Приложение N 1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей"

Приложение N 1
к Постановлению администрации
Кетченеровского районного
муниципального образования
от 22.06.2012 г. N 432

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги "Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей"

1. Общие положения

1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей" (далее - регламент) разработан в целях повышения качества работы с пользователями муниципальной услуги и определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при исполнении запросов по использованию документов, находящихся на архивном хранении в архивном отделе Администрации Кетченеровского районного муниципального образования Республики Калмыкия (далее - муниципальный архив).

1.2. Пользователями муниципальной услуги являются органы государственной власти и органы местного самоуправления, юридические и физические лица, обращающиеся на законных основаниях для получения информации (далее - заявители).

1.3. Информация о порядке предоставления муниципальной услуги выдается:

- непосредственно в архивном отделе администрации Кетченеровского РМО РК при личном контакте с заявителем;

- с использованием средств телефонной связи;

- посредством размещения в сети Интернет.

Адрес отдела: 359120, Республика Калмыкия, п. Кетченеры, ул. Ленина, 80.

Адрес официального сайта Администрации Кетченеровского районного муниципального образования Республики Калмыкия в сети Интернет: http://ketrmo.rk08.ru.

Электронный адрес отдела: adm_ket@mail.ru

Телефон (факс) отдела: (84735) 9-13-51.

Прием и консультирование граждан по вопросам, связанным с предоставлением муниципальной услуги, осуществляется в соответствии со следующим графиком:

Понедельник-пятница с 9.00 до 18.00 (обед с 13.00 до 14.00);

суббота, воскресенье - выходные дни.

Информация о процедуре предоставления муниципальной услуги сообщается по номерам телефонов для справок (консультаций), на информационном стенде.

На информационном стенде, предназначенном для предоставления муниципальной услуги, размещается следующая информация:

- извлечения из законодательных и иных нормативно-правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по оказанию муниципальной услуги;

- текст Административного регламента с приложениями;

- перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, и требования, предъявляемые к этим документам;

- образцы оформления документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

- месторасположение, график (режим) работы, номера телефонов, адрес электронной почты органов, в которых заявители могут получить документы, необходимые для муниципальной услуги.

При ответах на телефонные звонки и устные обращения специалисты отдела подробно информируют обратившихся по интересующим их вопросам.

При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на другое должностное лицо, или же обратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

Заявители, представившие документы, в обязательном порядке информируются специалистами:

- о приостановлении предоставления муниципальной услуги;

- об отказе в предоставлении муниципальной услуги;

- о сроке завершения оформления документов и возможности их получения.

1.4. Порядок информирования о ходе предоставления и получения консультаций (справок) о предоставлении муниципальной услуги.

1.4.1. Информирования о ходе предоставления и получения консультаций (справок) о предоставлении муниципальной услуги осуществляется специалистами отдела при непосредственном личном контакте с заявителем, с использованием почтовой, телефонной связи, электронной почты.

1.4.2. Информация о сроке завершения оформления документов и возможности их получения сообщается заявителю при подаче документов.

1.4.3. Консультации предоставляются по вопросам:

- перечня документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

- комплектности представленных документов;

- правильности оформления документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

- источника получения документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги (орган или организация и ее местонахождение);

- времени приема, порядка и сроков выдачи документов;

- иным вопросам.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги: "Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей" (далее - муниципальная услуга).

2.2. Муниципальная услуга предоставляется архивным отделом Администрации Кетченеровского районного муниципального образования Республики Калмыкия.

2.3. Результат предоставления услуги.

Выдача копий документов, выписок из документов, справок по документам, находящимся на архивном хранении в муниципальном архиве, либо отказ в их выдаче.

2.4. Срок исполнения муниципальной услуги составляет не более 30 календарных дней со дня регистрации в муниципальном архиве. Если окончание срока исполнения приходится на нерабочий день, то днем окончания срока исполнения считается следующий за ним рабочий день.

Запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту (тематические запросы), поступившие от органов государственной власти Российской Федерации и Республики Калмыкия, органов местного самоуправления, организаций, связанные с исполнением ими своих функций, рассматриваются муниципальным архивом на безвозмездной основе в первоочередном порядке.

Запрос, по которому в муниципальном архиве отсутствуют документы (непрофильный запрос), направляется по принадлежности в соответствующую организацию, где могут храниться необходимые документы, не позднее чем в 7-дневный срок со дня регистрации запроса с уведомлением заявителя о переадресации запроса.

2.5. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги.

Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Конституция Российской Федерации;

- Федеральный закон от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

- Федеральный закон от 27.07.2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

- Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

- Устав Кетченеровского районного муниципального образования Республики Калмыкия;

2.6. Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменное заявление (запрос), в том числе в электронной форме в адрес муниципального архива.

В запросе должны быть указаны сведения, необходимые для его исполнения:

- изложение существа заявления (запроса);

- фамилия, имя, отчество заявителя (последнее - при наличии); наименование организации;

- адрес заявителя (для юридических лиц - юридический и почтовый адрес, для физических лиц - адрес регистрации по месту жительства), контактный телефон, а также фамилия, имя, отчество исполнителя (для юридических лиц);

- дата отправления запроса, подпись заявителя;

- иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.

В заявлении заявителя, поступившего в электронной форме, в обязательном порядке указывается фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме.

При личном обращении заявитель предъявляет документ, удостоверяющий его личность. Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

2.7. Основанием для отказа в приеме и рассмотрении документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги является их несоответствие требованиям, указанным в пункте 2.6 Регламента.

2.8. Основаниями для отказа в предоставлении муниципальной услуги являются:

- отсутствие документов в муниципальном архиве по запрашиваемой тематике;

- неудовлетворительное физическое состояние документов, не имеющих копии в фонде пользования (для использования в читальном зале);

- ограничение доступа к документам, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну;

- ограничение доступа к документам, содержащим персональные данные;

- непредставление оригинала запроса в порядке, предусмотренном п. 3.2.1 настоящего регламента;

- в случае если текст запроса не поддается прочтению;

- в случае, если в письменном обращении или обращении в электронной форме не указаны фамилия гражданина (наименование организации), направившего обращение, и почтовый или электронный адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- в случае, если в обращении заявителя содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения.

По запросам, поступившим в муниципальный архив, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 5 рабочих дней со дня их регистрации направляется уведомление с просьбой указать недостающие или уточняющие сведения.

2.9. Муниципальные услуги предоставляются заявителям на бесплатной основе

2.10. Сроки регистрации запросов.

Поступившие в муниципальный архив запросы регистрируются в день поступления. Каждому запросу присваивается индивидуальный регистрационный номер. Регистрация запроса в муниципальном архиве является основанием для начала действий по оказанию муниципальной услуги.

2.11. Требования к оборудованию мест предоставления муниципальной услуги

Помещение для предоставления муниципальной услуги размещается на втором этаже здания. Прием заявителей осуществляется в приемной, оборудованной столами и стульями для оформления запроса в письменной форме. Для оперативной обработки запросов заявителей в приемной установлены компьютеры и множительная техника.

Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможности для их размещения в месте ожидания, но не может составлять менее 10 мест. В помещениях для ожидания и предоставления муниципальной услуги имеется естественное и искусственное освещение, окна оборудованы регулируемыми жалюзи.

Предоставление муниципальной услуги, в зависимости от характера запроса заявителя, может осуществляться в читальном зале муниципального архива. При работе в читальном зале заявители руководствуются Правилами работы пользователей в читальном зале архивного отдела Администрации Кетченеровского районного муниципального образования Республики Калмыкия.

2.12. Показатели доступности и качества муниципальных услуг:

- простота и ясность изложения информационных документов;

- наличие различных каналов получения информации о предоставлении услуги;

- доступность работы с представителями лиц, получающих услугу;

- короткое время ожидания услуги;

- точность исполнения муниципальной услуги;

- профессиональная подготовка сотрудников, осуществляющих предоставление муниципальной услуги;

- соблюдение сроков предоставления муниципальной услуги;

- количество обоснованных жалоб.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

3.1. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные действия:

- прием и первичная обработка заявлений (запросов);

- регистрация заявлений (запросов);

- исполнение заявлений (запросов);

- выдача копий документов, выписок из документов, справок по документам, находящимся на архивном хранении в муниципальном архиве.

Блок-схема предоставления муниципальной услуги представлена в приложении N 1.

3.2. Прием и первичная обработка запросов

3.2.1. Доставка в муниципальный архив запросов осуществляется следующими способами:

- через почтовое отделение;

- нарочным;

- лично гражданами;

- посредством факсимильной связи;

- по электронной почте.

При направлении запроса, не имеющего подтверждения подлинности документа (по факсу), обязательным является направление заявителем оригинала запроса в течение 10 календарных дней с момента направления запроса по факсу.

3.2.2. Прием корреспонденции в муниципальном архиве производится специалистами муниципального архива.

При приеме запросов от физических лиц на копии запроса, при ее наличии, по просьбе физического лица ставятся штамп, дата и подпись специалиста муниципального архива, принявшего документ.

При поступлении интернет-обращения (запроса) с указанием адреса электронной почты и почтового адреса заявителя направляется уведомление о приеме обращения к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое обращение (запрос) распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

Срок выполнения административного действия - в день поступления заявления.

3.3. Регистрация заявлений (запросов).

3.3.1. Поступившие в муниципальный архив запросы регистрируются в день поступления. Каждому запросу присваивается индивидуальный регистрационный номер. Регистрация запроса в муниципальном архиве является основанием для начала действий по оказанию муниципальной услуги.

3.3.2. Регистрация запросов ведется в специальном журнале. В журнал заносится следующая информация:

- фамилия, имя, отчество заявителя (наименование организации);

- почтовый адрес, по которому в случае необходимости следует направить ответ, контактный телефон заявителя;

- суть обращения (в краткой форме).

При выполнении запроса вносится результат рассмотрения обращения (положительный, отрицательный), дата исполнения и фамилия, имя, отчество исполнителя.

Срок выполнения административного действия - в день поступления заявления.

3.4. Исполнение запросов

3.4.1. Исполнение запросов осуществляется по научно-справочному аппарату и документам, находящимся на архивном хранении в муниципальном архиве. Исполнение запросов производится специалистами муниципального архива, ответственными за выполнение данной работы согласно должностным инструкциям. Определение исполнителей осуществляется руководителем муниципального архива.

3.4.2. Архивная справка и архивная выписка составляются с обозначением названия информационного документа "Архивная справка", "Архивная выписка".

3.4.3. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, использовавшиеся для составления архивной справки.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью муниципального архива.

Архивная справка подписывается руководителем муниципального архива и заверяется печатью муниципального архива.

При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

3.4.4. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечании к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие поврежденного текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в документе", "Так в тексте оригинала". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя и печатью муниципального архива.

3.4.5. На обороте листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа, удостоверяются подписью руководителя и печатью муниципального архива. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью муниципального архива и подписью руководителя.

Срок выполнения административного действия - не более 28 дней.

3.4.6. Если в муниципальном архиве отсутствуют сведения по теме запроса, но известно местонахождение документов, специалист-исполнитель пересылает запрос в соответствующую организацию, архивное учреждение, где хранятся документы. Заявителю направляется уведомление о переадресации запроса в течение 7 дней со дня поступления заявления (запроса).

Если в муниципальном архиве отсутствуют документы, сведения по теме запроса, и неизвестно местонахождение документов, заявителю направляется отказ в оказании муниципальной услуги.

Если в запросе отсутствуют необходимые для поиска сведения, заявителю направляется письмо с просьбой уточнить необходимые для выполнения запроса данные. После получения ответа с уточненными данными прием и первичная обработка документов осуществляется на общих основаниях.

3.5. Выдача копий документов, выписок из документов, справок по документам, находящихся на архивном хранении в муниципальном архиве

3.5.1. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответ на запрос высылаются заявителю по почте простым письмом через почтовое отделение.

3.5.2. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответ на запрос по желанию заявителя, в случае личного обращения заявителя или его доверенного лица в муниципальный архив, выдаются под расписку заявителю - при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; доверенному лицу заявителя - при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и доверенности, оформленной в установленном законом порядке. Получатель архивной справки, архивной выписки, архивной копии и ответа на запрос расписывается в журнале регистрации запросов или на экземпляре документа муниципального архива, указывая дату получения документа.

3.5.3. Ответ на обращение, поступившее в муниципальный архив в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.

Срок выполнения административного действия - один день.

4. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по оказанию муниципальной услуги, и принятием решений осуществляется руководителем муниципального архива.

4.2. Контроль осуществляется путем проведения руководителем муниципального архива проверок соблюдения и исполнения специалистами муниципального архива положений настоящего Регламента, а также отраслевых нормативно-методических указаний и правил в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и Республики Калмыкия.

4.3. Контроль полноты и качества оказания муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействия) лиц, предоставляющих муниципальную услугу.

4.4. Лица, предоставляющие муниципальную услугу, несут персональную ответственность за несоблюдение требований настоящего регламента при оказании муниципальной услуги.

4.5. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушения прав заявителей к виновным лицам муниципального архива применяются меры ответственности в порядке, установленном действующим законодательством.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц, муниципальных служащих

5.1. Заявитель либо его представитель вправе обратиться с жалобой на действия (бездействие) работника и решения, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления муниципальной услуги.

5.2. Заявители могут сообщить о нарушении своих прав и законных интересов, противоправных решениях, действиях (бездействии) должностных лиц Администрации, нарушении положений Административного регламента, некорректном поведении или нарушении служебной этики в Администрацию по телефонам, почтовым адресам, адресам электронной почты, размещенным на официальном сайте Администрации.

5.3. Заявители имеют право обратиться с жалобой лично (устно) или направить письменное предложение, заявление или жалобу (далее - письменное обращение).

5.4. Порядок подачи и рассмотрения устного личного обращения граждан осуществляется в соответствии с положениями настоящего Административного регламента.

5.5. При обращении в письменной форме, заявитель в обязательном порядке указывает либо наименование органа, в который направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.

5.6. Дополнительно в письменном обращении могут быть указаны:

наименование должности, фамилия, имя и отчество специалиста решение, действия (бездействие) которого обжалуются;

суть (обстоятельства) обжалуемого действия (бездействия), основания, по которым заявитель считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия к их реализации либо незаконно возложена какая-либо обязанность;

иные сведения, которые заявитель считает необходимым сообщить.

5.7. В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

5.8. При обращении заявителей в письменной форме срок рассмотрения письменного обращения не должен превышать тридцати дней с момента регистрации такого обращения.

5.9. В исключительных случаях, в том числе при принятии решения о проведении проверки, направлении Администрацией запроса в соответствующий орган, организацию о представлении документов и материалов, а также в случае направления запроса другим государственным органам, органам местного самоуправления и иным должностным лицам для получения необходимых для рассмотрения обращения документов, глава Администрации или иное уполномоченное на то должностное лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на тридцать дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов раздела 5 настоящего приложения приводится в соответствии с источником

5.11. По результатам рассмотрения жалобы на действия (бездействие) и решения, принимаемые в ходе предоставления муниципальной услуги, Глава Администрации (заместители главы):

- признает правомерными действия (бездействие) и решения в ходе предоставления муниципальной услуги;

- признает действия (бездействие) и решения неправомерными и определяет меры, которые должны быть приняты с целью устранения допущенных нарушений.

5.12. Заявители вправе обжаловать действия (бездействие) и решения, принимаемые должностными лицами Администрации в ходе предоставления муниципальной услуги в судебном порядке в соответствии с подведомственностью дел, установленной процессуальным законодательством Российской Федерации.

5.13. Если в результате рассмотрения жалобы доводы гражданина признаны обоснованными, к должностным лицам применяются меры дисциплинарной ответственности, предусмотренные действующим законодательством, о чем сообщается заявителю.

5.14. По итогам рассмотрения жалобы гражданину направляется ответ, содержащий результаты рассмотрения обращения, в том числе, с указанием мер дисциплинарного воздействия, принятых в отношении должностных лиц, допустивших нарушения Административного регламента (в случае, если они были приняты).