Постановление Правительства Республики Калмыкия от 20 августа 2010 г. N 265 "О Единой межведомственной системе электронного документооборота органов исполнительной власти Республики Калмыкия"

В целях организации электронного документооборота в органах исполнительной власти Республики Калмыкия Правительство Республики Калмыкия постановляет:

1. Утвердить прилагаемые:

Положение о Единой межведомственной системе электронного документооборота органов исполнительной власти Республики Калмыкия (далее - ЕМСЭД);

Правила организации электронного документооборота в органах исполнительной власти Республики Калмыкия (далее - Правила).

2. Возложить на Республиканское государственное унитарное предприятие "Центр информационных ресурсов и технологий Республики Калмыкия" функции оператора ЕМСЭД.

3. Установить, что порядок приема, передачи и обработки электронных документов с использованием электронной цифровой подписи в ЕМСЭД определяется Правилами и Соглашением об информационном взаимодействии в Единой межведомственной системе электронного документооборота органов исполнительной власти Республики Калмыкия, заключенным между Республиканским государственным унитарным предприятием "Центр информационных ресурсов и технологий Республики Калмыкия" и органами исполнительной власти Республики Калмыкия.

4. Определить, что иные органы государственной власти Республики Калмыкия, органы местного самоуправления Республики Калмыкия, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, а также организации независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности вправе участвовать в Единой межведомственной системе электронного документооборота органов исполнительной власти Республики Калмыкия в порядке и на условиях, предусмотренных настоящим постановлением.

5. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на Первого заместителя Председателя Правительства Республики Калмыкия - Министра сельского хозяйства Республики Калмыкия Хоняева С.Н.

Председатель Правительства Республики Калмыкия

О. Кичиков

Положение
о Единой межведомственной системе электронного документооборота органов исполнительной власти Республики Калмыкия
(утв. постановлением Правительства Республики Калмыкия от 20 августа 2010 г. N 265)

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии с положениями Федерального закона от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи", от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".

1.2. Настоящее Положение определяет общую организацию работы Единой межведомственной системы электронного документооборота (далее - ЕМСЭД) в органах исполнительной власти Республики Калмыкия.

1.3. Термины, используемые в настоящем Положении:

Единая межведомственная система электронного документооборота органов исполнительной власти Республики Калмыкия (далее - ЕМСЭД) - государственная информационная система обмена электронными документами между органами исполнительной власти Республики Калмыкия и во внутриведомственном документообороте, используемая для создания, исполнения, передачи и хранения электронной организационно-распорядительной документации органов исполнительной власти Республики Калмыкия;

электронный документ (далее - ЭД) - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

электронный документооборот - единый механизм работы с электронными документами с момента их создания или получения до завершения исполнения и отправки адресату или на хранение;

участник ЕМСЭД - орган исполнительный# власти Республики Калмыкия, а также иные органы государственной власти Республики Калмыкия, органы местного самоуправления Республики Калмыкия, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти и организации, указанные в пункте 4 постановления Правительства Республики Калмыкия от 20 августа 2010 г. N 265 "О Единой межведомственной системе электронного документооборота органов исполнительной власти Республики Калмыкия";

пользователь ЕМСЭД - физическое лицо, имеющее в ЕМСЭД учетную запись и персональный пароль, обращающееся к ЕМСЭД для получения необходимой ему информации и проведения различных операций с ЭД;

удостоверяющий центр - юридическое лицо, осуществляющее выполнение целевых функций удостоверяющего центра в соответствии с Федеральным законом от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" и выполняющее основные функции по управлению сертификатами ключей подписей;

уполномоченная организация - юридическое лицо, заключившее с удостоверяющим центром договор на предоставление услуг по изготовлению сертификатов ключей подписей и уполномоченное Удостоверяющим центром осуществлять регистрацию и управление сертификатами ключей подписей уполномоченных лиц Участников ЕМСЭД;

электронная цифровая подпись (далее - ЭЦП) - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

1.4. ЕМСЭД может использоваться для получения, регистрации и обработки обращений граждан в органы исполнительной власти Республики Калмыкия посредством информационно-телекоммуникационных каналов связи.

1.5. Порядок работы участников ЕМСЭД с электронными документами регламентируется Правилами организации электронного документооборота в органах исполнительной власти Республики Калмыкия, утвержденными Правительством Республики Калмыкия.

2. Оператор ЕМСЭД

2.1. Оператором ЕМСЭД является Республиканское государственное унитарное предприятие "Центр информационных ресурсов и технологий Республики Калмыкия".

2.2. Оператор ЕМСЭД осуществляет следующие функции:

организационное и методическое обеспечение ЕМСЭД;

формирование и актуализация глобальных адресных справочников ЕМСЭД;

обеспечение эксплуатации технико-технологической инфраструктуры ЕМСЭД;

обеспечение информационной безопасности ЕМСЭД в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2.3. Оператор ЕМСЭД также выполняет функции уполномоченной организации удостоверяющего центра, предоставляющей услуги по изготовлению сертификатов ключей подписей и уполномоченной удостоверяющим центром осуществлять регистрацию и управление сертификатами ключей ЭЦП.

3. Обеспечение технико-технологической инфраструктуры и информационной безопасности ЕМСЭД

3.1. Технико-технологическая инфраструктура межведомственного электронного документооборота состоит из следующих элементов:

Центр обработки данных ЕМСЭД оператора ЕМСЭД;

узлы участников ЕМСЭД.

3.2. Информационная безопасность электронного документооборота обеспечивается оператором ЕМСЭД за счет выполнения комплекса следующих мероприятий:

организация и использование средств защиты информации в полном объеме их функциональных возможностей;

обеспечение целостности обрабатываемых данных;

обеспечение антивирусной защиты информации;

контроль выполнения требований нормативных документов, регламентирующих обеспечение защиты информации;

установление порядка резервного копирования, восстановления и архивирования баз данных, а также порядка обновления антивирусных баз;

установление порядка допуска для проведения ремонтно-восстановительных работ программно-технических средств Центра обработки данных ЕМСЭД;

организация проведения проверок в рамках полномочий Уполномоченной организации по вопросам, связанным с хранением и использованием ЭЦП;

ведение электронного журнала в ЕМСЭД обо всех действиях, совершаемых пользователями в ЕМСЭД, с указанием даты и времени их совершения.

3.3. Поддержание технико-технологической инфраструктуры ЕМСЭД в работоспособном состоянии осуществляется оператором ЕМСЭД посредством выполнения комплекса работ, включающих:

обеспечение работоспособности программно-технических средств;

анализ и оперативное устранение выявляемых в ходе эксплуатации сбоев и ошибок программно-технических средств;

ремонт или замену вышедших из строя программно-технических средств Центра обработки данных ЕМСЭД.

3.4. Технические средства узлов участников ЕМСЭД (включая приобретение оборудования и программного обеспечения, сертификатов ключей ЭЦП, и выполнение специальных работ в помещении) обеспечиваются за счет средств участников ЕМСЭД.

4. Регламент доступа к электронным документам в ЕМСЭД

4.1. Разграничение доступа к электронным документам в ЕМСЭД осуществляется на основе уникальных учетных записей и паролей, закрепленных за пользователями ЕМСЭД.

4.2. Ответственность за сохранение паролей в тайне несут пользователи ЕМСЭД. Для обеспечения информационной безопасности ЕМСЭД оператор ЕМСЭД не реже двух раз в год инициирует обязательную смену паролей пользователей ЕМСЭД.

4.3. Создание, изменение, удаление учетных записей пользователей ЕМСЭД осуществляется оператором ЕМСЭД на основании представленных обращений участников ЕМСЭД с указанием номеров и дат соответствующих приказов по органу (организации).

4.4. По умолчанию пользователи ЕМСЭД получают доступ к электронным документам, в которых пользователь ЕМСЭД является отправителем или получателем.

4.5. Доступ ко всем документам участника ЕМСЭД с правами на внесение изменений или уничтожение ЭД предоставляется оператором ЕМСЭД пользователю ЕМСЭД исключительно на основании Приказа участника ЕМСЭД о наделении его соответствующими правами.

Приложение
к Положению о Единой межведомственной
системе электронного документооборота
органов исполнительной власти Республики
Калмыкия, утвержденному постановлением
Правительства Республики Калмыкия
от 20 августа 2010 г. N 265

                                СОГЛАШЕНИЕ

    об информационном взаимодействии в Единой межведомственной системе

        электронного документооборота органов исполнительной власти

                           Республики Калмыкия

"__" ________ 20__ г.                                           г. Элиста

     Республиканское   государственное   унитарное   предприятие   "Центр

информационных  ресурсов  и  технологий Республики Калмыкия", именуемое в

дальнейшем "Оператор", в лице директора ___________________, действующего

на  основании устава, с одной стороны, и участник Единой межведомственной

системы  электронного  документооборота  органов  исполнительной   власти

Республики Калмыкия, ___________________ именуемый в дальнейшем "Участник

ЕМСЭД" в лице _____________________________________________, действующего

на основании ______________________, далее совместно именуемые "Стороны",

каждая в отдельности - "Сторона", заключили настоящее Соглашение (далее -

Соглашение) о нижеследующем:

                          1. Предмет Соглашения

     1.1. Настоящее Соглашение регулирует  порядок  подключения  к Единой

межведомственной    системе    электронного    документооборота   органов

исполнительной  власти  Республики  Калмыкия  (далее  -   ЕМСЭД),   обмен

электронными  документами,  подписанными  электронной  цифровой  подписью

между  Сторонами  в  рамках  ЕМСЭД  и устанавливает обязанности Сторон по

обеспечению   информационной   безопасности  при   обмене    электронными

документами.

     1.2. Применяя    ЕМСЭД,    Стороны    руководствуются    действующим

законодательством,  Правилами организации электронного документооборота в

органах  исполнительной  власти  Республики  Калмыкия (далее - Правила) и

Соглашением, утвержденными Правительством Республики Калмыкия.

     1.3. Обмен электронными  документами  (далее - ЭД)  между  Сторонами

осуществляется  по  телекоммуникационным  каналам  связи с использованием

электронной цифровой подписи (далее - ЭЦП).

     1.4. ЭД,    которыми    обмениваются    Стороны,    заверяются   ЭЦП

уполномоченного  лица  участника  ЕМСЭД.  Каждая  из  Сторон  может иметь

несколько  уполномоченных  лиц, имеющих право подписи ЭД с использованием

ЭЦП.  Каждое  уполномоченное  лицо   должно   иметь   собственную    ЭЦП,

подтвержденную  сертификатом  удостоверяющего  центра   и   доверенность,

подтверждающую   полномочия   этого   лица,   оформленную   Стороной    в

установленном порядке.

     1.5. Стороны признают, что любой электронный документ, переданный  в

рамках настоящего Соглашения, и заверенный действующей на момент передачи

ЭЦП  отправителя,  является  эквивалентом   идентичного   по   содержанию

документа   на   бумажном   носителе,  подписанного  уполномоченным лицом

организации-отправителя   с  проставлением  печати,  имеет  равную  с ним

юридическую силу и порождает для Сторон аналогичные права и обязанности.

     1.6. Стороны   признают,   что   используемые  средства  подготовки,

передачи,  проверки  и  защиты  электронных  документов  достаточны   для

обеспечения надежного, эффективного и безопасного документооборота.

   2. Порядок передачи программного обеспечения для использования ЕМСЭД

     2.1. Для   подготовки  и  обмена  электронными  документами  Стороны

используют   программное   обеспечение   "DocsVision",    предоставляемое

Оператором  Участнику  ЕМСЭД  при  подписании Соглашения на безвозмездной

основе.

     2.2. Оператор, являясь уполномоченной  организацией  удостоверяющего

центра,   передает   участнику   ЕМСЭД    программное    обеспечение   по

криптографической защите информации и ЭЦП на возмездной основе.

                      3. Права и обязанности Сторон

     3.1. Стороны обязуются:

     обеспечивать конфиденциальность информации, полученной в ходе обмена

ЭД, обусловленную действующим законодательством;

     принимать     в    соответствии    с    Правилами   полученные    по

телекоммуникационной  сети  ЭД, заверенные электронной цифровой подписью,

если  программа  проверки  подтвердила  подлинность   ЭЦП   подписывающей

Стороны,  и  не  принимать  такие  документы,  если программа проверки не

подтвердила подлинность ЭЦП подписывающей Сторон#;

     принимать    необходимые    и   достаточные   меры  для  обеспечения

функционирования  программно-аппаратных  средств,  обеспечивающих  ЕМСЭД,

исключающих  доступ  посторонних  лиц к программно-аппаратным средствам и

возможности их несанкционированной модификации;

     не допускать появления  в  АРМ,  на  котором  установлено  указанное

программное  обеспечение,  компьютерных  вирусов  и программ, разрушающих

ЕМСЭД, операционную систему и прочие программные средства;

     сохранять в тайне применяемые в системе защиты  информации  закрытые

ключи ЭЦП;

     немедленно по  доступным  каналам  связи  с  последующим  письменным

сообщением  информировать  соответствующую  Сторону  обо   всех   случаях

компрометации    закрытых    ключей    ЭЦП,    их    утраты,     хищения,

несанкционированного использования, для проведения согласованных действий

по поддержанию в рабочем состоянии ЕМСЭД. Ответственность за последствия,

возникшие в результате обработки ЭД, полученных до поступления информации

о вышеуказанных случаях, несет Сторона, нарушившая условия Соглашения.

     3.2. Права Сторон:

     изготавливать электронные и  бумажные  копии  ЭД  в  соответствии  с

Правилами;

     запрашивать и обязательно по запросам другой Стороны  направлять  не

позднее  следующего  рабочего  дня с момента получения запроса надлежащим

образом оформленные бумажные копии ЭД.

     3.3. Обязанности и права Участника ЕМСЭД.

     3.3.1. Обязанности Участника ЕМСЭД:

     выдать  доверенности  лицам,  уполномоченным  Участником  ЕМСЭД  для

обмена  электронными  документами,  следить  за  изменениями  полномочий,

предоставленных  доверенностью  и своевременно информировать Оператора об

этих изменениях в письменном виде;

     контролировать     соответствие     требованиям    оформления    ЭД,

предназначенных для обмена в ЕМСЭД, установленным Правилам.

     Права Участника ЕМСЭД:

     осуществлять обмен электронными документами  с  другими  Участниками

ЕМСЭД;

     в любое время заменять уполномоченных лиц или ключи ЭЦП.

     3.4. Обязанности и права Оператора.

     3.4.1. Оператор обязуется:

     обеспечить надежное бесперебойное функционирование ЕМСЭД;

     безвозмездно    консультировать    Участника   ЕМСЭД   по   вопросам

использования ЕМСЭД;

     обеспечить    конфиденциальность    информации,   передаваемой   при

использовании ЕМСЭД.

     3.4.2. Права Оператора:

     производить замену программного обеспечения поддержки ЕМСЭД, а также

другие  права,  предусмотренные  Правилами  и  вытекающие  из  исполнения

функций уполномоченной организации удостоверяющего центра.

     3.4.3. При замене программного обеспечения Оператор обязан уведомить

Участника ЕМСЭД: при плановой замене не менее чем за 15 календарных дней,

при   внеплановой - не  менее,  чем  за 1 рабочий  день, а Участник ЕМСЭД

обязан в соответствующий срок получить у Оператора или приобрести за свой

счет и ввести в эксплуатацию необходимые программные средства.

           4. Регламент доступа к электронным документам в ЕМСЭД

     4.1. Регламент доступа к электронным документам в ЕМСЭД определяется

Положением    о  Единой  системе  электронного  документооборота  органов

исполнительной  власти Республики Калмыкия, а также Правилами организации

электронного  документооборота в органах исполнительной власти Республики

Калмыкия, утвержденными Правительством Республики Калмыкия.

                        5. Ответственность сторон

     5.1. 3а неисполнение  или ненадлежащее  исполнение  обязательств  по

настоящему  Соглашению  Стороны  несут  ответственность  в соответствии с

действующим законодательством.

     5.2. Каждая Сторона несет ответственность за все ЭД,  оформленные  и

переданные в соответствии с условиями настоящего Соглашения от имени этой

Стороны, в том числе, когда электронный  документ  был  подготовлен и/или

передан лицом, не уполномоченным на это данной Стороной.

                       6. Срок действия Соглашения

     6.1. Настоящее Соглашение вступает в  силу  с  даты  его  подписания

Сторонами и действует до "__" ___________ г. включительно.

     6.2. Соглашение считается продленным на следующий год, если Участник

ЕМСЭД не предупредит Оператора о прекращении использования ЕМСЭД не менее

чем  за  тридцать  календарных  дней  до  даты  окончания  срока действия

настоящего Соглашения.

     6.3. Участник    ЕМСЭД   может   выйти  из  Соглашения  при  условии

письменного  уведомления  об этом Оператора не менее чем за 30 (тридцать)

календарных дней до желаемой даты выхода.

     6.4. Все изменения и дополнения к настоящему Соглашению  оформляются

дополнительными  Соглашениями  и  подписываются  уполномоченными   лицами

Сторон.

                    7. Разрешение споров и конфликтов

     7.1. Спорные и конфликтные ситуации, возникающие  при  использовании

ЕМСЭД,  разрешаются  в  соответствии  с  положениями Правил, утвержденных

Правительством Республики Калмыкия.

                8. Юридические адреса и реквизиты Сторон

             ОПЕРАТОР:                             УЧАСТНИК ЕМСЭД:

 Республиканское государственное           [Полное наименование Участника

      унитарное предприятие                             ЕМСЭД]

 "Центр информационных ресурсов

и технологий Республики Калмыкия"

Адрес:                                     Адрес:

Тел.:                                      Тел.:

Директор                                   Руководитель

_________________________/Ф.И.О/         _________________________/Ф.И.О/

М.П.                                     М.П.

Правила
организации электронного документооборота в органах исполнительной власти Республики Калмыкия
(утв. постановлением Правительства Республики Калмыкия от 20 августа 2010 г. N 265)

1. Общие положения

1.1. Правила организации электронного документооборота в органах исполнительной власти Республики Калмыкия (далее - Правила) определяют порядок работы с электронными документами в Единой межведомственной системе электронного документооборота органов исполнительной власти Республики Калмыкия (далее - ЕМСЭД) с использованием электронной цифровой подписи в органах исполнительной власти Республики Калмыкия, а также в иных органах государственной власти Республики Калмыкия, органах местного самоуправления Республики Калмыкия, территориальных органах федеральных органов исполнительной власти и в организациях, указанных в пункте 4 постановления Правительства Республики Калмыкия от 20 августа 2010 г. N 265 "О Единой межведомственной системе электронного документооборота органов исполнительной власти Республики Калмыкия".

1.2. Электронные документы должны быть подготовлены, переданы и обработаны в соответствии с настоящими Правилами, которые обязательны для исполнения уполномоченными лицами участников ЕМСЭД.

1.3. Электронные документы, оформленные в соответствии с настоящими Правилами, признаются участниками ЕМСЭД равнозначными документам на бумажных носителях, подписанными собственноручными подписями уполномоченных лиц участников ЕМСЭД.

2. Основные понятия, используемые в Правилах

2.1. В настоящих Правилах используются следующие основные понятия:

Единая межведомственная система электронного документооборота органов исполнительной власти Республики Калмыкия (далее - ЕМСЭД) - система обмена документами, имеющими юридическую силу, представляемыми в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи;

участник ЕМСЭД - орган исполнительной власти Республики Калмыкия, а также иные органы государственной власти Республики Калмыкия, органы местного самоуправления Республики Калмыкия, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти и организации, указанные в пункте 4 постановления Правительства Республики Калмыкия от 20 августа 2010 г. N 265 "О Единой межведомственной системе электронного документооборота органов исполнительной власти Республики Калмыкия";

электронный документ (далее - ЭД) - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме с реквизитами, позволяющими идентифицировать эту информацию и ее автора;

электронная цифровая подпись (далее - ЭЦП) - реквизит ЭД, предназначенный для защиты данного ЭД от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в ЭД;

автоматизированное рабочее место в системе ЕМСЭД (далее - АРМ) - комплекс программных и аппаратных средств, используемых участником ЕМСЭД для создания и обмена ЭД;

администратор - уполномоченное лицо Республиканского государственного унитарного предприятия "Центр информационных ресурсов и технологий Республики Калмыкия", осуществляющее функции администрирования ЕМСЭД и обеспечения политики информационной безопасности, защиты информации и взаимодействия с уполномоченным органом в области информационной безопасности;

регистратор - уполномоченное лицо, назначенное руководителем участника ЕМСЭД для обеспечения передачи, приема, регистрации и хранения ЭД;

пользователь - уполномоченное лицо участника ЕМСЭД, изготавливающее или исполняющее ЭД с использованием АРМ;

уполномоченное лицо - должностное лицо участника ЕМСЭД, уполномоченное приказом участника ЕМСЭД на использование ЭЦП, на имя которого уполномоченным органом выдан сертификат ключа подписи и владеющее соответствующим закрытым ключом ЭЦП, позволяющим с помощью средств ЭЦП создавать ЭЦП в ЭД (подписывать ЭД);

удостоверяющий центр - юридическое лицо, выполняющее функции, предусмотренные Федеральным законом от 10 января 2002 года N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" и обладающее необходимыми материальными и финансовыми возможностями, позволяющими ему нести гражданскую ответственность перед пользователями сертификатов ключей подписей за убытки, которые могут быть понесены ими вследствие недостоверности сведений, содержащихся в сертификатах ключей подписей;

уполномоченная организация - юридическое лицо, заключившее с удостоверяющим центром договор на предоставление услуг по изготовлению сертификатов ключей подписей и уполномоченное удостоверяющим центром осуществлять регистрацию и управление сертификатами ключей подписей уполномоченных лиц Участников ЕМСЭД.

3. Уполномоченные лица

3.1. Состав уполномоченных лиц, наделенных правом подписи электронных документов с использованием ЭЦП, утверждается приказом руководителя участника ЕМСЭД.

3.2. Для уполномоченных лиц обеспечивается процедура формирования ключей ЭЦП, изготовления и регистрации сертификатов ключей подписи в соответствии с действующим законодательством.

4. Оформление ЭД

4.1. Используемые организациями ЭД включают в себя сопроводительную и содержательную части.

4.2. Оформление, порядок подготовки и согласования содержательной части ЭД регламентируются документами участника ЕМСЭД и аналогичны порядку подготовки документов на бумажных носителях, за исключением того, что ЭД на этапе согласования (визирования) заверяется не собственноручной подписью, а ЭЦП соответствующего уполномоченного лица участника ЕМСЭД.

4.3. Сопроводительная часть ЭД содержит одну или несколько ЭЦП, заверяющих содержательную часть ЭД, другую служебную информацию (метки времени, замечания и т.д.). Сопроводительная часть является неотъемлемой составляющей ЭД и обеспечивает подтверждение его подлинности (контроль авторства и целостности).

4.4. ЭД, содержательная часть которого оформлена с нарушением установленных требований, к исполнению не принимается. Участник ЕМСЭД, которому на исполнение был направлен такой ЭД, немедленно сообщает об этом участнику ЕМСЭД, подготовившему ЭД. Ответственность за неисполнение или нарушение сроков исполнения ЭД несет участник ЕМСЭД, допустивший нарушение установленных требований.

4.5. ЭД заверяются ЭЦП уполномоченными лицами участников ЕМСЭД, наделенными правом собственноручной подписи аналогичных документов на бумажных носителях.

4.6. ЭД, в которых проверка подлинности ЭЦП в сопроводительной части дала отрицательный результат, к исполнению не принимаются. Участник ЕМСЭД, которому на исполнение был направлен такой ЭД, немедленно сообщает об этом участнику ЕМСЭД, подготовившему ЭД.

4.7. ЭД, заверенные ЭЦП до момента ввода в обращение и регистрации соответствующего сертификата ключа подписи или в момент приостановления его действия, или после окончания срока его действия, к исполнению не принимаются. Участник ЕМСЭД, которым на исполнение был направлен такой ЭД, немедленно сообщает об этом участнику ЕМСЭД, подготовившему данный ЭД.

4.8. Ответственность за правовые последствия, ставшие следствием исполнения ЭД, заверенного подлинными ЭЦП, несет участник ЕМСЭД, уполномоченные лица которого заверили подготовленный ЭД. Мера ответственности определяется в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

4.9. Конфиденциальная информация посредством ЕМСЭД не передается.

5. Подготовка ЭД к отправке

5.1. Подготовленному ЭД присваиваются реквизиты, однозначно определяющие участника ЕМСЭД и сам ЭД (дата и регистрационный номер ЭД). Указанные реквизиты могут быть оформлены в виде имени файла содержательной части ЭД.

5.2. Подготовленный ЭД, заверенный ЭЦП уполномоченных лиц участников ЕМСЭД, передается регистратору.

5.3. Регистратор осуществляет контроль ведения электронного журнала учета отправки ЭД и получения данных с подтверждением их доставки по форме, позволяющей отразить все необходимые реквизиты ЭД и обстоятельства их отправки/получения.

5.4. Регистратор обязан перед отправкой:

проверить подлинность ЭЦП ЭД;

проверить статус соответствующих сертификатов ключей подписи.

В случае положительного результата произведенных проверок регистратор производит отправку ЭД. В случае обнаружения ошибок при проверке ЭД регистратор немедленно извещает пользователя, сформировавшего ЭД, и уполномоченных лиц участника ЕМСЭД, заверивших данный ЭД.

5.5. В отсутствие регистратора отправка ЭД может осуществляться непосредственно исполнителем ЭД при условии выполнения им требований пунктов 5.3, 5.4.

6. Обработка ЭД при получении

6.1. Регистратор участника ЕМСЭД - получателя ЭД выполняет процедуру получения направленных ему ЭД.

6.2. Регистратор контролирует наличие в журнале учета полученных ЭД и отправленных данных с подтверждением их доставки по форме, позволяющей отразить все необходимые реквизиты ЭД и обстоятельства их отправки/получения.

6.3. Перед направлением ЭД исполнителю регистратор обязан:

проверить подлинность ЭЦП ЭД;

проверить статус соответствующих сертификатов ключей подписи;

проверить правильность оформления ЭД в соответствии с настоящими Правилами.

В случае положительного результата произведенных проверок регистратор направляет ЭД на резолюцию руководителю участника ЕМСЭД и обеспечивает направление ЭД исполнителю в соответствии с резолюцией. ЭД, не прошедшие проверку, сохраняются в оригинальном виде в отдельном архиве на случай разрешения относительно них конфликтных ситуаций. В случае обнаружения ошибок при проверке ЭД регистратор немедленно извещает регистратора участника ЕМСЭД, отправившего ЭД и уполномоченное лицо участника ЕМСЭД, заверившее данный ЭД.

6.4. Исполнитель ЭД осуществляет проверку подлинности ЭЦП, статуса сертификатов ключей подписи и полномочий их владельцев и по результатам проверки принимает либо не принимает ЭД к исполнению.

6.5. В случаях обнаружения ошибок при проверке ЭД исполнитель обязан незамедлительно доложить об этом руководителю подразделения и регистратору.

7. Учет ЭД

7.1. Учет осуществляется путем автоматизированного ведения электронных журналов учета или ведения бумажных журналов учета установленной формы.

7.2. В целях учета электронных документов в ЕМСЭД используются следующие обязательные сведения об электронных документах:

адресант;

адресат;

должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

вид документа;

тип документа;

дата документа;

номер документа;

дата поступления документа;

входящий номер документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа;

количество листов основного документа;

количество листов и количество приложений;

фамилия и инициалы исполнителя.

В ЕМСЭД могут использоваться дополнительные сведения об электронных документах.

7.3. Учет ЭД ведется в соответствии с требованиями нормативных документов с обязательным указанием следующих реквизитов: даты и регистрационного номера ЭД, номеров сертификатов ключей подписи лиц, заверивших ЭД ЭЦП, времени, формирования ЭЦП, времени отправки/получения ЭД, времени отправки/получения уведомления о доставке ЭД, результатов проверки ЭД.

7.4. Учет ведется как регистратором, так и исполнителями ЭД.

7.5. Срок хранения учетных данных определяется сроком хранения учитываемых ЭД.

7.6. Особенности учета ЭД при обмене определяются инструкциями и другими нормативными актами участника ЕМСЭД.

8. Хранение ЭД

8.1. Все ЭД, учтенные при обмене, должны храниться в течение сроков, предусмотренных документами участника ЕМСЭД. ЭД должны храниться в электронных архивах. Копии ЭД, заверенные в установленном порядке, могут также храниться на бумажных носителях.

8.2. Для выполнения текущих работ по ведению электронных архивов и контролю за ними участники ЕМСЭД назначают ответственных лиц.

8.3. Если инструкциями и другими нормативными актами участника ЕМСЭД не предусмотрено иное, ЭД должны храниться в оригинальном виде.

8.4. Срок хранения ЭД соответствует сроку хранения их бумажных аналогов.

8.5. Хранение ЭД должно сопровождаться хранением соответствующих журналов учета, сертификатов ключей подписи, уведомлений о доставке ЭД, а также средств, обеспечивающих возможность работы с ЭД и ЭЦП.

8.6. Для сертификатов ключей подписи оформляются и хранятся, в установленном порядке документы, подтверждающие статус сертификатов ключей подписи (регистрационные карточки, справки об отзыве и приостановлении действия сертификатов ключей подписи и т.д.).

8.7. Информация, содержащаяся в электронных архивах, и средства ее обработки (хранения) подлежат защите от несанкционированного доступа в соответствии с настоящими Правилами.

9. Порядок работы с бумажными копиями ЭД

9.1. Электронный документ может быть распечатан при необходимости получения его бумажной копии.

9.2. Бумажный документ, полученный в результате обработки соответствующего электронного документа (распечатки), может признаваться бумажной копией электронного документа при условии, если бумажная копия содержит всю информацию из соответствующего электронного документа, а также оттиск штампа с текстом (или запись текстом) "Копия электронного документа верна", собственноручную подпись должностного лица заверяющего копию электронного документа, его фамилию и дату создания копии электронного документа.

9.3. Указанная информация размещается на лицевой стороне листа бумажной копии электронного документа. Если документ продолжается на другой стороне листа или на других листах, то дополнительная заверяющая подпись без расшифровки фамилии и должности ставится на каждом листе, на одной или на обеих сторонах, на которых размещена информация.

9.4. Листы многостраничных документов следует пронумеровать. Допускается брошюрование листов многостраничных документов и заверение первой и последней страниц.

10. Порядок работы в ЕМСЭД с обращениями граждан

10.1. При поступлении участнику ЕМСЭД обращений граждан посредством информационно-телекоммуникационных каналов связи такие обращения регистрируются, рассматриваются и обрабатываются в порядке, предусмотренном Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрений обращений граждан Российской Федерации", а также актами участников ЕМСЭД по работе с обращениями граждан.

10.2. Письменные обращения граждан должны содержать информацию, предусмотренную положениями Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрений обращений граждан Российской Федерации". Анонимные обращения, а также обращения, содержащие неполную информацию или не позволяющие идентифицировать обратившегося гражданина, к регистрации и рассмотрению не принимаются.

10.3. Сроки регистрации, рассмотрения и обработки обращений граждан участниками ЕМСЭД устанавливаются в соответствии с требованиями указанного закона.

11. Разрешение конфликтных ситуаций, возникающих при использовании ЕМСЭД

11.1. В ходе обмена электронными документами возможно возникновение конфликтных ситуаций в следующих случаях:

оспаривание факта участниками ЕМСЭД отправления и/или получения электронного документа;

оспаривание времени отправления и/или получения электронного документа;

оспаривание содержания отправленного/полученного электронного документа;

оспаривание идентичности экземпляров электронного документа и/или подлинника и копии электронного документа на бумажном носителе;

оспаривание целостности электронного документа;

оспаривание идентификации лица, заверившего электронный документ электронной цифровой подписью;

оспаривание полномочий лица, заверившего электронный документ электронной цифровой подписью;

оспаривание действительности и правомочности использования сертификата ключа подписи, использованного для заверения электронного документа;

недоверие к технологии обмена электронными документами и защиты информации при обмене электронными документами;

недоверие к используемым структурам и форматам электронного документа;

недоверие к программно-техническим средствам обеспечения обмена электронными документами и защиты информации при обмене электронными документами;

иные случаи возникновения конфликтных ситуаций в ходе обмена электронными документами.

11.2. Конфликтные ситуации разрешаются (урегулируются) участниками ЕМСЭД в рабочем порядке и/или комиссией по разрешению конфликтной ситуации (далее также - комиссия).

11.3. В случае если конфликтная ситуация не была разрешена в рабочем порядке, инициатор не позднее трех рабочих дней после возникновения конфликтной ситуации направляет уведомление о конфликтной ситуации (далее - уведомление) и предложение о создании комиссии (далее - предложение) ответчикам.

11.4. Уведомление должно содержать информацию о предмете и существе конфликтной ситуации, обстоятельствах, по мнению инициатора, свидетельствующих о наличии конфликтной ситуации, возможных причинах и последствиях ее возникновения, а также информацию о должностных лицах инициатора, уполномоченных участвовать в разрешении конфликтной ситуации.

11.5. Предложение должно содержать информацию о предлагаемом месте, дате и времени сбора комиссии, который должен состояться не позднее трех рабочих дней со дня отправления предложения, список предлагаемых для участия в работе комиссии представителей инициатора с указанием их фамилий, имен, отчеств, должностей, при необходимости исполняемых при обмене ЭД функциональных ролей (операторы, уполномоченные лица и т.п.), их контактных данных (телефоны, факсы, электронная почта).

11.6. Уведомление и предложение составляются в форме документов на бумажном носителе, подписываются должностными лицами инициатора, уполномоченными участвовать в разрешении конфликтной ситуации, и передаются ответчикам в установленном порядке, обеспечивающем подтверждение вручения корреспонденции.

11.7. Комиссия формируется на основании приказа участников ЕМСЭД в разрешении конфликтной ситуации. Приказ утверждает состав комиссии, время и место ее работы.

11.8. Срок работы комиссии - не более пяти дней. В исключительных случаях продолжительность работы комиссии может быть продлен#, но не более чем на тридцать дней.

11.9. Состав комиссии формируется из равного количества лиц участников ЕМСЭД, участвующих в разрешении конфликтной ситуации, с привлечением представителей служб информационно-технического обеспечения, служб обеспечения информационной безопасности, организующих и обеспечивающих функционирование системы обмена ЭД и защиту информации при обмене ЭД, а также представители подразделений - исполнителей ЭД.

11.10. Независимо от соглашения участников ЕМСЭД в состав комиссии должен входить уполномоченный представитель удостоверяющего центра.

11.11. Комиссия имеет право:

получать доступ к необходимым для ее работы документальным материалам участников ЕМСЭД, в том числе документам, непосредственно обрабатываемым при обмене ЭД, архивам ЭД, документам учета ЭД и отчетности по обмену ЭД и т.д.;

на ознакомление с условиями и порядком подготовки, формирования, обработки, доставки, исполнения, хранения и учета ЭД участников ЕМСЭД;

на ознакомление с условиями и порядком эксплуатации программно-технических средств обмена ЭД участников ЕМСЭД;

на ознакомление с условиями и порядком изготовления, использования и хранения организациями ключевой информации, иной конфиденциальной информации, а также носителей ключевой информации, необходимых для работы средств обмена ЭД;

получать объяснения от должностных лиц участников ЕМСЭД, обеспечивающих обмен ЭД;

получать от участников ЕМСЭД любую иную информацию, относящуюся, по ее мнению, к разрешаемой конфликтной ситуации.

11.12. Для проведения необходимых проверок и документирования данных комиссией применяются специальные программно-технические средства.

11.13. Комиссия не вправе давать правовую или какую-либо иную оценку установленных ею фактов, кроме организационно-технической.

11.14. Все действия, предпринимаемые комиссией для выяснения фактических обстоятельств, а также выводы, сделанные комиссией, заносятся в протокол работы комиссии.

11.15. Протокол составляется в форме документа на бумажном носителе и выдается по одному экземпляру каждому участнику ЕМСЭД, участвующему в разрешении конфликтной ситуации, а также представителю удостоверяющего центра.

11.16. По итогам работы комиссии составляется акт, в форме документа на бумажном носителе и выдается по одному экземпляру каждому участнику ЕМСЭД, участвующему в разрешении конфликтной ситуации, представителю удостоверяющего центра.

11.17. Акт комиссии является основанием для принятия участниками ЕМСЭД, участвующими в разрешении конфликтной ситуации, решения по урегулированию конфликтной ситуации.

11.18. В срок не более трех рабочих дней со дня окончания работы комиссии участники ЕМСЭД, участвующие в разрешении конфликтной ситуации, на основании выводов комиссии принимают меры по разрешению конфликтной ситуации.

11.19. Конфликтная ситуация признается разрешенной по итогам работы комиссии, если участники ЕМСЭД, участвующие в разрешении конфликтной ситуации, удовлетворены выводами, полученными комиссией, и не имеют взаимных претензий в связи с разрешаемой конфликтной ситуацией.

11.20. В случае, если конфликтная ситуация не разрешена по итогам работы комиссии, в случае прямого или косвенного отказа одного из участников ЕМСЭД от участия в работе комиссии или если одним из участников ЕМСЭД, участвующим в разрешении конфликтной ситуации, создавались препятствия работе комиссии, а также в случае если один из участников ЕМСЭД считает, что его права в связи с обменом ЭД были нарушены, он обязан направить участнику ЕМСЭД, по его мнению, нарушившему его права, претензию.

11.21. Участник ЕМСЭД, в адрес которого направлена претензия, обязан в срок не позднее трех рабочих дней удовлетворить требования претензии или представить мотивированный отказ в их удовлетворении. Непредставление ответа на претензию в течение указанного срока является нарушением установленного настоящими Правилами претензионного порядка и может рассматриваться в качестве отказа в удовлетворении требований претензии.

11.22. В случае невозможности разрешения споров и разногласий по конфликтной ситуации в рабочем порядке по итогам работы комиссии или в претензионном порядке участники ЕМСЭД передают их на рассмотрение суда в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.