Приложение 9. Положение об административно-хозяйственном отделе администрации муниципального образования "Город Новодвинск"

Приложение 9

к постановлению 33-ей сессии Совета депутатов

муниципального образования "Город Новодвинск" второго созыва

от 9 декабря 2004 г. N 24-пс

Положение
об административно-хозяйственном отделе
администрации муниципального образования "Город Новодвинск"

1. Общие положения.

1.1. Административно-хозяйственный отдел администрации муниципального образования "Город Новодвинск" (далее именуется - отдел) является структурным подразделением администрации муниципального образования "Город Новодвинск", создан для организационно-технического, хозяйственного и транспортного обеспечения деятельности аппарата администрации, поддержания надлежащего состояния зданий и помещений, в которых расположены структурные подразделения администрации муниципального образования "Город Новодвинск" (далее по тексту - администрация).

1.2. Отдел непосредственно подчиняется заместителю главы муниципального образования "Город Новодвинск" по организационно-правовым вопросам (вице-мэру).

1.3. Руководство отделом осуществляется начальником отдела, который назначается на должность и освобождается от должности главой муниципального образования "Город Новодвинск" по представлению заместителя главы муниципального образования "Город Новодвинск" по организационно-правовым вопросам (вице-мэра).

1.4. В состав отдела входят служащие, которые являются муниципальными служащими и их должности входят в единый реестр муниципальных должностей муниципальной службы, и работники, осуществляющие техническое обеспечение деятельности администрации в рамках компетенции отдела.

1.5. На должность начальника отдела назначается специалист, имеющий высшее образование и стаж муниципальной службы не менее двух лет.

1.6. На период отсутствия начальника отдела его замещает должностное лицо из служащих отдела, назначаемое главой муниципального образования "Город Новодвинск" по представлению начальника отдела.

1.7. В своей работе отдел руководствуется действующим законодательством Российской Федерации и Архангельской области, нормативными правовыми актами муниципального образования "Город Новодвинск" и настоящим положением.

1.8. Отдел имеет бланк, печать и штамп со своим наименованием.

2. Основные задачи.

2.1. Осуществление единого делопроизводства, регистрации и контроля за входящей и исходящей документацией, нормативными правовыми актами федерального, областного и местного значения. Формирование единой базы делопроизводства.

2.2. Координация и направление деятельности структурных подразделений в процессе осуществления единого делопроизводства, контроль за исполнением нормативных правовых актов и документов со сроками обязательного исполнения.

2.3. Разработка исполнительно-распорядительных документов по вопросам административного управления.

2.4. Обеспечение структурных подразделений администрации необходимыми хозяйственными материалами, оборудованием, контроль за их сохранностью, проведение своевременного ремонта.

2.5. Организация приема, учета и хранения документов, подлежащих архивному хранению. Обеспечение своевременного поступления дел на архивное хранение.

2.6. Составление сводной номенклатуры дел совместно с архивным отделом администрации муниципального образования "Город Новодвинск".

2.7. Обобщение данных о результатах исполнения контролируемых документов.

2.8. Контроль за соблюдением требований Инструкции об организации контроля исполнения документов, поручений и резолюций в администрации муниципального образования "Город Новодвинск" и ее структурных подразделениях (юридических лицах).

2.9. Тематическое структурирование документов. Учет количества обрабатываемых документов.

3. Функции.

Для реализации возложенных задач отдел осуществляет следующие функции:

3.1. Разработка исполнительно-распорядительных актов администрации.

3.2. Обеспечение документационного обслуживания деятельности главы муниципального образования "Город Новодвинск" и структурных подразделений администрации муниципального образования "Город Новодвинск".

3.3. Организация выпуска необходимых документов для заказа на оказание услуг, получение и хранение необходимых хозяйственных материалов, оборудования.

3.4. Обеспечение хозяйственного обслуживания и надлежащего состояния в соответствии с санитарными правилами и нормами и правилами противопожарной защиты зданий и помещений, в которых расположены структурные подразделения администрации, а также исправности оборудования.

3.5. Организация проведения ремонта помещений, контроль за выполнением ремонтных работ, за расходованием материалов для хозяйственных целей.

3.6. Организация хозяйственного обслуживания проводимых совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.

3.7. Осуществление общего контроля по ведению делопроизводства в структурных подразделениях администрации.

3.8. Проведение экспертизы научной и практической ценности архивных документов совместно с Экспертной Комиссией под методическим руководством архивного отдела администрации.

3.9. Отбор материалов на постоянное и временное хранение, составление актов о передаче документов в архивный отдел администрации муниципального образования "Город Новодвинск", списание документов с истекшим сроком хранения.

4. Права и обязанности.

4.1. Для выполнения своих задач и функций отдел имеет право:

4.1.1. Запрашивать и получать в установленном порядке информационные, аналитические и справочные материалы от структурных подразделений администрации, если они необходимы для подготовки нормативных правовых актов главы муниципального образования "Город Новодвинск".

4.1.2. Проводить совещания, семинары, консультации со служащими, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях администрации.

4.1.3. Пользоваться информационными банками данных администрации муниципального образования "Город Новодвинск".

4.1.4. Принимать участие в работе сессии Совета депутатов муниципального образования "Город Новодвинск", присутствовать на семинарах, встречах, конференциях, проводимых администрацией муниципального образования "Город Новодвинск" или администрацией Архангельской области (по специальному приглашению).

4.1.5. Готовить и согласовывать проекты распорядительных и исполнительных документов.

4.1.6. Принимать в делопроизводство проекты документов, проверять их на соответствие требованиям унифицированной системы организационно-распорядительной документации, представлять их на подпись главе муниципального образования "Город Новодвинск".

4.1.7. Вести протоколы совещаний, проводимых в администрации, под председательством главы муниципального образования "Город Новодвинск" и его заместителей.

4.1.8. Служащие отдела имеют право на получение квалифицированной юридической помощи и поддержки в вопросах, касающихся исполнения гарантий трудового законодательства и выполнения гарантированных обязательств, связанных с прохождением муниципальной службы.

4.2. В соответствии с настоящим положением отдел обязан своевременно и качественно выполнять возложенные на него задачи и функции.

5. Ответственность.

5.1. Работники отдела несут ответственность за исполнение возложенных на них обязанностей, определенных трудовыми договорами, настоящим положением.

5.2. В соответствии с действующим законодательством начальник отдела несет ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций и соблюдение трудовой дисциплины.

6. Взаимоотношения.

6.1. Отдел вступает в служебные взаимоотношения с органами государственной власти, со структурными подразделениями администрации муниципального образования "Город Новодвинск", предприятиями, учреждениями, организациями независимо от форм собственности, руководствуясь при этом настоящим положением.

6.2. Начальник отдела согласовывает нормативные и распорядительные документы, касающиеся деятельности отдела, по необходимости - со структурными подразделениями администрации, а в обязательном порядке - с правовым отделом администрации.

7. Организация работы.

7.1. Отдел создается на основании утвержденной Советом депутатов муниципального образования "Город Новодвинск" структуры администрации муниципального образования "Город Новодвинск", его штаты утверждаются главой муниципального образования "Город Новодвинск".

7.2. Контроль и проверку деятельности отдела осуществляет заместитель главы муниципального образования "Город Новодвинск" по организационно-правовым вопросам (вице-мэр).

7.3. Режим работы сотрудников отдела устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка администрации муниципального образования "Город Новодвинск".