документов, на основании которых произведены записи в реестр.

16. Оригиналы соглашений и договоров, подписанные Президентом Республики Калмыкия хранятся в структурных подразделениях Администрации Президента Республики Калмыкия.

17. Оригиналы соглашений и договоров, подписанные от имени Правительства Республики Калмыкия хранятся в структурных подразделениях Аппарата Правительства Республики Калмыкия.

Оригиналы соглашений и договоров хранятся в структурных подразделениях Администрации Президента Республики Калмыкия и в структурных подразделениях Аппарата Правительства Республики Калмыкия в течение 1 года после истечения срока действия или исполнения. Затем оригиналы соглашений и договоров передаются соответственно в архив Администрации Президента Республики Калмыкия и Аппарата Правительства Республики Калмыкия.

18. Администрация Президента Республики Калмыкия и Аппарат Правительства Республики Калмыкия ежегодно проводит проверку наличия и состояния оригиналов соглашений и договоров в структурных подразделениях.

VI. Заключительные положения

19. Собственником реестра соглашений и договоров является Республика Калмыкия.

20. Уполномоченные органы осуществляют владение и пользование соответствующими государственными базами данных, а также реализуют полномочия распоряжения ими в пределах, установленных законодательством Республики Калмыкия.