Постановление мэра г. Архангельска от 22 августа 1997 г. N 140 "О регламенте мэрии города Архангельска и аппарата мэра города"

С изменениями и дополнениями от:

9 сентября 1997 г., 23 января 1998 г., 2 сентября 1999 г.

В целях эффективной документационной деятельности постановляю:

1. Утвердить Регламент мэрии города Архангельска и аппарата мэра города.

2. Контроль за соблюдением Регламента мэрии города Архангельска и аппарата мэра города возложить на руководителя аппарата мэра города Пантелеева В.Н.

3. Признать утратившим силу постановление мэра города от 13.11.96 г. N 244 "О Регламенте мэрии г. Архангельска".

Мэр города Архангельска

П. Балакшин

Регламент
мэрии города Архангельска и аппарата мэра города
(утв. постановлением мэра г. Архангельска
от 22 августа 1997 г. N 140)

С изменениями и дополнениями от:

9 сентября 1997 г., 23 января 1998 г., 2 сентября 1999 г.

1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент определяет порядок работы с документами в мэрии и аппарате мэра города.

1.2. Мэрия города осуществляет функции управления по предметам ведения местного самоуправления в границах территории муниципального образования, а также на территориях, переданных в административное подчинение города Архангельска.

1.3. Мэр города как глава муниципального образования возглавляет деятельность по осуществлению местного самоуправления на территории муниципального образования и в пределах своей компетенции издает постановления и распоряжения.

1.4. Руководство деятельностью мэрии осуществляет вице-мэр города. По вопросам, решение которых делегировано мэром вице-мэру города, издает постановления и распоряжения.

Вице-мэр города самостоятельно совершает утверждающие или поручительские надписи на документах функционально подчиненных ему органов в соответствии со структурой мэрии.

1.5. Во время отпуска, командировки, болезни мэра города исполнение его обязанностей, издание постановлений и распоряжений осуществляет вице-мэр города.

1.6. Руководители структурных органов мэрии издают приказы в пределах своей компетенции.

1.7. Мэр города и вице-мэр вправе отменять приказы руководителей структурных органов мэрии.

1.8. Требования данного Регламента распространяются на все служебные документы мэрии и аппарата мэра города несекретного характера и обязательны для всех работников мэрии и аппарата мэра города.

Нарушение требований данного документа влечет дисциплинарную ответственность служащих мэрии.

Информация об изменениях:

Постановлением мэра г. Архангельска от 23 января 1998 г. N 19 в раздел 2 настоящего регламента внесены изменения

См. текст раздела в предыдущей редакции

2. Порядок подготовки и оформления постановлений и распоряжений мэра, вице-мэра города

2.1. Порядок подготовки постановлений и распоряжений

2.1.1. Мэр и вице-мэр вправе принимать решения по любому вопросу в пределах своей компетенции.

2.1.2. Постановления издаются по вопросам, носящим нормативно-правовой характер, имеющим правоприменительное значение для неопределенного круга лиц, затрагивающим права, свободы и обязанности граждан. В остальных случаях, а также в отношении определенного круга лиц издаются распоряжения.

2.1.3. Подготовку проектов постановлений и распоряжений осуществляют структурные органы мэрии, аппарат мэра города по своей инициативе или по указанию мэра, вице-мэра, руководителя аппарата мэра.

2.1.4. Проекты постановлений и распоряжений:

- об отводах земельных участков - готовятся управлением архитектуры и департаментом муниципального имущества в течение месяца со дня подачи заявления;

- по жилищным вопросам - готовятся отделом по учету и распределению жилой площади в течение одной недели со дня заседания жилищной комиссии.

2.1.5. Проект составляется в двух экземплярах по установленному образцу с приложением необходимых документов.

2.1.6. Проект должен содержать ссылку на законодательный акт, в соответствии с которым постановление (распоряжение) принимается.

2.1.7. В проекте должны быть указаны:

- точные наименования организаций - исполнителей (или фамилии их руководителей) и сроки выполнения заданий;

- поручения о контроле;

- указание о признании утратившими силу ранее принятых постановлений и распоряжений либо их отдельных пунктов, если вновь принимаемый документ исключает их действие;

- список лиц, которым необходимо разослать принятый документ.

2.1.8. Проект визируется исполнителем на лицевой стороне последнего листа документа и каждого приложения. При визировании ставится расшифровка подписи, должность и номер служебного телефона.

Информация об изменениях:

Постановлением мэра г. Архангельска от 2 сентября 1999 г. N 175 в пункт 2.1.9 раздела 2 настоящего регламента внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.1.9. Разработчик проекта согласовывает его:

- с руководителем и юристом структурного органа;

- с организациями, указанными в документе в качестве исполнителей;

- с отделом кадров муниципальных служащих по вопросам структуры и штатов, надбавок к должностным окладам, назначения и освобождения кадров;

- с департаментом экономики и финансов - по вопросам экономики и планирования, с финансовым управлением - по финансовым вопросам;

- с департаментом муниципального имущества по вопросам собственности;

- с Архангельским территориальным управлением Министерства РФ по антимонопольной политике и поддержке предпринимательства в соответствии с антимонопольным законодательством.

2.1.10. Срок согласования проекта органами и лицами, указанными в п. 2.1.9, не должен превышать двух рабочих дней.

Для контроля исполнения указанного требования при передаче проекта на согласование разработчик на контрольном экземпляре получает визу согласующего лица с указанием даты передачи.

Согласование осуществляется путем наложения положительной или отрицательной визы с росписью должностного лица на документе или изложением своей позиции на отдельном листе.

2.1.11. Внесение в проект незначительных, не меняющих сути документа изменений не влечет за собой повторного визирования.

При наличии замечаний, имеющих принципиальное значение, разработчик должен вновь согласовать проект.

2.1.12. Ответственность за качество составления, содержание, правильность согласования проекта постановления, распоряжения возлагается на руководителя структурного органа мэрии, представившего проект.

2.2. Порядок оформления постановлений и распоряжений

2.2.1. Согласованный проект документа передается разработчиком начальнику документационно-правовой службы мэра города (ДПС).

2.2.2. При необходимости проект направляется на экспертизу в правовой отдел ДПС, представляется на согласование руководителю аппарата мэра или вице-мэру города.

2.2.3. Вице-мэр города, руководитель аппарата мэра города и начальник документационно-правовой службы вправе направить проект на доработку.

2.2.4. Согласованные проекты постановлений и распоряжений представляются на рассмотрение мэру города непосредственно начальником документационно-правовой службы.

2.2.5. Рассмотрение проектов постановлений и распоряжений производится мэром города ежедневно.

2.2.6. Рассмотренные и завизированные мэром проекты документов перепечатываются на соответствующих бланках и представляются ему на подпись.

Дата подписания документа проставляется в момент подписания документа мэром города самостоятельно.

2.2.7. Проекты постановлений и распоряжений, переданные мэру города с нарушением установленного настоящим Регламентом порядка и подписанные мэром города, выпускаются ДПС только после прямого указания мэра города начальнику ДПС.

2.2.8. Рассмотрение и подписание проектов документов вице-мэром города по вопросам, отнесенным к его компетенции, производится в порядке, установленном пунктами 2.2.4-2.2.7 настоящего Регламента.

2.2.9. Постановления и распоряжения мэра и вице-мэра города в 2-дневный срок после их подписания размножаются и рассылаются ДПС согласно указателю рассылки.

Внесение каких-либо исправлений в подписанные документы запрещено.

2.2.10. Регистрация постановлений и распоряжений мэра и вице-мэра города производится в журнале в течение года в порядке возрастания номеров с указанием индексов автора, даты, номера и вида документа в соответствии с классификаторами.

Датой документа является дата его подписания.

Экземпляры и копии постановлений, распоряжений и приложений к ним заверяются печатью секретариата ДПС.

2.3. Порядок опубликования постановлений и распоряжений

2.3.1. Постановления и распоряжения мэра города, затрагивающие права, свободы и обязанности граждан, подлежат обязательному опубликованию в газете "Архангельск".

Кроме того, они могут быть опубликованы в иных печатных изданиях и обнародованы по радио и телевидению.

2.3.2. Опубликование правовых актов мэра города в газете "Архангельск" и Бюллетене правовых актов органов местного самоуправления муниципального образования город Архангельск "КонсультантНорд" является официальным.

Официально опубликованными являются также постановления и распоряжения мэра города, распространяемые в машиночитаемом виде редакцией средства массовой информации "Справочная правовая система КонсультантНорд".

Опубликование правовых актов в иных изданиях считается официальным только в случае специального указания об этом в документе.

2.3.3. Документационно-правовая служба предоставляет пресс-секретарю мэра главному редактору средства массовой информации "Справочная правовая система КонсультантНорд" и главному редактору средства массовой информации "КонсультантНорд" документы для публикации.

2.4. Порядок подготовки решений городского Совета депутатов

2.4.1. Перечень проектов нормативно - правовых актов, требующих рассмотрения в городском Совете депутатов, формируется организационным отделом аппарата мэра города на основании предложений руководителей структурных органов мэрии, утверждается мэром города и передается в городской Совет депутатов для внесения в повестку дня очередной сессии горсовета за 20 дней до начала заседания городского Совета.

2.4.2. Проекты соответствующих решений вносятся на сессию мэром города или от его имени (по согласованию) вице-мэром либо руководителем структурного органа мэрии.

2.4.3. Вносимые на сессию проекты нормативно-правовых актов должны иметь визы соответствующих руководителей структурных органов мэрии, представляющих проект, исполнителей проекта, вице-мэра, заключение правового отдела документационно-правовой службы мэра города о готовности документа для рассмотрения на сессии.

2.4.4. Проекты решений об установлении или отмене налогов, освобождении от их уплаты, об изменении финансовых обязательств, а также другие решения, предусматривающие расходы из бюджета города, вносятся на сессию только при наличии заключения департамента экономики и финансов и финансового управления.

2.4.5. Проекты решений с заключением постоянной комиссии и правового отдела, документы и материалы по вопросам, вносимым на рассмотрение сессии, представляются соответствующим департаментом в организационный отдел аппарата мэра города в количестве 45 экземпляров не позднее чем за 20 дней до очередной сессии для выдачи депутатам.

2.4.6. Принятые городским Советом депутатов решения в течение одного дня окончательно редактируются разработчиком с учетом высказанных замечаний и предложений и передаются в городской Совет депутатов.

3. Правовые акты структурных органов мэрии

3.1. Руководители структурных органов мэрии в пределах своей компетенции издают приказы.

3.2. В отсутствие руководителя приказы подписывает должностное лицо, на которое распоряжением мэра возложено исполнение обязанностей руководителя структурного органа.

3.3. Подготовка, оформление и выпуск приказов структурных органов мэрии осуществляется в порядке, предусмотренном в разделе 2 настоящего Регламента.

4. Организация работы с постановлениями и распоряжениями

Руководители структурных органов в недельный срок разрабатывают план мероприятий по выполнению постановления (распоряжения) мэра города, поставленного на контроль, и представляют его на утверждение вице-мэру города. План мероприятий по выполнению постановления (распоряжения) мэра города, контроль за которым возложен на аппарат мэра и его подразделения, представляется на утверждение руководителю аппарата мэра города.

Информация об изменениях:

Постановлением мэра г. Архангельска от 23 января 1998 г. N 19 настоящий регламент дополнен разделом 5

5. Оформление договоров, подписываемых мэром города

5.1. Подготовка и оформление проектов договоров осуществляется структурными органами мэрии города и аппаратом мэра города. Договор составляется не менее чем по 1 экземпляру для каждой стороны.

5.2. Надлежаще оформленные проекты договоров, подписанные всеми сторонами по договору, представляются на подпись мэру города.

5.3. Подписанные мэром города договоры подлежат передаче начальнику документационно-правовой службы для проставления печати и обязательной регистрации.

5.4. В мэрии и (или) аппарате мэра города остается 1 экземпляр договора, который после обязательной регистрации направляется исполнителю. Копия договора остается у начальника документационно-правовой службы.

Информация об изменениях:

Постановлением мэра г. Архангельска от 23 января 1998 г. N 19 раздел 5 настоящего регламента считается разделом 6

6. Организация работы со служебными документами и письмами граждан

6.1. Прием, регистрация и доставка корреспонденции

6.1.1. Прием, регистрация и доставка корреспонденции мэра города осуществляется документационно-правовой службой.

6.1.2. Служебные документы, поступающие в мэрию, анализируются помощником мэра города.

Полученная почта распределяется по адресатам:

- почта мэра;

- почта вице-мэра;

- почта руководителя аппарата мэра;

- почта структурных органов мэрии.

6.1.3. Регистрация корреспонденции осуществляется:

- документы, адресованные мэру, руководителю аппарата мэра, и без указания конкретного адреса, нормативно-правовые акты областного Собрания и администрации области - в секретариате ДПС;

- документы, адресованные вице-мэру - в приемной вице-мэра города;

- документы, адресованные департаментам и управлениям - в соответствующих структурных органах;

- письма граждан - в приемной по работе с обращениями граждан;

- федеральные конституционные законы, федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации и документы с грифом "Для служебного пользования" - начальником ДПС.

6.1.4. Доставка входящих и внутренних документов мэрии осуществляется путем рассылки пользователям электронной почты "Димайл" либо раскладки их в специальные ящики рассылки, имеющие реквизиты получателей и расположенные в секретариате (кабинет 37).

Почта должна изыматься структурными органами мэрии не менее 2-х раз в день в 12.00 час. и 16.00 час.

6.1.5. Доставка исходящих документов осуществляется:

- документов за подписью мэра, вице-мэра, руководителя аппарата - работником ДПС; при использовании электронной почты - оператором электронной почты "Димайл";

- документов за подписью руководителей структурных органов - соответствующими службами, на которые возложены данные функции.

6.1.6. Прием (передача) телефонограмм, адресованных мэру, вице-мэру, руководителю аппарата мэра, руководителям структурных органов (или подписанных ими), производится секретарями названных руководителей с регистрацией телефонограмм в специальных журналах.

6.2. Исполнение документов

6.2.1. На поступивших и зарегистрированных документах мэр (вице-мэр, руководитель структурного органа) оформляет резолюцию.

6.2.2. В резолюции должны быть указаны: исполнитель, поручение, срок исполнения. Резолюция подписывается соответствующим должностным лицом и датируется.

Наложение резолюции должно производиться не позднее одного дня с момента регистрации документа.

6.2.3. Все документы с резолюциями, зарегистрированные в секретариате ДПС, направляются на исполнение согласно резолюции с отметкой в журнале.

6.2.4. Срок исполнения документов не должен превышать 30 дней (если в резолюции не указан другой срок исполнения) со дня регистрации документа в секретариате ДПС.

6.2.5. Если в установленный срок исполнение документа невозможно, то исполнение по согласованию с руководителем, давшим поручение об исполнении, продлевается с приложением объяснительной записки и наложением новой резолюции. О сроках и причинах задержки уведомляется автор корреспонденции.

6.2.6. Информация об исполнении документа или копия ответа докладывается автору резолюции через секретариат ДПС и приемную по обращениям граждан.

Подлинники документов, направленные исполнителю, возвращаются в ДПС мэра вместе со справками.

6.2.7. Ответы на предложения, заявления и жалобы граждан могут быть даны как в письменной, так и в устной форме (если такая форма ответа устраивает заявителя). При устном ответе делается запись об этом на письме заявителя.

Ответы на служебные документы даются, как правило, в письменном виде.

6.3. Оформление исходящих документов и формирование дел

6.3.1. Исходящие документы мэрии оформляются на соответствующих бланках.

Документы на подпись мэру передаются в секретариат, на подпись вице-мэру - в его приемную, полностью оформленными.

Копия документа, остающаяся в деле секретариата, должна быть завизирована руководителем структурного органа, подготовившего документ.

Информация об изменениях:

Постановлением мэра г. Архангельска от 23 января 1998 г. N 19 в пункт 6.3.2 раздела 6 настоящего регламента внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

6.3.2. Формирование дел, их хранение, справочная работа по документам осуществляется в тех структурных органах мэрии, где были зарегистрированы данные документы.

Завершенные дела в течение 3-х лет остаются в структурных органах мэрии для справочной работы, затем сдаются в архив секретариата ДПС.

Информация об изменениях:

Постановлением мэра г. Архангельска от 23 января 1998 г. N 19 раздел 6 настоящего регламента считается разделом 7

7. Контроль исполнения документов и писем граждан

7.1. Контролю подлежат:

- поручения мэра и вице-мэра по выполнению законов Российской Федерации, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, законов Архангельской области, постановлений и распоряжений главы администрации Архангельской области;

- решения Архангельского городского Совета депутатов;

- постановления и распоряжения мэра и вице-мэра города;

- поручения и резолюции мэра, вице-мэра, руководителей структурных органов мэрии.

7.2. Контроль включает в себя анализ своевременного и качественного исполнения документов и поручений и информирование об этом мэра и вице-мэра города.

7.3. Систему контроля обеспечивает аппарат мэра города.

Информация об изменениях:

Постановлением мэра г. Архангельска от 23 января 1998 г. N 19 настоящий регламент дополнен разделом 8

8. Использование бланков, печатей и штампов

8.1. В мэрии и аппарате мэра города разрешается использование бланков документов, изготовленных исключительно типографским способом.

Не разрешается использование бланков документов, изготовленных посредством компьютерной и копировально-множительной техники.

Введение в обращение новых бланков документов осуществляется на основании приказа руководителя аппарата мэра.

8.2. Бланки должны использоваться строго по назначению. Ответственность за обеспечение сохранности бланков документов несет начальник ДПС.

Передача бланков документов другим организациям или лицам может производиться только с разрешения начальника ДПС.

8.3. Печати в мэрии и аппарате мэра города используются для удостоверения подлинности подписи на документах или соответствия копий документов подлинникам.

8.4. Штампы используются для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, а также других отметок справочного характера.

8.5. Контроль за изготовлением печатей и штампов и их использованием осуществляет руководитель аппарата мэра города.

Информация об изменениях:

Постановлением мэра г. Архангельска от 23 января 1998 г. N 19 раздел 7 настоящего регламента считается разделом 9

9. Ответственность руководителей

Руководители структурных органов мэрии несут персональную ответственность за своевременное и полное исполнение решений городского Совета депутатов, постановлений, распоряжений и поручений мэра, вице-мэра города, служебных документов.