Приложение. Правила делопроизводства и документооборота в администрации муниципального образования "Город Новодвинск"

Приложение
к постановлению главы МО "Город Новодвинск"
от 1 февраля 2010 г N 9

Правила
делопроизводства и документооборота в администрации муниципального образования "Город Новодвинск"

1. Общие положения

1.1. Целью правового регулирования, осуществляемого на основании настоящих Правил, является установление в администрации муниципального образования "Город Новодвинск" общих норм и требований к организации и ведению делопроизводства и документооборота в соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 г. N 131-ФЗ (ред. от 27.12.2009 г.) "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 27.07.2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Федеральным законом от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ (ред. от 13.05.2008 г.) "Об архивном деле в Российской Федерации" и Регламентом администрации муниципального образования "Город Новодвинск", утвержденным решением 16-й сессии Городского Совета депутатов муниципального образования "Город Новодвинск" третьего созыва от 30.11.2006 г. N 99 (в ред. от 21.02.2008 г. N 140, от 05.06.2008 г. N 169).

1.2. Действие настоящих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.

1.3. Понятия и термины, используемые в настоящих Правилах, применяются в значении, установленном настоящим пунктом.

Документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке.

Делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в администрации муниципального образования "Город Новодвинск".

Документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот администрации муниципального образования "Город Новодвинск".

Документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки.

Реквизит документа - обязательный элемент оформления документа.

Подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа.

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы.

Регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в администрации муниципального образования "Город Новодвинск" и в органах администрации муниципального образования "Город Новодвинск", с указанием сроков их хранения.

Дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности администрации муниципального образования "Город Новодвинск".

Иные понятия и термины, используемые в настоящих Правилах, применяются в том значении, в каком они используются в законодательстве Российской Федерации, законодательстве Архангельской области, в муниципальных правовых актах, а также в технических регламентах, стандартах, обязательных нормах и правилах.

1.4. В части, не урегулированной настоящими Правилами, к отношениям по организации и ведению делопроизводства и документооборота в администрации муниципального образования "Город Новодвинск", а также по организации и ведению делопроизводства и документооборота в органах администрации муниципального образования "Город Новодвинск", в их структурных и внутриструктурных подразделениях применяются технические регламенты, стандарты, обязательные нормы и правила, а также методическое руководство по ведению делопроизводства в администрации муниципального образования "Город Новодвинск".

1.5. Для отдельных видов документов (проекты муниципальных правовых актов, муниципальных контрактов, гражданско-правовых договоров и иных сделок, межбюджетных договоров и соглашений, трудовых договоров и соглашений, процессуальных документов и др.) в соответствии с муниципальными правовыми актами, принимаемыми в администрации муниципальными образования "Город Новодвинск", устанавливаются специальные нормы и требования по организации и ведению делопроизводства и документооборота (далее - специальное правовое регулирование). Настоящие Правила применяются к указанным документам в части, не противоречащей специальному правовому регулированию.

2. 0формление документов

2.1. Документы, создаваемые в администрации муниципального образования "Город Новодвинск" (в органах администрации муниципального образования "Город Новодвинск", в их структурных и внутриструктурных подразделениях), оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

2.2. Бланки администрации муниципального образования "Город Новодвинск" (органов администрации муниципального образования "Город Новодвинск", их структурных и внутриструктурных подразделений) разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

2.3. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.

2.4. Образцы бланков, используемых в администрации муниципального образования "Город Новодвинск" (в органах администрации муниципального образования "Город Новодвинск", в их структурных и внутриструктурных подразделениях), и порядок их использования устанавливаются органом администрации муниципального образования "Город Новодвинск", уполномоченным на выполнение задач и функций в сфере административно-хозяйственного обеспечения.

2.5. Перечень реквизитов, порядок их размещения и использования в документах, создаваемых в процессе деятельности администрации муниципального образования "Город Новодвинск" (органов администрации муниципального образования "Город Новодвинск", их структурных и внутриструктурных подразделений), устанавливаются органом администрации муниципального образования "Город Новодвинск", уполномоченным на выполнение задач и функций в сфере административно-хозяйственного обеспечения.

3. Согласование документов

3.1. Согласование документов, созданных в администрации муниципального образования "Город Новодвинск", может быть внутренним, если круг участников согласования ограничен должностными лицами администрации муниципального образования "Город Новодвинск", или внешним - если в число участников согласования входят другие органы местного самоуправления, органы государственной власти и организации.

3.2. Для документов, созданных в администрации муниципального образования "Город Новодвинск", внутреннее согласование является обязательным. Внешнее согласование допускается только в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, законодательством Архангельской области и муниципальными правовыми актами.

3.3. Согласование документов, созданных в администрации муниципального образования "Город Новодвинск", оформляется листом согласования. Внешнее согласование, наряду с листом согласования, может оформляться протоколом или письмом о согласовании.

Образец листа согласования, используемого в администрации муниципального образования "Город Новодвинск", устанавливается органом администрации муниципального образования "Город Новодвинск", уполномоченным на выполнение задач и функций в сфере административно-хозяйственного обеспечения.

3.4. Документ, созданный в администрации муниципального образования "Город Новодвинск", удостоверяется личными подписями исполнителя (соисполнителя) и его непосредственного руководителя, а затем передается участникам согласования.

Подписание документа (визирование) в соответствии с настоящим пунктом осуществляется исполнителем (соисполнителем) на оборотной стороне каждого листа документа, а руководителем исполнителя - на оборотной стороне последнего листа документа. Наряду с подписью исполнитель (соисполнитель) и его руководитель делают расшифровку подписи и указывают дату ее проставления.

3.5. Для всех случаев внутреннего согласования обязательными участниками согласования являются:

а) руководители (заместители руководителей) органов администрации муниципального образования "Город Новодвинск", в сферу деятельности которых входят вопросы, затрагиваемые в документе, внесенном на согласование;

б) должностные лица, замещающие высшие должности муниципальной службы в администрации муниципального образования "Город Новодвинск" и осуществляющие непосредственное руководство (координацию) деятельности в отношении органа администрации муниципального образования "Город Новодвинск", в составе которого состоит исполнитель (соисполнитель) документа. Отношения непосредственного подписания и координации деятельности определяются в соответствии со схемой взаимодействия органов и должностных лиц, утвержденной в администрации муниципального образования "Город Новодвинск".

3.6. Внутреннее согласование осуществляется в последовательности, установленной пунктом 3.5 настоящих Правил, за исключением согласования документа с органом администрации муниципального образования "Город Новодвинск", уполномоченным на выполнение задач и функций в сфере правового обеспечения, которому документ передается на согласование после согласования данного документа с другими участниками согласования.

3.7. Если иное не предусмотрено специальным правовым регулированием, каждому последующему участнику согласования документ передается после устранения и учета замечаний и предложений, высказанных предыдущим участником согласования. При получении взаимоисключающих замечаний и предложений, высказанных различными участниками согласования, согласование документа осуществляется в формате рабочего совещания с приглашением всех участников согласования.

3.8. При отсутствии замечаний и предложений к документу участники согласования ставят личную подпись в листе согласования или в ином заменяющем его документе, а также на документе, внесенном на согласование.

Подписание документа (визирование) в соответствии с настоящим пунктом осуществляется участниками согласования на оборотной стороне последнего листа документа, а руководителем (заместителем руководителя) органа администрации муниципального образования "Город Новодвинск", уполномоченного на выполнение задач и функций в сфере правового обеспечения, - на лицевой стороне нижнего поля каждого листа документа. Наряду с подписью участники согласования делают расшифровку подписи и указывают дату ее проставления.

3.9. Если иное не предусмотрено специальным правовым регулированием, согласование документов, созданных в администрации муниципального образования "Город Новодвинск", осуществляется в течение одного рабочего дня (для срочного согласования), но не более двух рабочих дней (для текущего согласования).

4. Требования к организации документооборота

4.1. В документообороте администрации муниципального образования "Город Новодвинск" выделяются следующие документопотоки:

а) поступающая документация (входящая);

б) отправляемая документация (исходящая);

в) внутренняя документация.

4.2. В администрации муниципального образования "Город Новодвинск" доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи и электросвязи.

4.3. Документы, поступающие в администрацию муниципального образования "Город Новодвинск", проходят в органе администрации муниципального образования "Город Новодвинск", уполномоченном на выполнение задач и функций в сфере административно-хозяйственного обеспечения, первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.

4.4. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

ГАРАНТ:

Постановлением главы МО "Город Новодвинск" от 30 марта 2010 г. N 47 действие пункта 4.5 настоящих Правил приостановлено

4.5. Регистрация поступивших документов осуществляется, как правило, в день поступления, создаваемых - в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.

ГАРАНТ:

Постановлением главы МО "Город Новодвинск" от 30 марта 2010 г. N 47 действие пункта 4.6 настоящих Правил приостановлено

4.6. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов администрации муниципального образования "Город Новодвинск".

4.7. Если иное не предусмотрено специальным правовым регулированием, зарегистрированные документы передаются органом администрации муниципального образования "Город Новодвинск", уполномоченным на выполнение задач и функций в сфере административно-хозяйственного обеспечения, на рассмотрение главе муниципального образования "Город Новодвинск". Документы с указаниями по исполнению передаются органом администрации муниципального образования "Город Новодвинск", уполномоченным на выполнение задач и функций в сфере административно-хозяйственного обеспечения, исполнителям.

4.8. Документ направляется в орган администрации муниципального образования "Город Новодвинск", ответственный за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей документ передается в орган администрации муниципального образования "Город Новодвинск", являющийся ответственным исполнителем, остальные органы получают копию документа.

4.9. Орган администрации муниципального образования "Город Новодвинск", уполномоченный на выполнение задач и функций в сфере административно-хозяйственного обеспечения, осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

4.10. Документы после их подписания главой муниципального образования "Город Новодвинск" или его заместителями передаются в орган администрации муниципального образования "Город Новодвинск", уполномоченный на выполнение задач и функций в сфере административно-хозяйственного обеспечения, для регистрации и отправки.

4.11. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

4.12. Передача документов между органами администрации муниципального образования "Город Новодвинск" осуществляется через орган администрации муниципального образования "Город Новодвинск", уполномоченный на выполнение задач и функций в сфере административно-хозяйственного обеспечения.

4.13. Орган администрации муниципального образования "Город Новодвинск", уполномоченный на выполнение задач и функций в сфере административно-хозяйственного обеспечения, ведет учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются органом администрации муниципального образования "Город Новодвинск", уполномоченным на выполнение задач и функций в сфере административно-хозяйственного обеспечения, и представляются главе муниципального образования "Город Новодвинск" в установленном им порядке.

5. Документальный фонд

5.1. Администрация муниципального образования "Город Новодвинск":

а) формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе ее деятельности документов;

б) разрабатывает и утверждает перечень документов, образующихся в процессе ее деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ей организаций, с указанием сроков хранения.

5.2. Формирование документального фонда администрации муниципального образования "Город Новодвинск" осуществляется органом администрации муниципального образования "Город Новодвинск", уполномоченным на выполнение задач и функций в сфере административно-хозяйственного обеспечения, путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в муниципальный архив.

5.3. Номенклатура дел администрации муниципального образования "Город Новодвинск":

а) составляется органом администрации муниципального образования "Город Новодвинск", уполномоченным на выполнение задач и функций в сфере административно-хозяйственного обеспечения;

б) утверждается главой муниципального образования "Город Новодвинск" не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;

в) один раз в 5 лет согласовывается с соответствующей экспертно-проверочной комиссией;

г) в случае изменения функций и структуры администрации муниципального образования "Город Новодвинск" подлежит согласованию с соответствующей экспертно-проверочной комиссией.

5.4. Органы администрации муниципального образования "Город Новодвинск", являющиеся источниками комплектования муниципального архива, самостоятельно составляют, согласовывают и утверждают номенклатуры дел данных органов.

5.5. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 5 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 5 лет включительно) хранения.

5.6. Дела со дня их формирования до передачи в муниципальный архив или на уничтожение хранятся в органах администрации муниципального образования "Город Новодвинск" по месту их формирования.

5.7. До передачи в муниципальный архив дела выдаются во временное пользование муниципальным служащим и другим работникам администрации муниципального образования "Город Новодвинск" на срок, определяемый руководителем органа администрации муниципального образования "Город Новодвинск" по месту формирования указанных дел, а после передачи дел в муниципальный архив - руководителем органа администрации муниципального образования "Город Новодвинск", уполномоченного на выполнение задач и функций в сфере архивного дела. После истечения указанного срока дела подлежат возврату. Иным органам местного самоуправления, органам государственной власти и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов по основаниям, предусмотренным законодательством Российской Федерации.

5.8. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях, до передачи указанных дел в муниципальный архив, и производится с разрешения руководителя органа администрации муниципального образования "Город Новодвинск", уполномоченного на выполнение задач и функций в сфере административно-хозяйственного обеспечения, с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах выдачи подлинника.

5.9. Передача дел в муниципальный архив производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 5 лет) хранения и по личному составу, составляемых в органах администрации муниципального образования "Город Новодвинск". Дела временного (до 5 лет включительно) хранения в муниципальный архив не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.

5.10. Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 5 лет) хранения является номенклатура дел.

5.11. Порядок составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения в администрации муниципального образования "Город Новодвинск", определяется органом администрации муниципального образования "Город Новодвинск", уполномоченным на выполнение задач и функций в сфере административно-хозяйственного обеспечения.

6. Особенности работы с электронными документами

6.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота администрации муниципального образования "Город Новодвинск".

6.2. Для подписания электронных документов администрации муниципального образования "Город Новодвинск" используются электронные цифровые подписи. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

6.3. При рассмотрении и согласовании электронных документов в системе электронного документооборота администрации муниципального образования "Город Новодвинск" могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется.

6.4. Прием и отправка электронных документов осуществляются органами администрации муниципального образования "Город Новодвинск", являющимися участниками электронного документооборота.

6.5. При получении электронных документов орган администрации муниципального образования "Город Новодвинск", являющийся участником электронного документооборота, осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи.

6.6. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение главы муниципального образования "Город Новодвинск", направлении электронных документов в органы администрации муниципального образования "Город Новодвинск" и ответственным исполнителям, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (хранятся) их регистрационные данные.

6.7. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота администрации муниципального образования "Город Новодвинск".

6.8. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел администрации муниципального образования "Город Новодвинск".

6.9. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

6.10. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в администрации муниципального образования "Город Новодвинск" в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов, на бумажном носителе.

6.11. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого главой муниципального образования "Город Новодвинск", указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.